Planeación

La administración se clasifica en dos etapas, la mecánica que se integra por las fases de planeación
y organización y la dinámica que se forma por las fases de dirección y control. La planeación
representa el inicio y la base del proceso administrativo. Sin ésta lo que se realice en la
organización, dirección y control no tiene razón de ser, dado que funcionaría sin haber determinado
los resultados que persigue todo organismo social y esto sería poner en peligro su futuro. La
planeación determina qué quiere ser la empresa, dónde se va a establecer, cuándo va a iniciar
operaciones y cómo lo va a lograr. Estas palabras representan y deben tener las respuestas
correctas para no poner en riesgo al grupo social en el futuro, que siempre es el enfoque de la
planeación.
Concepto Se tratan a continuación los conceptos de estudiosos sobre este conocimiento.
Principios de la planeación
Asimismo, existen principios en la administración, también se han definido para las otras fases del
proceso. Para llevar a cabo la planeación deben observarse los siguientes principios:
• Objetividad y cuantificación. Al planear es necesario tener como base información real,
razonamientos precisos, y no basarse en situaciones subjetivas, especulaciones y datos sin base.
Este principio también se le conoce como de precisión.
• Factibilidad. Lo que se defina como plan debe ser realizable; no es correcto elaborar planes
ambiciosos y optimistas que no sean posibles de lograrse. La planeación no debe basarse en
situaciones deseadas, es decir, no tener los recursos para llevarla a cabo.
• Flexibilidad. Al terminar la planeación se recomienda dejar márgenes de holgura que permitan
incorporar los cambios o situaciones imprevistas que ajusten fácilmente las condiciones, es decir,
contar con un colchón de seguridad.
• Unidad. Los planes deben englobarse en un todo para la empresa y encaminarse a los propósitos y
objetivos generales con la consistencia necesaria para el equilibrio.
• Del cambio de estrategias. Los planes definidos a un plazo determinado en el desarrollo de estos,
es importante estar actualizados tanto interna como externamente para modificar aquellos que son
necesarios y que de esta forma se logre correctamente al término de los periodos definidos.
El diagnóstico y planteamiento de objetivos
Los objetivos son los fines que la empresa busca alcanzar en forma cuantitativa en un tiempo
determinado. Representa no sólo el punto final de la planeación si no también el fin que persigue
mediante las otras etapas del proceso administrativo. Los objetivos sirven para el desarrollo de metas
y definición de acciones. Ante de concretar objetivos por la empresa en su totalidad cada empresa
tiene necesidad de precisar objetivos generales, siendo éstos la guía para el establecimiento de
objetivos gerenciales, por división departamento sección y puestos, basándose en los siguientes
aspectos:
- Situación de mercados
- Utilidades
- Innovación
- Recursos humanos y financieros
De esta manera se forma una red o jerarquía de objetivos.
La idea es haber hincapié en alguna desviación u omisión en cualquiera de estas producirá el fracaso
de las empresas, por tanto, es importante hacer notar que deben existir también objetivos operativos
en cada una de las áreas mencionadas.

Lineamientos para establecer objetivos:

- Asentarlos por escrito
- No confundirlos con estrategias
- Al establecerlos debemos recordar las preguntas ¿qué?, ¿cómo?, ¿dónde?, ¿quién?, ¿cuándo?
Y ¿por qué?
- Los objetivos deben ser reconocidos y ubicados por todos los integrantes de la empresa
- Los objetivos deben ser estables, para no generar conflictos
- Deben ser desafiantes, consistentes, alcanzables, claros, motivantes y por orden de prioridad

Tipos de planeación

Planeación estratégica
Planeación estratégica se concibe como “el proceso que consiste en decidir sobre
la misión, visión, valores, objetivos y estrategias de una organización, sobre
los recursos que serán utilizados y las políticas generales que orientarán la adquisición
y coordinación de tales recursos, considerando a la empresa como
una entidad total, en un mediano y largo plazo”.
La planeación estratégica no pronostica el futuro, pero para un dirigente presenta la
posibilidad de:
• Ayudar a enfrentarse con efectividad a las contingencias futuras.
• Proporcionarle una primera oportunidad para corregir errores inevitables.
• Ayudarlo a tomar decisiones respecto de las cosas adecuadas en el momento adecuado.
• Enfocarse en las acciones que se deben tomar al futuro según se desea.
Misión o razón de ser de la organización es un breve enunciado que sintetiza los
principios, propósitos, estrategias y valores esenciales que deberán ser conocidos,
comprendidos por todas las personas que colaboran en el desarrollo del negocio
Visión o intención estratégica es el estado futuro deseado: la aspiración de la
empresa.
Valores es una convicción sólida sobre lo que es apropiado y lo que no lo es, que
guía las acciones y conducta de los empleados en el cumplimiento de los propósitos de
la organización.
Objetivos son los resultados específicos que pretenden alcanzar las instituciones en
vías de dar cumplimiento a su misión, visión y valores. Se refiere a los ¿qué?, ¿qué queremos?,
¿qué deseamos?, y ¿qué vamos a hacer?
Las cinco tareas de la dirección estratégica
La función de los directivos de formular e implantar estrategias consta de cinco componentes
relacionados entre sí:
1. Desarrollar un concepto del negocio y formar una visión de hacia dónde se necesita
dirigir a la organización. En realidad, se trata de infundir en la organización
un sentido de finalidad, proporcionando una dirección a largo plazo y estableciendo
una misión.
2. Transformar la misión en objetivos específicos de resultado.
3. Elaborar una estrategia que logre el resultado planeado.
4. Implantar y poner en práctica la estrategia seleccionada de manera eficiente y eficaz.
5. Evaluar el resultado, revisar la situación e iniciar ajustes correctivos en la misión,
los objetivos, la estrategia o la implantación en relación con la experiencia real,
las condiciones cambiantes, las ideas y las nuevas oportunidades.
Planeación táctica
Se determina en los mandos medios de la empresa que, dependiendo su tamaño, pueden
ser gerencias o departamentos, tomando como base la planeación estratégica. Se
establece generalmente a corto y mediano plazos.
Algunas características principales de la planeación táctica son:
• Se da dentro de la definición de la planeación estratégica.
• Es conducida o ejecutada por los ejecutivos del nivel medio de la empresa.
• Se refiere a las áreas específicas de actividad de las que se integra la empresa.
• Se coordina información interna y externa.
Se orienta hacia la Administración de recursos.
• Su base principal es la efectividad.
La planeación táctica traduce los planes estratégicos en otros específicos que son
relevantes para una parte particular de la organización, como son las áreas funcionales
de mercadotecnia, recursos humanos, finanzas o producción.
Los planes tácticos se ocupan de las principales acciones que una unidad debe llevar
a cabo para cumplir en forma efectiva su parte del plan estratégico.
Planeación operativa
Trata básicamente la asignación previa de las tareas específicas que deben realizar las
personas de cada una de sus unidades operativas.
Las características de la planeación operativa son:
• Se desarrolla dentro de los lineamientos sugeridos por la planeación estratégica y
la táctica.
• Es conducida o ejecutada por los jefes de menor rango jerárquico.
• Trata con actividades normales programadas.
• Sigue procedimientos y reglas definidas con toda precisión.
• Generalmente es a corto plazo.
La planeación operativa detecta procesos y procedimientos específicos necesarios en
los niveles más bajos de la empresa.
En conclusión, los administradores de nivel inferior desarrollan planes para periodos
cortos y se centran en tareas de rutina.
Los programas
Los programas son los planes en los que se calendariza el tiempo requerido para ajustarlos.
Programa es establecer una sucesión ordenada de las funciones o actividades que habrán de
efectuarse para alcanzar los objetivos, así como calendarizar el tiempo y forma que se necesita para
realizar cada una de sus partes con efectividad.
En la elaboración de un programa se deben seguir los pasos que a continuación se mencionan:

 Identificar y determinar las actividades requeridas.

 Ordenar cronológicamente la realización de las actividades.
 Identificar la secuencia, determinando que actividades deben realizarse antes de otra, cuáles
deben efectuarse por conclusión.
 Asignar a cada actividad el tiempo de duración, así como los recursos necesarios.

Lineamientos para elaborar un programa

 Deben participar en su formulación, tanto el personal, tanto el personal responsable del

programa, como los que intervienen en la ejecución.
 La determinación de los recursos y el periodo para realizarlo según las posibilidades de la
empresa.
 La aprobación del desarrollo y ejecución del programa, deben comunicarse a todos aquellos que
estén involucrados en el mismo.
 Debe ser fiable.
 Evitar que los programas se contrapongan entre sí.
 Deben establecerse por escrito, graficarse, ser precisos y de fácil comprensión.
 El programa debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que se presenten, asimismo,
deben considerar las consecuencias que operan en el futuro.
El programa utiliza como base las “Graficas de Gantt”, en este esquema se describen las actividades
y se calendarizan los tiempos para realizarlas como pueden ser: mensuales, quincenales,
semanales, por días o horas.
Los programas deben incluir grupos de metas, objetivos, políticas y procedimientos.
Graficas de Gantt
Son una aportación de Henry L. Gantt uno de los iniciadores de la administración científica.

La grafica de Gantt es una técnica de planeación y control que muestra, mediante una gráfica de
barras, los requisitos de tiempo para las diversas áreas o acontecimientos de una producción o algún
otro programa.
La elaboración de los programas es fundamental, debido a que:

 Suministra información e indican el estado de avance de actividades.

 Mantiene en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control.
 Identifican a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un programa
para cada centro de responsabilidad.
 Determina los recursos que se necesitan.
 Disminuyen los costos.
 Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizar específicamente.
 Determinan el tiempo de iniciación y terminación de las actividades.
 Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias.
 Evitan la duplicidad de esfuerzos.

Procedimientos

Son una serie de pasos relacionados o de tareas expresadas en orden cronológico para lograr un
propósito especifico.
Los procedimientos son bases para la planeación dado que:

 Definen el orden correcto que debe seguir toda actividad de la empresa

 Específica y detalla las actividades a realizar
 Son útiles en actividades que se realizan en forma repetitiva
 Responsabiliza cuando y quien debe realizar las actividades
 Son base para lograr la efectividad y especialización en las tareas
 Facilita la planeación táctica y operativa principalmente
 Su implantación se adecua a situaciones factibles y reales

Presupuestos

Los presupuestos, son programas en los que se les asignan cifras a las actividades, refiriéndose
básicamente al flujo de dinero dentro de la organización, implica una estimación del capital, de los
costos, de los ingresos y de las unidades o productos requeridos para lograr los objetivos.

El presupuesto es un plan de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresado en

términos económicos.
Los presupuestos que se planean en la empresa son en general los siguientes:

 Presupuesto de ventas
 Presupuesto de producción
 Presupuesto de materias primas y materiales
 Presupuesto de compras
 Presupuesto de mano de obra directa
 Presupuesto de costo e inventario
 Presupuesto de gastos de operación
 Presupuesto de efectivo
 Presupuesto de cargos indirectos de fabricación
 Presupuesto de costos de distribución
 Presupuesto de administración
 Presupuesto de gastos y producción financieros
 Presupuesto de estados financieros presupuestados
 Presupuesto de inversiones

Características del presupuesto

 Es un esquema, se elabora en un documento formal, ordenado sistemáticamente

 Es un plan expresado en términos cuantitativos
 Es general porque se establece para toda la empresa
 Es diseñado para un periodo determinado

Importancia del presupuesto

 Sirve como estándar o patrón de ejecución en obras monetarias

 Presenta por anticipado los gastos en que incurrirán las actividades
 Reduce al mínimo los costos evitando compras innecesarias, despilfarros en materiales, tiempo,
etc.
Consideraciones que se deben observar al elaborar presupuestos
Al elaborar presupuestos es necesario tomar en cuenta los siguientes aspectos:

 Hay que mantener una revisión constante de las cifras fijadas

 Es difícil precisar la estabilidad del dinero, sobre todo en planes a largo plazo
 Tienen que proporcionar libertad de acción a los dirigentes, por tanto, no deben ser muy rígidos.
 Deben manifestar el límite y alcance de las cifras establecidas
 No hay que olvidar que el presupuesto se basa en estimaciones y por ello puede ocultar defectos