LA FUNCION DE ALMACENES Y SU ORGANIZACIÓN

Entre los elementos que forman la estructura del sistema

logístico, en las empresas industriales o comerciales, el
almacén es una de las funciones que actúa en las dos etapas
del flujo de materiales, el abastecimiento y la distribución
física, constituyendo una de las actividades importantes para
el funcionamiento de la empresa; sin embargo, muchas veces
fue olvidada por considerársele como la bodega o depósito
donde se guardaban los materiales que producción o ventas requería.
Su dependencia de los elementos mencionados, se basaba en la necesidad de contar con los
materiales y por eso se destinaba a trabajar en él personal de confianza de los dirigentes.
La importancia del almacén ha resaltado en los últimos tiempos, llegándose a expresar que la
organización de una empresa se inicia en el almacén, por ser
eleje o núcleo de las actividades administrativo-contables. De allí que deba dedicarse tiempo y
preocupación a la organización y buen funcionamiento de
losalmacenes, buscando obtener eficiencia y rendimiento adecuados en elcumplimiento de sus
tareas

1. FUNCIONES DEL ALMACEN

La manera de organizar u administrar el departamento de almacenes depende de varios factores
tales como el tamaño y el plano de organización de la empresa, el grado
de descentralización deseado, a variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los
equipos y facilidades de manufactura y de la programación de la producción. Sin embargo, para
proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes:

- Recepción de productos
Para llevar a cabo una correcta recepción de todos los productos que comprenden la actividad
industrial de la compañía que instala un almacén central es necesario realizar una serie de trabajos
previos para determinar las necesidades de los medios mecánicos, humanos e informáticos que se
requieren. El primer paso comienza con el análisis exhaustivo de los productos que se reciben en el
centro. Dicho análisis debe tener en cuenta las dimensiones y el peso de las unidades de carga, la
consistencia del embalaje o embalajes –si es que se utilizan–, la frecuencia de llegada de cada
material y la cantidad de mercancía recibida en cada envío.

Peso y dimensiones de los productos que se han de recibir.

El análisis de estos dos factores condiciona las necesidades que se deben
cubrir en relación a las mercancías que son recibidas, al tipo de
máquinas y a las capacidades de carga de estas, que no necesariamente
serán las mismas que las que se emplearán posteriormente para el
almacenamiento propiamente dicho. Se ha de procurar que las máquinas
utilizadas en la zona de almacenamiento sean válidas para la recepción
y, a ser posible, también para la expedición.

Las mercancías recibidas pueden ser de diferentes formas, tamaños y pesos. De hecho, casi siempre
es así y esto resulta más frecuente cuanto más variadas sean las fuentes de suministro.
Medios mecánicos utilizados para la carga y descarga
Las máquinas o medios mecánicos que se pueden y se suelen utilizar para facilitar la carga y
descarga de la mercancía son las transpalets, los apiladores y las contrapesadas.

- Ejecución de un control de calidad inmediato

El control de calidad que se realiza en un almacén central se debe limitar a la comprobación de que
el contenido del envase en el que se recibe el producto se corresponde con el continente. Para
facilitar esta operación, las unidades de carga deben ir acompañadas de un albarán en el que se
detallan las características del producto que se ha recibido, su nombre comercial si este existiese y
la cantidad de unidades contenidas en cada envase o embalaje (por ejemplo, en cada palet,
contenedor o caja). Con este albarán, el personal que reciba la mercancía debe hacer un muestreo
selectivo, abriendo algún envase –si es necesario– y comprobando su contenido. Este examen se
realiza para certificar tanto la cantidad como la calidad del envío. Un segundo aspecto del que debe
ocuparse el control de calidad es el de la comprobación de que el envase es lo suficientemente
resistente como para soportar el tiempo y las condiciones previstas de almacenamiento.

- Control e inventario de los productos almacenados

Inmediatamente después del control de calidad se procede a un recuento de los productos y una vez
efectuado este (nunca antes) se introducen los datos en el ordenador central. El departamento de
recepción debe contar con uno o varios terminales, de tal manera que en el caso de que se detecte
alguna discrepancia entre la mercancía y el albarán que la acompaña, se proceda a efectuar
inmediatamente una reclamación al centro de fabricación o al proveedor correspondiente.

Una vez introducida la entrada de la carga en el ordenador, este debe informar de la ubicación
precisa que asigna a cada unidad, conforme a la programación de almacenamiento preestablecida.

Durante el proceso de expedición de las mercancías se debe efectuar la operación inversa,

informando al ordenador central de la baja o salida de las unidades correspondientes. Así, el sistema
de gestión puede disponer del hueco vacío y asignarle una nueva carga.

- Almacenamiento correcto de las mercancías

Los almacenes centrales deben disponer de los medios mecánicos
suficientes y necesarios para la realización de un alojamiento correcto
de las mercancías. Si estas son recibidas sobre palets, deberá disponer
de alguno de los medios o equipos de manutención para poder
manejarlos con comodidad y seguridad, así como introducirlos en la
zona de almacenamiento. En general, no se puede efectuar un
almacenamiento correcto ni tampoco se puede exigir una rentabilidad y eficiencia a una instalación
si no se la dota de los adecuados medios físicos, humanos y materiales.

- Preparación de pedidos con destino a los almacenes regionales

Como se ha indicado al principio de esta página, una de las misiones fundamentales de un almacén
central es la de servir de reserva de los centros regionales o locales, por lo que una función
primordial que debe cumplir es la de la preparación de los pedidos que éstos le soliciten. Esta
operación puede llevarse a cabo diaria, semanal, mensual o bimensualmente (o más diferida,
incluso), dependiendo de la periodicidad necesaria, de los productos que se manejen y de su tamaño.

Normalmente, la preparación de pedidos en un almacén central debe ser efectuada en el suelo o

mediante sistemas automáticos o semiautomáticos; al menos, así debería proyectarse. Esto
proporciona una mayor capacidad de alojamiento, así como una mejora en la facilidad y rapidez de
la operación.
Por otra parte, la preparación de pedidos mediante sistemas
automáticos o semiautomáticos reduce los tiempos empleados.
Ahora bien, para lograr el mayor rendimiento posible es necesario
que los pedidos se programen adecuadamente, para lo que es muy
importante que se realicen, a ser posible, por unidades de carga
completas. Otro factor que influye en la agilidad y eficiencia es la
capacidad del almacén central para conocer permanentemente las
necesidades del resto de puntos de la cadena y prevea, con la mayor
antelación posible, sus solicitudes.

- Rápida expedición de los pedidos

El tiempo en la expedición de pedidos es fundamental para evitar demoras y rupturas de las cadenas
de distribución. Por eso, una de las funciones de un almacén central es, precisamente, la de realizar
dicha operación ágilmente. La rapidez en la ejecución de las expediciones es solamente una
consecuencia de una correcta organización de todos los aspectos que se han explicado en los
apartados anteriores. Si todas esas funciones se realizan de la manera más adecuada, la expedición
de pedidos se simplifica y se acelera. Por contra, si aparecen atascos y se generan cuellos de botella
en alguno de los puntos anteriores, la expedición de pedidos se convierte en un caos y se ralentiza.
Por eso es esencial que en el interior de la instalación se trabaje coordinadamente y esa es la
responsabilidad más importante de un buen jefe de almacén.

2. ORGANIZACIÓN DEL ALMACÉN

- Finalidad
Si se tiene en cuenta que el Almacén es la dependencia logística
de la empresa, que guarda la materia prima, semi-acabados,
artículos de consumo o el producto terminado, para proporcionarlo
con oportunidad cuando se necesite, es lógico que su finalidad
será: "Realizar las operaciones y actividades necesarias, para
suministrar los materiales o artículos en condiciones de uso y con
oportunidad, de manera de evitar paralizaciones por falta de ellos o inamovilidad de capitales por
sobre-existencias". Esto significa que el almacén debe disponer de su propio control sobre lo que
guarda, a fin de asumir la responsabilidad por los materiales en stock, pudiendo apoyar a Control
de Inventarios para la renovación e impulsar su movimiento haciendo presente la acumulación o
falta de materiales.

- Actividades y deberes

A fin de lograr el objetivo o finalidad indicada, hay que desarrollar las actividades inherentes al
cumplimiento de las tareas que constituyen el trabajo del personal de almacenes y que consisten
en:

a) Recibirlos materiales que envía el proveedor u otro almacén.

b) Descargarlos, desembalarlos y verificarlos.
c) Entregarlos a los depósitos
d) Guardarlos ubicados
e) Preocuparse por su mantenimiento, evitando su deterioro o pérdida.
f) Controlar su estado y ubicación
 g) Entregarlos cuando los soliciten con autorización
h) Controlar su movimiento físico para solicitarlos en caso necesario.
i) Procurar su renovación a fin de mantener una cantidad definida
j) Clasificar los materiales en existencia

Estas actividades se reúnen por su afinidad o similitud y pueden constituir los deberes del
Almacén que se inician con la recepción y terminan con la solicitud de renovación o reposición,
como se puede apreciar a continuación.

- Recibir los materiales

- Clasificarlos
- Almacenarlos ubicados
- Mantenerlos y cuidarlos
- Entregarlos con autorización
- Controlarlos
- Solicitar su reposición

Y que constituyen un ciclo, ya que una vez solicitada su renovación se volverá al primer paso, es
decir recibir los materiales, y se continuará con los otros. Este ciclo es conocido como ciclo de
almacenaje y su realización está encomendada al personal de almacenes y control de inventarios.

- Elementos del almacén

El cumplimiento eficiente de las actividades requiere su agrupación por afinidad o similitud y la

asignación a elementos idóneos que con su labor permitirán lograr la finalidad u objetivo asignado
al almacén. Se debe tener en cuenta que la asignación de las actividades reunidas, como deberes
o funciones, trae aparejada una responsabilidad que debe asumir el personal del almacén.

Si se analizan las actividades expuestas y su agrupación se podrá determinar los elementos que
deben existir y conformar la función de Almacenes. Así se tiene que al recibir, descargar,
desembalar y controlar los materiales que llegan al almacén, constituye una función bastante
amplia y de gran, responsabilidad, cuyo cumplimiento requiere minuciosidad y sobre todo
dedicación. Es por eso a un solo elemento que asuma la responsabilidad de autorizar el ingreso
de los materiales a la empresa.

Hecho el análisis, completamente simple, de las actividades que se realizan en el almacenamiento,

se puede concluir indicando que en todo almacén' deben existir, cuando menos, cuatro elementos
que se denominan dela siguiente manera:

 Recepción
 Almacenaje y entrega
 Control
 Mantenimiento

- Funciones de los elementos

Se han indicado las denominaciones que corresponden y las actividades y deberes a su cargo, de
ellos se deduce la finalidad o función básica de cada uno, que se asignará en el Manual de
Funciones correspondiente, como, por ejemplo:
 Jefatura de almacenes: Dirigirá y coordinará la labor de los diferentes elementos
que constituyen la dependencia de almacenes, responsabilizándose por su buen
funcionamiento y control y por el cumplimiento de la finalidad designada.

 Recepción: Recibirá los artículos que lleguen al

almacén, comprobando si son los solicitados, por
medio de la confrontación con el pedido u orden de
compra y determinando el estado en que llegan, la
cantidad y calidad, procediendo a entregarlos
posteriormente a las bodegas o depósitos de
almacenaje.

 Almacenamiento propiamente dicho: Recibirá los artículos, que le entrega

Recepción, confrontándolos con el Parte de Ingresos que éste debe elaborar; después
de recibidos, los ubicará de manera de saber exactamente dónde se encuentran,
guardándolos hasta que les sean solicitados y los entregará a cambio de la orden de
salida o despacho correspondiente.

 Control: Controlará el movimiento de las existencias, estableciendo el momento de

pedir y las cantidades mínimas y máximas por mantener de cada artículo; procederá
a clasificar las existencias y solicitará su reposición cuando sea conveniente.

 Mantenimiento: Se encargará de mantener en buen estado de conservación y

limpieza las existencias y los depósitos, y realizará la manipulación y transporte de
los artículos dentro de la zona de almacenaje.