UIVERSIDAD DEL MAR

Campus Huatulco

LIC. EN ADMINISTRACIÓN TURÍSTICA

Servicios complementarios
Fiesta de Graduación
PROFESOR: JORGE RAMIREZ LUNA

ESTUDIANTES:

 GONZÁLEZ RAMÍREZ BRENDA LIZETH

 HERNÁNDEZ SÁNCHEZ YURIDIA
 LAVARIEGA SALINAS DANYA JANICE
 LÓPEZ FABIÁN MILCA ANAHÍ
 LÓPEZ HERNÁNDEZ ANAHÍ
 LÓPEZ LÓPEZ YESICA

GRUPO: 801 – “B”

SANTA CRUZ HUATULCO, OAXACA., JUNIO DE 2018.

1
Contenido
Empresa “Eventos costa” ................................................................................................................... 3
Misión ............................................................................................................................................. 3
Visión............................................................................................................................................... 4
Valores ............................................................................................................................................ 4
Nuestros clientes ............................................................................................................................ 4
Capacidad........................................................................................................................................ 4
Organigrama ................................................................................................................................... 5
Matriz de responsabilidades .......................................................................................................... 6
Caracterización del evento ................................................................................................................. 7
Evento “Fiesta de graduación” ....................................................................................................... 7
Fecha del evento............................................................................................................................. 7
Lugar en el que se llevará a cabo ................................................................................................... 7
Orden del evento ............................................................................................................................ 7
Público objetivo .............................................................................................................................. 7
Temática del evento “Fiesta de graduación”................................................................................. 8
Bajo el mar .................................................................................................................................. 8
Montaje tipo banquete .................................................................................................................. 8
Montaje de mesa ............................................................................................................................ 8
Invitación ...................................................................................................................................... 10
Cronograma ...................................................................................................................................... 11
Logística del evento .......................................................................................................................... 12
Minuto a minuto........................................................................................................................... 12
Check list del día del evento......................................................................................................... 13
Costos ................................................................................................................................................ 14
Recursos ........................................................................................................................................ 14
Estimación de costo y determinación del precio de venta ......................................................... 16
FODA ................................................................................................................................................. 18
Estrategias de comercialización ....................................................................................................... 19
Lista de proveedores (Bahías de Huatulco) ..................................................................................... 20
Referencias ....................................................................................................................................... 22

2
 Justificación
Hoy en día existe una gran demanda en la realización de eventos sociales ya sean
bodas, quince años, baby showers, bautizos, cumpleaños, ceremonias de
graduación, etc. estos eventos ofrecen la posibilidad de compartir con distintas
personas momentos especiales y estos deben ser únicos e irrepetibles para cada
tipo de cliente que lo solicite.

El proyecto de EVENTOS COSTA se realiza principalmente para facilitar todo el

proceso que conlleva la organización de un evento y ofrecer una solución, una
mayor comodidad y seguridad al momento de que se lleve a cabo. Es decir somos
una empresa intermediaria entre las empresas que proveen de servicios y
productos que complementan un evento social.

Nuestra empresa se sitúa en Bahías de Huatulco, este es un destino turístico de

sol y playa reconocido a nivel nacional e internacionalmente, lo cual favorece a
nuestra empresa ya que existe una gran demanda que desea realizar sus
celebraciones en la playa. La idea de este proyecto es dar una alternativa
diferente a muchas personas al realizar sus eventos, ofreciéndoles un servicio
personalizado, ya que a nivel estado no existen muchas empresas enfocadas a
este tipo de servicio.

Empresa “Eventos costa”

Eventos Costa es una empresa dedicada a la planeación y realización de eventos
sociales como talleres, inauguraciones, festivales, xv años, bodas, bautizos, entre
otros, y se especializan en fiestas de graduación. Para llevar a cabo los eventos,
la empresa contrata a otros servicios y productos complementarios.

Misión
Llevar a cabo eventos sociales de calidad, contando con los mejores
productos y servicios complementarios necesarios, adoptando nuestros
recursos disponibles a los gustos y necesidades del cliente para que el
evento resulte como él lo desea.

3
Visión
Posicionarse como la mejor y más competitiva empresa de realización de
eventos sociales en Bahías de Huatulco, con la cual nuestros clientes
tengan la certeza de que sus eventos serán los mejores en nuestras manos.

Valores
 Resolución: Dar respuesta a todas las necesidades de nuestros clientes de
manera rápida y efectiva.
 Innovación: Anticiparnos al cambio y estar al día de las tendencias de
nuestro sector para implementarlas en los servicios que ofrecemos
 Superación: Mejorar día a día en el desarrollo de nuestro trabajo y nuestros
servicios.
 Confianza: Establecer relaciones de confianza con nuestros clientes
basadas en un servicio comprometido y transparente, siempre cumpliremos
con los compromisos que acordamos.
 Puntualidad: Garantizar a nuestros clientes que recibirán un servicio puntual
y de calidad.
 Respeto: Siempre tratar con propiedad a nuestros clientes y compañeros
cumpliendo los acuerdos.
 Lealtad: Ser fieles con nuestro trabajo, compañeros, proveedores y clientes.
 Trabajo en equipo: Conformar un grupo de trabajo con un objetivo en
común.

Nuestros clientes
El mercado que comúnmente contrata nuestros servicios de realización de
eventos, son tanto nacionales como extranjeros que llegan al destino de
Bahías de Huatulco, Oaxaca, a pasar unas bonitos vacaciones, y debido a
su singla belleza del destino, les parece el lugar perfecto para sus eventos.

Capacidad
Para la realización de los eventos, la empresa contempla una capacidad
máxima para atender a 800 personas.

4
Organigrama

Coordinación General

Danya Lavariega

Programa Contraloría Planeación y Memoria

organización

Brenda Milca López Yesica Anahí

González López López

Yuridia
Hernández

Coordinación general: Este departamento es el encargado de motivar a todos los

demás departamentos para el desarrollo adecuado del proyecto, de igual manera
es quien les exige para que cumplan con sus tareas asignadas y coordina las
actividades a realizar.

Programa: El departamento de programa se encarga de verificar todo lo

necesario para realizar el evento, cumplir con las necesidades de los clientes y
establecer las fechas adecuadas para la realización de los eventos anuales a
realizar por la empresa. Es el encargado de verificar y elegir a los mejores
proveedores de servicios y productos a utilizar como bandas musicales,
banquetes, cristalería, florerías, entre otros.

Contraloría: Ya que se sabe las necesidades de los clientes para realizar el

evento, al departamento de contraloría se encarga cotizar los precios de los
servicios y productos necesarios para la realización del el evento. Así como,
brindar un presupuesto general de los costos previstos o inversión a realizar, para
5
 que posteriormente se puedan obtener los costos por evento y así sacar las
ganancias por evento o bien, la rentabilidad de la empresa con los eventos hechos
anualmente.

Planeación y organización: ya que se tienen enlistadas todas las actividades que

se van a realizar y la cotización de las mismas, el departamento de planeación y
organización es el encargado de coordinar todas esas actividades a manera de
programa e itinerario para que se lleve a cabo el día del evento.

Memoria: el departamento de memoria tiene la tarea de evaluar todas las

actividades realizadas y checar si se cumplieron a lo planeado, y si en caso
existiesen fallos, procurar mejorar en los próximos eventos mediante la
retroalimentación. También se encarga de recapitular todas las experiencias ya
sean buenas o malas.

Matriz de responsabilidades
PROYECTO: EVENTOS COSTA
MATERIA: SERVICIOS COMPLEMENTARIOS
FORMATO: FORMATO: MATRIZ DE RESPONSABILIDADES EMISIÓN: 1a.
CÓDIGO DE FORMATO: MDR-VF-LAT-UMAR VERSIÓN: 2017-18

ACTIVIDADES NIVEL Y TIPO DE PROCESO

E Ejecuta 1 Coordinación General

P Participa 1.1 Procesos Estratégicos
S Supervisa 1.1.1 Procesos Operativos
C Coordina 1.1.1.1 Procesos de apoyo

1.Coordinacion general (procesos estrategicos)

RESPONSABLE(S) E P S C
COORDINACIÓN DE PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN, COORDINACIÓN OPERATIVA, DE RECURSOS FINANCIEROS, HUMANOS Y TÉCNICOS, COORDINACIÓN DE MEMORIA Y REPORTES.

Responsables Responsables
1.1 PROGRAMA DE ACTIVIDADES E P S C 1 PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN E P S C
Diseñar el itinerario de actividades del evento "fiesta de graduación" 3,8-B S C Coordinar las actividades de planeación de los eventos 16-b E S C
Diseñar el programa de actividades para los eventos 3,8-B S C Asignar actividades individuales a las organizadoras 16-b E S C
Realizar las reservaciones con los proveedores para los eventos 3,8-B S C Informar a los clientes acerca del evento en general 16-b E S C

Seleccionar a los mejores proveedores en cuanto a bandas musicales, banquetes, Fijar fechas de reuniones o citas para degustaciones de platillos o sesiones
cristalería, floreía, entre otros. 3,8-B S C fotográficas 16-b E S C
Solicitudes y permisos para el evento 3,8-B S C E S C
Diseñar el desarrollo logístico del servcio en el día del evento 3,8-B S C
S C

1.2 CONTRALORIA Responsables E P S C 1 MEMORIA Responsables E P S C

Establecer la meta del financiamiento 13,14-b S C Analizar si los objetivos y metas fueron cumplidas acorde al evento 15-b S C
Elaborar presupuestos de los eventos 13,14-b S C Sacar concluciones deacuerdo a las experiencias que se tuvo en los eventos 15-b S C
Administrar recursos materiales y financieros
13,14-b S C Reunir evidencias de los eventos para posteriormente hacer publicidad de la empresa. 15-b S C
Cotizar el precio de los proveedores S C S C
S C S C
S C S C
S C S C

6
 Caracterización del evento
Evento “Fiesta de graduación”
Este evento consiste en la organización de una ceremonia de graduación para
egresados de la Licenciatura en Administración Turística de la Universidad del Mar
Campus Huatulco la cual está planeada para atender a 600 pax.

Fecha del evento: sábado 7 de julio de 2018

Lugar en el que se llevará a cabo: Salón de eventos del Hotel Brisas

Para el evento nos encargaremos de contratar servicios de ambientación,

fotógrafos, meseros, grupo musical, banquete, además de reunir elementos como
la decoración, arreglos, diplomas, llevar a cabo la dirección del programa social.

Orden del evento

o Recepción de los asistentes

o Entrega de copas y anillos
o Programa social
o Cena de graduación
o Foto de graduación
o Baile de graduación

Público objetivo
El mercado objetivo del evento “Fiesta de graduación” estará dirigido a los
estudiantes de preparatoria y universidad del estado de Oaxaca que han
culminado exitosamente con sus estudios, los cuales desean tener una
experiencia inolvidable en el día de su graduación. Los clientes tendrán un servicio
de calidad y confiable, teniendo diversas alternativas para su evento conforme al
presupuesto que manejen, brindándoles sugerencias de eventos anteriores, así
como de una atención personalizada y una rapidez en las solicitudes requeridas.

Como sede en el destino de Bahías de Huatulco, Oaxaca la empresa además de

ofrecer eventos a nivel estatal posee clientes potenciales en la localidad tales

7
como los estudiantes de preparatoria del Instituto México de Huatulco, Colegio de
Bachilleres del Estado de Oaxaca (COBAO) y Centros de Estudios Tecnológico
del Mar (CETMAR). También, se cuenta con estudiantes de nivel superior como la
Universidad el Mar (UMAR), Universidad del Golfo de México (UGM) y la Red de
Escuelas Universitarias del Sureste (REU). El evento “Fiesta de graduación”
estará enfocado a los universitarios de la UMAR que han finalizado su carrera
profesional.
Temática del evento “Fiesta de graduación”
Bajo el mar
Esta temática estará ambientada en el fondo marino. Las tonalidades azules serán
predominantes en la fiesta de graduación. Animales como peces, caracoles,
delfines, tortugas, cangrejos, medusas, entre otros, formarán parte de la
decoración en el lugar. Cabe destacar que la temática se eligió porque la empresa
se encuentra ubicada en Bahías de Huatulco en la costa oaxaqueña, y por su
aproximación al mar se pretende realzar la belleza del ecosistema marino.

Montaje tipo banquete

Una ceremonia de graduación resulta ser una de las fiestas más esperadas por
cualquier alumno que ha concluido sus estudios, principalmente es la familia la
que más se ilusiona por celebrar el cierre de una etapa y el alcance de logros a
nivel escolar, por tal motivo se justifica que para dicho evento, los montajes sean
realizados en mesas redondas con 10 sillas cada mesa para facilitar la
comunicación e interacción del alumno con sus invitados y familiares, mismo que
podrá tener a otros nueve acompañantes.

Montaje de mesa
 Todas las mesas estarán cubiertas con un mantel vino y un sobre mantel
blanco
 Cada lugar tendrá montado sus respectivos cubiertos y bajillas.
 Las sillas estarán con cubiertas color blanco y un listón color vino con moño
en la parte de atrás.

8
 Montaje de mesa por alumno

Además, el montaje general se va a distribuir de la siguiente manera:

Se dejará un espacio en la parte central para la pista de baile a modo de

rectángulo, y de los lados derecho e izquierdo se colocarán las mesas de los
egresados, 30 mesas del lado derecho y 30 mesas del lado izquierdo.

Grupo musical

Pista de baile

9
Invitación

10
 Cronograma
MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO
ACTIVIDADES J V L M M J V L M M J V M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V M J V S L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J L M M J V S L M M

1 2 5 6 7 8 9 12 13 14 15 16 20 21 22 23 2 3 4 5 6 9 10 11 12 13 16 17 18 19 20 23 24 25 26 27 2 3 4 5 7 8 9 10 11 14 15 16 20 21 22 23 2 3 4 5 6 9 10 11 12 13 16 17 18 19 20 23 24 25 26 27 28 29 2 3 4 5 6 7 9 10 11

Reuni ón pa ra determi na r l os requeri mi entos de l a cena de gra dua ci ón con el cl i ente (ti po R
1 O
de mús i ca , comi da , temá ti ca del evento) P
R
2 O
Checa r el número de a s i s tentes a l a cena P
R
3 O
Fi ja r l a fecha del evento P
R
4 O
El a bora r coti za ci ón genera l pa quete cena de gra dua ci ón P
R
5 O
Cobro de a nti ci po (50% a l cl i ente) P
R
6 O
Bus ca r opci ones pa ra l l eva r a ca bo el evento (Sa l ón, fi nca , Hotel , etc.) P
R
7 O
Ha cer l a res erva ci ón del l uga r donde s e l l eva rá a ca bo P
R
8 O
Depos i ta r el a nti ci po pa ra el s a l ón P
R
9 O
Pedi r ci ta pa ra prueba de menú P
R
10 O
As i s ti r a prueba de menú y es coger menú P
R
11 O
Coti za r l a mús i ca que a meni za ra el evento P
R
12 O
El egi r grupo mus i ca l P
R
13 O
Confi rma r con el grupo mus i ca l y a genda rl o pa ra el evento P
R
14 O
Rea l i za r el pa go de l os s ervi ci os de a udi o P
R
15 O
Defi ni r el monta je del evento y coti za r P
R
16 O
Bus ca r l a decora ci ón del evento (temá ti ca ) y rea l i za r coti za ci ón P
R
17 O
Contra ta r mobi l i a ri o pa ra el evento (s i l l a s , mes a s ) P
R
18 O
Bus ca r a genci a fotográ fi ca pa ra cubri r el evento y coti za r P
R
19 O
Contra ta ci ón de s ervi ci o de fotogra fía P
R
20 O
Di s eña r y l a bora r i nvi ta ci ones P
R
21 O
Confi rma r a s i s tenci a de i nvi ta dos P
R
22 O
Envi a r i nvi ta ci ones a l os a s i s tentes P
Contra ta r a l pers ona l de a poyo (mes eros , s eguri da d, l a a ni ma ci ón (qui en di ri gi rá el R
23 O
progra ma ) P
R
24 O
Veri fi ca r que el ba nquete es té l i s to P
R
25 O
Conta cta r a l equi po de s oni do pa ra confi rma r l a fecha y hora de a s i s tenci a P
R
26 O
Recepci ón de equi po de s oni do, mes a s , s i l l a s y pers ona l de a poyo P
R
27 O
Rea l i za r el monta je corres pondi ente de mes a s y s i l l a s P
R
28 O
Rea l i za r l a decora ci ón del s a l ón P
R
29 O
Ha cer el monta je de recepci ón P
R
30 O
Reci bi r a l os i nvi ta dos P
R
32 O
As i gna rl es l a mes a corres pondi ente a ca da i nvi ta do P
R
33 O
Des monta je del evento P
R
34 O
Pa go a l pers ona l de a poyo y a l os s ervi ci os contra ta dos P
R
35 O
Entrega de fotogra fía s P

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 # 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 74 75 76
R Desempeño real
O Desempeño optimista
P Desempeño pesimista

11
 Logística del evento
Minuto a minuto
Detalle "M inuto a minuto "
FECHA NOM B RE DEL EVENTO P A RTICIP A NTE, EGRESSA DOS Y ENCA RGA DOS Check list

B ODA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Estatus

LUGA R
P adrino de Staff de audio / P erso nal de
HORA A CTIVIDA DES Egresado s Recto r Fo to grafo G.musical DJ Chef M amás P apás Invitado s M esero s Organizado ras M antelería Deco rado r
generació n iluminació n apo yo

3:00 - 3:20 Lllegada de o rganizado res al lugar del evento X

Recepció n de equipo de so nido , mesas y
X
3:20 - 4:00 perso nal de apo yo
3:20 - 3:30 Legada del Dj X X X X X X
3:30 - 3: 35. Llegada del grupo musical X
3:30 - 5:50 P reparació n de egresado s X X X X
3:45 - 3: 55 Co o rdinar al deco rado r X X
4:00 - 5:00 Co o rdinar mo ntaje del saló n X X X X
3:40 - 5:20 Iniciar mo ntaje de saló n X X X X
3:40 - 4:20 Iniciar deco ració n del saló n X X X X
3:50 - 4:10 Co o rdinar al fo tó grafo X X
3:50 - 4:20 Co o rdinarse co n el chef acerca del banquete X X
4:00 - 4:05 Recibir listas de egresado s X
4:00-4:40 A rreglar recepció n X X X
4:30 - 4:50 So nido e iluminació n X
4:40 - 5:10 Realizar ado rno de recepció n X X X
5:10 - 5: 50 Verificar to do s lo s detalles X
6:00 - 6:10 Inicio del evento en saló n las B risas X
6:05 - 6:30 Intervenció n de cancio nes de bienvenida X
6:00 - 6:20 Recepció n de invitado s X X X X X X X X
Fo to del egresado s y aco mpañantes en la
X X X X X
6:00 - 6:25 entreda
6:00 - 6:25 Co ctail de bienvenida X X X X X X X X
6:00 - 6:25 Ubicar a lo s asistentes en las mesas X X X X X X X
Ubicar a egresado s en sus sillas
X X
6:00 - 6:25 co rrespo ndientes
6:00 - 6:30 Fo to s gruapales de lo s egresado s X X
6:30 - 6:40 P alabras de bienvenida al evento X
Entregar co pas a egresado s y familiares para
X X X X X X X
6:30 - 6:45 brindis
6:50 - 7:00 P alabras alucivas po r parte del recto r X
7:00 - 7:10 B rindis de generació n X X X X X X
7:10 - 7:20 Entrega de título s a egresado s X X
Entrega de lo s anillo s po r el padrino de
X X X
7:20 - 7:35 generació n
7:35 - 7:37 Entrega de distincio nes (mejo r alumno ) X X
7:37 - 7:40 Desfile de graduado s X
P alabras de despedida al evento po r parte de un
X
7:40 - 7:50 egresado
7:50 - 8:00 Cierre del pro grama de generació n X
8:00 - 8:10 Sesió n fo to gráfica X X
8:10 - 9:40 Inicio de cena X X
Co menzar a repartir la cena para lo s graduado s
X
8:00 - 8:15 y familiares
8:10 - 9:30 M úsica de fo nfo X
9:30 - 10:30 1a. Tanda de baile grupo musical X
9:30 - 10:30 B aile de graduado s X X X X X
10:30 - 11:30 1a. tanda de baile DJ X
11:30 - 12:30 2a. Tanda de baile grupo musical X
12:30 - 01:30 2a. Tanda de baile DJ X
12:30 - 01:30 Cancio nes de mo da X
1:40 - 1:50 Cierrre y final del evento X
Despedida de o s graduado s y sus
X
1:50 - 2:10 aco mpañantes
2:10 - 4:10 Desmo ntaje de saló n X X X
Despedida al perso nal de apo yo y lo s demas
X
4:10 - 4:25 servicio s
Día siguiente Cierre de cuentas y pago de servicio s X

12
 Check list del día del evento

Hora Descripción Participantes Requerimientos

Hacer la revisión
Recepción de instalaciones del salón de Danya
1 12:00 am general de los servicios
Hotel Brisas Lavariega
del salón
Verificar que en el salón todo funcione
correctamente (servicio de agua, luces,
Danya
2 11:30 a. m. ventiladores o aire acondicionado) y que las Revisión general
Lavariega
instalaciones estén limpias (sanitarios,
pasillos, escalones)
Recepción del grupo, Dj, audio e Yuridia Verificar que cumplan
3 03:00 p. m.
iluminación Hernández con lo contratado

Ubicar al grupo su espacio e intervenciones Yuridia Ubicar respecto al

4 03:30 p. m.
durante el evento Hernández croquis
Ubicar al Dj su espacio e intervenciones Yuridia Ubicar respecto al
5 03:30 p. m.
durante el evento Hernández croquis
Recepción de los licores plaqué y cristalería
Verificar que cumplan
6 04:00 p. m. para el banquete y los cocteles de Yesica López
con lo contratado
bienvenida
Recepción de captan de meseros, meseros Brenda Ubicar respecto al
7 04:00 p. m.
y chef González croquis
Verificar que el banquete se presente de Brenda Verificar que cumplan
8 04:30 p. m.
acuerdo a lo establecido González con lo contratado

Asignar y distribuir las el número de mesa Distribuir de acuerdo al

9 04:30 p. m. Yesica López
por cada mesero croquis

Indicar al chef y meseros la hora en que se Brenda

10 05:00 p. m. Basarse en el programa
sirve la cena González
Recepción de arreglos florales y centros de Verificar que cumplan
11 01:00 p. m. Anahí López
mesa con lo contratado

Verificar que cumplan

12 01:30 p. m. Verificar la temática de evento Anahí López
con lo contratado
Checar que se cumpla la decoración de las Verificar que cumplan
13 02:00 p. m. Anahí López
mesas, el interior del salón y la recepción con lo contratado

Indicar lo tiempos de intervención del

14 05:00 p. m. Milca López Basarse en el programa
fotógrafo
Entregarle el programa del evento al Especificarle los
15 05:00 p. m. maestro de ceremonia y dar ultimas Yesica López tiempos e
indicaciones intervenciones
Coordinar al personal de Staff para verificar
que todo esté listo y en óptimo Verificar que todo esté
16 05:30 p. m. Milca López
funcionamiento (pruebas, montaje del en orden
salón, decoración)
Coordinar al personal de staff para en el Verificar que no falte
17 02:00 a. m. Milca López
desmontaje de las mesas y sillas nada

13
 Costos
Para planificar y ejecutar la organización de un evento de forma efectiva es
necesario disponer de recursos suficientes tanto financieros, humanos, técnicos y
materiales. Ya que sin ellos no sería posible llevar a cabo un evento. El principal
propósito de los recursos financieros es la estimación de los ingresos y egresos
que tendría nuestra empresa por cada evento, además que auxilia para determinar
la cantidad de capital de trabajo necesario para las diversas actividades que se
tienen que realizar como cotizaciones sobre la música, los arreglos, el mobiliario.

Los recursos humanos debe determinarse de acuerdo a la calidad y el número de

personas necesarias para desarrollar el evento y el momento en que se deben
reclutar, esto va a depender el tipo de evento que se realice, ya que una función
de este tipo relaciona la cantidad de personal asignado a una actividad específica.

Los recursos técnicos van enfocados a el tipo de instrumentos necesarios para

que se lleven a cabo las diferentes actividades dentro de un evento que pueden
ser: el equipo se sonido e iluminación, micrófono, música, etc. Y los recursos
materiales es la cantidad de platillos, mesas, sillas, etc.

A continuación se presentan un análisis de los costos que tendrá llevar a cabo la

fiesta de graduación. Se presentan los costos de los recursos humanos,
financieros, materiales y técnicos que serán necesarios.

Recursos
Recurso Humano Numero Precio unitario Precio total
Meseros 30 400.00 12,000.00
Staff 10 400.00 4,000.00
Coordinadores 5 800.00 4,000.00
Total 45 $20,000.00

14
 Recursos técnicos Costo de servicio
(por evento)
Grupo musical $ 20, 000.00
DJ $ 12, 000.00
Especialista en audio $ 8, 000.00
Fotógrafo $ 10, 000.00
Especialista en iluminación $ 8, 000.00
Chef y comida $ 60, 000.00
Decorador de eventos $ 10, 000.00
Maestro de ceremonia $ 2, 500.00
Total $ 145,500.00

Anteriormente se presentaron lista de recursos a utilizar en el evento, a

continuación se realiza la estimación del coste del evento y la determinación del
precio de venta.

Recursos financieros Costo de servicio

(por evento)
Pago de la renta de las instalaciones 15,000
Total $15,000

Recursos materiales Cantidad Precio unitario Precio total

Sillas 600 25.00 $15,000.00
Mesas 60 50.00 3,000.00
Vajilla y cubiertos 600 15.00 9,000.00
Mantelería 60 30.00 1,800.00
Forro para sillas 600 15.00 9,000.00
Adornos (floreros) 600 30.00 18,000.00
Cristalería 600 5.00 3,000.00
Recuerdos 60 50.00 3,000.00
Amenidades 60 50.00 3,000.00
Invitaciones 120 20.00 2,400.00
Total $ 67,200.00

15
Estimación de costo y determinación del precio de venta
Costos numero Precio unitario Precio total precio por pax
Meseros 30 $ 400.00 $ 12,000.00 $ 20.00
Staff 10 $ 400.00 $ 4,000.00 $ 6.67
Coordinadores 5 $ 800.00 $ 4,000.00 $ 6.67
Pago de la renta de las
1 $ 15,000.00 $ 15,000.00 $ 25.00
instalaciones
Especialista en
1 $ 8,000.00 $ 8,000.00 $ 13.33
iluminación
Chef y comida 600 $ 100.00 $ 60,000.00 $ 100.00
Maestro de ceremonia 1 $ 2,500.00 $ 2,500.00 $ 4.17
Sillas 600 $ 25.00 $ 15,000.00 $ 25.00
Mesas 60 $ 50.00 $ 3,000.00 $ 5.00
Vajilla y cubiertos 600 $ 15.00 $ 9,000.00 $ 15.00
Mantelería 60 $ 30.00 $ 1,800.00 $ 3.00
Forro para sillas 600 $ 15.00 $ 9,000.00 $ 15.00
Adornos (floreros) 600 $ 30.00 $ 18,000.00 $ 30.00
Cristalería 600 $ 5.00 $ 3,000.00 $ 5.00
Total $ 273.83

Ingresos extras (servicios complementarios)

Costos Numero Precio unitario Precio total precio por pax
Grupo musical 1 $ 20,000.00 $ 20,000.00 $ 33.33
DJ 1 $ 12,000.00 $ 12,000.00 $ 20.00
Especialista en audio 1 $ 8,000.00 $ 8,000.00 $ 13.33
Fotógrafo 1 $ 10,000.00 $ 10,000.00 $ 16.67
Decorador de eventos 1 $ 10,000.00 $ 10,000.00 $ 16.67
Recuerdos 60 $ 50.00 $ 3,000.00 $ 5.00
Invitaciones 120 $ 20.00 $ 2,400.00 $ 4.00
Amenidades 500 $ 20.00 $ 10,000.00 $ 16.67
total $ 125.67

Costo del evento por pax: $ 273.83

Costo de los extras por pax: $ 125.67
Costo total: $ 399.50
Precio de venta por evento: $ 500.00

16
 $ 500.00 Precio x pax
x 600 Pax
300,000.00 Ingreso bruto U.N.
Menos utilidad $135,702.00 45.234% U.A.I -30% $40,710.60 $94,991.40
esperada
Monto total $164,298.00
disponible
Por pax $ 273.83

Con este evento obtendríamos una ganancia de $94,991.40. Sin embargo, este
tipo de celebraciones se realizan cada año, es por ello que también nos
dedicamos a realizar otros eventos. Como empresa tenemos la capacidad de
llevar a cabo la organización de dos eventos por mes, lo que resultan 24 eventos
al año.

EVENTOS EN EL DESTINO
NUESTRA EMPRESA OTROS
4.8%

94.2%

Suponiendo que en el destino se realizan un promedio de 500 eventos, nuestra

empresa es capaz de ocupar el 4.8% de ese mercado. Si tomamos como
referencia el evento que anteriormente se analizó el costo, la utilidad neta anual
sería de $2, 279,793.60. Claro está que todos los eventos son diferentes,
dependiendo el tipo de evento y su dimensión, lo que haría variar esta cantidad.

17
 FODA
FORTALEZAS DEBILIDADES

 Estar situada en el mismo

destino de realización del
 Somos una empresa nueva y
evento
poco reconocida
 Experiencia en realización de
 Capacidad de atención de sólo
eventos
800 personas.
 Somos creativos y nos
 No contamos con equipo e
adaptamos a las necesidades
infraestructura propia.
del cliente
 Precios accesibles

OPORTUNIDADES FODA AMENAZAS

 Contar con hoteles de cinco

estrellas en el destino
 Disponer de un centro de
convenciones en el destino
 Contar con espacios con  Empresas especializas en
paisajes ideales para la eventos como Bodas y otros
realización de los eventos eventos sociales
 El destino cuenta con los  Accesibilidad al destino vía
proveedores de los servicios terrestre
complementarios necesarios 
para los eventos (florería,
música, etc.)
 Accesibilidad vía aérea, el
destino cuenta con un
aeropuerto internacional

18
Estrategias de comercialización

La creciente demanda del segmento de eventos como talleres, inauguraciones,

festivales, XV años, bodas, bautizos, fiestas de graduación, etc. en destinos de
playa, hace que nuestra empresa se convierta en una gran opción para las
personas que buscan una organización en este tipo de destino pero con una
buena calidad y a precios razonables. Además, la empresa tiene la ventaja de
contar con personal creativo que puede adaptarse a las necesidades del cliente.

Eventos Huatulco es una empresa que busca innovar en los productos ofrecidos,
pues en el destino ya se encuentran empresas dedicadas a la organización de
eventos. Por lo cual, buscamos diferenciarnos de la competencia atrayendo a un
público que desee sus fiestas con ciertas temáticas y enfocándonos a grupos tanto
sociales como escolares.

Actualmente, en Bahías de Huatulco se encuentran empresas como: Tu boda en

Huatulco, Bodas Huatulco1l Banquetes Huatulco2, OH Events Huatulco, Casa
Reyes y Banquetes Ángeles de Ciro, los cuales resultan ser la principal
competencia puesto que se especializan en la realización de eventos también. Sin
embargo, nuestra ventaja competitiva son los precios accesibles que ofrecemos.

La meta de Eventos Costa es posicionarse como la mejor y más competitiva

empresa de realización de eventos a nivel estado que funge como una empresa
intermediaria entre el cliente y los servicios complementarios. La capacidad que se
tiene es de 800 personas máximas por evento, debido al número de empleados y
la capacidad de los recursos materiales con los que se cuenta.

Tomando en cuenta que el mercado objetivo está dirigido principalmente a jóvenes

que sedean realizar su fiesta de graduación, jóvenes con planes de fiestas de XV
años, personas que se dedican a la impartición de talleres, se establecieron dos
tipos de estrategias para la comercialización que se presentan a continuación. La

1
(Bodas Huatulco)https://www.bodas.com.mx/organizadores-de-bodas/bodas-huatulco--e53888
2
(Banquetes.mx) https://www.banquetes.mx/empresas/festus-eventos

19
primera será la relación directa empresa-cliente, es decir, a través de páginas
web, Vía telefónica, visitas personales a escuelas, redes sociales (Facebook,
Twitter, Instagram, YouTube) los cuales serán nuestras principales plataformas
para llegar a nuestro mercado meta. Con esta estrategia se logrará que la
información sea brindada de forma adecuada, con datos verídicos, confiables y
además se podrá brindar un servicio personalizado.

Otra de las estrategias será el de “empresa-intermediario-cliente”, la cual consiste

en que un intermediario nos promocione para captar un mercado más amplio. Por
ejemplo, hacer alianzas con hoteles de cuatro y cinco estrellas que se encuentran
en Bahías de Huatulco, tales como Dream Huatulco Resort & Spa, Barceló
Huatulco, Secrets Huatulco & resortylas Brisas Huatulco, entre otros. Además, se
mantendrán convenios con otras agencias de viajes locales.

De acuerdo a nuestras ganancias totales, que son $94,991.40, se tomará el 21%

para el marketing, pues este gasto no se toma como una inversión perdida, al
contrario, es visto como una inversión para adquirir clientes. De los 21%, el 16%
se destinará a la promoción directa (empresa-cliente), y el 5% para a la relación
indirecta (empresa-intermediario-cliente), por lo que queda de la siguiente manera:

Lista de proveedores (Bahías de Huatulco)

Contar con un registro o una base de datos sobre los proveedores de la zona,
facilita en gran medida la planeación y organización de un evento, pues cuando
necesitamos de un servicio complementario tendremos la certeza que lo

20
 conseguiremos en tiempo y forma. Otra de las ventajas es que se pueden
establecer convenios con estas empresas de servicios, logrando reducir los
costos. Es importante contar con más de dos opciones por la disponibilidad de
productos que en algunas ocasiones pueda ocurrir, ya sea que se agoten los
productos, no sean suficientes o no estén a tiempo.

Nombre: Empresa Descripción Contacto

AC Productions es una empresa de Teléfono: 01 958 101 5344
AC Productions entretenimiento y producción de eventos sociales
que les ofrecerá lo mejor en audio e iluminación
Encontrarán a un equipo de profesionales que
pondrá todo de su parte para que ese día sea
especial
Jorge Romo Los instantes de su boda deben perdurar por Teléfono: 01 958 688 0014
Fotógrafo siempre, por eso es necesario que cuenten con la
experiencia de un fotógrafo de calidad como Jorge
Romo Fotógrafo. Este profesional se encargará de
plasmar los instantes más hermosos de su gran
día, para que al pasar el tiempo siempre tengan un
recuerdo
La Casa de Las La Casa de las Flores se propone decorar los caceraman@gmail.com
Flores espacios de su boda con las mejores flores
naturales. Esta empresa mexicana dispone de una
amplia experiencia dentro de este rubro ofreciendo
sus hermosos arreglos a todo tipo de eventos
especiales
Banquetes En Banquetes Huatulco los profesionales Facebook: Banquetes-
Huatulco trabajarán en base a altas exigencias para hacer Huatulco
realidad una boda exclusiva. Asimismo, para que
no se compliquen ni se estresen, ellos estarán
junto a ustedes de principio a fin ayudándolos en
todo los detalles de la ceremonia, el banquete y la
fiesta
Francisco Peral Francisco Peral Estudio es una empresa dedicada www.zankyou.com.mx
Studio a la fotografía social conformada por un equipo de
expertos que les garantiza un impecable recuerdo
Casa Reyes Casa Reyes es una empresa especializada en la chef@casareyes.com.mx.
organización integral de bodas y otros eventos
sociales. Si desean tener a un gran equipo de
profesionales que los ayude y asesore durante
todos los preparativos de su enlace, sin duda,
Casa Reyes será la mejor elección
Caoba Caoba es una empresa que brinda servicios y www.bodas.com.mx
soluciones musicales para todo tipo de evento
social. Por ello, si buscan un equipo preparado,
con experiencia al que dejar la responsabilidad de
hacer realidad su boda de ensueño, esta opción es
la perfecta.
21
Foto Conejo Foto Video Conejo es una empresa que cuenta con Facebook: Estudio Foto
más de 25 años de experiencia en el área Conejo
audiovisual. Su amplio recorrido y su experiencia
son sus principales bases y por ello ofrece a sus
clientes servicios de excelente calidad, con el fin
de cumplir las necesidades y expectativas de sus
clientes
Fuente: Elaboración propia

Referencias

Banquetes.mx. (s.f.). Obtenido de https://www.banquetes.mx/empresas/festus-eventos

Bodas Huatulco. (s.f.). Obtenido de

https://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=3&cad=rja&uact=8
&ved=0ahUKEwjd3sD-tMzbAhVMLKwKHTT-
BzEQFghJMAI&url=https%3A%2F%2Fwww.bodas.com.mx%2Forganizadores-de-
bodas%2Foaxaca%2Fhuatulco&usg=AOvVaw1nYlSNwz3NQIsSChxYVJOX

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