Sistema integrado de gestión

de bibliotecas

Grupo de desarrollo de
LINTI - Facultad de Informática
Universidad Nacional de La Plata
Noviembre de 2009

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 Manual de la Intranet
Para uso de los bibliotecarios

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 Indice
1. Introducción a Koha-UNLP ………………………………………………… 4
1.2 ¿Qué es la Intranet? ……………………………………………..…… 5
1.2.1 Acceso a la Intranet ……………………………………………….. 5
2. Módulo Inicio ………………………………………………………………... 6
2.1 Búsqueda combinada ………………………………………………... 6
2.2 Búsqueda avanzada ………………………………………………….. 7
3. Módulo Catálogo ……………………………………….……………………. 8
3.1 Búsqueda avanzada ………………………………….………………. 8
3.2 Estantes virtuales ……………………………………………………. 10
3.2.1 Creación de estantes virtuales ……………………………………... 10
3.3 Agregar documento ………………………………………………….. 11
3.3.1 Agregar ejemplares ………………………………………………… 14
4. Módulo Circulación …………………………………………………………. 17
4.1 Préstamos ……………………………………………………………. 17
4.1.1 Préstamos a partir de reservas …………………………………..... 19
4.2 Devoluciones y renovaciones ……………………………………...... 19
4.3 Sanciones ……………………………………………………………. 20
5. Módulo Usuarios …………………………………………………………… 21
5.1 Usuarios potenciales ………………………………………………… 21
5.2 Usuarios reales ……………………………………………………..... 21
5.2.1 Modificar datos ……………………………………………………. 22
5.2.2. Eliminar usuario …………………………………………………... 23
5.2.3 Cambiar contraseña ……………………………………………….. 23
5.2.4 Modificar permisos ……………………………………………..…. 23
5.2.5 Generar carnet …………………………………………………….. 24
5.2.6 Libre deuda ……………………………………………………….. 24
5.2.7 Subir foto ………………………………………………………….. 24
5.2.8 Historial de préstamos …………………………………………….. 24
5.2.9 Historial de reservas ……………………………………………..... 25
5.3 Agregar usuario ……………………………………………………... 25
6. Módulo Parámetros ………………………………………………………... 27
6.1 Preferencias …………………………………………………………. 27
6.2 Unidades de información …………………………………………… 27
6.3 Tablas de referencia ……………………………………………….... 27
6.4 Tipos de documento …………………………………………….…… 28
6.5 Categorías de usuarios ………………………………………………. 29
6.6 Tipos de préstamo …………………………………………………… 29
6.7 Administración de libre deuda ………………………………………. 30
6.8 Feriados ……………………………………………………………… 31
6.9 Sanciones ……………………………………………………………. 31
6.9.1 Consideraciones particulares respecto a sanciones y reservas ……. 32
7. Módulo Reportes ............................................................................................. 33
7.1 Reportes del Módulo Catálogo ……………………………………… 33
7.1.1 Reporte de inventario ……………………………………………… 33
7.1.2 Reporte de signatura topográfica ………………………………….. 34
7.1.3 Reporte “Generar etiquetas” ……………………………………… 35
7.2 Reportes del Módulo Usuarios ……………………………………… 36
7.2.1 Reporte “Generar carnet” …………………………………………. 36
7.3 Reportes del Módulo Circulación …………………………………… 37
7.3.1 Actividades anuales ……………………………………………….. 37
7.3.2 Registro de circulación ……………………………………………. 37

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1. Introducción a Koha-UNLP
Koha-UNLP es un sistema integrado de gestión de bibliotecas en idioma español, que permite
realizar los servicios técnicos bibliotecarios y administrar los servicios a usuarios.
El término “Koha” significa “regalo, obsequio” en idioma maorí. El nombre se relaciona con
su origen, ya que fue desarrollado por programadores neozelandeses y franceses en el año 1999.
Su primera publicación tuvo lugar a principios del año 2000.
En nuestro país, en el marco del Proyecto SIU (Sistema de Información Universitaria), surgió
la iniciativa de integrar un módulo de bibliotecas basado en software libre. En este contexto, en la
Universidad Nacional de La Plata comenzaron a trabajar en conjunto la Facultad de Informática,
la Facultad de Ciencias Económicas -como proyecto piloto- y la Biblioteca Pública. Se realizaron
pruebas, correcciones, estudios y desarrollos que contribuyeron a lograr esta plataforma que se
denomina Koha-UNLP.
Más tarde, en la UNLP se creó el Grupo de Desarrollo Koha-UNLP integrado por
profesionales informáticos del Laboratorio de Investigación en Nuevas Tecnologías Informáticas
(LINTI) de la Facultad de Informática y bibliotecarios documentalistas de la Facultad de Ciencias
Económicas.
El Grupo de Desarrollo continúa investigando y desarrollando mejoras para incorporar
mayor funcionalidad y nuevas tecnologías al sistema. Además, tiene a su cargo la capacitación y
mantenimiento de los sitios que actualmente se encuentran en producción. Actualmente,
Koha-UNLP se encuentra en funcionamiento en varias bibliotecas de la Universidad Nacional de
La Plata y del ámbito gubernamental de la Provincia de Buenos Aires:
En la Universidad Nacional de La Plata:
– Biblioteca de la Facultad de Ciencias Económicas (incluyendo a la Biblioteca de la Escuela de
Postgrado de Marketing Internacional)
– Biblioteca de la Facultad de Informática
– Biblioteca del Colegio Nacional
– Biblioteca de la Facultad de Bellas Artes
- Biblioteca de la Facultad de Ciencias Exactas
- Biblioteca Conjunta (Fac. de Veterinaria y Fac. de Ciencias Agrarias y Forestales)
En la Provincia de Buenos Aires:
– Biblioteca de la Legislatura de la Provincia de Buenos Aires y
– Biblioteca de la Comisión Provincial por la Memoria.
A su vez, a nivel mundial existe gran cantidad de bibliotecas públicas, escolares, universitarias
y especializadas que utilizan Koha-UNLP como sistema de administración.
El funcionamiento de Koha-UNLP se gestiona vía Web, de manera que se accede fácilmente
utilizando cualquier navegador. Es compatible con Linux, Unix, Windows y MacOS y facilita el
acceso concurrente e ilimitado de usuarios. Permite importar registros bibliográficos de otros
sistemas, como ISIS, y de sistemas de administración de alumnos, como SIU Guaraní.
La arquitectura del sistema e presenta en dos interfaces: una interfaz de administración
privada denominada Intranet, objeto de este manual, y una interfaz de acceso público
denominada OPAC, que es objeto del Manual de Usuario Final.
El Manual del bibliotecario describe las funciones de la Intranet, módulo por módulo. Está
dirigido a los profesionales que estén a cargo de la puesta en marcha de este sistema en bibliotecas
de cualquier tipo. Pretende ser una herramienta de apoyo para la implementación y
aprovechamiento de los recursos que ofrece Koha-UNLP.

4
 1.2 ¿Qué es la Intranet?
La Intranet es el entorno de trabajo privado para los bibliotecarios. Desde la Intranet, usted podrá
administrar las operaciones del sistema, utilizando las funciones de los módulos que componen el
sistema: Inicio, Catálogo, Usuarios, Circulación, Parámetros, Reportes, y Ayuda.
Desde esta interfaz, usted podrá realizar los servicios técnicos y gestionar la administración
de los servicios, por ejemplo:
– Catalogación de documentos: compatible con MARC ;
– Gestión de tareas administrativas: autogeneración de inventarios y seguimiento de ejemplares;
– Administración de estructuras de estantes virtuales;
– Generación de etiquetas con códigos de barra;
– Búsquedas en el catálogo: visualización en pantalla o generación de salidas impresas;
– Obtención de estadísticas y exportación a planilla de cálculo;
– Gestión de usuarios: ingreso o habilitación de usuarios importados desde otro sistema;
– Generación de historiales de préstamo, reservas y sanciones;
– Gestión de circulación: préstamos, devoluciones, renovaciones (locales y remotas), reservas vía
Web;
– Impresión de carnets con códigos de barra;
– Emisión de certificados de libre deuda;
– Aplicación automática de las reglas de sanciones; y
– Envío de notificaciones a través de e-mails.
El acceso a las funciones o grupos de funciones se realizará mediante la habilitación de
permisos en el registro de cada usuario. Los permisos serán determinados por el responsable de la
administración del sistema en la biblioteca.

1.2.1 Acceso a la Intranet

El acceso a la Intranet se deberá realizar mediante la identificación del usuario y el ingreso de su
contraseña. El correcto ingreso de los datos lo llevará al módulo Inicio.

Imagen 1. Pantalla de ingreso de datos

5
2. Módulo Inicio
La pantalla del módulo Inicio de Koha-UNLP presentará la barra de menúes desde donde se
podrá ingresar a las funciones de cada uno de los módulos que integran el sistema.

Imagen 2. Pantalla de inicio de Koha UNLP

Desde esta pantalla también se pueden localizar documentos usando las facilidades de las
Búsquedas combinada y avanzada.

2.1 Búsqueda combinada

Esta modalidad le permitirá realizar búsquedas de términos en los campos: autor, autores
adicionales, título, temas y serie.

Imagen 3. Búsqueda combinada

En todos los campos el sistema truncará automáticamente la expresión sin necesidad de

agregar caracteres especiales. Así, podrá ingresar el término o frase exacta o bien podrá escribir
sólo una parte, incorporando la acentuación correspondiente o sin ella, ya que Koha-UNLP no es
sensible a los caracteres acentuados.
La denominación combinada se debe precisamente a su facilidad de encontrar términos
contenidos en diferentes campos. Es decir, podrá combinar en una misma expresión autor y
título, autor y tema o tema y título usando los términos completos o truncados.

6
 Ejemplo:
Si se desea buscar el documento: Varian, Hal R. Economía: una aproximación a la teoría de los
precios, podrá ingresar una raíz de cada término.

Imagen 4. Ejemplo de búsqueda combinada

Koha-UNLP realizará el proceso de búsqueda en ambos campos y devolverá el resultado

producto de esa combinación. Allí podrá visualizar los datos para identificar el documento: título,
autor, año y le informará acerca de la disponibilidad y cantidad de ejemplares.

Imagen 5. Resultado de búsqueda combinada

2.2 Búsqueda avanzada

La pantalla de Búsqueda avanzada ofrece opciones de búsqueda sobre los datos bibliográficos y
también sobre la información administrativa del documento. A su vez, podrá utilizar también las
ventajas de la Búsqueda combinada (ver sección anterior).
Las opciones de búsqueda son múltiples y serán explicadas en profundidad en la sección
dedicada al módulo Catálogo.

Imagen 6. Página de búsqueda avanzada

7
3. Módulo Catálogo
El módulo Catálogo permite administrar las operaciones de servicios técnicos de una biblioteca:
catalogación descriptiva, por materia y clasificación, así como también realizar búsquedas en el
catálogo.
A su vez, este módulo ofrece las facilidades necesarias para realizar procesos administrativos,
como la generación e impresión de etiquetas con código barra y la autogeneración de inventario,
entre otras.

3.1 Búsqueda avanzada

La función Búsqueda avanzada permite llegar al documento utilizando varios puntos de
acceso diferentes, mediante la obtención de datos de orden bibliográfico o administrativo.
Como se explicó en la sección sobre el módulo Inicio, no es necesario escribir el término
exacto ni completo, ya que Koha-UNLP truncará la expresión de búsqueda sin necesidad de
agregar caracteres especiales.
Las facilidades de la búsqueda avanzada se comportan de la misma manera en las dos
interfaces de Koha-UNLP y han sido descriptas exhaustivamente en el Manual de usuario final.
Debido a esto, en este manual se describirán sólo las opciones de la búsqueda que se relacionen
con funciones de orden interno de la biblioteca.
Los ejemplos de búsqueda por autor y título se muestran con la intención de mostrar el
entorno gráfico desde la Intranet.

Autor: Este campo abarca al autor principal, y, si los hubiese, autores adicionales y
colaboradores. Pueden buscarse tanto autores personales como institucionales.

Ejemplo:

Imagen 7. Ejemplo de búsqueda por autor “Larson”

Imagen 8. Resultados de búsqueda por autor “Larson”

Título: La búsqueda por este campo abarca al título propiamente dicho y al título
informativo.

8
 Ejemplo: si se desea buscar el término “Economía” como parte del campo, el sistema
devolverá el siguiente resultado:

Imagen 9. Ejemplo de búsqueda por título

En este caso se visualizará que encontró dos resultados que incluyen el término “Economía”
en el campo título, uno correspondiente al registro de un libro y el otro a una analítica.

Código de barras: permite realizar búsquedas por el código de barras utilizado en la

biblioteca. Generalmente se usa el código de la biblioteca seguido del número de inventario para
ser representado por este código. Deberá ingresar un guión para separar ambos datos.

Ejemplo:

Imagen 10. Ejemplo de búsqueda por código de barras

Signatura topográfica: permite realizar una búsqueda por la signatura asignada al

documento. Deberá ingresar la signatura topográfica completa o bien una parte:
Ejemplo: se quiere saber qué documentos han sido agrupados en una clasificación en
particular, por lo tanto se ingresa 3 como expresión de búsqueda:

Imagen 11. Ejemplo de búsqueda por signatura topográfica

Koha-UNLP devolverá una pantalla con los resultados obtenidos:

9
 Imagen 12. Resultados de búsqueda por signatura topográfica

3.2 Estantes virtuales

Los estantes virtuales le permitirán crear y administrar estructuras de datos bibliográficos
asociados bajo un denominador común. La funcionalidad de los Estantes es versátil y puede
aprovecharse con múltiples objetivos: para almacenar datos que permitan construir una
bibliografía, para reunir documentos que respondan a un tema o materia de interés para una línea
de investigación, para agrupar los documentos que responden a la bibliografía citada en los
programas de estudio, etc.

3.2.1 Creación de estantes virtuales

Para crear un estante virtual deberá seleccionar la función “Estantes virtuales”, ingresar el
nombre que le quiere dar y hacer clic en Agregar. En esta misma pantalla también se podrán
borrar estantes seleccionando la función Eliminar estantes.

Imagen 13. Creación de estantes virtuales

Una vez creado el estante, deberá asociar registros que estarán contenidos en él utilizando la
función Búsqueda en diccionario.

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 Imagen 14. Facilidad de Búsqueda en Diccionario entre las opciones de un estante virtual

Una vez seleccionada la opción “Búsqueda en diccionario”, Koha-UNLP abrirá una pantalla
donde podrá escribir la expresión para realizar la búsqueda por autor o título.

Imagen 15. Pantalla especial de Búsqueda en Diccionario

En la pantalla siguiente se visualizará el resultado de la búsqueda y deberá seleccionar el

documento que será incorporado al Estante y presionar Aceptar para guardar.
Una vez que haya completado este procedimiento, el registro quedará asociado al estante. En
esta pantalla podrá continuar agregando estantes y sub-estantes o eliminando contenidos.

3.3 Agregar documento

Koha-UNLP permitirá la creación de registros bibliográficos y el almacenamiento de sus datos, a
la vez que facilitará su recuperación y representación mediante la visualización en pantalla,
reportes y listados.
La función Agregar documento le proporcionará pantallas para crear un registro
bibliográfico en las cuales se le indicará las condiciones de repetibilidad y obligatoriedad. Luego, la
biblioteca decidirá qué reglas de catalogación utilizará para la definición, determinación de la
forma de entrada de cada campo y transcripción de los datos.
El sistema presenta una estructura de catalogación en 3 niveles de descripción:

Imagen 16. Diagrama de la estructura de catalogación de Koha-UNLP

En el Nivel 1 se deberán ingresar los datos del autor, autores adicionales, título propiamente
dicho y otros títulos, temas, clasificación. En este Nivel es obligatorio el campo título.
En el Nivel 2 se ingresarán los datos de edición, lugar, editor, fecha, descripción física, serie,
ISBN.
En el Nivel 3 se ingresarán los datos relacionados con la administración de los ejemplares:
cantidad, inventario, signatura y disponibilidad.

El anexo de imágenes contiene capturas de pantalla de los formularios correspondientes a los niveles 1 y 2.
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 En el proceso de alta de un documento nuevo, Koha-UNLP le presentará una primera
pantalla que contiene los datos correspondientes al Nivel 1 de descripción.
Importante: en los formularios, deberá tener en cuenta que los campos señalados con un
asterisco (*) son de carácter Obligatorio.

Términos de búsqueda
Los términos de búsqueda podrán ser: Autor, Autores adicionales, Colaboradores, Título,
Título informativo y Temas.

Los campos que se presentan en la pantalla del Nivel 1 de descripción son los siguientes:

Autor: aquí deberá ingresar el autor que tiene responsabilidad principal en el documento.
Registrar apellidos y nombres.

Autores adicionales: en este campo deberá ingresar los autores secundarios. Registrar
apellidos y nombres. En el caso de responsabilidad compartida, ingresar uno por línea.

Colaboradores: aquí deberá ingresar otras personas que tienen responsabilidad intelectual en
el documento: compilador, prologuista, etc. Registrar apellidos y nombres y seleccionar su
función desde la tabla que se visualiza en pantalla.

Título: aquí deberá ingresar el título propiamente dicho o de un documento.

Título informativo: aquí deberá ingresar el título informativo u otra información sobre el
título.

Otros títulos: deberá ingresar en este campo otros títulos que no se hayan consignado en los
campos anteriores, como puede ser el título paralelo.

Temas: aquí podrá ingresar el término o grupo de palabras que identifican el contenido del
documento. Podrá registrar solo un término por línea en caso de contar con más de una
ocurrencia.

CDU: este campo está ideado para ingresar el código usado por la biblioteca para identificar
el contenido del documento. Deberá registrar el código extraído de CDU, Dewey u otro sistema
similar.

Notas: aquí tendrá oportunidad de ingresar información complementaria que se considere

relevante y que no haya sido incluida en los campos anteriores.

Resumen: aquí podrá ingresar una exposición con una representación breve del contenido
del documento.
Una vez completada esta pantalla, deberá hacer clic en Guardar para grabar los datos.
Luego, el sistema le presentará la pantalla correspondiente a los niveles 2 y 3, en los que deberá
ingresar los datos administrativos y bibliográficos restantes.

Código de barras del ejemplar: en este campo deberá ingresar el número de inventario del
ejemplar. Si fuese más de uno, deberá separar con una coma cada uno de los números de
inventario ingresados.

Autogeneración de inventarios: Koha-UNLP tiene la facilidad de generar los inventarios

en forma automática. Para aprovechar esta función deberá dejar en blanco el campo código de
barras, entonces el sistema buscará el último número asignado y le sumará la cantidad de
ejemplares que desee ingresar en ese momento.
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 Cantidad de ejemplares a agregar: si decide autogenerar los inventarios deberá indicarle al
sistema la cantidad de ejemplares.

Unidad de información: en este campo aparecerá el nombre de la biblioteca que será

definido en el módulo Parámetros.

Signatura topográfica: aquí corresponde ingresar el dato para la localización física del
documento.

Disponibilidad: en este campo deberá indicar el acceso establecido para el documento, ya

sea para la consulta en sala de lectura o para préstamo domiciliario.

Estado: aquí deberá indicar el estado en que se encuentra el documento, que puede ser uno
de los siguientes:
a) Disponible: indicará que se puede acceder al documento a través de la modalidad de
préstamo definida en el campo Disponibilidad.
b) No disponible: indicará que ese documento no se puede afectar al préstamo por
diferentes razones: se encuentra en encuadernación, perdido, o en otra categorización que
determine la biblioteca.

Imagen 17. Menú de opciones de estado del documento

Luego, deberá continuar con el ingreso de los datos bibliográficos:

Nivel bibliográfico: ingresar el tipo de tratamiento que se le ha dado al documento en

proceso, ya sea analítico, monográfico, colección u otra categorización que establezca la
biblioteca.

Tipo de documento: ingresar el código que identifique las características intelectuales del
tratamiento del documento. Podrá ser: LIB= libros, TES= tesis u otra categorización que
establezca la biblioteca. Podrá acceder al módulo Parámetros/Tipos de documento para
personalizar esta tabla.

Soporte físico: ingresar el medio físico en el cual se presenta el documento. Podrá utilizar:
impreso en papel, cd-rom u otra categorización que establezca la biblioteca.

Edición: ingresar el número de edición del documento, correspondiente al conjunto de

ejemplares editados sobre un mismo molde.

Lugar de publicación: ingresar la ciudad o país como aparece en el documento.

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 Editor: ingresar los datos de la empresa o persona responsable de la edición del documento.
Deberá ingresar uno por línea en caso de tener varias ocurrencias.

Año de edición: ingresar la fecha en la que se publicó el documento.

Descripción física: ingresar los datos referidos a la extensión y características físicas del
documento, como pueden ser: cantidad de páginas, volúmenes.

Tamaño: ingresar los datos que describan el tamaño del documento.

Serie: ingresar los datos de serie.

ISBN: ingresar el número asignado por la agencia internacional que identifica al documento.
No deberá ingresar la sigla ISBN, ya que será incluida por el sistema en la visualización del
registro.

Volumen: si se tratara de un documento publicado en más de un volumen, consignar el

número correspondiente al volumen que se esté ingresando.

Descripción del volumen: ingresar el título del volumen si lo tuviera.

País: seleccionar de la tabla el país correspondiente a la sede del editor.

Idioma: seleccionar de la tabla el idioma en que está escrito el documento.

Notas: ingresar toda información complementaria considerada de interés.

Índice: ingresar el índice del documento.

Estantes y Sub-estantes: seleccionar de la tabla el estante o sub-estante virtual al cual quiere

vincular el documento. Luego deberá hacer clic en a estante virtual para que el documento sea
asignado al estante elegido.
Recuerde que la estructura de la facilidad de estantes virtuales fue explicada en la sección 3.2.
Una vez finalizado el ingreso de datos, deberá seleccionar Confirmar alta de registro o bien
Agregar nuevo volumen si está ingresando un documento publicado en más de un volumen.

3.3.1 Agregar ejemplares

Koha-UNLP le permitirá agregar más ejemplares a un registro que ya haya sido creado sin tener
que repetir el ingreso de los datos de descripción bibliográfica.
Deberá seleccionar la función Agregar ejemplares y buscar el ISBN o el título del
documento al cual quiere sumar ejemplares.

Imagen 18. Agregar ejemplares

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 Como resultado de la búsqueda, Koha-UNLP le presentará una lista con datos de título,
autor y edición para la identificación del documento pertinente. Ante esta situación, tendrá dos
opciones:
– Si localizó el documento de su interés: podrá seleccionar Agregar ejemplares para comenzar a
agregar los datos de los nuevos ejemplares.
– Si no localizó el documento de su interés: deberá seleccionar la opción Crear descripción
bibliográfica vacía para crear un registro nuevo.

Imagen 19. Resultados de la búsqueda

Si la opción elegida es Agregar ejemplares, Koha-UNLP le presentará la pantalla de los

niveles 2 y 3.
En este caso deberá tener en cuenta si el ejemplar a ingresar corresponde a:
1. Un documento publicado en un solo volumen: en este caso solamente deberá completar los datos
administrativos ya que los datos bibliográficos fueron ingresados cuando se usó la función
Agregar documento.

Imagen 20. Documento de un solo volumen

En este caso sólo deberá completar los campos: código de barras, número de inventario,
cantidad de ejemplares, signatura topográfica y disponibilidad. El proceso de ingreso de datos
para este caso finalizará en el título Agregar a descripción bibliográfica existente, donde
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deberá hacer clic en Agregar nuevo ejemplar a registro existente para guardar (o grabar) los
datos.

2. Un documento publicado en más de un volumen: cuando se trate de agregar un ejemplar publicado

más de un volumen deberá completar los campos que se describieron para el caso de un ejemplar
en un solo volumen y además deberá completar los campos encabezados por el título Agregarlo
a una nueva descripción bibliográfica.

Imagen 21. Documento de más de un volumen

Al finalizar deberá seleccionar deberá seleccionar Confirmar alta de registro o bien

Agregar nuevo volumen si decidiera seguir incorporando volúmenes.

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4. Módulo Circulación
El módulo Circulación permite administrar las transacciones de préstamos, devoluciones,
renovaciones, reservas y sanciones. El funcionamiento de este módulo se relaciona directamente
con el módulo Parámetros, ya que en éste se indican las condiciones de uso establecidas por la
Biblioteca para el servicio de circulación: tipos de préstamos, cantidad de días, horarios y esquema
de sanciones.
Los procedimientos explicados para los Préstamos, Devoluciones y Renovaciones son
comunes a todos los tipos o modalidades de préstamos establecidos por la Biblioteca.
Las operaciones de Circulación (préstamos, devoluciones y renovaciones) están
representadas por los íconos que se detallan a continuación:

Imagen 22. Íconos que representan las devoluciones,

los préstamos y las renovaciones, respectivamente

4.1 Préstamos
El préstamo de documentos se realiza mediante la localización del documento requerido a través
de cualquier opción de búsqueda en el menú Catálogo.
Ejemplo: búsqueda de un documento titulado “Cálculo y geometría analítica”.

Imagen 23. Ejemplo de búsqueda en el catálogo

El resultado de la búsqueda se muestra en una nueva pantalla donde se visualizan los datos
bibliográficos relevantes para la identificación del documento solicitado.
En la columna Disponibilidad, Koha-UNLP informará la cantidad de ejemplares que posee
la Biblioteca y su disponibilidad: consulta en sala de lectura, préstamos, u otra opción que se
determine.

Imagen 24. Disponibilidad del ejemplar

Deberá posicionar el cursor sobre el campo Título para acceder al registro bibliográfico
completo y a la lista de ejemplares disponibles para los diferentes tipos de préstamo:

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 Imagen 25. Ejemplo de registro

Una vez localizado el libro, podrá realizar el préstamo haciendo clic en el ícono que muestra
el libro rojo.
Si el usuario requiere este libro para consulta en la Sala de Lectura, deberá proceder de la
misma manera, pero posicionando el cursor sobre el ejemplar dispuesto para esa modalidad.

Imagen 26. Préstamo normal y a Sala de Lectura. El segundo ejemplar se encuentra

prestado al usuario “Usuario Usuario”

En otra pantalla, Koha-UNLP le solicitará que ingrese el apellido o DNI del usuario, y luego
que confirme (aceptar) o anule la operación (cancelar).

Imagen 27. Pantalla de datos del usuario para préstamo de un ejemplar

Una vez que haya presionado “aceptar” se emitirá un formulario del préstamo
correspondiente. El anexo de imágenes contiene un ejemplo de formulario de préstamo.
En el caso de los libros dispuestos para consulta, podrá seleccionarse la modalidad de
préstamo dispuesta por la Biblioteca, por ejemplo, préstamo especial, préstamo para sala de
lectura, etc.
Luego de ingresar los datos del usuario, deberá seleccionar el tipo de préstamo desplegando
las opciones dispuestas.

Imagen 28. Tipos de préstamo disponibles

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 4.1.1 Préstamos a partir de reservas
Se puede realizar el préstamo de un libro reservado previamente por el usuario desde el
OPAC. Deberá ingresar los datos del usuario y Koha-UNLP mostrará una pantalla donde se
visualizarán los libros asignados que estén disponibles para ser prestados. Para realizar el
préstamo, deberá proceder de la misma manera que para cualquier préstamo, pero seleccionando
el o los ejemplares, después de hacer clic en el ícono rojo. Una vez finalizado el préstamo,
Koha-UNLP mostrará la operación realizada, nombre del usuario y fecha de vencimiento.

Imagen 29. Préstamos a partir de reservas

4.2 Devoluciones y renovaciones

Las devoluciones y renovaciones pueden realizarse desde el módulo Circulación y también desde
las facilidades de los módulos Catálogo y Usuarios, como se explica a continuación:
– Desde el módulo Circulación, en el menú Préstamos y Devoluciones: deberá ingresar el apellido
o DNI del usuario y el código de barras (inventario) del ejemplar y luego hacer clic en el ícono
verde para Devolver o en el celeste para Renovar.

Imagen 30. Ejemplo de devolución o renovación desde el módulo Circulación

– Desde el módulo Catálogo: deberá buscar el libro, seleccionar el ejemplar y pulsar en el ícono
verde para Devolver o en el celeste para Renovar.

Imagen 31. Ejemplo de devolución o renovación desde el módulo Catálogo

– Desde el módulo Usuarios/Usuarios reales: en la pantalla de registro del usuario, Koha-UNLP

mostrará los datos del usuario y los Ejemplares prestados. Allí, deberá seleccionar el o los
títulos que serán renovados.

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 Imagen 32. Ejemplares prestados al usuario para renovar
En todos los casos, deberá aceptar o cancelar la operación en la pantalla de confirmación
siguiente donde se visualizan los datos del libro y del usuario.

Imagen 33. Pantalla de confirmación

Una vez aceptada la renovación, el sistema emitirá un formulario correspondiente a esta
operación.
Si el ejemplar se encuentra reservado, el sistema no permitirá renovar el préstamo, sólo
admitirá la devolución del mismo.

4.3 Sanciones
Koha-UNLP aplica el esquema de sanciones determinado por cada Biblioteca, que debe ser
especificado en el módulo Parámetros.
Si al momento de prestar un libro o renovar un préstamo al usuario, éste se encuentra
sancionado por otro préstamo no devuelto o devuelto fuera de término, el sistema no permite
el préstamo ni la renovación a ese usuario, informando la suspensión en un cartel rojo.
Cuando se realice una devolución cuyo libro haya vencido, el sistema suspenderá al
usuario por el término de los días que correspondan.
En la pantalla de sanciones también se muestra el listado de usuarios afectados por las
sanciones y se puede eliminar esta condición. La opción de eliminar una sanción le está permitida
solamente al administrador del sistema o responsable de la Biblioteca.

Imagen 34. Listado de usuarios sancionados

Imagen 35. Información sobre un usuario sancionado

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5. Módulo Usuarios
El Módulo Usuarios permite administrar el registro de los usuarios, actualizar datos, otorgar
permisos y realizar operaciones individualmente para cada usuario.
KOHA-UNLP permite la administración de dos grandes grupos de usuarios: usuarios reals y
usuarios potenciales.

5.1 Usuarios potenciales

Los Usuarios potenciales son aquellos que se encuentran almacenados en la base de datos y
que aún no se han registrado para usar los servicios de la Biblioteca. Cuando deciden ser socios, la
Biblioteca los habilita como tales.
Los datos de estos usuarios pueden ser obtenidos de un proceso de importación desde
otro sistema, por ejemplo, en las bibliotecas de la Universidad, es el resultado de la importación
desde el sistema de alumnos SIU Guaraní.
Las Bibliotecas que no usen sistema de administración de alumnos o no tengan sus usuarios
almacenados previamente, deben ingresar registrar los datos utilizando la función Agregar
usuario.

Búsqueda de usuarios potenciales: permite utilizar el apellido, DNI o legajo como expresión de
búsqueda. Luego presionar Buscar.
Ver usuarios: permite listar todos los usuarios a partir de una letra.

5.2 Usuarios reales:

Los Usuarios reales son los usuarios que fueron habilitados para el uso de la Biblioteca
usando la funcionalidad de Usuarios potenciales. Los Usuarios reales pueden loguearse en el
OPAC, realizar búsquedas y acceder a la reserva y renovación en forma remota.

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 Búsqueda de usuarios reales: permite utilizar el apellido, DNI o legajo como expresión de
búsqueda. Luego presionar Buscar.
Ver usuarios: permite listar todos los usuarios a partir de una letra.

Utilizando la función Búsqueda de usuarios reales se pueden acceder al registro para para editar
o modificar datos.
Se selecciona Apellido, nombres o DNI y a partir de allí el sistema abre una nueva pantalla
donde se encuentran los datos del usuario requerido.

Desde esta pantalla se pueden realizar las siguientes operaciones:

5.2.1. Modificar datos:
Se accede a la misma pantalla usada para realizar la operación Agregar Usuario.

Permite modificar los datos personales: apellido, domicilio, e-mail, etc.

Recordar que esta operación también la puede realizar el usuario directamente desde la
opción MI CUENTA en el OPAC. En este caso la información ingresada por el usuario
registrado pasa automáticamente a su registro de usuario en la Intranet.
Una vez realizados los cambios presionar el botón '''Guardar”. A continuación KOHA-
UNLP abrirá una nueva pantalla de confirmación con el texto “Confirme registro” donde se
visualizarán los datos modificados. Nuevamente seleccionar “Guardar” para grabarlos en el
sistema, en caso contrario las modificaciones realizadas no serán almacenadas.

22
 5.2.2 .Eliminar usuario:
Esta función se utiliza cuando un usuario registrado puede decidir no continuar con esta
condición, o bien la Biblioteca decide dar de baja usuarios que no cumplan con los requisitos
dispuestos.
Cuando se realiza esta operación aparece un mensaje para confirmar si realmente se quiere
efectuar la baja.
5.2.3. Cambiar contraseña:
Una vez seleccionada esta opción se abrirá una nueva pantalla donde se puede cambiar la
contraseña del usuario, deberá introducirla y luego confirmarla.

5.2.4. Modificar permisos:

Los usuarios internos del sistema, bibliotecarios, operadores, personal de apoyo, pueden
acceder a determinadas funciones de acuerdo a las tareas que desarrollen. Así, la persona
responsable de la administración de KOHA-UNLP, tendrá la totalidad de los permisos
identificados como Superlibrarian. Esta persona podrá decidir y asignar los permisos del resto de
su grupo de trabajo, por ejemplo: el personal de procesos técnicos tendrá acceso a las funciones
del Módulo Catálogo pero no podrá realizar operaciones de Circulación, o viceversa.

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 5.2.5. Generar carnet:
Desde esta función se obtiene el carnet de socio que lo habilita al uso de los servicios de la
Biblioteca. En el carnet se imprimen los datos identificatorios del usuario, su foto, los datos de la
Biblioteca y el código de barra que codifica su identificación.

5.2.6. Libre deuda:

Administra la emisión del certificado de libre deuda. La emisión del mismo dependerá del
estado del usuario ante la Biblioteca según las reglas de uso establecidas.
El estado del socio se controla mediante una preferencia del sistema, que se verifica al
momento se solicitar el certificado.
Esta preferencia está determinada por defecto para validar que el usuario no tenga
préstamos vencidos. KOHA-UNLP ofrece otras posibilidades que permiten la personalización de
esta función.

5.2.7. Subir foto:

Permite incorporar la foto del usuario a su registro. Ésto permitirá identificar visualmente al
usuario en pantalla. Se debe presionar sobre el botón Examinar para buscar el archivo (jpg) de la
foto y luego presionar el botón Subir foto para que la imagen sea agregada.
5.2.8. Historial de préstamos:
Permite almacenar los datos de las operaciones de préstamos realizadas por el usuario. Se
podrán visualizar los siguientes datos: título, autor, codigo de barras, signatura topográfica, fecha
del préstamo y fecha de vencimiento de los préstamos.

24
 5.2.9. Historial de reservas
El Historial de reservas permite almacenar los datos de las reservas realizadas por el usuario.

El Historial guarda los datos: autor, título, estado, fecha de la reserva y vencimiento.
El estado puede ser: anulada en el caso que el usuario haya cancelado la reserva y otorgada si la
reserva se convirtió en un préstamo.

5.3 Agregar usuario:

Esta función permite dar de alta a los usuario que no estén incluidos en los Usuarios
potenciales.
Seleccionado esta opción, se abrirá un pantalla para completar los datos personales
requeridos por el sistema: Apellido y nombres, número de documento, legajo, dirección, mail,
etc. Utiliza la misma pantalla que la función: Modificar datos.

Campos obligatorios: Los campos identificados con un asterisco (*) son considerados como
OBLIGATORIOS.
Completados todos los datos deberá presionar el botón '''Guardar”. A continuación KOHA-
UNLP abrirá una nueva pantalla de confirmación con el texto “Confirme registro” donde se

25
visualizarán los datos modificados. Nuevamente seleccionar “Guardar” para grabarlos en el
sistema, en caso contrario las modificaciones realizadas no serán almacenadas.

Operaciones de Circulación
En la pantalla de registro del usuario también se pueden realizar operaciones de circulación:
si el usuario tiene préstamos en curso o reservas realizadas, al pie de la pantalla aparece un listado
desde donde se pueden realizar las devoluciones y renovaciones de préstamos activos y
efectivizar las reservas .

26
6. Módulo Parámetros
El módulo Parámetros permite administrar las opciones para configurar el funcionamiento de
Koha-UNLP de acuerdo a las normas de uso de cada biblioteca.

6.1 Preferencias
Las Preferencias del sistema son variables que controlan el funcionamiento de Koha-UNLP,
por ejemplo: categorías de usuario, modalidades de préstamos, tipos de documento, envío
automático de mails, etc.

El anexo de imágenes contiene la tabla de preferencias.

6.2 Unidades de información

Esta función permite configurar los datos de las distintas unidades de información que
administrará el sistema. Deberá ingresar los datos de la biblioteca: nombre, institución, domicilio,
teléfono, mail y categoría. Koha-UNLP le permitirá editar los datos de una biblioteca o darla de
baja, utilizando los íconos que representan la función:
permite editar, corregir o modificar los datos.
permite dar de baja (borrar) una unidad de información como usuaria del sistema.
Estos dos íconos estarán presentes en todo el entorno del sistema, y sus funciones serán,
respectivamente, editar y eliminar datos de cualquier tipo.

Imagen 38. Unidades de información

6.3 Tablas de referencia

Las Tablas de referencia permiten normalizar la entrada de datos para todos los registros. Es
decir, si se adopta un descriptor para identificar a un tema, este término se escribirá siempre de la
misma forma y cuando se modifique, el cambio se aplicará a todos los registros que contengan
dicho descriptor. Este mismo procedimiento se usará para el caso de los autores.
Deberá seleccionar desde el listado la tabla a utilizar: temas o autores.

27
 Imagen 39. Listado de tablas de referencia

Koha-UNLP le presentará la pantalla Administración de categorías donde podrá escribir

el término de interés y obtener el resultado de la búsqueda para Editar (modificar) o Eliminar
dicho término.

Imagen 40. Ejemplo de búsqueda de categorías

Editar:
Para la función Editar se presentará una pantalla donde puede manipular los datos de ese
registro. Este cambio se aplicará a todos los registros del sistema que tengan referencia a este
registro en particular.

Eliminar:
La función Eliminar permitirá asignarle todos los registros que contengan el término que desea
eliminar (tema o autor) a un término similar que encuentre el sistema.

En esta pantalla tendrá dos opciones:

– Asignar y borrar: asignará el término de referencia a otro autor o tema y borrará el autor o tema
actual.

– Asignar: asignará las referencias del autor o tema a otro autor o tema y conservará los datos del
tema original.

6.4 Tipos de documento

Permite definir los diferentes tipos de documento que serán procesados por la biblioteca. Las
categorías definidas serán utilizadas en el proceso de alta, baja y modificación de registros
permitidas en el módulo Catálogo.
En esta pantalla podrá indicar el código que representará el tipo de documento, descripción y
las condiciones de préstamo y renovación.

En esta pantalla, además, podrá:

– Agregar: crear una categoría de documento: libro, tesis, mapa, etc, crear un código que
identifique ese documento y definir las reglas de uso establecidas para cada documento:
disponibilidad, cantidad de días permitidos para el préstamo y opción de renovación.

28
– Modificar: editar el registro de los tipos antes definidos y modificar sus reglas.
– Eliminar: borrar un tipo de documento.

Imagen 41. Tipos de documento

6.5 Categorías de usuarios

Permite definir las categorías de usuarios establecidas por la biblioteca.
En esta pantalla podrá:
– Agregar: crear una categoría de usuario: alumnos, docentes, investigadores u otra categoría que
especifique, crear un código que la identifique y definir las reglas de uso establecidas para cada
grupo: cantidad de días permitidos para el préstamo, cantidad máxima de préstamos, etc.
– Modificar: editar el registro de las categorías antes definidas y modificar sus reglas.
– Eliminar: borrar una categoría.

Imagen 42. Categorías de usuarios

6.6 Tipos de préstamo

Permite definir los parámetros para la administración de los tipos de préstamos que gestione la
biblioteca.

29
 Como en los casos anteriores, en esta pantalla deberá:

– Agregar: crear un tipo de préstamo: préstamo domiciliario, préstamo especial, préstamo para sala
de lectura u otra categoría específica. También deberá crear un código que lo identifique y definir
las reglas de uso establecidas para cada tipo de préstamo: cantidad de días permitidos, cantidad
máxima de préstamos, etc.

– Modificar: editar el registro de los tipos antes definidos y modificar sus reglas.

– Eliminar: borrar un tipo de documento.

Imagen 43. Tipos de préstamo

6.7 Administración de libre deuda

La emisión del certificado de libre deuda deberá ser administrada desde esta función. En esta
pantalla podrá indicar las razones por las cuáles Koha-UNLP no deberá emitir el certificado.
Podrá seleccionar una o varias de las opciones del listado, o bien podrá indicar al sistema que
aplique todas las condiciones a la vez.
En todos los casos deberá hacer clic en Guardar para grabar las opciones elegidas.

Imagen 44. Administración de libre deuda

30
6.8 Feriados
Esta función le permitirá marcar con anticipación en el calendario los días en los que la biblioteca
no brindará servicios. Podrá seleccionar los feriados nacionales, períodos vacacionales, asuetos u
otros días que la institución establezca como inactivos.

Imagen 45. Ejemplo de calendario con feriados marcados

como días inactivos

6.9 Sanciones
Esta funcionalidad le permitirá personalizar el esquema de sanciones para que Koha-UNLP lo
aplique en forma automática desde el módulo Circulación.
Las sanciones pueden ser aplicadas, por ejemplo, a usuarios que devuelvan los ejemplares
fuera de término o aquellos que realicen una reserva y luego no retiren el ejemplar, u otra causa
que establezca la biblioteca.
A continuación se muestra una captura de la pantalla de administración de sanciones, en la
que se configura a qué tipo de préstamo y a qué categoría de usuario se aplica una determinada
sanción, con el período de demora de la devolución del ejemplar y la cantidad de días de sanción
que corresponden. También aquí se puede determinar la cantidad de veces que un usuario puede
incurrir en una sanción determinada.

31
 Imagen 46. Panel de control de sanciones

6.9.1 Consideraciones particulares respecto a sanciones y reservas

Sanciones

Para configurar la aplicación de las reglas de sanciones deberá activar las Preferencias del
sistema que afectan las sanciones:
a) sanctions: habilita o deshabilita la aplicación de las reglas de sanciones.
b) daysOfSanctionReserves: indica la cantidad de días de sanción que corresponde a los usuarios
que tienen reservas no retiradas.
Debe tener en cuenta que el esquema de sanciones considerará que las mismas se aplicarán
sobre tipos de préstamo, categorías de usuarios y plazos que la biblioteca determine.
Las sanciones se aplicarán cuando el usuario cumpla con la devolución del ejemplar.
En el caso de que un usuario sancionado tenga varios ejemplares vencidos en su poder, la
sanción se aplica cuando se devuelve el último ejemplar.
Si varios de los ejemplares fueron devueltos con demora, la sanción que se aplica es la que
corresponde a la devolución más atrasada.
Cuando un usuario haya devuelto un libro fuera de término y posea más libros vencidos en
su cuenta, no podrá realizar operaciones de circulación hasta no devolver el último ejemplar y se
haya cumplido el plazo de la sanción aplicada.
Reservas

Para configurar la aplicación de las reglas de sanciones deberá acceder al módulo Parámetros y
activar las Preferencias del sistema que afectan las reservas:
a) maxreserves: cantidad máxima de reservas que puede efectuar un usuario.
b) ReserveItem y reserveGroup: cantidad de días de plazo para retirar el libro reservado.
c) daysOfSanctionReserves: cantidad de días de sanción que le corresponden a un usuario que
no retira una reserva.
d) reserveFrom: dirección desde la que llegan los e-mails referidos a las reservas.
e) reserveMessage: mensaje de aviso de reserva disponible.
f) reserveSubject: asunto del mail con aviso de reserva disponible.

32
7. Módulo Reportes
El módulo Reportes permite obtener reportes y estadísticas de las operaciones realizadas por el
sistema. Koha-UNLP permite visualizar los datos en pantalla, obtener un listado, generar un
archivo en formato pdf o exportar esos datos a una planilla de cálculo de la aplicación Open
Office.
Los reportes están estructurados de acuerdo a las tareas que se realizan desde cada módulo.
Así, si se requieren datos del servicio de préstamos de la biblioteca, se deberán obtener desde las
opciones listadas en el bloque del módulo Circulación.

7.1 Reportes del módulo Catálogo

7.1.1 Reporte de inventario

En esta pantalla podrá obtener el listado de inventarios de los documentos ingresados al sistema.
Para la generación del reporte, deberá especificar un rango de números de inventario en la
opción Localización del ejemplar entre. Deberá ingresar el código de la biblioteca seguido del
número de inventario y presionar Buscar. Recuerde que los datos deben estar separados por un
guión.

Imagen 47. Reporte de inventario

Como resultado, Koha-UNLP le presentará un listado con los números de inventarios y los
datos bibliográficos.
Además, le informará en la barra superior los números de inventario mínimo y máximo que
encuentra almacenados. Para exportar esos datos a una planilla de cálculo deberá seleccionar
Generar planilla y acceder a ella desde la aplicación.
En este reporte tendrá también la facilidad de ordenar los datos de manera ascendente o
descendente, para lo cual deberá hacer clic en las columnas número de inventario, autor, título o
signatura topográfica.

Imagen 48. Listado de inventario

33
 7.1.2 Reporte de signatura topográfica
En esta pantalla podrá obtener el listado de las signaturas topográficas utilizadas. Tendrá dos
opciones para generar el reporte.
– Iniciar la búsqueda por una signatura en particular, por ejemplo 316 WEB. El sistema le listará
solamente los documentos que tengan asignada la signatura requerida.

Imagen 49. Resultados de búsqueda por signatura

– Iniciar la búsqueda a partir de la generación del reporte. Deberá especificar un rango de signaturas
usadas, por ejemplo: Desde 316 Hasta 338.

Imagen 50. Búsqueda por rango de signaturas

Como resultado el sistema le presentará una pantalla donde se listarán todos los documentos
cuyas signaturas están comprendidas en el rango especificado.

Imagen 51. Resultados de búsqueda por rango de signaturas

34
 En cualquier caso, podrá elegir la Cantidad de resultados por página que desea visualizar.
En el caso de este ejemplo, la cantidad de resultados excede el número solicitado, por lo tanto el
resto de los datos se podrán ver en las páginas siguientes.
Tal como se explicó en Reporte de inventario, si se quisiera exportar esos datos a una
planilla de cálculo, se deberá seleccionar Generar planilla y acceder a ella desde la aplicación.
En este reporte tendrá también la facilidad de ordenar los datos de manera ascendente o
descendente. Para ello deberá hacer clic en las columnas signatura topográfica, autor, título o
número de inventario.
7.1.3 Reporte “Generar etiquetas”
Este reporte le permitirá generar el listado de las etiquetas con código de barras para luego
imprimirlas y aplicarlas al documento.
Como en los reportes descriptos anteriormente, en este caso también tendrá la facilidad de
realizar reportes a partir de un rango de datos, ya sea de números de inventario o de signatura
topográfica.
Como resultado, el sistema le presentará una pantalla con el listado requerido.

Imagen 52. Listado de ejemplares para generar etiquetas

Luego, deberá seleccionar Generar etiquetas y obtener el archivo de etiquetas a imprimir.

Imagen 53. Etiqueta generada

35
7.2 Reportes del módulo Usuarios

7.2.1 Reporte “Generar carnet”

Este reporte le permitirá generar el listado de los usuarios para imprimir su carnet
correspondiente.
Como en los reportes descriptos anteriormente, aquí también tendrá la facilidad de generar el
reporte a partir de un rango de datos. En este caso podrá indicarse un rango a partir del apellido
o del legajo del usuario. También podrá seleccionar un rango de categoría de usuario o listar
Todos los tipos de usuarios.

Imagen 54. Generar carnets de usuarios

Una vez que haya obtenido el reporte, podrá seleccionar Generar carnet para obtener el
archivo para imprimir.

36
 Imagen 55. Carnets de usuarios

Otros reportes del módulo Usuarios que se pueden obtener:

Usuarios por categoría: permite obtener información de cantidad de usuarios por
categoría: alumnos, docentes, investigadores u otra categorización establecida por la biblioteca;
Frecuencia de uso: frecuencia de uso de los servicios de la biblioteca, por año y por
categoría.

7.3 Reportes del módulo Circulación

7.3.1 Actividades anuales

Este reporte le permitirá tener una representación de las operaciones realizadas anualmente en el
servicio de circulación y préstamos de la biblioteca.
Deberá seleccionar el año que dará origen al reporte y el sistema le presentará una pantalla
donde se podrán visualizar los datos mensuales de cantidad de préstamos (en sus diferentes
modalidades), devoluciones, renovaciones y cantidad de usuarios que accedieron a esas
operaciones.

Imagen 56. Actividad anual

Como en los reportes descriptos anteriormente, Koha-UNLP le brinda la facilidad de

exportar los datos a una planilla de cálculo.
Otros reportes del módulo Circulación que se pueden obtener:
Préstamos: este reporte indica la cantidad de préstamos actuales, así como los vencidos;
Reservas: devuelve las reservas actuales de los usuarios de la biblioteca;
Reportes históricos de préstamos y sanciones.

7.3.2 Registro de circulación

Este reporte pemite obtener la cantidad y el listado para cada tipo de préstamo y operación
en una determinada fecha.

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