Plan de Comunicaciones

Del Proyecto
Nombre del proyecto: Aniversario No. 52-UMG
Identificador del proyecto: UMG-52-2018
Fecha elaboración: 19/Mayo/2018
 Plan de Gestión de Comunicaciones
Identificador del proyecto: UMG-52-2018
Versión 1.0

Información del Proyecto

Empresa/Organización Universidad Mariano Gálvez.
Nombre del proyecto Aniversario No. 52 – UMG.
Fecha de elaboración 24 de marzo de 2018.
Cliente Estudiantes de la Universidad Mariano Gálvez,
extensión San Pedro Sac., San Marcos.
Patrocinador principal Universidad Mariano Gálvez, extensión San Pedro
Sac., San Marcos.
Director del proyecto Lic. Efraín Reyna.

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Introducción
Como punto de partida de este plan de comunicaciones nos llevara a desarrollar
ideas con el objetivo que sean de utilidad en el desarrollo de la celebración y
conmemoración de los 52 años de existencia de la universidad Mariano Gálvez de
Guatemala, sede en San Pedro Sacatepéquez, San Marcos permitiendo cambios
nuevos y mejoras en los resultados al finalización las actividades de aniversario
tomando en cuenta que la fecha de celebración de aniversario es transformada en
acontecimientos que provocan noticia con el objetivo de transmitir solidez,
experiencia, compromiso con la sociedad e innovación, es por ello que los
estudiantes del 11vo. Semestre de la carrera de Ingeniería en Sistemas de
Información y Ciencias de la Computación guiados juntamente por docente de curso
“Ingeniería de Proyectos” se realizara un plan de comunicación para que la
conmemoración del aniversario se ejecute y generar resultados eficientes.

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Metodología
1. Multiplicar las fuentes de información además de las fuentes oficiales tanto
internas como externas como por ejemplo: Pagina web de la Universidad,
publicidad e información brindada en las aulas de estudio.
2. Un enfoque práctico y una colaboración estrecha de todas los organizadores
y participantes.

Ejes estratégicos y objetivos

El plan de comunicación para el desarrollo de la celebración y conmemoración de
los 52 años de existencia de la universidad Mariano Gálvez de Guatemala, sede en
San Pedro Sacatepéquez, San Marcos tiene dos ejes estratégicos, cada uno de
ellos con dos grandes objetivos estratégicos que orientan las acciones de
comunicación propuesta a continuación:

1. Acercar a los estudiantes de la Universidad a las actividades de aniversario.

a. Establecer diálogos de comunicación e intercambio de información
entre los coordinadores de las diferentes carreras y estudiantes.
b. Trasladar con tiempos prudentes información general de las
actividades a realizarse en desarrollo de la celebración y
conmemoración de los 52 años de existencia de la universidad
Mariano Gálvez de Guatemala, sede en San Pedro Sacatepéquez,
San Marcos, logrando con ello potenciar la presencia de información
en las estudiantes y así hacer sentir deseo de participar en las
actividades.

2. Mejorar la unión interna de los organizadores. Se trata de trabajar de manera

sólida en la organización de todo el certamen de aniversario con una miranda
unitaria de éxito. También podemos expresar este eje en dos direcciones:
a. Fomentar el sentimiento de participación en el aniversario entre los
estudiantes que la componen de todos las carreras y mejorar el flujo
de información y comunicación entre los miembros de la comunidad
universitaria, definiendo un modelo de comunicación.
b. Potenciar la proyección de una imagen unitaria y atractiva en todas las
actividades de aniversario de la Universidad Mariano Gálvez de
Guatemala.

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Principios básicos
Los principios básicos en los que se sustenta el plan de comunicación son:

 Participación: Toda la comunidad universitaria tiene cabida y tiene su parte

de responsabilidad en el desarrollo del Plan de Comunicaciones en general
y acciones en particular. Especialmente importante es la participación de los
alumnos, profesores, personal administrativo y los responsables de
comunicación.
 Colaboración: La buena marcha del Plan de Comunicaciones depende de
la disposición a cooperar en él de los distintos organizadores del aniversario
y de los participantes.
 Coordinación: Es fundamental que la implementación y ejecución de las
distintas acciones mostradas en este plan, desarrolladas por distintas
personas estén coordinadas entre sí.

Conceptos
Para entender mejor el Plan de Comunicaciones es necesario aclarar algunos
conceptos y ejes en lo que se sustenta y que son condición indispensable para el
abordaje y desarrollo de las acciones en él contenidas:

 Dirección de Comunicación: A lo largo de las consultas, conversaciones y

entrevistas realizadas para reunir información que nos permitiera elaborar
este Plan de Comunicaciones hemos podido constar que para tener éxito en
la ejecución de todo lo planificado en la actividad de Aniversario todo tiene
que tener un plan de comunicación haciendo posible la coordinación de las
diferentes actividades, alinear las distintas acciones de comunicación, dicho
evento en un entorno y en un momento en el que cada vez cobra mayor
relevancia.

Equilibrio
El plan de comunicación buscara un equilibrio constante entre las necesidades de
los distintos trabajadores de la Universidad (Director, Catedráticos, personal
administrativo) y el alumnado, es decir una unificación de criterios y acciones de las
actividades de aniversario.

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Herramientas para la gestión de la comunicación

1. Revistas internas.
2. Boletines electrónicos.
3. Cartas, circulares, memos, actas y otros documentos.
4. Correo electrónico.
5. SMS: Envió de mensajes de texto.
6. Folletos, posters,
7. Reuniones con dirigentes
8. Encuestas.
9. Publicidad
10. Redes Sociales.

Guías de Comunicación para reuniones

1. Planificar puntos a tratar días entes de la reunión.
2. Hacer llegar de forma física o digital (Correo electrónico) los puntos a tratar
en la reunión.
3. Coordinar fecha, lugar, hora de la reunión.
4. Iniciar puntual.
5. Definir los roles que cada integrante (Moderador, apuntador)
6. Estar centrado en los temas a tratar.
7. Terminal puntual
8. Realizar un acta de la reunión

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Diagrama de Flujo de Información

DIRECTOR

Secretarias

Coordinador Coordinador Coordinador Coordinador Coordinador

Ingeniería Derecho Humanidades Criminología Auditoria

Directiva Directiva Directiva Directiva Directiva

Estudiantil por Catedráticos Estudiantil por Catedráticos Estudiantil por Catedráticos Estudiantil por Catedráticos Estudiantil por Catedráticos
semestre semestre semestre semestre semestre

Estudiantes Estudiantes Estudiantes Estudiantes Estudiantes

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Reuniones programas
No. Reunión Motivo Fecha Frecuencia Lugar Responsable
1 Finanzas Como adquirir finanzas 02/06/2018 Dos reuniones Oficinas de la Director y
para el Aniversario previas al Universidad Coordinadores
aniversario
2 Elección Definir bases Primera 1 vez Oficinas de la Coordinador y
Señorita UMG semana de Universidad alumnos de
Julio Humanidades
3 Elección Aprobar bases 2da. 1 vez Oficinas de la Director y
Señorita UMG Semana de Universidad Coordinadores de
Julio todas las carreras
4 Elección Elegir representantes por 3 semanas 1 vez Sedes de las Coordinador y
Señorita UMG carreras antes del diferentes directiva de
aniversario carreas alumnos.
5 Carrera UMG Definir ruta, puntos de Primera 1 vez previo al Oficinas de la Coordinador y
abastecimiento, semana de aniversario Universidad alumnos de
personal. de Julio Auditoría
6 Carrera UMG Definir personal Segunda 1 vez previo al Oficinas de la Coordinador y
colaborativo: Alumnos, semana de aniversario Universidad alumnos de
Bomberos, PMT, PNC Julio Auditoría
7 Deportes Definir bases y formato Primera 1 vez previo al Oficinas de la Coordinador y
de inscripción semana de aniversario Universidad alumnos de la
Agosto carrera de
Ingeniería
8 Deportes Organizar horarios, Mes de 1 vez previo al Oficinas de la Coordinador y
canchas, equipos. agosto aniversario Universidad directiva de
alumnos.

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Tabla de Requerimientos de Comunicación del Proyecto
Nivel Responsable Frecuencia
Herramienta de
Información Contenido Documento de de Grupo receptor de
comunicación
detalle comunicar comunicación
Información Informaciòn en las
Inicio de Acta de Gerente del Alumnado en
general del Medio aulas y Correo Solo una vez
proyecto Constitución proyecto general
proyecto Electrónico
Formato del plan
Plan del Elaboración del Gestión de Gerente del Estudiantes del
Alto enviada vía Correo Solo una vez
proyecto plan del proyecto integración proyecto curso e instructor
Electrónico
Elaboración del
Alcance del Gerente del Estudiantes del Impreso y Correo
alcance del EDT Alto Solo una vez
proyecto proyecto curso e instructor Electrónico
proyecto
Diagrama de Elaboración de Diagrama Gerente del Estudiantes del Impreso y Correo
Medio Solo una vez
red diagrama de red de red proyecto curso e instructor Electrónico
Gestión de Elaboración de Gestión de Gerente del Estudiantes del Impreso y Correo
Alto Solo una vez
tiempo gestión de tiempos tiempos proyecto curso e instructor Electrónico
Elaboración de Gestión de Gerente del Estudiantes del Impreso y Correo
Financiero Alto Solo una vez
gestión de costos costos proyecto curso e instructor Electrónico
Estado actual del
Estado del proyecto, Gerente del Estudiantes del Documento
Informe Alto Semanal
proyecto problemas y proyecto curso e instructor impreso
pendientes
Documento digital
Coordinación Informe detallado Acta de Gerente del Estudiantes del
Alto (PDF) y Correo Semanal
del proyecto de las reuniones reunión proyecto curso e instructor
Electrónico
Documento digital
Datos y
Cierre del Cierre del Gerente del Alumnado en (PDF) y Correo
comunicación del Medio Solo una vez
proyecto proyecto proyecto general Electrónico e
proyecto
impreso

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Anexos

ACTA DE REUNIÓN

ACTA DE REUNIÓN
Comité o Grupo:
Acta No
Citada por: Fecha:
Coordinador:
Hora inicio: Fin:

Secretario: Lugar:

PARTICIPANTES

No. Nombre Cargo Teléfono

PUNTOS DE DISCUSION

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DESARROLLO DE LA REUNIÓN

Observaciones

CONCLUSIONES

Período de
No Tarea Responsable
cumplimiento Observaciones

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INFORME DE AVANCE DE PROYECTO EN EJECUCIÓN

1. Datos Generales
Título del
Proyecto

Código de
Proyecto
Investigador
Principal
Institución
Beneficiaria

Fecha de inicio Fecha de finalización del Fecha de elaboración del

del proyecto proyecto Informe de Avance

Fecha de Informe 1:
elaboración de
Informes Informe 2:
anteriores
2.2 Actividades realizadas
Fecha Fecha
Descripción Grado de
Objetivo o tarea de de Observaciones
de avance Avance %
Inicio término
Según la Actividad Porcentaje Comentarios
formulación del realizada o grado de sobre posibles
proyecto hasta la avance modificaciones,
fecha de del ajustes o
elaboración indicador cambios
del presente respecto a lo
Informe planificado

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2.3 Actividades no previstas inicialmente que han sido realizadas o a

incorporar durante la ejecución del proyecto
Producto del
proyecto al que Actividad realizada Observaciones
pertenecen

3. Obstáculos que se han presentado para la ejecución del

proyecto
Actividades correctivas Acciones correctivas por
Limitaciones
desarrolladas desarrollar

Firma Investigador/a Principal

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INTEGRANTES DEL GRUPO

0903-13-13796 Eddy Estuardo Agustín Marroquín

0903-13-12163 Julio Noé de León Soc
0903-09-5855 Erwin Jonathan Navarro
0903-12-4143 David Jonathan López Monzón
0903-13-3991 Luis Pedro García
0903-13-05509 Carlos Daniel Gálvez

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