Ensayo Aplicación TRD

Aplicación de las Tablas de Retención Documental
Unidad 2
SANDRA YANNETH MORENO RINCÓN
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL (1882499)
BOGOTA 2019
Aplicación de las Tablas de Retención Documental
Introducción
El archivo documental de toda institución debe revestir gran importancia en la misma, ya que
esta fuente de información puede convertirse en el eje central de la entidad, pues allí es donde
reposa la memoria de la gestión de toda organización y es la fuente para la toma de decisiones;
por ello es importante que por pequeña que sea una entidad, pública o privada, se realice un
diagnóstico preliminar sobre la gestión documental realizada para determinar la organización y el
estado de conservación del archivo para poder así determinar las acciones a seguir en busca del
cumplimiento a los lineamientos establecidos en la normatividad legal vigente del Estado
Colombiano.
Tesis - Argumentación
El primer aspecto a tener en claro es el ciclo vital de la documentación que circula en la
organización, pues de la claridad de este concepto se puede realizar una correcta conservación y
permanencia de la información en los respectivos archivos. La documentación de continua
consulta por parte de las áreas productoras debe permanecer en el archivo de gestión, mientras
que aquellos que pierden su frecuencia de consulta pero aún siguen teniendo alguna vigencia
deberán reposar en un archivo central y la documentación de conservación permanente deberá
conservarse en un archivo histórico.
Pero no es suficiente con tener claro el ciclo vital de la documentación ya que el archivo debe
contar con una adecuada clasificación por temas; es importante que se identifique el valor que
los documentos poseen dependiendo la etapa del ciclo vital en el cual éstos se encuentren, ya que
pueden contener un valor primario (administrativo, legal, fiscal, contable o técnico) o un valor
secundario, el cual le es asignado a los documentos que contribuyen a los temas de cultura,
historia, investigación o ciencia. Como un segundo aspecto a considerar en la importancia de la
utilización de la tabla de retención documental (TRD), herramienta que es considerada como el
listado de series y subseries que clasifican los tipos documentales, de acuerdo con la estructura
de cada entidad, asigna el tiempo de permanencia de la documentación en las diferentes fases del
archivo y la disposición final de los documentos.
La TRD es una herramienta de gran importantica para la administración de archivos ya que es a
partir de ella a través de la cual se facilita el manejo de la gestión documental en una
organización, logrando que la información se encuentre correctamente clasificada y así poder
brindar un servicio eficiente al momento que un usuario solicita acceso a la información que
administra la organización.
Una de las principales herramientas que brinda la legislación colombiana es la Ley 594 de 2000
cuyo objeto es el “establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística
del Estado”, norma aplicable a toda la Administración Pública y las entidades privadas que
cumplen funciones públicas; además establece como obligatorio para dichas entidades “la
creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios
de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística”1,
así como la elaboración y adopción de las respectivas tablas de retención documental con el fin
de garantizar la protección de la información pública y del patrimonio documental, aspecto
reglamentado mediante el acuerdo 004 de 2013, con esta intervención por parte del Estado se
estandariza la administración de archivos de las entidades, por lo cual el siguiente paso es la
correcta aplicación de los lineamientos allí impartidos por parte de los funcionarios de las
organizaciones y garantizar así el derecho de acceso a la información pública de manera efectiva
y transparente, aspecto que ha sido normado a través de la Ley 1712 de 20142.
Conclusión
La gestión documental es un proceso transversal a toda la organización, razón por la cual todos
los funcionarios deben contar con capacitación sobre el manejo correcto de las tablas de
retención documental que aplican a la organización así como la clasificación y conservación de
los documentos y sobre todo tener conciencia de la importancia de la adecuada administración de
la documentación que transita en la organización, pues de ello depende la eficiencia y la
oportunidad tanto en la toma de decisiones de la entidad así como la atención al cliente interno y
externo, cuando éste realiza alguna solicitud sobre la documentación que reposa en la entidad.
1Ley 594 de 2000 - Artículo 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos.
2
Ley 1712 de 2014 "por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras
disposiciones"
Bibliografía
- Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras
disposiciones”
- Ley 1712 de 2014 "Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de
acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones"
- Acuerdo 4 de 2013 “Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de
2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación,
aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de
Valoración Documental”.
- Documento Aplicación de las tablas de retención documental - FAVA - Formación en
Ambientes Virtuales de Aprendizaje - SENA
- Guía de Aprendizaje para el Programa de Formación Complementaria Virtual Versión 01
Código GFPI-G001 2013-10-09 SENA
- Guía de Instrumentos de Gestion de Informacion Publica – Secretaría de Transparencia
- ABC para la implementación de un Programa de Gestión Documental – PGD – Secretaría de
Transparencia

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