Guia de Aprendizaje No.2

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Versión: 02
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Fecha: 30/09/2013

Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
Código: F004-P006-
GUÍA DE APRENDIZAJE
GFPI
GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 2
1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE
 DENOMINACIÓN DEL PROGRAMA DE FORMACIÓN: TECNÓLOGOS EN GESTIÓN DOCUMENTAL

 CÓDIGO DEL PROGRAMA DE FORMACIÓN: 521213 V. 2
 NOMBRE DEL PROYECTO (si es formación Titulada): 791469-INTERVENCIÓN DE LOS ARCHIVOS DE:
GESTIÓN, CENTRAL Y FONDOS ACUMULADOS DE LAS ENTIDADES PUBLICAS Y PRIVADAS DEL
DEPARTAMENTO DEL ATLÁNTICO.
 FASE DEL PROYECTO (si es formación Titulada): EJECUCIÓN
 ACTIVIDAD DE PROYECTO (si es formación Titulada): APLICAR LAS TECNOLOGIAS DISPONIBLES EN LOS
PROCESOS ARCHIVÍSTICOS Y ADMINISTRATIVOS.
 COMPETENCIA: 250601012 - ADMINISTRAR TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN COMO APOYO AL SISTEMA

INTEGRADO DE CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD
VIGENTE Y LA TECNOLOGÍA DISPONIBLE.
RESULTADOS DE APRENDIZAJE COMPETENCIA ANTERIOR:
*ALISTAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO QUE SE VAN A MICROFILMAR, DIGITALIZAR Y/O AUTOMATIZAR
TENIENDO EN CUENTA LAS TABLAS DE RETENCIÓN Y DE VALORACIÓN DOCUMENTAL, EL CÓDIGO DE ÉTICA,
LAS NORMAS, PRINCIPIOS Y TÉCNICAS ARCHIVÍSTICAS, Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.
*VERIFICAR LA APLICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS Y PROTOCOLOS PARA LA MICROFILMACIÓN,
DIGITALIZACIÓN Y/O AUTOMATIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO, DE ACUERDO CON LAS TABLAS
DE RETENCIÓN Y DE VALORACIÓN DOCUMENTAL, LA POLÍTICA INSTITUCIONAL Y LA TECNOLOGÍA.
*APLICAR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA MICROFILMACIÓN, DIGITALIZACIÓN Y AUTOMATIZACIÓN
DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO, DE ACUERDO CON LAS NORMAS TÉCNICAS, DE CALIDAD, DE
SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL; LA LEGISLACIÓN VIGENTE, LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y DE
OPERACIÓN DE LOS EQUIPOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE TECNOLOGÍAS ARCHIVÍSTICAS.
 COMPETENCIA: PROMOVER LA INTERACCIÓN IDÓNEA CONSIGO MISMO, CON LOS DEMÁS Y CON LA
NATURALEZA EN LOS CONTEXTOS LABORAL Y SOCIAL.
RESULTADOS DE APRENDIZAJE:
 DESARROLLAR PERMANENTEMENTE LAS HABILIDADES PSICOMOTRICES Y DE PENSAMIENTO EN LA
EJECUCIÓN DE LOS PROCESOS DE APRENDIZAJE.
 GENERAR HÁBITOS SALUDABLES EN SU ESTILO DE VIDA PARA GARANTIZAR LA PREVENCIÓN DE
RIESGOS OCUPACIONALES DE ACUERDO CON EL DIAGNÓSTICO DE SU CONDICIÓN FÍSICA
INDIVIDUAL Y LA NATURALEZA Y COMPLEJIDAD DE SU DESEMPEÑO LABORAL.
 COMPETENCIA: PRODUCIR TEXTOS EN INGLÉS EN FORMA ESCRITA Y ORAL.

RESULTADOS DE APRENDIZAJE COMPETENCIA ANTERIOR: COMPRENDER UNA AMPLIA VARIEDAD DE
FRASES Y VOCABULARIO EN INGLÉS SOBRE TEMAS DE INTERÉS PERSONAL Y TEMAS TÉCNICOS.
 DURACIÓN DE LA GUÍA: 120 Horas
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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Código: F004-P006-GFPI
2. PRESENTACION
Estimados Aprendices:
La incorporación de las tecnologías de la información por parte de todo tipo de empresas e instituciones en
los distintos procesos de la cadena de producción y de gestión, trae consigo cambios importantes en los
actuales servicios de información y documentación y para los profesionales de los mismos, encargados de
gestionar el conocimiento que se está generando en dichos sistemas.
En esta guía podrás aplicar procedimientos para conocer:
 Las normas técnicas y la legislación archivística vigente aplicada a los procesos de automatización o
digitalización en una organización: - Leyes, Acuerdos AGN, Decretos, Resoluciones, Circulares.
 Las Políticas gubernamentales e institucionales relacionadas con la aplicación de nuevas tecnologías
para la gestión electrónica de los documentos (G.E.D.).
 El perfil de los usuarios y las normas sobre confidencialidad y discreción relacionadas con el manejo
de la información en una organización.
 Las técnicas de trabajo en equipo y colaborativo en los procesos de digitalización.
 Programa de gestión electrónica de información: Concepto, Seguridad de la información, Ciclo vital
del documento electrónico.
 Procesos y procedimientos archivísticos aplicados al alistamiento de la documentación electrónica
(Ordenación, Descripción, Metadatos, Indice, Foliado).
Se espera que al finalizar la guía puedas reflexionar críticamente sobre los conceptos y procesos
apropiados; para esto, se aplicarán técnicas didácticas que generen sensibilización y aproximación a los
contextos de la gestión documental.
Deberás realizar tu mayor esfuerzo para lograr las actividades, aplicando tus conocimientos previos,
metodologías de investigación y adaptación de procesos al entorno productivo.
Muchos éxitos!
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3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
DESCRIPCIÓN DE LA(S) ACTIVIDAD(ES):
Actividad del proyecto: Aplicar Las Tecnologías Disponibles En Los Procesos Archivísticos Y
Administrativos.
Actividad de Reflexión No 1 (Preservación y protección del medio ambiente):
Iniciamos esta reflexión definiendo ¿Que es el Reciclaje?
El reciclaje es un proceso que consiste en someter a un proceso fisicoquímico o mecánico a una materia o un
producto ya utilizado a un ciclo de tratamiento total o parcial para obtener una materia prima o un nuevo
producto. También se podría definir como la obtención de materias primas a partir de desechos,
introduciéndolos de nuevo en el ciclo de vida y se produce ante la perspectiva del agotamiento de recursos
naturales, macroeconómico y para eliminar de forma eficaz los desechos.
En muchos países del mundo se celebra el 17 de Mayo el Día Internacional del Reciclaje. Oportunidad para
recordar la estrategia de Reducir, Reutilizar y Reciclar, que busca reorientar el comportamiento de todos los
ciudadanos con vista a mejorar el gran flagelo del Siglo XXI, los residuos sólidos urbanos.
La basura tecnológica es conocida internacionalmente como ‘e-waste’ o WEEE por la sigla en inglés de ‘Waste
Electrical and Electronic Equipment’, equivalente en español a RAEE, Residuos de Aparatos Eléctricos y
Electrónicos. En la Cadena de digitalización, se utilizan dispositivos electrónicos, los cuales al terminar su vida
útil se convierten en basura.
La "Iniciativa Cero Papel” es una directriz del Gobierno Nacional enmarcada dentro del Plan Vive Digital y en
cuyo desarrollo participan además del Programa Gobierno en Línea del Ministerio de Tecnologías de la
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Información y las Comunicaciones, el Archivo General de la Nación, la Alta Consejería para el Buen Gobierno y
el Departamento Administrativo de la Función Pública, cuyo objetivo es brindar a las entidades orientaciones
que les permita avanzar en la implementación de estrategias que contribuyan a obtener una mayor eficiencia y
reducir el consumo de papel.
En este contexto, la Presidencia de la República expidió la Directiva Presidencial 04 de 2012, mediante la cual se
solicita a las entidades públicas la reducción del papel como medio de registro de documentos y actuaciones de
la administración pública, adoptando diferentes prácticas, así como la utilización de medios electrónicos en la
gestión documental del Estado.
Es importante que seamos solidarios con el planeta, implementando en nuestras empresas, lineamientos
(mejores prácticas, precauciones ambientales, un manual ecológico, etc.) que deben ser cumplidos por todos y
cada uno de los integrantes de la organización.
Ser responsables con el ambiente no solo es contribuir al planeta, si se consideran todas las ventajas que trae el
tomar acciones "verdes", también las empresas ganan económicamente ya que el reciclaje es un acto de
salvedad al entorno, siendo un medio de ahorro, de reducción de costos, etc.
A nivel mundial, son muchas las organizaciones que han comenzado a tener una 'cultura ambiental' hacia el
desarrollo sostenible (en términos ambientales), entre ellas se encuentra la empresa Hewlett Packard (HP) el
cual busca la recolección y reciclaje de los cartuchos de tóner usados para la impresión de documentos, así
como la recolección y reciclaje de computadores, monitores, impresoras, computadores portátiles, escáneres,
entre otros dispositivos.
A continuación, realice lo siguiente:
 Revise la infografía Reciclado.zip (Descárguela en la plataforma Blackboard en la carpeta Material de

consulta).
La infografía está comprimida en formato zip. Los sistemas operativos más utilizados incluyen
aplicaciones que descomprimen estos archivos, por lo que lo más probable será que sólo tengas que
hacer clic derecho en el archivo y elegir la opción Extraer en reciclado (ver imagen), para extraer el
archivo ".swf", que es el que contiene la infografía.
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2. Elija la opción
Extraer en
1. Clic derecho reciclado
sobre el archivo
Abra la carpeta descomprimida:
Para ver la infografía es suficiente con abrirla desde un navegador como Internet Explorer (una vez
descomprimida):
1. Haga clic derecho sobre el archivo Reciclado.swf
2. Seleccione la opción Abrir con
3. Luego elija el navegador deseado: Internet Explorer, Google Chrome, etc.
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“Teniendo en cuenta las indicaciones de su instructor y mediante la técnica de lluvia de ideas, comparta con sus
compañeros y con el instructor:
¿Cuál es su punto de vista acerca de la Preservación y protección del medio ambiente?

¿Con cuál término es conocido internacionalmente la basura tecnológica?
¿Conoce alguna otra empresa que tenga una cultura ambiental?
¿En casa (en su hogar), separan los residuos orgánicos de los inorgánicos?”
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Actividad de apropiación No. 1: Gestión Electrónica de Documentos.
Estrategia didáctica activa: Foro de discusión.

Ambiente Requerido: Sala de Informática
Materiales:
Devolutivos: Equipos de cómputo con conectividad a internet, Tablero.
Consumibles: Marcadores, borrador.
Desarrolle esta actividad de forma individual utilizando la estrategia Foro de Discusión.

Para ello ingrese a la plataforma Blackboard y haga clic en el menú: Foro de discusión.
Antes de participar en el foro, revise el documento Rúbricas Foro Temático.pdf. Este documento contiene los
criterios de evaluación que se tendrán en cuenta al momento de juzgar o evaluar su participación en el foro.
Debe registrar su participación en el foro que tiene por título: “Foro: Gestión Electrónica de Documentos”
Para participar siga las instrucciones brindadas en la descripción del foro.
Descripción:
1. Después de realizar la lectura del documento:

Herramientas_para_la_gestión_electrónica_de_documentos.pdf (descargue el documento en la plataforma
Blackboard), ingrese al foro y registre su opinión acerca de:
a. Con sus propias palabras, describa cuál ha sido la evolución los sistemas de Gestión Electrónica de
Documentos de Archivos SGEDA y cuál es la importancia que tienen en la actualidad dichos sistemas
para las empresas públicas y privadas en Colombia (consulte en internet el caso de una empresa que
haya implementado exitosamente un SGEDA. Descríbalo?
b. ¿Por qué los documentos electrónicos pueden ser también documentos inteligentes?
c. Según su opinión, ¿cómo cambia el papel de los profesionales de la información con la gestión de los
documentos inteligentes?
Importante: Al redactar su opinión, debe realizar un comentario crítico del texto, no se trata de repetir
lo que dice el texto o repetir otra opinión ya registrada en el foro. Es necesario analizar, comparar, y
justificar la opinión.
2. Revise por lo menos la participación en el foro de dos (2) de sus compañeros y opine sobre sus mensajes
respondiendo a las preguntas:
* ¿Cuáles son las diferencias principales entre su opinión y la realizada por su compañero?
* ¿Considera que la participación/opinión de su compañero es pertinente? Sustente la respuesta.
No olvide que siempre hay que revisar el texto para evitar faltas de ortografía, uso apropiado de los signos de
puntuación y de la semántica.
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Actividad de apropiación No 2: Análisis de objetos para el proceso de digitalización
Estrategia didáctica activa: Lectura comprensiva, Análisis de objeto.

Materiales:
Contextualización: Esta actividad se desarrollará de forma individual utilizando la técnica didáctica Análisis
de Objeto, la cual nos permite examinar de manera pormenorizada cada una de las partes de un objeto o
sistema técnico. Mediante el análisis podemos conocer cómo es una cosa o fenómeno, cómo se comporta
o funciona y, en el caso de los productos tecnológicos, también para qué sirven y como utilizarlos
óptimamente.
Dentro de los cuatro tipos de análisis de objetos, vamos a utilizar dos: el análisis técnico (características,
funcionamiento) y el análisis funcional (utilidad, como se usa).
Para elegir la solución de digitalización ideal, es necesario tener en cuenta el tamaño del proyecto:
 Producción de volúmenes pequeños.
 Producción a gran escala.
Dependiendo del tamaño o finalidad del proyecto, debemos elegir la categoría de los equipos (escáneres)
a utilizar:
 Escáneres para grupo de trabajo

 Escáneres departamentales
 Escáneres de producción
 Escáneres de red
Descripción:
 Revise los siguientes enlaces, videos y documentos propuestos:
Descargue los siguientes documentos en la plataforma Blackboard / carpeta Material de apoyo):
Documento en blackboard:
 Ficha Tecnica Scanner Fujitsu fi-7260.pdf
Enlaces web escáner fi series:
https://www.fujitsu.com/es/products/computing/peripheral/scanners/fi/workgroup/fi7260/index.html
COMPROMISO:
1. Después de revisar el material anterior, diseñe la tabla “Análisis Técnico del Objeto”, del objeto:
ESCÁNER FUJITSU fi-7260 en la aplicación de su elección: Word, Excel, etc. Puede utilizar la tabla
propuesta a continuación, pero debe añadir otras características o especificaciones al objeto, las
cuales puede consultar en internet o en los enlaces descritos anteriormente en esta página.
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ANÁLISIS TÉCNICO DEL OBJETO:

OBJETO CARACTERISTICAS/ DESCRIPCIÓN OBSERVACIONES
ESPECIFICACIONES
Foto del objeto
Categoría
Tipo de escáner /
ESCÁNER Alimentador
FUJITSU Tipo de sensor de imagen
fi-7260
Modos de digitalización
Fuente de luz
Tamaño del documento
2. Cree un glosario con los términos desconocidos registrados en la tabla anterior: “Análisis
Técnico del Objeto”
3. Después de socializar el análisis técnico del objeto y el glosario de términos desconocidos,

realice el “Análisis Funcional del Objeto (como funciona o se usa, normas de seguridad), del
objeto: ESCÁNER FUJITSU fi-7260.
Para el análisis funcional responderemos las siguientes preguntas:
¿Cuál es la función de las partes más importantes?
3.1 Abra el documento a través del enlace:

http://origin.pfultd.com/downloads/IMAGE/manual/fi-7x8060/P3PC-4292-04ESZ0.pdf
o abra el documento con el nombre: P3PC-4292-04ESZ0-edited.pdf, que se encuentra en la
carpeta que indique su instructor.
Revise las siguientes páginas del documento: página 21 (lado frontal), página 22 (interior cama
plana), 23 (lado posterior), 24 (partes desmontables) y la página 25 (interior de ADF), para
identificar los componentes principales del objeto. Luego diríjase al objeto para realizar la
verificación de los componentes con la orientación de su instructor.
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¿Cómo funciona el objeto?
Utilizando el mismo documento del ítem anterior 3.1, revise las siguientes páginas del
documento: páginas 26 y 27 (encender o apagar el objeto), página 28 (abrir o cerrar el ADF),
página 30 (ajustar la bandeja de entrada al ADF), página 36 (ajustar la bandeja de salida), 37
(modo ahorro de energía), páginas 43, y 44 (colocar los documentos en el ADF), 45 (colocar los
documentos en la cama plana), 46 y 47 (tamaño de papel, condiciones y precauciones),
páginas 38, 39 y 40 (pasos básicos para la operación de la digitalización).
3.8 Revise las páginas 7 y 8 del documento:

http://origin.pfultd.com/downloads/IMAGE/manual/fi-7x8060/P3PC-4252-07ES.pdf
o abra el documento con el nombre: P3PC-4252-07ES-edited.pdf, que se encuentra en la
Luego:
3.9 Revise la página 18 del documento:
http://origin.pfultd.com/downloads/IMAGE/manual/p2ww-2860-03eszo.pdf
o abra el documento con el nombre: Guía del usuario de ScandAll PRO V2.0.pdf, que se
encuentra en la carpeta que indique su instructor.
 Para el análisis funcional de la operación de la digitalización, ordene secuencialmente los

pasos descritos a continuación para verificar si los documentos pueden ser digitalizados
correctamente usando PaperStream Capture (con el controlador PaperStream IP
(TWAIN)), o utilizando los programas de captura: ScandAll PRO, o ScanSnap Manager.
Escriba el número en orden ascendente (1, 2, 3, etc.) que represente el orden secuencial
del procedimiento (o paso), en la columna de la tabla “Paso Nº”.
Si encuentra algún(os) paso(s) o procedimiento(s) que aplica en el mismo orden que otro
(se pueden realizar cualquiera de los pasos), coloque el mismo número en esos
procedimientos para indicar que cualquiera de estos pasos se puede elegir o realizar en
ese orden o secuencia.
PROCEDIMIENTO / PASO PASO Nº

Seleccione el menú [Inicio] → [PaperStream
Capture] → [PaperStream Capture].
Ajuste las guías laterales a la anchura del documento.
Tire la bandeja del detenedor.
Coloque el documento caro abajo en la bandeja de entrada al ADF
(Alimentador).
Tire las extensiones de la bandeja de entrada de acuerdo con la longitud del
documento.
Haga clic en uno de los tres tipos de perfil de documento que están
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preparados de antemano / seleccione el controlador y la configuración

deseada.
Después de conectar el escáner al computador, y de encender el escáner y el
computador, coloque el documento en el escáner.
El documento es digitalizado y la imagen digitalizada es visualizada.
Seleccione el menú [Inicio] → [Todos los programas (opcional)] →
[Fujitsu ScandAll PRO] → [ScandAll PRO].
Haga clic en el botón [Digitalizar] del área de menú.
Seleccione el menú [Inicio] → [ScanSnap Manager] → [ScanSnap
Manager].
Digitalice el documento con la aplicación de digitalización de imágenes.
Para el análisis funcional de los Métodos de digitalización a través del programa de captura
ScandAll PRO, revise las páginas 23 a la 30 del documento abierto en el ítem 3.9:
http://origin.pfultd.com/downloads/IMAGE/manual/p2ww-2860-03eszo.pdf
o abra el documento con el nombre: Guía del usuario de ScandAll PRO V2.0.pdf, que se
encuentra en la carpeta que indique su instructor.
 Utilizando el programa de captura ScandAll PRO, realice una digitalización normal de

varios documentos y una digitalización por lotes.
Revise los vídeos:

https://www.youtube.com/watch?v=iFpkNSuuTkg&t=27s
o abra el video en la carpeta correspondiente, de nombre: COMO CONFIGURAR SCANER
FUJITSU 7160 7180 7280 TODAS LAS SERIES.mp4
https://www.youtube.com/watch?v=qY9PW2H3KBk&t=53s
o abra el video en la carpeta correspondiente, de nombre: PaperStream Capture Pro.mp4
https://www.youtube.com/watch?v=3g9oyzLOBVs
o abra el video en la carpeta correspondiente, de nombre: PaperStream Capture Pro v2.0_
Quick Configuration.mp4
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¿Qué normas de manejo, mantenimiento y seguridad hay que tener en cuenta en su

manejo?
Para analizar las normas de seguridad y precaución revise el enlace:

http://origin.pfultd.com/downloads/IMAGE/manual/fi-7x8060/P3PC-4582-09ES.pdf
o abra el documento con el nombre: P3PC-4582-09ES-edited.pdf, que se encuentra en la
Para analizar el proceso de mantenimiento, revise el siguiente vídeo:

https://www.youtube.com/watch?v=MDx-XgQhmUc
o abra el vídeo con el nombre: FUJITSU fi-7160 & fi-7260 Document Scanner - Cleaning Video,
que se encuentra en la carpeta que indique su instructor.
¿Qué tipo de energía utiliza para su funcionamiento?
El (los ) archivo(s) deben reposar en la plataforma Blackboard, en la fecha acordada.
https://www.pfu.fujitsu.com/imaging/downloads/manual/advanced/v62/es/common/configure_scan
_setting.html
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Actividad de apropiación No.3: Preparación de los documentos para el proceso de digitalización
Estrategia didáctica activa: Lecturas comprensiva, Trabajo en equipo - Diseño de Infografía.

Materiales:
Las infografías son representaciones visuales que permiten explicar conceptos o procesos de forma
creativa, atractiva y de fácil entendimiento o comprensión rápida de la información. Por lo general
contienen más imágenes (gráficos, iconos, etc.) que texto.
Descripción de la Actividad:
En grupo de trabajo de dos (2) aprendices, diseñe una infografía que permita el entendimiento o la
comprensión rápida de las fases del proceso de digitalización de los documentos, para ello debe utilizar
como insumo la lectura que se encuentra a continuación en la presente guía de aprendizaje. Al finalizar
esta lectura, debe descargar y realizar la lectura y análisis del documento: “Requisitos Mínimos de
Digitalización”, que se encuentra en la carpeta MATERIAL DE APOYO.
En la siguiente infografía se muestran los aspectos a tener en cuenta para crear una buena infografía
(ver página siguiente):
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Cuando un departamento de una empresa decide digitalizar documentos, estos son, a modo de resumen,
los aspectos fundamentales que debe tener en cuenta:
 Seleccionar la documentación a digitalizar y establecer el alcance de digitalización (decidir si todos

los documentos van a ser digitalizados o no, finalidad de los documentos digitalizados, soporte del
documento a digitalizar (tipo de papel, tamaño del mismo), etc.).
 Evaluar cuándo y dónde se va a realizar la digitalización en base a criterios como el tipo de
documentos y la necesidad de uso y acceso a los mismos.
 Identificar si la captura de los documentos se realizará de forma unitaria (uno a uno) o de forma
masiva (por lotes). Este es un aspecto clave, ya que condicionará notablemente el proceso de
digitalización de documentos.
 Indicar si la carga de documentos en el Archivo Digital se realizará de forma unitaria (uno a uno) o
de forma masiva (por lotes). Este aspecto condicionará la integración con el Archivo Digital.
 Asimilar cada una de las actividades implícitas en las distintas fases del proceso de digitalización
(ver apartado Fases del Proceso de Digitalización de documentos).
 Establecer un programa de control de calidad, donde se definan en detalle todos los pasos para la
comprobación de que la digitalización es correcta, así como los requisitos mínimos que deben
cumplir las imágenes digitalizadas.
 Determinar cómo se va a gestionar la documentación original en papel tras la finalización del
proceso de digitalización.
Fases del Proceso de Digitalización de documentos:

Todo proceso completo de digitalización, independientemente de las características específicas del
mismo, de dónde se realice, de cómo se realice y de quienes sean las personas encargadas de llevarlo a
cabo, cuenta con un conjunto de etapas claramente diferenciadas, con el fin de garantizar el éxito del
mismo. Estas fases se enumeran a continuación:
1. Identificación.
2. Clasificación.
3. Recogida, Transporte y Recepción* (fase opcional).
4. Preparación
5. Digitalización o captura.
6. Reconocimiento de datos.
7. Indexación.
8. Control de Calidad.
9. Firma* (fase opcional).
10. Carga al SGDEA.
11. Devolución, Archivo o Eliminación
Identificación de la documentación a digitalizar:
a) Seleccionar la documentación a digitalizar y establecer el alcance de digitalización. En la

digitalización de todos los documentos que forman parte de un expediente o una serie, decidir si
todos los documentos van a ser digitalizados o no.
b) Indicar la finalidad de los documentos a digitalizar: copia digitalizada, copia auténtica.
c) Identificar el soporte del documento a digitalizar (tipo de papel, tamaño del papel: A4, A3…).
d) Establecer la relación entre los documentos y la tipología y serie documentales del SGDEA o del
ECM (si la empresa cuenta con un software de Gestión Documental).
e) Determinar cuándo y dónde se va a realizar la digitalización en base a criterios como el tipo de
documentos y la necesidad de uso y acceso a los mismos.
Clasificación:
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Identificar si la captura de los documentos se realizará de forma unitaria (uno a uno) o de forma masiva
(por lotes), tal decisión debe estar basada en aspectos como: tipo de escáner (plano o con alimentador)
con el que se cuenta, ritmo de producción con el cuál se quiera trabajar (volumen alto o bajo de
producción), preservación del buen estado físico de los documentos y calidad de imagen.
a) En el caso de captura unitaria bastará con realizar la ordenación de los documentos de acuerdo al
tipo de documento, etc.
b) En el caso de captura de forma masiva o por lote se deberá seleccionar el mecanismo de
clasificación, además de la ordenación unitaria de cada uno de los documentos. El mecanismo de
clasificación más usual es la generación de hojas identificativas con códigos de barras, es decir, por
cada documento la creación de una hoja separadora que contenga los datos significativos del
mismo.
Los datos significativos son aquellos sobre los que se va a realizar tratamiento informático y que se
corresponderán con los metadatos a incorporar al SGDE y/o con los datos de negocio que maneja
el sistema de información correspondiente. Está información además estará codificada en un
código de barras, incluido en la hoja identificativa y que podrá ser interpretado en fases
posteriores de digitalización (ver fase de Reconocimiento de datos). El escáner Fujitsu fi 7260 y la
multifuncional Kyocera Taskalfa 4002i, proporcionan la opción para la generación de las hojas
identificativas con códigos de barras.
Recogida, Transporte y Recepción* (Opcional):
Si la empresa decide ejecutar las siguientes fases de digitalización en otra sucursal o sede de la empresa o
si decide contratar una empresa externa, en ese último caso, se debe exigir a la empresa adjudicada que
cuente con todos los aspectos de seguridad que permitan preservar la confidencialidad, integridad y
disponibilidad de la información.
Preparación:
En esta fase se prepara la documentación a capturar, revisando uno a uno los documentos, deshaciéndose
de cualquier elemento que impida la ágil captura de las mismas o que puedan entorpecer o imposibilitar el
proceso de digitalización.
Las tareas más significativas a realizar en la fase de Preparación son:
a) Extender las hojas con cuidado y suavizarlas.

b) Quitar las grapas entre documentos, eliminar clips, despegar las pegatinas, etc…
c) Separar documentos con varias páginas unidas.
d) Colocar cinta adhesiva blanca en las hojas desgarradas o maltratadas; podemos colocarla en la
parte posterior de la hoja para que no salga en la imagen digitalizada.
e) Identificar aquellos documentos ilegibles o que no cumplan con los criterios de digitalización y
separarlos para capturarlos de forma independiente. Del mismo modo, debemos podemos
separar aquellos documentos que requieren mejoras mediante técnicas digitales.
f) Girar las páginas que se encuentren invertidas.
g) Revisión de los documentos no estándar (sobres, etc.).
h) Ordenar o separar los documentos por lotes de acuerdo con el tamaño, color, fecha, tipo de
documentos, etc.
Digitalización:
La fase de digitalización, también conocida como de captura o escaneo, es en la que se obtiene la imagen
digital del documento original en soporte papel. Esta fase variará significativamente si los documentos se
capturan uno a uno o si cada lote preparado se sitúa en la bandeja del escáner para proceder a la captura
de todo el conjunto de los documentos que componen el lote.
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Esta fase tiene una índole técnico importante (ver abajo el texto: Recomendaciones Técnicas Generales),
por lo que es necesario realizar durante la misma las siguientes tareas:
a) Definir el formato del archivo digital que contendrá la imagen a digitalizar del documento original
en papel. Para la carga de un documento en el SGDEA es recomendable que el formato final del
mismo sea un PDF/A (con una o varias páginas).
b) Establecer los parámetros de digitalización (resolución, profundidad de bits, etc.).
c) Garantizar el equilibrio entre una calidad visual aceptable para el usuario y el tamaño del archivo
digital.
d) Decidir si se va a crear un único archivo (con una o varias páginas) por cada documento original o
varios archivos (una por cada página).
Reconocimiento de datos:
La fase de Reconocimiento de datos está indiscutiblemente relacionada con la de digitalización (fase

anterior) y en muchos casos se realiza simultáneamente en el tiempo. El objetivo de la misma es la
extracción de la información relevante contenida en el propio documento, con el fin de facilitar su
tratamiento posterior. Esta información constituirá algunos de los metadatos a incorporar al SGDEA y/o
los datos de negocio manejados por el Sistema de Información correspondiente.
La tarea a realizar en la fase de Reconocimiento de datos es:
Seleccionar el tipo de reconocimiento que va a llevarse a cabo. Existen dos tipos de reconocimiento de
datos:
a) Reconocimiento manual. Es el caso más sencillo. Una vez digitalizado el documento se teclean los
datos significativos que identifican al documento en la aplicación de gestión correspondiente.
La primera imagen representa el documento original en papel. En la segunda imagen se escanea el

documento para obtener únicamente su imagen digital. Los datos significativos del documento son
introducidos manualmente en el sistema de información pertinente.
b) Reconocimiento automático. En este tipo de reconocimiento se harán uso de técnicas para la

extracción automatizada de los datos significativos del documento. Existen diferentes técnicas
para llevar a cabo un reconocimiento automático:
b1) Utilización de OCR: La tecnología OCR proporciona la habilidad de convertir imágenes de
caracteres en letra de máquina, en caracteres capaces de ser interpretados o reconocidos por un
ordenador.
b2) Utilización de ICR: La tecnología ICR proporciona la habilidad de convertir caracteres en letra
manuscrita (no cursiva) en caracteres capaces de ser interpretados o reconocidos por un
ordenador. Esta opción es similar a la anterior.
b3) Reconocimiento de código de barras asociado al documento. En el caso de que se hayan
generado hojas identificativas durante la fase de Clasificación, con el objeto de clasificar la
documentación, se procederá al reconocimiento de los datos identificativos contenidos en las
mismas.
Indexación:
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En esta fase de Indexación se reúne toda la información identificativa de los documentos (muy relacionada
con la fase de Clasificación y con el resultado obtenido en la fase de Reconocimiento de datos) junto con la
información necesaria para su incorporación al SGDEA, alguna implícita en el documento (por ejemplo
número de expediente, fecha del documento, número de registro…), otra explícita (por ejemplo tipo
documental, serie). Toda esta información es necesaria para la Carga de datos al SGDEA y es relevante
para la identificación del documento y sus futuras consultas.
Las tareas a realizar en la fase de Indexación son:
Reunir la información identificativa de los documentos:

a) En el caso de que no se hayan obtenido todos estos datos de forma automática en la fase de
Reconocimiento de datos, se deberá disponer de una interfaz para que se puedan introducir
manualmente.
En el caso de que se hayan obtenido todos estos datos de forma automática en la fase de
Reconocimiento de datos, no será necesaria ninguna intervención manual.
b) Asegurar que se ha generado un único archivo a almacenar en el SGDEA por cada documento
original, ya sea de una o varias páginas. En caso de que en la fase de digitalización se haya
decidido generar un documento por cada página, deberá ejecutarse un proceso desarrollado para
convertir todos los documentos correspondientes a cada página en un único documento
multipágina en formato PDF/A.
c) Garantizar que el formato del archivo que contiene la imagen digital es PDF/A. En caso de que en
la fase de digitalización se haya decidido generar un documento multipágina en un formato
diferente a PDF/A, deberá ejecutarse un proceso desarrollado para convertir el documento
multipágina original a un documento multipágina en formato PDF/A.
Control de calidad:
El control de calidad consiste en verificar que tanto la imagen digital como los datos significativos
obtenidos en el proceso de digitalización son fieles al documento original en papel y cumplen con unos
requisitos mínimos de calidad.
El mismo abarca procedimientos y técnicas para verificar la calidad, precisión y consistencia de los
productos digitales.
Si durante esta fase se determinara que la digitalización no ha sido correcta (por ejemplo, que el
documento no es legible o no presenta la calidad mínima suficiente) se realizará una nueva captura.
Las tareas más significativas a realizar en la fase de Control de Calidad son:
a) Establecer un programa de control de calidad, donde se definan en detalle todos los pasos para la
comprobación de que la digitalización es correcta, así como los requisitos mínimos que deben
cumplir las imágenes digitalizadas.
b) Definir el alcance del control de calidad. Determinar si se inspeccionarán todas las imágenes, o
solamente un subconjunto de prueba.
c) Determinar si el control de calidad se va a realizar de forma manual (visual), de forma automática
(software específico para ello, comprobaciones de páginas en blanco y páginas muy oscuras en
base al tamaño del archivo, etc.) o de forma mixta (primer filtro de forma automática y un
segundo filtro de forma visual).
d) Indicar las condiciones por las que se determina realizar una nueva digitalización del documento.
e) Realizar seguimiento de digitalización. Para realizar el seguimiento de forma exhaustiva deberán
generarse informes de seguimiento de incidencias y estadísticas de digitalización (ver Anexo:
Ejemplo de Informe de Estadísticas). En ellos se indicarán aspectos como número de documentos
digitalizados, número de documentos con incidencias (por ejemplo, cuyo código de barras de la
hoja identificativa se presentaba roto o manchado, que no han podido cargarse en el SGDEA…),
número de documentos redigitalizados,... Además se incluirán validaciones específicas del negocio
como número de documentos repetidos (en base a algún dato considerado clave), número de
documentos medios por expediente, número de documentos por procedimiento, etc.
Firma del documento* (Opcional):
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Con el fin de dar una validez legal al proceso de digitalización y de cumplir con la normativa existente en
temas como las creaciones de copias auténticas de documentos originales en papel, puede aparecer la
necesidad de firmar electrónicamente los documentos resultantes de la digitalización.
La tarea a realizar en la fase de Firma es:
Decidir si los documentos van a firmarse, si se va a llevar a cabo con una firma de servidor (software) o con
una firma cliente (tarjeta). Lo más habitual es que:
a) En caso de contar con un número reducido de documentos digitalizados se haga uso de la firma de
cliente (estas firmas, tal y como su propio nombre indica, se realizan en el dispositivo del usuario final, en
cliente y requieren de la intervención del usuario. Se pueden llevar a cabo a través de una aplicación de
escritorio o a través de un navegador móvil (iOS, Android) descargando una aplicación nativa en cada
caso).
b) En caso de contar con un número elevado de documentos digitalizados se haga uso de la firma de
servidor (este tipo de firmas no requieren intervención del usuario y se realiza utilizando un certificado
digital que puede residir en un almacén basado en software).
Carga de datos en el SGDEA:
Una vez que se dispone de todos los metadatos necesarios para cargar el documento (datos reunidos en la
fase de Indexación) y el propio archivo que contiene la imagen digital del mismo, se puede proceder a la
carga de toda esta información en el SGDEA.
Se debe tener en cuenta que:
a) En el caso de realizar todo el proceso completo de digitalización para cada documento, la carga en
el SGDEA será realizada por la aplicación de negocio, la cual se encontrará a su vez integrada con
el software de captura. Dicha aplicación de negocio se comunicará con el SGDEA, haciendo uso de
su framework de servicios documentales (FSD). El Proceso de Importación Masiva tiene definido
una interfaz que recibe como parámetro de entrada un archivo XML con la información
estructurada para almacenar en el SGDEA.
b) En caso de captura masiva será el software de digitalización el que o bien se encuentre integrado
con el SGDEA para realizar directamente su almacenamiento o bien genere, en un soporte de
almacenamiento (por ejemplo Disco Duro externo o memoria USB), la información necesaria para
su incorporación al SGDEA, cumpliendo con la estructura adecuada para el mismo. Así mismo, si se
llega a esta fase con un conjunto de documentos digitalizados, sin que el software de captura se
encuentre integrado con el SGDEA, se deberá generar igualmente la estructura adecuada para su
almacenamiento masivo. En todos estos casos se hará uso del proceso de carga masiva que
proporciona el SGDEA para el almacenamiento de un lote de documentos, cuya estructura se
encuentra definida en la Guía de Uso del SGDEA.
Archivo, Devolución o Eliminación de la documentación:
Terminado el tratamiento de digitalización y la carga en el SGDEA se llega a esta fase final del proceso
completo de digitalización donde la documentación en papel tiene que ser archivada, devuelta o
expurgada, según corresponda en cada caso.
Las tareas más significativas a realizar en esta fase son:
a) Determinar cómo se va a gestionar la documentación original en papel tras la finalización del

proceso de digitalización (Archivo, Devolución o eliminación).
b) Llevar a cabo las acciones necesarias para su Archivo, Devolución o Eliminación.
Recomendaciones Técnicas Generales:
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Independiente del escenario en que lleve a cabo la digitalización y con el objetivo de cumplir con todos los
requisitos de digitalización de esta metodología se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
Se recomienda utilizar el formato de conservación a largo plazo, es decir PDF/A, para realizar las copias
electrónicas de documentos originales en papel.
Así, el PDF/A será el formato final de la imagen digital a almacenar en el SGDEA, sin que esto limite el uso
de otros formatos intermedios.
Se deben tener en cuenta los principios establecidos por el SGDEA, que son los que se detallan a
continuación:
 La serie documental y la tipología documental son datos obligatorios para que un documento sea
almacenado en el SGDEA.
Se deberá crear un único archivo a almacenar en el SGDEA por cada documento original, ya sea de una o
varias páginas. Es decir, si se ha digitalizado un documento que tiene 10 páginas se creará un único fichero
electrónico, en formato PDF/A con paginación, que contendrá internamente las 10 páginas.
Resolución:
Elegir una resolución que sea suficiente para capturar los más sutiles detalles requeridos por el grupo de
documentos originales que se van a escanear. Se deberá comprobar que la resolución no limitará el uso
que se pretende conseguir para las imágenes digitales. Además, se debe establecer la resolución en el
nivel elegido para todo el conjunto de documentos originales con el objetivo de evitar la revisión de
documento por documento.
 Para la digitalización de documentación general, se recomienda la utilización de una resolución
mínima de 300 ppp.
 Para la digitalización de documentación histórica, se recomienda la utilización de una resolución
mínima de 400 ppp.
 Llevar a cabo un equilibrio entre una calidad visual aceptable para el usuario y el tamaño del
fichero de modo que el ordenador pueda acceder al mismo en un tiempo aceptable.
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Actividad de apropiación No.4: Lectura Acuerdo 003 de 2015
Estrategia didáctica activa: Lecturas comprensiva, Mapa conceptual.

Materiales:
Consumibles: Resma de papel, lapiceros, marcadores, borrador.
Descargue de la carpeta Material de Apoyo, el documento: ACUERDO 003 DEL 17 DE FEBRERO DE 2015, y
realice detenidamente la lectura del documento de la siguiente forma:
1. Debes conocer el tema, es decir, saber de qué trata. Mira los distintos encabezados, títulos, subtítulos e
imágenes en el documento acuerdo 003 del 17 de febrero de 2015. De esta manera tendrás en la mente
una primera idea de lo que vas a aprender.
2. Mantén una lectura activa, ¿qué es una lectura activa? Muy sencillo, una lectura lenta y precisa en
donde tú mismo vas a ir subrayando las ideas principales o anotándolas en tu cuaderno, créate un mapa
conceptual.
3. Ya el último paso, tras haber comprendido el tema, se debe realizar un último repaso, lee rápidamente,
teniendo en cuenta lo subrayado o las anotaciones, esquemas o resúmenes que hayas hecho.
COMPROMISO:
Realice la actividad de forma individual, aplicando la técnica mapa conceptual.
Antes de iniciar la actividad, revise en el documento: Instrumentos de Evaluación.pdf, el tema: matriz de

valoración: mapa conceptual, para conocer los criterios de evaluación que se tendrán en cuenta al
momento de juzgar o evaluar su conocimiento, desempeño o producto.
Utilizando la herramienta mapa conceptual, represente gráficamente los conceptos del acuerdo 003 del 17
de febrero de 2015.
Diseñe el mapa conceptual utilizando la herramienta Microsoft Excel o la herramienta cmaptool, guarde
el archivo en formato PDF con el nombre: Actividad de apropiación No. 2 y con su nombre y
apellido.
Suba en la fecha acordada la evidencia en la plataforma Blackboard.
Actividad de apropiación No 5:
Estrategia didáctica activa: Lecturas comprensiva, Presentación oral.

Materiales:
Consumibles: Resma de papel, lapiceros, marcadores, borrador.
 La presente actividad tiene como prerrequisito la actividad de apropiación 2, y se realizará utilizando a

estrategia de trabajo colaborativo, y la técnica: presentación oral. Todos las exposiciones deben
presentar 2 Ejemplos como mínimo (infografías o vídeos) .
Además de indagar en la web, tenga en cuenta el material de consulta en la plataforma Blackboard.
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Antes de iniciar la actividad, revise en el documento: Instrumentos de Evaluación.pdf, los temas: Lista de
Chequeo Presentación Oral, para conocer los criterios de evaluación que se tendrán en cuenta al
momento de juzgar o evaluar su conocimiento, desempeño o producto.
Revise el siguiente video sobre las recomendaciones para una correcta presentación oral:
 Ver vídeo: https://vimeo.com/122164039
Tengan en cuenta el material de consulta que se encuentra en la plataforma Blackboard. Consulten en

fuentes como internet, la biblioteca presencial del SENA, en la biblioteca virtual del SENA
(biblioteca.sena.edu.co), consulten la base de datos E-Libros, recuerde que su usuario y contraseña es su
número de identidad. Puede consultar otras bases de datos diferentes a E-libros.
Únase a su equipo de trabajo (4 integrantes por equipo), y prepare la socialización de los temas según
el siguiente orden:
GRUPO
TEMA DETALLE
Nº
 Escaner (etapas del proceso de digitalización, interfaces del

Proceso de captura escaner, especificaciones técnicas)
1 (Digitalización  Carácteristicas en la captura documental (resolución, copresión).
Documental)  Formatos de archivos (TIF/TIFF, JPG/JPEG, PDF, PDF/A)
 Tipos de digitalización
 Características.
Documento electrónico de
2  Elementos: autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad,
archivo
disponibilidad y conservación.
Expediente electrónico de  Expediente, Expediente virtual, Expediente híbrido, Expediente

3
archivo digital y Expediente electrónico.
 Conceptos, Tipos de metadatos, Metadatos Dublin Core.
Metadatos de los
4 documentos electrónicos
de archivo
Foliado electrónico de  Características, atributos, etc.

5
archivo
6 Índice electrónico  Características, atributos, etc.
Preservación Digital a
7  Requisitos, definición, normativas y estrategias de preservación.
largo plazo
Cierre y archivo del  Procedimientos, seguridad, integridad, autenticidad

8
expediente electrónico: (estampados de tiempos, firmas digitales, índice electrónico),
disponibilidad, etc.
COMPROMISOS:
La presentación oral será evaluada de forma individual, y además un (1) integrante del equipo de
trabajo debe subir el archivo con la presentación digital a la plataforma Blackboard a través del
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enlace dispuesto, para su valoración de forma grupal (centro de calificaciones). Guarde el archivo
con el nombre: Grupo No__ - Actividad de apropiación No. 3
Actividad de apropiación No 6:
Estrategia didáctica activa: Taller.

Materiales:
Teniendo en cuenta los siguientes documentos (publicados en la plataforma Blackboard):
 Compilacion_Normativa.pdf
 MatrizNormasTecnicas.pdf
 Decreto 2609 de 2012
 Acuerdo 003 del 17 de febrero de 2015
 guia-3-documentos-electronicos-v1.pdf
 guia-4-expediente-electronico-v1.pdf
 guia-6-sistema-de-gestion-de-documentos-electronicos.pdf
 Herramientas_para_la_gestión_electronica_de_documentos.pdf
Descargue el documento: Taller_actividad_de_apropiación-4.docx, para su desarrollo de manera

individual.
COMPROMISO: Suba la evidencia a la plataforma Blackborad de forma individual, en la fecha acordada.

Prepare la socialización de la evidencia.
Actividades de transferencia del conocimiento Nº1.
Estrategia didáctica activa: Trabajo colaborativo.

Materiales:
Reúnase con su equipo de trabajo del proyecto formativo.
Antes de iniciar la actividad, revise los documentos (descárguelos en la plataforma Blackboard):
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 Lista de chequeo-Informe.pdf, para conocer los criterios de evaluación que se tendrán en cuenta
al momento de juzgar o evaluar el producto.
 Guía_Tecnica_Colombiana GTC185.pdf
Teniendo en cuenta las actividades de: reflexión y de apropiación, presente un INFORME CORTO que
describa los procedimientos, las normas (ISO, AGN, etc.), los SGED, o los SGDEA que se utilizan o aplican en
la Gestión electrónica de los documentos de la empresa. El informe debe ser diseñado siguiendo las
recomendaciones de la Guía Técnica Colombiana GTC185 (esquema, mayúsculas, interlineado, alineación,
márgenes, etc.), y debe incluir las conclusiones o recomendaciones.
COMPROMISO: En la fecha acordada, un (1) integrante del equipo de trabajo debe subir el
archivo en la plataforma Blackboard a través del enlace dispuesto, para su valoración de forma
grupal. Únase con su equipo de trabajo y prepare la socialización de la evidencia.
ESQUEMA DEL INFORME CORTO:
Actividad de Reflexión No 2 (Situación Problema):
El pasado 5 de septiembre de 2014, en el marco del congreso ANDICOM, el presidente Juan Manuel
Santos, presentó el plan vive digital 2014-2018. El plan tiene varios componentes interesantes, entre ellos
infraestructura, contenidos, aplicaciones sociales y uno llamado justicia digital.
Para los que trabajamos en temas de derecho informático y nuevas tecnologías, no es un secreto que la
justicia colombiana tiene varios años de atraso en el uso de herramientas tecnológicas, y no es por falta de
normas, ya que desde el año 1999, estas permiten el uso de mensaje de datos con valor jurídico.
El retraso que hay en la justicia tiene que ver con temas culturales y el NO uso de herramientas en la
nube. Uno no entiende como muchos juzgados en Colombia no cuentan con correo electrónico, o siguen
notificando con telegrama, desconociendo que los colombianos cuentan con teléfonos inteligentes.
Para los que no lo saben, la justicia en Colombia es administrada por una sala Administrativa del Consejo
Superior de la Judicatura, integrada por magistrados. En los planes del actual Gobierno está reformar esta
institución. La sala administrativa es la encargada de dar las directrices para la rama judicial, entre ellas el
uso de tecnología en la justicia.
USO DE MENSAJE DE DATOS
En ocasiones se escucha en algunos medios académicos y periodísticos decir que la justicia no cuenta con
normas para utilizar tecnología. Esto es completamente falso. La Ley 527 de 1999, dice en el artículo 10
“En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria
a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos”.
Todas las normas que buscan la aplicación de tecnología en la rama judicial, se basan en la Ley 527 de
1999. Es el caso del código del proceso, el código contencioso, el código penal, las normas de archivo, y
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las normas de gobierno en línea. Así mismo, en un nuevo proyecto de ley que reglamenta el código
contencioso y que tuvimos la oportunidad de redactar en su parte inicial, se vuelve a tocar los principios
de la Ley 527.
Se debe recordar que la ley define el mensaje de datos, como la información generada, enviada, recibida,
almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el
Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax.
En la actualidad está definición permite que en un proceso judicial tenga validez probatoria un chat, un
correo, un twitter, o cualquier tipo de tecnología.
El uso de mensaje da datos es masivo en todos los colombianos. En donde no es masivo es en la justicia.
Los jueces todavía desconocen las normas en uso de medios electrónicos, y son apegados de manera
cultural al papel, el cual pude sustentar su trabajo de cada día.
FIRMAS DIGITALES Y ELECTRÓNICAS
Otro de los usos de medios electrónicos es la implementación de usos de firmas digitales y electrónicas. La
firma digital es definida en la ley 527, como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos; las
firmas son ofrecidas por las entidades de certificación en Colombia, tales como GSE, Certicámara y Andes.
El decreto 2364 de 2012, también introduce la firma electrónica, la cual se entiende como métodos tales
como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a
una persona, en relación con un mensaje de datos.
En ocasiones se confunde que el uso de medios electrónicos en la justicia, es solo comprar firmas digitales
o electrónicas, si bien es cierto es un componente de seguridad de la información, no deben ser
entendidas como la piedra angular de la justicia. Se debe analizar caso por caso cuando es necesario darle
un grado de autenticidad, integridad y no repudio a un mensaje de datos.
No se puede llenar a la administración pública de firmas digitales cuando no se entienda para que usarlas.
El reto del gobierno para el plan vive digital es educar a los jueces para que tengan el criterio para analizar
los distintos componentes de la autenticidad electrónica.
Otra de las iniciativas del gobierno es introducir el expediente electrónico, esto con el fin de reducir el
consumo de papel en los distintos juzgados de país. La política cero papel hoy llamada de eficiencia
administrativa, tiene como reto que los juzgados empiecen a usar el documento electrónico.
De igual forma, en el marco del Decreto- Ley 019 de 2012 "Ley Anti-trámites", la iniciativa se debe
entender como un apoyo para racionalizar y simplificar trámites, procesos, procedimientos y servicios
internos, con el propósito de eliminar funciones y barreras que impidan la oportuna, eficiente y eficaz
gestión de las entidades.
El Archivo General de la Nación y el MINTIC deben enfocarse en los jueces, en enseñarles que un
documento electrónico también es la voz, los datos y el video. Se debe empezar a notificar por medios
electrónicos, y se debe vencer el temor que tienen los abogados en Colombia de que la consulta de
procesos en internet no es válida porque puede ser que no esté actualizada con los expedientes físicos.
Existen diversas herramientas en la nube para la gestión de documentos electrónicos, los cuales tienen
precios bajos y ofrecen todas las garantías en términos de integridad, confidencialidad y disponibilidad. Es
importante que la Rama Judicial, no se case con una sola empresa, sino que se permita el emprendimiento
y la innovación.
CULTURA DIGITAL
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El cambio más importante para la justicia digital es el aspecto cultural, se debe educar abogados, jueces y
fiscales en los distintos cambios en el derecho informático. Se les debe enseñar sobre el teletrabajo,
protección de datos y privacidad, pruebas electrónicas, derechos de autor en internet, delitos informáticos
entre otros.
Hace unos años, un viceministro de justicia propuso crear los jueces digitales; la iniciativa nunca fue
aprobada. En el momento actual puede ser una buena alternativa para descongestionar los juzgados e
impulsar el expediente electrónico. Se debe fomentar la creación de aplicaciones móviles y
emprendimientos que estén enfocados en la rama judicial. Si uno mira el mercado son muy pocas los
servicios que existen para abogados y justicia.
Se debe también impulsar la creación de nuevas entidades de certificación. El papel del Organismo
Nacional de Acreditación (ONAC) es vital, ya que en su control y supervisión se encuentra la decisión para
que nuevos servicios y empresas puedan llegar al país a ofrecer servicios enfocados en la justicia digital.
Los abogados deben romper ese mito de que el papel lo aguanta todo para entender que la tecnología es
el recurso más eficiente de la justicia.
El reto del plan vive digital de modernizar la justicia es ambicioso, pero estamos seguros de que el MINTIC
cuenta con todos los recursos para superarlo.
Por: Germán Realpe
“Teniendo en cuenta las indicaciones de su instructor y mediante la técnica de lluvia de ideas, comparta
con sus compañeros y con el instructor:
¿Cuál es su punto de vista acerca del caso?

¿Cuáles son las entidades de certificación en Colombia (mencionadas en la Reflexión No 2), que ofrecen
servicios de firma digital certificada?”
Actividad de Reflexión Nº3: Análisis de situación problema
Mal Manejo De Datos Personales En El Sector Salud En Colombia
Colombia se encuentra en el proceso de generar una cultura de protección de datos personales, que
también se requiere en el sector salud. La ley de datos personales o Ley 1581 de 2012 (encargada de
regular la protección de datos personales), define dos figuras: responsable y encargado del tratamiento.
Esto significa que, en sectores como la salud, muchas empresas son responsables de manejar los datos,
pero los entregan a otras entidades para apoyar, administrar y gestionar sus actividades.
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El problema empieza cuando no se cumple la ley, y se puede entrar a romper la finalidad y la

confidencialidad del dato. Esto ocurrió recientemente en una sanción que interpuso en el mes de
septiembre la Superintendencia de Industria y Comercio, por medio de la Delegatura de protección de
datos, en donde una mujer embarazada, quien manifestó que después de haberse hecho una prueba de
embarazo en un laboratorio que resultó positiva, recibió una llamada de otra empresa ofreciéndole sus
servicios comerciales de conservación de células madre de cordón umbilical.
De las pruebas recogidas en la visita administrativa de inspección adelantada por la SIC en las instalaciones
de la empresa investigada, se advirtió que la sociedad sancionada conservaba un registro de la paciente,
cuyos datos no fueron suministrados por ella, en el que se le identifica como “prospecto” para el
ofrecimiento de sus servicios comerciales, y en donde se consigna su nombre y apellidos dentro de una
casilla denominada “nombre de la madre”. Adicionalmente, el registro incluía su número celular, número
de teléfono fijo y una casilla donde se indica que el canal de referencia era un médico.
Se pudo establecer que la quejosa no otorgó autorización alguna a la empresa de células madre, ni a
ningún prestador de servicios de salud, para que su información médica relativa a su recién detectado
estado de embarazo fuera utilizada con fines comerciales. Es por esto por lo que se le interpuso una multa
de doscientos salarios mínimos legales mensuales vigentes, equivalentes a ciento veintitrés millones
doscientos mil pesos ($123.200.000).
En todo caso debe protegerse la reserva de la historia clínica mediante mecanismos que impidan el acceso
de personal no autorizado para conocerla y adoptar las medidas tendientes a evitar la destrucción de los
registros en forma accidental o provocada.
Los prestadores de servicios de salud deben permitir la identificación del personal responsable de los
datos consignados, mediante códigos, indicadores u otros medios que reemplacen la firma y sello de las
historias en medios físicos, de forma que se establezca con exactitud quien realizó los registros, la hora y
fecha del registro.
Es importante que los términos de firmas digitales, protocolos de seguridad, estándares de seguridad,
cifrado de datos, firmas electrónicas, se vuelvan más comunes en la salud.
“Teniendo en cuenta las indicaciones de su instructor y mediante la técnica de lluvia de ideas,

socialice (comparta su opinión) con sus compañeros y con el instructor:
1. ¿Cuál es su punto de vista acerca del caso?
2. Elabore sus propias recomendaciones para resolver las situaciones del caso.
Actividad de apropiación No 5: Glosario de términos
Estrategia didáctica activa: Taller.

Materiales:
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Para identificar los conceptos o conocimientos necesarios para el aprendizaje, consulte en diferentes
fuentes las definiciones de los siguientes términos y construya un glosario en su cuaderno con letra
legible:
a) Periféricos de entrada
b) Digitalización
c) Digitalización certificada
d) Imagen digital
e) OCR
f) ICR
g) OMR
h) Escáner
i) TWAIN
j) ISIS Drivers
k) SANE
l) Resolución digital
m) Profundidad de bits o resolución cromática
n) Tamaño del archivo (fichero)
o) Compresión de archivos de imagen
p) Formatos de archivos utilizados en la digitalización
q) Metadatos
r) Repositorios
“Teniendo en cuenta las indicaciones de su instructor y mediante la técnica de lluvia de ideas, socialice
(comparta su opinión) con sus compañeros y con el instructor: ¿Cuál es la definición de los términos
listados anteriormente?
La evidencia debe reposar en la plataforma Blackboard (subir documento escaneado), en la fecha
acordada.
Actividad de apropiación No 6: Proceso de digitalización
Estrategia didáctica activa: Lectura comprensiva, Diagrama de flujo.

Materiales:
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La actividad se desarrollará utilizando la estrategia Trabajo Colaborativo y la técnica Diagrama de flujo.
Antes de iniciar la actividad, revise en el documento: Instrumento_Lista_chequeo_Diagrama de flujo,

para conocer los criterios de evaluación que se tendrán en cuenta al momento de juzgar o evaluar su
conocimiento, desempeño o producto.
1. De forma individual realice la lectura sobre el proceso de digitalización, en los documentos:

 Guia-5-digitalizacin-de-documentos.pdf
 CIRCULAR_05_DE_2012 .pdf
“Descargue los documentos en la plataforma Blackboard / carpeta Material de apoyo”.
2. En grupos de trabajo colaborativo de máximo 3 aprendices, utilizando la herramienta de su

elección, elabore un diagrama de flujo que muestre el proceso de la digitalización.
COMPROMISO: La evidencia, deberá subirse de forma individual, en la fecha acordada, a la plataforma

Blackboard.
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Código: F004-P006-
GFPI
Actividad de apropiación No. 8:

Estrategia didáctica activa: Lectura comprensiva, Cuadro comparativo.
Materiales:
Esta actividad se desarrollará de forma individual utilizando la técnica cuadro comparativo.
Elabore un cuadro comparativo a mano con letra legible (en su cuaderno) en donde se
confronten las características o cualidades de los sistemas Athento ECM y Docuware ECM, teniendo
en cuenta las siguientes Variables:
 Captura
 Gestión
 Almacenamiento y preservación
 Distribución
 Clientes
 Etc. (puede añadir otras variables).
Antes de crear el cuadro comparativo:
1. Revise el documento Instrumento lista de chequeo cuadro comparativo.pdf (descárguelo de

la plataforma Blakboard, en la carpeta: Actividades de aprendizaje). Este documento contiene
los criterios de evaluación que se tendrán en cuenta al momento de juzgar o evaluar su
conocimiento, desempeño o producto.
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2. Realice la lectura del documento “Cómo elaborar un cuadro comparativo.pdf” (descárguelo

de la plataforma Blackboard, en la carpeta Material de consulta).
3. Revise los siguientes videos:
 Firma Digital – Athento: https://www.youtube.com/watch?v=c_5iAlO8Ni0
 Buenas Practicas en Extracción de Metadatos:
https://www.youtube.com/watch?v=YKU8LotU2Do
 Pasos Para Digitalizar con Éxito en Athento 2.0 Beta:
https://www.youtube.com/watch?v=i1xwr-gUn24
4. Indague en la web sobre las características de los sistemas Athento ECM y Docuware ECM
COMPROMISO: El cuadro comparativo debe reposar en la plataforma Blackboard (subir documento

escaneado), en la fecha acordada. Prepárese para socializar el cuadro comparativo en clase.
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Actividad de apropiación No 9 (Wiki):
Estrategia didáctica activa: Lectura comprensiva, Diagrama

de flujo.
Materiales:
Devolutivos: Equipos de cómputo con conectividad a
internet, Tablero.
Para comprender una amplia variedad de frases y vocabulario en inglés sobre temas relacionados con la
competencia Administrar Tecnologías, utilizaremos la estrategia de trabajo colaborativo y la técnica Wiki.
De forma individual, ingrese a la herramienta colaborativa Wiki (en la plataforma Blackboard), y

complemente el glosario, anotando (escribiendo) cuatro (4) nuevas palabras traducidas al inglés
(diferentes a las ya publicadas en el wiki) con su respectivo significado en español.
Antes de guardar su Wiki, aplíquele al texto, un color de fuente diferente a los ya registrados, y escriba su
nombre y apellidos al final de cada párrafo.
Las nuevas palabras (términos) deben hacer referencia a los temas o actividades desarrolladas en la
presente guía de aprendizaje (actividades de reflexión, actividades de contextualización o actividades de
apropiación del conocimiento) o a los documentos (Descárguelos en la plataforma Blackboard en la
carpeta Material de consulta):
 Guia-5-digitalización-de-documentos.pdf
 Recomendaciones_Digitalizacion_Archivos.pdf
 La_Digitalizacion_Documental.pdf
Por ejemplo:
Optical Character Recognition (OCR): Reconocimiento Óptico de Caracteres. Capacidad de un dispositivo
de entrada de un computador u otra máquina, de leer ópticamente caracteres de texto individuales de
una página y convertir la información a un archivo de texto almacenado electrónicamente.
COMPROMISO: Registrar en la plataforma Blackboard el Wiki, en la fecha acordada. Después de registrar
su Wiki, capture la imagen de la pantalla, y guarde el archivo de la captura, en el Portafolio de Evidencias.
Socialice la actividad en el ambiente de formación.
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Actividades de evaluación.
Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación
Evidencias de Conocimiento : Aplica los principios, técnicas y Técnica: Formulación de

procesos archivísticos, previos a la preguntas
Cuestionario: El instructor con el fin automatización, digitalización y
de verificar los conocimientos microfilmación de
Instrumento: Cuestionario en la
archivos.
adquiridos evaluará de manera plataforma Blackboard
individual a cada uno de los Aplica las normas técnicas, la
aprendices, de toda la temática legislación archivística vigente y la
tratada en ésta Guía de Aprendizaje. política institucional, referentes a
los procesos archivísticos, para la
automatización (digitalización y/o
microfilmación) de los documentos
e información.
Prepara los documentos que se

van a microfilmar, digitalizar o
Evidencias de Producto: automatizar, apoyando los
diferentes procedimientos y
1. Actividad Apropiación 1 teniendo en cuenta los equipos,
elementos, accesorios, la
2. Actividad de Apropiación 2
normatividad y los requerimientos
3. Actividad de Apropiación 3 de almacenaje y protección. Técnica: Valoración de producto
4. Actividad de Apropiación 4.
5. Archivo(s) Actividad de Implementa un Programa General Instrumento: Lista de chequeo
de Conservación Preventiva de
Transferencia 1. documentos e información
6. Actividad de Apropiación 5. electrónica.
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Fecha: 30/09/2013
GLOSARIO DE TÉRMINOS
a) Medio electrónico: Mecanismo tecnológico, óptico, telemático, informático o similar, conocido o por
conocerse que permite producir, almacenar o transmitir documentos, datos o información.
b) Expediente electrónico: Conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento
administrativo cualquiera que sea el tipo de información que contengan.
c) Archivo electrónico de documentos: Almacenamiento electrónico de uno o varios documentos o
expedientes electrónicos.
d) Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación,
manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen
hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
e) Autenticación electrónica: Es la acreditación por medios electrónicos de la identidad de una persona
o autoridad, para elaborar o firmar documentos, o para adelantar trámites y procedimientos
administrativos.
f) Autenticidad: Característica técnica que permite identificar al autor de un mensaje de datos, el cual
es conservado en condiciones que permitan garantizar su integridad, para preservar la seguridad de
la información que busca asegurar su validez en tiempo, forma y distribución. Así mismo, garantiza el
origen de la información, validando el emisor para evitar suplantación de identidades.
g) Integridad: Característica técnica de seguridad de la información con la cual se salvaguarda la
exactitud y totalidad de la información y los métodos de procesamiento asociados a la misma.
h) Disponibilidad: Característica de seguridad de la información que garantiza que los usuarios
autorizados tengan acceso a la información y a los recursos relacionados con la misma, toda vez que
lo requieran asegurando su conservación durante el tiempo exigido por ley.
i) Foliado electrónico: Asociación de un documento electrónico a un índice electrónico en un mismo
expediente electrónico o serie documental con el fin de garantizar su integridad, orden y
autenticidad.
j) Índice electrónico: Relación de los documentos electrónicos que conforman un expediente
electrónico o serie documental, debidamente ordenada conforme la metodología reglamentada para
tal fin.
k) Wiki: Colección de páginas hipertexto, que pueden ser visitadas y editadas por cualquier persona
(aunque en algunos casos se exige el registro como usuario) en cualquier momento.”
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Fecha: 30/09/2013
3. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS
 Decreto No 2609 de 2012, Ministerio de Cultura, Republica de Colombia..

 Acuerdo No 003 de 17 febrero de 2015, Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
 Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones Dirección de Gobierno en
línea, Guía No 5 Cero Papel en la administración pública (Digitalización Certificada de
Documentos).
 Recomendaciones para la digitalización de documentos en los Archivos, Archivos de Castilla y
León, 2011.
WEBGRAFÍA: www.archivogeneral.gov.co
4. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)
ELABORÓ:
Milton Alfaro Jiménez
Ingeniero de Sistemas – Especialista en Telecomunicaciones
Email: miltonalfaro@misena.edu.co
SENA-Centro de Comercio y Servicios
Regional Atlántico
Abril 13 de 2017.
ACTUALIZADO POR:
Página 35 de 35

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Versión: 02

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Fecha: 30/09/2013

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

 DENOMINACIÓN DEL PROGRAMA DE FORMACIÓN: TECNÓLOGOS EN GESTIÓN DOCUMENTAL

 COMPETENCIA: 250601012 - ADMINISTRAR TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN COMO APOYO AL SISTEMA

 COMPETENCIA: PRODUCIR TEXTOS EN INGLÉS EN FORMA ESCRITA Y ORAL.

 DURACIÓN DE LA GUÍA: 120 Horas

En esta guía podrás aplicar procedimientos para conocer:

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

DESCRIPCIÓN DE LA(S) ACTIVIDAD(ES):

Actividad de Reflexión No 1 (Preservación y protección del medio ambiente):

Iniciamos esta reflexión definiendo ¿Que es el Reciclaje?

A continuación, realice lo siguiente:

 Revise la infografía Reciclado.zip (Descárguela en la plataforma Blackboard en la carpeta Material de

Abra la carpeta descomprimida:

¿Cuál es su punto de vista acerca de la Preservación y protección del medio ambiente?

Actividad de apropiación No. 1: Gestión Electrónica de Documentos.

Estrategia didáctica activa: Foro de discusión.

Desarrolle esta actividad de forma individual utilizando la estrategia Foro de Discusión.

1. Después de realizar la lectura del documento:

* ¿Considera que la participación/opinión de su compañero es pertinente? Sustente la respuesta.

Actividad de apropiación No 2: Análisis de objetos para el proceso de digitalización

Estrategia didáctica activa: Lectura comprensiva, Análisis de objeto.

 Escáneres para grupo de trabajo

Enlaces web escáner fi series:

ANÁLISIS TÉCNICO DEL OBJETO:

Tamaño del documento

3. Después de socializar el análisis técnico del objeto y el glosario de términos desconocidos,

Para el análisis funcional responderemos las siguientes preguntas:

¿Cuál es la función de las partes más importantes?

3.1 Abra el documento a través del enlace:

¿Cómo funciona el objeto?

3.8 Revise las páginas 7 y 8 del documento:

 Para el análisis funcional de la operación de la digitalización, ordene secuencialmente los

PROCEDIMIENTO / PASO PASO Nº

preparados de antemano / seleccione el controlador y la configuración

 Utilizando el programa de captura ScandAll PRO, realice una digitalización normal de

Revise los vídeos:

¿Qué normas de manejo, mantenimiento y seguridad hay que tener en cuenta en su

Para analizar las normas de seguridad y precaución revise el enlace:

Para analizar el proceso de mantenimiento, revise el siguiente vídeo:

El (los ) archivo(s) deben reposar en la plataforma Blackboard, en la fecha acordada.

Actividad de apropiación No.3: Preparación de los documentos para el proceso de digitalización

Estrategia didáctica activa: Lecturas comprensiva, Trabajo en equipo - Diseño de Infografía.

 Seleccionar la documentación a digitalizar y establecer el alcance de digitalización (decidir si todos

Fases del Proceso de Digitalización de documentos:

Identificación de la documentación a digitalizar:

a) Seleccionar la documentación a digitalizar y establecer el alcance de digitalización. En la

Recogida, Transporte y Recepción* (Opcional):

a) Extender las hojas con cuidado y suavizarlas.

La fase de Reconocimiento de datos está indiscutiblemente relacionada con la de digitalización (fase

La primera imagen representa el documento original en papel. En la segunda imagen se escanea el

b) Reconocimiento automático. En este tipo de reconocimiento se harán uso de técnicas para la

Las tareas a realizar en la fase de Indexación son:

Reunir la información identificativa de los documentos:

Las tareas más significativas a realizar en la fase de Control de Calidad son:

Firma del documento* (Opcional):

La tarea a realizar en la fase de Firma es: