Ciclo PHVA

CAPITULO V
CICLO PHVA PARA EL PROCESO DE PAGO A PROVEEDORES
El PHVA es una herramienta de planificación y mejora continua propuesta por

Walter Shewhart en los años 30, fue ampliamente presentada por Deming. La
herramienta de calidad se compone de las iniciales de Plan, Do, Check, Action.

Respectivamente: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar. A través de la ejecución
sistemática de estos cuatro pasos es posible lograr la mejora continua.
•Actuar: Tomar • Planificar:

acciones para Establecer
mejorar objetivos y
procesos
continuamente
necesarios para
el desempeño conseguir los
A P
de los procesos. resultados.
•Verificar: Realizar
el seguimiento y la
V H •Hacer:
Implementar
medicion de los procesos.
procesos y
productos.
Para el caso del proceso elegido; pago a proveedores, se decide mejorar este
proceso dentro de la empresa ya que actualmente se tienen ciertas dificultades
debido a que varios proveedores se han quejado con el área de Logística de que
no se están pagando las facturas en los plazos acordados, no se están
devolviendo las letras a tiempo para ingresarlos al banco, todo esto ha generado
malestar entre los proveedores y por ende dificultades para el aprovisionamiento
de la empresa.
a. Planear.- En esta primera fase, determinamos la cantidad de proveedores
a trabajar, los recursos para este proceso y tiempos a considerarse.

Con este proceso requerimos que los proveedores sean pagados a tiempo
en los plazos acordados y con la forma de pago indicado.

Luego del análisis del proceso se han encontrado los siguientes cuellos de
botella:
 Muchos de los retrasos se deben a que proveedores no envían
documentación completa y sin errores.

 El servicio o producto entregado no se ajusta al requerimiento de
compra.
 El flujo de los documentos suele tardar más de 10 días, que afecta
a facturas que tienen como fecha de pagos menores o al contado.

 Contabilidad regresa los documentos a Logística debido a errores
en la factura como falta de vistos buenos, sellos de recepción, falta

de cuenta corriente en casos de detracción.
 Facturas llegan fuera del corte de pago de tesorería lo cual retrasa

el pago.
En base a los problemas detectados se determinan los siguientes planes
de acción:
 Se comunicará a todos los proveedores que tendrán como plazo
máximo 3 días luego de entregado el producto o culminado el
servicio para entregar toda la documentación correspondiente.

 Para el caso de materias primas se trabajara con muestras
aprobadas previamente, para otros productos el área usuario

deberá aprobar las especificaciones técnicas de los proveedores
antes de proceder con la compra.

 Para facturas con plazos de pago menores a los 10 días, se tendrá
un proceso especial en el cual solo pasaran por aprobación a sola

firma del jefe de logística y jefe de finanzas para el pago
correspondiente.
 Se incluirá en la orden de compra, los requisitos mínimos que debe
cumplir las facturas para su aceptación, el cual será verificado en

recepción al momento que el proveedor entregue sus documentos,
de este modo si se presenta errores se devolverá inmediatamente.
 Tesorería deberá ampliar a 2 fechas de pago por semana para

mayor flexibilidad en el proceso.
b. Hacer.- Para la ejecución de los planes propuestos se ha establecido un
periodo de prueba de 3 meses, en el cual se llevara a cabo todo los planes

de acciones determinados.
Durante este periodo de prueba se medirán y evaluaran los resultados.
c. Verificar.- Durante el periodo de prueba y la puesta en marcha de los

planes de acción, y con el fin de verificar el plan inicial se ha establecido
indicadores para medir la gestión en las diferentes áreas involucradas, con

estos indicadores se espera medir el desempeño y satisfacción de los
proveedores respecto al pago oportuno de sus facturas.

 Cantidad de facturas no pagadas a tiempo sobre total de facturas
(%)
Buen desempeño 0 - 10%

Regular 11 - 40%
Mal desempeño 41 - 100%
 Tiempo de atención de factura desde recepción hasta listo para
pago (días)
Buen desempeño 7 -10 días

Regular 11-15 días
Mal desempeño 15 días a mas
 Cantidad de documentación errónea sobre total de documentos (%)
Buen desempeño 0 - 10%

Regular 11 - 40%
Mal desempeño 41 - 100%
d. Actuar.- La mejora continua para este proceso se llevará a cabo por el jefe
de logística quien tendrá como responsabilidad buscar simplificar el
proceso así como hacerlo más eficiente y siempre en busca de la
satisfacción del proveedor.

Ciclo PHVA

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Ciclo PHVA

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Ciclo PHVA

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

CAPITULO V

CICLO PHVA PARA EL PROCESO DE PAGO A PROVEEDORES

El PHVA es una herramienta de planificación y mejora continua propuesta por

herramienta de calidad se compone de las iniciales de Plan, Do, Check, Action.

sistemática de estos cuatro pasos es posible lograr la mejora continua.

•Actuar: Tomar • Planificar:

a. Planear.- En esta primera fase, determinamos la cantidad de proveedores

a trabajar, los recursos para este proceso y tiempos a considerarse.

en los plazos acordados y con la forma de pago indicado.

documentación completa y sin errores.

a facturas que tienen como fecha de pagos menores o al contado.

en la factura como falta de vistos buenos, sellos de recepción, falta

 Facturas llegan fuera del corte de pago de tesorería lo cual retrasa

En base a los problemas detectados se determinan los siguientes planes

servicio para entregar toda la documentación correspondiente.

aprobadas previamente, para otros productos el área usuario

antes de proceder con la compra.

un proceso especial en el cual solo pasaran por aprobación a sola

cumplir las facturas para su aceptación, el cual será verificado en

de este modo si se presenta errores se devolverá inmediatamente.

 Tesorería deberá ampliar a 2 fechas de pago por semana para

b. Hacer.- Para la ejecución de los planes propuestos se ha establecido un

periodo de prueba de 3 meses, en el cual se llevara a cabo todo los planes

Durante este periodo de prueba se medirán y evaluaran los resultados.

c. Verificar.- Durante el periodo de prueba y la puesta en marcha de los

indicadores para medir la gestión en las diferentes áreas involucradas, con

proveedores respecto al pago oportuno de sus facturas.

Buen desempeño 0 - 10%

 Tiempo de atención de factura desde recepción hasta listo para

Buen desempeño 7 -10 días

 Cantidad de documentación errónea sobre total de documentos (%)

Buen desempeño 0 - 10%

También podría gustarte