Código FC-PR-04

Versión 01
PROCEDIMIENTO ACTIVOS FIJOS
Fecha 2016-OCT-13
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CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

2016-OCT-13 01 Documento inicial.

1. OBJETIVO
Establecer las actividades requeridas para asegurar la disponibilidad del registro
actualizado de los bienes que se encuentren o entreguen para ser utilizados en el
desarrollo de la función administrativa y/o académica de la Fundación Universitaria
Navarra – UNINAVARRA. Asi como establecer las actividades requeridas para retirar
los bienes que de patrimonio no sean útiles a su servicio.

2. ALCANCE
Aplica a todas las dependencias de la Fundación Universitaria Navarra –
UNINAVARRA.

3. DEFINICIONES

3.1 INVENTARIO GENERAL: Consiste en el registro ordenado, completo y

detallado de los bienes que integran el patrimonio de la Fundación
Universitaria Navarra – UNINAVARRA.

3.2 INVENTARIO FISICO POR DEPENDENCIA: El inventario físico o

material lo contribuyen todas las existencias verificables que se
encuentren físicamente en las instalaciones de la dependencia teniendo
en cuenta los factores descriptivos de los artículos, cantidad y valor.

3.3 ACTIVOS FIJOS: todos los bienes muebles e inmuebles que sean
adquiridos o donados a la institución, para hacer uso de ellos, sin
pretender venderlos o donarlos a otra entidad.

3.4 PLACA O PLAQUETA ADHESIVAS: Es reconocer mediante un distintivo

único con número consecutivo, código de barras o señalización que
identifique únicamente el bien.
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3.5 OBSOLETOS: Son bienes que por su utilización, uso, actualización o

defecto no deben hacer parte de la propiedad planta y equipo motivo por
el cual deben ser depurados.

4. GENERALIDADES

4.1 El procedimiento busca garantizar que se mantenga actualizado el

inventario de bienes de la Fundación Universitaria Navarra -
UNINAVARRA, de manera que los bienes adquiridos puedan estar
disponibles para los puestos de trabajo.
4.2 Se deberá realizar un inventario físico semestral. El inventario permite
verificar, clasificar, analizar, valorar y controlar los bienes de la entidad de
tal manera que permiten un control razonable de las existencias reales.
4.3 El inventario debe actualizarse mediante la verificación física de las
existentes, su confrontación con el anterior y la observación del estado en
que los elementos se encuentren, constando si las nuevas entradas fueron
registradas correctamente.
4.4 La plantilla de activos fijos es descargada directamente del programa
SIIGO, que es la que se diligencia para actualizar el inventario de bienes.
4.5 Este procedimiento garantiza el buen estado de los bienes que posee la
Fundación Universitaria Navarra - UNINAVARRA.
4.6 Los bienes que se encuentren deteriorados, obsoletos o en mal estado
saldrán del inventario de la institución permitiendo su reposición, previa
verificación de la Dirección administrativa y Dirección financiera.
4.7 Los bienes podrán darse de baja por las siguientes razones:
 Cuando estén en calidad de excedente.
 Cuando se consideran desgastados, desactualizados o
deteriorados.
 Cuando su mantenimiento o reparación resulte más costosa que su
reemplazo.
 Cuando los bienes fueron extraviados, robados, intercambiados, o
en caso de reembolso o reposición.
 Para efectos de baja de bienes muebles, la dirección financiera y
administrativa realizara un inventario de los bienes que no se estén
utilizando o necesitando.

4.8. EXPEDICION DE CONCEPTOS TECNICOS ACTA DE BAJA: Los

conceptos técnicos sobre el estado de los Bienes Muebles, deteriorados,
inservibles, dañados u obsoletos, deberán expedirlos las dependencias
indicadas a continuación:
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 El Coordinador Tic´s s o quien haga sus veces, emitirá el concepto para

todos los equipos de cómputo y sus accesorios y/o periféricos
(reguladores, redes, computadores, monitores, teclados, etc.), de todas
las dependencias de la Uninavarra.
 El Director Administrativo y/o Director Financiero o quien haga sus veces,
para muebles y equipos de oficina y demás bienes cuyo mantenimiento y
reparación estén a su cargo.

4.9. INFORME A LA RECTORIA

El Informe debe ser por escrito y debe contener una síntesis del procedimiento que
se realizó, Objetivos de la toma física el resultado con los siguientes listados:

 Listado de Bienes Muebles, deteriorados, inservibles, dañados u obsoletos

para dar de baja, completamente identificados en unidades, descripción, y
demás características, así como el valor que figure en libros, firmado por
quienes intervinieron en el conteo
 Listado de Bienes Muebles registrados en las Planillas de Recolección de la
Información y no encontrados en el conteo físico (Faltantes), completamente
identificados en unidades, descripción, y demás características, así como el
valor que figure en libros, firmado por quienes intervinieron en el conteo.

4.10. ACTOS ADMINISTRATIVOS POR APERTURA DE INVESTIGACIONES.

Los listados del numeral 4.9., servirán de base para que la Rectoría determine si
amerita o no la apertura de investigaciones por presuntas responsabilidades,
ocasionadas por faltantes y/o deterioro, de los bienes muebles.

4.11. OPCION MONETARIA DE REMEDIAR

En el caso de establecerse administrativamente responsabilidades por, faltantes, o

cualquier otro concepto, y el funcionario las acepte, deberá resarcir el daño causado
cancelando el valor monetario que resulte legalmente a su cargo, sin perjuicio de las
acciones jurídicas pertinentes.

4.12. CAUSALES DE DIFERENCIAS EN INVENTARIOS.

La Dirección Administrativa y la Dirección financiera deberá adelantar las revisiones

a que haya lugar con los responsables del área, y establecer las causales que
ocasionan las diferencias de inventarios, determinando aquellas que no tengan
justificación, de lo cual informará a Rectoría, para los efectos a que haya lugar.
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5. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES.

Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

Realizará un cronograma de toma

físicas de inventarios cada año.

La toma física de los inventarios se

realizará en dos conteos; (en
periodos acordados con anterioridad
mediante comunicación a todos los
líderes de los procesos que tienen
bienes a su cargo, indicando la fecha
inicial y la fecha final para la
Profesional de Apoyo
Programa de realización del mismo.
PROGRAMAR a la gestión
1 verificación de
INVENTARIO financiera en activos Se informará por escrito con una
activos fijos
fijos antelación de 5 Días calendario a los
encargados del conteo y a las
dependencias, sobre el proceso a
realizar, la relación de activos a su
cargo, la fecha, la importancia, la
metodología aplicada y cronograma
de ejecución, solicitando la activa
colaboración de los funcionarios y la
necesidad de tener los bienes
organizados.

El encargado del área administrativa

y también el lider del área financiera,
Profesional de apoyo revisa el inventario final del semestre
REVISAR a la gestión anterior, registro de ingreso de
2 NA
INVENTARIO financiera en activos ordenes de compra y revisión de
fijos inventario fisico, dando una copia de
actualización del inventario al área de
contabilidad.

COORDINAR Profesional de apoyo

REALIZACIÓN a la gestión Plantilla activos Coordina el equipo de trabajo para la
3
DE INVENTARIO financiera en activos fijos realización del inventario físico.
FISICO fijos
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Realiza el inventario físico de acuerdo

al plan de inventario físico y actualiza
inventario de bienes dando copia a
contabilidad.

Los responsables de la Toma Física

efectuarán la verificación elemento a
elemento determinando su estado
(Bueno, Malo, regular, obsoleto etc.)
teniendo en cuenta los bienes
inservibles u obsoletos o susceptibles
de reparación, y que esté
debidamente paqueteados.

Cada vez que se verifique un

elemento deberá ser marcado
Profesional de Apoyo colocando un sticker adhesivo por el
REALIZAR
a la gestión Plantilla activos encargado de levantar el inventario
4 INVENTARIO junto con el responsable del área,
financiera en activos fijos
FISICO. que permita identificar que se realizó
fijos
su conteo y así evitar su omisión y/o
doble conteo. Si algún elemento no
aparece en la planilla de recolección
de información será registrado al final
de esta. Una vez establecida la
realidad de los bienes contados, si
alguno no tiene placa o no es visible,
se le reasignará la plaqueta que le
corresponda.

El resultado del conteo, se registrará

en las planillas de recolección de
información que se descargan desde
el SIIGO, entregándolas debidamente
diligenciadas y firmadas a la Dirección
financiera.
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NOTA: Esta actualización se realizas

a través de la plantilla de activos fijos
obtenida desde SIIGO.

Recibidas las planillas se verifica que

el resultado de estos sea igual. De ser
así coloca el visto bueno, firma y
entrega a Dirección financiera para
las verificaciones del caso.
Profesional de apoyo
Cuando existan diferencias
a la Gestión
significativas, se procederá a efectuar
financiera de activos
VERIFICAR otro conteo en compañía de los
5 fijos NA
DIFERENCIAS responsables. Cuando se presenten
diferencias en áreas donde no estén
los funcionarios anteriores por
Director Financiero razones de ubicación de los
elementos, el reconteo se hará por
parte de los responsables y reporta al
rector con copia a contabilidad para
la toma de acciones administrativas
y/o disciplinarias.

Profesional de apoyo
Ajustar el inventario final del periodo
AJUSTAR a la Gestión
6 NA de acuerdo a los hallazgos
DIFERENCIAS financiera de activos
encontrados.
fijos

Inmediatamente después de
Profesional de apoyo confrontados los dos conteos y
REALIZAR ACTA a la Gestión revisadas las diferencias, el Director
FINALIZACIÓN financiera de activos Financiero con el Profesional de
DE LA TOMA fijos apoyo a la Gestión financiera de
7 Acta
FÍSICA activos fijos realizan el levantamiento
DEL un acta sobre la finalización del
INVENTARIO. inventario firmada por los
Director Financiero funcionarios responsables de los
conteos.
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Finalizado el Inventario se realizará el

Informe, con el resultado del
inventario físico (Depuración De Las
Propiedades Planta Y Equipo),
determinando las diferencias por
Profesional de apoyo faltantes y sobrantes y produciendo
REALIZAR a la Gestión las recomendaciones pertinentes a la
8 Informe
INFORME financiera de activos Rectoría para que este autorice su
fijos incorporación en la Contabilidad.

El informe debe contener la

información especificada en
condiciones generales del punto 4.9
consideraciones generales.

Profesional de apoyo Con base en la autorización de la

a la Gestión Rectoría y previos conceptos técnicos
financiera de activos sobre el estado de los Bienes
fijos Muebles, deteriorados, inservibles,
REALIZAR ACTA dañados u obsoletos, en reunión se
DE BAJA DE Rector Acta de baja de aprobará la baja y el destino final que
9
BIENES bienes muebles se le darán a estos Bienes, para lo
Director Financiero
MUEBLES cual se dejara constancia en el acta
Director respectiva de la reunión. A esta
administrativo reunión deberá invitarse al Revisor
Fiscal para que él haga las
Revisor Fiscal verificaciones pertinentes.

Con la autorización de la Rectoría, el

Profesional de apoyo área de activos fijos actualizará la
REALIZAR
a la Gestión información de los Activos,
10 AJUSTES NA
financiera de activos reportando al sistema todas las
CONTABLES
fijos novedades recibidas en el informe
final y en las actas de baja.

Profesional de apoyo
SUMINISTRAR a la Gestión Listado de Una vez realizados los ajustes
11 LISTADO DE contables el departamento de
financiera de activos activos
ACTIVOS A SUS fijos contabilidad suministrara a cada
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Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

RESPECTIVOS responsable el listado de sus

RESPONSABLES. elementos que están a su cargo.

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Shirly Marcela Juan Carlos

Nombre Nombre Carolina Nombre Camilo Lozano
Ardila Camargo

Coordinadora Apoyo a la Director Representante

Cargo de Calidad Cargo Gestión financiera financiero Cargo por la
de activos fijos Dirección