“SEGURIDAD ES CERO ACCIDENTES”

ESTÁNDAR: CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS SIG-EST-DGG01-02-05

HOCHSCHILD
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE RIESGOS
ELEMENTO: 01 MINING
HOCHSCHILD MINING - DNV
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1. OBJETIVO
 Establecer los lineamientos necesarios en el control de los documentos y registros del sistema integrado
de gestión de riesgos HM DNV, a través de una metodología para la generación, actualización, revisión,
aprobación, distribución y control de los documentos, tanto internos y/o externos de la organización.

2. ALCANCE
 Aplica a todos los documentos del sistema integrado de gestión de riesgos HM DNV.

3. REFERENCIAS LEGALES Y OTRAS NORMAS

 Política de Seguridad, Salud Ocupacional, Medio Ambiente y Relaciones Comunitarias.
 Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo - Ley 29783 Artículo 28.
 Resolución Ministerial N° 050-2013-TR Formatos referenciales de la información mínima que deben
contener los registros obligatorios del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.
 Norma OHSAS 18001:2007 – Requisito N°. 4.4.5.
 Norma ISO 14001:2004 – Requisito No. 4.4.5.
 Sistema de Clasificación Internacional de Seguridad DNV Sexta Edición – Elemento N°.1.

4. DEFINICION DE CONCEPTOS IMPORTANTES (SIGR HM DNV)

4.1. Anexo: Son guías establecidas para ayudar a la comprensión de un estándar.
4.2. Documento: Información y su medio de soporte (escrito, medios magnéticos, videos, fotografías, etc.)
4.3. Documento externo: Son aquellos que provienen desde fuera de la organización y son utilizados en la
unidad o proyecto minero. Como ejemplo: normas externas o reglamentación legal.
4.4. Estándar de trabajo: El estándar es definido como los modelos, pautas y patrones que contienen los
parámetros y los requisitos mínimos aceptables de medida, cantidad, calidad, valor, peso y extensión
establecidos por estudios experimentales, investigación, legislación vigente y/o resultado del avance
tecnológico, con los cuales es posible comparar las actividades de trabajo, desempeño y
comportamiento industrial. Es un parámetro que indica la forma correcta de hacer las cosas. El
estándar satisface las siguientes preguntas: ¿Qué hacer?, ¿Quién lo hará?, ¿Cuándo se hará?,
¿Quién es el responsable de que el trabajo sea bien hecho?
4.5. Instrucciones operativas: instrucciones que sirven para operar un determinado equipo de acuerdo al
manual de operación.
4.6. Procedimiento: Documento que contiene la descripción específica de la forma cómo llevar a cabo o
desarrollar una tarea de manera correcta desde el comienzo hasta el final, dividida en un conjunto de
pasos consecutivos o sistemáticos. Resuelve la pregunta: ¿Cómo hacer el trabajo/tarea de manera
correcta?
4.7. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos, o proporciona evidencia de las actividades
desempeñadas en medios físicos o digitales.
4.8. SIGR HM DNV: Sistema integrado de gestión de riesgos Hochschild Mining DNV.
4.9. Sistema: Combinación de políticas, estándares, procedimientos, personas, instalaciones y equipos,
todos funcionando dentro de un ambiente dado, para cumplir con los objetivos de una organización.

5. REQUISITOS / ESPECIFICACIONES DEL ESTANDAR

5.1. (1.14.1) El gerente de unidad / superintendente general de proyecto nombrará por escrito un
coordinador de control de documentos, con las calificaciones y recursos apropiados, el cual debe
administrar y mantener la plataforma documentaria, en medio físico y electrónico, con el nivel de detalle
suficiente para:
 Describir los elementos del SIGR HM DNV y sus interrelaciones.

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 Proveer a la dirección, a la alta gerencia y a quienes se designe la información detallada del

desarrollo e implementación de cada elemento del SIGR HM DNV con toda la documentación
relacionada.
 Difundir mediante capacitación, manuales, intranet, paneles en el área de trabajo y otros los
cambios o modificaciones que hayan sufrido los documentos del SIGR HM DNV.
5.2. (1.14.1) El coordinador de control de documentos debe tener las siguientes características:
 Competente
 Objetivo y veraz.
 Honesto.
 Capacitado y entrenado en sistemas de distribución y colección de documentos, sistemas de
archivo, así como métodos de protección y duplicación de documentos.
 Proactivo.
5.3. El sistema de control de documentos busca que la documentación:
 Pueda ser fácilmente ubicada, sea legible, fechada (con fechas de revisión), identificable con un
código determinado y específico, conservada de manera ordenada y registrada.
 Tenga responsabilidades en la preparación, compilación, revisión y aprobación en todos sus niveles
de manera que sea aprobada legítimamente por personal autorizado.
 Pueda ser generada, modificada y actualizada de manera periódica, sistemática y formal.
 La documentación obsoleta pueda ser retirada rápidamente y retenida por un periodo de
conservación predefinido y sea debidamente identificada.
 Este disponible en los lugares donde se realicen actividades esenciales para el funcionamiento
efectivo del SIGR HM DNV.
5.4. Control de la documentación: “Toda copia en PAPEL del SIGR HM – DNV (corporativo) es un
documento no controlado a excepción del original” que se encontrará administrado por el coordinador
de control de documentos, sólo el coordinador imprimirá copias controladas con numeración y sello.
Asimismo los documentos que se encuentran en la red llevarán la siguiente leyenda al momento de ser
impresos: copia no controlada verificar biblioteca virtual de seguridad para actualizaciones (en el pie de
página) y copia no controlada (en el cuerpo del documento en diagonal). En el caso de entrega de CDs
del SIGR HM – DNV (corporativo) a Empresas Contratistas se llevará un control con numeración y sello
de los mismos.
5.5. El coordinador de control de documentos publicará en la biblioteca virtual de seguridad los cambios y
correcciones que se hagan a los documentos del SIGR HM DNV e informará vía e-mail a los
responsables de las áreas de la organización involucrados.
5.6. Los documentos de origen externo del SIGR HM DNV serán identificados por su nombre y fecha de
emisión y el coordinador de control de documentos será el responsable de mantener esta información
actualizada.
5.7. Es responsabilidad del coordinador de control de documentos actualizar la lista maestra de
documentos y registros del SIGR HM DNV.
5.8. (1.14.1) El coordinador de control de documentos, llevará el control del listado maestro de control de
documentos y registros (SIG-REG-DGG01-03-01), en el cual se indicara lo siguiente:
 Elemento  Descripción del documento
 Código  Elaborado por
 Aprobado por  Fecha de emisión
 Fecha de Revisión  Versión
 Tiempo de Conservación  Origen del documento (ubicación física)
 Comunicar cambios a  Nivel de control del documento.
 Disposición final.

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5.9. En este listado maestro de control de documentos y registros también se registrarán los estándares y
procedimientos del sistema y operativos (SIG-REG-DGG01-03-02).
5.10. (1.14.1) El coordinador de control de documentos deberá mantener un registro de todas las personas
que reciben documentos controlados y utilizará el registro de constancia de entrega de documentos.
5.11. Asimismo, se consideran documentos que requieren control los siguientes:
 Manuales de referencia del SIGR HM DNV.
5.12. En cuanto a la distribución de documentos aprobados, los mismos se encontraran a disposición de todo
el personal en la biblioteca virtual de seguridad de la unidad / proyecto / corporativo de la organización.
Estos documentos deben permanecer legibles y fácilmente identificables. Los documentos que se
copian o impriman de la biblioteca virtual de seguridad de documentos de la organización serán
considerados “copia no controlada”.
5.13. Se deberá autorizar que la modificación de documentos de la biblioteca virtual de seguridad sea
únicamente dada al coordinador de documentos, el resto del personal tendrá únicamente acceso a
impresión del documento.
5.14. (1.14.1) El coordinador de control de documentos deberá solicitar por lo menos una revisión y
aprobación anual de los documentos generados para el sistema y operativos por parte de los
responsables en la elaboración, revisión y aprobación.
5.15. El coordinador de control de documentos deberá realizar por lo menos de manera anual una revisión
sistemática de los documentos que se encuentran circulando en la unidad / proyecto minero, para
evitar el uso de documentación obsoleta, esto será evidenciado mediante un acta y estará firmada por
el responsable de cada área.
5.16. La estructura de los documentos del SIGR HM DNV se basa en 4 niveles:
 Nivel I – Política Integrada, Objetivos del SST, Manual del Sistema Integrado de Gestión de
Riesgos, Reglamento Interno de SST y Programa de SST.
 Nivel II – Estándares y Anexos (del Sistema y Operativos)
 Nivel III – Procedimientos (del Sistema y Operativos)
 Nivel IV – Registros (se incluye el IPERC, mapa de riesgo, planificación de las actividades
preventivas, planos, permisos, actas de auditoría, contratos, listas de verificación, cartillas, formatos
y registros varios)
5.17. Se establece la siguiente estructura para la codificación de la documentación de los niveles II, III y IV:

SIG - EST - MIN - 01 - 01 - 00

N° del Numeración
Tipo de Sistema: Tipo de Documento Área Versión:
Elemento: correlativa:
Sistema integrado
ANX: Anexo MIN: Mina 01 01 01
de gestión
EST: Estándar PTA: Planta 02 02 02
MTG: Mantenimiento
PRO: Procedimiento 03 03 03
general
IO: Instrucciones
LAB: Laboratorio . . .
Operativas
ALM: Almacén . . .
SIS: Sistemas . . .
PLA: Planeamiento . . .
POL: Policlínico
RHH: Recursos
Humanos
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INF: Infraestructura
GEO: Geología
SEG: Seguridad
Industrial
SCI: Seguridad Civil
RCC: Relaciones
Comunitarias
MAM: Medio Ambiente
DGG: Documentos de
Gestión Generales
DGU: Documento
General de la Unidad
DGP: Documento 20 99 99
General del Proyecto

5.18. En el caso que no se encuentre la codificación necesaria de las áreas o tipos de documentos, se
gestionara con el responsable de control de documentos de la unidad / proyecto.
5.19. La gerencia corporativa de seguridad es responsable de la difusión a la alta gerencia (personal que
labora en las oficinas de Lima) de la implementación y/o cambios que se presenten en el SIGR HM
DNV.
5.20. Los documentos corporativos aprobados por la Gerencia Corporativa de Seguridad tendrán carácter
imperativo para todas las unidades y proyectos de la organización. Estos documentos serán aprobados
de acuerdo al flujograma de aprobación de documentos corporativos (SIG-ANX-DGG01-07-01).
5.21. (1.14.1) Se debe considerar el siguiente estándar para el encabezado de estándares y procedimientos:
 Para el caso de estándares y procedimientos se considera lo siguiente:

 En la última página de los estándares y procedimientos deberá indicarse el cargo de los

responsables en la elaboración, revisión y aprobación, de manera que sea aprobada legítimamente
por personal autorizado.
 Para el caso de los estándares y procedimiento corporativos del sistema, se considerara la siguiente
estructura de pié de página:
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Nota: Para el caso de documentos de medio ambiente serán revisados por:

Gerente Corp. MA.
 Para el caso de procedimientos y estándares operativos se considerara la siguiente estructura de
pié de página:

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GERENTE DEL PROGRAMA DE

SUPERVISOR DEL AREA Y GERENTE UNIDAD /
SUPERINTENDENTE DEL AREA SEGURIDAD Y SALUD
TRABAJADORES SUPERINTENDENTE GRAL PROYECTO
OCUPACIONAL
Fecha de Elaboración: Fecha de Aprobación:
22/06/12 26/06/12

 Las empresas contratistas mineras y de actividades conexas deben establecer su propia estructura
de codificación, en concordancia al SIGR HM DNV, contemplando: el uso de su logo, la
participación de sus trabajadores en la elaboración, la revisión y la aprobación de sus
procedimientos y estándares, todos pertenecientes a su empresa, de acuerdo al anexo 15A y 15B
del Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional D.S. 055 2010-EM para el caso de Perú. Antes
de la aprobación de sus procedimientos y estándares operativos estos deberán ser revisados por el
área de seguridad de la unidad / proyecto minero.

Nota: Para el caso de documentos operativos de Medio Ambiente serán revisados

por el Superintendente de Medio Ambiente / Jefe de Medio Ambiente.

5.22. Para la preparación de estándares y procedimientos del sistema y operativos se utilizaran los
estándares establecidos.
5.23. (1.14.1) Todo registro deberá indicar como mínimo el nombre del registro, código, unidad o proyecto,
área, fecha y firma de revisión, aprobación y/o terminación.
5.24. Los procedimientos y estándares deberán incluir en la última página el siguiente cuadro de descripción
del cambio o revisión indicativo, donde se identificará el último cambio o modificación:

FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO O REVISION VERSION

5.25. Cuando alguno de los documentos del SIGR HM DNV pasen de la sexta versión (06), se guardará el
historial de los cambios o modificaciones generados y en la siguiente versión se iniciará con la primera
descripción de cambios o modificaciones.
5.26. Los cambios o modificaciones deberán tener una fecha de entrada en vigencia que no excederá los 45
días de aprobación del cambio o modificación.
5.27. (1.14.1) Cualquier personal de la organización puede identificar la necesidad de modificar o anular un
documento del SIGR HM DNV. Para ello debe acudir al coordinador de control de documentos, si son
documentos del sistema de gestión y al superintendente o jefatura de área si son documentos
operativos, los cuales procederán a hacer las coordinaciones con los responsables de elaboración,
revisión y aprobación. Si estos están de acuerdo con la modificación se generara la nueva versión. El
coordinador de control de Documentos comunicara a los interesados lo cambios generados y
actualizara la biblioteca virtual de seguridad y el listado maestro de documentos y registros. La
gerencia corporativa de seguridad deberá publicar y difundir vía e-mail al personal interesado cada vez
que se realice cambios o modificaciones en los documentos corporativos del sistema.

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5.28. Cada vez que se realice un cambio aprobado en un registro, debe quedar las razones de cambio
registradas en el cuadro de control de cambio o modificaciones del documento del cual se originó, para
que se evidencie un histórico del cambio.
5.29. (1.14.1) Todo documento obsoleto debe ser removido bajo responsabilidad del superintendente o
jefatura de área, una vez comunicada la modificación y difundida la nueva versión por parte del
coordinador de control de documentos. Asimismo tendrá la responsabilidad de capacitar al personal en
el correcto uso de la documentación nueva o modificada.
5.30. Como parte del mantenimiento y aseguramiento de la recuperación y retención de la documentación
SIGR HM DNV el área de sistemas deberá realizar una copia backup mensualmente, para el caso de
informes de investigación de accidentes incapacitantes y mortales será de acuerdo a la legislación de
cada país.

6. RESPONSABILIDADES:
6.1. ALTA GERENCIA (GERENTE CORPORATIVO DE SEGURIDAD).
Responsable de revisar estándares, procedimientos, registros y manuales corporativos del sistema.
Evaluación y decisión de la necesidad de incluir documentos como controlados al sistema.
6.2. ALTA GERENCIA (CEO, COO, GERENTE GENERAL).
Responsables de aprobar estándares, procedimientos, registros y manuales del sistema. Encargados
de realizar una revisión del desempeño del sistema.
6.3. COORDINADOR CORPORATIVO DEL ELEMENTO.
Encargado de desarrollar la documentación e información necesaria de acuerdo a las diferentes
realidades, para poder identificar todas aquellas medidas adicionales que se requieran en busca del
mejor cumplimiento del presente estándar.
6.4. GERENTE DE UNIDAD / SUPERINTENDENTE GENERAL DEL PROYECTO.
Responsable de revisar los estándares, procedimientos, registros y manuales operativos.
6.5. GERENCIA SUPERIOR Y GERENCIA MEDIA.
Encargados de desarrollar la documentación requerida para ejecutar sus actividades operativas de
manera segura y con respeto al medio ambiente. Pueden identificar la necesidad de generar un
documento nuevo. Hacer cumplir el uso adecuado de la documentación relacionada a su área.
6.6. COORDINADOR DE CONTROL DE DOCUMENTOS.
Responsable de revisar y controlar los documentos emitidos de acuerdo a los lineamientos del
presente estándar.

7. ENTRENAMIENTO Y CONOCIMIENTO (SIGR HM DNV)

 El gerente de unidad, superintendencia general de proyecto, gerencia superior, gerencia media y
coordinadores deberán ser entrenados en cursos de administración moderna de la seguridad, gestión de
control de pérdidas y liderazgo.
 El coordinador de control de documentos y el personal de apoyo para este fin deberán ser entrenados en
sistemas de distribución y colección de documentos, sistemas de archivo, así como métodos de protección
y duplicación de documentos.

8. CONTROLES, REGISTROS Y DOCUMENTACION

 SIG-ANX-DGG01-07-01 Flujograma de aprobación de documentos corporativos.
 SIG-REG-DGG01-03-02 Listado maestro de control de documentos y registros.
 SIG-REG-DGG01-04-02 Registro de constancia de entrega.

9. FRECUENCIA DE INSPECCIONES
 Mensual.

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10. EQUIPO DE TRABAJO

 Coordinadores corporativos de este elemento.

11. REVISIÓN Y MEJORAMIENTO CONTINUO

 Por lo menos en forma anual y cada vez que la normatividad legal vigente sufra un cambio y/o
modificaciones.

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SIG-ANX-DGG01-07-00
FLUJOGRAMA DE APROBACIÓN DE DOCUMENTOS CORPORATIVOS

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FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO O REVISION VERSION

Se considera dentro de las referencias la norma OHSAS 18001:2007, y se incluyeron los requisitos
01/08/09 de la Guía del Sistema de Clasificación Internacional de Seguridad DNV para alcanzar un Nv. 4. Se Versión 01
considera el término colaboradores en reemplazo de trabajadores.
Definiciones: Se cambian las definiciones de estándar, procedimiento y registro de acuerdo a lo
estipulado en el Manual de Creación de Conciencia.
28/05/10 Versión 02
5.3. Se incluye en el Nv. III de documentos IO: Instrucciones Operativas.
5.10. Se adiciona el cuadro a pie de página para el historial de cambios.
Se ha agregado el requisito 2.7.4
En el nombre del estándar se agrego Control de documentos y registros.
En el 5.8 se agrega disposición final.
24/06/10 Versión 02
En responsabilidades (6.5) se agrega “y con respeto al medio ambiente”.
5.7 se agrega en Revisado Por: Gerente de MA y para el caso de documentos operativos la
Superintendencia de M.A.
En definiciones se modifico la definición de estándar y procedimiento, de acuerdo al DS055 2010 –
EM.
17/05/11 En el 5.10 Se adiciona: Los cambios o modificaciones deberán tener una fecha de entrada en Versión 03
vigencia que no excederá de 45 días de aprobado el cambio o modificación
Nota: Estos cambios entran en vigencia a partir del día 01/06/2011.
En el ítem 5.7, se modifica:
La estructura de pie de página de los estándares y procedimientos operativos de acuerdo al Anexo
15A y 15B del D.S. 055 2010-EM. Y la estructura de documentación para las Empresas Contratistas y
de Actividades Conexas.
14/08/12 Versión 04
5.13 se retira documento que requieren control: Todos los documentos de Seguridad remitidos a la
Alta Gerencia, Los documentos para ser elevados a entidades gubernamentales. Registros
financieros.
Nota: Estos cambios entran en vigencia a partir del día 25/08/2012
1. Se cambio objetivo y se alineó a lo requerido por la norma ISO 9001:2008.
5.4 Se estableció el control de la documentación y manejo de la documentación controlada y de
origen externo.
5.26 Se incluyó lo requerido cuando los documentos del sistema pasen a la versión 06.
5.32 Los cambios de los registros serán incluidos en los documentos que les dieron origen.
Se cambió el anexo de aprobación de documentos corporativos y se incluyó en este estándar.
21/01/13 Se eliminó el estándar de aprobación de documentos corporativos y se integro al estándar de control Versión 05
de documentos y registros.
Se modificaron los registros: SIG-REG-DGG01-02-02 Evaluación anual desempeño control de
perdidas, SIG-REG-DGG01-04-02 Constancia de entrega, SIG-REG-DGG01-05-01 Acta de comité
SST, SIG-REG-DGG01-03-02 Listado control de documentos y registros y SIG-REG-DGG01-01-01
Registro de ayuda para inspección.
En el punto 5.30, conservación de informes de accidentes incapacitantes y mortales.
5.4 se adiciona que los documentos corporativos del SIGR HM DNV no serán controlados a menos
18/07/13 que los entregue el Coordinador de Control de Documentos, a los contratistas se les entregará un CD Versión 05
con la información corporativa del sistema.

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