Instrucciones Modulo Administrador Helisa PDF

Helisa NIIF Módulo Administrador
HELISA NIIF
ADMINISTRADOR
Modulo que le permite al usuario
realizar la debida gestión de las
actividades y transacciones contables en
un periodo determinado. Esta serie de
procesos permiten al usuario realizar
configuraciones de varios módulos y
permitir visualizar y realizar informes
teniendo en cuenta la estructura de cuentas y el tipo de cartilla de cuentas que se está manejando
(según Decreto 2649 y su relación NIIF para Pymes).
Al ingresar al módulo administrador el sistema agrupara funciones mediante pestañas de selección
que se encuentra en la parte inferior de la interfaz.
Imagen 01: Procedimientos Modulo Administrador.
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PESTAÑA “CONTABILIDAD”
Serie de procedimientos orientados a la configuración de las cuentas, realizar consultas y generar
informes correspondientes a los movimientos contables generados en un periodo de tiempo
determinado gestionados mediante otros módulos o al invocar un asiento contable.
CARTILLA DE CUENTAS
Procedimiento que permite realizar una completa gestión de los registros de cuentas contables
pertenecientes a la cartilla Local que maneja la empresa. Recuerde: El sistema permite realizar
relaciones de cuentas pertenecientes a la Cartilla Local con las desplegadas en la Cartilla de
Cuentas NIIF.
Al iniciar la interfaz de Cartilla de Cuentas el sistema ofrece al usuario dos estados:
 No Contiene Cuentas: El sistema despliega una ventana de confirmación para la
importación de la Cartilla de Cuentas de los diferentes PUC que contiene el sistema.
Para ejecutar este proceso el usuario debe confirmar el mensaje desplegado, y seleccionar
la cartilla de cuentas correspondiente a la actividad de la empresa. Luego de esto debe
seleccionar las cuentas para la cartilla mediante las opciones delimitadas al presionar clic
derecho.
Imagen 02: Importar Cartilla de Cuentas.

Al no realizar la importación de la cartilla de cuentas el usuario debe realizar un proceso
de inserción manual de las diferentes cuentas.
 Contiene Cuentas: El sistema listara todas las cuentas que se encuentren en la cartilla de
manera ordenada (numéricamente).
Debido a la posibilidad que tendrá el usuario de crear una cartilla de cuentas NIIF, la cual puede
ser totalmente independiente y diferente en su definición y contenido al Plan Único de Cuentas
de la empresa, por esta razón en la opción en la cual se crear y se administra la cartilla de cuentas
de la empresa se ha creado una opción mediante la cual a cada cuenta contable creada de acuerdo
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a los requerimientos de información del Decreto 2649 se le puede asociar la correspondiente

cuenta contable NIIF de la cartilla creada para el manejo de la información de acuerdo a los
requerimientos de la NIIF para Pymes, el objetivo de llevar a cabo esta asociación, es hacer que en
el proceso de ingreso de información o registro de documentos (especialmente aquellos
documentos en los cuales el usuario debe ingresar la cuenta contable a afectar de manera
manual), el software de forma automática con la cuenta contable NIIF asociada arme el
correspondiente registro contable NIIF, no quiere decir esto, que si el usuario no define las
cuentas asociadas no pueda realizar en los documentos registros contables NIIF, el usuario podrá
realizar las transacciones NIIF que requiera sin ningún problema, pero deberá ingresar toda la
información requerida de manera manual.
Para asignar la cuenta NIIF asociada, el usuario estando ubicado sobre la cuenta que corresponda
y presionando en el mouse el botón secundario deberá seleccionar del menú emergente la opción
modificar, una vez se habiliten las opciones correspondientes, en las opciones correspondientes a
la “información NIIF” en la opción “Cuenta” debe seleccionar de la cartilla de cuentas NIIF la que
corresponda, para visualizar la cartilla de cuentas NIIF, estando ubicado en la opción “Cuenta”
debe presionar al tiempo las teclas CTRL + ENTER o con el mouse deberá hacer clic en el icono .
Se debe tener presente que de la lista de cuentas NIIF solo se podrán seleccionar como cuentas
asociadas, aquellas cuentas que sean de nivel afectable y que solo es obligatorio asignar una
cuenta NIIF asociada a las cuentas del PUC que sean de nivel afectable.
Imagen 03: Crear y Relacionar Cuentas.
CONSULTAR CARTILLA / BALANCES

Procedimiento que permite al usuario realizar una serie de acciones para determinar, visualizar y
exportar la información de la cartilla y los diferentes balances contables que se han realizado en
una fecha específica por la empresa. Para iniciar la interfaz el usuario debe seleccionar en la
pestaña de opciones de Contabilidad la opción Consultar Cartilla / Balances.
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Al iniciar la interfaz principal de “Consultar Cartilla / Balances” el sistema listara todas las cuentas
que se encuentren en la cartilla con el movimiento específico para cada cuenta dependiendo la
acción o parámetro seleccionado en la persiana que se encuentra en la parte superior izquierda.
Imagen 04: Selección Consulta.

El sistema ofrece al usuario las siguientes opciones para la visualización de las cuentas
dependiendo las opciones ofrecidas por la persiana:
 Cartilla de Cuentas: Opción que permite al usuario visualizar en la interfaz principal la
cartilla de cuentas basada en el Decreto 2649 y el catálogo de Cuentas NIIF que se
encuentra en relación con las cuentas del Decreto 2649.
Imagen 05: Consulta Cartilla de Cuentas.
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 Balance Detallado: Opción que despliega las opciones anteriormente descritas en la

“Cartilla de Cuentas” adicionando la columna “Nuevo Saldo” que contendrá el valor
resultante para cada cuenta afectada mediante los movimientos contables de la empresa
de un periodo específico.
Imagen 06: Consulta Balance Detallado.

 Balance de Prueba: Opción que permite visualizar las cuentas de la cartilla Fiscal
relacionadas con la Cartilla de NIIF con una serie de columnas que se encargan de
especificar los diferentes movimientos sobre una cuenta en específico. El sistema informa
de los valores específicos mediante las columnas “Saldo Inicial”, “Debito”, “Crédito” y
“Nuevo Saldo”.
Imagen 07: Consulta Balance de Prueba.
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 Estado de Resultados: Opción que lista las cuentas (Local, NIIF) involucradas en los
procesos de informes Financieros y especifica los valores gestionados de cada cuenta
mediante dos columnas “Del Periodo” y “Nuevo Saldo”.
Imagen 08: Consulta Estado de Resultados.

Las opciones anteriormente descritas permiten utilizar un menú con las siguientes funciones:
 Movimiento: Opcion que permite al usuario visualizar todos los documentos que
afectaron una cuenta en especifico. Para ingresar a la lista de transacciones presione la
tecla ENTER o clic derecho opcion Movimiento.
Imagen 09: Movimiento por Cuenta.
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La interfaz de movimiento por cuenta, tambien permite al usuario realizar acciones en especifico
para visualizar informacion adicional de la transaccion contable o exportacion de la informacion.
Imagen 10: Movimiento por Cuenta, Ver Registro Contable.

 Resumen: Procedimiento que permite desplegar la informacion contable gestionada por la
cuenta seleccionada en los meses del año de selección y asi mismo visualizar la afectacion
que ha sufrido la misma en el periodo establecido. Esta caracteristica aplica para el
Balance de Prueba, Detallado y Estados de Resultado.
Imagen 11: Resumen de Movimiento por Cuenta.
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 Ajuste por Inflación: Permite filtrar la información mediante los ajustes por inflación que
haya sufrido cada cuenta en alguno de sus movimientos.
 Mostrar: Permite filtrar la información mediante la estructura de los niveles que se
encuentren en la cartilla.
 Totales: Opcion que permite al usuario visualizar la informacion contable totalizada
mediante los grupos de cuentas de Activos, Pasivos, Cuentas Acreedoras, Ingresos, Egresos
y Cuentas de Orden Deudores en la parte inferior de la consulta. Esta opcion solo aplica
para el Balance de Prueba, Detallado y Estado de Resultados.
Recuerde: En los balances de Prueba y Detallado al invocar la opción Totales, lista toda la
información de los grupos de cuentas anteriormente mencionadas, en cambio el Estado de
Resultado solo listara la información contable correspondiente de los Ingresos y Egresos.
Imagen 12: Totales.

 Cuentas con Valor Cero: Opción que al ser seleccionada permite al usuario visualizar todas
las cuentas que presenten valores en cero. En caso de encontrarse seleccionado el sistema
listara solo las cuentas que contengan algún valor.
 Exportar a…: Procedimiento que permite exportar el informe en un formato específico.
MOVIMIENTO
Procedimiento que permite listar todos y cada uno de los informes o documentos asentados
mediante el modulo “Asentar Libros” y que pretendan una incidencia directa con las finanzas de la
empresa. Al iniciar la interfaz de movimiento el usuario podrá visualizar las siguientes opciones
mediantes pestañas de selección desplegadas en la parte superior:
Pestaña “Calendario”
Opción que al ser seleccionada por el usuario, permite definir los periodos en los cuales se buscara
y listara los movimientos contables efectuados. El sistema despliega el listado de meses desde el
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momento de la creación de la empresa hasta la fecha. El usuario debe seleccionar los meses a
visualizar el movimiento mediante el cuadro de selección que se encuentra antepuesto a cada
dato fecha (año, mes, ajuste, cancelación). En el centro de la interfaz se listara un almanaque o
calendario que permite seleccionar los días en los cuales se buscara movimiento contable.
Imagen 13: Movimiento de Contabilidad, Calendario.

Pestaña “Cartilla de Terceros”
Pestaña encargada de listar de manera informativa (no permite selección) todos los registros de
terceros que se encuentren insertados o creados a loa fecha para la empresa en gestión.
Recuerde: Al momento de efectuar la consulta por Movimiento el sistema tomara la información
efectuada por todos los terceros.
Pestaña “Centros de Costo”
Opción que se encarga de listar de manera general todos los registros de Centros de Costo que se
encuentren insertados o creados en la empresa anfitriona del procedimiento contable. El sistema
ofrece la posibilidad de visualizar la información de cada registro sin tener la necesidad de
seleccionarlos, es decir en la ejecución del informe el sistema tendrá en cuenta todos los valores
gestionados mediante los centros de Costo sin realizar discriminación por parte del usuario.
Pestaña “Documentos”
Opción que permite al usuario visualizar todos los registros de documentos creados o insertados
en la empresa. El sistema listara los registros en orden alfabético, recuerde que los documentos no
se pueden seleccionar ni modificar, es decir la consulta de movimiento generara un informe
teniendo en cuenta todo el movimiento contable producido por todos los documentos que se
hayan gestionado en el sistema.
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Para continuar el proceso se debe presionar el botón Continuar que se encuentra al costado
inferior derecho de la interfaz o si desea salir sin consultar los movimientos presiones el botón
Cancelar o la tecla ESC.
Imagen 14: Movimiento de Contabilidad.

En caso de contener registros el sistema los listara en una nueva interfaz con la información
general o global de cada uno de ellos. Por el contrario, en caso de no encontrar movimiento el
sistema despliega un mensaje en la parte inferior derecha de la interfaz informando que no hay
movimiento a mostrar a la fecha.
Imagen 15: Ver Registro Contable de Transaccion.
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ELABORAR LOS INFORMES

Serie de procedimientos orientados a generar informes correspondientes de la información
contable almacenada en la Cartilla de Cuentas mediante el movimiento efectuada en la empresa.
LIBROS PRINCIPALES
BALANCE GENERAL
Procedimiento que permite al usuario generar un informe de tipo Balance General efectuado en
un periodo determinado de todos los movimientos realizados en la empresa anfitriona de la
contabilidad. El sistema debe configurar los siguientes atributos pertenecientes a la pestaña
Parámetros:
 Saldos al Día: Campo de texto encargado de capturar un valor de tipo fecha que será
utilizado para definir la fecha final en la ejecución de la consulta. Recuerde: La fecha inicial
del informe es la misma de la creación de la empresa en Helisa.
 Mostrar los Saldos: Opción que permite definir el tipo de saldos que serán visualizados en
la generación del informe de Balance General. El sistema ofrece las siguientes opciones:
 Sin Ajustes del Mes.
 Sin Ajustes por Inflación.
 Sin Ajustes del Año.
Imagen 16: Balance General.

Para ejecutar el informe presione el botón Aceptar, o el botón Cancelar o tecla ESC para salir del
procedimiento.
ESTADO DE RESULTADOS CLASIFICADO

Procedimiento que permite generar un informe respecto de los Estados de Resultado Clasificados
efectuados en la empresa en un periodo de tiempo determinado. El sistema tiene en cuenta los
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conceptos definidos en la parametrizacion y las cuentas estipuladas a cada concepto, de manera

que liste los valores presentes según los movimientos realizados. Para ejecutar el informe el
usuario debe configurar los siguientes atributos de la pestaña parámetros:
 Movimiento…Desde…Hasta: Campos de texto encargados de la captura de los valores de
tipo fecha que se utilizaran para el inicio y fin de la consulta.
 Mostrar los Saldos: Persiana de única selección que permite definir el tipo de saldo que se
generara en el informe. El sistema dispone de las siguientes opciones:
 Con Ajustes por Inflación.
 Sin Ajustes al Mes.
 Columnas a Mostrar: Persiana de múltiple selección que permite incluir o no,
características en el informe a generar. El sistema ofrece las opciones acompañadas de un
cuadro de chequeo para marcar las columnas a visualizar:
 Periodo.
 Promedio periodo.
 Acumulado.
 Promedio Acumulado.
Imagen 17: Estado de Resultado Clasificado.

Para ejecutar la consulta del Estado de Resultados Clasificado, se debe presionar el botón Aceptar
o por el contrario, pulsar el botón Cancelar o tecla ESC para abortar el procedimiento.
BALANCE GENERAL CLASIFICADO

Procedimiento que permite al usuario generar un informe de tipo Balance General Clasificado
efectuado en un periodo determinado de todos los movimientos realizados en la empresa
anfitriona de la contabilidad. El sistema debe configurar los siguientes atributos pertenecientes a
la pestaña Parámetros:
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 Saldos al Día: Campo de texto encargado de capturar un valor de tipo fecha que será
utilizado para definir la fecha final en la ejecución de la consulta. Recuerde: La fecha inicial
del informe es la misma de la creación de la empresa en Helisa.
 Mostrar los Saldos: Opción que permite definir el tipo de saldos que serán visualizados en
la generación del informe de Balance General. El sistema ofrece las siguientes opciones:
 Sin Ajustes del Mes.
 Sin Ajustes del Año.
Para ejecutar el informe presione el botón Aceptar, o el botón Cancelar o tecla ESC para salir del
procedimiento.
Imagen 18: Balance General Clasificado.
BALANCE DETALLADO
Procedimiento encargado de generar un informe de tipo Balance Detallado de toda la información
contable efectuada mediante movimientos y transacciones que presenten alteración a algunas
cuentas del código contable. Para ejecutar el informe de manera adecuada se deben configurar las
siguientes pestañas:
 Cartilla de Cuentas: Pestaña que lista todas las cuentas contables que utiliza la empresa.
Solo se tienen en cuenta las pertenecientes a la Cartilla Local. El usuario puede seleccionar
unas cuentas en específico para generar el informe, esta selección se realiza mediante la
tecla INSERT o doble clic para hacerlo de manera particular o la combinación de teclas
CTRL + INSERT para marcarlas todas. Para desmarcar los registros seleccionados se debe
presionar la tecla SUPR o la combinación de teclas CTRL + SUPR, respectivamente.
 Parámetros: Pestaña encargada de contener los atributos de filtro para la generación del
informe:
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 Mostrar los Saldos: Persiana de única selección que permite definir el tipo de
saldo que se generara en el informe. El sistema dispone de las siguientes opciones:
 Columnas a Mostrar: Persiana de múltiple selección que permite incluir o no,
características en el informe a generar. El sistema ofrece las opciones
acompañadas de un cuadro de chequeo para marcar las columnas a visualizar:
 Periodo.
 Acumulado.
 Debe Incluir: Persiana de múltiple selección que permite al usuario realizar la
asignación de datos a incluir y visualizar en el informe generado.
 Cuentas Saldos Cero: Persiana de selección que permite incluir o no las cuentas
que no contengan valores (estén en cero) en el informe.
 Código de Cuenta: Al generar el informe, esta opción permite habilitar la
visualización de los números de cuentas contables de todos los registros listados.
 Hasta el Nivel: Persiana o campo de selección que permite al usuario definir hasta
que nivel de cuenta se podrá visualizar al momento de generar el informe.
Imagen 19: Balance Detallado.

Para ejecutar el Balance Detallado, el usuario debe presionar el botón Aceptar, o por el contrario
el botón Cancelar o tecla ESC para salir del procedimiento.
BALANCE DE PRUEBA
Procedimiento que permite generar un balance de Prueba para traer mediante un informe toda la
información o datos contables alterados o gestionados en un intervalo de tiempo determinado. El
sistema requiere la configuración de las siguientes pestañas:
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 Parametros: Pestaña encargada de capturar la selección de información a incluir en el
informe definida por el usuario mediante atributos:
 Movimiento…Desde…Hasta: Campos de texto encargados de la captura de los
valores de tipo fecha que se utilizaran para el inicio y fin de la consulta.
 Mostrar los Saldos: Persiana de única selección que permite definir el tipo de
saldo que se generara en el informe. El sistema dispone de las siguientes opciones:
Imagen 20: Balance de Prueba.

 Debe Incluir: Persiana de múltiple selección que permite al usuario realizar la
asignación de datos a incluir y visualizar en el informe generado.
 Ordenar Cuentas: Persiana de única selección que permite al usuario definir el
tipo de organización de las cuentas al momento de generar el informe. El sistema
ofrece dos opciones:
 Por código.
 Por naturaleza.
 Resumen: Persiana de selección que permite habilitar o no en el informe el
despliega de un resumen de la información contable obtenida.
 Cuentas Saldos Cero: Persiana de selección que permite incluir o no las cuentas
que no contengan valores (estén en cero) en el informe.
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 Código de Cuenta: Al generar el informe, esta opción permite habilitar la

visualización de los números de cuentas contables de todos los registros listados.
Para ejecutar el informe de Balance de Prueba, el usuario debe presionar tecla Aceptar, o tecla
Cancelar o tecla ESC para abortar el procedimiento.
ESTADO DE RESULTADOS DETALLADO

Procedimiento que permite la generación de un Estado de Resultados Detallado respecto de toda
la contabilidad gestionada mediante la cartilla de Cuentas Local. Tenga en cuenta los conceptos y
el manejo de cuentas de cada uno de ellos al momento de visualizar los resultados. El usuario
debe configurar los siguientes atributos pertenecientes a la pestaña Parámetros:
 Cuentas Saldos Cero: Persiana de selección que permite incluir o no las cuentas que no
contengan valores (estén en cero) en el informe.
 Código de Cuenta: Al generar el informe, esta opción permite habilitar la visualización de
los números de cuentas contables de todos los registros listados.
Imagen 21: Estado de Resultado Detallado.

 Columnas a Mostrar: Persiana de múltiple selección que permite incluir o no,
características en el informe a generar. El sistema ofrece las opciones acompañadas de un
cuadro de chequeo para marcar las columnas a visualizar:
 Periodo.
 Acumulado.
 Debe Incluir: Persiana de múltiple selección que permite al usuario realizar la asignación
de datos a incluir y visualizar en el informe generado.
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 Cuentas Saldos Cero: Persiana de selección que permite incluir o no las cuentas que no
contengan valores (estén en cero) en el informe.
 Código de Cuenta: Al generar el informe, esta opción permite habilitar la visualización de
los números de cuentas contables de todos los registros listados.
 Hasta el Nivel: Persiana o campo de selección que permite al usuario definir hasta que
nivel de cuenta se podrá visualizar al momento de generar el informe.
Presione el botón Aceptar para generar el informe, o tecla ESC o botón Cancelar para salir sin
efectuar el procedimiento.
CARTILLA DE CUENTAS
Procedimiento encargado de generar un informe con todos los registros de cuentas locales que se
encuentren en la Cartilla de Cuentas. El sistema dispone de las siguientes pestañas para configurar
la información que será visualizada en el informe:
Imagen 22: Cartilla de Cuentas.
 Parámetros: Pestaña encargada de contener una serie de atributos que permiten la

incorporación o no de información específica en el informe. El sistema ofrece los
siguientes objetos de captura:
 Código de Cuenta: Persiana de selección que permite habilitar o no el listamiento
del número de cuenta de un registro de la cartilla de cuentas local.
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 Código de Cuenta NIIF: Persiana de selección que permite habilitar o no el

listamiento del número de cuenta perteneciente a un registro de cuenta de la
Cartilla NIIF.
Recuerde: El sistema listara todos los registros de cuentas NIIF que se encuentren
relacionadas a una cuenta de la Cartilla de cuentas Local.
Para ejecutar la consulta de Cuentas, presione Aceptar, o el botón Cancelar o tecla ESC para
abortar el procedimiento.
LIBROS DE MOVIMIENTO
COMPROBANTES DE DIARIO-DETALLE/DIARIO-RESUMEN
Procedimientos que permiten generar un informe de contabilidad relacionado a todos los
movimientos y valores correspondientes de unos documentos en específico en un periodo
definido que afectaron la contabilidad. El sistema ofrece las siguientes pestañas de configuración:
 Documentos: Pestaña que se encarga de listar todos los registros que se encuentran
insertados en el sistema para su debida selección en la consulta de movimiento realizados
por estos en un periodo de tiempo determinado. Para seleccionar algún registro en
específico presione la tecla INSERT o la combinación de teclas CTRL + INSERT para
seleccionar todos los registros. Para desmarcar documentos presione SUPR o la
combinación de teclas CTRL + SUPR, respectivamente.
 Calendario: Opción que al ser seleccionada por el usuario, permite definir los periodos en
los cuales se buscara y listara los movimientos contables efectuados. El sistema despliega
el listado de meses desde el momento de la creación de la empresa hasta la fecha. El
usuario debe seleccionar los meses a visualizar el movimiento mediante el cuadro de
selección que se encuentra antepuesto a cada dato fecha (año, mes, ajuste, cancelación).
En el centro de la interfaz se listara un almanaque o calendario que permite seleccionar los
días en los cuales se buscara movimiento contable.
 Parámetros: Pestaña encargada de contener una serie de atributos que permitirán realizar
un filtro de información a visualizar en el informe.
 Totales por Día: Persiana de selección que permite definir la inclusión de los
totales de valores por día realizados en los movimientos producidos por los
documentos.
 Número de Cheques: Persiana de selección que permite incluir o no los números
de cheques efectuados por los documentos.
 Resumen: Persiana de selección que permite habilitar o no en el informe el
despliega de un resumen de la información contable obtenida.
 Configuracion: Pestaña que permite al usuario establecer el orden y la organización de
toda la informacion que se ha de desplegar en el informe en proceso de generacion. En
esta pestaña se pueden incluir u omitir atributos de informacion.
Para ejecutar el comprobante de Diario presione Aceptar, o botón Cancelar o tecla ESC para
salir sin efectuar el informe.
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Imagen 23: Comprobante de Diario-Detalle.
Imagen 24: Comprobante de Diario-Resumen.
LIBRO AUXILIAR
Procedimiento encargado de la ejecución y configuración del informe correspondiente al Libro
Auxiliar de Contabilidad teniendo en cuenta los movimientos y transacciones efectuadas con una
afectación directa con la Contabilidad. El sistema requiere una configuración desplegada
mediante pestañas:
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 Parámetros: Pestaña encargada de contener todos los atributos de configuración que
serán utilizados para generar la consulta y próxima visualización del informe.
 Cuentas sin Movimiento: Objeto que permite incluir o no, las cuentas que no
presenten movimiento (que se encuentren en cero).
 Cuentas sin Saldo: Objeto que permite incluir o no las cuentas que no tienen saldo
en el intervalo de tiempo determinado.
 Auxiliares a nivel: Persiana de única selección que permite al usuario definir la
ubicación de las cuentas de nivel auxiliar. El sistema ofrece las siguientes opciones:
 Clase.
 Grupo.
 Auxiliar.
 Salte página a nivel: Persiana que permite definir el tipo de organización que
afectara el informe al momento de querer realizar un cambio de página.
 Número Cheque: Persiana de única selección que permite incluir el número de
cheque gestionado mediante algún documento en específico.
Imagen 25: Libro Auxiliar.

Para ejecutar el Libro Auxiliar, presione el botón Aceptar o por el contrario el botón Cancelar o
tecla ESC para abortar el procedimiento.
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LIBRO AUXILIAR CON TERCEROS Y BANCOS

Procedimiento que permite ejecutar la consulta y próxima visualización de un informe de Libro
Auxiliar que contiene los terceros y Bancos además de las cuentas afectadas en los diferentes
movimientos contables en un periodo de tiempo determinado. El sistema requiere la
configuración de las siguientes pestañas:
 Parámetros: Pestaña que se encarga de listar todos los atributos de filtro y permisos de
posible información del documento:
 Cuentas sin Movimiento: Objeto que permite incluir o no, las cuentas que no
presenten movimiento (que se encuentren en cero).
 Debe Incluir: Persiana de múltiple selección que permite al usuario definir agregar
los terceros y/o bancos en el informe.
Imagen 26: Libro Auxiliar con Terceros.

Para ejecutar el informe el usuario debe presionar el botón Aceptar, por el contrario Cancelar o
tecla ESC para salir sin efectuar el procedimiento.
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LIBROS DE CAMARA DE COMERCIO

NUMERAR LAS HOJAS
Procedimiento destinado a la creación de un informe de páginas en blanco únicamente con la
información básica de la empresa ubicado en la parte superior de la hoja.
LIBRO MAYOR Y BALANCES

Procedimiento que permite generar el informe correspondiente del Libro Mayor y Balances que
contiene el resumen de las operaciones contables realizadas en un mes. Para configurar el informe
el usuario debe configurar la pestaña parámetros:
 Hasta el nivel: Persiana de selección que permite definir al usuario hasta que nivel se va a
realizar el listamiento de las cuentas pertenecientes a la Cartilla Local. El sistema despliega
las siguientes opciones:
 Grupo.
 Cuenta.
 Subcuenta Nivel.
 Totalizar a Nivel: Persiana de selección que permite definir en qué momento se realizara
la sumatoria de la información encontrada en la consulta para visualizarla en el informe. El
sistema ofrece las siguientes opciones:
 Grupo.
 Cuenta.
Imagen 27: Libro Mayor y Balances.

 Resumen: Persiana de selección que permite habilitar o no en el informe el despliega de
un resumen de la información contable obtenida.
 Esta impresión es: Campo de texto que se encarga de la captura de un valor de tipo
alfanumérico encargado de especificar la veracidad y autenticidad del informe en proceso.
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El sistema contiene por defecto el valor “de prueba” que puede ser modificado a gusto del
usuario.
 Alto de Titulo (cm): Campo de texto encargado de la captura de un valor de tipo numérico
que indica el alto del título en centímetros al momento de generar el informe.
Para ejecutar botón Aceptar, en caso de requerir salir sin efectuar el informe presione Cancelar o
teclas ESC.
LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCE

Procedimiento que permite ejecutar la consulta correspondiente para la información ejecutada en
los inventarios que tuvo interferencia en la contabilidad de la empresa. El sistema despliega los
siguientes atributos pertenecientes a la pestaña parámetros para ejecutar el informe:
 Grupo.
 Cuenta.
 Cuentas Saldo en Cero: Persiana de selección que habilita el despliegue de las cuentas
auxiliares que presentaron no movimiento contable es decir, que poseen un valor de cero.
usuario.
Imagen 28: Libro de Invcentarios y Balances.
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Para generar el informe, se debe presionar el botón Aceptar, para salir presione el botón Cancelar
o tecla ESC.
LIBRO DIARIO (FORMATO 1/FORMATO 2)
Procedimiento encargado de la captura de requerimientos del usuario para generar un informe de
Libro de Diario con los datos obtenidos mediante movimiento contable. El sistema provee la
pestaña Parametros con los siguientes atributos:
 Grupo.
 Cuenta.
 Resumen del Mes: Persiana de única selección que permite al usuario incluir en el informe
el resultado de los movimientos contables por mes o no en caso de requerirlo de esta
manera.
usuario.
Imagen 29: Libro Diario Formato 1.
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Imagen 30: Libro Diario Formato 2.
LIBRO DE CUENTA Y RAZON

Procedimiento que permite generar un documento por cuentas o grupos encargado de mostrar el
movimiento contable de un periodo de tiempo determinado con los documentos que
intervinieron en el mismo. El sistema ofrece la pestaña Parametros para configurar el informe:
 Grupo.
 Cuenta.
 Resumen del Mes: Persiana de única selección que permite al usuario incluir en el informe
el resultado de los movimientos contables por mes o no en caso de requerirlo de esta
manera.
usuario.
Para ejecutar el informe de Libro de Cuenta Razón presione el botón Aceptar, de lo contrario el
botón Cancelar o tecla ESC para salir del procedimiento.
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Imagen 31: Libro de Cuenta y Razon.
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PESTAÑA “TERCEROS E IMPUESTOS”

Pestaña ubicada en la parte inferior de la interfaz principal del módulo Administrador, que al ser
seleccionada despliega una serie de parámetros de configuración, consulta y generación de
informes correspondientes con la información de los Terceros e Impuestos que contenga la
empresa creados o insertados en la empresa. El sistema despliega los siguientes procedimientos:
Imagen 32: Procedimientos pestaña Terceros e Impuestos.
ADMINISTRACION DE TERCEROS
CARTILLA DE NITS Y/O CÉDULAS

Procedimiento que permite realizar la gestión de los terceros de la empresa. Recuerde: Al
momento de ingresar a esta opción el sistema listara todos los registros que se encuentren como
funcionarios, clientes y proveedores. El sistema permite realizar las siguientes acciones:
 Crear terceros.
 Actualizar/modificar terceros.
 Eliminar Terceros.
 Detallar terceros.
Al ingresar a la interfaz, el sistema listara automáticamente todos los registros de terceros que
contenga la empresa. El sistema permite efectuar las acciones de gestión mediante el menú
desplegado con clic derecho. Para crear o insertar el registro de un tercero se debe completar las
siguientes pestañas contenedoras de atributos:
 Datos Principales: Pestaña encargada de contener los atributos de captura de la
información básica del tercero en creación.
 NIT/ Numero de Carnet: Atributo compuesto por una serie de objetos de captura
y definición que permite al usuario definir un numero o valor alfanumérico de
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identificación asociado a un código NIT perteneciente al cliente, estos objetos se

encuentran acompañados de una persiana de selección que brinda la posibilidad
de elegir el tipo de documento que posee el tercero.
 Razón Social: Campo de texto que permite la captura de caracteres de tipo
alfanumérico que identifican al Tercero en creación.
 Dirección: Campo de texto que permite la captura de caracteres de tipo
alfanumérico para la debida definición de la dirección de residencia o ubicación
del tercero.
 Ciudad: Persiana de única selección que permite digitar o marcar la ciudad de
ubicación del tercero.
 Teléfonos, Móvil, Fax: Campos de texto que permiten al usuario definir los
números de teléfono, móvil y fax para comunicarse con el tercero.
 E-Mail: Campo de texto que se encarga de capturar la dirección de correo
electrónico personal o corporativo del tercero.
 Apellidos y Nombres: Campos de texto que permiten definir los nombres y
apellidos de un tercero.
Imagen 33: Hoja de Vida Terceros, pestaña Datos Principales.
 Documentación de Terceros: Pestaña que se encarga de capturar archivos de información

para el tercero en creación. Para ejecutar este procedimiento el usuario debe tener
registros de documentación en los parámetros particulares/Terceros e
Impuestos/Documentación.
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Imagen 34: Hoja de Vida Terceros, pestaña Documentacion de Terceros.

Para almacenar el registro en proceso de creacion o modificacion, presione el boton Aceptar
ubicado en la parte inferior derecha o por el contrario el boton Cancelar o Tecla ESC (Escape).
CONSULTAR CARTILLA/ESTADOS
Procedimiento que permite ejecutar una serie de consultas relacionadas a los registros de terceros
en los diferentes movimientos y relaciones con la cartilla de Cuentas Local, que pueden ser
consultados en un intervalo de tiempo determinado mediante los campos de texto que capturan
un valor tipo fecha de inicio y fin. Al ingresar a la interfaz el usuario puede efectuar las siguientes
acciones invocadas mediante clic derecho:
Imagen 35: Consultar Cartillas/Estados.
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CARTILLA DE CUENTAS
Opción que permite al usuario visualizar la lista de registros de cuentas contables que están
relacionadas con los terceros mediante la Cartilla de Cuentas en su casilla de selección Terceros.
Más información Contabilidad/Cartilla de Cuentas. Para invocar esta opción puede presionar la
tecla TAB o clic derecho opción Cartilla de Cuentas.
Imagen 36: Cartilla de Cuentas.
HOJA DE VIDA
Opción encargada de traer toda la información del tercero seleccionado, es decir, el sistema listara
todos los atributos creados o insertados anteriormente en la Cartilla de Terceros, o en caso de
pertenecer a otro modulo (funcionario, cliente, proveedor) solo listara la información básica del
mismo. La informacion listada sera la registrada en la pestaña Datos Principales de cada registro
de Terceros. Para visualizar la informacion correspondiente con la pestaña Documentacion de
Terceros, el usuario debe presionar clic derecho sobre la hoja de Vida a visualizar y seleccionar la
opcion Ver Documentacion, en este momento el sistema despliega todos los registros de
documentacion creados en los Parametros Particulares proceso Terceros e Impuestos
procedimiento Documentacion.
Recuerde: El procedimiento anteriormente mencionado, permitira al usuario ejecutar el programa
que se encuentre ligado con el formato del documento para abrir el archivo que se encuentra
asociado a la documentacion del tercero seleccionado para efectuar la accion, en caso de no tener
relacionado un archivo, el sistema no realizara ninguna accion.
30 |
Imagen 37: Hojas de Vida, Documentacion Terceros.
MOVIMIENTO
Opción que permite al usuario visualizar el movimiento realizado y ejecutado por el tercero
seleccionado en el intervalo de tiempo definido en la parte superior de la interfaz. Para invocar
esta opción se debe presionar la combinación de teclas CTRL + ENTER o clic derecho Movimiento.
Al realizar esta acción el sistema despliega una nueva ventana que contiene todos los documentos
que intervinieron en la contabilidad de la empresa en nombre del tercero. Al iniciar la interfaz de
registros de movimiento, el usuario puede seleccionar un registro de movimiento, presionar clic
derecho Ver Registro Contable para obtener la información básica del documento.
Imagen 38: Movimiento de Tercero. Ver registro Contable.
31 |
ACUMULADO
Opción que permite al usuario visualizar el acumulado contable que se presenta para cada cuenta
afectada por el movimiento en el periodo de tiempo consultado en nombre del tercero
seleccionado. Para seleccionar esta opción presione la tecla ENTER o clic derecho Acumulado, de
inmediato se despliega una interfaz que contiene un listado de cuentas afectadas por el tercero
seleccionado con la información contable (Saldo Inicial, Debito, Crédito, Nuevo Saldo).
En la interfaz de acumulado permite realizar una serie de acciones especiales mediante el menú
desplegado con clic derecho:
 Cartilla de Terceros: Opción que permite al usuario retornar al menú principal que lista los
terceros.
 Mostrar: Opción que permite listar los registros de acuerdo al nivel de cuenta.
 Movimientos: Opción que direcciona al usuario a la ventana de MOVIMIENTO del tercero.
 Valores Netos: Opción encargada de permitir visualizar únicamente las columnas Saldo
Inicial, de Periodo y Nuevo Saldo.
 Totales: Opción que despliega en la parte inferior de la interfaz los valores totales de cada
columna.
Imagen 39: Acumulado por Tercero.
32 |
MOVIMIENTO
Procedimiento encargado de generar una consulta de todos los movimientos realizados en un
periodo determinado en la empresa anfitriona de la información contable. Para efectuar este
procedimiento el usuario debe configurar la siguiente pestaña, aunque lista varias pestañas
únicamente de información:
Imagen 40: Movimiento de Terceros, Pestaña Calendario.

Pestaña “Centros de Costo”
Opción que se encarga de listar de manera general todos los registros de Centros de Costo que se
encuentren insertados o creados en la empresa anfitriona del procedimiento contable. El sistema
ofrece la posibilidad de visualizar la información de cada registro sin tener la necesidad de
seleccionarlos, es decir en la ejecución del informe el sistema tendrá en cuenta todos los valores
gestionados mediante los centros de Costo sin realizar discriminación por parte del usuario.
33 |
Para continuar el proceso se debe presionar el botón Continuar que se encuentra al costado
inferior derecho de la interfaz o si desea salir sin consultar los movimientos presiones el botón
Cancelar o la tecla ESC.
En caso de contener registros el sistema los listara en una nueva interfaz con la información
general o global de cada uno de ellos. Por el contrario, en caso de no encontrar movimiento el
sistema despliega un mensaje en la parte inferior derecha de la interfaz informando que no hay
movimiento a mostrar a la fecha.
Imagen 41: Movimiento de Terceros.
INFORME DE TERCEROS
DIRECTORIO DE TERCEROS
Procedimiento encargado de generar un informe de todos los terceros que se encuentran
insertados o creados en la empresa. Para ejecutar esta consulta y próxima visualización de
información, el usuario debe configurar las siguientes pestañas:
 Clasificación: Pestaña que lista al costado derecho de la interfaz una tabla de
condiciones que es utilizada como filtro en la ejecución del informe mediante las
siguientes columnas:
34 |
 Conceptos: Columna que contiene de manera vertical diferentes datos

correspondientes a un atributo en específico que se tendrá como valor fijo a
condicionar.
 Condición: Persiana de única selección que contiene una serie de operadores
lógicos que se encargan de realizar una comparación entre los conceptos listados
por el sistema en la columna anterior y los próximos a digitar por el usuario en la
columna Texto que Somete a Condiciones, para realizar la consulta de datos
teniendo en cuenta estas condiciones. El sistema dispone de los siguientes
operaciones lógicas:
 Todos.
 Igual a.
 Diferente a.
 Mayor que.
 Menor que.
 Rango Igual a.
 Rango Diferente a.
 Que incluya.
 Texto que Somete a Condiciones: Campo de texto que permite definir al usuario
el valor con el cual se va a comparar el concepto, teniendo en cuenta la condición
que se va a utilizar para llevar a cabo esta acción con el texto descrito.
Imagen 42: Directorio de Terceros.
35 |
 Parámetros: Pestaña que se encarga de contener los atributos de información que serán
utilizados en la organización de los informes obtenidos de la consulta al momento de
generar el informe.
 Tercero Ordenado por: Persiana de única selección que permite al usuario definir
la manera en que se organizaran los registros de terceros encontrados en la
empresa. El sistema ofrece dos opciones:
 Por Nombre.
 Por Identificación.
Para ejecutar el informe Directorio de Terceros, presione el botón Aceptar, o por el contrario el
botón Cancelar o tecla ESC en caso de querer salir de la interfaz sin ejecutar el procedimiento.
RELACION DE CUENTAS Y TERCEROS

Procedimiento encargado de generar un informe de cuentas relacionados con los terceros creados
o insertados en la empresa. Para ejecutar el informe el usuario debe parametrizar y configurar las
 Cartilla de Terceros: Pestaña encargada de listar todos los registros de terceros que se
encuentren insertados en el sistema. El usuario puede seleccionar registros de terceros en
específico para generar el informe, esta selección se realiza mediante la tecla INSERT o
doble clic para hacerlo de manera particular o la combinación de teclas CTRL + INSERT
para marcarlas todas. Para desmarcar los registros seleccionados se debe presionar la
tecla SUPR o la combinación de teclas CTRL + SUPR, respectivamente.
 Parámetros: Pestaña encargada de contener todos los registros necesarios para la
organización y filtrado de la información adquirida en la consulta. Para generar el informe
de manera adecuada configure los siguientes atributos según las necesidades y
requerimientos:
 Formato para los Saldos: Persiana de texto que permite definir el tipo de
agrupación por meses que se va a utilizar para generar el informe. El sistema
ofrece las siguientes opciones:
 Mensual.
 Bimestral.
 Trimestral.
 Semestral.
 Anual.
 Selección del Formato: Persiana de múltiple selección que permite seleccionar los
meses agrupados a través del método anterior, es decir, si en la casilla anterior se
agrupa Semestralmente y la empresa solo posee un año de vida, solo tendrá dos
opciones.
 Clasificación: Persiana de selección que permite al usuario definir el modo de
clasificación en la generación del informe Es decir la organización de los registros
36 |
de terceros acompañados de las cuentas contables, el sistema despliega dos

opciones:
 Cuentas con los Terceros.
 Tercero con las Cuentas.
 Tercero Ordenado por: Persiana de selección que permite al usuario definir el
modo en que se organizaran los registros de los terceros al momento de generar
el informe. Se ofrecen dos opciones:
 Por Nombre.
 Con Saldo Cero: Persiana de única selección que permite al usuario visualizar en el
informe los registros que contengan por valor de saldo cero.
Imagen 44: Relacion de Cuentas y Terceros.

Para ejecutar el informe Relación de Cuentas y Terceros, el usuario debe presionar el botón
Aceptar que se encuentra en la parte inferior derecha, o por el contrario el botón Cancelar o tecla
ESC para salir del procedimiento.
MOVIMIENTO DE TERCEROS
Procedimiento encargado de generar una consulta y próxima visualización de los resultados
obtenidos mediante un informe, que captura los requerimientos del usuario mediante pestañas de
configuración y así, iniciar la búsqueda de Terceros que contengan movimiento en un periodo de
tiempo determinado, y lograr visualizar los números de cuentas afectadas en cada movimiento
ejecutado. A continuación se explican las pestañas de configuración:
37 |
Imagen 45: Movimiento de Terceros.

 Parámetros: Pestaña encargada de contener todos los atributos de configuración que
tienen por función capturar las necesidades del usuario de organización e información
filtrada al generar el documento.
 Clasificación: Persiana de selección que permite al usuario definir el modo de
clasificación en la generación del informe Es decir la organización de los registros
de terceros acompañados de las cuentas contables, el sistema despliega dos
opciones:
 Cuentas con los Terceros.
 Tercero con las Cuentas.
38 |
 Tercero Ordenado por: Persiana de selección que permite al usuario definir el

modo en que se organizaran los registros de los terceros al momento de generar
el informe. Se ofrecen dos opciones:
 Por Nombre.
 Totales por Mes: Persiana de única selección que permite definir por medio de
una opción la inclusión o no de los cálculos totales mensuales en el informe.
 Saldo Inicial: Persiana de única selección que permite al usuario incluir o no, el
saldo inicial al generar el informe.
Para ejecutar el informe de Movimiento por Terceros, el usuario debe presionar el botón Aceptar
o por el contrario el botón Cancelar o tecla ESC para abortar el procedimiento.
EXTRACTOS (ESTADOS DE CUENTA)

Procedimiento que tiene por objetivo generar un informe de los Estados de Cuenta de un tercero
en específico con los documentos involucrados en el movimiento. Para efectuar el informe de
manera exitosa, se deben configurar las siguientes pestañas según los requerimientos del
usuario/empresa:
 Parametros: Pestaña encargada de la contención de atributos de configuración de filtro de
información y visualización del mismo. El sistema ofrece los siguiente atributos:
valores de tipo nivel que se va fecha que se utilizaran para el inicio y fin de la
consulta.
 Descripción de Documentos: Persiana de selección que permite incluir una
información de los documentos que presentaron movimiento contable en un
periodo determinado.
IMPUESTOS
BASES DE IMPUESTOS
CONSULTA DE BASES
Procedimiento encargado de realizar una consulta en el sistema de todos los movimientos
contables que hayan afectado una cuenta contable en nombre de un Impuesto mediante los
documentos realizados por Asentar Libros. Para ejecutar la consulta de Bases, se debe configurar
la pestaña Calendario, las otras pestañas listadas son únicamente de carácter informativo.
39 |
Imagen 46: Consulta de Bases, pestaña Calendario.

Pestaña “Cartilla de Cuentas”
Pestaña que lista todas las cuentas contables que utiliza la empresa. Solo se tienen en cuenta las
pertenecientes a la Cartilla Local. El usuario puede seleccionar unas cuentas en específico para
generar el informe, esta selección se realiza mediante la tecla INSERT o doble clic para hacerlo de
manera particular o la combinación de teclas CTRL + INSERT para marcarlas todas. Para desmarcar
los registros seleccionados se debe presionar la tecla SUPR o la combinación de teclas CTRL +
SUPR, respectivamente.
40 |
hayan gestionado en el sistema. Para ejecutar la consulta de Movimiento de Bases, presione el

botón Aceptar ubicado en la parte inferior izquierda de la interfaz o pulse el botón Cancelar o
tecla ESC para salir del procedimiento sin realizar la consulta.
Imagen 47: Consulta de Bases, Movimiento.
INFORME DE BASES
Procedimiento encargado de generar un informe con los valores obtenidos de la consulta interna
de bases de movimientos efectuadas en un periodo determinado por un tercero en específico.
Para ejecutar el informe se deben configurar las siguientes pestañas:
 Parametros: Pestaña contenedora de una serie de atributos encargados de la captura de
las opciones ofrecidas por el sistema en organización y filtro de información. De inmediato
se explican los atributos:
consulta.
 Tipo de Informe: Persiana de única selección que permite definir al usuario gestor
el tipo de informe a realizar, es decir si es resumido o detallado dependiendo las
necesidades y requerimientos de la empresa.
 Lista de Impuestos: Pestaña que se encarga de listar todos los registros creados o
insertados en el procedimiento Impuestos, Descuentos y Valores pertenecientes a
Parametros Particulares. Para realizar el informe, se deben seleccionar los registro a
consultar mediante la tecla INSERT o doble clic para marcar de manera particular o la
combinación de teclas CTRL + INSERT para marcarlas todas. Para desmarcar los registros
seleccionados se debe presionar la tecla SUPR o la combinación de teclas CTRL + SUPR,
respectivamente.
41 |
Imagen 48: Informe de Bases.

Para ejecutar el Informe de Bases, el usuario debe presionar el botón Aceptar, o por el contrario el
botón Cancelar o tecla ESC para salir del procedimiento.
CERTIFICADOS DE RETENCION
Procedimiento encargado de generar el informe correspondiente a las retenciones obtenidas en
las diferentes transacciones y movimientos efectuados a los terceros de la empresa. Para ejecutar
el informe el sistema requiere la configuración de las siguientes pestañas:
 Terceros: Pestaña encargada de listar todos los registros de terceros que se encuentran
creados o insertados a la fecha en la empresa anfitriona del procedimiento. El sistema
requiere la selección de registros para la ejecución debida del informe. Para seleccionar
los registro a consultar se debe presionar la tecla INSERT o doble clic para marcar de
manera particular o la combinación de teclas CTRL + INSERT para marcarlas todas. Para
desmarcar los registros seleccionados se debe presionar la tecla SUPR o la combinación de
teclas CTRL + SUPR, respectivamente.
 Parámetros: Pestaña que contiene una serie de atributos y objetos gráficos de selección
para la debida ejecución del informe. A continuación se explican los atributos:
 Tercero Ordenado por: Persiana de selección que permite al usuario elegir la
opción o forma de organización de la información al momento de generar el
informe.
 Elementos del Informe: Persiana de múltiple selección que permite la definición
de los elementos que van a ser parte del informe. El sistema ofrece las siguientes
opciones a ser seleccionadas:
 Certificados.
 Carta de Entrega.
 Rótulos.
 Lista para Entrega.
42 |
 Nombre del Firmante: Campo de texto que permite la captura del nombre del
funcionario o persona encargada de generar el informe.
 Cedula del Firmante: Campo de texto que captura el número de identificación del
firmante del informe.
 Cargo del Firmante: Campo de texto encargado de capturar el cargo actual que
tiene el firmante.
 DIAN de la Ciudad de: Campo que permite la captura de un valor de tipo
alfanumérico para definir la identificación de la ciudad otorgada por la DIAN.
Imagen 49: Certificado de Retencion en la Fuente.

Para generar el Certificado de Retención, presione el botón Aceptar encontrado en la parte
inferior de la interfaz, o por el contrario el botón Cancelar o tecla ESC para salir de la configuración
sin generarlo.
CERTIFICADO DE INGRESOS Y RETENCIONES

Procedimiento encargado de la generación de un informe orientado a los certificados de Ingresos
y Retenciones efectuadas y realizadas por la empresa a los terceros. Para ejecutar este
procedimiento el usuario debe configurar las siguientes pestañas:
condicionar.
43 |

 Todos.
 Igual a.
 Diferente a.
 Mayor que.
 Menor que.
 Rango Igual a.
 Que incluya.
 Parámetros: Pestaña encargada de contener una serie de atributos que se utilizaran para
caracterizar, ordenar o filtrar información resultante de la consulta que se va a visualizar
en el informe. El sistema despliega los siguientes atributos en la interfaz:
 Patrimonio Bruto inferior a: Campo de texto que permite la captura de un valor
numérico que será utilizado como límite para el valor bruto, es decir solo se
tendrán en cuenta los movimiento con un valor menos al asignado.
 Tope Máximo de Ingresos Totales: Campo de texto que captura un valor
numérico que se utilizara como límite de ingresos, es decir solo se tendrán en
cuenta los valores de ingresos inferiores al asignado.
 Clase de Informe: Persiana de única selección que permite al usuario definir la
clase de informe que será ejecutado mediante este procedimiento. El sistema
 Certificados.
 Columnario.
 Conceptos y Terceros.
 Terceros y Conceptos.
 Lista de Entrega: Persiana de selección que permite definir por parte del usuario
generar o no la lista de Entrega correspondiente al informe en proceso.
tiene el firmante.
 Conceptos: Pestaña que despliega todos los registros creados o insertados en la interfaz
Conceptos Ingresos y Retenciones presentes en Parametros Particulares Terceros e
Impuestos. Para seleccionar los registro a utilizar se debe presionar la tecla INSERT o doble
clic para marcar de manera particular o la combinación de teclas CTRL + INSERT para
marcarlas todas. Para desmarcar los registros seleccionados se debe presionar la tecla
SUPR o la combinación de teclas CTRL + SUPR, respectivamente.
44 |
Imagen 50: Certificado de Ingresos y Retenciones.

Para ejecutar las Certificaciones de Ingresos y Retenciones presione el botón Aceptar, o botón
Cancelar para salir de la interfaz sin efectuar el procedimiento.
CERTIFICADO DE I.C.A.
Procedimiento que permite al usuario generar un certificado del Impuesto I.C.A. de los diferentes
valores y movimientos en caso de que la empresa le corresponda reportar el valor. Para ejecutar el
informe el usuario debe configurar las siguientes pestañas:
los registros a utilizar se debe presionar la tecla INSERT o doble clic para marcar de
desmarcar los registros seleccionados se debe presionar la tecla SUPR o la combinación
de teclas CTRL + SUPR, respectivamente.
 Parametros: Pestaña encargada de contener una serie de atributos de configuración de
visualización, filtro y orden de la información que se va a generar en el informe. El sistema
despliega los siguientes atributos:
informe.
 Certificados.
 Rótulos.
45 |

tiene el firmante.
 Tesorería de la Ciudad de: Campo de texto encargado de capturar un valor de
tipo alfanumérico que será utilizado como identificador de la tesorería de la
ciudad.
consulta.
Imagen 51: Certificado de Industria y Comercio.
CERTIFICADO DE RETENCION I.V.A.

Procedimiento que permite al usuario generar un informe de Certificado de Retención I.V.A. que
ha retenido la empresa a los terceros que se encuentran gestionados o con movimiento en el
sistema. Para ejecutar de manera exitosa el informe Certificado de Retención I.V.A. configure las
los registro a consultar se debe presionar la tecla INSERT o doble clic para marcar de
desmarcar los registros seleccionados se debe presionar la tecla SUPR o la combinación de
teclas CTRL + SUPR, respectivamente.
46 |
 Parámetros: Pestaña que contiene una serie de atributos y objetos gráficos de selección
para la debida ejecución del informe. A continuación se explican los atributos:
informe.
 Certificados.
 Rótulos.
tiene el firmante.
consulta.
Para generar el Certificado de Retención de I.V.A., presione el botón Aceptar encontrado en la
parte inferior de la interfaz, o por el contrario el botón Cancelar o tecla ESC para salir de la
configuración sin generarlo.
CERTIFICADO DE RETENCION CREE

Procedimiento encargado de generar un informe de tipo Certificado de Retención CREE manejado
por la empresa dependiendo la actividad económica de la misma. Para ejecutar el informe de
manera exitosa, favor configure las siguientes pestañas:
Procedimiento que permite al usuario generar un certificado del Impuesto I.C.A. de los diferentes
valores y movimientos en caso de que la empresa le corresponda reportar el valor. Para ejecutar el
informe el usuario debe configurar las siguientes pestañas:
los registros a utilizar se debe presionar la tecla INSERT o doble clic para marcar de
desmarcar los registros seleccionados se debe presionar la tecla SUPR o la combinación
de teclas CTRL + SUPR, respectivamente.
 Parametros: Pestaña encargada de contener una serie de atributos de configuración de
visualización, filtro y orden de la información que se va a generar en el informe. El sistema
despliega los siguientes atributos:
informe.
47 |

 Certificados.
 Rótulos.
tiene el firmante.
 DIAN de la Ciudad de: Campo que permite la captura de un valor de tipo
alfanumérico para definir la identificación de la ciudad otorgada por la DIAN.
En la ejecución del Certificado de Retención CREE el usuario debe presionar el botón Aceptar que
se encuentra en la parte inferior derecha de la interfaz, o por el contrario presione el botón
CARTA SOLICITUD DE CERTIFICADO

Procedimiento encargado de generar un informe de Carta de Solicitud de Certificado que listas
todas las retenciones efectuadas a los terceros que realizaron compras en un periodo
determinado. Para ejecutar el informe, el usuario debe configurar las siguientes pestañas:
condicionar.
 Todos.
 Igual a.
 Diferente a.
 Mayor que.
 Menor que.
 Rango Igual a.
 Que incluya.
48 |
 Parámetros: Pestaña encargada de contener una serie de atributos que se utilizaran para
caracterizar, ordenar o filtrar información resultante de la consulta que se va a visualizar
en el informe. El sistema despliega los siguientes atributos en la interfaz:
 Clase de Informe: Persiana de única selección que permite al usuario definir la
clase de informe que será ejecutado mediante este procedimiento. El sistema
 Certificados.
 Columnario.
 Conceptos y Terceros.
 Terceros y Conceptos.
 Rótulos: Persiana de única selección que permite incluir un los rótulos en la
generación del informe de Carta de Solicitud de Certificado.
informe.
tiene el firmante.
Imagen 52: Lista de Solicitud de Certificado para la Retencion en la Fuente.
49 |
Para ejecutar la Carta Solicitud de Certificado presione el botón Aceptar, o por el contrario el
botón Cancelar o tecla ESC para abortar el procedimiento.
ANEXOS OFICIALES
Procedimiento que permite generar un informe de todos los registros de Conceptos Tributarios
que se encuentren insertados o creados en el sistema, acompañados de una breve descripción de
la empresa. Para ejecutar el informe de manera exitosa verifique manualmente la existencia de
registros de Conceptos Tributarios en Parametros Particulares proceso Terceros e Impuestos y
procedimiento Conceptos Tributarios.
DECLARACION MENSUAL DE RETENCION

Procedimiento encargado de consultar internamente la información de las cuentas
correspondientes a la retención manejada por la empresa, para generar un informe con los
resultados obtenidos. Recuerde: El procedimiento se debe realizar mensualmente por acciones de
organización. Para generar el informe se deben configurar las siguientes pestañas:
 Parámetros: Pestaña contenedora de una serie de atributos y objetos gráficos encargados
de la captura por selección o descripción del modo en que se visualizara, filtrar y
organizara la información resultante en el informe.
 Movimiento Mes de: Campo de texto encargado de la captura de un valor tipo
fecha que servirá para determinar los datos a consultar de un mes determinado.
 Nit de la DIAN: Persiana de única selección que permite al usuario decidir la
inclusión de la discriminación por NIT de la DIAN de los terceros involucrados en el
resultado al momento de generar el informe.
 Columnas a Mostrar: Persiana de múltiple selección que permite marcar las
columnas de información a visualizar en el informe, producto de los resultados
obtenidos en un mes específico.
 Conceptos: Pestaña encargada de listar todos los resultados de registros de conceptos de
Retención que se encuentren creados en la empresa. Los registros de conceptos se crean
en Parametros Particulares/Terceros e Impuestos/Conceptos de Retención. Más
información en el manual Parametros Helisa NIIF. El usuario debe marcar los registros a
invocar en el informe mediante las siguientes primicias, presionar la tecla INSERT o doble
clic para marcar de manera particular o la combinación de teclas CTRL + INSERT para
Para generar el informe Mensual de Retención el usuario debe presionar el botón Aceptar
desplegado en la parte inferior derecha, o por el contrario el botón Cancelar o tecla ESC para
abortar el procedimiento.
DECLARACION MENSUAL RETE CREE

Procedimiento que permite generar una consulta de Retención CREE. Retenido por la empresa a
los terceros que se involucren en acciones de compra y venta de artículos, kits o ensambles. El
sistema utilizara las cuentas definidas en el registro de Retención CREE que se encuentre en la
Cartilla de Terceros e Impuestos, y se encuentre aplicado a algún documento que presente
movimiento. Para generar la consulta se debe configurar el siguiente objeto gráfico:
 Campos de Fecha: Campos de texto encargados de capturar un valor de tipo fecha que
será utilizado para generar la respectiva consulta de los terceros que aplicaron CREE en el
50 |
mes seleccionado. El informe debe ser mensual, es decir que en los campos de texto debe
ser definido el mismo mes del mismo año.
Para ejecutar la consulta presione el botón Consultar que se encuentra a continuación de
los campos de texto que capturan fecha.
En la parte inferior de la interfaz se desplegaran todos los registros de terceros, con la respectiva
información contable generada por cada uno de ellos correspondiente de la Retención CREE
aplicada.
El sistema ofrece la posibilidad de generar un informe mediante la utilización del menú
desplegado con clic derecho en la opción Guardar Como, acción que permite exportar la
información generada en la consulta en varios formatos en un directorio especifico del sistema.
DECLARACION BIMESTRAL DE I.V.A.

Procedimiento encargado de realizar una consulta interna de la información contenida en la
Cuenta asignada al manejo del valor del impuesto I.V.A. generado y descontable a partir de los
diferentes tipos de terceros que se encuentren creados y con movimiento en la empresa.
Recuerde: El informe se debe realizar de manera bimestral (cada dos meses). Para obtener la
información adecuada verifique los campos Impuesto a las Ventas pertenecientes al
procedimiento Cuentas de uso Específico de Terceros e impuesto encontrado en Parametros
Particulares. Para generar el informe se deben configurar las siguientes pestañas:
 Parámetros: Pestaña contenedora de una serie de atributos y objetos gráficos encargados
de la captura por selección o descripción del modo en que se visualizara, filtrar y
organizara la información resultante en el informe.
 Movimiento Mes de: Campo de texto encargado de la captura de un valor tipo
fecha que servirá para determinar los datos a consultar de un mes determinado.
 Más Movimiento Mes de: Campo de texto encargado de la captura de un valor
tipo fecha que se encargara de determinar un mes a consultar.
 Columnas a Mostrar: Persiana de múltiple selección que permite marcar las
columnas de información a visualizar en el informe, producto de los resultados
obtenidos en un mes específico.
 Conceptos: Pestaña encargada de listar todos los resultados de registros de conceptos de
I.V.A. que se encuentren creados en la empresa. Los registros de conceptos se crean en
Parametros Particulares/Terceros e Impuestos/Conceptos para Declaración de I.V.A.
Más información en el manual Parametros Helisa NIIF. El usuario debe marcar los registros
a invocar en el informe mediante las siguientes primicias, presionar la tecla INSERT o
doble clic para marcar de manera particular o la combinación de teclas CTRL + INSERT para
Para generar el Informe Declaración de I.V.A. presione el botón Aceptar, en cambio Botón
51 |
IMPUESTO DE RENTA
La idea principal de esta nueva opción en HELISA NIIF, es poder generar el impuesto de renta
según los parámetros que se le den al programa, en base al formulario para la declaración de
renta.
El primer parámetro que se debe tener en cuenta para el impuesto de renta, es el tipo de persona
correspondiente a la información tributaria de la empresa, por lo general es el código 31
correspondiente a tipo de persona jurídica. Para verificar si el código del tipo de persona es el
correcto, en la ventana principal de HELISA NIIF, sobre el nombre de la empresa en la que se va a
hacer el impuesto de renta damos clic derecho, seleccionamos la opción modificar, en la ventana
que aparece, ingresamos a información tributaria y en el campo tipo de persona digitamos el
numero 31 correspondiente apersona jurídica.
Imagen 53: Configuracion de Empresa.
El siguiente paso, es ingresar a el modulo administrador, terceros e impuestos, en el menú parte

inferior esta la nueva opción de IMPUESTO DE RENTA.
Damos clic en administración de conceptos, se abrirá una ventana en donde tendrán que crean
los conceptos que se van a tener en cuenta para el impuesto de renta.
52 |
Imagen 54: Impuesto de Renta.
En la parte superior derecha encontrara las opciones para crear, modificar, eliminar, ver en
detalle, vista preliminar antes de imprimir e imprimir los conceptos ya creados, estas mismas
opciones se pueden ver dando clic derecho con el mouse.
Imagen 55: Impuesto de Renta Opciones.
53 |
CREAR
Con esta opción e creamos los conceptos ya sea a mismo nivel en el que estemos o a un sub nivel,
al crear el concepto nos pide la siguiente información:
 Código: es el número con el que se va a identificar el concepto, este campo no es

obligatorio.
 Nombre: es el campo con el que se va a reconocer el concepto.
 Clase: en este campo se determina si el concepto es un título, una cuenta, un total o un
porcentaje.
 Valores: en este campo se determina si el concepto está compuesto de uno, dos, tres o
cuatro valores, según el formulario para la declaración de renta.
Si el valor es negativo: en este campo se determina si se muestra en cero o con el valor real el
concepto.
 Porcentaje: se determina el porcentaje del concepto si la clase es un tipo porcentaje.

Mostrar en la hoja de trabajo: en este campo se decide si se muestra este concepto en la hoja de
trabajo del impuesto de renta o no.
Contabilizar: en este campo se decide si se quiere contabilizar este concepto o no.
Imagen 56: Creacion de Conceptos de Renta.
54 |
MODIFICAR
Con esta opción puede modificar la información del concepto siempre y cuando no tenga no haya
sido contabilizado.
Imagen 57: Modificacion de Conceptos de Renta.
ELIMINAR
Esta opción permite eliminar conceptos, siempre y cuando no hayan sido contabilizados.
DETALLE
Permite ver en detalle cada uno de los conceptos creados.
VISTA PRELIMINAR
Permite ver por pantalla como va a quedar la impresión de la lista de los conceptos antes de
imprimir.
55 |
IMPRIMIR
Esta opción permite imprimir el listado de los conceptos.
HOJA DE TRABAJO
Después de crear los concepto que hacen parte del impuesto de renta, ingresamos al módulo
administrador, terceros e impuestos, en el menú parte inferior esta la nueva opción de
IMPUESTO DE RENTA, damos clic en hoja de trabajo, se abrirá una ventana en donde se hace la
preparación para la declaración de renta , con las siguientes opciones:
Imagen 58: Impuesto de Renta, Hoja de Trabajo.
CONFIGURAR
En la parte izquierda de esta opción podemos ver ayudas, agregar notas al concepto y adjuntar
archivos que tengan que ver con el concepto
56 |
Imagen 58: Impuesto de Renta, Notas a Conceptos.
En la parte derecha de la opción podemos seleccionar el valor que vamos a parametrizar.
Imagen 59: Impuesto de Renta, Valores.
57 |
Al dar clic el botón que está en frente de cuentas, se habre otra ventana donde seleccionamos la
contabilidad correspondiente a ese valor ya sea Local o NIIF. En cuentas asociadas damos clic en
el más (+) que está al lado derecho de la ventana, nos aparecerá otra ventana con el balance,
donde seleccionamos las cuentas que corresponden a ese concepto con doble clic.
Imagen 60: Impuesto de Renta, Cuentas asociadas.
Sobre esta misma opción también podemos excluir movimientos contables que no hacen parte
para el impuesto de renta, lo que hay que hacer es seleccionar la cuenta asociada y en la ventana
de movimientos excluidos damos clic sobre el mas (+), aparecerá otra ventana con los
documentos que afectaron esa cuenta , seleccionamos el documento que se va a excluir y damos
ENTER .
58 |
Imagen 61: Impuesto de Renta, Exclusion de Movimiento.
Si se desea eliminar alguna cuenta asociada o algún movimiento excluido hay que seleccionarlo y
dar clic en el botón eliminar.
Imagen 62: Impuesto de Renta, Eliminar cuenta asociada.
Lo siguiente es la contabilización, la cual consta de tres pasos.
59 |
El primer paso, es la definición del gasto por impuesto de renta, en la columna operación,
seleccionamos el tipo de operación que corresponde al valor ya sea suma resta o ninguno.
Imagen 63: Impuesto de Renta, Definicion Gasto por Concepto.
Cuando ya se tenga definido el tipo de operación, damos clic en el icono de la flecha para seguir al
paso 2, donde asignamos las cuentas contables a los conceptos de renta.
Imagen 64: Impuesto de Renta, Asignacion de Cuentas contables a Impuesto de Renta.
60 |
Se selecciona el concepto al que se le van a asignar las cuentas contables y se da enter para
activar la ventana donde se seleccionan las cuentas locales y NIIF
Imagen 65: Impuesto de Renta, Conceptos a asignar.
En el campo de la columna cuenta, con la tecla que tiene la letra ( C ) llamamos la cartilla de
cuentas, para que al momento de seleccionar la cuenta contable, llene los campos de concepto y
beneficiario de forma automática , si la cuenta contable maneja centros de costo se puede
seleccionar el centro de costo en la columna correspondiente , también puede llenar los datos
concepto y beneficiario manual mente.
Imagen 66: Impuesto de Renta, Asociacion Centros de Costo.
61 |
Para poder avanzar al siguiente tercer paso, todos los conceptos deben tener asignadas las
cuentas contables para que queden con la selección aceptada en la columna Marca.
Imagen 67: Impuesto de Renta, Asignacion de Cuentas.
En el tercer y último paso, hacemos el asiento del documento para terminar la contabilización del
impuesto de renta. Se tiene que llenar los campos de tipo, numero, fecha y revisar que los valores
en contabilidad local y NIIF estén cuadrados.
Imagen 68: Impuesto de Renta, Asentar el Documento.
Damos aceptar y queda terminado el proceso de contabilización del impuesto de renta.
62 |
IMPUESTO DIFERIDO
A través de esta opción, se podrá realizar todo el proceso de parametrizacíon, preparación,
cálculo y contabilización del impuesto diferido en HELISA NIIF.
Hay que tener en cuenta que ya deben estar en pleno funcionamiento las opciones de
contabilidad NIIF en HELISA y segundo ya deben estar creados los conceptos de Impuesto de
renta, para que se pueda iniciar con la preparación y cálculo del IMPUESTO DIFERIDO.
Para comenzar, se ingresa a la opción Preparación y cálculo, la cual consta de tres pasos, la
primera ventana que nos muestra, es la preparación del IMPUESTO DIFERIDO el cual es el primer
paso y tiene una serie de opciones como crear, modificar, eliminar, notas a los conceptos,
actualizar valores de conceptos, vista previa e imprimir las cuales nos permiten llevar acabo la
preparación del IMPUESTO DIFERIDO.
Imagen 69: Impuesto Diferido, Opciones.
Lo primero es crear los conceptos del impuesto dando clic en el mas (+) o clic derecho crear, se
abrirá una ventana de creación de conceptos, le damos un nombre al concepto en esta misma
ventana esta opción de agregar rubros contables y conceptos fiscales.
63 |
Imagen 70: Impuesto Diferido, Creacion de Conceptos.
Si damos clic en el mas (+) que está al lado de rubros contables, se habilita la columna cuenta,
cuando damos clic en esa columna, se abre una ventana con la cartilla de cuentas NIIF, donde
dando enter, podremos seleccionar la cuenta contable correspondiente a ese concepto de
impuesto diferido que se está creando.
Imagen 71: Impuesto Diferido, Selección de Cuenta.
64 |
En la opción de conceptos fiscales, damos clic en el mas (+) para habilitar la columna código y
dando clic en esa columna para abrir la ventana con los conceptos que se crearon en el impuesto
de renta, seleccionamos el concepto y al lado derecho de la ventana podemos asignar la operación
que hace cada valor para el impuesto diferido, damos aceptar y ya queda agregado el concepto
fiscal.
Imagen 72: Impuesto Diferido, Conceptos Fiscales.
Despues de crear los rubros contables, hay que indicarle a cada uno que acumulado va a utilizar
si SALDO INICIAL, DEBITO, CREDITO o SALDO FINAL y este parametro lo encuentra en la ventana
de creacion de conceptos o modificacion de concepto en la columna Acumulado.
Imagen 73: Impuesto Diferido, Asignacion de Acumulado.
65 |
Si se necesita borrar algún rubro contable o algún concepto fiscal, simplemente lo seleccionamos y
damos en el botón Eliminar.
Imagen 74: Impuesto Diferido, Eliminar Rubro.
Si ya está listo ese concepto, con los rubros contables y conceptos fiscales, se da aceptar en la
parte inferior de la ventana.
Un parámetro importante es definir el tipo de concepto si es TEMPORARIA IMPONIBLE,

TEMPORARIA DEDUCIBLE o PERMANENTE. Esto influye en el cálculo que hace el programa para el
impuesto diferido y lo podemos asignar en la ventana de preparación del impuesto diferido en la
columna TIPO.
Imagen 75: Impuesto Diferido, Tipo de Concepto.
Si necesita modificar alguno de los conceptos hay que seleccionarlo y dar clic en el botón
Modificar o clic derecho Modificar.
66 |
Imagen 76: Impuesto Diferido, Modificar Concepto.
Para eliminar un concepto hay que seleccionarlo y dar clic en el icono de eliminar o clic derecho
eliminar.
Imagen 77: Impuesto Diferido, Eliminar Concepto.
Para agregar algún tipo de nota o apunte a los conceptos ya creados, simplemente damos clic
sobre el icono de notas o clic derecho notas a los conceptos.
Imagen 78: Impuesto Diferido, Notas a Conceptos.
67 |
En la opción de notas, al dar clic en el mas (+) podemos ingresar cualquier tipo de información
referente al concepto y esta información se podrá ver cada vez que ingresen a la opción de notas a
los conceptos, se desea eliminar lo escrito en la nota hay que dar clic en el icono eliminar.
Imagen 79: Impuesto Diferido, Notas a Conceptos, Gestion.
Existe la opción de actualizar valores de los conceptos , ya que se puede dar el caso que corrijan,
eliminen o ingresen información contable a alguna o a todas las cuentas contables que están
ligadas al concepto y los valores cambien, para actualizar estos cambios, damos clic en la opción
actualizar valores de conceptos o con clic derecho la misma opción y el programa
automáticamente actualizara los cambios que se hicieron a las cuentas contables que se ligaron al
concepto.
Imagen 80: Impuesto Diferido, Actualizar Valores.
VISTA PRELIMINAR
Permite ver por pantalla como va a quedar la impresión de la lista de los conceptos antes de
imprimir y se encuentra en los iconos de la parte superior derecha o con clic derecho.
68 |
IMPRIMIR
Permite imprimir el listado de los conceptos y la opción se encuentra en los iconos de la parte
superior derecha o con clic derecho.
Con esto finalizamos el primer paso de preparación del impuesto diferido y seguimos con el
segundo paso que es el Cálculo del impuesto diferido y para seguir con este paso damos clic en el
icono con la flecha hacia la derecha que está en la lista de iconos.
Imagen 81: Impuesto Diferido, Resumen.
El segundo paso es el cálculo del Impuesto diferido, hay que tener en cuenta que para que el
programa haga correcto el cálculo del impuesto diferido se debe tener configurado el estado de
resultado integral, el cual hace parte de los estados financieros NIIF y el porcentaje del impuesto
de renta.
Imagen 82: Impuesto Diferido, Calculo Impuesto Diferido.
69 |
Utilidad contable
En este campo se puede digitar el valor de la utilidad contable o si da clic en el botón debe
mostrar el estado de resultados NIIF y se selecciona el renglón que contiene el valor de la utilidad.
Imagen 83: Impuesto Diferido, Utilidad Contable.
Diferencias permanentes
En esta sección se muestran los valores de todos los conceptos que fueron marcados como
diferencias permanentes en el paso 1.
Imagen 84: Impuesto Diferido, Diferencias Pertinentes.
70 |
Total diferencias permanentes
Este valor es la sumatoria de los valores de los conceptos de diferencias permanentes.
Imagen 85: Impuesto Diferido, Total Diferencias.
Base fiscal
Este valor es el resultado de sumar la utilidad contable con el total de las diferencias permanentes.
Imagen 86: Impuesto Diferido, Base Fiscal.
71 |
Tasa del impuesto de renta.
En este campo se puede digitar el porcentaje del impuesto de renta o si se da clic en el botón, se
mostraran los conceptos de la declaración de renta que son de clase “Porcentaje” y el usuario
podrá seleccionar el concepto donde está definido el porcentaje del impuesto de renta.
Imagen 87: Impuesto Diferido, Tasa de Impuesto.
Valor del impuesto.
Este valor es el resultado de aplicar la tasa del impuesto de renta al valor de la base fiscal.
Imagen 88: Impuesto Diferido,
72 |
Tasa efectiva sobre la utilidad.
Este valor es el resultado de dividir el valor del impuesto entre la utilidad contable y a este
resultado multiplicarlo por 100.
Imagen 89: Impuesto Diferido, Tasa Efectiva sobre la Utilidad.
Diferencias temporarias.
En esta sección se muestran los valores de todos los conceptos que fueron marcados como
diferencias temporarias en el paso 1.
Imagen 90: Impuesto Diferido, Diferencias Temporarias.
73 |
Total de las diferencias temporarias.
Este valor es la sumatoria de los valores de los conceptos de diferencias temporarias.
Imagen 91: Impuesto Diferido, Total Diferencias Temporarias.
Renta líquida.
Este valor es la suma del valor de la utilidad contable, más el valor total de las diferencias
permanentes, menos el valor total de las diferencias temporarias.
Imagen 92: Impuesto Diferido, Renta Liquida.
74 |
Tasa del impuesto.
Este valor es el mismo porcentaje definido anteriormente pero no se puede editar.
Impuesto corriente.
Este valor es igual a la renta líquida, por la tasa de impuesto de renta y el resultado deberá ser
dividido entre 100.
Imagen 93: Impuesto Diferido, Tasa de Impuesto.
Impuesto diferido.
Este valor es igual al valor total impuesto del periodo, menos el valor del impuesto corriente.
Imagen 94: Impuesto Diferido, Impuesto Diferido.
75 |
Después de calcular el impuesto diferido en el paso 2, con el icono de la flecha a la derecha

avanzamos al tercer paso que es el reconocimiento contable del impuesto diferido último paso
de la opción preparación y cálculo.
Imagen 95: Impuesto Diferido.
En el tercer paso vemos una donde se hace el reconocimiento contable del impuesto diferido,
existen dos formas de contabilización, resumen por diferencia y detalle por concepto.
Resumen por tipo de diferencia
En esta forma de contabilizar seleccionamos un tipo de documento contable, el número de

consecutivo de ese documento, la fecha en que se va a reconocer el impuesto diferido y en la
ventana donde vemos los conceptos creados en el primer paso, resumidos en ACTIVO, PASIVO Y
RESULTADO/PATRIMONIO.
Imagen 96: Impuesto Diferido, Resumen por tipo de Diferencia.
76 |
En la columna cuenta dando clic aparecerá la cartilla de cuentas NIIF, donde seleccionamos la
cuenta contable que va a afectar, ya sea el activo, pasivo o patrimonio.
Imagen 97: Impuesto Diferido, Asignacion Cuenta.
Si ya tenemos listo el documento damos aceptar para terminar este proceso.
Imagen 98: Impuesto Diferido, Finalizar proceso.
77 |
Detalle por concepto
En esta forma de contabilizar, seleccionamos un tipo de documento contable, el número de

consecutivo de ese documento, la fecha en que se va a reconocer el impuesto diferido y una
ventana donde vemos los conceptos creados en el primer paso, que hacen parte del
reconocimiento contable del impuesto diferido.
Imagen 99: Impuesto Diferido, Detalle Concepto.
Al dar clic en la columna los campos de la columna cuenta se abre la ventana con la cartilla de
cuentas NIIF donde seleccionamos la cuenta contable correspondiente a cada concepto.
Imagen 100: Impuesto Diferido, Asignaci9on cuenta contable al concepto.
78 |
Después de tener listo el documento damos aceptar para terminar este proceso.
Imagen 101: Impuesto Diferido, Finalizar.
La siguiente opción es la de recuperación, la cual consta de 2 pasos, el primer paso es seccionar las
partidas del impuesto diferido a recuperar, en la columna valor a recuperar, damos clic sobre la
del concepto que se necesita y digitamos el valor que se desea recuperar, después de tener listos
los valores a recuperar damos en el icono con la flecha para seguir al segundo paso.
Imagen 102: Impuesto Diferido, Selección de Partidas.
79 |
En el segundo paso se hace el reconocimiento de las partidas del impuesto diferido a recuperar, en
esta ventana, seleccionamos un tipo de documento contable, el número de consecutivo de ese
documento, la fecha en que se va a recuperar el impuesto y una ventana donde vemos los
conceptos del primer paso con el valor a recuperar.
Imagen 103: Impuesto Diferido, Reconocimiento de Partidas.
Al ingresar en el campo de la columna cuenta aparecerá una ventana con la cartilla de cuentas
NIIF aquí seleccionamos las cuentas contables correspondientes a los conceptos para la
recuperación del impuesto diferido.
Imagen 104: Impuesto Diferido, Selección Cuenta.
80 |
Cuando ya esté listo el reconocimiento damos clic en aceptar para terminar el proceso de
recuperación del impuesto diferido.
Imagen 105: Impuesto Diferido, Recuperacion.
81 |
PESTAÑA “CENTROS DE COSTO”

Pestaña ubicada en la parte inferior de la interfaz encargada de contener una serie de
procedimientos orientados a la debida gestión de los centros de costo, ejecución de consultas e
informes de los mismos que han sido afectados mediante los movimientos contables sufridos por
la empresa en un periodo de tiempo determinado. El sistema ofrece los siguientes
procedimientos:
Imagen 106: Procedimientos Centros de Costo.
CARTILLA DE CENTROS DE COSTO

Al inicial la interfaz el sistema puede presentar varias opciones para la inserción de registros,
mediante una ventana sobrepuesta a la interfaz que permite realizar la importación de registros al
pulsar el botón SI correspondiente a los Centros de Costo de otras empresas que se encuentren en
el sistema y a las cuales el usuario gestor tenga acceso, en cambio al seleccionar la opción de la
ventana NO el sistema despliega un formulario de inserción.
La interfaz brinda la facilidad de realizar completos procesos de gestión de los registros de Centros
de Costo:
 Crear/insertar.
 Modificar/actualizar.
 Alminar/suprimir.
 Detalle/visual.
Opciones desplegadas mediante al momento de invocar el menú desplegado mediante clic
derecho.
Para crear un registro de Centros de Costo el usuario debe seleccionar la opción del menú Crear o
la tecla INSERT, acción que de inmediato despliega el siguiente formulario:
82 |
 Código: Campo de texto encargado de la captura de un carácter numérico encargado de

identificar de manera única e irrepetible el Centro de Costo en creación.
 Nombre: Campo de texto que captura caracteres de tipo alfanuméricos, encargados de
identificar de manera adecuada el centro de costo.
Imagen 107: Formulario Centros de Costo.

Recuerde: El codigo de identificacion unico del centro de costo puede variar la longitud
dependiendo de los niveles establecidos en los Parametros Particulares/Centros de Costo.
CONSULTAR CARTILLA/ESTADOS
Procedimiento que permite al usuario realizar una serie de acciones para determinar, visualizar y
exportar la información de la cartilla DE Centros de Costo y los diferentes estados contables que se
han realizado en una fecha específica por la empresa. Para iniciar la interfaz el usuario debe
seleccionar en la pestaña de opciones de Centros de Costo la opción Consultar Cartilla / Estados.
Al iniciar la interfaz principal de “Consultar Cartilla / Estados” el sistema listara todas las cuentas
que se encuentren en la cartilla con el movimiento específico para cada cuenta dependiendo la
acción o parámetro seleccionado en la persiana que se encuentra en la parte superior izquierda.
El sistema ofrece al usuario las siguientes opciones para la visualización de las cuentas
dependiendo las opciones ofrecidas por la persiana:
 Cartilla de Centros de Costo: Columna que se encarga de listar todos los registros creados
o insertados perteneciente a los centros de costo. Para visualizar o generar una gestión
diríjase al procedimiento anterior.
 Estado Detallado: Opción que despliega una serie de columnas informativas teniendo en
cuenta el registro listado de la “Cartilla de Centros de Costo” adicionando la columna
“Nuevo Saldo” que contendrá el valor resultante para cada centro afectado mediante los
movimientos contables de la empresa de un periodo específico.
83 |
 Estado de Prueba: Opción que al encontrarse seleccionada se encarga de generar una

serie de valores por columnas de carácter informativos del movimiento contable q ha
afectado a un Centro de Costo en específico. El sistema informa de los valores específicos
mediante las columnas “Saldo Inicial”, “Debito”, “Crédito” y “Nuevo Saldo”.
 Estado de Resultados: Opción que lista los Centros de Costo involucradas en los procesos
de informes Financieros y especifica los valores gestionados de cada registro mediante dos
columnas “Del Periodo” y “Nuevo Saldo”.
Imagen 108: Selección de Consulta.

Luego de seleccionar el tipo de consulta a ejecutar, diríjase a los campos de texto de captura de
valor tipo Fecha que será utilizado para definir el intervalo de tiempo en donde se buscaran
registros contables relacionados a los Centros de Costo. El sistema permite generar las siguientes
consultas de informacion organizada mediante centros de Costo:
 Cartilla de Centros: Al realizar la consulta establecida anteriormente en la persiana de
selección, el sistema listara de manera inmediata toda la estructura de Centros de Costo
que se encuentren creados o insertados en el sistema a la fecha.
Recuerde: El sistema listara todos los Centros de Costo creados en el sistema que se hayan
afectado mediante movimientos contables. Es decir, si tenemos un Centro de Costo de
nivel 5 (cinco) que no ha sido afectado, el sistema no lo listara por no tener movimiento.
La consulta de la Cartilla de los Centros de Costo permite al usuario seleccionar el nivel de

la estructura visualizable mediante clic derecho opcion Mostrar y seleccionar el nivel
afectable a utilizar en la consulta.
84 |
Imagen 109: Cartilla de Centros.

 Balance de Prueba: Procedimiento que permite generar una consulta de todos los
movimientos contables efectuados en un periodo determinado que afectaron un Centro
de Costo en específico. Para generar la consulta el sistema requiere un valor de fecha
inicial y final para buscar en las transacciones ejecutadas en el periodo de tiempo
establecido.
85 |
 Balance Detallado: Procedimiento que permite al usuario establecer un periodo final para
la consulta de movimiento contable que ha afectado a un centro de costo en especifico
desde la creacion de la empresa al valor fecha establecido. El sistema solo listara la
informacion afectada en el intervalo de tiempo establecido.

 Estado de Resultados: Procedimiento que permite al usuario establecer una consulta
orientada a realizar y buscar en el sistema todos los movimientos que afectaron las
cuentas especificas para el Estado de Resultados, es decir cuentas de Ingresos, Gastos,
Cuentas de Orden Deudoras y Cuentas de Orden Acreedoras.
Imagen 112: Estado de Resultados.
86 |
Las opciones anteriormente descritas permiten utilizar un menú con las siguientes funciones:
 Movimiento: Opción que permite visualizar los documentos que contienen movimiento
contable de una cuenta en específico.
Imagen 113: Movimiento de Centros de Costo.

 Ajustes: Permite filtrar la información mediante los ajustes por inflación que haya sufrido
cada centro de Costo en alguno de sus movimientos utilizando las columnas de
información que se despliegan en la parte superior de la interfaz.
 Mostrar: Permite filtrar la información mediante la estructura de los niveles que se
encuentren definidos para la Cartilla de Centros de Costo.
 Totales: Opción que permite visualizar el total de Ingresos, Egresos y la diferencia
resultante (Ingresos-Egresos) en la parte inferior de la interfaz.
 Exportar a…: Procedimiento que permite exportar el informe en un formato específico.
MOVIMIENTO
Procedimiento encargado de capturar toda la información de movimientos contables efectuados
en una cuenta en específico por centros de costo en un periodo de tiempo determinado y
definido. Para ejecutar la consulta de movimiento por Centros de Costo, el usuario debe configurar
la siguiente pestaña, aunque también se listan otras pestañas de carácter informativo:
87 |
Imagen 114: Movimiento Centros de Costo, Calendario.

Pestaña “Cartilla de Cuentas”
Pestaña que lista todas las cuentas contables que utiliza la empresa. Solo se tienen en cuenta las
pertenecientes a la Cartilla Local. El usuario puede seleccionar unas cuentas en específico para
generar el informe, esta selección se realiza mediante la tecla INSERT o doble clic para hacerlo de
manera particular o la combinación de teclas CTRL + INSERT para marcarlas todas. Para desmarcar
los registros seleccionados se debe presionar la tecla SUPR o la combinación de teclas CTRL +
SUPR, respectivamente. Recuerde: El sistema solo consultara las cuentas que se encuentren
marcadas con la casilla de la columna centros de costo en la cartilla de cuentas.
Imagen 115: Movimiento Centros de Costo, Cuentas.
88 |

Imagen 116: Movimiento Centros de Costo, Cartilla de Terceros.

Pestaña “Cartilla de Centros de Costo”
Pestaña encargada de listar de manera ordenada todos los registros pertenecientes a la Cartilla de
Centros de costo que serán consultados ingresados o creados a la fecha.
Imagen 117: Movimiento Centros de Costo, Centros de Costo.
89 |
Imagen 118: Movimiento Centros de Costo, Documentos.

Para ejecutar la consulta de Movimiento de Centros de Costo, presione el botón Aceptar ubicado
en la parte inferior izquierda de la interfaz o pulse el botón Cancelar o tecla ESC para salir del
procedimiento sin realizar la consulta.
Imagen 119: Movimiento Centros de Costo.
90 |
INFORMES DE CENTROS DE COSTO
BALANCE DETALLADO
Procedimiento encargado de generar un informe de tipo contable de los movimientos efectuados
para los centros de costo con alteración en los registros de la cartilla de Cuentas. Para generar el
informe de manera adecuada diríjase a las siguientes pestañas de configuración:
 Centros de Costo: Pestaña encargada del listamiento de todos los registros de Centros de
Costo que se encuentren en el sistema creados. El usuario puede seleccionar unas cuentas
en específico para generar el informe, esta selección se realiza mediante la tecla INSERT o
Imagen 120: Balance Detallado, Centros de Costo.

 Parámetros: Pestaña contenedora de una serie de atributos que se encuentran listados
para ser configurados según las necesidades y requerimientos de la empresa para generar
el informe:
 Organizar: Persiana de selección que permite al usuario definir la manera de
organización de la información generada en el informe. El sistema ofrece las
siguientes opciones:
 Centro de Costo/Cuenta.
 Cuenta/Centro de Costo.
91 |
 Mostrar Código: Persiana de selección que permite habilitar los códigos

pertenecientes a las cuentas y Centros de Costo.
 Cuentas/Centros Hasta Nivel: Persiana de selección que permite definir el nivel de
cuentas/centros de costo que se tendrán en cuenta al momento de generar el
informe.
 Detalle: Persiana de única selección que permite definir ejecutar y visualizar la
mayorización al momento de generar el informe.
 Saldos al Día: Campo de texto encargado de capturar un valor tipo fecha que será
utilizado como límite final de generación del informe. Recuerde: La fecha inicial es
definida automáticamente por el sistema, es decir toma la fecha de creación de la
empresa en el sistema.
BALANCE DE PRUEBA
Procedimiento que permite generar un informe de tipo Balance de Prueba que contiene toda la
información contable almacenada en el sistema en un periodo de tiempo determinado en relación
a los Centros de Costo. Para ejecutar el informe se debe tener en cuenta las siguientes pestañas:
92 |
el informe:
informe.
consulta.
ESTADO DE RESULTADOS DETALLADO

Procedimiento que permite generar el respectivo informe de Estado de Resultados Detallado por
los Centros de Costo que se encuentren insertados en el sistema. Para ejecutar el informe se debe
completar las siguientes pestañas:
93 |
Imagen 123: Estado de Resultados Detallado. Selección de Centros de Costo.

el informe:
informe.
94 |

consulta.
Imagen 124: Estado de Resultados Detallado.
CARTILLA DE CENTROS DE COSTO

Informe encargado de listar todos los registros existentes en la empresa en gestión, realizando la
configuración y definición de los registros a utilizar desplegados en la pestaña Centros de Costo,
mediante la selección de registros utilizando la tecla INSERT o doble clic para hacerlo de manera
particular o la combinación de teclas CTRL + INSERT para marcarlas todas. Para desmarcar los
registros seleccionados se debe presionar la tecla SUPR o la combinación de teclas CTRL + SUPR,
respectivamente.
MOVIMIENTO DIARIO POR CENTRO
Procedimiento encargado de generar un informe de manera particular de todos los centros de
costo y el movimiento efectuado en un día determinado que afectaron el movimiento contable de
la empresa. Para generar el informe se deben parametrizar las siguientes pestañas:
95 |
 Parámetros: Pestaña encargada de listar una serie de atributos de tipo configuración que
se deben completar según las necesidades y requerimientos de la empresa.
 Totales por: Persiana de múltiple selección que permite definir en qué momento
se totalizaran los valores. El sistema ofrece dos opciones:
 Día.
 Centro.
Imagen 125: Movimiento Diario por Centro.
LIBRO AUXILIAR POR CENTRO

Procedimiento que permite generar el informe Libro Auxiliar por Centros de Costo que se encarga
de visualizar toda la información obtenida por los movimientos en un periodo determinado de
manera específica y concisa según los requerimientos y necesidades de la empresa. Para ejecutar
el informe de libro Auxiliar de Centros de Costo se deben configurar las siguientes pestañas:
96 |
 Parámetros: Pestaña encargada de listar una serie de atributos de tipo configuración que
se deben completar según las necesidades y requerimientos de la empresa.
consulta.
 Totalizar Centros a Nivel: Persiana de selección que se encarga de listar todos los
niveles de la Estructura de Centros de Costo a seleccionar para totalizar
utilizándolos.
Imagen 126: Libro Auxiliar por Centro.

Para ejecutar el procedimiento de Informe Libro Auxiliar por Centro, presione el botón Aceptar
que se encuentra en la parte inferior derecha de la interfaz, o por el contrario el botón Cancelar o
tecla ESC para abortar el procedimiento.
97 |
PESTAÑA “NEGOCIOS”
Pestaña ubicada en la parte inferior de la interfaz principal del Módulo Administrador que se
encuentra listado en la parte inferior. Esta pestaña contiene una serie procesos y procedimientos
encargados de la gestión de Negocios, consulta y postula generación de informes de movimientos
contables relacionada mediante negocios creados o insertados en la empresa. Para iniciar la
gestión de estos procedimientos el sistema debe contener por lo menos registros de creados de
negocios. Para cometer esta acción se debe ingresar a la siguiente interfaz:
Imagen 127: Procedimientos de Negocios.
CARTILLA DE NEGOCIOS
Interfaz encargada de almacenar una serie de procedimientos orientados a gestionar todos los
registros de negocios que se encuentren insertados en la empresa. El sistema ofrece la posibilidad
de crear/insertar, modificar/actualizar, eliminar y visualizar los registros de modo detalle. Al iniciar
el procedimiento por primera vez, este despliega una ventana sobrepuesta a la interfaz que tiene
por función permitir que los registros de Negocios de otras empresas se puedan importar a la
empresa que está ejecutando la opción mediante el botón SI. En caso contrario, es decir pulsar el
botón NO, el sistema despliega el formulario de registro de un negocio. El formulario contiene las
 Información General: Pestaña que se encarga de capturar la información básica de
identificación de un registro de Negocio en específico.
 Nombre: Campo de texto encargado de capturar el nombre del negocio en
proceso de creación.
 Descripción Larga: Área de texto que captura una cantidad de caracteres amplia
para la descripción básica y general del negocio en creación.
 Fecha Inicio/Final: Campos de texto encargados de capturar un valor tipo fecha
inicial y final que permite definir el intervalo de tiempo que el negocio va a estar
habilitado para utilizar.
98 |
 Contratante: Persiana de selección que despliega todos los terceros que se

encuentran insertados en la empresa, para la respectiva asociación por medio de
la selección con el negocio en creación.
Imagen 128: Formulario de Negocios pestaña Informacion General.

 Contacto: Pestaña encargada de desplegar los campos de texto necesarios para identificar
los contacto del registro de negocio en creación.
Imagen 129: Formulario de Negocios pestaña Contacto.

 Características: Pestaña encargada de listar una serie de campos de texto encargados de
capturar las características del registro negocio en proceso de creación.
99 |
Para finalizar la creación/inserción del negocio presione Aceptar, por el contrario presione el
botón Cancelar o tecla ESC para abortar la inserción del registro.
Recuerde: Los negocios pueden ser utilizados para discriminar la informacion contable en
concreto, al igual que los Centros de Costo, la diferencia es que podemos establecer una fecha de
validez y un responsable con caracteristicas en específico. A diferencia de los Centros de Costo, el
Negocio se debe elegir por movimiento y debe ser habilitado a ser utilizado en la Lista de
Documentos que se encuentra en los Parametros Particulares para los modulos de Contabilidad,
Gestion Ventas y Compras.
CONSULTAS
CONSULTA GENERAL
Procedimiento que permite visualizar todos los movimientos que se han ejecutado en nombre del
negocio. El sistema permite desplegar una información básica de los movimientos incluyendo los
impuestos aplicados, el valor cuenta afectada, tercero involucrado, entre otras características
desplegadas en las columnas. Para ejecutar la consulta, el usuario debe seleccionar el periodo de
tiempo a ejecutar la consulta, es decir los meses en los cuales se va a realizar la búsqueda y los
días seleccionados por mes. Para efectuar la consulta presione el botón Continuar, en lo opuesto
el usuario debe presionar el botón Cancelar o tecla ESC para salir del procedimiento.
El sistema para cada Centro de Costo genera pestañas internas que manejan movimiento, el
sistema las organiza de la siguiente manera:
 CONTABILIDAD: Pestaña que se encarga de listar todas las transacciones que afectaron el
modulo de contabilidad que contienen involucrado el negocio en gestion seleccionado en
la consulta. Generalmente el sistema requiere el negocio al iniciar el proceso de captura
del documento de Gestion Ventas, Gestion Compras o algun documento de contabilidad
que se afecte de manera directa por negocio.
Imagen 130: Consulta General pestaña CONTABILIDAD.
100 |
 CUENTAS POR COBRAR: Pestaña que permite al usuario viualizar todos los movimientos y
transacciones que afectaron un negocio en especifico en las cuentas estipuladas para los
clientes en los parametros de Cartera. Recuerde: En caso de no encontrarse definidos las
cuentas en los parametros para la Cartera el sistema no listara los movimientos
correspondientes de clientes.
Imagen 131: Consulta General pestaña Cuentas por Cobrar.

 CUENTAS POR PAGAR: Pestaña que permite visualizar todas y cada una de las
transacciones contables que afectaron la cuenta estipulada para los
Proveedores/Acreedores en los parametros particulares. Recuerde: El sistema solo listara
la informacion correspondiente con la cuenta establecida para Pagar.
Imagen 132: Consulta General pestaña Cuentas por Pagar.
101 |
 NOTAS: Pestaña que permite al usuario visualizar las notas realizadas a los diferentes
negocios en gestion. Para efectuar la gestion de notas dirijase al procedimiento Notas a
Negocios.
Imagen 133: Consulta General pestaña Notas.

 NEGOCIO: Pestaña que permite visualizar toda la informacion general y especifica del
negocio seleccionado, teniendo en cuenta los atributos diligenciados en la creacion del
registro Negocio.
Imagen 134: Consulta General pestaña Negocio.
102 |
El sistema permite visualizar diferentes areas de afectacion que se afectaron mediante el negocio
seleccionado al presionar doble clic. El sistema despliega las siguientes péstañas informativas:
Al desplegar los resultados producidos de la consulta, el usuario puede realizar las siguientes
acciones invocadas con clic derecho:
 Mostrar Solo Negocios con Movimiento/Mostrar Todos los Negocios: Opción que
permite mostrar solo los registros de negocios que contengan movimiento o todos los
registros que existan en la empresa.
 Abrir/Cerrar Niveles: Opción que permi9te visualizar o no el movimiento asociado al
negocio seleccionado.
 Exportar: Permite enviar la informacion visualizada en la consulta de una serie de negocios
e informacion especifica de cada uno de ellos a un directorio del sistema en un formato
establecido.
Imagen 135: Consulta General, opciones generales.
ESTADO DETALLADO DE NEGOCIO

Procedimiento que ejecuta una consulta respecto de todos los negocios que se encuentren
insertados en el sistema para visualizar individualmente el movimiento efectuado por cada uno de
ellos en el mes circulante. Al iniciar la interfaz del Estado Detallado, el sistema despliega la lista de
negocios insertados en la empresa.
Recuerde: Al momento de seleccionar un Negocio, el sistema le listara todo el movimiento
contable que ha afectado al negocio en la vida util del mismo. Se informara de todas las
transacciones que se ejecutaron en nombre del negocio, sin importar el grupo de cuenta al cual se
haya establecido la accion.
Para consultar algún negocio, selecciónelo y presione la tecla ENTER o clic derecho opción Estado
Detallado.
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Imagen 136: Estado Detallado de Negocio, selección de Negocio.

De inmediato el sistema despliega una nueva pestaña que contiene todos los resultados de los
movimientos representados por cuentas que tuvieron movimiento por cada negocio. Para
visualizar los resultados seleccione en la parte inferior de la interfaz la pestaña que contiene el
nombre del negocio seleccionado a realizar la consulta de Estado Detallado.
Imagen 137: Estado Detallado de Negocio.
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ESTADO DE RESULTADOS
Procedimiento que permite generar un informe de manera contable de un registro de negocio que
contenga movimiento en un periodo de tiempo establecido (la existencia al día de la empresa).
Para generar el Estado de Resultado el usuario debe iniciar la interfaz, seleccionar un negocio,
presionar la tecla ENTER o clic derecho opción Estado de Resultado, acción que permitirá ejecutar
una consulta interna de todas las cuentas correspondientes al grupo de Ingresos y Gastos que
maneja la empresa y visualizarlas en una nueva pestaña desplegada con el nombre del registro
negocio.
Imagen 138: Estado Resultados.
NOTAS DE NEGOCIO
Procedimiento que permite crear una serie de notas o comentarios a un negocio en específico. Al
iniciar la interfaz el sistema despliega todos los registros de Negocios que están habilitados, el
sistema ofrece la opción de Ver Notas desplegada con clic derecho o seleccionar el registro y
pulsar la tecla ENTER. De inmediato el sistema despliega una pestaña sobrepuesta que permite
ejecutar tres acciones invocadas con clic derecho:
 Crear: Acción que al ser seleccionada permite insertar una nota descriptiva al negocio
seleccionado inicialmente. Para insertar un registro de nota el usuario debe completar los
siguientes atributos:
 Fecha y Hora: Persiana de selección que despliega un almanaque para la selección
de fecha y hora de creación de la nota para un negocio en específico.
 Operador: Campo de texto que captura un valor alfanumérico utilizado para
identificar al responsable u operador de la creación de la nota para el registro de
negocio seleccionado.
 Descripción: Área de texto encargada de capturar una serie de características y
descripciones relacionadas con un negocio en específico.
Para confirmar la inserción presione la tecla ENTER al final del último atributo.
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 Borrar: Opción que permite eliminar una nota en específico del registro de negocio
seleccionado.
 Borrar Todas las Notas: Opción que permite eliminar todas las notas de algún negocio
seleccionado. El sistema requiere una confirmación para eliminar todas las notas.
Imagen 139: Notas de Negocios.
CIERRE DE NEGOCIOS
Procedimiento que permite efectuar la finalización o cierre de un registro de negocio en
específico, esto significa que a partir de este momento no se podrá realizar más movimiento en un
negocio en específico.
Al seleccionar el procedimiento, el sistema despliega una pestaña sobrepuesta que lista todos los
registros de negocios que se han insertado o creado a la fecha e igualmente se encuentran activos.
Para colocarlos en estado inactivo selecciónelos el registro y presione el botón Continuar.
Imagen 140: Cierre de Negocios.
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Para realizar el cierre de los negocios presione el botón Continuar y defina la fecha de Cierre que
se despliega en el campo de texto ubicado en la parte izquierda de la interfaz. Luego, presione el
botón Ejecutar, el cual va a cambiar la Fecha Cierre que se definición en la inserción y utilizara el
valor fecha definido por el usuario.
Imagen 141: Cierre de Negocios.

Para Activar un registro de Negocio cerrado, diríjase a la Cartilla de Negocios, seleccione el registro
con estado INACTIVO, clic derecho opción Activar para utilizar de nuevo el negocio.
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PESTAÑA “ANTICIPOS”
Pestaña ubicada en la parte inferior de la interfaz principal que al ser seleccionada permite
efectuar una serie de procedimientos orientados a generar informes y consultas relacionadas con
los anticipos recibidos y entregados por la empresa de un periodo de tiempo determinado. Nota:
La explicación de funciones se realiza de manera global para los registros de movimientos
contables que involucren Anticipos Entregados y Recibidos.
Imagen 142: Procedimientos Anticipos.

Para efectuar de manera correcta los informes y consultas el usuario debe tener configurado las
siguientes acciones:
 Tener cuentas definidas para anticipos recibidos y entregados, según la necesidad de la
empresa, en parámetros particulares, Contabilidad, Cuentas para Anticipos.
 Efectuar movimiento contable de anticipos entregados o definidos en un periodo de
tiempo determinado.
 Definir previamente los valores de anticipos, tanto recibidos como entregados según las
necesidades y requerimientos de los informes y consultas a generar. Proceso que se lleva a
cabo mediante la utilización de documentos contables, ejemplo:
 Anticipos Entregados: Utilice documento Comprobante de Egreso.
 Anticipos Recibidos: Utilice documento Comprobante Contable.
Las cuentas a efectuar deben ser las correspondientes a los anticipos, tanto del activo
como del pasivo.
El sistema ofrece realizar las siguientes consultas e informes, ya sean de anticipos Entregados o
Recibidos:
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ESTADO GENERAL
Procedimiento que permite efectuar una consulta de manera global, es decir de todos los registro
de movimientos que se vieron involucrados en un anticipo recibido/entregado según la consulta a
generar. El sistema despliega una interfaz con la lista de anticipos ingresados en el sistema
mediante documentos contables, y a su vez la asociación correspondiente de los documentos
efectuados mediante otros módulos que tuvieron incidencia en los mismos.
Imagen 143: Estado General Anticipos Recibidos.
Imagen 144: Estado General Anticipos Entregados.
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ESTADO DETALLADO
Procedimiento que permite generar una consulta de todos los movimientos que afectaron de
alguna manera la contabilidad de la empresa por medio de Anticipos ya sean recibidos o
entregados. El sistema despliega todos los documentos contables con la información básica que
caracteriza a cada uno de ellos que afectaron los anticipos, entregados o recibidos según elección
de procedimiento.
Imagen 145: Estado Detallado Anticipos Recibidos.

NOTA: Para visualizar más características de información de los registros contables con influencia
en los anticipos (entregados o recibidos), el usuario debe seleccionar el icono para marcar o
desmarcar las columnas de características a utilizar en el informe.
Imagen 146: Estado Detallado Anticipos Entregados.
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ESTADO DE DOCUMENTO
Procedimiento que permite realizar una consulta de los movimientos efectuados en un intervalo
de tiempo determinado que tuvieron influencia con los anticipos entregados o recibidos, según
selección de procedimiento. El sistema lista todos los documentos de afectación, con los
respectivos valores e información básica. Para generar la consulta ingrese a la interfaz, defina un
valor de fecha inicial y final en los campos de captura correspondiente y presione el botón que se
encuentra a continuación de los objetos.
Imagen 147: Estado Documentos Anticipos Entregados.

NOTA: El sistema agrega una serie de opciones de caracterización desplegadas a utilizar con el clic
derecho, incluyendo la visualización de la descripción (verde), exportación de información entre
otros.
Imagen 148: Estado Documentos Anticipos Recibidos.
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ANTICIPOS POR EDADES

Procedimiento que permite generar un informe de un periodo de tiempo determinado de los
anticipos entregados y recibidos que tuvieron algún movimiento o se vieron afectados por las
diferentes acciones invocadas por el usuario al asentar libros. El sistema despliega unos campos de
texto que permite al usuario definir una fecha inicial y final, para ejecutar la consulta presione el
botón que se encuentra a continuación de los objetos gráficos. El sistema listara todos los registros
de movimientos efectuados de anticipos en el periodo de tiempo seleccionado.
Imagen 149: Anticipos por Edades.

NOTA: Para visualizar más características de información de cada registro, diríjase a la parte
superior izquierda de la tabla seleccione el icono y marque las características a utilizar.
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PESTAÑA “INVERSIONES Y OBLIGACIONES FINANCIERAS”

Pestaña listada en la parte inferior de la interfaz principal del módulo Administrador, encargada de
contener una serie de procedimientos de gestión y generación de informes correspondientes a las
inversiones y obligaciones de la empresa. Para realizar las debidas acciones en esta pestaña el
sistema dispone de los siguientes procesos:
Imagen 150: Procedimientos Inversiones y Obligaciones Financieras.
OBLIGACIONES FINANCIERAS
Procedimiento que permite realizar una completa gestión de todas las obligaciones financieras
adquiridos por la empresa en un periodo de tiempo determinado. Para efectuar esta gestión, el
sistema dispone de dos procedimientos:
CARTILLA DE OBLIGACIONES FINANCIERAS

Procedimiento encargado de efectuar una completa gestión de los registros de obligaciones
financieras que tienen son requeridos o comprometidos por la empresa anfitriona. Para efectuar
este procedimiento de manera adecuada, la empresa debe tener la siguiente configuración:
 El sistema debe tener los documentos de contabilidad necesarios para efectuar la acción.
En esta interfaz, el usuario puede realizar las siguientes acciones de gestión de registros de
obligaciones financieras:
 Crear/Insertar.
 Modificar/Actualizar.
 Eliminar.
 Detallar.
Al iniciar la interfaz, el sistema despliega todos los registros insertados de obligaciones financieros,
en caso de que no existan registros el sistema despliega el siguiente formulario:
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Imagen 151: Cartilla de Obligaciones Financieras.

 Nombre: Campo de texto que permite la captura de caracteres de tipo alfanuméricos que
serán utilizados como identificación de la Obligación Financiera en creación.
 Cuenta Contable: Campo que permite la selección de la cuenta que se va a utilizar para
almacenar el valor de la obligación financiera. Recuerde: Para desplegar la cartilla de
cuentas presione la combinación de teclas CTRL + ENTER o el icono que se encuentra al
final del campo.
 Acreedor: Persiana de única selección que permite definir el tercero que será responsable
de controlar
 Clase: Persiana de única selección que permite al usuario definir el tipo de Obligación
Financiera que se encuentra en proceso de creación. El sistema ofrece las siguientes
opciones:
 Libranza.
 Carta de Crédito.
 Préstamo.
 Sobregiro.
 Asignaciones Bancarias.
 Crédito.
 Leasing.
 Fecha Inicial: Campo de texto encargado de capturar un valor tipo fecha que será utilizado
para limitar el inicio de aplicación de la Obligación Financiera.
 Fecha Final: Campo de texto encargado de capturar un valor de tipo fecha, que será
utilizado por el sistema para limitar el intervalo final de aplicación de la Obligación
Financiera.
 Ver Total: Campo de texto que permite digitar el valor total de la obligación Financiera en
proceso.
 Tasa de Interés: Campo de texto que captura un valor de tipo numérico porcentual
encargado de determinar la tasa de interés correspondiente a esta obligación.
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 Valor de la Cuota: Campo de texto que permite la captura de un valor numérico

encargado de definir las cuotas fijas para la cancelación de la Obligación Financiera.
 Observaciones: Área de texto que permite definir una descripción o caracterización
especifica de la Obligación Financiera.
Imagen 152: Formulario de Creacion..
CONSULTA DE OBLIGACIONES
Procedimiento que permite generar una consulta de todas las obligaciones financieras que se
encuentran insertadas a la fecha y el movimiento causado en cada una de ellas en un periodo
determinado. Para ejecutar esta consulta el usuario debe configurar el intervalo de tiempo
mediante cuadros de texto que permiten la captura de un valor tipo fecha de inicio y fin.
De inmediato el sistema despliega al costado izquierdo la información correspondiente de los
registros de Obligaciones Financieras, en la parte central de la interfaz el Estado de la Obligación
Financiera, que se encarga de traer la información específica contable (Saldo Inicial del Periodo,
Debito del Periodo, Crédito del Periodo, Saldo del Periodo), y la lista de respectivos movimientos
de la Obligación Financiera en el periodo de tiempo seleccionado.
NOTA: El sistema permite efectuar ejecutar la siguiente acción mediante el menú desplegado con
clic derecho:
 Exportar a: Acción que permite al usuario exportar la información resultante del
documento en un directorio del sistema o medio magnético, en un archivo de alguno de
los siguientes formatos (.xls, .texto, .HTML, .XML).
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Imagen 153: Estado Detallado por Obligacion.
Imagen 154: Estado General de Obligaciones..
INVERSIONES
Serie de procedimientos orientados a configurar y ejecutar una serie de consultas respecto a los
movimientos empleados por la empresa relacionados con las inversiones realizadas en otros
ámbitos. El sistema ofrece los siguientes procedimientos de gestión y consulta:
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CARTILLA DE INVERSIONES
Procedimiento que permite gestionar todos los registros de inversiones que son realizadas o
ejecutadas por la empresa para recibir una ganancia o beneficio financiero en específico, para
organizarlo y manipularlo mediante el módulo de Contabilidad. Al iniciar la interfaz el sistema
permite realizar las siguientes acciones para las inversiones:
 Crear/Insertar.
 Modificar/Actualizar.
 Eliminar.
 Detalle.
Al ingresar a la interfaz, puede presentar dos estados:
 Al contener registros el sistema los despliega en orden alfabético.
 Al estar vacío, el sistema inmediatamente despliega un formulario con una serie de
atributos u objetos gráficos utilizados para identificar de manera adecuada cada registro
de inversión.
Imagen 155: Cartilla de Inversiones.

El sistema ofrece los siguientes atributos de caracterización:
 Numero: Campo de texto que permite la captura de un valor de tipo numérico encargado
de identificar de manera única cada registro de Inversión creado por la empresa.
 Descripción: Campo de texto que captura caracteres de tipo alfanuméricos encargados de
identificar el registro de Inversión.
 Identidad: Atributo encargado de la captura de un registro de terceros que se encuentre
creado en el sistema, con la función de asignar el registro en creación a un proveedor en
específico que será el vendedor de la Inversión. Para desplegar la lista de terceros,
presione la combinación de teclas CTRL + ENTER o seleccione el icono que se encuentra al
final del campo de texto. Al seleccionar un tercero el sistema desplegara la identidad del
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mismo en el campo de texto, a continuación de este (fuera del objeto) el nombre de

descripción del registro seleccionado.
 Tipo: Persiana de única selección que permite al usuario definir el tipo de Inversión en
proceso de creación. El sistema dispone de las siguientes opciones:
 Inversión Normal.
 Inversión en Asociadas.
 Inversión en Negocios Conjuntos.
 Clase de Inversión: Persiana de única selección que permite al usuario seleccionar la clase
de Inversión que se encuentra en creación. El sistema ofrece las siguientes opciones:
 Inversión Nueva. Al seleccionar esta opción, el usuario informa al sistema que se
va a crear un registro de inversión de cero sin movimiento contable anterior. Por
tal motivo se deben tener definidas todas las cuentas.
 Inversión Vigente. Opción que indica que ya se ha efectuado movimiento o algún
tipo de transacción alusiva o recurrente al registro en creación o actualización.
Imagen 156: Formulario de Inversiones.

 Fecha de Reconocimiento: Campo de texto encargado de la captura de un valor de tipo
numérico que será encargado de definir fecha desde la cual tendrá vigencia la Inversión.
 Retención en la Fuente: Persiana de única selección que permite al usuario definir o
seleccionar un registro de Retención en la Fuente que se encuentre creado en la Cartilla de
Impuestos de la empresa.
 Cuenta Contable: Campo de texto encargado de almacenar toda la información contable
directa producida por el registro de Inversión en proceso de creación. Para seleccionar una
cuenta, el usuario debe presionar la combinación de teclas CTRL + ENTER y el icono que se
encuentra al final del objeto.
 Cuenta Rendimiento (Debito): Campo de texto que permite al usuario definir una cuenta
de Rendimiento que manejara todos los valores débitos producidos en esta inversión. Para
seleccionar la cuenta, despliegue la cartilla de cuentas Local mediante la combinación de
teclas CTRL + ENTER o pulsando el botón que se encuentra al final del campo de texto.
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 Cuenta Rendimiento (Crédito): Campo de texto que permite al usuario definir una cuenta
de Rendimiento que manejara todos los valores créditos producidos en esta inversión.
Para seleccionar la cuenta, despliegue la cartilla de cuentas Local mediante la combinación
de teclas CTRL + ENTER o pulsando el botón que se encuentra al final del campo de texto.
 Modelo de Medición: Persiana de única selección que permite definir el modelo de
medición a utilizar en la gestión de los movimientos del registro inversión en creación. El
sistema ofrece las siguientes opciones:
 Modelo de Costo.
 Modelo de la Participación.
 Modelo del. Valor Razonable.
 Valor Inicial Capital: Campo de texto que captura un valor de tipo numérico encargado de
definir el valor inicial del registro inversión.
 Valor Inicial Rendimiento: Campo encargado de captura de un valor numérico, orientado
a definir el valor inicial para el Rendimiento en este registró Inversión en específico.
NOTA: Para iniciar la utilización de los nuevos registros de Inversiones que carecen de movimiento
contable realice un Registro Contable.
CONCEPTOS PARA INVERSIONES

Procedimiento que permite generar una serie de conceptos de inversiones complementarios o
adicionales a los movimientos y transacciones presentadas mediante los registros de inversiones
de la empresa. Para generar este tipo de movimiento el sistema dispone de los siguientes
atributos de configuración:
 Descripción: Campo de texto encargado de la captura de un valor de tipo alfanumérico
que será utilizado para la identificación del concepto de Inversión.
Imagen 157: Formulario de Conceptos.

 Operación: Persiana de selección que permite definir el tipo de operación que va a
ejecutar el concepto para las inversiones.
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 Cuenta Debito: Campo de texto que permite al usuario definir la cuenta que manejara
todos los valores débitos producidos en este concepto de inversión. Para seleccionar la
cuenta, despliegue la cartilla de cuentas Local mediante la combinación de teclas CTRL +
ENTER o pulsando el botón que se encuentra al final del campo de texto.
 Cuenta Crédito: Campo de texto que permite al usuario definir la cuenta que manejara
todos los valores débitos producidos en este concepto de inversión. Para seleccionar la
cuenta, despliegue la cartilla de cuentas Local mediante la combinación de teclas CTRL +
ENTER o pulsando el botón que se encuentra al final del campo de texto.
CONSULTA DE INVERSIONES
Procedimiento que permite ejecutar una consulta de todos los movimientos y transacciones
ejecutadas en un periodo definido, correspondientes a las inversiones realizadas por la empresa
para una inversión en específico mediante el documento Captura de Inversiones. Para ejecutar la
consulta el usuario debe definir la fecha inicial y final, mediante los cuadros de texto que se
encuentran en la parte superior de la interfaz y pulsar el botón que se encuentra a continuación de
los mismos. El sistema desplegara los resultados de movimientos por registro de Inversión
mediante las siguientes partes de interfaz:
 Estado de Las Inversiones: Parte de la interfaz que lista todos los registros de inversiones
con la respectiva información de manera global de los movimientos en un periodo
determinado. El sistema ofrece las siguientes columnas de información:
 Inversión.
 Número.
 Saldo Inicial.
 Aportes/Retiros del Periodo.
 Rendimientos del Periodo.
 Retención en la Fuente.
 Saldo Final.
 Movimiento de la Inversión: Área de interfaz encargada de listar todos los movimientos
gestionados y generados mediante un registro de inversión en particular. El sistema ofrece
las siguientes columnas de información:
 Documento.
 Fecha.
 Concepto.
 Cuenta.
 Débito.
 Crédito.
Para generar la exportación de la información generada en la consulta, el usuario debe desplegar
el menú con clic derecho opción Exportar a… para generar la información en una serie de
formatos en específico.
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PESTAÑA “OPCIONES NIIF”

Pestaña que al ser seleccionada permite desplegar los diferentes procedimientos
correspondientes a la configuración, parametrizacion y utilización de los lineamientos NIIF. Para
ingresar a las opciones NIIF el usuario debe ubicar y seleccionar la pestaña de selección Opciones
NIIF que se encuentran en la parte inferior de la interfaz.
Imagen 158: Procedimientos Opciones NIIF.
CARTILLA DE CUENTAS NIIF

En esta opción el usuario debe realizar la creación de la cartilla de cuentas que utilizara para el
registro de la información bajo los lineamientos NIIF para Pymes. La información que se registre en
esta opción puede ser totalmente diferente en cuanto a estructura y contenido a la información
del PUC que utiliza la empresa para el registro de información bajo los lineamientos del decreto
2649.
Para llevar a cabo la creación de una nueva cuenta NIIF el usuario podrá presionar la tecla INSERT
o del menú emergente seleccionar la opción crear, una vez hecho esto el usuario debe ingresar el
código y el nombre de la cuenta a crear, se debe tener en presente, para la creación de cuentas
contables NIIF cuál es la estructura definida para la empresa en los parámetros.
Para llevar a cabo la creación de una nueva cuenta siempre debe haberse creado previamente la
cuenta mayor si es el caso, por ejemplo si se trata de crear la cuenta 110505 (en una estructura de
4 niveles con 1 digito en el primer y segundo nivel y 2 dígitos en el tercero y cuarto nivel), se debe
haber creado previamente la cuenta 1105.
Dentro de las opciones de esta cartilla o lista el usuario tendrá disponible las siguientes opciones:
 Crear: Esta opción le permite al usuario llevar a cabo la creación de una nueva cuenta
contable NIIF. Esta acción se puede ejecutar mediante el menú emergente que se visualiza
al presiona el botón secundario del mouse o al presionar la tecla Inserta.
121 |
 Modificar: Esta opción le permite al usuario cambiar la descripción previamente asignada

a la cuenta contable NIIF.
 Eliminar: Esta opción permite borrar la cuenta contable NIIF sobre la cual el usuario este
ubicado al momento de seleccionar esta opción. Esta opción se puede ejecutar
seleccionándola desde el menú emergente que se visualiza al presionar el botón
secundario del mouse o presionando la tecla Delete o SUPR, también hay que tener
presente que para realizar el borrado de una cuenta contable NIIF el software verifica que
esta no tenga movimiento o saldo registrado en la empresa. Si el usuario ejecuta esta
opción sobre una cuenta de nivel mayor, al confirmar la ejecución de la acción, el software
borrara la cuenta correspondiente y las cuentas auxiliares que no tengan movimiento o
saldo registrado.
 Traer de: Esta opción le permite al usuario realizar el copiado de la cartilla de cuentas NIIF
de otra empresa creada dentro del listado de empresas del software o de uno de los
planes de cuentas que por default se envían creados con la instalación del software.
 Traer de cartilla fiscal: Esta opción le permite al usuario copiar como cartilla de cuentas
NIIF las cuentas del Plan Único de Cuentas (PUC) de la empresa siempre y cuando la
estructura definida para cada listado de cuentas sea similar.
 Detalle: Esta opción le permite al usuario visualizar la información de cada una de las
cuentas mientras puede ir navegando a lo largo del mismo listado.
Imagen 159: Cartilla de Cuentas NIIF.
CAUSACION DE INGRESOS FINANCIEROS

Esta opción le permite al usuario en los periodos que correspondan realizar la acusación de
ingresos de actividades ordinarias por intereses generados de aquellas operaciones en las cuales la
empresa deba aplicar el concepto de interés implícito de acuerdo al “párrafo 23.5. (Pago diferido)
Sección 23 NIIF para Pymes. Ingresos de actividades ordinarias.”. De acuerdo a lo establecido en
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este párrafo “Cuando se difieren las entradas de efectivo o equivalentes al efectivo y el acuerdo
constituye efectivamente una transacción financiera, el valor razonable de la contraprestación es
el valor presente de todos los cobros futuros determinados utilizando una tasa de interés imputada
Una transacción financiera surge cuando, por ejemplo, una entidad concede un crédito sin
intereses al comprador o acepta un efecto comercial, cargando al comprador una tasa de interés
menor que la del mercado, como contraprestación por la venta de bienes. La tasa de interés
imputada será, de entre las dos siguientes, la que mejor se pueda determinar: (a) la tasa vigente
para un instrumento similar de un emisor con una calificación crediticia similar, o (b) la tasa de
interés que iguala el importe nominal del instrumento con el precio de venta en efectivo actual de
los bienes o servicios. Una entidad reconocerá la diferencia entre el valor presente de todos los
cobros futuros y el importe nominal de la contraprestación como ingreso de actividades ordinarias
por intereses, de acuerdo con los párrafos 23.28 y 23.29 y con la Sección 11.”
Entonces suponiendo por ejemplo que la entidad realiza una venta por valor de $10´000.000 y el
acuerdo con el cliente está el de otorgar un crédito sin intereses el cual deberá ser cancelado al
final de un año y dentro de las políticas de la empresa está establecido que los créditos se
otorgaran a un plazo de 180 días como máximo, de acuerdo a esta información el acuerdo
corresponde a una transacción financiera, por lo tanto en la información bajo los lineamientos
NIIF para Pymes la entidad al momento de la venta debe registrar como ingresos de actividades
ordinarias el valor presente neto de los flujos de caja a recibir en el futuro, en este caso el valor
futuro a recibir por la entidad será de 10´000.000 descontados a una tasa del 18% efectivo anual
(suponiendo que esta tasa corresponde a la tasa vigente para un instrumento similar de un emisor
con una calificación crediticia similar), en este caso el valor presente neto sería igual a 8´474.576,
suponiendo que la venta se realiza en el mes de septiembre del año XX12 y el pago se pacta para
el mes de septiembre del año XX13, en este caso como está estipulado en la NIIF para Pymes, en
cada uno de los periodos contables se debe causar la parte correspondiente al periodo de esta
diferencia como un ingreso de actividades ordinarias por intereses, en este caso para el año de la
venta el valor a causar como ingreso de actividades ordinarias es igual a 508.475 (8´474.575 *18%,
se debe tener en cuenta que el 18% aplicaría si el plazo abarcara todo el periodo contable, en este
caso solo abarca 4 meses) y para el siguiente periodo contable, en el cual el cliente debe cancelar
la deuda, el valor a causar como ingreso de actividades ordinarias por intereses es de 1´077.966,
de esta manera cuando el cliente cancele su obligación el valor a pagar de acuerdo a la NIIF para
Pymes serán los mismos 10´000.000 que se registraron inicialmente al momento de la venta bajo
contabilidad local con ingresos por ventas, pero bajo contabilidad NIIF para Pymes estos ingresos
en la estructura del estado de resultados aparecerán de manera diferente, debido a la utilización
de recursos de la entidad que hacen terceros a través de la figura de crédito otorgado.
La contabilización de esta información estará dividida en dos periodos de tiempo en la información

de acuerdo a los lineamientos NIIF para Pymes, el primer momento sucede cuando se realiza la
venta, en ese momento el software a la cuenta de ingresos por ventas de acuerdo al concepto
asociado al producto en la cartilla de grupos, registrara el valor correspondiente al valor presente
neto, igual a 8´474.576 y la diferencia igual a 1´525.424 la registrara a las cuentas definidas por el
usuario como cuentas para control de diferencias en los parámetro del módulo Gestión de Ventas.
El segundo momento ocurre en cada una de las causaciones que realice el usuario a través de esta
opción de lo que le corresponde a cada periodo contable como ingresos de actividades ordinarias
por intereses, en ese momento el valor a causar como ingresos de actividades ordinarias por
intereses, primero se debe reversar o dar de baja de las cuentas definidas como cuentas de
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control de diferencias en los parámetros del módulo gestión de ventas y se debe registrar un
debito a la cuenta definida en la casilla “Cuenta de deudores” de la opción “Causación de ingreso
financiero” de los parámetros de ventas y un crédito a la cuenta definida en la casilla “Cuenta de
ingreso” de la opción “Causación de ingreso financiero” de los parámetros de ventas. Al finalizar
todo el proceso de causación para cada documento de venta al que se le haya aplicado el
concepto de financiación implícita de acuerdo a lo establecido en la NIIF para Pymes, en las cuenta
de control de diferencias no debe quedar ningún valor, de todas formas cuando se registre un
recibo de caja cancelando estos documentos el software realiza esta revisión, si al momento del
pago aún existen valores por causar porque al usuario en alguno de los periodos se le olvido
ejecutar el proceso, el software de forma automática realizara la acusación en el registro del pago
(recibo de caja).
Para causar los ingresos por intereses correspondientes a un periodo, como primera medida el
usuario debe selecciona el mes o periodo en el cual el software debe revisar si existen documentos
sobre los cuales se realizara la acusación, una vez definido el periodo, debe presionar el icono:
Para que el software realice la consulta de la información. Una vez finalizado el proceso de
consulta en la parte inferior aparecerá el listado de documentos con un cuadro de chequeo a la
izquierda y la información básica del documento y el valor que se debe causar en el respectivo
periodo, una vez el usuario selecciona los documentos sobre los cuales desea efectuar el proceso
de causación, en la parte inferior aparece el botón “Continuar” y “Cancelar”, para llevar a cabo el
proceso deberá presionar el botón “Continuar” una vez hecho esto, aparecerá una nueva ventana
en la cual el usuario debe seleccionar el tipo de documento con el cual registrara las transacciones
de causación, el número de documento y la fecha exacta (Día, mes y año) con la que se registrara
la acusación de estas transacciones. Una vez definida esta información, debe presionar el botón
“Aceptar” de esta ventana y el software realizara de forma automática todo el proceso de registro
contable y afectación de cartera si todos los parámetros necesarios están definido correctamente,
de lo contrario aparecerán los mensajes necesarios indicando si falta definir algún parámetro con
lo cual no podría llevar a cabo todo el proceso.
Imagen 160: Causacion de Ingresos Financieros.
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CAUSACION DE GASTOS FINANCIEROS

En términos generales esta opción funciona de manera similar a la anterior pero para las compras
realizadas por la empresa en las cuales las características de la negociación den origen a
transacciones financieras de acuerdo a lo establecido en la sección 11 de la NIIF para Pymes.
Instrumentos financieros básicos, sección aplicable tanto a los instrumentos que dan origen a
activos financieros como a aquellos que originan un pasivo financiero. El control que se realiza en
la elaboración del pago que se hace en el recibo de caja cuando se trata de instrumentos activos
en este caso se realiza en el registro del pago de la obligación a la cual se le debió aplicar el
concepto de financiación implícita en la compra en los comprobantes de egreso. En los registros
contables generados en estos casos se utilizan las cuentas definidas en la pestaña “NIIF para
Pymes” de la opción “Generalidades” de gestión de compras.
ADMINISTRACION DE NOTAS Y REVELACIONES

Procedimiento que permite al usuario gestor de la configuración y parametrizacion NIIF la
posibilidad de crear o insertar notas, revelaciones o comentarios en las diferentes operaciones
relacionadas con informes que invoquen o requieran la utilización de las NIIF. El sistema propone
definir las notas y revelaciones de 4 (cuatro) maneras:
INFORMACION GENERAL Y DECLARACION DE CUMPLIMIENTO

Procedimiento que permite la captura de texto justificable o de explicación que se requiera
expresar en un movimiento contable que involucre NIIF de manera directa. Esta opción se utiliza
como formalismo para el desarrollo de los informes y expresiones únicas que evoque un
movimiento contable en específico.
Imagen 161: Informacion General y Declaracion de Cumplimiento.
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POLITICAS CONTABLES
Procedimiento que permite realizar la definición de las mencionadas políticas contables
relacionadas a la gestión y utilización del estándar de lineamientos NIIF. El sistema permite
realizar una serie de procesos para la inserción/creación, modificación, eliminación, consulta y
utilización de las diferentes notas en movimientos contables y estados financieros.
Imagen 162: Politicas Contables.

CREAR POLITICA CONTABLE
Acción que permite efectuar la inserción de un registro de nota o revelación NIIF para ser utilizado
o implementado en un movimiento contable que involucre esta contabilidad.
 Para insertar una nota el usuario debe presionar clic derecho opción Crear o pulsar la tecla
INSERT.
 El sistema desplegara una ventana en el centro de la interfaz que contiene los siguientes
objetos gráficos :
 Vigente Desde: Persiana de selección de un valor fecha (año), dependiendo de la
fecha de creación de la empresa. Permite utilizar y habilitar la política contable
desde un periodo definido en la persiana hasta la fecha actual.
 Autor: Visualiza el nombre del usuario que realiza la acción.
 Fecha: Estipula la fecha y hora en la cual se realiza el proceso de inserción o
creación.
 Asociar con una Norma: Cuadro de selección que al encontrarse habilitado
permite la utilización de la persiana de selección que se encuentra justo debajo
del mismo. Al encontrarse inactivo no se realiza un asocio de norma.
 Norma: Persiana de única selección que permite al usuario especificar o
nombrar el tipo de norma que se relaciona con la nota o revelación. Esta
persiana contiene las NIIF (Normas Internacionales de Información
Financiera) y las NIC (Normas Internacionales de Contabilidad).
126 |
 Área de Texto: Espacio encargado de la captura del contenido de la Nota o

Revelación que será utilizado en los movimientos NIIF.
 Para almacenar la información el usuario debe presionar el botón Aceptar o por el
contrario el botón Cancelar para salir sin almacenar la información de la nota.
Imagen 163: Politicas Contables..
NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS

Procedimiento que permite definir las notas y revelaciones que se va a utilizar en los diferentes
Estados Financieros que involucren o utilicen contabilidad bajo lineamientos NIIF. El sistema
permite gestionar notas o revelaciones a Estados Financieros mediante las siguientes acciones.
Imagen 164: Notas a los Estados Financieros..
127 |
CREAR NOTA A LOS ESTADOS FINANCIEROS

Accion que permite efectuar la creacion o insercion de una nota o revelacion que sera utilizada e
implementada en los Estados Financieros según la configuracion que se haya especificado en los
siguientes atributos:
 Año de Presentacion: Atributo que permite seleccionar un dato tipo fecha (año) para
incluir en la presentacion de la nota en un Estado Financiero. La persiana permite definir
un año en especifico que se encuentre desde el momento de la creacion de la empresa.
 Incluir Siempre en los Estados: Casilla de selección que al encontrarse habilitada permite
incorporar esta nota en los estados financieros que se selecciones en el atributo “Nota
Asociada a los Siguientes Estados”.
 Autor: Permite informar el nombre del usuario que realiza la accion.
 Fecha: Estipula la fecha y hora en la cual se realiza el proceso de inserción o creación.
 Titulo: Campo de texto que permite la identificacion de la nota orientada a los estados
financieros.
 Area de Texto: Espacio encargado de la captura del contenido de la Nota o Revelación que
será utilizado en los movimientos NIIF.
 Nota Asociada a los siguientes Estados: Cuadro contiene el listado de los diferentes
estados financieros antepuestos por una casilla de selección para habilitar el acceso de la
nota o revelacion para ser invocado en algun Estado Financiero.
 Nota Asociada a las siguientes Cuentas: Cuadro que permite seleccionar las cuentas que
al ser utilizadas invoquen la nota o revelacion. Para ejecutar esta accion el usuario debe
presionar clic derecho opcion Adicionar y/o Eliminar Cuentas.
Imagen 165: Notas a los Estados Financieros.

El sistema permite la posibilidad de gestionar los registros de notas y revelaciones mediante un
menu que se despliega al presionar clic derecho, estas opciones poseen un funcionamiento
parecido o relacional a otras del programa.
128 |
TRANSICION A LAS NIIF

Procedimiento diseñado y desarrollado específicamente para realizar una migración de la
Contabilidad Fiscal o tradicional que ha manejado la empresa a la fecha por la Contabilidad basada
bajo lineamientos NIIF. Para efectuar esta acción el sistema ofrece una lista de chequeo que se
encuentra en la interfaz principal de Transición a las NIIF, que contiene y comprende los siguientes
procedimientos a completar para efectuar la transición de manera exitosa:
Parámetros: Procedimiento que permite verificar y especificar los diferentes parámetros
configurados anteriormente, mediante las pestañas Global y Particulares. En este punto, el
sistema ofrece tres opciones de configuración con diferentes orientaciones de parametrizacion:
 Contabilidad: Procedimiento que lista los procesos de configuración de la contabilidad
para validar y verificar las diferentes acciones que se deben completar para realizar el
proceso de transición. El sistema lista los siguientes procesos para efectuar la acción de
migración:
 Parámetros de Cuentas NIIF: Procedimiento que permite verificar y modificar los
parámetros de las cuentas NIIF, es decir, la estructura que deberán completar o
llevar el Plan de Único de Cuentas bajo los lineamientos de la contabilidad NIIF. Al
seleccionar esta opción el sistema despliega la interfaz Estructura Código
Contable NIIF que se encuentra en el proceso Contabilidad de Parámetros
Particulares. Para modificar la configuración de la Estructura de Cuentas NIIF por
favor diríjase a la ayuda que se encuentra en Parámetros
Particulares/Contabilidad/Estructura del Código Contable NIIF.
 Plan de Cuentas NIIF: Procedimiento que se encarga de listar todas las cuentas
pertenecientes a la Cartilla NIIF que se han gestionado por parte del usuario(s)
anteriormente. Para mayor información y ayuda de esta acción diríjase a Modulo
Administrador/Opciones NIIF/Cartilla de Cuentas NIIF.
 Plan de Cuentas Local: Procedimiento destinado a la verificación, validación y
aprobación de la cartilla de cuentas Local que maneja la empresa y su relación
directa con las cuentas que se encuentren en la Cartilla NIIF. Para mayor
información acerca de la modificación del Plan de Cuentas Local diríjase a modulo
Administrador/Contabilidad/Cartilla de Cuentas.
 Cartilla de Impuestos: Procedimiento que se encarga de verificar, validar y realizar
la respectiva aprobación de los registros que se encuentren en la cartilla de
Impuestos. Para efectuar la gestión de modificación diríjase a la documentación
base que se encuentra en Parámetros Particulares/Terceros e
Impuestos/Impuestos Valores y Descuentos.
 Cuenta de Ganancias Retenidas por Conversión Inicial:
 Reconocimiento de Ingresos y Cuentas de Control (Ventas): Procedimiento que
permite verificar, validar y confirmar la cuenta puente que se ha definido para
almacenar los componentes relacionados en las diferentes transacciones
efectuadas en la Gestión de Ventas. Para más información respecto a la
configuración de las cuentas diríjase a Parámetros Particulares/Gestión
Ventas/Generalidades.
 Cuentas de Control (Compras): Procedimiento que permite verificar, validar y
confirmar la cuenta puente que se ha definido para almacenar los componentes
relacionados en las diferentes transacciones efectuadas en la Gestión de Compras.
129 |
Para más información respecto a la configuración de las cuentas diríjase a

Parámetros Particulares/Gestión Compras/Generalidades.
 Activos Fijos, Intangibles y Diferidos: Proceso que permite verificar y validar las diferentes
procedimientos de configuración que se han efectuado para la utilización y gestión de los
activos Fijos basándose y teniendo en cuenta las Cartillas de Cuentas tanto Local como
lineamientos NIIF.
 Cuentas de Activos Fijos: Procedimiento encargado de la verificación, validación y
confirmación de las cuentas asignadas a los Activos Fijos. Para cambiar la
configuración de estos parámetros diríjase a la información presente en este
documento en la siguiente ubicación Parámetros Particulares/Activos Propiedad,
Planta y Equipo/Cuentas de Activos Fijos.
 Cuentas de Intangibles: Procedimiento encargado de brindar acceso a la
transición a NIIF en lo correspondiente a los Activos Intangibles que posea la
empresa, para tal acción se hace necesaria la verificación, validación y
confirmación de las cuentas de intangibles. Para más información correspondiente
a la gestión de las Cuentas de Intangibles diríjase a la opción Parámetros
Particulares/Activos Intangibles y Diferidos/Cuentas de Intangibles que se
encuentra en el documento.
 Inventarios: Proceso que permite al usuario efectuar la gestión de la parametrizacion de
las acciones de vital importancia en la transición a NIIF teniendo en cuenta lo relacionado
a Inventarios y su inserción de funciones en los lineamientos NIIF.
 Lista de Cuentas a Utilizar: Procedimiento que permite verificar las cuentas que se
encuentran asignadas a utilizar para las diferentes transacciones que se realicen
en nombre de Inventarios. El sistema permite la validación y confirmación de
cuentas de manera manual, dirigiéndose al procedimiento debidamente explicado
en el documento en Parámetros Particulares/Inventarios/Lista de Cuentas a
Utilizar.
 Cartilla de Grupos: Procedimiento que permite visualizar los diferentes registros
gestionados por parte del usuario(s) relacionados con los Grupos de Artículos o
Servicios para la verificación y validación al momento de realizar la transición a
NIIF. Para efectuar modificación o alteraciones a los grupos ubique la información
de configuración que se encuentra presente en el documento en Parámetros
Particulares/Inventarios/Cartilla de Grupos.
 Carga Fabril: Procedimiento encargado de la validación, verificación y
confirmación de la configuración de los registros que se encuentren presentes al
momento de efectuar el proceso de transición. Para información relevante de
gestión de registros contenidos en la interfaz Carga Fabril diríjase en el documento
a Parámetros Particulares/Inventarios/Carga Fabril.
 Cuentas a Utilizar en el proceso de Transición: Procedimiento que permite definir
una cuenta perteneciente a la Cartilla NIIF para un registro gestionado en los
Grupos del Inventario.
 Activos Fijos: Proceso que permite al usuario realizar la debida configuración a las
acciones específicas que pueden y deben llevar transacciones que involucren Activos Fijos,
incluyendo los diferidos e intangibles que se gestionen en la empresa. Los procedimientos
que se encuentran a continuación pertenecientes a los Activos Fijos, Diferidos e
Intangibles deben aprobarse mediante una asignación completa de las cuentas en cada
130 |
una de las acciones relacionando directamente los activos a la Cartilla NIIF. El sistema lista
cada uno de los registros contenidos en cada opción de Activos de manera vertical para
realizar la verificación de estos. En caso de que se deseen realizar modificaciones en
alguno de los registros, el sistema permite modificarlos de manera manual de manera
seguida. Para almacenar los cambios realizados simplemente se debe cerrar la interfaz.
 Inventario: Procedimiento que se encarga de listar los artículos y/o servicios que se
encuentren insertados y que cumplan con la característica de ser reconocido en
Contabilidad Fiscal o NIIF o en solo NIIF para poder realizar la transición del inventario de
la empresa a NIIF. La modificación de artículos/servicios se realiza teniendo en cuenta las
directrices planteadas en métodos de actualización de forma lineal, es decir los atributos
principales de cada registro se listan de manera horizontal para cambiarlos según sean las
necesidades del usuario o empresa. Para confirmar los cambios establecidos se debe
presionar el botón Aceptar o de lo contrario el botón Cancelar para descartar la
actualización de datos.
Opcionales:
 Inversiones: Proceso que contiene las diferentes variables interpretadas y requeridas en la
empresa relacionadas a las Inversiones. El sistema permite mantener estos
procedimientos vacíos al no ser necesarias para el proceso de transición NIIF ya que no
todas las empresas utilizan y/o registran sus inversiones.
 Lista de Conceptos: Al iniciar la interfaz el sistema direcciona al usuario a la Lista
de Conceptos que se encuentra en el módulo Administrador/Inversiones y
Obligaciones Financieras/Inversiones/Conceptos para Inversiones, para más
información diríjase a la ayuda que se encuentra en la misma ubicación explicita
del documento.
 Cartilla de Inversiones: Procedimiento que se encarga de direccionar al usuario
mediante la selección a la Cartilla de Inversiones de una empresa determinada
para verificar y validar los datos de los registros que contienen. Para iniciar el
proceso de gestión de los registros de Inversiones diríjase a la siguiente ubicación
tanto en el software como en el documento en caso de requerir información,
Modulo Administrador/Inversiones y Obligaciones
Financieras/Inversiones/Cartilla de Inversiones.
 Obligaciones Financieras: Proceso que se encarga de contener los diferentes registros
creados o gestionados mediante la Cartilla de Obligaciones Financieras. Este
procedimiento permite al usuario verificar la configuración de los registros para hacerlos
necesarios en la Transición a NIIF. Para gestionar adecuadamente los registro de
Obligaciones Financieras diríjase a modulo Administrador/Inversiones y Obligaciones
Financieras/Obligaciones Financieras/Cartilla de Obligaciones.
 Contabilidad: Procedimiento que realiza una comparación entre las cuentas de la Cartilla
Local y la Cartilla NIIF para verificar la relación de los dos tipos de Contabilidad al
momento de almacenar un movimiento contable.
Nota: Al culminar la revisión en cada uno de los procesos el sistema desplegara una ventana que
permite dejar un proceso en específico como finalizada mediante la pulsación del botón Si o por el
contrario presionar el botón No para dejar el icono de Requerido. Las opciones que aparezcan con
el icono requerido son de carácter obligatorio para realizar la Transición a NIIF.
131 |
Imagen 166: Transicion a las NIIF.

Al encontrarse todos los procedimientos revisados el usuario debe presionar el botón Finalizar
para realizar el proceso de Transición a NIIF lo cual comprende la migración parcial de toda la
información Inventarios, Activos Fijos e Intangibles a los Libros NIIF, esta información no podrá ser
recuperada por parte del usuario, es decir la distribución Fiscal y NIIF manejada hasta el momento,
para tal razón su sugiere realizar una copia de seguridad mediante Utilitarios, para más
información ubique en el documento Utilitarios/Hacer Copia de Seguridad Global.
CONSOLIDACION DE EMPRESAS NIIF
PROCESO DE CONSOLIDACION
Una vez realizado este proceso en los datos de la empresa ya se podrá ingresar a la opción
“Consolidación de empresas NIIF”.
Antes de realizar el proceso de consolidación de empresas NIIF, se debe realizar la creación en esta
opción de las subsidiarias con las cuales se va a consolidar información. Para realizar el proceso de
creación de empresa como primera medida en la opción “Año a consolidar” que aparece en la
parte superior derecha de la pantalla se debe selecciona el año al cual pertenece la información a
consolidar, este dato es muy importante debido a que este dato debe corresponder al dato del
año o periodo enviado en el archivo con la información contable de cada una de las subsidiarias.
Una vez seleccionado el año o periodo para el cual se van a crear las empresas a consolidar, en la
parte inferior, en el espacio que aparece en blanco presionando el botón secundario del mouse se
habilitara un nuevo menú con las siguientes opciones:
132 |
De este menú para crear una nueva empresa se debe ubicar el cursor del mouse sobre la opción
“Crear”, al hacer esto se desplegara un nuevo sub menú con las opciones:
 Del directorio de empresas: Esta opción le permitirá al usuario definir alguna empresa de
las que ya se encuentran creadas en el software y que manejan NIIF como empresa
subsidiaria para el proceso de consolidación de información NIIF, una vez el usuario
selecciona esta opción se le presenta una nueva pantalla con el listado de empresas
creadas en el software, se debe tener en cuenta que en este listado solo se mostraran las
empresas en las cuales se ha marcado la opción que indica si la empresa maneja NIIF o no
y las empresas que no han sido definidas como consolidadora o sea que no tienen
marcada la opción “Puede consolidar subsidiarias”, para seleccionar la empresa que se
desea incluir como subsidiaria en el proceso de consolidación se debe presionar la tecla
ENTER o presionar doble clic con el botón de selección del mouse, una vez hecho esto
automáticamente se cargara la información correspondiente a Nombre, Identidad, Tipo de
identidad, Dirección y Ciudad.
Imagen 167: Directorio de Empresas.

 Empresa externa: Esta opción le permite al usuario incluir dentro del proceso de
consolidación información empresas que no están creadas en el listado de empresas del
software, en este caso los datos correspondientes de la empresa deben ser incluidos de
forma manual por el usuario, adicionalmente, para este tipo de empresas, al momento de
consolidar se requiere la información correspondiente, la cual deberá ser enviada en
archivo plano, Excel etc., razón por la cual el usuario al momento de crear la empresa debe
especificar la ruta en la cual se encuentra el archivo con la información a consolidar de la
subsidiaria, por esta razón en los datos de este tipo de empresas en la parte inferior existe
una opción llamada “Ruta del archivo” la cual le permite al usuario indicar en qué
ubicación se encuentra el archivo con la información a consolidar.
133 |
La estructura del archivo en el cual se incluye la información a consolidar de este tipo de

empresas se explicara a continuación, para cada una de las empresas externas incluidas en
el proceso de consolidación NIIF se debe tener un archivo con la información a consolidar.
Imagen 168: Empresa Externa.

Otras opciones incluidas en el menú emergente que aparece al presionar el botón
secundario del mouse en esta opción son:
 Modificar: Al igual que en otros listados dentro de Helisa, esta opción le permite al
usuario cambiar información, en este caso de las empresas creadas dentro del
listado a consolidar y que sean empresas externas se le permite cambiar toda la
información requerida en esta opción, como por ejemplo el nombre, identidad,
tipo de identidad, ruta del archivo etc.
 Eliminar: Esta opción le permite al usuario borrar de este listado alguna de las
empresas de este listado, como por ejemplo cuando alguna empresa debido a
alguna combinación o porque ya no pertenece al grupo económico del
consolidado ya no se requiere en el proceso de consolidación o tal vez se deba
retirar de este listado porque fue creada por error, cuando se elimina alguna
empresa el software verifica si esta tiene transacciones registradas en procesos de
consolidación, si es así, se muestra un mensaje advirtiendo esta situación, debido
a que en este caso los saldos del consolidado pueden variar.
 Detalle: Esta opción le permite visualizar la información al usuario sin permitirle
realizar ninguna modificación, solo para que revise la información incluida en cada
una de las opciones de este listado.
 Consolidar: Esta opción será la que le permita al usuario para cada una de las
empresas creadas en esta opción (subsidiarias) cargar la información para
134 |
consolidar, este proceso el software lo realizara de dos formas diferentes según el

tipo de empresa, de forma automática para las empresas creadas y que
correspondan a empresas que existen dentro del listado de empresas del
software, por lo tanto toda la información el programa la podrá tomar de la
correspondiente base de datos de manera automática sin requerir de la
intervención del usuario y de forma manual a través de la importación de un
archivo para las empresas creadas como empresas externas, para el caso de las
empresas externas al seleccionar la opción “Consolidar” el programa abrirá el
asistente para importación de información, en este caso la importación se
importara desde el archivo que en la información de la empresa se ha
seleccionado como archivo con la información requerida para la consolidación, en
este archivo se deben tener los siguientes datos cada uno de ellos corresponderá a
una columna dentro del archivo:
Imagen 169: Consolidar.
 Año: En esta columna se debe ingresar el año al cual pertenece la

información enviada dentro del archivo, esta columna debe corresponder
al año seleccionado al ingresar a la “Consolidación de empresas NIIF” en la
opción “Año a consolidar” que se encuentra en la parte superior de la
pantalla.
 Cuenta: Corresponde al código de cada una de las cuentas contables de las
cuales se envía la información para ser consolidadas. En este proceso se
verifica la estructura de cuentas NIIF de la empresa controladora y la
empresa subsidiaria y el proceso de consolidación se realizara al máximo
nivel de cuentas en común entre las dos empresas. Si dentro del archivo
de consolidación existen cuentas que aún no estén creadas dentro de la
empresa consolidadora, si la estructura de cuentas lo permite, estas
cuentas serán creadas en la cartilla de cuentas NIIF de la empresa
controladora.
 Nombre: Corresponde al nombre de cada una de las cuentas informadas
dentro del archivo con la información para consolidar. Este dato es
requerido especialmente dentro del proceso de consolidación para los
casos en los cuales se deba realizar la creación de cuentas contables NIIF
contenidas en el archivo con la información de la empresa subsidiaria y
que no están creadas en la cartilla de cuentas NIIF de la empresa
controladora.
135 |
 Saldo inicial: Corresponde al valor del saldo al inicio del periodo de cada
una de las cuentas informadas dentro del archivo con la información para
consolidar.
 Débitos: Corresponde al valor acumulado de las transacciones de
naturaleza debito registradas dentro del periodo al cual corresponde la
consolidación de información para cada una de las cuentas incluidas en el
archivo con la información para realizar el proceso de consolidación.
 Créditos: Corresponde al valor acumulado de las transacciones de
naturaleza crédito registradas dentro del periodo al cual corresponde la
consolidación de información para cada una de las cuentas incluidas en el
archivo con la información para realizar el proceso de consolidación.
 Saldo final: Corresponde al valor al final del período que se reporta para
cada una de las cuentas incluidas dentro del archivo que contiene la
información para realizar el proceso de consolidación de información.
Una vez se realiza el proceso de importación de información, en la ventana en la cual se muestran
las empresas subsidiarias, en la columna llamada “CONSOLIDADA” debe aparecer un el cuadro de
chequeo marcado indicando que para esa empresa ya se llevó a cabo el proceso de cargar la
información requerida con la cual se realizara el proceso de eliminación de operaciones intragrupo
con el fin de depurar la información para preparar los estados financieros consolidados.
CONCILIACION DE CONSOLIDACION DE EMPRESAS NIIF

Una vez se ha llevado a cabo el proceso de creación de las subsidiarias e importación de
información de cada una de estas empresas, entonces en esta opción el usuario podrá llevar a
cabo el proceso de eliminación de operaciones intragrupo de acuerdo a lo establecido en la
sección 9 de la NIIF para Pymes “Estados financieros consolidados y separados”, cuando el
usuario ingrese a esta opción como primera medida deberá seleccionar el periodo para el cual
desea llevar a cabo el proceso de ajuste de la información de la empresa controladora con
respecto a cada una de las subsidiarias, la selección del periodo se debe realizar en la opción
llamada “Año a conciliar” , el listado de períodos que están

disponibles para llevar a cabo el proceso de conciliación depende de los períodos que estén
habilitados en la empresa controladora.
Después que el usuario haya seleccionado el período para el cual desea llevar a cabo el proceso de
conciliación, en la opción llamada “Subsidiaria” debe seleccionar la empresa con la cual va a llevar
a cabo el correspondiente proceso, en el listado de empresas que puede seleccionar solo van a
aparecer aquellas empresas creadas en la opción “Consolidación de empresas NIIF” para el mismo
año seleccionado y del cual se va a llevar a cabo el proceso de conciliación de información.
Al seleccionar la empresa subsidiaria con la cual se va a llevar a cabo el proceso de conciliación se
deberá presionar la tecla ENTER, después de esto Helisa cargara la información de saldos tanto de
la empresa controladora como de la empresa subsidiaria en pantalla, con la particularidad que el
funcionamiento de esta pantalla será al estilo de una hoja de trabajo en la cual el usuario llevara a
cabo la elaboración de ajustes e inmediatamente el Helisa le mostrara la información de saldos
actualizados tanto de la empresa controladora como de la subsidiaria, este proceso se deberá
replicar para cada una de las empresas subsidiarias con las cuales se debe realizar el proceso de
consolidación de información.
Se debe tener en cuenta que todos los ajustes, transacciones, reclasificaciones, eliminaciones
resultantes de este proceso se guardaran para la empresa consolidadora y para cada una de las
136 |
subsidiarias en opciones totalmente diferentes de manera que solo servirán para este proceso,
esto quiere decir que cuando el usuario revise la información de la controladora en cada una de
las opciones que no correspondan al proceso de consolidación, va a ver los saldos y movimientos
como estaban antes de realizar todos los ajustes debido a que todos los cambios resultantes del
proceso de consolidación no van a afectar las transacciones ni los saldos normales de la empresa
controladora o de las empresas subsidiarias que están creadas en el software.
PESTAÑA “OTRAS MONEDAS”

Pestaña ubicada en la parte inferior derecha de la interfaz principal del módulo Administrador,
encargada de contener una serie de procesos y procedimientos encargados de generar informes,
consultas y caracterización de atributos en otras monedas que se encuentren ingresadas en el
sistema sin importar los movimientos que se hallan efectuado a la fecha. Para configurar los
movimientos en otras monedas realice las siguientes acciones:
Imagen 170: Procedimientos Otras Monedas.
137 |
MAYORIZAR LIBROS
Procedimiento que permite configurar y cambiar la moneda de todos los movimientos y
transacciones efectuadas en un periodo de tiempo determinado por el usuario para visualizarlo en
los informes y consultas pertenecientes a la pestaña ofrecida. El sistema permite seleccionar el
tipo de moneda según los registros que se encuentren insertados en los parámetros
Globales/Monedas y Tasas de Cambio mediante una pestaña de única selección. El sistema
despliega a continuación de este objetos, todos los meses de un año determinado que han
avanzado en el periodo de la empresa en el año presente y seleccionado trabajado, cada registro
contiene un cuadro de chequeo que puede ser marcado para incluir los movimientos del mes en la
Mayorización de los Libros que contenga.
Imagen 170: Mayorizar los Libros.
MODIFICAR CARTILLA DE CUENTAS

Procedimiento que permite visualizar la cartilla de Cuentas Local que se encuentra insertada en el
sistema para otras monedas. Recuerde: Para reconocer las cuentas por otras monedas el usuario
debe efectuar el procedimiento anterior de Mayorizar los Libros. En caso de no ejecutarlo el
sistema no listara ninguna cuenta perteneciente a la cartilla de cuentas Local asociadas al registro
de moneda creado en los Parametros Globales. El sistema en su interfaz permite realizar la
modificación o visualización en modo detalle de los registros de las cuentas asociados.
138 |
Imagen 171: Modificar Cartilla de Cuentas.
NOTA DE PROCEDIMIENTOS SIGUIENTES: Los procedimientos de consulta y generación de

informes desplegados a continuación son relativamente los mismos a los explicados en este
documentos en la pestaña de “Contabilidad”, la única diferencia es que ejecuta y permite
visualizar los informes en otro tipo de moneda, lógicamente luego de efectuar el proceso de
Mayorizar por cada moneda necesaria para generar los informes.
139 |

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Helisa NIIF Módulo Administrador

Imagen 01: Procedimientos Modulo Administrador.

Imagen 02: Importar Cartilla de Cuentas.

a los requerimientos de información del Decreto 2649 se le puede asociar la correspondiente

Imagen 03: Crear y Relacionar Cuentas.

CONSULTAR CARTILLA / BALANCES

Imagen 04: Selección Consulta.

Imagen 05: Consulta Cartilla de Cuentas.

 Balance Detallado: Opción que despliega las opciones anteriormente descritas en la

Imagen 06: Consulta Balance Detallado.

Imagen 07: Consulta Balance de Prueba.

Imagen 08: Consulta Estado de Resultados.

Imagen 09: Movimiento por Cuenta.

Imagen 10: Movimiento por Cuenta, Ver Registro Contable.

Imagen 11: Resumen de Movimiento por Cuenta.

Imagen 12: Totales.

Imagen 13: Movimiento de Contabilidad, Calendario.

Imagen 14: Movimiento de Contabilidad.

Imagen 15: Ver Registro Contable de Transaccion.

ELABORAR LOS INFORMES

Imagen 16: Balance General.

ESTADO DE RESULTADOS CLASIFICADO

conceptos definidos en la parametrizacion y las cuentas estipuladas a cada concepto, de manera

Imagen 17: Estado de Resultado Clasificado.

BALANCE GENERAL CLASIFICADO

Imagen 18: Balance General Clasificado.

Imagen 19: Balance Detallado.

Imagen 20: Balance de Prueba.

 Código de Cuenta: Al generar el informe, esta opción permite habilitar la

ESTADO DE RESULTADOS DETALLADO

Imagen 21: Estado de Resultado Detallado.

Imagen 22: Cartilla de Cuentas.

 Parámetros: Pestaña encargada de contener una serie de atributos que permiten la

 Código de Cuenta NIIF: Persiana de selección que permite habilitar o no el

Imagen 23: Comprobante de Diario-Detalle.

Imagen 24: Comprobante de Diario-Resumen.

Imagen 25: Libro Auxiliar.

LIBRO AUXILIAR CON TERCEROS Y BANCOS

Imagen 26: Libro Auxiliar con Terceros.

LIBROS DE CAMARA DE COMERCIO

LIBRO MAYOR Y BALANCES

Imagen 27: Libro Mayor y Balances.

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCE

Imagen 28: Libro de Invcentarios y Balances.

Imagen 29: Libro Diario Formato 1.

Imagen 30: Libro Diario Formato 2.

LIBRO DE CUENTA Y RAZON

Imagen 31: Libro de Cuenta y Razon.

PESTAÑA “TERCEROS E IMPUESTOS”

Imagen 32: Procedimientos pestaña Terceros e Impuestos.

CARTILLA DE NITS Y/O CÉDULAS

identificación asociado a un código NIT perteneciente al cliente, estos objetos se

Imagen 33: Hoja de Vida Terceros, pestaña Datos Principales.

 Documentación de Terceros: Pestaña que se encarga de capturar archivos de información

Imagen 34: Hoja de Vida Terceros, pestaña Documentacion de Terceros.

Imagen 35: Consultar Cartillas/Estados.

Imagen 36: Cartilla de Cuentas.

Imagen 37: Hojas de Vida, Documentacion Terceros.

Imagen 38: Movimiento de Tercero. Ver registro Contable.