INFORME DE AUDITORIA INTERNA

Form: FF087 Rev: 4 04.06.18

EXAMEN DE AUDITORÍA DEL DIPLOMADO DE GERENCIA DE HSEQ

INFORME DE AUDITORÍA INTERNA _REV4
CASO DE ESTUDIO

PRESENTADO POR:
ELKIN ARLEY AVELLA – 1.057.600.223

PRESENTADO A:
ARMANDO RODRIGUEZ (Coordinador Capacitación Virtual)

CONSEJO COLOMBIANO DE SEGURIDAD (CCS)

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA – UNAD
PROGRAMA DE INGENIERÍA AMBIENTAL
YOPAL - CASANARE
5 JUNIO DE 2018

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AUDITORÍA ESTUDIO DE CASO

Analizar los casos y cuando sea necesario redactar reporte de hallazgos,
recomendaciones, no conformidades, conformidades, oportunidad de mejora o
comentarios según corresponda. La auditoría interna se realiza en la empresa Sayus
Ltda., iniciando el 10 de septiembre de 2017 a las 8:00 am en la oficina de
Presidencia. Se da lectura a los procedimientos y protocolos, acto seguido los
auditores parten para revisar los diferentes procesos. No detallaremos acá todas sus
acciones del día pero si algunos elementos que nos parecen sobresalientes y que les
brinda material para desarrollar el ejercicio.
El Programa de gestión incluye un objetivo de mejorar el área de almacenamiento de
residuos mediante la realización de las siguientes actividades: repavimentación del
sitio de almacenamiento de residuos líquidos para evitar la contaminación de suelo y
superficies resbalosas, instalación de mallas, disposición de señalización y de
elementos de extinción. De acuerdo al programa, los trabajos se deberían haber
terminado para la fecha. El supervisor del área explica que esto se debe a que el área
está comprendida en el presupuesto del departamento de producción para inversiones
de capital y el departamento tuvo que cambiar de improvisto unos equipos por lo cual
no quedó presupuesto para realizar los trabajo. No se cuenta con evidencia de una
decisión de la Dirección para cancelar el objetivo.
Al verificar el contrato ZF.0017-, en el cual se establecen los siguientes indicadores:
No. de compromisos adquiridos / No. compromisos totales, meta: 80%, frecuencia
Semanal. Ingreso de profesionales reales programados – ingreso de profesionales
programados, meta: >80%. Frecuencia mensual. Informes entregados – inf.
Programados, meta: >90%, frecuencia mensual. Según lo establecido en plan de
calidad. Frente al contrato MA0033808 cliente: Ekopetroleum, se verifica indicador: %
promedio de cumplimiento de las listas de verificación de inspecciones en terreno (No.
inspecciones / No. total de actividades realizadas) * 100 meta >=90%, frecuencia
mensual; se presenta el siguiente resultado par el mes de octubre 2014: (3/3*100) =
100%, sin embargo al verificar el origen de los datos, se observan solo 2 registros de
Inspección de verificación en terreno FR.SGI.025 del mes de octubre, lo cual no
corresponde a los tres registros relacionados en el indicador pues al calcular el
indicador con estos registros seria: 2/3*100 = 66.6%, incumpliendo la meta del 90%.
Adicionalmente, al verificar los siguientes indicadores del contrato: Contrato No.
4113000054: cumplimiento del presupuesto, eficacia del mantenimiento preventivo de
equipos, acciones correctivas, acciones preventivas, percepción del cliente, EBITDA,
indicadores HSE; no se evidencia el establecimiento de metas y análisis mensual a los
resultados de cada indicador según lo establecido en el plan de calidad en el ítem
12.3.4 (medición). No se observan los resultados de medición de indicadores
relacionados con el contrato No. 2132126 con FONDADE, según plan de calidad.
Al verificar el "Plan de emergencias y evacuación " DG-SGI-006 07 con el Anexo "Plan
de emergencias de incendio, colapso estructural, asonada y evacuación" particular
para la sede Bogotá. Se tiene Estructura Organizacional para responder a
emergencias con la participación de la gerencia. Se tiene definidas funciones y

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responsabilidades, sin embargo no se tiene documentada para el Cargo Relaciones

Públicas e Implementación. Se tiene listado de brigadistas, pero no se tiene
documentado una organización de la brigada. Se tiene Modelo de "Informe de
simulacro" Numeral 16 del Plan de emergencias. Se establece que se realice
anualmente un simulacro de evacuación. No se tiene documentado un plan de
simulacros diferentes a evacuación. Para practicar la respuesta a las posibles
emergencias identificadas.

FECHA: 05 - 06 - 2018

PROCESO AUDITADO: Proceso Productivo y de Mantenimiento de las Instalaciones,

Proceso Ambiental, Proceso Operativo.

PERSONAS AUDITADAS: Gerente, Supervisor de HSEQ, Encargado del área de

almacenamiento de residuos.

REQUISITOS DE LA NORMA VERIFICADOS:

ISO 14001-2015:
 3.1.2. Sistemas de Gestión ambiental.
 3.6. Política ambiental.
 4. Contexto de la organización.
 4.2. Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes
interesadas
 4.3. Determinar el alcance del sistema de Gestión ambiental.
 6.1.2. Aspectos ambientales.
 7.5. Información Documentada
 7.5.3. Control de la información documentada

ISO 18001-2007:
 4. Requisitos del sistemas de gestión S&S0.
 4.1. Requisitos legales S&SO.
 4.2. Política OH&S.
 4.3. Planificación.
 4.3.1. Identificación de peligro, evaluación de riesgo y determinación de
controles.
 4.3.3. Objetivos y programas.
 4.4.2. Competencia Formación y toma de conciencia.
 4.5.1. Medición y monitoreo del desempeño.

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ISO 9001-2015:
 4. Contexto de la Organización.
 4.1. Requisitos Generales.
 4.4. Sistema de gestión de la calidad de sus procesos.
 5.1. Liderazgo y compromiso.
 5.2.1. Establecimiento de la política.
 5.5.3 Comunicación interna.
 7.1.4. Ambiente para la operación de los Procesos.
 7.2. Competencia.
 7.5. Información Documentada.

CONCLUSIONES:

 A partir de la revisión del Sistema de Gestión de Calidad de la empresa Sayus

Ltda, se puede concluir que existen falencias tanto documentalmente como de
implementación con los requisitos establecidos por las Normas NTC-ISO
14001, OHSAS 18001 y NTC-ISO 9001. Sin embargo se evidencia el
compromiso desde la alta dirección hasta los empleados de fortalecer dicho
sistema de manera general.

 En cuanto a la no culminación de los trabajos en la fecha provista y a la no

cancelación del objetivo propuesto por parte de la Dirección se establece que
es de vital importancia una buena comunicación interna dentro de los
diferentes rangos de la organización y mantener los presupuestos que se van a
invertir para el mantenimiento de cada área por separado, esto con el fin de no
tener esta clase de impases y contribuir a que el SGI sea lo más eficaz posible.

 Se tiene parte de la información desactualizada, en las diferentes áreas de la

organización, además es de gran importancia velar por la seguridad de los
empleados y verificar de manera rápida las inconsistencias que se tienen en
cuanto al buen desarrollo del Plan de Emergencias y simulacro de
evacuaciones.

 Concluimos que de acuerdo a la auditoria interna tenemos resultados positivos

en lo que tiene que ver con la implementación de los diferentes sistemas de
gestión los cuales tienden a mejorar en cada uno de los procesos.
ASPECTOS POSITIVOS

 La organización cuenta con la implementación de la normatividad en cuanto a

Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo como base
fundamental para alcanzar el desarrollo continuo y la permanente competencia
en el mercado.
 Con la aplicación de la auditoria se logró definir las acciones pertinentes que
dicha empresa deberá llevar a cabo para su mejora continua.
 Buena disposición del personal para atender las recomendaciones de la

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auditoría.
 Mejoramiento continuo que se deben de realizar dentro de la Empresa.

DESCRIPCIÓN REQUISITO DE LA NORMA

El compromiso de la dirección es ISO 9001-2015

intermitente, por lo cual se hace
4. Contexto de la
sumamente importante que la
Organización.
gerencia no solo realice
compromisos escritos, si no que 4.4. Sistema de gestión de la
trasmita por medio de sus acciones calidad de sus procesos.
el interés en la implantación de un
Sistema de Gestión Integrado, a 5.1. Liderazgo y compromiso.
través de revisiones a los 7.1.4. Ambiente para la
indicadores de la compañía, operación de los Procesos.
asignación de recursos, garantizar
infraestructuras y ambientes de 8.2.3 Seguimiento y Medición
trabajo que permita un desarrollo de los Procesos
adecuado; además de realizar el
direccionamiento estratégico
correcto según las necesidades de
la compañía, ya que actualmente no
se evidencia.
NO Además no se está realizando el
CONFORMIDADES seguimiento adecuado a la
medición de los procesos dentro de
la organización Sayus Ltda., con el
fin de contribuir a las mejoras
continuas.

Si los trabajos no se realizan dentro  ISO 14001-2015

del área de almacenamiento de
manera efectiva y rápida, los 3.1.2. Sistemas de Gestión
problemas en cuanto a ambiental.
contaminación en el suelo 3.6. Política ambiental.
aumentarían provocando efectos 4. Contexto de la
organización.
adversos en el mismo, por lo cual
4.3. Determinar el alcance del
no se estaría cumpliendo con lo
sistema de Gestión
estipulado en la ISO 14001 y sus ambiental.
requisitos legales, por lo cual 6.1.2. Aspectos ambientales.
requiere establecer acciones
ecológicas, para compensar el daño
ambiental que está generando su
actividad económica.

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En temas de contingencias, la  OHSAS 18001-2007

empresa no presenta un plan de
4. Requisitos del sistemas de
emergencias acorde a las
gestión S&S0.
necesidades de la organización,
tampoco se evidencian las 4.3.1. Identificación de
respectivas señalizaciones en los peligro, evaluación de riesgo
sitios donde se realiza manipulación y determinación de controles.
de productos o sustancias
peligrosas, con el fin de atender 4.3.3. Objetivos y programas.
posibles situaciones de riesgo.  ISO 9001-2015
Además los simulacros de
evacuación no se encuentran 7.5. Información
documentados; puesto que el Documentada.
documento existente solo se basa
en un modelo para cumplir el
requisito.
No se evidencia la documentación  ISO 9001-2015
necesaria para mantener y mejorar
4.1. Requisitos Generales.
continuamente el sistema de
gestión de calidad, por otra parte no 5.1. Liderazgo y compromiso.
se evidencia las revisiones por la
Dirección, no se puede asegurar la 5.5.3 Comunicación Interna
disponibilidad de los recursos para
el SGC.
No existe canales claros de
comunicación, no existe un
procedimiento que permita
determinar cómo se dará a conocer
actualizaciones, cambios entre
OBSERVACIONES otros.

Establecer, implementar y mantener  ISO 14001-2015

uno o varios procedimientos para:
3.1.2. Sistemas de Gestión
identificar los aspectos ambientales
ambiental.
de sus actividades, productos y
servicios que pueda controlar y 3.6. Política ambiental.
aquellos sobre los que pueda influir
dentro del alcance definido del 4. Contexto de la
sistema de gestión ambiental, organización.
teniendo en cuenta los desarrollos 4.3. Determinar el alcance del
nuevos o planificados, o las sistema de Gestión
actividades, productos y servicios ambiental.
nuevos o modificados, y determinar
aquellos aspectos que tienen o 6.1.2. Aspectos ambientales.
pueden tener impacto significativo

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sobre el medio ambiente.

Existe una identificación de peligros  OHSAS 18001-2007

pero se encuentra desactualizada,
4.3.1 Identificación de
no se aplican los controles, no se
peligros, valoración de
involucra al personal para la
riesgos y determinación de
identificación de peligros, no se
los controles.
encuentra priorizados de acuerdo a
su nivel de peligro. 4.4.7 Preparación y respuesta
ante emergencias.
Existe un brigada de Emergencia
pero no se capacita, no existen
evidencia de simulacro,
identificación de rutas de
emergencia, puntos de encuentro
entre otras.

 NOMBRE DEL AUDITOR INTERNO: ELKIN ARLEY AVELLA

 NOMBRE EXPERTO TÉCNICO (Si aplica):
 OTROS MIEMBROS (Si aplica)

Anexos
 SGI-006 07 - "Plan de emergencias y evacuación"
 "Plan de emergencias de incendio, colapso estructural, asonada y evacuación"
– Sede Bogotá.

Bibliografía
1. Consejo Colombiano de Seguridad. (s.f.). Recuperado el 25 de 05 de 2018, de
http://campusccs.nivel7.net

2. ISO. (s.f.). Recuperado el 25 de 05 de 2018, de http://www.nueva-iso-9001-

2015.com/

3. ISO. (s.f.). Recuperado el 25 de 05 de 2018, de http://www.nueva-iso-

14001.com/

4. SGS. (s.f.). Recuperado el 25 de 05 de 2018, de http://www.sgs.co/es-

es/health-safety/qualityhealth-safety-and-environment/sustainability/social-
sustainability/ohsas-18001-occupational-health-and-safety-management-
systems