Manual de Organizacion

"IMPLEMENTACIÓN Y DESARROLLO DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO EN UNA ENTIDAD EDUCATIVA”
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRES

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y
FINANCIERAS
CARRERA CONTADURIA PÚBLICA
“IMPLANTACIÓN Y DESARROLLO DE CONTROL
INTERNO ADMINISTRATIVO EN UNA ENTIDAD
EDUCATIVA”
Proyecto de Grado presentado en cumplimiento de los

requisitos para optar el grado de Licenciado en
Contaduría Pública
Por: Aldo Pedro Alvarez Balboa

Tutor: Lic. Wilfredo De la Barra
La Paz, abril, 2014
A mis padres, porque creyeron en mí, dándome ejemplos

dignos de superación y entrega, porque en gran parte gracias a
ellos, hoy puedo ver alcanzada mi meta, y el orgullo que
sienten por mí, fue lo que me hizo llegar hasta el final.
A mis hijos Ignacio y Joaquín, gracias por haber impulsado en
mí, el deseo de superación y el anhelo de triunfo en la vida.
Las palabras no bastan para agradecerles su apoyo, su
comprensión y sus consejos en todo momento.
Espero no defraudarlos y contar siempre con su valioso apoyo,
sincero e incondicional.
AGRADECIMIENTO.
Quiero agradecer a ti Dios por bendecirme y guiarme para llegar hasta donde he llegado,
porque hiciste realidad este sueño anhelado.
A mi padre, Alfredo Alvarez, que aunque ya no esté en este mundo se que desde arriba
está orgulloso y feliz.
A mi madre Rosa Balboa, por todo el sacrificio realizado para mi formación.
A mi esposa Evelin Garcia por su apoyo.
A mis hijos Ignacio y Joaquin, son el aliciente de los peores y mejores días. Gracias.
A la UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRES por darme la oportunidad de
estudiar y ser un profesional.
A mi tutor, Lic. Wilfredo De la Barra por su esfuerzo y dedicación, quien con sus
conocimientos, su experiencia, su paciencia y su motivación, ha logrado que pueda
terminar mi formación profesional con éxito.
También me gustaría agradecer a mis docentes, que durante toda mi carrera profesional
porque todos han aportado con un granito de arena a mi formación.
A Mgs. Livia Lopez por el apoyo, consejos, enseñanzas y más que todo su amistad.
Y por último a mis compañeros de trabajo, P. Francisco Flores S.I., Lic. Renán Guerra,
Guillermo Vacaflor y muchos más gracias por el apoyo por motivarme a seguir adelante
durante mi formación profesional.
Son muchas las personas que han formado parte de mi vida, a las que me encantaría
agradecerles su amistad, consejos, apoyo, ánimo y compañía en los momentos más
difíciles de mi vida. Algunas están aquí conmigo y otras en mis recuerdos y en mi
corazón, sin importar en donde estén quiero darles las gracias por formar parte de mí,
por todo lo que me han brindado y por todas sus bendiciones.
Para ellos: Muchas gracias y que Dios los bendiga.

PROYECTO DE GRADO
“IMPLANTACION Y DESARROLLO DE CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVO EN UNA ENTIDAD EDUCATIVA”
INDICE
I. INTRODUCCION Y JUSTIFICACION.…………………………………… 1
II. EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACION ……………………………… 4
2.1 IDENTIFICACION DEL PROBLEMA ……………………………….. 5
2.2 FORMULACION DEL PROBLEMA ………………………………….. 6
III. MARCO TEORICO Y CONCEPTUAL…………………………………… 7
3.1 CONTROL INTERNO ……………………………………………. …. 8
3.1.2 NATURALEZA BASICA DEL CONTROL …………………………. 8
3.1.3 TIPOS DE CONTROL ………………………………………………....10
3.1.3.1 CONTROLES DIRIGIDOS ………………………………………….11
3.1.3.1.2 CONTROLES SI – NO ……………………………………………..11
3.1.3.2 CONTROLES A POSTERIOR ………………………………………11
3.2 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO ……………………………12
3.2.1 ORGANIZACIÓN ………………………………………………………13
3.2.2 PROCEDIMIENTOS………………………………………………… 14
3.2.3 PERSONAL……………………………………………………………16
3.2.4 SUPERVISION…………………………………………………………17
3.3 INFORME COSO……………………………………………………… 19
3.3.1 MARCO INTEGRADO DEL CONTROL INTERNO INFORME COSO
…………………………………………………………………………19
3.3.2 DEFINICION …………………………………………………………20

3.3.2.1 ENFASIS EN LA DEFINICION……………………………………...20
3.4 CATEGORIAS DE LA DEFINICION DE CONTROL INTERNO..21
3.5 COMPONENTES DE CONTROL INTERNO……………………….22
3.6 INTERRELACIÓN DE LOS CINCO COMPONENTES …………22
3.7 EL NUEVO MARCO DEL CONTROL INTERNO COSO ……… 23
IV. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION…………………………………. .24
4.1 OBJETIVOS GENERALES……………………………………………...25
4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS…………………………………………….25
V. METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION ……………………………..26
5.1 METODO DE INVESTIGACION ……………………………………...27
5.2 TIPO DE INVESTIGACION………………………………………….…28
5.3 FUENTES TECNICAS PARA LA RECOLECCION DE INFORMACION ……..28
5.3.1 FUENTES PRIMARIAS ………………………………..………..28
5.3.2 FUENTES SECUNDARIAS …………………………..………….28
5.3.3 TECNICAS DOCUMENATRIAS ……………………..………...29
5.3.4 TECNICAS FISICAS…………….……………………..………...29
VI. MARCO PRACTICO ……………………………………………………30
DIAGNOSTICO…………………………………………………………… 31
1. CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO Y HOJAS DE EVALUACIÓN DE

CONTROL…………………………………………… 32
VII. MANUALES ADMINISTRATIVOS……………………..………………58
7.1 INTRODUCCION……………………………………..……………….…59
7.2 CONCEPTO …………………………………….………………………..59
7.3 OBJETIVOS ………………………………………….…………………..60

7.4 CLASIFICACION BASICA……………………………..……………….61
7.4.1 POR SU NATURALEZA………………………………………….61
7.4.2 POR SU CONTENIDO…………………………………………. . 61
7.4.2.1 DE ORGANIZACIÓN ………………………………………. 61
7.4.2.2 DE PROCEDIMIENTOS ……………………………………..62
7.4.2.3 DE HISTORIA DE LA ORGANIZACIÓN…………………..62
7.4.2.4 DE POLITICAS……………………………………………….62
7.4.2.5 DE CONTENIDO MULTIPLE……………………………….63
7.4.2.6 DE PUESTOS…………………………………….……………63
7.4.2.7 DE TECNICAS …………………………………...……………63
7.4.2.8 DE FINANZAS ………………………………………………..63
7.4.3 POR SU AMBITO …………………………………...……………64
7.4.3.1 GENERALES …………………………………..…………….64
7.4.3.2 ESPECIFICOS …………………………………….………….64
7.5 MANUAL DE FUNCIONES ………………………………..………….64
7.5.1 IDENTIFICACION ………………………………..…………..64
7.5.2 CONTENIDO …………………………………………………65
7.5.3 INTRODUCCION ……………………………………………65
7.5.4 ATRIBUCIONES …………………………………………….64
7.6 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ………………………………….92
7.6.1 IDENTIFICACION ……………………………………..……92
7.6.2 CONTENIDO ……………………………………………….…93
7.6.3 INTRODUCCION …………………………………………….63
7.6.4 OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS ………………63
7.6.5 ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS …………………63
7.6.6 RESPONSABLES …………………………………………….63

7.6.7 POLITICAS O NORMAS DE OPERACIÓN ………………63
7.6.8 DESCRIPCION DE LAS OPERACIONES ………………...63
7.6.9 DIAGRAMAS DE FLUJO …………………………………..93
7.7 ESTRUCTURA ORGANICA …………………………………………..107
7.7.1 ORGANIGRAMA …………………………………………...108
7.7.2 TIPOS DE ORGANIGRAMA………………………………108
7.7.3 ORGANIGRAMAS MAESTROS ………………………….108
7.7.4 ORGANIGRAMAS SUPLEMENTARIOS ………………...109
7.7.5 CLASIFICACION DE ORGANIGRAMAS ………………109
7.7.5.1 ORGANIGRAMAS VERTICALES …………………….…109
7.7.5.2 ORGANIGRAMAS HORIZONTALES ……………..……109
7.7.5.3 ORGANIGRAMAS CIRCULARES ……………………….109
VIII. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES………………………….114
1 CONCLUSIONES……………………………………………………....115
2RECOMENDACIONES………………………………………………116
IX. ANEXOS …………………………………………………………………117
SOLICITUD DE MATERIALES………………………………………118
INSTRUCTIVO DE LLENADO PERSONAL OPERATIVO…………………118
SOLICITUD DE PLAZA PRIMERO DE PRIMARIA……………………….120
SOLICITUD DE PLAZA OTROS CURSOS …………………………………123
X. BIBLIOGRAFIA …………………………………………………………125
INTRODUCCIÓN Y
JUSTIFICACION
1
"IMPLANTACIÓN Y DESARROLLO DE CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVO EN UNA ENTIDAD EDUCATIVA”
CASO : UNIDAD EDUCATIVA “ALFA Y OMEGA” - CUIDAD DE LA PAZ
CAPITULO 1: INTRODUCCION
1 INTRODUCCIÓN
Actualmente en la práctica empresarial; todas las empresas independientemente de los

objetivos que persiguen y de la actividad que realicen, deben contar con un sistema
de control interno; sin embargo, no necesariamente este sistema es adecuado para las
exigencias de la empresa, es por ello que el presente trabajo que se realizo con el
propósito de estudiar, analizar y dar a conocer conceptos, antecedentes, criterios,
normas, técnicas y procedimientos de Control Interno en una organización educativa; ya
que la auditoría interna está vinculada con el control interno de una empresa.
El presente Trabajo dirigido, está enfocado a diseñar e implantar controles internos

administrativos en las Unidades Educativas, con el objetivo de mejorar la eficiencia en
el manejo administrativo de la misma.
En las Unidades Educativas surge la necesidad de prestar un servicio de educación

integral a los niños y jóvenes, pertenecientes a un nivel socio económico medio, es
por esta razón, que para fines de estudio se considero Unidades Educativas que
responden a esta característica mencionada.
Hipotéticamente esta empresa inicio sus servicios hace quince años de los cuales a un
2
principio conto con una infraestructura alquilada, con muy pocos alumnos por grado,
después de algunos sacrificio y créditos bancarios la Unidad Educativa en la actualidad
cuenta con una edificación propia y con aproximadamente mil quinientos alumnos,
hace un poco tiempo atrás, la administración de la Unidad Educativa ve con
preocupación que muy poco o nada se hizo para poder dotar de instrumentos
administrativos ecuánimes y pertinentes para poder establecer Controles Internos, es
así que este trabajo va dirigido para ese tipo de entidades educativas cuya preocupación
es el de establecer herramientas útiles y coherentes al ámbito educativo escolar de
nuestra sociedad.
La importancia del tema, se debe a que existen en el campo de trabajo diferencias de

criterios e interpretaciones en ocasiones convencionales, en lo que se refiere a la forma
de realizar las funciones de Control Interno en la empresa.
El presente Proyecto de Grado se desarrollo el marco teórico del control interno,

precisando según connotados autores su naturaleza, tipo, conceptos, objetivos
generales, específicos y se concluyo citando sus elementos.
Se considera de suma importancia el trabajo por las conclusiones que emanan de el, ya
que permitirá mejorar la parte estructural de las entidades educativas, puesto que se
analizar los documentos referidos a manuales administrativos.
1.1 Justificación
La falta de herramientas administrativas en el contexto general de la administración en

las Unidades Educativas Privadas en Bolivia hace que este trabajo halle su asidero para
establecer respuestas a la gran necesidad de crear Manuales de Funciones, manuales de
procedimientos, Organigramas y procesos de Control Interno, buscando maximizar la
eficiencia y eficacia de los componentes administrativos del que tratamos.
3
PROBLEMA DE
INVESTIGACIÓN
4
CAPITULO II: PROBLEMA DE INVESTIGACION
2.1 Identificación del Problema
Actualmente es importante mencionar que en nuestro medio, el servicio de educación

en general en nuestro país, está siendo prestado en gran porcentaje por la actividad
privada, en este entendido y considerando que la educación es un derecho que todas
las personas tienen y es una parte importante en su vida, se ha podido establecer que
las unidades educativas de nuestro medio; si bien son prestadoras del servicio a una
parte importante de la población; no siempre cuentan con procedimientos que les
permitan lograr un manejo adecuado y eficiente del sistema de control interno; lo que
en algunas circunstancias ocasiona que los objetivos no siempre sean alcanzados
como lo espera la administración de estas Unidades Educativas.
Externamente, éste problema genera desconfianza por parte de los clientes (padres de
familia), ya que no encuentran una institución sólida administrativamente, lo que
genera susceptibilidad, misma que podría derivar en la pérdida de credibilidad y la
buena imagen, que toda empresa de ésta naturaleza necesita para su permanencia en el
mercado.
Esta situación genera que exista en la entidad, duplicidad de funciones, falta de

conocimiento de las mismas por parte del personal, estructura mal planteada, ausencia
de procedimientos escritos, etc.; por lo que se hace necesario una revisión del manejo
de control interno y en función a los resultados buscar la mejora continua; de manera
que estas herramientas coadyuven a la eficiencia y a la eficacia del control interno en
este tipo de organizaciones.
5
Todo lo descrito en los párrafos precedentes significa un alto riesgo, para el buen
funcionamiento de la institución. Sin embargo, dentro de la Unidad Educativa existen
fortalezas muy importantes que son las que hasta ahora mantienen a la institución en
marcha, estas fortalezas son: el compromiso de los socios y/o inversionistas,
trabajadores profesores administrativos y personal de servicio hacia la institución, la
lealtad que tienen al nombre y a lo que significa ser parte de ésta, la capacidad de los
componentes de la Unidad Educativa, siendo todos ellos profesionales dedicados a su
trabajo, a la capacitación y especialización en las áreas que les corresponden.
2.2 Formulación del Problema
A raíz de que las empresas privadas dedicadas a la educación, no tienen dependencia

económica por parte del gobierno se autofinancian; consecuentemente las empresas se
preocupan por ser las mejores y esta mejora se conseguirá a través de la aplicación de
medidas de control interno para la Unidad Educativa, lo que actualmente no ocurre en
la entidades privadas dedicadas a la educación, ocasionando en muchas de las veces lo
siguiente:
- Ausencia de un organigrama, que muestre la estructura de la Unidad

Educativa considerando la realidad administrativa, es decir actualizado.
- Duplicidad de funciones
- Falta de asignación de funciones
- Desconocimiento de los procedimientos a seguir.
- No están definidos los circuitos administrativos.
- Circunstancialmente existe la superposición de funciones
Por todo lo mencionado anteriormente el problema de investigación es:
¿LAS UNIDADES EDUCATIVAS PRIVADAS DESARROLLAN SUS

ACTIVIDADES APLICANDO UN SISTEMA DE CONTROL?
6
MARCO TEORICO
Y CONCEPTUAL
7
CAPITULO III.- MARCO TEORICO Y CONCEPTUAL
3.1 Control Interno
3.1.2 Naturaleza Básica del Control
El Colegio de Contadores Públicos de Venezuela 1994:310, la define como:

“El plan de organización, de todos los métodos y medidas coordinadas adoptadas al
negocio, para proteger y salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y
confiabilidad de los datos contables y sus operaciones, promover la eficiencia y la
productividad en las operaciones y estimular la adhesión a las prácticas ordenadas
para cada empresa”1.
En este punto la dirección emprende la acción definitiva de operar con miras al logro
de los objetivos previamente establecidos; pero, estas acciones operativas, en si
mismas, no suelen ser eficientes". El despacho Arthur Andersen (1991 pp. 7-8) señala
que: Durante la fase de planeación del trabajo, evaluamos los factores que pudiesen
afectar las posibilidades de errores importantes incluidos en los estados
financieros. Se realiza la evaluación de estos riesgos mediante el enfoque
denominado de arriba hacia abajo.
Este enfoque que nos permite:
a) Identificar los factores críticos de riesgo que afectan la entidad.

b) Evaluar el grado de efectividad del manejo de estos riesgos por
parte de la gerencia o dirección.
c) Diseñar un enfoque de auditoría efectivo y eficaz para encarar estos
riesgos.2
1
O. Ray, Whittington y Kurt, Pany; "Auditoria un Enfoque Integral"; Editorial MC Graw Hill; Pág. 172.
2
Gómez Ceja, Franklin Benjamín Guillermo; "Organización y Métodos un Enfoque Competitivo"; Editorial Mc Graw- Hill
8
Este enfoque incluye tanto el análisis del riesgo general como el análisis del riesgo
especifico. Se empieza por evaluar riesgos generales, es decir, riesgos económicos,
financieros, competitivos y de industria que afectan a la empresa y representan retos
importantes para la gerencia para obtener utilidades y asegurar un crecimiento y
subsistencia a largo plazo. Evaluamos estos riesgos mediante un conocimiento pleno de
la empresa, la evaluación de hechos importantes del año en curso y la ejecución de
una revisión analítica de las operaciones de la compañía para identificar resultados,
índices y otros indicadores de riesgo potenciales.3 Una vez identificados los riesgos
generales, se evalúa la efectividad de la estructura de control interno de la entidad en el
manejo de estos riesgos. Una vez efectuado el análisis del riesgo general, se procede a
evaluar el riesgo de errores incurridos en cuentas específicas de los estados financieros
en base al conocimiento de los riesgos generales y a la naturaleza e importancia de la
cuenta. Análisis adicionales de cuentas específicas podrían resultar en la
identificación de factores adicionales de riesgo.
Según lo enunciado anteriormente se observa que el estudio y evaluación del

control interno contribuye a cumplir la norma de ejecución del trabajo, es decir permite
establecer parámetros con relación a los alcances de la auditoría, a la profundidad en
que se aplicarán las pruebas de auditoría y a determinar la confianza que se dará al
sistema de control interno implantado en la empresa.4
Con respecto al control interno tiene cuatro objetivos básicos:
1. Provocar y asegurar el pleno respeto, apego, observancia y adherencia a

las políticas prescritas o establecidas por la administración de la entidad, es
decir contar con sólidas y bien estructuradas políticas permitirán una
administración y operación ordenada, sana y con guías que normarán, orientarán y
regularán la actuación.
3
Veigs, Water 3.; "Principios de Auditoría"
4
O. Ray, Whittington y Kurt, Pany; "Auditoría un Enfoque Integral"; Editorial Mc Graw Hill; Pág. 172
9
2. Promover eficiencia en la operación. Las políticas y disposiciones instauradas por

la administración serán de base, soporte y punto de partida para operar. Dichas
políticas habrán de identificar metas y estándares de operación básicos para medir el
desempeño y calificar la eficiencia, eficacia y economía; elementos éstos
indispensables hacia la óptima sinergia operativa integral.
3. Asegurar razonabilidad, confiabilidad, oportunidad e integridad de la información

administrativa y operacional que se genera en la entidad. La información es básica e
indispensable para conocer la gestión y el desempeño sucedido; el cómo se encuentra
la entidad en la actualidad; y una base fundamental para la toma de decisiones que
garanticen su bienestar futuro. La información dirá que tan buenas y acertadas han
sido las políticas establecidas; y que tan eficiente ha sido la operación.
4. Protección de los activos de la entidad. Es necesario que existan políticas claras y

específicas, y que se respeten, que involucren el buen cuidado y alta protección y
administración de los activos, por ejemplo: los inmuebles, equipo; etc.
3.1.3 Tipos de Control
Brink y Witt (1999 p. 69) indica que:

En virtud de que el control tiende, directamente o indirectamente, hacia los objetivos; y
en virtud de que la naturaleza y alcance de los objetivos pueden variar grandemente,
como consecuencia, el ejercicio del control también puede sufrir variaciones. En
general, existen tres diferentes tipos de control:5
3.1.3.1 Controles Dirigidos
5
http://www.bibliotecavirtual.com.bo/Contabilidad/Contabilidad.htm 10/04/2012
10
Uno de los principales tipos de control se localiza a través de la identificación de

eventos intermedios cuya oportunidad de tomar acciones inmediatas contribuirá al
logro de los grandes objetivos. Estos eventos intermedios pueden ser muy precisos o
muy ambiguos; sin embargo, su característica común es que habrá que estar alerta a la
necesidad de adoptar, oportunamente, todo tipo de acción correctiva.
Una disminución de pedidos, por parte de un distribuidor, será sintomática de

una perdida de mercado que obligara a recudir la producción.
3.1.3.1.2 Controles Sí – No
Estos controles están diseñados para funcionar de manera más automatizada para
proteger o asegurar el cumplimiento de resultados deseados. En su forma más simple, es
adoptar un criterio de control de calidad que permita o apruebe la salida de un
producto siempre y cuando cumpla con especificaciones previamente determinadas.
El elemento común es que debe estar previamente establecido el elemento de control, de

manera que en condiciones normales asegurará en forma automática que se ha tomado
las protecciones deseadas o que se han mejorado las acciones.
3.1.3.2 Controles a posterior
El tercer tipo de control se traslada con los otros dos recién discutidos; se distingue
porque las acciones administrativas surgen posteriormente y adoptan la forma de
hacer lo mejor posible a la luz de las circunstancias prevalecientes. La acción
tomada consistirá en la reparación de un producto que se ha dañado o el cambiar una
política o procedimiento, o bien despedir o reasignar a un empleado. Esta acción
puede ser inmediata o puede requerir de análisis y estudio antes de adoptarlas.
El despacho Arthur Anderson (1991, pp 108-109) destaca que:
11
"Con relación a los tipos de control existentes el equipo de auditoría debe hacer
una evaluación de los riesgos no cubiertos para determinar si es alto, normal, y bajo o
mínimo.
En situaciones de riesgo normal se aumentara el alcance de otras pruebas de
auditoría. En situaciones de alto riesgo, las pruebas de detalle realizarán con mas
profundidad para la detección de errores o irregularidades"
3.2 Elementos del Control Interno.- ELEMENTOS
Arthur Anderson especifica que son tres los componentes de la estructura del control
interno de una entidad:
a) El ambiente general de control interno.

b) El sistema contable y
c) Las técnicas de control.
Rodrigo Estupiñan Gaitán señala con respecto a los elementos de control interno: "Las
finalidades principales incluyen controles administrativos y contables en las actividades
económicas y la empresa clasificando su enfoque bajo los elementos de control
interno de organización, sistemas y procedimientos, personal y supervisión.
El elemento de organización
Un plan lógico y claro de las funciones organizacionales que establezca líneas claras de
autoridad y responsabilidad para las unidades de la organización y para los empleados,
que segregue las funciones de registro y custodia.
a) Elementos,
b) Sistemas
c) Procedimientos
Un sistema adecuado para la autorización de transacciones y procedimientos seguros
12
para registrar sus resultados en términos financieros.
Elementos de Personal
Prácticas sanas y seguras para la ejecución de las funciones y obligaciones de la unidad

de personas, dentro la organización. Personal, en todos los niveles, con la aptitud,
capacitación y experiencia requeridas para cumplir sus obligaciones
satisfactoriamente.
- Normas de calidad y ejecución claramente definidas y comunidades al
personal.
Elementos de Supervisión
Una efectiva unidad de auditoria independiente, hasta donde sea posible y factible de
las operaciones examinadas o procedimientos de autocontrol en las
dependencias administrativas y de apoyo logístico
Por su parte Santillana (2004 pp. 66-67) señala que:6
Con relación al control interno administrativo de la entidad económica es necesario conocer
los elementos que forman parte del mismo.
3.2.1 Organización
Los elementos de control interno administrativo en que interviene la organización están

constituidos por:
A. Dirección
Es asumir la responsabilidad de la política general de la entidad y de las decisiones

tomadas en su desarrollo.
6
Santillana 66-67
13
B. Coordinación
Consiste en adaptar las obligaciones y necesidades en las partes integrantes de la

organización a un todo homogéneo y armónico: que prevea los conflictos propios de
invasión de funciones o interpretaciones contrarias a las asignaciones de autoridad.
C. División de labores
Es definir claramente la independencia de las funciones de operación, custodia y registro,

principio básico de control interno es, en este aspecto, que ninguna unidad administrativa
debe tener acceso a los registros contables en que controla su propia operación.
D. Asignación de responsabilidades
Establecer con claridad los nombramientos dentro de la organización, su jerarquía y

delegación de facultades de autorización congruentes con las responsabilidades
asignadas. El principio fundamental es este aspecto consiste en que no se realice
transacción alguna sin la aprobación de alguien específicamente autorizado para ello.
Debe, en todo caso, existir constancia de esta aprobación, con la posible excepción de
actividades rutinarias de menos importancia en que la aprobación claramente puede
entenderse como táctica.
3.2.2 Procedimientos
La existencia de control interno administrativo no se demuestra sólo con una adecuada

organización, pues es necesario que sus principios se apliquen en la práctica mediante
procedimientos que garanticen la solidez de la organización.
14
A. Planeación y Sistematización
Es deseable encontrar en uso un instructivo general o una serie de instructivos

sobre funciones de dirección y coordinación, la división de labores, el
sistema de autorizaciones y fijación de responsabilidades. Estos instructivos
generalmente asumen la forma de manuales de procedimientos y tienen por objeto
asegurar el cumplimiento, por parte del personal, con las prácticas que dan origen a
las políticas de la entidad, uniformar los procedimientos, reducir errores, abreviar el
periodo de entrenamiento del personal y eliminar o reducir el número de órdenes
verbales y decisiones apresuradas.
B. Registros y Formas
Un buen sistema de control interno administrativo debe procurar procedimientos

adecuados para el registro completo y correcto de activos, pasivos, productos y gastos.
C. Informes
Desde el punto de vista de la vigilancia sobre las actividades de la organización, y

sobre el personal encargado de realizarlas, el elemento más importante de control
es la información interna. En este sentido, desde luego, no basta la preparación
periódica de informe internos, sino un estudio cuidadoso por parte de personas con
capacidad para juzgarlos y autoridad suficiente para tomar decisiones y corregir
deficiencias.
Las actividades de producción y distribución pueden vigilarse de cerca mediante

informes periódicos, analíticos y comparativos; informes de ingresos y de egresos,
análisis de variaciones de eficiencia y tiempo ocioso, etc. Un tipo de control
interno de tipo mas elevado probablemente incluirá informe periódicos sobre
capital de trabajo, origen y aplicación de recursos, variaciones financieras y
presupuéstales, etc.
15
3.2.3 Personal
La autoridad superior del organismo debe procurar suscitar, difundir, internalizar y

vigilar la observancia de valores éticos aceptados, que constituyan un sólido fundamento
moral para su conducción y operación. Tales valores deben enmarcar la conducta de
funcionarios y empleados, orientando su integridad y compromiso personal. Los
elementos que intervienen en este aspecto son los siguientes:
A. Reclutamiento y Selección
Habrán de identificarse las fuentes ideales para reclutar personal, sin soslayar la
gran ventaja que representa al promocionar a aquellos cuyos méritos, capacidad,
lealtad, eficiencia y buen desempeño los haga acreedores a un ascenso.
B. Entrenamiento
Mientras mejores programas de entrenamiento se encuentren en vigor, más apto será el

personal encargado de los diversos aspectos de la entidad. El mayor grado de control
interno permitirá la identificación clara de las funciones y responsabilidades de
cada empleado, así como la reducción de ineficiencia y desperdicio.
C. Eficiencia
Después del entrenamiento, la eficiencia dependerá del juicio personal aplicado en la

actividad. El interés de la administración por medir y alentar la eficiencia
constituye una coadyuvante del control interno. Un negocio con un buen control
interno adopta algún método para el estudio del tiempo y esfuerzo empleados por
el personal que ofrecen al auditor la posibilidad de medir comparativamente las cifras
representativas de los costos.
16
D. Ética (Moralidad)
Es obvio que ética es una de las columnas sobre las que descansa la estructura del
control interno. Los requisitos de admisión y el constante interés de los directivos por
el comportamiento del personal son, en efecto, ayudas importantes al control.
Las vacaciones periódicas y un sistema de rotación de personal deben ser
obligatorias hasta donde lo permitan las necesidades de la Unidad Educativa.
El complemento indispensable de la ética del personal como elemento de control
interno se encuentra en fianzas de fidelidad que deben proteger a la entidad contra
manejos indebidos.
E. Retribución
Es indudable que un personal retribuido adecuadamente se presta mejor a realizar los

propósitos de la entidad con entusiasmo y concentra mayor atención en cumplir
con eficiencia que en hacer planes para desfalcar a la entidad. Los sistemas de
retribución al personal, planes de incentivos y permisos y la oportunidad que se le
brinde para planear sus sugestiones y problemas personales constituyen elementos
importantes del control interno.
3.2.4 Supervisión
La supervisión se ejerce en diferentes niveles, por diferentes funcionarios, empleados y

en forma directa e indirecta. Una buena planeación y sistematización de procedimientos y
un buen diseño de registros, formas e informes, permite la supervisión casi automática
de los diversos aspectos de control interno. Además para establecer una relación más clara
entre el estudio y evaluación del control interno y las pruebas de auditoría, se debe
reconocer que las transacciones que se efectúan en la entidad pueden agruparse en ciclos; y
que pueden definirse objetivos específicos por cada ciclo, ya que un estudio por cuentas
pierde de vista la dinámica de la entidad.
17
El Instituto Mexicano de Contadores Públicos, en uno de sus análisis sobre la

metodología para el estudio y evaluación del Control Interno señala los siguientes
procedimientos a aplicar en este proceso, del que a continuación se presenta una síntesis:
A. Identificación de funciones
Cada ciclo de transacciones esta compuesto de dos o más funciones: a su vez, una
función esta compuesta por una actividad central con una actividad antecedente y
una actividad consecuente. Por lo tanto el auditor habrá de identificar las
actividades que conforman una función, y las funciones que dan lugar a un ciclo.
B. Identificación de objetivos de control
Se refiere a los objetivos del control interno aplicables a cada función.
C. Documentación de los procedimientos de proceso de cada función.
Consiste en documentar el análisis que se lleve a cabo a los procedimientos

implícitos en cada función.
D. Obtención Informativa
Complementariamente a la documentación señalada en el punto anterior, el auditor

habrá de localizar información adicional a través del análisis de su archivo de
referencia permanente, en observaciones directas sobre el procesamiento de
las transacciones, en entrevistas con el personal de la entidad, y en la revisión de los
manuales de operación en uso de la Unidad Educativa.
18
E. Entrevistas y Observaciones
Las entrevistas y observaciones referidas en el punto que antecede, deben ser

diseñadas para obtener información de cómo logra la entidad los objetivos de
control interno manifestados; poniendo el auditor especial énfasis en las técnicas que
se emplean para prevenir o detectar errores y la inserción de transacciones no
autorizadas en el flujo.
F. Identificación de técnicas de control interno
Por técnicas de control interno se entenderá el conjunto de actividades que se emplean

para prevenir, detectar y corregir errores o irregularidades que pudieran ocurrir al
procesar y registrar transacciones.
Con base en lo citado se concluye el conocimiento de los elementos del control
interno y permitirá desarrollar un plan de auditoría por área que comprenda la
naturaleza, oportunidad, alcance y procedimientos que respondan a evaluaciones
del los riesgos no cubiertos por la entidad.
Asimismo, permitirá al equipo de auditoría considerar la combinación de
procedimientos de auditoria con fundamento en el nivel de riesgo evaluado, de la
estructura del control interno existente en cada área.
3.3 EL INFORME COSO (COMMITEE OF SPONSORING

ORGANIZATIONS).
3.3.1 MARCO INTEGRADO DE CONTROL INTERNO - INFORME

COSO I
El objetivo fundamental del informe COSO es definir un nuevo marco conceptual del
control interno, capaz de integrar las diversas definiciones y conceptos que venían
siendo utilizados sobre este tema. Se pretende lograr en el ámbito de las organizaciones
públicas o privadas, de la auditoría interna o externa, o de los niveles académicos o
19
legislativos, un marco conceptual común, una visión integradora que satisfaga las
demandas generales de todos los sectores involucrados.
Se entiende el control interno como un proceso que proporciona un grado de seguridad

razonable en la consecución de eficacia y eficiencia de las operaciones de la entidad, el
cumplimiento de las normas aplicables y la fiabilidad de la información financiera.
El documento destaca la necesidad de que la alta dirección y, a partir de ella, los demás
componentes de la organización, comprendan cabalmente la trascendencia del control
interno y su incidencia sobre los resultados de la gestión con base en un principio
filosófico concluyente. Este principio reza: el control interno debe construir un proceso
integrado a los procesos y no un conjunto de pesados mecanismos burocráticos añadidos
a los mismos.
3.1.2 DEFINICION
El control interno es un proceso compuesto por una cadena de acciones extendidas a

todas las actividades inherentes a la gestión, integradas a los demás procesos básicos
de la organización, bajo la responsabilidad de su consejo de administración y su
máximo ejecutivo, llevado a cabo por éstos y por todo el personal de la misma,
diseñado con el objeto de limitar los riesgos internos y externos que afecten las
actividades de la organización, proporcionando un grado de seguridad razonable en el
cumplimiento de ios objetivos de eficacia y eficiencia y de cumplimiento de las leyes,
reglamentos y políticas, así como las iniciativas de calidad establecidas.7
3.1.2.1 ENFASIS DE LA DEFINICION

La definición pone énfasis en los siguientes aspectos:
Es un proceso compuesto por una cadena de acciones integradas.
El control interno es un proceso compuesto por una cadena de acciones

relacionadas con las actividades inherentes a la gestión, e integradas a los
demás; por tanto, el control interno es un proceso, es decir, un medio para
7
Gabriel Vela 74
20
alcanzar un fin y no un fin en sí mismo.
Bajo la responsabilidad de su consejo de administración, su máximo

ejecutivo y el personal.
El control interno está bajo la responsabilidad de su consejo de

administración y de su máximo ejecutivo. Es llevado a cabo por éstos y
por todo el personal de la misma; por tanto lo llevan a cabo las personas
que actúan en todos los niveles, no se trata solamente de manuales de
organización y procedimientos.
Diseñado con el objeto de limitar los riesgos.
El control interno tiene por objeto limitar los riesgos internos y externos
que afecten las actividades de la organización.
Sólo puede aportar un grado de seguridad razonable.
El control interno solo proporciona un grado de seguridad razonable, no

total, del logro de los objetivos de eficacia, eficiencia y calidad, y de
cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas.
Está pensando para facilitar la consecución de objetivos.
El Control Interno está pensado para facilitar la consecución de objetivos

en una o más de las categorías señaladas, las que, al mismo tiempo, suelen
tener puntos en común.
3.2 CATEGORIAS DE LA DEFINICION DE CONTROL INTERNO

La definición incluye un contexto conceptual amplio, con el objeto de proporcionar
una garantía razonable para el logro de objetivos dentro de las siguientes categorías:
a. Eficacia y eficiencia de las operaciones.

b. Confiabilidad de la información financiera.
c. Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas
21
3.3 COMPONENTES DE CONTROL INTERNO.

El marco integrado de control que plantea el Informe COSO consta de cinco
componentes interrelacionados, derivados del estilo de la dirección, e integrados al
proceso de gestión:
a. Ambiente de control.
b. Evaluación de riesgos.
c. Actividades de control.
d. Información y comunicación.
e. Supervisión.
3.3 INTERRELACIÓN DE LOS CINCO COMPONENTES.
En el marco de control postulado a través del informe COSO, la interrelación de los

cinco componentes (ambiente de control, evaluación de riesgos, actividades de control,
información y comunicación y supervisión) generan una sinergia, conformando un
sistema integrado que responde dinámicamente a los cambios del entorno.
Atendiendo a las necesidades gerenciales fundamentales, los controles se entrelazan a

las actividades operativas como un sistema cuya efectividad se acrecienta al
incorporarse a la infraestructura y formar parte de la esencia de la institución. Mediante
un esquema de controles incorporados como el descrito:
a. Se fomentan la calidad, las iniciativas y la delegación de poderes.

b. Se evitan gastos innecesarios.
c. Se genera respuestas ágiles ante circunstancias cambiantes.
d. Un esquema exagerado es tan perjudicial como el riesgo excesivo
y reduce la
productividad.
22
3.4 EL NUEVO MARCO DEL CONTROL INTERNO COSO
El Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) en la

gestión 2011 presento un borrador del nuevo Marco Integrado de Control Interno
COSO, referente a la actualización del modelo. Las actualizaciones están relacionadas,
fundamentalmente, con el ambiente cambiante en los negocios, entre los que se
encuentran:
a. Expectativas de los entes relacionados con el gobierno
corporativo.
b. Globalización del mercado y operaciones.
c. Cambios en los modelos de negocio.
d. Demandas y complejidad de leyes, regulaciones y normas.
e. Expectativas de competencias y cumplimiento.
f. Uso y confianza en la tecnología desarrollada.
g. Expectativas para prevenir y detectar fraudes.
23
OBJETIVOS DE LA
INVESTIGACIÓN
24
CAPITULO IV : OBJETIVO DE LA INVESTIGACIÓN
4.1 Objetivo General
Proponer un adecuado sistema de control interno en una Entidad Educativa, a través

de la actualización y/o elaboración de manuales Administrativos que coadyuven a
mejorar la eficiencia y la eficacia en el logro de los objetivos 8.
4.2 Objetivos Específicos
- Desarrollar un marco teórico referencial que sustente la realización del trabajo.

- Establecer el grado de eficiencia de control interno implantado en la Unidad
Educativa.
- Implementar procedimientos de control interno para obtener un mejor sistema de
información para optimizar el desempeño de las funciones de la entidad educativa
y una adecuada administración9.
A través de los objetivos específicos se podrá establecer la importancia del control interno
dentro de la Unidad Educativa, desarrollar una descripción respecto a la teoría referente a
los manuales de procedimientos y funciones, plantear la revisión del organigrama en
función a la modificación del reglamento y la elaboración del manual de funciones para la
mejor coordinación de actividades. Asimismo, la protección de eficiencia en la operación
de la entidad.
8
O. Ray, Whittington y Kurt, Pany; "Auditoría un Enfoque Integral"; Editorial Me Graw Hill; Pág. 180
9
Pérez Toraño, Luis Felipe; "Auditoría de Estados Financieros"; Editorial Mc Graw Hill; 1999; Pág. 267
25
METODOLOGÍA DE LA
INVESTIGACIÓN
26
CAPITULO V: METODOLOGÍA Y TECNICAS DE INVESTIGACIÓN
El método de investigación científica es un proceso sistemático que facilita y hace posible la

utilización de los métodos necesarios, como ser técnicas y herramientas que son
requeridas en el desarrollo y culminación de un trabajo de investigación, en este caso
científico pues incrementa el conocimiento.
Por lo tanto a continuación se exponen los métodos, instrumentos y herramientas que
fueron utilizados para la realización del presente proyecto de grado.
5.1 Método de Investigación
Método quiere decir a “A través del camino”, por tanto un método es el procedimiento o
camino viable para conseguir un fin propuesto, mientras que el método científico que
utilizaremos, es el procedimiento adecuado para lograr los fines propios de la investigación
propiamente dicha. Niver Montes Camacho "La tesis el trabajo dirigido"
Los métodos utilizados en la presente investigación científica son: El método deductivo,

y del método analítico. El método deductivo parte de datos generales aceptados como
validos y por medio del razonamiento lógico puede deducirse varias suposiciones. Se
entiende por deducción a toda inferencia. Lo que esta presente en lo general también esta
presente en lo particular, lo que es válido para todo el universo también es valido para
cada uno de los componentes.
Como análisis se refiere a la descomposición de cierto fenómeno u objeto en cada una de

las partes que la constituyen en dependencia con el objeto de investigación adquirirá
formas diferentes.
27
5.2 Tipo de Investigación
La investigación se desarrollo de acuerdo a un estudio exhaustivo de los instrumentos

empleados en la investigación.
Siendo desarrollado con los tipos de estudio: Exploratorio, Descriptivo y a su vez
Explicativo.
5.3 Fuentes y Técnicas para la recolección de información
Para el presente proyecto de grado de investigación fue necesaria la recolección de

información tanto de fuentes primarias como secundarias.
5.3.1 Fuentes Primarias
Esta información proporciona datos a primera mano, es decir, información precisa para
el tema a investigar, se encuentra al alcance de un sector profesional y especializado
que permite la profundización del mismo.
En la recolección de información oral o escrita que es recopilada directamente a través de
relatos o escritos transmitidos por los participantes o actores en un suceso, como ser
entrevistas o cuestionarios.
5.3.2 Fuentes Secundarias
Toda documentación se trata de informaciones escritas que ha sido recopilada por personas
que han recibido tal información a través de otras fuentes, como ser libros técnicos,
manuales especializados, normas, técnicas, glosarios y páginas del Internet.
Entre estas fuentes de información que ayudan a proporcionar más información sobre el
tema de investigación, se tiene:
28
Libros especializados
Libros relativos a técnicas
Publicaciones de prensa
Revistas especializadas
Folletos
Internet
Institutos de Investigación de Organizaciones Internacionales
Colegios profesionales
Universidades Públicas y Privadas
Universidades del Exterior Departamentos de investigación
5.3.3 Técnicas Documentarias
Constituye el cálculo aritmético y comprobación.

Se hizo los cálculos hechos por funcionarios de dirección o por el encargado para
corroborar alguna información.
5.3.4 Técnicas Físicas
Es la técnica más utilizada, la inspección.

- La Inspección.- Significa tomar conocimiento de la existencia de cosas actividades
desarrolladas dentro de la dirección o unidad.
Así tenemos por ejemplo la verificación física de los activos fijos, insumos, etc.
29
MARCO PRÁCTICO
30
CAPITULO VI: MARCO PRÁCTICO
DIAGNÓSTICO
PARA UNA ADECUADA REORGANIZACIÓN
INSTITUCIONAL ADMINISTRATIVA
A medida que la Unidad Educativa fue posicionándose en el mercado y por lo

mencionado se ha sentido la ausencia de controles administrativos escritos, por lo que se
pudo identificar claramente que el problema de este tipo de instrucciones es la falta de
manuales administrativos que permitan establecer una base para lograr una eficiencia
administrativa esperada. Tales como manual de funciones y de procedimientos,
instrumentos necesarios en toda institución, para establecer el Qué debe hacer en cada
situación que se presenta en la institución y Cómo debe hacerlo, llevando así a la
institución por un recorrido claro para ejecutar sus actividades; el no contar con una
"estructura formal" que respalde las actividades culturales que desarrolla la institución
ocasiona que los recursos se malgasten desgastando los esfuerzos que el personal realiza
para ejecutar su trabajo. No solo se busca plasmar en éstos documentos los procesos, si
no que éstos se convertirán en mecanismos de acción para las diferentes situaciones que
se presenten, también se busca mayor confianza por parte de los Padres de Familia.
En éste capítulo, se realizo una revisión general de la Unidad Educativa con el fin de
comprender y evaluar sus actividades; Pasando desde la comprensión de su estructura,
los servicios que brindan y las presentaciones que le permiten autofinanciarse.
Posteriormente, se aplicarán técnicas de auditoría utilizando cuestionarios de control, que
serán trabajados en conjunto con el personal de la institución, para poder determinar las
deficiencias que existen en la estructura administrativa.
31
Finalmente se elaborarán las hojas de evaluación de control con base a las respuestas de
los cuestionarios, estos papeles contendrán la información en base a los atributos de la
Auditoría, estos son: Condición, Criterio, Causa, Efecto, Conclusión y Recomendación
de cada observación agrupada por. Estructura y las actividades que realiza la empresa.
De éstas hojas se obtendrá la señalización de las deficiencias encontradas en la estructura
de la Unidad Educativa.
1 CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO Y HOJAS DE

EVALUACIÓN DE CONTROL.
Para determinar los principales problemas que afectan a la estructura organizativa de la

Unidad Educativa “ALFA Y OMEGA” y que impiden que desarrolle sus actividades de
la manera más eficiente, se aplicarán técnicas de auditoría para poder evaluar y
comprender la misma y el ambiente de control de la Institución. Estas técnicas indican
que se debe recolectar la mayor cantidad de información referente a la estructura
administrativa de la Institución y de las principales actividades que realiza, utilizando
para ello Cuestionarios de Control Interno y Hojas de evaluación de control a través de
las pruebas de recorrido.
A continuación se presentan la aplicación de herramientas de control interno, las mismas
que permitirán confirmar que la Unidad Educativa “ALFA Y OMEGA”. Es una
organización empírica ya que la misma no cuenta con documentos que permitan un
adecuado control interno en sus operaciones, tales como ausencia de organigrama,
inexistencia de manuales de procedimientos ni funciones.
Esta falta de documentos hace que el personal de la Unidad Educativa “ALFA Y
OMEGA”, este efectuando superposición de funciones, obviar pasos administrativos en
las actividades que les toca desempeñar.
32
CUESTARIONARIO DE CONTROL INTERNO CCI 1
TABLA Nº 1
Estructura organizacional y asignación de autoridad y responsabilidades
PREGUNTAS SI NO REFERENCIA
1. Existe un organigrama de la institución,
que permita conocer los niveles con los
que cuenta? EO 1
2. ¿Está la estructura organizacional

adecuada para el tamaño, actividades
operacionales, y funcionamiento de la
EO 2
institución?
3. ¿Es apropiada la estructura

organizacional general (es decir, no
demasiado compleja, ni demasiadas líneas
administrativas de autoridad, o convenios EO 3
contractuales sin propósito aparente de
negocios)?
4. ¿Hay una apropiada segregación de

actividades (es decir, la separación entre
niveles administrativos)? EO 4
5. ¿Es clara la asignación de

responsabilidades dentro de la institución? EO 5
Fuente: Elaboración Propia.

Para Información: Todos las preguntas fueron verificados con procedimiento de recorrido.
33
Verificación del CCI 1

EO 1 / 40
EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
CONDICIÓN
Se ha podido evidenciar que la Unidad Educativa “ALFA Y OMEGA”, actualmente no

cuenta con un organigrama, que responda a sus necesidades y que muestre la
composición de la Unidad Educativa. La estructura orgánica que manejan es empírica
por cuanto no informa las unidades con las que cuenta la Unidad Educativa .
CRITERIO
Para que la Unidad Educativa lleve a cabo sus actividades de acuerdo a la distribución de
unidades, debe contar con un organigrama elaborado a la medida de sus necesidades, ya
que éste es un instrumento administrativo en el cual se reflejan las diferentes instancias
existentes en una organización sin fines de lucro, las jerarquías y las relaciones
funcionales y de autoridad que existen entre éstas.
CAUSA
La principal causa es, la falta de tiempo y coordinación, lo que origina el retraso en la

elaboración de la estructura de la Unidad Educativa.
Sin embargo, la necesidad de implantar una estructura administrativa formal, surge a
inicio del año 2012, en una reunión con los socios.
EFECTO
Esta situación origina, la ausencia de información, referente a la estructura de la Unidad

Educativa, lo que en su momento origina ignorar las líneas de autoridad y de que
reparticiones esta constituida la Unidad Educativa, sobre todo con los ejecutores.
34
CONCLUSIÓN
La Unidad Educativa “ALFA Y OMEGA”, siente la necesidad de contar con una

estructura organizativa formal que responda a sus necesidades de funcionamiento, sin
embargo la falta de tiempo y coordinación impiden que se efectivice. Ésta situación
genera confusión entre el personal de la Unidad Educativa.
RECOMENDACIÓN
Para subsanar ésta dificultad, se debe elaborar un Organigrama para la Unidad Educativa
“ALFA Y OMEGA”, en el que se reflejen todos los departamentos con que cuenta, los
mismos que deben estar en correspondencia a las condiciones actuales en las que se
maneja la Unidad Educativa “ALFA Y OMEGA”. Mostrando todas y cada una de las
unidades, las relaciones de dependencia y jerarquía, canales formales de comunicación y
finalmente líneas de autoridad.
35

EO 2 / 40
CONDICIÓN
Actualmente las actividades principalmente las administrativas, no se encuentran

segregadas de manera adecuada. Existiendo incompatibilidad en cuanto a las funciones
administrativas y otros servicios.
CRITERIO
Para evitar cualquier situación que lleve a malos resultados administrativos,

considerando los departamentos en los cuales están distribuidos, deben necesariamente
existir claramente las funciones de cada miembro de la Unidad Educativa y de una
adecuada segregación y distribución de funciones.
CAUSA
Los cambios en la estructura de la organización y la inexistencia de un Manual de

funciones ocasionan que dicha segregación de funciones, no se haya realizado.
EFECTO
Esta situación puede generar un ambiente de desconfianza e incertidumbre,

principalmente para los instructores que no siempre están en forma permanente en la
Unidad Educativa. De la misma manera puede generar susceptibilidades en los clientes,
ya que los usuarios son los que dan vida a la empresa.
36
CONCLUSIÓN
El acceso a esta información, para el personal de la empresa no es restringido; por el

contrario tienen que tener conocimiento de las mismas y que además estas deben estar
acorde al tamaño de la Unidad Educativa y fundamentalmente a las funciones que
cumple cada uno de sus miembros.
RECOMENDACIÓN
Para superar esta deficiencia, es importante que los socios de la Unidad Educativa
coordinen y asuman la importancia que tiene la elaboración de un Manual de funciones
en el cual se señalen las funciones y responsabilidades de cada uno de los funcionarios,
apoyado por las actividades que actualmente desempeñan.
37

EO 3 / 40
CONDICIÓN
Los socios de la Unidad Educativa, no plasmaron las asignaciones de funciones a nivel

institucional en ningún documento, por lo que no se puede afirmar si esta es o no
compleja.
CRITERIO
Todas las funciones de los diferentes niveles organizacionales, deben estar reflejadas en
un documento institucional denominado "Manual de Funciones", de forma clara y precisa
y que responda al organigrama de la institución y a las funciones que desempeñan
actualmente.
CAUSA
La falta de tiempo originó que dicho manual no sea elaborado.
EFECTO
Esta situación genera la falta de efectividad en las actividades, ya que existe confusión en
las funciones que se deben cumplir principalmente en el momento de diferenciar las
actividades del personal. También se pudo percibir que origina una falta de coordinación
en las distintas instancias tanto administrativas como académicas ya que no se cuenta con
mecanismos ni procedimientos con los que se pueda controlar en forma eficiente el flujo
de información.
CONCLUSIÓN
Las actividades de cada miembro están definidas implícitamente, sin embargo al no

reflejar ello en un documento institucional, se va perdiendo de vista dicha definición y se
genera la ineficiencia en la ejecución de las actividades.
38
RECOMENDACIÓN
Para subsanar éste problema, se debe elaborar un manual de funciones para formalizar
todas las actividades de los miembros componentes de la Unidad Educativa “ALFA Y
OMEGA” y poder así, contar con mecanismos y criterios definidos para la planificación,
ejecución y control de la realización de las actividades de la Unidad Educativa.
39

EO 4 / 40
CONDICIÓN
A la ausencia de un documento que muestre las funciones de los componentes de la

Unidad Educativa, no existe una apropiada segregación de funciones, es decir que en
muchas circunstancias no se ha separado las funciones de el personal de la Unidad
Educativa.
CRITERIO
Las funciones del personal de una Unidad Educativa, deben estar definidas por escrito,
de manera tal que los componentes de la misma puedan identificar sus funciones y
responsabilidades, cumpliendo así con la separación de las actividades de cada empleado.
CAUSA
Ausencia del manual de Funciones.
EFECTO
El personal de la Unidad Educativa, tiene en su momento confusiones, las mismas que no

conllevan a prestar un servicio de eficiencia, lo que generará la pérdida de clientes y por
ende una baja de ingresos para la Unidad Educativa “ALFA Y OMEGA”.
CONCLUSIÓN
Si bien las funciones que desempeñan los funcionarios de la Unidad Educativa “ALFA
Y OMEGA”, están definidas en forma verbal, no siempre esta situación, ayuda a la
buena segregación de funciones y separación de niveles de ejecución de labores.
40
RECOMENDACIÓN
Para que pueda existir una segregación y una buena distribución de funciones, es
menester que se elabore un manual de funciones que apoye a la mencionada segregación
de actividades.
41

EO 5 / 40
CONDICIÓN
Las responsabilidades del personal de la Unidad Educativa, solamente está definida en

forma verbal y no tiene documentación respaldatoria para tal efecto.
CRITERIO
Del cumplimiento de las responsabilidades de una Unidad Educativa, depende el éxito de

la misma, por lo que se hace necesario plasmar un documento en el que se pueda ver sin
mayor dificultad, la responsabilidad de todos los funcionarios de una empresa.
CAUSA
Falta de un Manual Administrativo (Manual de funciones).
EFECTO
La no delimitación de responsabilidades, puede ocasionar, el incumpliendo de las

responsabilidad de muchos de los funcionarios y que la empresa no tenga en su momento
una documentación que respalde la exigencia del cumplimiento de las responsabilidades,
afectando de alguna manera la eficiencia de la Unidad Educativa.
CONCLUSIÓN
Para poder lograr la eficiencia en las actividades de la Unidad Educativa, es necesario

que las responsabilidades de las personas que constituyen la empresa, estén claramente
definidas y por escrito.
42
RECOMENDACIÓN
Es necesario plasmar por escrito, las responsabilidades de los ocupantes de cada cargo en
una Unidad Educativa, ya que esta situación coadyuva en una Unidad Educativa a la
mejora del cumplimiento de las funciones y por ende la eficiencia de la institución.
43
CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO CCI 2

TABLA Nº 2
Ejecución de servicios por niveles
1. ¿Están delimitadas las funciones para cada
nivel de actividad? V ES 1
2. ¿Ésta delimitación esta documentada

deforma adecuada? V ES 2
3. ¿Existe un encargado de nivel para

asumir las responsabilidades de éste? V ES 3
4. ¿Las competencias de cada encargado de

departamento son adecuadas para la
ejecución de la enseñanza? V ES 4

Para Información: Todos las preguntas fueron verificadas con procedimiento de recorrido.
44

ES 1 / 52
ES 2 / 52
CONDICIÓN
Actualmente las funciones de cada empleado, están delimitadas; sin embargo estas no lo
están en forma escrita como en cualquier organización formal, lo que genera que en
algún momento cada instructor define las funciones que cumplirá al momento cumplir
cualquier acción.
Si bien de ésta forma la actividad se lleva en forma adecuada, no existe documentación
de respaldo para la asignación de dichas tareas, esto se debe a la ausencia del manual de
funciones.
CRITERIO
En cualquier tipo de trabajo, debe existir un documento en el que consigne las funciones
y responsabilidades de cada trabajador de manera específica para cada actividad, de esta
forma queda adecuadamente documentada dicha responsabilidad y queda como
instrumento de evaluación y seguimiento y para fines de control.
CAUSA
El director tiene la potestad de designar las tareas a sus instructores según su criterio y
conocimientos a la ausencia de un documento escrito para tal efecto.
EFECTO
Al no existir documentación de la asignación de tareas, se pueden generar dos problemas:
1) A la hora de realizar el seguimiento y evaluación de la

ejecución de tareas se dificultará identificar a quién correspondía
realizar qué tarea.
45
2) En caso de existir contratiempos, puede generar la deslindación

de responsabilidades por parte de algún miembro del personal y no
existirá forma de comprobarlo.
CONCLUSIÓN
La asignación de tareas se la realiza de manera verbal, debido a que no existe un

documento para ello, esto genera que se dificulte el seguimiento de las actividades y en
caso de retrasos o inconvenientes el personal puede llegar a eludir su responsabilidad.
RECOMENDACIÓN
Para subsanar éste problema, se debe elaborar un documento con un formato que
contenga los datos necesarios para identificar quién es la persona asignada, cuál es la
tarea, y fundamentalmente la responsabilidad.
46

ES 3 / 52
CONDICIÓN
Los encargados de cada departamento, son en su mayoría personas mayores (promedio

de edad 48 años) con capacidades y experiencias muy bien desarrolladas en su campo.
Este personal son titulados en diferentes áreas, mas no en el campo especifico de la
administración y control de personal..
CRITERIO
Es importante que esta situación sea considerada; es decir que no es posible contar con
personal para tal efecto y lo que se debe considerar es precisamente la experiencia y el
buen desempeño por parte de las personas que trabajan directamente con los alumnos.
CAUSA
Esta situación se da principalmente, porque el personal trabaja mucho tiempo en temas

académico administrativos, lo que significa que fueron acumulando experiencia.
CONCLUSIÓN
Los trabajadores administrativos de la “ALFA Y OMEGA”, son personas maduras con

grandes capacidades para el desarrollo de sus actividades, sin embargo estos
conocimientos no son respaldados con títulos, solamente con experiencia de trabajo
adquirida en otras instituciones o en la misma Unidad Educativa.
RECOMENDACIÓN
Para superar ésta dificultad, se sugiere considerar esta situación y nombrar encargados de
niveles considerando los años de experiencia que tiene éstos.
47
ES 4 / 52
CONDICIÓN
El nombramiento del personal en cada departamento, no necesariamente responde a las

competencias que cada uno de ellos; por el contrario los empleados pueden desarrollarse
a diferentes niveles que existe en la Unidad Educativa “ALFA Y OMEGA”.
CRITERIO
En necesario que cada empleado, tenga definido el nivel de enseñanza y la mejor manera
es precisamente por escrito, ya que este nombramiento le da mayor seriedad a las
funciones que debe desempeñar cada uno de los instructores.
CAUSA
La falta de manuales administrativos impide que las competencias estén claramente

definidas para cada instructor.
EFECTO
El principal efecto es, la pérdida de tiempo que se tiene para poder definir el alcance de
cada personal en cada acción.
CONCLUSIÓN
Los empleados, trabajan muy bien logrando un ambiente adecuado en la Unidad

Educativa “ALFA Y OMEGA”; sin embargo lograr la coordinación permanente es una
dificultad; ya que no se cuenta con procedimientos escritos para tal efecto.
RECOMENDACIÓN
48
Para lograr una mayor coordinación entre los instructores en la realización de sus
actividades, deben elaborarse manuales administrativos, en los que se definan las
condiciones para ello; ya que éstos son documentos que sirven como medio de
comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y
sistemática, información de una organización (antecedentes, legislación, estructura,
objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etc.), así como las instrucciones y
lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas.
49
CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO CCI 3

TABLA Nº 3
Procedimientos de actividades
1. ¿Cuenta la Unidad Educativa con un
manual de Procedimientos? PA 1
2. ¿Conoce el personal, los procedimientos

que se deben seguir para cumplir las NO
PA 2
funciones que se les asigno? APLICA
3. ¿Se ha entregado al personal, estos NO

procedimientos? PA 3
APLICA
4. ¿Cual el medio por el cual los funcionarios
conocen de los procedimientos que se debe
seguir para el cumplimiento de sus PA 4
actividades?

Para Información: Todos las preguntas fueron verificadas con procedimiento de recorrido.
50

PA 1 / 60
CONDICIÓN
La Unidad Educativa no cuenta con un manual de Procedimientos, que permita al

personal conocer de los pasos que tiene que seguir y las actividades que efectúan las
hacen de acuerdo a criterio, lo que ocasiona que no sigan una secuencia que toda
actividad tiene que seguir.
CRITERIO
Todas las Unidades Educativas, deben contar con un documento escrito, que permita al
personal con el que cuentan conocer los pasos que se tiene que seguir y además que
departamentos deben intervenir en cada paso. En este entendido un documento que
permita conocer toda la información que se ha señalado es precisamente un manual de
Procedimientos
CAUSA
Una de las razones, por la que la Unidad Educativa no cuenta con un documento que
permita al personal conocer los procedimientos que se siguen para el cumplimento de sus
actividades, es que la entidad es nueva; sin embargo ha crecido y se hace necesario
contar con este documento.
EFECTO
Al no contar con un Manual de Procedimientos, el personal de la Unidad Educativa, al

efectuar sus actividades cotidianas, obvia algunos pasos que son necesarios para lograr
un eficiente control interno.
51
CONCLUSIÓN
El Manual de Procedimientos es una herramienta importante en una empresa ya que este

ayuda a lograr eficiencia en el control interno y ayuda a que las actividades sigan una
secuencia de pasos hasta llegar al objetivo de la mejor manera.
RECOMENDACIÓN
Para evitar que las actividades no sigan un procedimiento debidamente diseñado y

adecuado para cada actividad de la Unidad Educativa, es necesario que la entidad cuente
con un Manual de procedimientos que sirva de igual manera en las actividades que
cumple el personal de la Unidad Educativa “ALFA Y OMEGA”.
52

PA 4 / 60
CONDICIÓN
Actualmente el personal de la Unidad Educativa, conoce de alguna manera los

procedimientos que deben seguirse para el cumplimiento de sus funciones; sin embargo
estos no han sido plasmados en documentos escritos.
CRITERIO
El mejor camino para que las actividades de cualquier Unidad Educativa se efectúen de
la mejor manera, es precisamente que los funcionarios se guíen en documentos escritos e
informativos para realizar sus funciones de tal modo que estos sigan una secuencia de
pasos adecuados para tal efecto.
CAUSA
Muchas de las actividades no siguen los pasos que deben seguirse en las actividades de la
Unidad Educativa.
EFECTO
Realizar las actividades, sin tener una guía por escrito, ocasiona que se pueda cometer
errores y obviar pasos necesarios para un adecuado control interno.
CONCLUSIÓN
El personal de la Unidad Educativa “ALFA Y OMEGA”, al no contar con un

documento que les informe de los pasos que se debe seguir para sus funciones, sobrepasa
algunos pasos importantes, pudiendo ocasionar dificultades tanto a nivel interno como
externo en la entidad.
RECOMENDACIÓN
53
Si bien el personal de la Unidad Educativa “ALFA Y OMEGA” efectúa sus actividades

siguiendo procedimientos que no está plasmado en documentos, es necesario asumir que
la Unidad Educativa va en crecimiento y consecuentemente el contar con un Manual de
Procedimientos se hace imprescindible; ya que el personal debe tener conocimiento de
los pasos que se deben seguir al efectuar sus actividades.
3. DEFICIENCIAS ENCONTRADAS EN LA ESTRUCTURA
Una vez aplicados los cuestionarios de control y después de evaluar los mismos, se ha
podido comprobar que la Unidad Educativa cuenta con deficiencias en el ámbito
administrativo. Las principales observaciones son las siguientes:
En lo administrativo uno de los principales problemas de la Unidad Educativa “ALFA Y
OMEGA” es no contar con una "estructura formal" que respalde las actividades que
desarrolla. Entendiéndose por deficiencia en la "Estructura Formal" a la ausencia de un
manual de funciones, manual de procedimientos, reglamentos y organigrama que permita
proporcionar información para el mejor funcionamiento de la entidad.
4. ÁMBITO ADMINISTRATIVO
Si bien la Unidad Educativa “ALFA Y OMEGA” cuenta con toda la documentación que
respalda su funcionamiento, no cuenta con manuales, que de alguna manera regulen las
actividades de la Unidad Educativa “ALFA Y OMEGA”, tropezando con dificultades
de tipo administrativo.
Las deficiencias más importantes detectadas en éste ámbito son las siguientes:
Manual de Funciones
Se pudo evidenciar que la Unidad Educativa “ALFA Y OMEGA” no cuenta con un

Manual de Funciones, tampoco con un organigrama, se trabaja sobre la base de funciones
establecidas en forma verbal por lo tanto la asignación de funciones es realizada de
manera informal, dependiendo principalmente de criterios personales de los socios.
54
Esta situación genera la falta de efectividad en las operaciones, ya que existe confusión
en las funciones que se deben cumplir para ejecutarlas. También se pudo percibir que
ocasiona la falta de coordinación en los distintos niveles de clases ya que no se cuenta
con mecanismos con los que se pueda homogenizar los distintos grupos de enseñanza y
otras actividades relacionadas a la educación.
Todas las funciones de los diferentes niveles organizacionales, deben estar reflejadas en
un documento institucional denominado "Manual de Funciones", de forma clara y
precisa y que responda al organigrama de la Unidad Educativa “ALFA Y OMEGA”, de
esta manera se logra que las actividades tengan claramente un responsable para su
ejecución y evaluación, siendo una herramienta que permita que estén claramente
definidas las funciones y lograr de este modo un funcionamiento óptimo de la Unidad
Educativa “ALFA Y OMEGA”.
Manual de Procedimientos
Situación similar ocurre con el Manual de Procedimientos; ya que se verificó la ausencia

del mismo, ya que éste es un producto consecuencia de dos documentos muy
importantes: El Organigrama y el Manual de Funciones.
Los procedimientos necesarios para la vida de una Organización, tales como las clases,
presentaciones, concursos, competencias, etc. se los realiza de forma intuitiva, lo que no
implica que se los esté llevando de manera incorrecta, la falencia se encuentra en la
ausencia del documento institucional: "Manual de Procedimientos".
El principal efecto de la ausencia de éste manual es la ineficiencia en la realización de las

actividades, uno de los recursos que se malgasta es el tiempo, ya que al no existir
procedimientos formales como guías de actividad, se realizan las mismas de distintas
maneras; llevando mucho tiempo el llegar a encontrar una hermenéutica para
realizarlas, con esta forma de operar también se logra que los funcionarios gasten mas
energía en sus actividades, energía malgastada que podría canalizarse de mejor manera
55
en otras actividades que aporten al crecimiento de la Unidad Educativa “ALFA Y

OMEGA”.
La implementación de un manual de procedimientos es necesaria, para poder aprovechar

mejor los recursos de la Unidad Educativa “ALFA Y OMEGA” en su beneficio. Toda
institución debe definir sus principales actividades y describir los procedimientos para
realizarlas de la manera mas clara posible.
Organigrama
Se ha podido evidenciar que la institución, actualmente no cuenta con un organigrama,

que responda a sus necesidades y que sea un documentó informativo de como está
estructurada la Unidad Educativa “ALFA Y OMEGA” y cuales son las líneas de
autoridad.
La estructura orgánica que manejan es en forma verbal; es decir no cumple las

formalidades que debe cumplir una Unidad Educativa establecida legalmente. Ésta
situación origina la falta de coordinación entre los funcionarios para la ejecución de las
actividades, ya que no se pueden identificar las diferentes relaciones existentes entre las
instancias de la Unidad Educativa “ALFA Y OMEGA”, además conlleva a no contar
con manuales que reglamenten las funciones y procedimientos de las mismas.
Al no existir dichas formalidades, las actividades no se las realiza de manera uniforme,

generando desorden en el manejo de alumnos.
Para que una organización educativa lleve a cabo sus actividades de acuerdo a la
distribución de unidades, debe contar con un organigrama elaborado a la medida de sus
necesidades, mostrando la realidad administrativa, la distribución de las secciones, las
líneas de autoridad, etc.
Este instrumento, es el punto de partida para la elaboración de las funciones para cada
cargo y los requisitos para ocuparlos. En éste sentido se puede ver que es el inicio de una
56
cadena de documentos institucionales diseñados para mejorar la eficiencia en la

ejecución de las actividades de la Unidad Educativa “ALFA Y OMEGA”: Organigrama,
Manual de Funciones, Manual de Procedimientos.
La institución no cuenta actualmente con Estatutos, por lo que es necesario elaborar

dicho documento, considerando las características del mismo.
5. CONCLUSIÓN
Todo lo expuesto a través del diagnóstico realizado, cuestiona varios aspectos en el

ámbito administrativo que deben ser evaluados y subsanados por los socios de la Unidad
Educativa “ALFA Y OMEGA”, a fin de mejorar la eficiencia en la ejecución de sus
actividades y poder lograr los objetivos planteados por la Unidad Educativa “ALFA Y
OMEGA”.
Sin embargo, a pesar de las deficiencias encontradas, es importante mencionar, que los
socios, el personal de la Unidad Educativa “ALFA Y OMEGA” están conscientes de
que la organización se encuentra constituida con aspectos informales y que es una
necesidad formalizar a través de la realización y aplicación de los mismos.
57
MANUALES
ADMINISTRATIVOS
58
CAPITULO VII: PROPUESTA
MANUALES ADMINISTRATIVOS
7.1 Introducción
La necesidad de contar con manuales administrativos en las organizaciones es imperativa

debido a la complejidad de sus estructuras, volumen de sus operaciones, recursos que se
les asignan, demanda de productos y/o servicios por parte de los clientes o usuarios, así
como para la adopción de tecnología avanzada para atender en forma adecuada la
dinámica organizacional.10
Estas circunstancias hacen imprescindible el uso de instrumentos que apoyen la atención
del que hacer cotidiano, ya que en ellos se consignan, en forma ordenada, sus elementos
fundamentales para contar con una comunicación, coordinación, dirección y evaluación
administrativas eficientes.
Así mismo, se abordan los aspectos metodológicos básicos para su diseño, elaboración,
presentación, aprobación, manejo, revisión y actualización permanente.
Es conveniente anotar que no se pretenda abarcar toda la gama de posibilidades
existentes para su formulación. Antes bien, se propone aportar elementos de juicio que
puedan ser verdaderamente útiles a toda persona o instancia encargada de realizar y
aplicar un manual administrativo.
7.2 Concepto
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación
y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática,
información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos,
políticas, sistemas, procedimientos, etc.), así como las instrucciones y lineamientos que
se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas.
10
Gómez Ceja, Franklin Benjamín Guillermo; "Organización y Métodos un Enfoque Competitivo"; Editorial Mc Graw - Hill/
Interamericana Editores; 1998; Pág.385
59
7.3 Objetivos
Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o sectorial).

Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir
responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.11
Coadyuvar a la correcta realización de las labores encomendadas al personal y propiciar
la uniformidad del trabajo.
Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición de

instrucciones y directrices.
Agilizar el estudio de la organización.

Facilitar el reclutamiento, selección e integración de personal.
Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y aplicación de las
modificaciones necesarias en la organización.
Determinar la responsabilidad de cada unidad y puesto en la relación
con el resto de la organización.
Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los
distintos niveles jerárquicos que la componen.
Promover el aprovechamiento racional de recursos humanos,
materiales, financieros y tecnológicos.
Funcionar como medio de relación con organizaciones.
Servir como vehículo de Información a los proveedores de bienes,
prestadores de servicios y usuarios y/o clientes con los que interactúa la
organización.
11
Gómez Ceja, Franklin Benjamín Guillermo; "Organización y Métodos un Enfoque Competitivo"; Editorial Mc Graw - Hill/
Interamericana Editores; 1998; Pág.385
60
7.4 Clasificación Básica
7.4.1 Por su naturaleza
7.4.1.1 Macro-administrativos
Son aquellos documentos que contienen Información de más de una organización.
7.4.1.2 Meso-administrativos
Son instrumentos que involucran a todo un grupo o sector, o dos o más de las
organizaciones que la componen.
7.4.1.3 Micro-administrativos
Son los manuales que corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en
forma general o circunscribirse a alguna de sus áreas en forma específica.
7.4.2 Por su Contenido

Relación de los capítulos o apartados que constituyan el cuerpo del documento12.
7.4.2.1 De organización
Estos manuales contienen Información detallada referente a los antecedentes, legislación,

atribuciones, estructura orgánica, funciones, organigramas, niveles jerárquicos, grados de
autoridad y responsabilidad, así como canales de comunicación y coordinación de una
organización. También incluyen una descripción de puestos cuando el manual se refiere a
una unidad administrativa en particular.
12
Gómez Ceja, Franklin Benjamín Guillermo;" Organización y Métodos un Enfoque Competitivo"; Editorial Mc Graw -
Hill/ Interamericana Editores; 1998; Pág. 385
61
7.4.2.2 De procedimientos
Constituyen un instrumento técnico que incorpora informaron sobre la sucesión

cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre si, que se constituyen en una
unidad para la realización de una función, actividad o tarea especifica en una
organización.
Todo procedimiento puede incluir la determinación de tiempos de ejecución, el uso de

recursos materiales y tecnológicos, y la aplicación de métodos de trabajo y control para
obtener el oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones.
Contar con una descripción de los procedimientos permite comprender mejor el

desarrollo de las actividades de rutina en todos los niveles jerárquicos, lo que propicia la
disminución de fallas u omisiones y el incremento de la productividad.
7.4.2.3 De historia de la organización
Estos manuales son documentos que refieren la historia de una organización, como su
creación, crecimiento, logros, evolución de su estructura, situación y composición.
Este tipo de conocimientos proporciona al personal una visión de la organización y su

cultura, lo que facilita su adaptación y ambientación laboral. Además, cumple con la
función de servir como mecanismo de enlace y contacto con otras organizaciones,
autoridades, políticas, contenido múltiple, etc.
7.4.2.4 De políticas
También denominados de normas, estos manuales comprendían las guías básicas que
sirven como marco de actuación para la realización de acciones de una organización.
62
7.4.2.5 De contenido múltiple
Manuales que concentran Información relativa a diferentes tópicos o aspectos de una

organización.
El objeto de agruparla en un solo documento puede obedecer básicamente a las

siguientes razones:
Que se considere más accesible para su consulta.

Que resulte económicamente más viable.
Que técnicamente se estime necesaria la integración de más de un tipo
de información. A una instrucción especifica del nivel directivo.
7.4.2.6 De puestos
Conocido también como manual individual o instructivo de trabajo, precisa la

identificación, relaciones, funciones, y responsabilidades asignadas a los puestos de una
organización.
7.4.2.7 De técnicas
Documento que agrupa los principios y técnicas necesarias para la realización de una o
varias funciones en forma total.
7.4.2.8 De finanzas
Manuales que respaldan el manejo y distribución de los recursos económicos de una

organización en todos sus niveles, en particular en las áreas responsables de su captación,
aplicación, conservación y control.
63
7.4.3 Por su Ámbito
7.4.3.1 Generales
Documentos que contienen información global de una organización, atendiendo a su

estructura, funcionamiento y personal.
7.4.3.2 Específicos
Manuales que concentran un tipo de información en particular, ya sea unidad

administrativa, área, puesto, equipos, técnicas o una combinación de ellos.
Este documento contiene información detallada del contenido de los manuales de
organización y procedimientos en virtud de que son los de uso mas generalizados en las
organizaciones, por lo que sirve de base para preparar toda clase de manuales
administrativos.
7.5 Manual de funciones
También llamado manual individual o instructivo de trabajo, porque precisa las labores,
los procedimientos y rutinas de los puestos en particular.13
7.5.1 Identificación
Este manual debe incluir en primer término los siguientes datos:

Logotipo de la organización.
Nombre oficial de la organización,
Título y extensión (general o específico). Si es específico debe
indicarse el nombre de la unidad a la que se refiere).
Lugar y fecha de la elaboración.
64
Número de revisión {en su caso).

Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.
Clave de la forma: el primer término las siglas de la organización, en
segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la
forma y por último el número de la forma. Entre las siglas y el número
debe colocarse un guión en diagonal.
7.5.2 Contenido
Relación de los capítulos o apartados que constituyan el cuerpo del documento.14
7.5.3 Introducción
Sección en donde se explican que es manual, su estructura, propósitos, ámbito de

aplicación y la necesidad de mantenerlo vigente. Puede contener un mensaje de alguna
autoridad de la organización, preferentemente del más alto nivel jerárquico.24
7.5.4 Atribuciones
Trascripción textual completa de las facultades conferidas a la organización, de acuerdo

con las disposiciones jurídicas que fundamenten sus actividades. Para este efecto, debe
señalarse el título completo de ordenamiento, capítulo, artículo o inciso (la cita tiene que
hacerse entre comillas).15
13
Gómez Ceja, Op Cit, Pág. 385
14
Gómez Ceja, Franklin Benjamín Guillermo;" Organización y Métodos un Enfoque Competitivo"; Editorial Mc Graw – Hill
Interamericana Editores; 1998; Pág. 385
15
Ídem
65
MANUAL DE FUNCIONES
UNIDAD EDUCATIVA “ALFA Y OMEGA”
ESTRUCTURA ORGÁNICA
1.- NOMBRE DE LA UNIDAD.- Responsable de la Unidad Administrativo

Financiera.
2.- DEFINICIÓN DE LA UNIDAD.- Oficina de apoyo técnico en el área Administrativa

Financiera para el cumplimiento de planes, programas y proyectos diseñados por la
Unidad Educativa.
Administrar los Sistemas Administrativos y Financieros de acuerdo a normas y
principios universales y establecidos por disposiciones legales vigentes en el País,
dentro del sector de educación.
3.- DEPENDENCIA.- De la Dirección General.
4.- COMPOSICIÓN DE LA UNIDAD.- Está compuesta por:
Responsable de la Unidad Administrativa Financiera

Recursos Humanos.
Secretaria General.
Departamento de Contabilidad
Adquisiciones.
Activos Fijos y Almacenes
Servicios Generales
Enfermería.
66
5.- ATRIBUCIONES.-
a) Coordinar los procesos de formulación de planes, programas y

proyectos, destinados a asegurar la consecución de los objetivos de la
Unidad Educativa.
b) Administrar racional y eficientemente los recursos económicos y
financieros de la Unidad Educativa.
c) Cumplir y hacer cumplir las normas establecidas en la Unidad
Educativa, sus reglamentos, manual de funciones y otras disposiciones
internas.
d) Autorizar operaciones económicas y financieras coordinando con el
Director General y actuar como ordenador de pagos.
e) Instaurar sumarios administrativos a funcionarios de la Unidad
Educativa, que en el ejercicio de sus funciones atenten contra la
economía y desarrollo administrativo de la entidad.
6.- FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES.-
a) Cumplir y hacer cumplir el marco legal e institucional en el que basará

su gestión la función Administrativo - Financiera.
b) Administrar la función financiera, para lo cual deberá:
Aplicar políticas de financiamiento y contaduría dispuestas

por el Director, Consejo de Dirección y Planificación así
como los órganos reguladores del Estado.
Ejecutar las normas técnicas respecto al Sistema
de Presupuesto, para la formulación, ejecución y
evaluación del Sistema de Contabilidad Integrada.
c) Brindar las facilidades requeridas para que auditoria interna y/o externa
67
puedan cumplir con el examen de los estados financieros y el manejo de

los recursos financieros.
d) Cumplir y hacer cumplir las observaciones y recomendaciones que
resultasen de los exámenes de auditoria, adoptando las medidas correctivas
que mejoren la labor que cumple la función de Contabilidad.
e) Supervisar el control diario que se mantiene sobre saldos de las cuentas
corrientes, vigilando que los saldos permitan la atención oportuna de los
compromisos institucionales.
f) Supervisar la administración de las disponibilidades bancarias,
estableciendo si los compromisos son atendidos de acuerdo con su orden
de presentación y si estos corresponden a los previstos en los flujos de caja
y la programación propiamente dicha.
g) Propiciar la adopción de formatos técnicos para el tratamiento de la
información contable, en relación con el registro y control de los activos
fijos.
h) Conocer la aplicación de leyes, reglamentos, normas, procedimientos,
instructivos, formularios y disposiciones inherentes a la administración y
manejo de los recursos financieros.
i) Elaborar el Plan Operativo Anual.
j) Medir los resultados obtenidos en la administración y
programación financiera de la gestión.
k) Dirigir y Supervisar la función administrativa, relacionada con las
funciones de Administración de Bienes y Servicios, velando el
cumplimiento de las disposiciones legales al respecto, aplicando el en
Reglamento de Administración de Bienes y Servicios, aprobado por la
entidad.
l) Elaborar e impartir las directrices adecuadas para que las dependencias a
su cargo efectúen una gestión eficaz y sobre el desarrollo del Sistema de
Información Gerencial y se puedan obtener Estados Financieros y Estados
Presupuestarios.
68
m) Planificar, dirigir, supervisar y normar la gestión relativa al sistema de

compras de equipos, materiales e insumos que faciliten el normal
desenvolvimiento de la Unidad Educativa.
n) Ejecutar oportuna y estrictamente todos los procedimientos, para que las
adquisiciones se realicen con la agilidad y eficacia necesarias,
o) Proponer y recomendar a la Dirección políticas y estrategias orientadas a la
modernización y desarrollo de sistemas informáticos y de aplicaciones
técnico-administrativos.
p) Atender el relacionamiento con instituciones públicas y privadas cuando
exista delegación de dicha función por la Dirección de la Unidad
Educativa.
q) Emitir conceptos y orientaciones previas a negociaciones de acuerdos y
convenios de carácter bilateral o multilateral y vigilar su realización y
resultados.
r) Participar en las reuniones del Consejo de Dirección y Planificación con
derecho a voz y voto.
s) Elaborar Contratos de trabajo enmarcados dentro de la Ley General del
Trabajo en su acápite para educación.
t) Proponer y asesorar al Director en lo referente a la contratación o retiro de
personal docente, administrativo y de apoyo, y admisión y retiro de
alumnos.
7.- RELACIONES DE COORDINACION.-
Internas:
Con: - El Director.
- Las Coordinaciones de Unidad y Coordinaciones de
Nivel.
- El Personal de Servicios Generales.
- El Personal de Mantenimiento y Limpieza.
69
Externas:
- Instituciones con las que la Unidad Educativa tenga
relación y/o vínculo de dependencia regulatoria.
8.- ESPACIO FÍSICO
Oficina con capacidad de una persona cómodamente ubicada.

Un juego de living.
Un equipo de computación completo, impresora.
Un equipo de fotocopiadora
Un equipo de música
Un aparato telefónico
70
MANUAL DE FUNCIONES
1.- NOMBRE DE LA UNIDAD.- Recursos Humanos
2.- DEFINICIÓN DE LA UNIDAD.- Oficina de apoyo técnico en el área

Administrativa Financiera para el cumplimiento de planes, programas y proyectos
diseñados por la Unidad Educativa, para la obtención de resultados óptimos en el
rendimiento del personal, proporcionándole los medios necesarios apara para el
desempeño eficiente.
3.- DEPENDENCIA.- De la Dirección General., Unidad Administrativa Financiera.
• Responsable de la Unidad Administrativa Financiera

• Recursos Humanos.
• Secretaria General.
• Departamento de Contabilidad
• Adquisiciones.
• Activos Fijos y Almacenes
• Servicios Generales
• Enfermería.
71
5.- FUNCIONES
a) Planificar, organizar, dirigir, controlar y evaluar todas las actividades

relacionadas con el personal de la Unidad Educativa (Docentes,
Administrativo y de Servicios) conjuntamente con el Responsable de la
Unidad Administrativa Financiera.
b) Mantener actualizado el registro y carpetas de personal con la
documentación e información necesarias.
c) Dirigir el reclutamiento, selección, inducción y capacitación de personal
coordinando con el Director General y el responsable de la Unidad
Administrativa financiera.
d) Preparar planes de evaluación periódica del personal de la Unidad
Educativa.
e) Ejercer control permanente sobre la asistencia de todo el personal en los
horarios establecidos, elevando informes periódicos para los descuentos
respectivos.
f) Presentar al Director General y a la Administración, informes periódicos
sobre asistencia, vacaciones, partes de baja, comisiones, licencias,
ascensos, cambios, despidos y nuevas designaciones del personal.
g) Responsable de registrar y validar los reemplazos de personal
h) Cumplir y hacer cumplir el Reglamente Interno de personal, reglamentos
de disciplina de la Unidad Educativa y otras disposiciones legales,
internas y externas que regulen el sistema de personal aplicando la Ley
General del Trabajo y sus reglamentos.
i) Proporcionar información a contabilidad para la elaboración y
actualización de planillas de salario, proporcionando información de Altas
y Bajas, Ascensos, Incrementos, Cambios de función, y todo cuanto se
requiera.
j) Realizar la afiliación o baja del personal a la Caja de Salud y AFP
correspondiente.
72
k) Control de bajas por incapacidad del personal, registro del libro de

accidentes
l) Realizar aperturas de cuentas bancarias del personal nuevo.
m) Elaboración de planillas de sueldos, aguinaldos, bonos, subsidios y otros
beneficios del personal, así como los aportes laborales y patronales a las
instituciones designadas por ley; cálculo de beneficios sociales, finiquitos
en caso de retiros.
n) Comunicar oportunamente al Director General y/o Administrador, toda
irregularidad que evite el normal desenvolvimiento de sus funciones.
o) Difundir propuestas de formación y capacitación para el personal
p) Sugerir estrategias o planes para mejorar el rendimiento del personal
q) Sugerir programas para mejorar el bienestar social para los empleados de
la Unidad Educativa.
r) Elaborar planes de formación y capacitación en coordinación con la
Dirección General, Unidad Financiera Administrativa, Unidad de
Formación Académica.
s) Elaboración de certificados de trabajo cuando así se requiera
t) Elaborar contratos de trabajo, hacer visar en el Ministerio de Trabajo, y
realizar cuanto tramite se requiera
u) Comunicar oportunamente al Director General y/o Administrador toda
irregularidad que evite el normal desenvolvimientos de sus funciones.
v) Coordinar con el asesor legal, todos los tramites a realizar en el Ministerio
de Trabajo por problemas laborales.
w) Presentación de planillas, libro de registro de accidentes, manuales de
Higiene y Seguridad ocupacional, formularios de Aportes a las AFP, a la
Seguridad social, convenios salariales, registro de accidentes de trabajo y
todos los trámites relacionados con el personal en entidades estatales o
privadas.
x) Mantener actualizados los Manuales de funciones, descripción y
clasificación de cargos y manuales de procedimientos.
73
y) Cumplir y cooperar en otras funciones que le sean asignadas por el

Director General y/o Administrador y el departamento de Contabilidad.
z) Respetar el conducto regular en toda comunicación interna o externa.
6 RELACIONES DE COORDINACION
Internas:
Con: - Coordinador de asuntos Administrativos Financieros.
Externas:
- Ministerio de trabajo.
7.- ESPACIO FISICO Y EQUIPO A SU CARGO
Un ambiente para oficina

Un computador con impresora
Una silla
Un escritorio
Un aparato telefónico
Un gavetero para carpetas de personal
74
MANUAL DE FUNCIONES
1.- NOMBRE DE LA UNIDAD.- Secretaria General (Secretario)

Administrativa Financiera para el cumplimiento de planes, programas y
proyectos diseñados por la Unidad Educativa.
3.- DEPENDENCIA.- De la Dirección General y de la Unidad Administrativa

Financiera.

• Secretaria General (Secretario).
• Adquisiciones.
• Enfermería.
5.- ATRIBUCIONES.-
a) Coordinar los procesos administrativos de acuerdo a la formulación del

calendario interno de la Unidad Educativa, como también al calendario
emitido por el SEDUCA referentes al cumplimiento de plazos
establecidos, destinados a asegurar la consecución de los objetivos de
75
b) Administrar racional y eficientemente la información sobre las

calificaciones tanto del sistema modular como del sistema regular de la
Unidad Educativa.
c) Cumplir y hacer cumplir las normas establecidas en el colegio,
referentes sobre todo al manejo racional.
d) Planificar los procesos de inscripción del alumnado, admisión de
alumnos nuevos al la Unidad Educativa.
6.- FUNCIONES.-
a) Inclusión al sistema informático de familias y alumnos nuevos antes

del inicio de inscripciones
b) Planificación e Inscripción de alumnos al sistema regular de acuerdo a
rol interno (entrega de carnets de estudiante y góndola).
c) Elaboración de listas de alumnos sistema regular antes del inicio de
clases
d) Planificación y ejecución del sorteo de turnos para alumnos nuevos de
Primero de Primaria.
e) Publicación de códigos para alumnos nuevos.
f) Elaboración del Libro de Inscripciones del alumnado
g) Planificación e Inscripción de alumnos al sistema regular.
h) Elaboración de filiación del personal de la Unidad
Educativa
i) Elaboración de la estructura de la distribución de grados, paralelos,
asignaturas de docentes, al sistema informático para la introducción de
calificaciones (designación de login y paswords)
j) Corrección de calificaciones erradas parciales y trimestrales
k) Elaboración del anexo de información académica de gestión anterior
1) Elaboración del Catalogo interno del alumnado y personal
m) Revisión de notas parciales y elaboración de Libretas internas
76
(trimestralmente)
n) Elaboración de certificados e informes de los alumnos (en forma
permanente)
o) Elaboración de información institucional al SEDUCA ( a
requerimiento)
p) Diseño de proceso de admisión postulantes a 1ro. Primaria
q) Elaboración de informes académicos a la Unidad de Formación
Académica, Dirección General y Direcciones de Ciclo.
r) Control a las Inscripciones de alumnos al Sistema Modular
s) Revisión de notas y elaboración de actas del sistema modular
t) Traspaso de calificaciones modulares al centralizador histórico
u) Elaboración de boletines y Centralizadores de calificaciones finales
para el SEDUCA, Universidades Públicas y Privadas.
v) Elaboración de certificados de estudios tanto del sistema modular como
del regular
w) Elaboración de convalidación de calificaciones finales
x) Elaboración de listas de alumnos a Reforzamiento
y) Elaboración de diplomas internos
z) Elaboración del record académico para elección de abanderados
aa) Elaboración de datos estadísticos para ANDECOP.
bb) Elaboración del Cuadro de Honor (trimestralmente)
ce) Diseño y elaboración de boletas de reserva, folders admisión.
dd) Planificación y ejecución de admisión de alumnos otros cursos
(trimestralmente).
ee) Elaboración de informes estadísticos sobre rendimiento alumnado
ff) Elaboración de Libretas del Ministerio de Educación.
77
7.- ESPACIO FÍSICO.-
Oficina con capacidad de dos personas cómodamente ubicadas.

Un equipo de computación completo
Impresora.
Un equipo de computación (Servidor)
Tres impresoras
Un aparato telefónico.
78
MANUAL DE FUNCIONES
1.- NOMBRE DE LA UNIDAD.- Secretaria General (Auxiliar).

diseñados por el colegio.
3.- DEPENDENCIA.- De la Dirección General, del Responsable de la Unidad

Administrativa Financiera.

• Secretaria General (Auxiliar)
• Adquisiciones.
• Enfermería.
79
5.- FUNCIONES
a) Inclusión al sistema informático de familias y alumnos nuevos antes de
inicio de inscripción.
b) Planificación e Inscripción de alumnos al sistema regular
c) Inscripción y entrega de carnets de alumnos y de góndola.
d) Visitar periódicamente la Dirección Distrital de Educación para
recabar instructivos emanados por esa entidad.
e) Cambios y bajas del servicio de góndolas
f) Distribución de paralelos a alumnos nuevos
g) Revisión de notas parciales y elaboración de Libretas internas.
h) Diseño de proceso de admisión postulantes a lro. Primaría.
i) Proceso de admisión (revisar documentación).
j) Elaboración de certificados e informes de los alumnos para entidades
externas.
k) Elaboración de certificados e informes de los alumnos (uso interno).
l) Elaboración de información institucional a SEDUCA.
m)Elaboración del Libro de Inscripciones del alumnado.
n) Corrección de calificaciones erradas parciales y trimestrales.
o) Elaboración de listas de alumnos sistema regular y modular.
p) Elaboración de estructura académica Prof./curso/paralelo/asignat.
q) Elaboración de informes académicos a la Unidad de Formación
Académica, Dir. Ciclo, Dirección General
r) Control de alumnos en las inscripciones al Sistema Modular.
s) Revisión de notas y elaboración de actas del sistema modular.
t) Traspaso de calificaciones modulares al centralizador histórico.
u) Elaboración de boletines y Centralizadores de calificaciones finales para el

SEDUCA , Universidades Públicas y Privadas.
v) Elaboración de convalidación de calificaciones finales.
80
w) Elaboración de listas de alumnos a Reforzamiento.

x) Elaboración del Catalogo interno del alumnado y personal.
y) Elaboración de diplomas internos.
z) Elaboración de certificados de asistencia, estudios, tanto del sistema regular
como el modular.
aa) Elaboración del record académico para elección de abanderados.
bb) Elaboración de datos estadísticos para ANDECOP.
cc) Elaboración del Cuadro de Honor.
dd) Diseño y elaboración de boletas de reserva, folders admisión.
ee) Planificación y ejecución de admisión de alumnos otros cursos.
ff) Elaboración de informes estadísticos sobre rendimiento alumnado.
gg) Elaboración de Libretas del Ministerio de Educación.
hh) Llevar estadística del servicio de góndolas.
ii) Sacar backup del sistema computacional.

jj) Publicación de los códigos de alumnos nuevos.
kk) Asistir a reuniones convocadas por la Dirección Distrital de
Educación.
7.- ESPACIO FÍSICO
Oficina con capacidad de dos personas

Un ordenador Pentium.
Un ordenador que es el Servidor del sistema de información
computacional
Un CPU que sirve de imagen al sistema de información computacional
Una impresora láser HP
Una máquina de escribir.
81
MANUAL DE FUNCIONES
1.- NOMBRE DE LA UNIDAD.- Departamento de Contabilidad (Contador).


• Secretaria General.
• Departamento de Contabilidad (Contador).
• Adquisiciones.
• Enfermería.
82
5.- FUNCIONES
a) Elaboración de cheques para:

1. Reemplazo de profesores
2. Gastos realizados por el colegio mayores a Bs.200.00
3. Alquiler de góndolas
4. Gastos por servicios
5. Gastos por honorarios Profesionales
6. Gastos por servicios de Seguridad Física
7. Aportes por cargas sociales
8. Pago de Impuestos
9. Gastos de caja chica
10. Todos aquellos que se requieran
b) Realizar la contabilización en el sistema de:
1. Contabilización del movimiento en comprobante de Ingresos,

Egresos y Traspasos diariamente.
2. Pagos de Comisiones de los Bancos
3. Intereses Bancarios
4. Contabilización de depósitos por ingresos percibidos en
oficina por el diferente concepto, según facturas manuales
diariamente.
5. Contabilización de Planillas de Sueldos
6. Contabilización por pago de aportes
7. Liquidación y pago de impuestos
8. Contabilización y registro por compra, venta o baja de activos
fijos
9. Contabilización movimiento de caja chica
83
10. Contabilización y registro de todo el movimiento de la

Unidad Educativa.
c) Elaborar Estados Financieros de acuerdo a requerimiento.

d) Elaboración de Formularios de Impuestos Internos para envió a la oficina.
e) Elaborar conciliaciones bancarias mensualmente
f) Elaborar conciliaciones de cuentas que así lo requieran
g) Entrega de Cheques emitidos
h) Elaboración de Planilla de sueldos del personal de la Unidad Educativa
mensualmente
i) Elaboración de papeletas de pago
j) Elaboración de planillas de Aportes a las diferentes Instituciones
k) Coadyuvar con la información a padres de familia en:
1. Estado de Cuentas de sus hijos
2. Sellado de Carnets de góndola
3. Cobro por pagos que se realicen en la institución
l) Coadyuvar con la información a de:
1. Revisar la carta y CD para pago de sueldo en entidad
financiera.
2. Revisión de planillas de sueldo para su envió al Banco.
3. Liquidación de impuestos
m) Realizar cualquier otra función que su cargo lo requiera.
84
MANUAL DE FUNCIONES
1.- NOMBRE DE LA UNIDAD.- Departamento de Contabilidad (Auxiliar).


• Secretaria General
• Departamento de Contabilidad (Auxiliar).
• Adquisiciones.
• Enfermería.
85
5.- FUNCIONES
a) Llenado de formularios por los correspondientes Aportes por cargas

sociales
b) Realizar el pago de aportes a las diferentes Instituciones
c) Elaborar un informe del personal nuevo y mandar datos personales,
mensualmente.
d) Elaborar los libros de COMPRAS y VENTAS IVA mensualmente
e) Recibir dinero por los diferentes conceptos cancelados en la Unidad
Educativa.
f) Revisar las facturas de los formularios 110 de todo el personal de la
Unidad Educativa y validar información en medio magnético del
personal que presentan en DA VINCI para su envió las oficinas
de Impuestos Internos.
g) Revisar diariamente facturas emitidas por la unidad encargada de su
verificación.
h) Archivo de planillas de sueldos
i) Archivo de planillas y formularios de Impuestos Internos
j) Archivo de planillas y formularios de Aportes
k) Archivo de facturas.
l) Realizar la carta e información magnética para la cancelación de
sueldos en la entidad financiera Bancaria para tal efecto.
m)Revisión de planillas de sueldo para su envió a la entidad Bancaria.
n) Realizar la atención a padres de familia, alumnos y personal en:
1. Información de estados de cuenta de sus hijos

2. Sellado de Carnets de góndola
3. Informe de deudas de cada alumno
86
4. Cobro de: Cursos modulares, servicio de góndola modular,

carnets de estudiante, Formularios de admisión, admisiones,
alquileres y de cuanto se requiera
5. Entrega de talonarios de fotocopias de los profesores y del
personal de administración
6. Informar a todo el personal administrativo y docente sobre sus
saldos RC IVA
7. Informar a los docentes y administrativos sobre el llenado de
formulario 110 y que facturas sirven para su descargo
8. Informar a los padres de familia de deudas gestiones anteriores
9. Devolución de copias de formularios RC-IVA (110)
debidamente revisado y corregidos.
10. Realizar cualquier otra función que su cargo lo requiera.
87
MANUAL DE FUNCIONES
1.- NOMBRE DE LA UNIDAD.- Servicios Generales.

diseñados por la Unidad Educativa
3.- DEPENDENCIA.- De la Dirección General, del Responsable de la Unidad

Administrativa Financiera e indirectamente de Contabilidad

• Secretaria General
• Departamento de Contabilidad.
• Adquisiciones.
• Activos Fijos y Almacenes.
• Servicios Generales.
• Enfermería.
88
5.- FUNCIONES
Activos Fijos y Almacenes
a) Atender la solicitud de compra de activos de acuerdo a

requerimientos, previa aprobación del Director General y/o del
Administrador.
b) Crear y mantener registros permanentes y detallados de altas,
retiros, traspasos, mejoras y bajas de los Activos fijos que posibilite
su identificación, clasificación y control.
c) Deberá realizar la adquisición y reparación de activos, previa
solicitud debidamente documentada, autorizada y aprobada.
d) Poner en consideración de las autoridades, un detalle de los bienes
obsoletos, dañados o perdidos, para ser dados de baja oportunamente
de los registros contables e inventarios.
e) Elevar informes periódicos, sobre movimientos o traslados de
bienes, a conocimiento del administrador.
f) Realizar el control, registro e inventario de todos los activos fijos de
g) Llevar un registro apropiado de activos fijos por secciones.
h) Comunicar oportunamente al Administrador toda irregularidad que
evite el normal desenvolvimiento de sus funciones.
i) Efectuar la codificación de muebles y equipos que permita un
control y seguimiento, adecuados.
j) Llevar un registro individual de los empleados con relación de
los activos a su cargo.
k) Conciliar con contabilidad periódicamente.
89
Almacenes
a) Elaborar la solicitud de compra de acuerdo a los requerimientos

y reposición de stock de materiales, previa autorización de
Dirección General y/o Administración.
b) Recibir, clasificar, almacenar, conservar, controlar y distribuir
correcta y eficientemente los materiales e insumos a los diferentes
sectores.
c) Custodiar y despachar las existencias del almacén, evitando
deterioro y pérdidas.
d) Elaborar y entregar a la sección de contabilidad el informe mensual
del movimiento físico de Almacenes.
e) Levantar inventario físico semestralmente de todos los almacenes a
su cargo y todos los bienes de la Unidad Educativa, coordinando con
contabilidad y cuando las circunstancias así lo requieran.
f) Separar los materiales en mal estado de conservación o
deteriorados,, sugiriendo dar de baja a las autoridades de la Unidad
Educativa.
g) Mantener los almacenes en adecuado estado de orden y limpieza
h) Preparar el estado anual de consumo y existencias para el
balance general.
i) Elaborar notas de remisión y entrega de materiales y/o bienes.
j) Llevar un kardex de existencia física de materiales y bienes.
k) Elevar informes periódicos sobre las existencias a contabilidad.
l) Llevar un control de la dotación de material de escritorio e insumos
al personal debidamente respaldados, con pedidos de material
debidamente autorizados por la autoridad pertinente.
m) Comunicar al Administrador cualquier irregularidad que evite el
normal desenvolvimiento de sus funciones.
90
Otras funciones
n) Cumplir y cooperar en otras funciones que le sean asignadas por el

Director General y/o Administrador y el departamento de
Contabilidad.
o) Respetar el conducto regular en toda comunicación interna o
externa.
p) Realizar cotizaciones, llevar y recoger correspondencia, interna
o externa, relacionada con la Unidad Educativa.
q) Supervisar trabajos de mantenimiento de inmuebles, muebles,
equipos y vehículo.
r) Coordinar a través del Administrador con el personal de servicio
(limpieza) el buen desempeño de sus labores.
6.- ESPACIO FÍSICO Y EQUIPO A SU CARGO

Los almacenes de útiles de escritorio y depósitos
Un computador con impresora
Una silla
Un escritorio.
91
7.6 Manual de procedimientos
Kellog explica que "el manual de procedimientos presenta sistemas y técnicas

específicas. Señala el procedimiento preciso a seguir para lograr el trabajo de todo el
personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña
responsabilidades específicas. Es un procedimiento por escrito.16
7.6.1 Identificación
Este documento incorpora la siguiente información:
Logotipo de la organización.
Nombre oficial de la organización.17
Denominación y extensión {general o específico). De corresponder a
una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.
Lugar y fecha de la elaboración.
Numero de revisión (en su caso).
Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.
Clave de la forma: el primer término las siglas de la organización, en
segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza
la forma y por último el número de la forma. Entre las siglas y el
número debe colocarse un guión en diagonal.
16
Graham, Kellog; "Preparación del Manual de Oficina"; México; 1963
17
Idem
92
7.6.2 Contenido
Relación de los capítulos que forman parte del documento.18
7.6.3 Introducción
Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia

de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las
áreas comprendidas en el manual.
7.6.4 Objetivos de los procedimientos
Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.
7.6.5 Alcance de los procedimientos
Esfera de acción que cubren los procedimientos, se refiere a las instancias internas y
externas de la institución que intervienen en un proceso.
7.6.6 Responsables
Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en

cualquiera de sus fases.
93
7.6.7 Políticas o normas de operación
En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se

determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidades de las
distintas instancias que participan los procedimientos.
7.6.8 Descripción de las operaciones
Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones
que se realizan en un procedimiento, explicando en qué consisten, cuando, cómo, dónde,
con qué y cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo.19
Cuando la descripción del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias

áreas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se
trata de una descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que
indicarse el puesto responsable de cada operación. Es conveniente codificar las
operaciones para simplificar su comprensión e identificación, aun en los casos de varias
opciones en una misma operación.
7.6.9 Diagramas de flujo
Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un

procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades
administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento
detallado), en cada operación descrita. Además, suelen hacer mención del equipo o
recursos utilizados en cada caso.20
18
Gomez Seja of.cit. pag.385
19
Gómez Ceja, Franklin Benjamín Guillermo; "Organización y Métodos un Enfoque Competitivo"; Editorial Mc Graw- Hill/
20
Gómez Ceja, Franklin Benjamín Guillermo; "Organización y Métodos un Enfoque Competitivo"; Editorial Mc Graw- Hill/
94
Los diagramas presentados en forma sencilla y accesible en el manual, brindan una

descripción clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión. Para este efecto, es
aconsejable el empleo de símbolos y/o gráficos simplificados.
95
PROCESO DE COMPRAS
ACTIVIDAD: COMPRAS MAYORES A Bs. 2000.00
OBJETIVO
Establecer los procedimientos que se deben seguir para la adquisición de bienes, cuyo
costo excede a Bs. 2000.00.
DEFINICION DE CONCEPTOS
Compras.- Obtención de algo a cambio de dinero.
Admisión: En el contexto bursátil, previo cumplimiento de los requisitos legales,
aceptación de la negociación de títulos de renta fija o variable en la Bolsa de valores.
Director:
Ciclo: De esta forma se conoce la variación que experimenta la situación económica de
un país a largo plazo, medida a través de sus índices macroeconómicos. El ciclo
económico se llama expansión si es alcista y recesión si es bajista
FORMULARIOS A UTILIZAR
Formulario No: 1 solicitud de materiales; ordenes de compra; formulario de bienes de
ingreso a almacenes
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
Los órganos responsables de la contratación, por medio de la Gerencia Administrativa,

en coordinación con las Unidades Administrativas requirentes, deben programar con
anticipación suficiente la adquisición de los bienes necesarios para satisfacer las
necesidades del servicio.
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
Este procedimiento es la modalidad de Compras, aplicable cuando se solicitan materiales

por medio de cotizaciones, de manera directa, a proveedores y contratistas que se
encuentren en condiciones de proporcionar los materiales y/o servicios, en virtud de los
montos autorizados y definidos por el Directorio y/o Administrador.
96
1. Solicitud de Bienes y Servicios (Funcionario de la Unidad

Ejecutora); Las Unidades Ejecutoras solicitan la compra de bienes o
servicios previstos en el presupuesto anual para el cumplimiento de
las metas y objetivos de los programas a cargo. Previamente deberá
verificarse existencia en almacén y, a la vez, consultar la
programación de Cuota de Compromiso.
2. En caso de contar con existencias o no tener Cuota de Compromiso,
no se proseguirá con el proceso de compras, regresa a la actividad 1.
3. Si no se cuenta con suficiente producto en Almacén o no hay en
absoluto y se ha programado Cuota de Compromiso, se procederá a
la elaboración de Solicitud de Materiales.
4 El empleado de la Unidad Ejecutora solicitará los suministros por

medio del formulario de Solicitud de Materiales, donde deberá
indicar número de solicitud, lugar, fecha, entidad, Gerencia
Administrativa y Unidad Ejecutora, Fuente de Financiamiento.
objeto o código y descripción de los ítems y anotar observaciones o
una explicación que fundamente la solicitud.
5 Traslado de Solicitud de Compras (Funcionario de la Unidad
Ejecutora).
El Funcionario de la Unidad Ejecutora (Administrador) trasladará la
Solicitud a la unidad de servicios generales, debidamente firmada y
sellada por el Administrador de la Unidad Ejecutora y el Director de
la Dirección correspondiente.
6 Si es aprobada la solicitud: se procede a realizar las cotizaciones
correspondientes
7 Si no, se devuelve a la Unidad Ejecutora.
8 Publicación de Solicitud de Compra de Materiales (Encargado de
Publicaciones); El encargado de publicar analizará el mecanismo de
97
compra de las solicitudes (directa o publicación), se realizarán las

cotizaciones de las compras directas y se preparará la publicación de
las solicitudes que ameriten la misma. La publicación se realizará en
medio de comunicación escrito y a nivel nacional. Los cotizadores
de las compras directas entregarán a proveedores interesados las
cotizaciones en el lugar, fecha y hora indicada.
9 Apertura y Adjudicación de Cotizaciones (Comisión Evaluadora).
La Comisión Evaluadora (Pre-Intervención y Auditoría) para la
apertura de cotizaciones presentadas y posterior adjudicación,
firmando y sellando la cotización seleccionada, Luego, las
cotizaciones serán revisadas y aprobadas, mediante Visto Bueno del
encargado de la unidad administrativo financiero.
10 Si fueron aprobadas se procederá a la elaboración del Acta de
Adjudicación, la cual debe ir firmada por todos los integrantes de la
Comisión Evaluadora.
11 En caso de no ser aprobadas, volverá a hacerse la publicación o,
según disposición del Director Administrativo Financiero
12 Traslado de Expediente (Presupuesto); El responsable de Servicios
Generales traslada el expediente adjudicado a la unidad
Administrativo Financiero, y se asignará Estructura Presupuestaria
al expediente si hay disponibilidad presupuestaria.
13 La Unidad Administrativo Financiero se reserva el derecho de
rechazar y devolver a las Unidades Ejecutoras las solicitudes por
cuota de compromiso y/o saldos presupuestarios insuficientes.
14 Elaboración de Documentos Formales Orden de Compra y F-01
El encargado de servicios generales elaborara las Órdenes de
Compras, la Orden de Compra llevará el Visto Bueno de la Unidad
Administrativo Financiero.
15 Firma de Orden de Compra (Gerente Administrativo). El Gerente
98
Administrativo revisará, firmará y sellará las órdenes de Compra, los

expedientes que fueron revisados por la comisión.
16 Verificación del F-01 - La Cotización Aprobada se la envía a la
Unidad de contabilidad.
17 Aprobación de F-01. (Contador). El Contador General aprobará la
cotización.
18 El encargado de servicios Generales llamará al Proveedor para que
realice la entrega de los materiales y documentos requeridos de
acuerdo a lo establecido.
La factura debe tener la firma de recibido el producto por el
Encargado Servicios Generales, así como el Formulario de Ingreso
de Bienes del Almacén correspondiente.
19 Revisión de Pago (Unidad Administrativo Financiero)
Serán remitidos los documentos de cotización y entrega del bien a
la Unidad administrativo financiero para su revisión y realizarán el
Devengado es estado de Elaborado, así como la Verificación del
Devengado.
20 Unidad Administrativo Financiero.- remitirá la documentación al
Departamento de Contabilidad para la aprobación del Devengado y
realización del cheque pago y elaboración del Comprobante de
compras.
99
PROCESO DE CONTRATACION DE PERSONAL

ACTIVIDAD: Contrato de personal
OBJETIVO
Establecer los mecanismos y pasos que se deben seguir para la contratación de personal
Administrativo.
Contrato: Se trata del acuerdo entre dos o más partes, mediante el cual se obligan los
contratantes a dar, hacer o no hacer alguna cosa, que vienen especificadas claramente en
el mismo.
Financiero: Es la persona que aporta dinero a una empresa o a un determinado proyecto.
En un sentido más genérico, también se les da este nombre a las personas relevantes en el
mundo de la banca y las finanzas.
Operativo: Son las acciones intencionado para negociar algo según unas reglas
preestablecidas.
Formulario No 2 Formulario de Admisión
Las propuestas de Contratación de Personal (Operativo) presentados por

las diferentes Unidades Administrativas, deberán cumplir con los
requisitos de las Condiciones Generales de Trabajo vigentes en la ley
General del trabajo.
Para la formalización de la Contratación de Personal (Operativo) el
candidato deberá aprobar los exámenes correspondientes; y entregar los
documentos que le sean requeridos y sea firmado de autorización el
formato RH-1 de Movimientos de Personal.
Para la Contratación de Personal (Operativo) deberá de estar la plaza
vacante, misma que se acreditará con la renuncia del personal que causó
baja; en caso de que se cubra una plaza de nueva creación, se deberá de
anexar el dictamen de aprobación de la instancia correspondiente.
100
Para la Contratación de Personal deberá presentarse el Formato RH-1

correspondiente y los documentos personales siguientes:
- Solicitud de empleo.
- Constancia de grado máximo de estudios.
- Cartilla liberada del Servicio Militar Nacional, en caso de ser
mujer no será requisito.
- Una fotografía 3 x 3
- Cédula de identidad.
Las Firmas de autorización que deberá contener el Formato RH-1 para el
personal operativo son las siguientes:
- Director General de la Unidad Administrativa de adscripción
del trabajador.
- Director de Personal.
Las altas y bajas recibidas deberán ser registradas en las tarjetas Kardex de
las plazas respectivas, a efecto de mantener un registro actualizado de las
mismas para su control.
Las altas de personal operativo sólo serán a partir de los días primero y
dieciséis de cada mes.
1. Unidad Administrativo Financiera .- Remite a la Dirección de

Personal por medio de oficio original y copia para acuse de recibo,
el formato RH-1 Contratación de Personal Administrativo original
y 3 copias y documentación comprobatoria.
2. Recursos Humanos.- Recibe y revisa que la documentación venga
completa.
3. Si no cumple con los requisitos: Comunica a la Unidad
Administrativo Financiera de la anomalía. Regresa a la Actividad 1.
4. Si cumple con los requisitos: Entrega al Comisión Evaluadora
formato RH-1 (en original y 3 copias) y documentación
comprobatoria.
101
5. Comisión Evaluadora .- Recibe de la Dirección de Personal

formato RH-1 (en original y 3 copias) y documentación
comprobatoria correspondiente, revisa su procedencia y que la
plaza a ocupar esta vacante contra registro de personal (kardex).
6. Comisión Evaluadora.- Asigna número de folio a formato RH-1 (en
original y 3 copias).
Registra movimientos en kardex y elabora relación de los
mismos, registrando el (los) nombre (s) del (los) candidato (s) y
número de folio para control y trámite de firma para su archivo.
7. Envía para firma Unidad Administrativa Financiera el formato RH-1
(en original y 3 copias) foliados con documentación comprobatoria.
Verifica que la información este correcta y completa para firma de
autorización.
8. SI NO CUMPLE CON LOS REQUISITOS.- RESPONSABLE UNIDAD
ADMINISTRATIVA FINANCIERA, Comunica al Departamento de
Recursos Humanos incongruencias en su caso y Regresa a la
Actividad 6.
9. Si viene correcta: Firma formatos RH-1 (en original y 3 copias) y
devuelve con documentos comprobatorios Recursos Humanos.
10. Departamento de Recursos Humanos.- Recibe de la Dirección
Administrativa financiera formato RH-1 en original y 3 copias y
documentación verifica que los formatos RH-1 se encuentren
firmados por el Dirección Administrativa financiera.
102
Elabora oficio de envío del formato RH-1 en original y 3 copias a

las siguientes Áreas
- Administrativas: Formato original RH-1 y documentación
comprobatoria.- Para el Departamento de Archivo.
- 1ª.Copia.-Formato RH-1.-Para el Departamento de Nóminas .- Para su
captura.
-2ª.Copia.-Para la Carpeta de Control y Consulta.
-3ª.Copia.- Para la Integración del Expediente Personal (Recursos
Humanos) con acuse de recibo y archiva para su control.
11. Fin de proceso.
103
INSTRUCTIVO DE LLENADO PERSONAL OPERATIVO
1. El nombre de la Unidad Administrativa a la que está adscrito el trabajador.

2. La clave que corresponde al tipo de movimiento de que se trate (alta,
baja, licencia, reanudación de labores, permuta etc.).
3. Número de control asignado por la Unidad Administrativa
correspondiente.
4. Día, mes y año de elaboración del formato.
5. Espacio destinado para el uso exclusivo del Departamento de Movimientos
de Personal y Tesoreria para registro de número de folio de control de los
movimientos efectuados dentro de la Secretaría.
6. El Registro Federal de Contribuyentes del trabajador.
7. El nombre completo del trabajador en el orden señalado.
8. La fecha en que inicia la vigencia del movimiento, siguiendo el orden
establecido en el encabezado.
9. La fecha de termino de la vigencia del movimiento, siguiendo el orden
previamente establecido; en caso de tener una vigencia abierta en este
espacio se deberán anotar seis ceros separados a manera de fecha (00-00-
00).
10. Domicilio completo del trabajador en el orden indicado en el formato.
11. Una cruz el recuadro correspondiente al sexo del trabajador.
12. La denominación del puesto que ocupaba el trabajador dentro de la
Unidad Educativa, consultando dicha denominación en el tabulador de
sueldos vigente.
13. El Código de puesto asignado al trabajador de acuerdo a la plaza
asignada.
14. El nivel que corresponde al puesto de origen.
104
15. El número que corresponde a la ubicación física del trabajador dentro de

la Unidad Educativa, para lo cual deberá ser consultado el "LISTADO
DE UBICACIONES FISICAS".
16. La denominación del puesto de la plaza vacante a ocupar.
17. La clave de identificación que corresponda a la denominación del puesto
a ocupar de acuerdo al catalogo de puestos.
18. El nivel salarial que corresponda a la plaza vacante a ocupar.
19. El sueldo correspondiente al nivel asignado de acuerdo al tabulador de
sueldos vigente.
20. El Rango del Tabulador de Sueldos, que siempre será 3 (tres).
21. Los datos indicados de la persona que deja la plaza, agregando la fecha en
que lo hace.
22. Nombre y firma del Director de Personal.
23. Nombre y firma del Director General de la Unidad Administrativa a la
que pertenece el trabajador.
24. Nombre y firma del trabajador.
105
PROCESO DE ADMISION
ACTIVIDAD: ADMISION DE ALUMNOS NUEVOS

OBJETIVO
Establecer los mecanismos y pasos que se deben seguir para efectuar la admisión de
alumnos nuevos en el colegio
Admisión: Trámite previo en que se decide, atendiendo a aspectos de forma, si una
demanda o recurso deben pasar o no a ser resueltos en cuanto al fondo.
Director: Autoridad Superior que dirigen los diferentes ramos en que se divide la
entidad Educativa.
Ciclo: Conjunto de una serie de fenómenos u operaciones que se repiten ordenadamente.
Formulario No 3 Formulario de Admisión
PROCEDIMIENTO
1. Reunión de junta directiva, Director y/o Administrador, para

establecer, aspectos relacionados a la admisión para alumnos nuevos
desde primer curso. Directorio
2. Publicación: El departamento de Secretaria deberá efectuar la

publicación tanto por medios de publicación escrita como en las
vitrinas de la Unidad Educativa. Secretaria y Mensajería
3. Entrega de formularios de postulación en Secretaria
4. Recepción de solicitudes y documentación en el departamento de

secretaria.
5. Revisión de la documentación recibida a cargo del departamento de

secretaria, no considerando postulaciones en la que falte alguna
documentación.
106
6. Publicación del rol de exámenes de admisión por fechas. Secretaria

general
7. Recepción de pruebas escritas a cargo del plantel docente en tres

sesiones (Actitudinal, Psicomotricidad y conocimientos)
8. Revisión de las pruebas a cargo del plantel docente designado para

tal efecto por la dirección de ciclo.
9. Publicación de listas para las entrevistas con la familia de los

postulantes por Secretaria.
10. Entrevistas a familias, responsables Directores de ciclo.
11. Reunión de Directores para evaluar los eventos suscitados en las

reuniones con los padres de familia.
12. Lista de los participantes admitidos para el colegio.
13. Fin del proceso.
7.7 ESTRUCTURA ORGÁNICA
Descripción ordenada de las unidades administrativas de una organización en función de

sus relaciones de jerarquía.
Esta descripción de la estructura orgánica debe corresponder con la representación

gráfica en el organigrama, tanto en lo referente al título de las unidades administrativas,
como a su nivel jerárquico de adscripción. Además, es conveniente codificarla en forma
tal que sea posible visualizar claramente los niveles de jerarquía y las relaciones de
dependencia.
107
7.7.1 Organigrama
Es la representación gráfica de la estructura orgánica que muestra la composición de las

unidades administrativas que la integran y sus respectivas relaciones, niveles
jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad, supervisión y
asesoría.
7.7.2 Tipos de Organigramas
Cada persona que ocupa un puesto en la organización debe recibir ordenes de una única
fuente.21
Toda decisión que se adopte respecto a un integrante de la organización debe ser
efectuada con conocimiento y consentimiento del supervisor inmediato del afectado por
la decisión.22
Debe existir y aplicarse un mecanismo que permita controlar y evaluar el cumplimiento
de las responsabilidades asignadas a los niveles jerárquicos. Por su amplitud y debido a
la complejidad de las empresas, en la actualidad se ha subdividido en dos tipos:
Organigramas Maestros
Organigramas Suplementarios
7.7.3 Organigramas Maestros
Éstos muestran la estructura completa, dando a simple vista un panorama de todas las
relaciones entre los departamentos o componentes principales.
21
Gómez Ceja, Op. Cit, Pág. 385
22
Gómez Ceja, Op. Cit, Pág. 385
108
7.7.4 Organigramas Suplementarios
Éstos muestran un solo departamento o uno de los componentes principales.

Es conveniente tener en cada departamento un organigrama maestro y uno suplementario
del propio departamento. Esto permite aclarar y poner en relieve el trabajo en cada
departamento y difundir el conocimiento sobre la estructura orgánica y su utilidad en la
empresa.
7.7.5 Clasificación de los Organigramas
Por la forma de presentación los organigramas se clasifican de la siguiente manera:
Organigramas Verticales
Organigramas Horizontales
Organigramas Circulares
7.7.5.1 Organigramas Verticales
En éstos las jerarquías supremas se presentan en la parte superior, ligadas por líneas que
representan la comunicación de autoridad y responsabilidad, además jerarquías que se
colocan hacia abajo a medida que decrece su importancia.
7.7.5.2 Organigramas Horizontales
Coloca las jerarquías supremas en la izquierda y los demás niveles hacia la derecha, de
acuerdo con su importancia.
7.7.5.3 Organigramas Circulares
Como su nombre lo indica se encuentran formados por círculos concéntricos,

correspondiendo el central a las autoridades máximas, y en su alrededor se encuentran
otros que se hallarán mas o menos alejados en razón de su jerarquía.
109
ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD EDUCATIVA “ALFA Y OMEGA”
NIVEL DE PROVINCIAL ADMINISTRACIÓN CENTRAL

DIRECCIÓN
CONSULTA
ASESORAMIENTO SECRETARIO DE
EDUCACIÓN
AUDITORÍA INTERNA
NIVEL EJECUTIVO
DIRECTOR DE LA U. ADMINISTRACIÓN
EDUCATIVA
CONSEJO DE DIRECCIÓN SECRETARIA

GENERAL (DIR)
Y PLANIFICACIÓN
PARTICIPACIÓN FORMACIÓN ADMINISTRACION

COMUNITARIA HUMANA FINANCIERA
ÁREAS
CURRICULARES
NIVEL TÉCNICO R.R.H.H.
OPERATIVO
SECRETARIA
PRIMARIA
GENERAL
CONTABILIDAD
.
SECUNDARIA
ADQUISICIONES
ACTIVOS FIJOS
ALMACENES
SERVICIOS
GENERALES
ENFERMERIA
110
AREA ADMINISTRATIVA FINANCIERA

ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD EDUCATIVA “ALFA Y OMEGA”
ADMINISTRACIÓN
FINANCIERA
RECURSOS HUMANOS
SECRETARIA
GENERAL
CONTABILIDAD
ADQUISICIONES.
ACTIVOS FIJOS Y
ALMACENES
SERVICIOS GENERALES
ENFERMERIA
111
PROPUESTA DE DOCUMENTOS ADMINISTRTATIVOS PARA MEJORAR EL

CONTROL
INTERNO Y LA EFICIENCIA DE LA UNIDAD EDUCATIVA TIPO
Una vez examinado el manejo administrativo de la Unidad Educativa “ALFA Y

OMEGA”, se pudo evidenciar que no es el esperado, toda vez que el mismo no cuenta
con estatutos ni con Manuales Administrativos que coadyuven a llevar a cabo sus
actividades con los mecanismos de ejecución y control adecuados.
Es así que, se ha considerado necesario elaborar los documentos inexistentes, los mismos
que serán los siguientes:
- Organigrama
- Manual de funciones
- Manual de Procedimientos
2.2 Organigrama
El Organigrama, es un documento informativo que muestra la estructura de una empresa,
por lo que el organigrama de la Unidad Educativa “ALFA Y OMEGA” se diseñó de la
siguiente manera:
2.3 Manual de Funciones
El Manual de funciones es un documento administrativo, de gran utilidad ya que informa

de las funciones que deben desempeñar cada uno de los funcionarios de la organización.
A continuación se propone un manual de funciones para la Unidad Educativa “ALFA Y

OMEGA”, que permite controlar el cumplimiento de actividades del personal; ya que
este documento además de ser complementario al organigrama, contiene las funciones
que deben desempeñar cada uno de los ocupantes de puestos de una organización de este
tipo.
La estructura y formato del manual se presenta a continuación:
112
2.4 Manual de Procedimientos
El Manual de Procedimientos, es un documento informativo; por lo que a continuación se

plantea un manual de procedimientos, en el que se indican de manera clara los pasos a
seguir de las principales actividades de la Unidad Educativa “ALFA Y OMEGA”.
Contar con dicho manual es muy importante ya que el mismo es una herramienta de
control de las actividades, mediante el cual se puede hacer un seguimiento para
evidenciar si la institución cumple o no con lo establecido.
Este control interno detalla las actividades que se realizan, para que cualquier persona
que ingrese a la institución no tenga dificultad para realizar sus tareas. Para una mejor
comprensión de los pasos señalados en éste manual, se diseñaron diagramas de flujo
como representación gráfica de las actividades.
El manual de procedimientos detalla las siguientes actividades
COMPRAS.
CONTRATACION DE PERSONAL.
ADMISION ALUMNOS NUEVOS.
113
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
114
CAPITULO VIII: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
El resultado del trabajo de investigación, ha encontrado que el principal problema de la

Unidad Educativa. Es la ausencia de normas y procedimientos administrativos; los
mismos que son necesarios para el logro de un adecuado control interno en estas
organizaciones; habiéndose arribado a las siguientes conclusiones y recomendaciones:
1. Conclusiones
- No existen manuales ni estatutos, que regule las actividades de las Unidades
Educativas “ALFA Y OMEGA”, lo que puede ocasionar un mal ambiente de relaciones
entre los socios e inclusive con el personal de la organización, alumnos y padres de
familia y el estado.
- Se ha podido evidenciar la ausencia de un organigrama, en la Unidad
Educativa; lo que ocasiona la falta de información para el personal de la
Unidad Educativa “ALFA Y OMEGA”; ya que ignora como está
constituida la organización y las líneas de autoridad, responsabilidad y
dependencia.
- No cuenta con un manual de funciones, que permita al personal de la
Unidad Educativa conocer sus limitaciones y funciones en la Unidad
Educativa “ALFA Y OMEGA”; aspecto que puede afectar el desarrollo
normal de actividades e inclusive generar la superposición de funciones.
- Así mismo se puede afirmar, que la ausencia de un manual de
procedimientos, ha ocasionado que no se cumplan con todos los
procedimientos que se deben seguir para efectuar las actividades, lo que
genera un inadecuado control de las operaciones en la Unidad Educativa.
- Finalmente se ha podido evidenciar que en general las empresas dedicadas
al proceso de enseñanza, no cuentan con herramientas adecuadas para un
eficiente control Interno.
115
2. Recomendaciones
- Es importante que las empresas cuenten con un Estatuto, que señale las
atribuciones, obligaciones y derechos que tienen los socios de una Unidad
Educativa, por lo que se sugiere en el presente trabajo organigrama y
manuales para el mejor funcionamiento de la Unidad Educativa “ALFA Y
OMEGA”.
- Al ser el organigrama un instrumento informativo, se ha elaborado un
organigrama para la organización de acuerdo a la realidad administrativa, por
lo que se sugiere a la reunión de socios estudiarlo, aprobarlo y utilizarlo en el
cotidiano vivir de la organización.
- El Manual de funciones, es uno de los documentos administrativos, que
toda organización, empresa debería tener; ya que el mismo informa de los
cargos, de los requisitos de los mismos y de las funciones que debe
desempeñar cada uno de los funcionarios; por lo que se hace una necesidad
que la Unidad Educativa “ALFA Y OMEGA” cuente con este documento
informativo, que por supuesto coadyuvará a informar al personal de sus
actividades y así evitar superposición de funciones o desconocimientos de sus
funciones.
- Todas los funcionarios de la Unidad Educativa, deben conocer los
procedimientos que se deben seguir para efectuar un determinada actividad,
esta situación lleva a tener resultados deseados en el logro de objetivos; por
lo que se recomienda la utilización del manual que se propone y en el futuro
la complementación del mismo.
- Lamentablemente en Bolivia no se ha desarro llado este tipo de trabajos

para el mejor control y desenvolvimiento de las unidades educativas; por lo
que se recomienda en general a las personas dedicadas a esta actividad
implantar medidas de control interno a las empresas que manejan en forma
empírica.
116
ANEXOS
117
U.E. “ALFA Y OMEGA”

LA PAZ - BOLIVIA
SOLICITUD DE MATERIALES
1. No. DE REGISTRO:
2. PAG. No.:
4. UNIDAD SOLICITANTE: 5. UNIDAD CONSUMIDORA: 3. CODIGO D ELA UNIDAD:
6. UBICACIÓN DE LA UNIDAD: 7. NOMBRE Y APELLIDOS DEL RESPONSABLE DE
UNIDAD:
11. UNIDAD 12. CANTIDAD

8. ITEM 9. CODIGO 10. ARTICULO
MEDIDA PEDIDA ENTREGADA
13. TOT. 14. NOMBRES Y APELLIDOS DEL 15. FIRMA: 16. FECHA: 17. OBSERVACIONES:
ITEMS RESPONSABLE DE LA UNIDAD
CONSUMIDORA:
18. FIRMA RESPONSABLE: 19. FIRMA RESP. UNI. 20. Vo.Bo. JEFE DE 21.RECIBIDO CONFORME
FECHA: / / CONSUMIDORA ALMACEN FECHA: / /
FECHA: / / FECHA: / /
INSTRUCTIVO DE LLENADO PERSONAL OPERATIVO
1. El nombre de la Unidad Administrativa a la que está adscrito el trabajador.

2. La clave que corresponde al tipo de movimiento de que se trate (alta, baja,
licencia, reanudación de labores, permuta etc.).
3. Número de control asignado por la Unidad Administrativa
correspondiente.
4. Día, mes y año de elaboración del formato.
5. Espacio destinado para el uso exclusivo del Departamento de Movimientos
de Personal y Tesoreria para registro de número de folio de control de los
movimientos efectuados dentro de la Secretaría.
6. El Registro de Contribuyente.
7. El nombre completo del trabajador en el orden señalado.
8. La fecha en que inicia la vigencia del movimiento, siguiendo el orden
establecido en el encabezado.
9. La fecha de termino de la vigencia del movimiento, siguiendo el orden
previamente establecido; en caso de tener una vigencia abierta en este
espacio se deberán anotar seis ceros separados a manera de fecha (00-00-
00).
10. Domicilio completo del trabajador en el orden indicado en el formato.
11. Una cruz el recuadro correspondiente al sexo del trabajador.
12. La denominación del puesto que ocupaba el trabajador dentro de la
Unidad Educativa, consultando dicha denominación en el tabulador de
sueldos vigente.
13. El Código de puesto asignado al trabajador de acuerdo a la plaza
asignada.
14. El nivel que corresponde al puesto de origen.
119
15. El número que corresponde a la ubicación física del trabajador dentro de

la Unidad Educativa, para lo cual deberá ser consultado el "LISTADO
DE UBICACIONES FISICAS".
16. La denominación del puesto de la plaza vacante a ocupar.
17. La clave de identificación que corresponda a la denominación del puesto
a ocupar de acuerdo al catalogo de puestos.
18. El nivel salarial que corresponda a la plaza vacante a ocupar.
19. El sueldo correspondiente al nivel asignado de acuerdo al tabulador de
sueldos vigente.
20. El Rango del Tabulador de Sueldos, que siempre será 3 (tres).
21. Los datos indicados de la persona que deja la plaza, agregando la fecha en
que lo hace.
22. Nombre y firma del Director de Personal.
23. Nombre y firma del Director General de la Unidad Administrativa a la
que pertenece el trabajador.
24. Nombre y firma del trabajador.
120
121
122
123
124
BIBLIOGRAFÍA
125
XI BIBLIOGRAFIA
Ballesteros, Nicolás; “Fundamentos de Contabilidad”; Colombia; Editorial Mc Graw

Hill; 1990; Pág. 139
Catacora Carpio, Fernando; “Sistemas y Procedimientos Contables”; Venezuela;
Editorial Mc Graw Hill; 1996; Pág. 246
Centellas España, Rubén; “Auditoría Operacional”; 2da. Edición; 2002; Pág. 245
Federación Internacional de Contadores (IFAC); “Normas Internacionales de Auditoria”,
3ra Edición; Perú; 2000; Norma Nº 400; Pág. 550
ARTHUR Anderson Co. 1999. El enfoque de Auditoría Anderson, Manual de
Práctica y Entrenamiento, México: A. Anderson.
BACON, Charles A., 1998. Manual de Auditoría Interna; México Limusa. BRINK,
Víctor y Hernán Witt, 1999 (4 a . Ed). Auditoría Interna Moderna.
México ECAFSA. CAMACHO, Villavicencio César A. 1991. Estudio de la
Auditoría
Gómez Ceja, Franklin Benjamín Guillermo; “Organización y Métodos un Enfoque
Competitivo”; Editorial Mc Graw – Hill/ Interamericana Editores; 1998; Pág. 385
Administrativa, vista por diferentes autores, México. FERNANDEZ, Arena José A.,
1974. La Auditoría Administrativa, Ediciones
DIANA. INSTITUTO Mexicano de Contadores Públicos, 1999. Auditoria
Operacional, México.
Centellas España, Rubén; «Auditoria Operacional»; Segunda Edición; Pág 245.
Gómez Ceja, Franklin Benjamín Guillermo; «Organización y Métodos un Enfoque
Competitivo»; Editorial Me Graw Hill / Interamenricana Editores; 1998; Pág. 385.
Graham, Kellog; «Preparación del Manual de Oficina»; México; 1963.
Meigs, Walter B.; «Principios de Auditoria».
O. Ray, Whittington y Kurt, Pany; «Auditoria un Enfoque Integral»; Editorial Me Graw Hill;
Pág. 172.
Gabriel vela Quiroga- Control Interno y la Gestión de Riesgo pag. 71-87
126
Pérez Toraño, Luís Felipe; «Auditoria de Estados Financieros»; Editorial Me Graw Hill;
1999; Pág 267.
II. OTROS
1. http://www.biblioitecavirtual.com.do/Contabilidad/Contabilidad.htm
127

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"IMPLEMENTACIÓN Y DESARROLLO DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO EN UNA ENTIDAD EDUCATIVA”

UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRES

“IMPLANTACIÓN Y DESARROLLO DE CONTROL

INTERNO ADMINISTRATIVO EN UNA ENTIDAD

Proyecto de Grado presentado en cumplimiento de los

Por: Aldo Pedro Alvarez Balboa

A mis padres, porque creyeron en mí, dándome ejemplos

Para ellos: Muchas gracias y que Dios los bendiga.

“IMPLANTACION Y DESARROLLO DE CONTROL INTERNO

ADMINISTRATIVO EN UNA ENTIDAD EDUCATIVA”

II. EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACION ……………………………… 4

2.1 IDENTIFICACION DEL PROBLEMA ……………………………….. 5

2.2 FORMULACION DEL PROBLEMA ………………………………….. 6

III. MARCO TEORICO Y CONCEPTUAL…………………………………… 7

3.1 CONTROL INTERNO ……………………………………………. …. 8

3.1.2 NATURALEZA BASICA DEL CONTROL …………………………. 8

3.1.3 TIPOS DE CONTROL ………………………………………………....10

3.1.3.1 CONTROLES DIRIGIDOS ………………………………………….11

3.1.3.1.2 CONTROLES SI – NO ……………………………………………..11

3.1.3.2 CONTROLES A POSTERIOR ………………………………………11

3.2 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO ……………………………12

3.2.1 ORGANIZACIÓN ………………………………………………………13

3.3 INFORME COSO……………………………………………………… 19

3.3.1 MARCO INTEGRADO DEL CONTROL INTERNO INFORME COSO

3.3.2 DEFINICION …………………………………………………………20

3.3.2.1 ENFASIS EN LA DEFINICION……………………………………...20

3.4 CATEGORIAS DE LA DEFINICION DE CONTROL INTERNO..21

3.5 COMPONENTES DE CONTROL INTERNO……………………….22

3.6 INTERRELACIÓN DE LOS CINCO COMPONENTES …………22

3.7 EL NUEVO MARCO DEL CONTROL INTERNO COSO ……… 23

IV. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION…………………………………. .24

4.1 OBJETIVOS GENERALES……………………………………………...25

4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS…………………………………………….25

V. METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION ……………………………..26

5.1 METODO DE INVESTIGACION ……………………………………...27

5.2 TIPO DE INVESTIGACION………………………………………….…28

5.3 FUENTES TECNICAS PARA LA RECOLECCION DE INFORMACION ……..28

5.3.1 FUENTES PRIMARIAS ………………………………..………..28

5.3.2 FUENTES SECUNDARIAS …………………………..………….28

5.3.3 TECNICAS DOCUMENATRIAS ……………………..………...29

5.3.4 TECNICAS FISICAS…………….……………………..………...29

VI. MARCO PRACTICO ……………………………………………………30

1. CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO Y HOJAS DE EVALUACIÓN DE

VII. MANUALES ADMINISTRATIVOS……………………..………………58

7.2 CONCEPTO …………………………………….………………………..59

7.3 OBJETIVOS ………………………………………….…………………..60

7.4 CLASIFICACION BASICA……………………………..……………….61

7.4.1 POR SU NATURALEZA………………………………………….61

7.4.2 POR SU CONTENIDO…………………………………………. . 61

7.4.2.1 DE ORGANIZACIÓN ………………………………………. 61

7.4.2.2 DE PROCEDIMIENTOS ……………………………………..62

7.4.2.3 DE HISTORIA DE LA ORGANIZACIÓN…………………..62

7.4.2.5 DE CONTENIDO MULTIPLE……………………………….63

7.4.2.7 DE TECNICAS …………………………………...……………63

7.4.2.8 DE FINANZAS ………………………………………………..63

7.4.3 POR SU AMBITO …………………………………...……………64

7.4.3.1 GENERALES …………………………………..…………….64

7.4.3.2 ESPECIFICOS …………………………………….………….64

7.5 MANUAL DE FUNCIONES ………………………………..………….64

7.5.1 IDENTIFICACION ………………………………..…………..64