REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA AL EDUCACIÓN

UNIVERSITARIA

INSTITUTO UNIVERSITARIODE TECNOLOGÍA VENEZUELA

CATEDRA: ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACION DE OFICINAS

8vo. TRIMESTRE.SABATINO

ADMINISTRACION DE OFICINAS

MODULO 1

INTEGRANTES:

ARTURO CARDENAS

CARLOS FUENTES

1
 INDICE

INTRODUCCION………………………………………………………pag.3

AMPLITUD Y OBJETIVO DEL TRABAJO EN OFICINA…………pag.4

DESARROLLO DE LA VIDA SOCIAL DEL HOMBRE DENTRO DE LA

OFICINA…………………………………………………………………pag.5

CLIMA ORGANIZACIONAL Y CLIMA LABORAL…………………pag.6

EL TRABAJO EFICAZ Y EFICIENTE………………………………. pag.7

ETAPAS DEL PROCESO

ADMINISTRATIVO………………………………………………pag.7,8,9,10,11

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL…………………………………pag.11

VERIFICACION Y REGULACION……………………………………pag.12

DIRECCION EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO………………pag.13

FUNCIÓN DE LA DIRECCIÓN EN EL PROCESO ADMINISTRATIVOpag.14

MANO DE OBRA, AUTOMATIZACION………………………………pag.15,16

SISTEMAS DE INFORMACION…………………………………………pag.16

ADMINISTRACION DE LA INFORMACION…………………………pag.17

CARACTERISITICA DE LA ADMINISTRACION……………………pag.18

ELEMENTOS DE LA INFORMACION…………………………………pag.20

GERENCIA DE LA INFORMACION……………………………………pag.21

LIDER Y TIPOS DE LIDER………………………………………………pag.22

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA (caso de uso)

……………………………………………………………………………pag.23,24

CONCLUSION………………………………………………………………pag.25

BIBLIOGRAFIA……………………………………………………………pag.26

2
 INTRODUCCION

El trabajo supone una relación del individuo con su tarea, con su que-
hacer, ya se trate del ejercicio de su oficio, el cumplimiento de las acciones
sencillas que no requieren destrezas específicas adquiridas o la puesta en juego
de conocimientos especializados. A través de estas acciones, se produce una
modificación del material sobre el cual opera, dando lugar a un resultado o
producto.

Estos conceptos han evolucionado en el presente siglo y la Psicología del

Trabajo y las Organizaciones no ha sido ajena a ello.

Hoy, en la era del conocimiento y la información, el acento está puesto en

las competencias y habilidades humanas, entendiendo como tal a las
“características subyacentes de un individuo que está causalmente relacionado
a un estándar de efectividad y/o a una performance superior en un trabajo o
situación”

3
 AMPLITUD Y OBJETIVO DEL TRABAJO EN OFICINA

El espacio empresarial que se encarga de albergar los servicios de

información, administración, planificación y comunicación en los cuales la
Dirección de una empresa controla su patrimonio, promueve sus negocios y logra
sus objetivos”. Es lo que en términos coloquiales denominamos “La oficina”.

El contenido de esta definición nos indica que la función principal de una

oficina es la de prestar servicios tanto a la Gerencia como al resto de la
organización.

La función primaria de la oficina es la de un “centro de información y de

negocio”. La información llega al Centro, se procesa y luego es archivada o es
enviada de nueva de forma simplificada o ampliada a los grupos interesados en
esa información.

La función primaria de la oficina es la de un “centro de información y de

negocio”. La información llega al Centro, se procesa y luego es archivada o es
enviada de nueva de forma simplificada o ampliada a los grupos interesados en
esa información.

 Flujo interno flujo externo

 Centro de información y de negocios
 Funciones básicas de la oficina

La oficina es la base operativa para el cálculo y control permanente de la

empresa donde se encuentran los servicios de contabilidad y se realizan
diariamente las diversas transacciones de negocio. En definitiva, la oficina es la
razón de ser de la existencia de cualquier empresa.

DESARROLLO DE LA VIDA SOCIAL DEL HOMBRE DENTRO DE LA

OFICINA

No se puede hablar del trabajo sin relacionarlo directamente al hombre, ya

que éste es el principal sujeto, actor y beneficiario de cualquier actividad. En la

4
evolución histórica de la gestión empresarial se le ha asignado un determinado
papel dentro de este sistema, y de forma explícita o implícita ha sido siempre el
elemento fundamental en el desarrollo de las diferentes actividades, pues a
pesar del nivel tecnológico alcanzado por la mecanización y la automatización
en los procesos productivos o de servicios, detrás de ellos siempre está el
hombre.

El hombre es el principal objeto y sujeto por su carácter activo, que a la vez

transforma y se transforma en el desarrollo de la actividad. Cuando se dice que
es el centro de la Gestión de Recursos Humanos se analiza al mismo en la
integración de las esferas cognitiva, afectiva y social.

Desde nuestra convicción, el enfoque sobre el hombre debe tener un

carácter holístico, y la selección de personal debe contemplar todas las esferas
que lo integran, en su implicación en un medio determinado y en la interrelación
con las demás personas. Al estudiar al hombre en relación con su trabajo,
señalamos la importancia del aporte de P. Pozner (2000) quien expresa que “Los
analistas de las organizaciones muchas veces omitieron señalar que las
empresas -en su acepción más amplia- son algo más que la sola forma de
organizar de manera eficiente la producción de bienes y/o servicios. Para
algunos estudiosos de la temática las empresas son algo así como una
comunidad cerrada que operan dentro de otra comunidad, que tiene su propia
dinámica, su propia estructura social. En otras palabras, escapa a estos
enfoques la dimensión informal de la empresa”.

Al analizar la relación del hombre con su trabajo, dada su complejidad,

observamos que existen los más disímiles enfoques teóricos que intentan dar
cuenta de ella, lo que condiciona el proceso de selección de personal, no sólo
desde el punto de vista conceptual, sino también, metodológico.

Si adoptamos un enfoque sistémico, con su carácter holístico en el estudio

del hombre, el mismo por su propia naturaleza, comprende la interrelación
hombre-trabajo, cuya expresión más clara son las competencias como expresión
de la integración de los objetivos y los resultados esperados en la ejecución de
una actividad, con las exigencias humanas que determinan el éxito en la
ejecución de la misma.

Existe a su vez, todo un conjunto de formaciones psicológicas complejas

que expresan desde distintos ángulos la orientación del comporta- miento de las
personas.

5
 CLIMA ORGANIZACIONAL Y CLIMA LABORAL.

El concepto de clima organizacional proviene originalmente del

trabajo de Lewin (1936), quien demostró que el comportamiento humano
depende de la situación global donde ocurre la conducta. El término “situación
global” en estudio se refiere a la persona y a su ambiente psicológico (o de
comportamiento). Ese ambiente es percibido e interpretado por la persona.

Durante mucho tiempo la palabra clima ha sido usada de modo general

para describir la sensación o la atmósfera de las organizaciones. Al término
clima organizacional se le ha dado, en los últimos años, un significado mucho
más preciso, gracias a los aportes de algunas investigaciones de Owens (1976).

Los primeros en precisar el concepto de clima organizacional fueron

Tagiuri y Litwin (1968), quienes lo definen como una cualidad o propiedad del
ambiente interno organizacional que: (a) es percibida o experimentada por los
miembros de una organización, (b) influye en sus comportamientos y (c) tiene
una duración relativa.

El clima laboral se suele definir como el medio ambiente físico y humano

en el que se desarrolla el trabajo. Influye en la satisfacción del personal y está
relacionado con la forma de relacionarse y la cultura de la empresa. Por si la
felicidad de la gente no fuera suficiente, está sobradamente demostrado que la
gente feliz es más productiva, trabaja mejor y son mucho más creativos.

El ambiente laboral es uno de los factores más influyentes en el bienestar

de los empleados. Por ambiente laboral o de trabajo entendemos todo aquello
que involucra a los empleados en el trabajo, como, por ejemplo:

 La relación con los compañeros de trabajo y líderes.

 La cultura organizacional o corporativa.
 El espacio disponible para el desarrollo personal.

La principal ventaja de un clima laboral positivo es que los empleados sienten

como agradable la idea de ir cada día a su trabajo. Esto les da una motivación
que mantienen durante el resto del día.

6
 EL TRABAJO EFICAZ Y EFICIENTE.

Para poder ahondar más en estos asuntos y determinar las mejores

acciones y estrategias para conseguir aumentar tanto la eficacia como la
eficiencia, lo más importante es que sepamos qué es cada una y cuáles son sus
diferencias y/o similitudes. Ambos términos se consideran sinónimos y por
supuesto, tienen una relación unidireccional intrínseca ya que la una sin la otra
no funciona.

Eficacia: la capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera en algo que

se ejecuta.

Eficiencia: la capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un

efecto determinado.

A efectos prácticos y para entenderlo mejor, tanto con la eficacia como

con la eficiencia se consigue cumplir el objetivo, pero la eficiencia (el trabajo
eficiente) necesita muchos menos recursos (por ejemplo, el tiempo) para llegar
a ese mismo objetivo. Por tanto, una persona que es considerada eficiente
porque hace su trabajo y llega al objetivo de forma rápida y con calidad, también
es eficaz, mientras que, si no se es eficaz, no se puede ser eficiente.

ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.

1. Planificación

La planificación del proceso administrativo es la parte del proceso donde

se establecen los objetivos o las metas a alcanzar a corto, mediano y largo plazo.
También se establecen las estrategias más idóneas para alcanzar esos objetivos
y se construye un plan donde se clarifique las actividades a realizar, los recursos
materiales que se necesitan y el perfil o las competencias de las personas más
idóneas para realizar cada actividad. Esta es una función que debe cumplir el
alto mando administrativo de la organización, puesto que está totalmente
relacionada con la misión y visión de la empresa.

PROPOSITO DE LA INVESTIGACION

Los autores estudiados, plantean que los propósitos y los objetivos de

investigación pueden ser confundidos, en ese sentido, Cerda (2005) considera

7
que el propósito de los objetivos de la investigación es dar respuestas a las
interrogantes. Hurtado (2005:132) difiere de algunos autores al decir que “los
objetivos de investigación son los que se alcanzan al término de la actividad; los
propósitos son las aspiraciones mayores que trascienden la actividad y muchas
veces se manifiestan en los posibles aportes que de ella se derivan.

En ese orden de ideas, Tamayo y Tamayo (2005) expresa que el objetivo

de la investigación es el enunciado claro y preciso de los propósitos por los
cuales se lleva a cabo la investigación. De igual manera Arias, (2006) afirma que
existen diferentes tipos de objetivos, pero los propósitos son acciones que
pueden escapar del alcance de la investigación.

ESTRATEGIA

Es un plan para dirigir un asunto. Una estrategia se compone de una serie

de acciones planificadas que ayudan a tomar decisiones y a conseguir los
mejores resultados posibles. La estrategia está orientada a alcanzar un objetivo
siguiendo una pauta de actuación. Una estrategia comprende una serie de
tácticas que son medidas más concretas para conseguir uno o varios objetivos.

POLÍTICAS EMPRESARIALES

Puede llegar a ser muy amplio y a veces, complejo de entender, sin

embargo, podemos llegar a decir que las políticas no son más que los principios
que una empresa se compromete a cumplir. Reglas y directrices básicas sobre
el comportamiento y el procedimiento adecuado que se espera de todos sus
empleados. Una suerte de declaración de principios, para marcar las bases y los
cimientos por los que se debe regir la empresa, además de establecer unas
pautas sobre cómo se desarrollarán los documentos de la empresa (manuales,
informes o cualquier tipo de operación reflejada en un documento corporativo).

PROCEDIMIENTOS

Procedimiento es un término que hace referencia a la acción que consiste

en proceder, que significa actuar de una forma determinada. El concepto, por
otra parte, está vinculado a un método o una manera de ejecutar algo.

Un procedimiento, en este sentido, consiste en seguir ciertos pasos

predefinidos para desarrollar una labor de manera eficaz. Su objetivo debería ser
único y de fácil identificación, aunque es posible que existan diversos

8
procedimientos que persigan el mismo fin, cada uno con estructuras y etapas
diferentes, y que ofrezcan más o menos eficiencia.

PROGRAMA

Inicialmente el término Programa sirve para denotar aquella agrupación

de actividades que tanto en secuencia o simultáneas son ejecutadas por un
equipo de individuos a fin de que se cumpla un objetivo. Desde el programa de
una exposición, hasta las escenas que componen a un espectáculo televisivo
reciben el nombre de programa. Su versátil aplicación sin embargo expande su
uso a cualquier campo de la investigación y análisis. Sin alejarnos mucho de la
concepción original del término, un programa es un grupo de elementos
sincronizados que desarrollan las acciones de una función para completar una
tarea. Hoy en día por medio de ejemplos simples podemos desarrollar una clara
idea de lo que es un programa y como usarlo.

ORGANIZACIÓN

Las organizaciones son estructuras administrativas y sistemas

administrativos creadas para lograr metas u objetivos con apoyo de los propios
seres humanos, y/o con apoyo del talento humano o de otras características
similares. Son entidades sociales que permiten la asociación de personas que
interactúan entre sí para contribuir mediante sus experiencias y relaciones al
logro de objetivos y metas determinadas.

Las organizaciones sociales existen desde el momento en el que el ser

humano empezó a vivir en sociedad. A pesar de que éste es un término muy de
moda y actual, las organizaciones sociales pueden tomar muchas formas
diversas y así ha sido a lo largo del tiempo. Una de las características principales
con las que debe contar una organización social es la de contar con un grupo de
personas que compartan elementos en común, similares intereses, similares
valores o formas de actuar ante determinadas situaciones.

Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:

 Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado

que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes
9
 (expansión, contracción, nuevos productos, etc.), la que obviamente
redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.
 Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los
objetivos del grupo social.
 Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades
eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.
 Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e
incrementado la productividad.
 Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y
responsabilidades.

Podemos definir como Organización a un sistema que se elige para poder

lograr un objetivo determinado a través de los Recursos Humanos, siendo
derivado del Talento del Individuo y contando a su vez con otras organizaciones
derivadas de la misma que permiten elaborar una Metodología de Trabajo para
lograr un fin específico, tomando un punto de partida y teniendo un Objeto de
Trabajo por sobre el cual elaboraremos y desarrollaremos las actividades.

Para una Organización no es necesario contar con un grupo numeroso,

sino que simplemente debe haber dos personas como mínimo, teniendo entre
estos dos individuos el principio fundamental de la Cooperación, esto es, que
ambas personas puedan lograr una división de los trabajos o bien un trabajo en
conjunto para poder lograr el Objetivo Final, pactando para ello distintas Normas
de Convivencia y otra clase de reglamentos que permitan dividir y organizar el
trabajo o las actividades sociales a realizar.

2. Control.

OBJETIVO DEL CONTROL

El objetivo de esta función administrativa es la de ver que todo se haga

conforme fue planeado y organizado, según las órdenes dadas, para identificar
los errores o desvíos con el fin de corregirlos y evitar su repetición.

Proceso del control

A fin de identificar los errores o desvíos para así corregirlos y evitar su repetición,
el Control tiene un proceso o fases a seguir:

1. Establecimiento de estándares: establece los criterios de evaluación o

comparación. Existen cuatro tipos de estándares:

a. Estándares de cantidad: establece el volumen de producción,

cantidad de existencias, materias primas, número de horas de
trabajo.

10
 b. Estándares de calidad: establece la calidad del producto, sus
especificaciones.

c. Estándares de tiempo: es el tiempo estándar para producir un

determinado producto, tiempo medio de elaboración de un
producto.

d. Estándares de costos: establece los costos de producción,

administración, costos de ventas.

2. Evaluación del desempeño: tiene como fin evaluar lo que se está

haciendo.

3. Comparación de desempeño con el estándar establecido: compara el

desempeño de las funciones realizadas con el que fue establecido como
estándar, para verificar si hay desvió o variación o algún error o falla con
relación al desempeño esperado.

4. Acción correctiva: busca corregir el desempeño para adecuarlo al

estándar esperado.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La estructura organizacional de una empresa es el sistema jerárquico

elegido por el que se gestiona un grupo de personas para cumplir con el
crecimiento continuo de la compañía.

A través de una tabla en donde se refleja la estructura y diseño

organizacional de una empresa, todos los empleados tienen claro cuál es su
posición dentro del sistema. Este orden permite establecer protocolos de
actuación, procesos optimizados, trabajos productivos y resultados controlados.

Cada empresa sigue un sistema organizacional adecuado a sus funciones

y objetivos. Según la misión y visión de la misma se define una estructura
organizacional a seguir. Por eso, hay organizaciones cuyo modelo dispone de
más niveles jerárquicos, otras establecen un sistema matricial, por ejemplo.

Las pequeñas empresas más innovadoras y actuales suelen utilizar una

estructura horizontal. Esto les otorga un ritmo acelerado en la toma de decisiones
y en los cambios a la hora de pivotar rápido en sus estrategias. Lo que supone
que la transparencia y un continuo feedback serán los principales elementos de
la estructura organizacional que las define.

11
 Además, a medida que la empresa crece, su sistema organizacional se
complica. Por eso decimos que una estructura organizacional es un proceso
continuo, versátil y en constante actualización.

VERIFICACION

En el latín es donde podemos encontrar el origen etimológico del término

verificación que ahora nos ocupa. Es más, podemos dejar patente que emana
del vocablo “verificare”, un verbo que es la suma de estas dos partes claramente
diferenciadas: “veritas”, que puede traducirse como “verdadero”, y “facere”, que
ejerce como sinónimo de “hacer”.

Verificación es la acción de verificar (comprobar o examinar la verdad de

algo). La verificación suele ser el proceso que se realiza para revisar si una
determinada cosa está cumpliendo con los requisitos y normas previstos.

REGULACION

Regulación es la acción y efecto de regular (ajustar o poner en orden algo,

reglar el funcionamiento de un sistema, determinar normas). El término suele
utilizarse como sinónimo de normativa.

La regulación, por lo tanto, consiste en el establecimiento de normas,

reglas o leyes dentro de un determinado ámbito. El objetivo de este
procedimiento es mantener un orden, llevar un control y garantizar los derechos
de todos los integrantes de una comunidad.

Distintas organizaciones e instituciones son sometidas a la regulación por

parte del Estado. Quienes son regulados deben acatar una serie de reglas ya
establecidas para evitar cometer una falta o un delito. Por eso es importante que
las autoridades lleven a cabo un adecuado control para asegurarse del adecuado
cumplimiento de sus medidas vigentes.

12
 DIRECCION EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO

La dirección en el proceso administrativo es la fase más dinámica de todo

el proceso, debido a la interactividad que existe entre las personas miembros de
un equipo de trabajo y su gerente. Entender el concepto de la dirección en el
proceso administrativo y sus funciones es fundamental para avanzar en las otras
fases del proceso.

Para dirigir un conjunto de actividades se requiere que el gerente tenga

capacidad de persuasión y la habilidad de liderar. Un líder, además, debe tomar
decisiones lógicas, aunque también existirán algunas basadas en la intuición;
por lo que su experiencia es fundamental.

Es la tercera fase del proceso administrativo. Va después de la

organización y precede a la fase de control; en algunos casos es llamada la fase
de ejecución simplemente.

Esta fase se lleva a cabo con la participación de un gerente quien es el

encargado de motivar al equipo de trabajo, así como velar por la coordinación
del mismo e instruir y ayudar a los miembros que lo necesiten. Sin embargo, sus
funciones son aún más amplias.

A lo largo del tiempo, los tipos de liderazgo empresarial han ido

evolucionando desde formas rígidas basadas en una dirección más estricta,
hasta liderazgos en los que la empatía y el conocimiento humano han adquirido
mayor relevancia.

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 FUNCIÓN DE LA DIRECCIÓN EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Los objetivos de la dirección en el proceso administrativo pueden llegar a

tener distintas finalidades, en función de la estrategia de la propia empresa y las
herramientas de gestión empresarial de las que disponga.

¿Pero cuáles pueden llegar a ser sus funciones más importantes? Las indicamos
a continuación.

 Ejecutar los planes de acuerdo a lo establecido en las fases de

planificación y organización.
 Dirigir las acciones del equipo de trabajo de acuerdo al plan establecido.
 Delegar actividades en otros facilitando los recursos que se necesiten y
velando por la efectividad de su uso.
 Otra de las funciones es mantener a su equipo motivado en todo momento
ya que existen circunstancias que puede hacer caer el dinamismo.
 Comunicar a sus miembros cualquier tipo de información en el momento
oportuno y velar que se haga por los canales apropiados.
 Guiar la conducta y los esfuerzos de cada miembro del equipo de trabajo.
 Ayudar a cada miembro a descubrir su potencial y el lugar idóneo dentro
de la organización.
 Mantener al equipo enfocado en las metas de la organización.
 Recordar a cada instante y poner en práctica la misión, la visión y los
valores de la organización.
 Instaurar dentro de la filosofía de la organización la participación de todos
los miembros que serán afectados por alguna decisión.
 Ser puente o interfaz entre el alto mando directivo y el personal operario
en todo momento.
 Con el paso de los años, las teorías de organización se han focalizado
cada día más en centrar gran parte de su énfasis en la fase de dirección
administrativa, una fase dinámica que depende mucho del avance de
otras disciplinas humanísticas como la psicología, la sociología y la
neurociencia.

Por ello, aunque antes todo lo relativo al liderazgo y la organización de la

empresa se trataba como un aspecto inerte y objetivo, en la actualidad ha
aumentado mucho más la conciencia de comprender este proceso desde la
perspectiva de las personas y por tanto, de todos aquellos elementos que
intervienen en su comportamiento.

14
 Cualquier intento por separar la fracción humanista de la dirección en el
proceso administrativo es un completo fracaso, tanto para el propio proceso de
gestión, como para la empresa a nivel interno. Una empresa está formada por
un conjunto de personas, con distintas motivaciones e intereses. Conocerlas
será clave para su administración.

MANO DE OBRA

La mano de obra se llama en su uso más estricto, a aquel esfuerzo físico

y mental que emplea un técnico con la finalidad de fabricar, mantener o reparar
un bien, pero en especial una máquina. Este concepto puede ser aplicado
también para nombrar al costo de un trabajo, es decir, el precio que se le debe
pagar al técnico.

La mano de obra puede ser de tipos muy diversos, entre ellas se pueden
incluir a la mano de obra directa; definida como aquella que se lleva a cabo en
zonas que tienen una vinculación directa con la producción de algún bien o
servicio, un ejemplo de ello podría ser la mano de obra que ejecutan los obreros
y operarios de una empresa. Otro tipo es la mano de obra indirecta, la cual se
lleva a cabo en las áreas administrativas de una compañía y la cual sirve de
apoyo a la producción y a la comercialización.

AUTOMATIZACION.

La automatización es un sistema donde se trasfieren tareas de

producción, realizadas habitualmente por operadores humanos a un conjunto de
elementos tecnológicos.

Un sistema automatizado consta de dos partes principales:

 Parte de Mando
 Parte Operativa

La Parte Operativa es la parte que actúa directamente sobre la máquina. Son

los elementos que hacen que la máquina se mueva y realice la operación
deseada. Los elementos que forman la parte operativa son los accionados de las

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máquinas como motores, cilindros, compresores y los captadores como
fotodiodos, finales de carrera ...

La Parte de Mando suele ser un autómata programable (tecnología

programada), aunque hasta hace bien poco se utilizaban relés
electromagnéticos, tarjetas electrónicas o módulos lógicos neumáticos
(tecnología cableada). En un sistema de fabricación automatizado el autómata
programable está en el centro del sistema. Este debe ser capaz de comunicarse
con todos los constituyentes de sistema automatizado.

Objetivos de la automatización

 Mejorar la productividad de la empresa, reduciendo los costes de la

producción y mejorando la calidad de la misma.

 Mejorar las condiciones de trabajo del personal, suprimiendo los trabajos

penosos e incrementando la seguridad.

 Realizar las operaciones imposibles de controlar intelectual o

manualmente.

 Mejorar la disponibilidad de los productos, pudiendo proveer las

cantidades necesarias en el momento preciso.

 Simplificar el mantenimiento de forma que el operario no requiera grandes

conocimientos para la manipulación del proceso productivo.

 Integrar la gestión y producción.

SISTEMAS DE INFORMACION

Cuando se habla de un sistema de información (SI) se refiere a un conjunto

ordenado de mecanismos que tienen como fin la administración de datos y de
información, de manera que puedan ser recuperados y procesados fácil y
rápidamente.

Todo sistema de información se compone de una serie de recursos

interconectados y en interacción, dispuestos del modo más conveniente en
base al propósito informativo trazado, como puede ser recabar información

16
personal, procesar estadísticas, organizar archivo, etc. Estos recursos pueden
ser:

 Recursos humanos: Personal de variada índole y destrezas.

 Datos: Cualquier tipo de información masiva que precisa de

organizarse.

 Actividades: Procedimientos, pasos a seguir, estaciones de trabajo, etc.

 Recursos informáticos: Aquellos determinados por la tecnología.

 Se debe destacar que no es lo mismo un sistema de información que

un sistema informático, si bien estos últimos constituyan a menudo el
grueso de los recursos de un SI. Pero existen muchos otros métodos
para los sistemas de información, que no necesariamente pasan por la
informática.

ADMINISTRACION DE LA INFORMACION

La Administración de las Tecnologías de Información tiene como objetivo el

desarrollo de sistemas de información que ayudan a resolver problemas de la
administración.

Las organizaciones tanto lucrativas como no lucrativas deben mantenerse a

la vanguardia en sus diferentes campos de acción, y para poder realizar esto
deben contar con lo último en sistemas de información que puedan cubrir las
necesidades tanto de su entorno interior como de su entorno exterior. El rediseño
de una organización basado en la adquisición de nuevas tecnologías de
información que den paso a un nuevo sistema de información no es tarea fácil,
se tienen que tomar en cuenta muchos aspectos de la organización (recursos
humanos, económicos y operativos) y se debe seguir un proceso previamente
definido para poder renacer y hacer que este rediseño sea todo un éxito.

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 CARACTERISITICA DE LA ADMINISTRACION

Dentro de las características de la administración tenemos las siguientes:

1- Universalidad: La administración se da donde quiera que existe un organismo

social (estado, ejército, empresas, iglesias, familia, etc.), porque en él tiene
siempre que existir coordinación sistemática de medios.

2- Especificidad: La administración tiene sus propias características las cuales

son inconfundibles con otras ciencias, aunque va acompañada siempre de ellas
(funciones económicas, contables, productivas, mecánicas, jurídicas, etc.), son
completamente distintas.

3- Unidad Temporal: Aunque se distingan etapas, fases y elementos del proceso

administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una
empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de
los elementos administrativos.

4- Unidad Jerárquica: Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo

social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma administración.
Así, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el gerente
general, hasta el último mayordomo". Respetándose siempre los niveles de
autoridad que están establecidos dentro de la organización.

5- Valor Instrumental: La administración es un instrumento para llegar a un fin,

ya que su finalidad es eminentemente práctica y mediante ésta se busca obtener
resultados determinados previamente establecidos

6- Flexibilidad: La administración se adapta a las necesidades particulares de

cada organización

7- Amplitud de Ejercicio: Esta se aplica en todos los niveles jerárquicos de una

organización.

También podríamos mencionar otras características como:

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a) Es un medio para ejercer impacto en la vida humana. Es decir, la
administración influye en su medio ambiente.

b) Se logra mediante los esfuerzos. Para participar en la administración se

requiere dejar la tendencia a ejecutar todo por uno mismo y hacer que las tareas
se cumplan mediante los esfuerzos de otros.

c) Es una actividad, no una persona o grupo de ellas. La administración no es

gente, es una actividad; las personas que administran pueden ser designadas
como Directores, gerentes de áreas, etc.

d) La efectividad administrativa requiere el uso de ciertos conocimientos,

aptitudes y práctica. La habilidad técnica es importante para cumplir con un
trabajo asignado.

e) La administración es intangible. Su presencia queda evidenciada por el

resultado de los esfuerzos.

Los que la practican no son necesariamente los propietarios; es decir que el

administrador y el propietario no son necesariamente la misma persona.

INFORMACION

La información es un conjunto organizado de datos procesados, que

constituyen un mensaje que cambia el estado de conocimiento del sujeto o
sistema que recibe dicho mensaje. Existen diversos enfoques para el estudio de
la información.

ELEMENTOS DE LA INFORMACION

Dato

Es una colección de hechos considerados de forma aislada, de esta

manera portan un significado, pero en general no son de utilidad por sí solos.

También se puede decir que los datos representan conocimiento acerca

de algo específico tal como un artículo de inventario, una empresa, una entidad,

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un vehículo o de una persona para que esto sea posible se deben relacionar
ocasionando de esta manera la respectiva correspondencia. Los datos se deben
organizar de manera que sea posible procesarlos para obtener información.

Información

Es un dato que ha sido manipulado, con lo que resulta de utilidad para

alguien. En otras palabras, la información debe tener valor, o en caso contrario
sería un dato. La información les indica a los usuarios algo que no sabía o le
confirma una un conocimiento previo.

Lo que para un usuario es información, para otro puede ser un simple

dato. Por ejemplo, un informe que contenga una lista con todas las cuentas de
clientes, si ellos llaman para conocer su saldo, un empleado de la empresa
puede responder a sus preguntas con una simple ojeada, para el empleado es
información, pero para un directivo pueden representar solo datos ya que solo le
interesa conocer el total de todas las cuentas.

Procesamiento de información

Los datos que inicialmente maneja un programa no son elaborados y

una vez procesados (ordenados, sumados, comparados, etc.) se constituye en
lo que se denomina información útil o resultados.

Para el tratamiento de la información se requiere que sea transmitida o

trasladarse de un lugar a otro, para esto son necesarios los siguientes tres
elementos:

 El emisor: Origina la información

 El medio: Permite la transmisión
 El receptor: Recibe la información

GERENCIA DE LA INFORMACION.

La gerencia de información es un tema que atañe a los profesionales de la

información y en este caso se hará referencia a los archivos y a los archivistas,
a quienes, en toda organización, les corresponde el procesamiento de la
información.

Al hablar de gerencia de información generalmente se tiende a asociarla

con una labor propia de los administradores, como es la gerencia de recursos

20
humanos, materiales y financieros, pero actualmente la información debe ser
vista como otro recurso de toda organización igualmente importante que
traspasa las fronteras de todo proceso administrativo. Además, no debemos
perder de vista que tanto la planeación, la dirección, la organización y el control
deben nutrirse de este importante componente.

La gerencia de información es un tema que atañe a los profesionales de la

información y en este caso se hará referencia a los archivos y a los archivistas,
a quienes en toda organización, les corresponde el procesamiento de la
información; es decir: la clasificación, ordenación, descripción y valoración de
los documentos desde un punto de vista integral; con el fin de facilitar la toma de
decisiones, la transparencia en la gestión, la rendición de cuentas, el libre acceso
a la información y para el estudio retrospectivo. De manera que, en este ensayo,
primeramente, se hará referencia al papel de la gerencia en las organizaciones
luego a los archivos como sistemas de información y por último, se integrarán
ambos temas alrededor de la gerencia de información.

LIDER

Líder, del inglés leader, es una persona que actúa como guía o jefe de un
grupo. Para que su liderazgo sea efectivo, el resto de los integrantes debe
reconocer sus capacidades. Por ejemplo: “Necesito un líder dentro de este
equipo”, Todos pusimos de nuestra parte para ganar, pero tenemos que
reconocer que no lo habríamos conseguido sin nuestro líder.

El líder tiene la facultad de influir en otros sujetos. Su conducta o sus

palabras logran incentivar a los miembros de un grupo para que trabajen en
conjunto por un objetivo común. De acuerdo a su forma de ejercer la conducción
del equipo, el líder puede ser considerado autoritario (toma las decisiones sin
dar explicaciones al respecto), democrático (permite que todos opinen y decide
por consenso) o laissez faire (es el líder liberal, aquél con una conducta pasiva
que delega el poder en los demás).

Otra clasificación de los líderes se realiza según la influencia que tienen

sobre sus subordinados: el líder carismático llega a modificar los valores, las
creencias y las actitudes de sus seguidores (figuras históricas como Adolf Hitler
o Juan Domingo Perón están consideradas dentro de este grupo); el líder
transaccional, en cambio, se limita a aportar los recursos que considera válidos
para el grupo.

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 Cabe mencionar que no puede nacer y florecer un grupo de seres humanos
en el que nadie asuma el rol de líder, por sutil que sea su desempeño. Todas las
personas necesitan de un cierto grado de organización en su vida, y para ello es
esencial que exista un guía, alguien que tome o evalúe las decisiones
importantes y que mantenga a sus compañeros animados y enfocados en un
objetivo, para que no se pierda el sentido de la unión. Desde un pequeño grupo
de amigos hasta un país entero, todos se basan en un sistema jerárquico y,
aunque a simple vista puedan parecer ejemplos dispares, en ambos casos el
papel de líder es más difícil de mantener que de alcanzar.

Algunas de las características más importantes de todo líder exitoso son:

que sabe escuchar a los demás integrantes de su grupo; que se acerca a cada
uno de ellos y se toma el tiempo de conocerlos bien, prestando especial atención
a sus necesidades; que no se muestra como un amo todopoderoso, sino que
intenta dar un espacio a cada uno, para que todos sientan que forman parte de
las decisiones; que sabe aprender de sus errores y que no tiene miedo al cambio,
dado que en éste reside el secreto de su continuidad en el rol.

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PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Información de la empresa:

Empresa: Farmatodo C.A.

Departamento: Aplicaciones Tiendas (PROYECTO)

Dirección: La trinidad Edificio Expreso Baruta piso 4.

Problema: (CASO DE USO).

Actualmente la empresa se encuentra preparándose para un proceso de

migración del sistema de facturación en las cajas de las tiendas de Farmatodo.
La intención es migrar de la versión de ORPOS V14 a la versión Xstore pero esto
requiere que el personal que se encarga de atender la operación del día a día se
vea involucrado en las tareas de migración y a su vez atender las tareas del día
a día.

El problema radica en que el equipo asignado para estas tareas no ha

podido avanzar de manera efectiva con las tareas asignadas para el proyecto de
migración ya que no tiene el tiempo suficiente para atender dicha demanda y
cumplir las metas establecidas para el proyecto.

Cantidad de personas asignadas para el proyecto:

10 personas.

 Dpto. Aplicaciones comercial.

 Dpto. Aplicaciones tiendas.
 Dpto. Base de datos.
 Dpto. Proyecto.

Estas 10 personas deberían dedicarse a tiempo completo a las

actividades de proyecto para cumplir las metas más sin embargo esto no está
sucediendo por tal motivo la gerencia de proyecto levanta la alarma a la alta
gerencia sobre lo que está sucediendo actualmente para poder avanzar con las
metas establecidas.

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Acciones que se están tomando actualmente para lograr avanzar con el
proyecto.

1. Se realizan jornadas extraordinarias con las personas asignadas.

2. Se extiende el horario laboral hasta las 7:00 p.m.
3. Se realiza jornada extraordinaria para el día sábado 22-6-2019 con todo
el equipo involucrado.
4. Se realiza jornada extraordinaria para el día 24-6-2019 con todo el equipo
involucrado.
5. El líder del proyecto se encarga de asignar los casos en la herramienta
TESTLINK a cada especialista para empezar a atender el back log de
casos que actualmente posee el proyecto.
6. A su vez se establece una meta diaria máximo de 250 casos dividas entre
las 10 personas asignadas para el proyecto para que a su vez se pueda
llevar un control de las actividades realizadas por cada especialista.
7. Se realizan punto de control todos los días a las 8:00 a.m. con todo el
equipo involucrado para validar los avances y verificar en que no están
avanzando para revisar posibles soluciones. Es importante destacar que
todas estas soluciones son necesarias para poder avanzar con la fase 2
del proyecto RETAIL.VENEZUELA.
8. El líder de proyecto asigna un bono de producción al equipo involucrado
calculado en base a cumplimiento de metas asignadas que será revisado
con el coordinador de cada área.
9. Se solicita a los coordinadores de cada área revisar con su recurso
asignado para el proyecto la disponibilidad para cumplir con las
actividades planificadas para el proyecto y si es necesario cambiar el
recurso designado informar al líder de proyecto.
10. Se asigna un área de oficina exclusiva para el personal asignado a
proyecto para el cumplimiento de sus actividades y una sala de reuniones
con una laptop y video beam.
11. Se asigna transporte al personal de proyecto que termina su jornada a las
7:00 p.m. para el traslado hasta sus hogares y una merienda después de
las 5:00 p.m.
12. Se realiza jornada de repotenciación y mantenimiento de los equipos de
las personas involucradas en el proyecto para que no presente fallas en
sus dispositivos durante el cumplimiento de sus actividades.

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 CONCLUSIÓN

De esta manera como observamos en el transcurso del trabajo pudimos

validar que para el buen desenvolvimiento de las actividades diarias dentro de
una oficina es necesario que se cumplan ciertos requisitos o condiciones para
mejorar el desempeño de todas las personas sin importar el cargo que tengan
dentro de la organización.

Es de suma importancia el papel que juega el líder de la organización para

el cumplimiento de estos requisitos que de alguna manera permitirán que sus
recursos se desenvuelvan dentro de un buen clima laboral y puedan aportar
ideas y soluciones a la empresa u organización.

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BIBLIOGRAFÍA

 https://www.monografias.com/trabajos27/organizacion-
empresas/organizacion-empresas.shtml#caracter
 https://amazonia-teamfactory.com/blog/eficacia-laboral-como-ser-mas-
eficiente-en-el-trabajo/
 El clima laboral: ¿Qué es y cómo mejorar el ambiente en el trabajo?
 https://www.sumacrm.com/soporte/clima-laboral
 Dialnet-ElHombreEnRelacionConSuTrabajo-2
 https://es.wikipedia.org/wiki/Informaci%C3%B3n
 Fuente: https://concepto.de/sistema-de-informacion/#ixzz5riTyxF1S
 http://www.sc.ehu.es/sbweb/webcentro/automatica/WebCQMH1/PAGIN
A%20PRINCIPAL/Automatizacion/Automatizacion.htm
 https://conceptodefinicion.de/mano-de-obra/
 https://www.emprendepyme.net/la-direccion-en-el-proceso-
administrativo.html
 https://definicion.de/lider/
 http://www.redalyc.org/pdf/161/16101605.pdf
 https://www.monografias.com/trabajos94/elementos-
informacion/elementos-i
 https://es.wikipedia.org/wiki/Administraci%C3%B3n_de_las_tecnolog%C
3%ADas_de_la_informaci%C3%B3nnformacion.shtml

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