INFORME SISTEMA PARA ORGANIZACION DE DOCUMENTOS

Los sistemas de organización de documentos tienen como propósito fundamental

la implementación de buenas prácticas que permitan sistematizar y realizar de
manera eficiente la gestión de documentos en cualquier organización.
Como es conocido, la eficiente ordenación documental permite el rápido acceso a
la información, gracias a la correcta ubicación de los documentos. Por tanto la
adopción de un sistema de organización documental es sin duda una práctica que
toda organización debería realizar en pro del mejoramiento de los mecanismos de
acceso, conservación y resguardo de la información de su fondo documental.
OBJETIVO
Presentar un diagnóstico, donde defina si el caso seleccionado cumple o no cumple
con los elementos de preservación y conservación documental, generar
recomendaciones de mejora respecto de lo encontrado.
CASO DE ESTUDIO
El Laboratorio P* es un laboratorio de medición adscrito a una institución de
Investigación y desarrollo sin fines de lucro que realiza diversos ensayos y pruebas
para la evaluación de una amplia gama materiales. La función principal de este
laboratorio es realizar las pruebas y ensayos requeridos para el desarrollo de los
proyectos de investigación de la institución a la que pertenece. Adicionalmente el
laboratorio presta servicios tanto internos como externos, a otros laboratorios,
empresas e instituciones que también realizan proyectos de investigación y
desarrollo afines al área de aplicación de los métodos y equipos que se manejan en
dicho laboratorio.
Debido al enfoque netamente científico de la institución, la gestión logística de cada
dependencia se realiza de manera descentralizada e independiente, por lo que no
existen criterios de unificación globalizados. En este sentido, la gestión del
laboratorio la realiza el jefe del laboratorio bajo su criterio personal, por lo que las
actividades del laboratorio están centradas en realizar los ensayos y pruebas
técnicas requeridas para el desarrollo de los proyectos y mantener la producción
científica.
Este laboratorio opera desde hace 20 años, desde que fue reinstalado y actualizado
bajo una nueva gestión luego de haber sido cerrado por casi 15 años, por lo que la
mayoría de los equipos prácticamente inoperativos fueron desincorporados. Posee
4 unidades operativas con funciones diferentes, pero complementarias. Maneja un
promedio de 3 proyectos de investigación al año y constantemente incorporan
nuevos equipos y desarrollan nuevas técnicas de ensayo.
* La evaluación presentada a continuación fue tomada de un caso real vigente, sin
embargo por cuestiones de confidencialidad el nombre del laboratorio y de la
institución han sido modificados
EVALUACIÓN Y DIAGNOSTICO
A continuación se presenta la evaluación diagnostica realizada al laboratorio del
caso planteado en cuanto a su sistema de organización de documental. El
diagnóstico fue dividido en dos aspectos a considerar:
1. Ordenación documental
2. Unidades de conservación
1. Ordenación documental.
En el laboratorio P no posee un sistema de ordenación documental, las unidades
productoras de documentos reciben, generan, tramitan y conservan sus
documentos, según el criterio subjetivo del personal que lo tramite, en la mayoría
de los casos se depende de la memoria de la persona que los archivo para poder
ubicar un documento, en especial si son de valor administrativo.
La mayoría de los documentos son organizados de forma muy precaria apenas si
son agrupados en relación a las funciones que les competen.
Los documentos de valor técnico, debido a su uso constante son los que se
encuentran mejor organizados, por ejemplo las publicaciones científicas se agrupan
según el tema que tratan, y poseen carpetas con normas para la realización de
ensayos. Sin embargo los manuales de los y las especificaciones técnicas equipos
son guardados al azar, lo que en muchos casos ha ocasionado retrasos cuando por
ejemplo se requiere reparar un equipo y no logran ubicarse los planos electrónicos
del mismo. Algunos manuales son guardados junto con manuales de equipos que
han sido descontinuados.
En cuanto a los documentos de valor administrativo apenas si se agrupan por
proyecto y por el año en que se produjeron, con escasa clasificación documental en
cuando a tipo de documento.
Las carpetas de proyectos apenas se ordenan por orden cronológico en la mayoría
de los casos mezclando los asuntos, se mezclan licitaciones de equipos, con
convenios de cooperación, en algunos casos estas carpetas tienen separadores
para identificar los tipos documentales como comunicados internos y externos,
aunque no siempre tienen el cuidado de archivar todos los documentos que se
producen, por lo que cuando se requiere evidencia sobre algún proceso, por ejemplo
ubicar el testimonio de una solicitud a la dirección de años anteriores, difícilmente
se encuentra la información.
Los documentos administrativos relacionados con los equipos como ordenes de
mantenimiento reparación y servicios de los equipos, escasamente se encuentran
archivadas, y los documentos relacionados se archivan sin un criterio homogéneo,
por lo que se dificulta realizar un seguimiento del historial de operación y
mantenimiento de los mismos, de la misma manera que es prácticamente imposible
encontrar evidencia del proceso de adquisición e instalación de los mismos.
No se maneja el concepto de expediente, la documentación de algunas actividades
de importancia como convenios institucionales, desarrollo de proyectos es
archivada sin ser foliada, y en algunos casos, en especial a los relativos a años
anteriores se ha encontrado que falta documentación o paginas en algunos
documentos, y no existe certeza de cuando se produjo la perdida de parte de la
documentación.
En cuanto a la información guardada en unidades de almacenamiento digital, el
laboratorio B posee una cantidad de disquetes y CD, algunos identificados con
nombres que no permiten saber su contenido de hace 10-15 años, la mayoría de
los equipos opera por puertos USB por lo que la información contenida no solo se
desconoce sino que tampoco hay medios para acezar a ella dentro del laboratorio.
Estos CD y disquetes contienen información teórica y técnica de los proyectos con
más de 10 años, son CD de instalación de los software empleados por los equipos,
o corresponden a datos de ensayos realizados, memorias de congresos etc.
Algunos están archivados de dos por carátula.
Por último y no menos importante, no existen criterios de eliminación o conservación
de documentos porque en algunos casos se encontraran junto con los documentos
de uso rutinario, documentos que han perdido vigencia o que datan del ejercicio de
hace más de 10 años. Incluso se encuentran guardados documentos de los equipos
descontinuados de más de 20 años. Esto incluye disquetes y CD que se desconoce
la fecha a la que pertenecen.
Diagnóstico: Existe una clara evidencia de la ausencia de procesos de clasificación,
valoración, selección, ordenación y descripción, en todos los documentos que
producen las unidades. El laboratorio no posee criterios unificados para resguardar
y conservar sus documentos. Existe una incertidumbre sobre la ubicación exacta de
algunos documentos. No se puede realizar un seguimiento adecuado del histórico
de la mayoría de las actividades administrativas.
2. Unidades de Conservación documental
El laboratorio no posee unidades de conservación documental apropiadas, las
carpetas con diferente valoración se encuentran en estanterías tipo biblioteca,
dispuestas al azar, sin un orden aparente, las carpetas archivadoras se encuentran
acostadas ya que los espacios entre los tramos no permiten colocarlas de forma
vertical, lo mismo que los manuales y los instructivos de operación. Las carpetas en
su mayoría contienen más documentos que su capacidad puede albergar, se
encuentran saturadas de documentos, por lo que es difícil su traslado y
manipulación. Estas estanterías de madera fueron instaladas inicialmente, con una
finalidad diferente a la archivar o contener carpetas con documentación.
Poseen dos archivadores metálicos de tres gavetas cada uno, los cuales se
encuentran atiborrados de documentación sin clasificar ni ordenar, en estos
archivos se encuentran manuales y documentos de equipos que han sido
desincorporados del laboratorio, y documentos pertenecientes a las operaciones
realizadas por el laboratorio anterior de hace 30 años aproximadamente.
En algunos mesones de trabajo, se encuentran apilados documentos sin clasificar
o pertenecientes al contenido de otras carpetas.
Los documentos generados por cada tipo de ensayo son archivados en gavetas
corrientes en carpetas apiladas en forma horizontal, próximas a los equipos, junto
con los manuales, instructivos de operación y otros documentos, incluso estos
documentos son guardados junto con herramientas de trabajo como
destornilladores, espátulas, etc.
El espacio donde se encuentran las estanterías es un espacio cuyo ambiente no es
controlado, algunas estanterías están cerca de las ventanas. El clima del lugar es
bastante húmedo además dentro del laboratorio se realizan prácticas químicas que
los exponen a determinadas sustancias y emisión de vapores que con el tiempo
pueden resultar abrasivas para los archivos.
Adicionalmente, no existe un al cual transferir los documentos vencido su ciclo de
vida o para la conservación permanente de ser el caso.
Diagnóstico: El laboratorio P, no cuenta con unidades de conservación adecuada
para la organización de los documentos que produce. Hace un mal uso del
mobiliario que emplea para guardar su documentación. Hace un mal uso de la
capacidad nominal de las carpetas y gavetas que emplea para tal fin. Las
condiciones ambientales a la que están expuestos los documentos, pueden
ocasionar daños irreversibles a los mismos.
RECOMENDACIONES
De acuerdo a la evaluación y diagnóstico realizado al Laboratorio P se plantean las
siguientes recomendaciones, con el fin de que puedan implementar un sistema de
organización de documentos apropiado.
En cuanto a la organización documental se recomienda:
1. Identificación de las secciones documentales que corresponden a cada una de
las unidades (Unidad A, B, C, D)
2. Identificar y conformar carpetas de acuerdo a las funciones de las unidades de
operación que conforman el laboratorio, las cuales integrarán el fondo documental
del laboratorio
3. Agrupar los documentos que reciben, generan, tramitan o conserva cada unidad
en series y subseries documentales.
Por Ejemplo. Proyectos de Investigación, Servicios, Comunicaciones, Cotizaciones,
Publicaciones, Asistencia a Congresos, Normas, Equipos
4. Establecer las subseries documentales de acuerdo a los documentos
relacionados con cada serie. Por ejemplo
Serie: Proyectos de Investigación
Subseries: informes, Ensayos de Caracterización, Cotizaciones, Cartas, Reportes
Técnicos, etc.
5. Establecer los tipos documentales que integraran cada subserie documental.
6. Establecer la Valoración documental, es decir determinar el valor administrativo,
legal, contable, técnico o científico de los tipos documentales y establecer el tiempo
de conservación en el archivo de gestión
7. Establecer el criterio de Ordenación Documental de cada expediente de las series
documentales, el cual puede ser del tipo alfanumérico, numérico o alfabético según
sea más conveniente para la identificación de los documentos.
Por ejemplo puede ser alfanumérico para el caso de los proyectos, considerando el
área y el número que se desarrollan en la unidad y para el caso de los ensayos
puede ser numérico teniendo en cuenta la numeración consecutiva de los ensayos
realizados.
8. Mantener el principio de orden original, es decir mantener el orden secuencial del
orden cronológico en el que se recibieron o produjeron los documentos, pero acorde
a la clasificación de la subseries correspondientes.
9. Pueden complementar su Organización con una descripción documental, que
puede ser un inventario de los principales documentos archivados, tal que sea fácil
localizar la información contenida en los documentos de archivo, como por ejemplo
una publicación científica con más de hace 5 años.
10. Elaborar Tablas de retención documental para determinar la permanencia y
conservación de los documentos.
En relación a las unidades de conservación se recomienda:
1. Adquirir mobiliario adecuado al volumen y al tamaño de las carpetas, que sea
estable, que cumpla con los requerimientos de seguridad, estabilidad y aislamiento
adecuado de los documentos.
2. Destinar un espacio para la colocación del mobiliario, en el cual los documentos
estén menos expuestos a las condiciones ambientales y químicas del laboratorio y
que permita el fácil acceso a los mismos.
3. Crear un archivo central y un archivo histórico.
4. Establecer un método de almacenamiento de los documentos en el archivo
central e histórico, por ejemplo el uso de cajas de cartón acordes con el volumen de
los documentos.
5. Utilizar apropiadamente la capacidad de las carpetas en donde se organicen los
documentos.
6. Identificar apropiadamente las carpetas y las cajas, de acuerdo a la clasificación
documental establecida.
7. Utilizar apropiadamente la capacidad tanto de almacenaje como de resistencia
del mobiliario empleado para guardar los documentos.
8. Evitar archivar documentos junto a herramientas y otros objetos.
CONCLUSIONES
La falta de conocimientos teóricos y prácticos para llevar a cabo la organización
técnica de la documentación y el desconocimiento de las ventajas que tiene la
implementación de un sistema de organización documental, es el causa principal de
la desorganización observada en el Laboratorio P. Aunque el laboratorio P es
eficiente en el cumplimiento de sus funciones técnicas, sus malas prácticas en la
gestión de sus documentos, traen como consecuencia un caos a la hora de ubicar
alguna información, ya sea por la incertidumbre para la localización de los
documentos o por la perdida y deterioro de documentos con alto valor documental.
Es completamente necesaria una pronta implementación de un adecuado sistema
de gestión de los documentos producidos por el laboratorio P, ya que sin duda la
desorganización documental observada interfiere en el adecuado funcionamiento
de las unidades que lo conforman y representa un obstáculo en el camino hacia el
mejoramiento continuo y el alcance de un nivel de calidad acorde con sus propósitos
institucionales.
BIBLIOGRAFÍA
Archivo General de la Nación. Sistema Nacional de Archivos. Principios y Procesos
para la Organización del Archivo General del Municipio. Bogotá, Colombia 2003
FAVA. Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje. Principios archivísticos y
su clasificación dentro de una organización.
FAVA. Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje. Ordenación Documental.