Informe Sistema para La Organización de Documentos

INFORME SISTEMA PARA LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
FECHA: TUNJA, 21 DE MARZO DE 2024
ELABORADO POR: IVÁN DARIO ALFONSO BETANCOURT
OBJETIVO
Elaborar un diagnóstico, para definir si el Laboratorio VIDAS
SANAS COLOMBIA S.A.S cumple con los elementos de
preservación y conservación documental.
RESUMEN
El Laboratorio VIDAS SANAS COLOMBIA S.A.S. es un
laboratorio de medición adscrito a una institución de
Investigación y Desarrollo sin fines de lucro que realiza
diversos ensayos y pruebas para la evaluación de una amplia
gama de materiales. La función principal de este laboratorio es
realizar las pruebas y ensayos requeridos para el desarrollo de
los proyectos de investigación de la institución a la que
pertenece. Adicionalmente el laboratorio presta servicios tanto
internos como externos, a otros laboratorios, empresas e
instituciones que también realizan proyectos de investigación
y desarrollo afines al área de aplicación de los métodos y
equipos que se manejan en este laboratorio.
Debido al enfoque netamente científico de la institución, la

gestión logística de cada dependencia se realiza de manera
descentralizada e independiente, por lo que no existen
criterios de unificación globalizados. En este sentido, la
gestión del laboratorio la realiza el jefe del laboratorio bajo su
criterio personal, por lo que las actividades del laboratorio
están centradas en realizar los ensayos y pruebas técnicas
requeridas para el desarrollo de los proyectos y mantener la
producción científica
Este laboratorio opera desde hace 20 años, desde que fue
reinstalado y actualizado según una nueva gestión luego de
haber sido cerrado por casi 15 años, por lo que la mayoría de los
equipos prácticamente inoperativos fueron desechados.
Actualmente Posee 4 unidades operativas con funciones
diferentes, pero complementarias. Maneja un promedio de 3
proyectos de investigación al año y constantemente incorporan
nuevos equipos y desarrollan nuevas técnicas de ensayo.
EVALUACIÓN Y DIAGNOSTICO
A continuación, se presenta la evaluación diagnostica

realizada al laboratorio del caso planteado en cuanto a su
sistema de organización de documental. El diagnóstico fue
dividido en dos aspectos a considerar:
 Ordenación documental
 Unidades de conservación
1. Ordenación documental.
El laboratorio VIDAS SANAS COLOMBIA S.A.S. no posee un
sistema de ordenación documental, las unidades productoras de
documentos reciben, generan, tramitan y conservan sus
documentos, según el criterio subjetivo del personal que lo
tramita, en la mayoría de los casos se depende de la memoria de
la persona encargada de ubicar los archivos para poder ubicar
un documento, en especial si son de valor administrativo. La
mayoría de los documentos son organizados de forma muy
precaria ya que apenas son agrupados en relación a las
funciones que les competen.
Los documentos de valor técnico, debido a su uso constante

son los que se encuentran mejor organizados, por ejemplo, las
publicaciones científicas se agrupan según el tema que tratan, y
poseen carpetas con normas para la realización de ensayos. Sin
embargo, los manuales y las especificaciones técnicas de los
equipos son guardadas al azar, lo que en muchos casos ha
ocasionado retrasos cuando por ejemplo se requiere reparar un
equipo y no logran ubicarse los planos electrónicos del mismo.
Algunos manuales son guardados junto con manuales de
equipos que han sido descontinuados.
En cuanto a los documentos de valor administrativo apenas
se agrupan por proyecto y por el año en que se produjeron, con
escasa clasificación documental en cuanto al tipo de
documento. Las carpetas de proyectos apenas se ordenan por
orden cronológico en la mayoría de los casos mezclando los
asuntos, se mezclan licitaciones de equipos, con convenios
de cooperación, en algunos casos estas carpetas tienen
separadores para identificar los tipos documentales como
comunicados internos y externos, aunque no siempre tienen
el cuidado de archivar todos los documentos que se producen,
por lo que cuando se requiere evidencia sobre algún proceso,
por ejemplo ubicar el testimonio de una solicitud a la dirección
de años anteriores, difícilmente se encuentra la información.
Los documentos administrativos relacionados con los equipos

como ordenes de mantenimiento reparación y servicios de los
equipos, escasamente se encuentran archivadas, y los
documentos relacionados se archivan sin un criterio
homogéneo, por lo que se dificulta realizar un seguimiento del
historial de operación y mantenimiento de los mismos, de la
misma manera que es prácticamente imposible encontrar
evidencia del proceso de adquisición e instalación de los
mismos.
No se maneja el concepto de expediente, la documentación de

algunas actividades de importancia como convenios
institucionales, desarrollo de proyectos es archivada sin ser
foliada, y en algunos casos, en especial a los relativos a años
anteriores se ha encontrado que falta documentación o
páginas en algunos documentos, y no existe certeza de
cuando se produjo la perdida de parte de la documentación.
En cuanto a la información guardada en unidades de

almacenamiento digital, el laboratorio posee una cantidad de
disquetes y CD, algunos identificados con nombres que no
permiten saber su contenido de hace 10-15 años, la mayoría
de los equipos opera por puertos USB por lo que la
información contenida no solo se desconoce, sino que
tampoco hay medios para acceder a ella dentro del laboratorio.
Estos CD y disquetes contienen información teórica y técnica
de los proyectos con más de 10 años, son CD de instalación
del software empleado por los equipos, o corresponden a
datos de ensayos realizados, memorias de congresos etc.
Algunos están archivados de a dos por carátula.
Por último y no menos importante, no existen criterios de
eliminación o conservación de documentos porque en algunos
casos se encontrarán junto con los documentos de uso rutinario,
documentos que han perdido vigencia o que datan del ejercicio
de hace más de 10 años. Incluso se encuentran guardados
documentos de los equiposdescontinuados de más de 20 años.
Esto incluye disquetes y CD de los cuales se desconoce la fecha
a la que pertenecen.
Diagnóstico: Existe una clara evidencia de la ausencia de

procesos de clasificación, valoración, selección, ordenación y
descripción, en todos los documentos que producen las
unidades. El laboratorio no posee criterios unificados para
resguardar y conservar sus documentos. Existe una
incertidumbre sobre la ubicación exacta de algunos documentos.
No se puede realizar un seguimiento adecuado del histórico de
la mayoría de las actividades administrativas.
2. Unidades de Conservación documental
El laboratorio no posee unidades de conservación documental

apropiadas, las carpetas con diferente valoración se encuentran
en estanterías tipo biblioteca, dispuestas al azar, sin un orden
aparente, las carpetas archivadoras se encuentran acostadas ya
que los espacios entre los tramos no permiten colocarlas de
forma vertical, lo mismo que los manuales y los instructivos de
operación. Las carpetas en su mayoría contienen más
documentos que su capacidad puede albergar, se encuentran
saturadas de documentos, por lo que es difícil su traslado y
manipulación. Estas estanterías de madera fueron instaladas
inicialmente, con una finalidad diferente a la archivar o contener
carpetas con documentación.
Poseen dos archivadores metálicos de tres gavetas cada uno,
los cuales se encuentran acumulados de documentación sin
clasificar ni ordenar, en estos archivos se encuentran manuales
y documentos de equipos que han sido desincorporados del
laboratorio, y documentos pertenecientes a las operaciones
realizadas por el laboratorio anterior de hace 30 años
aproximadamente. En algunos mesones de trabajo, se
encuentran apilados documentos sin clasificar o pertenecientes
al contenido de otras carpetas.
Los documentos generados por cada tipo de ensayo son

archivados en gavetas corrientes en carpetas apiladas en forma
horizontal, próximas a los equipos, junto con los manuales,
instructivos de operación y otros documentos, incluso estos
documentos son guardados junto con herramientas de trabajo
como destornilladores, espátulas, etc.
El espacio donde se encuentran las estanterías es un espacio

cuyo ambiente no escontrolado, algunas estanterías están cerca
de las ventanas. El clima del lugar es bastante húmedo además
dentro del laboratorio se realizan prácticas químicas que los
exponen a determinadas sustancias y emisión de vapores que
con el tiempo pueden resultar abrasivas para los archivos.
Adicionalmente, no existe un archivo central al cual transferir los
documentos vencidos o para su conservación permanente de ser
el caso.
Diagnóstico: El laboratorio VIDA SANAS COLOMBIA S.A.S.

no cuenta con unidades de conservación adecuada para la
organización de los documentos que produce. Hace uso
incorrecto del mobiliario que emplea para guardar su
documentación. Hace un mal empleo de la capacidad nominal de
las carpetas y gavetas que emplea para tal fin. Las condiciones
ambientales a la que están expuestos los documentos, puede
ocasionar daños irreversibles a los mismos.
RECOMENDACIONES
De acuerdo a la evaluación y diagnóstico realizada al Laboratorio
VIDAS SANAS COLOMBIA S.A.S, se plantean las siguientes
recomendaciones, con el fin de lograr implementar un sistema de
organización de documentos apropiado.
En cuanto a la organización documental se recomienda:
1. Identificación de las secciones documentales que
corresponden a cada una de las unidades (Unidad A,
C, D).
2. Identificar y conformar carpetas de acuerdo a las
funciones de las unidades de operación que conforman
el laboratorio, las cuales integrarán el fondo documental
del laboratorio.
3. Agrupar los documentos que reciben, generan, tramitan
o conserva cada unidad en series y subseries
documentales. Por Ejemplo. Proyectos de
Investigación, Servicios, Comunicaciones,
Cotizaciones, Publicaciones, Asistencia a Congresos,
Normas, Equipos.
4. Establecer las subseries documentales de acuerdo a

los documentos relacionados con cada serie. Por
ejemplo:
 serie: Proyectos de Investigación,
 subseries: informes, ensayos de caracterización,
cotizaciones, cartas, reportes técnicos, etc.
5. Establecer los tipos documentales que integraran cada
subserie documental.
6. Establecer la valoración documental, es decir
determinar el valor administrativo, legal, contable,
técnico o científico de los tipos documentales y
establecer el tiempo de conservación en el archivo de
gestión
7. Establecer el criterio de Ordenación Documental de
cada expediente de las series documentales, el cual
puede ser del tipo alfanumérico, numérico o alfabético
según sea más conveniente para la identificación de los
documentos. Por ejemplo, puede ser alfanumérico para
el caso de los proyectos, considerando el área y el
número que se desarrollan en la unidad.Para el caso de
los ensayos puede ser numérico teniendo en cuenta la
numeración consecutiva de los ensayos realizados.
8. Mantener el principio de orden original, es decir mantener
el orden secuencial del orden cronológico en el que se
recibieron o produjeron los documentos, pero acorde a
la clasificación de la subseries correspondientes.
9. Pueden complementar su organización con una
descripción documental, que puede ser un inventario de
los principales documentos archivados, tal que sea fácil
localizar la información contenida en los documentos de
archivo, como por ejemplo una publicación científica de
hace más de 5 años.
10. Elaborar tablas de retención documental para
determinar la permanencia y conservación de los
documentos.
En relación a las unidades de conservación se recomienda:

1. Adquirir mobiliario adecuado al volumen y al tamaño de
las carpetas, que sea estable, que cumpla con los
requerimientos de seguridad, estabilidad y aislamiento
adecuado de los documentos.
2. Destinar un espacio para la colocación del mobiliario,
en el cual los documentos estén menos expuestos a las
condiciones ambientales y químicas del laboratorio y
que permita el fácil acceso a los mismos.
3. Crear un archivo central y un archivo histórico.
4. Establecer un método de almacenamiento de los
documentos en el archivo central e histórico, por
ejemplo, el uso de cajas de cartón acordes con el
volumen de los documentos.
5. Utilizar apropiadamente la capacidad de las carpetas en
donde se organicenlos documentos.
6. Identificar apropiadamente las carpetas y las cajas, de
acuerdo a la clasificación documental establecida.
7. Utilizar apropiadamente la capacidad tanto de

almacenaje como de resistencia del mobiliario
empleado para guardar los documentos.
8. Evitar archivar documentos junto a herramientas y otros objetos.
CONCLUSIONES
La falta de conocimientos teóricos y prácticos para llevar a
cabo la organización técnica de la documentación y el
desconocimiento de las ventajas que tiene la implementación
de un sistema de organización documental, es la causa
principal de la desorganización observada en el laboratorio
VIDA SANAS COLOMBIAS.A.S. Aunque el laboratorio VIDA
SANAS COLOMBIA S.A.S. es eficiente en el cumplimiento de
sus funciones técnicas, sus malas prácticas en la gestión de
sus documentos, traen como consecuencia un caos a la hora
de ubicar alguna información, ya sea por la incertidumbre para
la localización de los documentos o por la perdida y deterioro
de documentos con alto valor documental. Es completamente
necesaria una pronta implementación de un adecuado sistema
de gestión de los documentos producidos por el laboratorio
VIDA SANAS COLOMBIA S.A.S., ya que sin duda la
desorganización documental observada interfiere en el
adecuado funcionamiento de las unidades que lo conforman y
representa un obstáculo en el camino hacia el mejoramiento
continuo y el alcance de un nivel de calidad acorde con sus
propósitos institucionales.
BIBLIOGRAFÍA
Archivo General de la Nación. Sistema Nacional de Archivos.
Principios y Procesospara la Organización del Archivo General
del Municipio. Bogotá, Colombia 2003

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