ESCUELA ABIERTA DE DESARROLLO DE INGENIERIA Y CONSTRUCCION (EADIC) 1

Máster en Electrónica Industrial Automatización y Control

MODULO 8
Tema 2. Dirección y Gestión de Proyectos según la metodología del PMI®.
Caso Práctico

Luis Alberto Almonacid Delgado

I. INTRODUCCIÓN

En el siguiente informe se presenta la solución del caso práctico del módulo 8, Tema 2. Dirección
y Gestión de Proyectos según la metodología del PMI®.

ll. METODOS

ENUNCIADO

Pregunta nº1
Responde a las siguientes preguntas.

a. ¿Quién es el sponsor del proyecto en este caso y qué funciones debe cumplir?

El sponsor es la figura que ha de asegurarse que el proyecto esté alineado con los objetivos de
negocio marcados en su concepción y que se consiguen estos objetivos, en este caso es el
director general de la Empresa ITSS que le asigno el proyecto al ingeniero Javier L. Rodríguez
entre otras cosas debería:

• Facilitar el contexto de negocio, experiencia y soporte al equipo (incluido el PM)

• Asegurar los presupuestos necesarios y facilitar la “venta” del proyecto internamente
• Actuar como un punto de escalado, en aquellos casos que la autoridad del PM no sea
suficiente
• Actuar como una linea adicional de comunicación y observación entre el equipo, cliente y
otros interesados del proyecto
• Ser un línea de unión entre el proyecto, el negocio y la estrategia corporativa
• Autoridad: en la mayoría de casos emana de su posición jerárquica. El sponsor debería ser
alguien con responsabilidad jerárquica dentro de la organización
• Credibilidad: el sponsor debe ser el líder del proyecto desde el punto de vista del negocio
y, como tal, debe poder transmitir confianza y credibilidad en que el proyecto va a finalizar
con éxito.
• Habilidad para delegar: el sponsor debe centrarse en los temas importantes, en los que
realmente puede y debe aportar. No está aportando valor un patrocinador que interviene en
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el diseño del proyecto, en la estimación de esfuerzo por parte del equipo o que propone
soluciones creativas. No son esas las áreas en las que debe participar.
• Disponibilidad: el sponsor debe estar presente. Debe participar, debe estar disponible. Debe
poder tomar las decisiones en el momento en el que se tienen que tomar

b. ¿Qué tipo de documento le ha remitido a Javier con los datos del proyecto y qué
información puede contener?
Cuando se da inicio del proyecto, se define qué es lo que se espera lograr y cuál será el alcance
para lograrlo. Cada proyecto se inicia con una idea, visión u oportunidad de negocio, que
representa el punto de partida y debe estar asociado con los objetivos de negocio de la
organización.
El Documento que le han remitido a javier, es la acta de constitución del proyecto ya que es el
documento donde se documenta la estrategia organizacional y el alcance del proyecto.

c. ¿Qué es lo que se le ha olvidado a Javier hacer con el documento? ¿Por qué ese aspecto
es clave para el desarrollo del proyecto?
Lo que se le ha olvidado a Javier con el documento es firmar el documento para realizar la validez
que el acepto el proyecto como el director general del proyecto, antes dar inicio al proyecto.

Pregunta nº2.
Facilita una lista lo más completa posible de los interesados del proyecto que aparecen en
el texto, describiendo brevemente el rol que desempeñan en el proyecto. ¿Quién es el
interesado más importante del proyecto desde el punto de vista de las restricciones del
proyecto? ¿Por qué?

Lista de Interesados

Nombre Cargo Campo de Acción Relación Proyecto

Javier L. Director de proyectos Profecional Dirrecion

Rodríguez
XXXX Director General de la Profecional Dirrecion
empresa ITSS, S.A
Xxxxxx El director comercial Profesional Comercial
Xxxxxx El director de servicios Profesional Servicios
Xxxxxx El director de sistemas Profesional Sistemas
Xxxxxx EL director financiero Profesional Financieros
Xxxxxx EL responsable de atención al Profesional Atencion al cliente
cliente
XXXX Director general Direccion

Según los interesados el más importante es el Director general de la empresa ITSS.sa y el director
del proyecto el ingeniero Javier ya que el director es el responsable directo que el proyecto se
realice de la mejor manera, y por parte del cliente el director de sistemas, Donde de el depende
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que el proyecto tenga un buen funcionamiento después de ser realizado, ya que será el encargado
de dar un soporte al nuevo sistema ya que desaparecerá el sistema con el que están trabajando.

Pregunta nº3.

Haz una propuesta sobre el contenido que debería tener el Acta de Constitución del
proyecto según la información que aparece en el enunciado del ejercicio.

1. ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO:

Empresa / Organización ITSS

Proyecto Implantación de un nuevo sistema de gestión de clientes para una

empresa multinacional que opera en 40 países
Fecha de preparación 1/04/2019
Clientes Empresa multinacional que opera en 40 países
Patrocinador principal Director General de la Empresa
Director de Proyecto ingeniero Javier L. Rodríguez

1.1 Patrocinador:

Nombre Cargo Departamento / División Rama ejecutiva (Vicepresidencia)

xxxxxxxx Director general de la compañia administrativo Director General

1.2 Propósito y Justificación del Proyecto:

El presente proyecto supone la implantación de un nuevo sistema de gestión de clientes para una
empresa multinacional que opera en 40 países, donde la empresa gestiona más de 100.000
clientes y está referenciada como una de las de más prestigio en su sector. El proyecto tiene un
plazo de ejecución de 8 meses y será necesario proveer tanto la infraestructura tecnológica,
como el software y la capacitación de los usuarios.

1.3 Descripción del Proyecto y Entregables:

El proyecto inicialmente considerara la implantación de un nuevo sistema de gestión de clientes con las
indicaciones mas importantes del proyecto:
El nuevo sistema deberá ejecutarse sobre una plataforma web que habrá que desarrollar a medida.
Los usuarios serán de varios departamentos: comercial, servicios, financiero,atención al cliente. En una 2ª fase
se quiere dar acceso a que los propios clientes consulten sus datos de contratación y facturación y hagan
operaciones elementales como cambio de datos personales y de domiciliación bancaria.
El sistema estará administrado por el área de sistemas de la empresa, que no tiene experiencia en plataformas
web.
Habrá que realizar una migración desde el sistema actual, en arquitectura cliente/servidor en MS Windows y
AS-400 con servidores distribuidos en cada uno de los países.
La aplicación será multi-idioma en todas las pantallas, con configuración almacenable por usuario.
El servicio a los clientes no se podrá ver afectado por la migración: el sistema actual debe mantenerse operativo
en todo momento hasta que se active el nuevo.
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1.4 Requerimientos de alto nivel:

1.4.1 Requerimientos del producto:

El costo final del producto no debe exceder $xxxxxx , deberá constar de requisiciones mínimas por los interesados
del proyecto.

1.4.2 Requerimientos del proyecto:

El proyecto deberá ser realizado en un plazo de ejecución de 8 meses y será necesario proveer tanto la
infraestructura tecnológica,como el software y la capacitación de los usuarios.

1.5 Objetivos:

Objetivo
Realizar el Proyecto en el tiempo estipulado con las requisiscionesl cliente

Alcance

El alcance del presente proyecto realizar la implantación de un nuevo sistema de gestión de clientes con
requisiciones del los diferentes directores:
El director comercial le indica que los servicios que ofrecen son distintos en cada país y que los procedimientos
de contratación también.
El director de servicios destaca que lo más importante es que el sistema sea capaz de facilitar diariamente las
órdenes de trabajo de cada operario, optimizando la asignación en función del perfil del operario y agrupación
geográfica de los servicios a realizar.
Para el director financiero el aspecto más importante es la agregación de datos, tanto en moneda local como en
US $, ya que es la moneda en la que se consolidan las cuentas de la empresa. Actualmente es una actividad que
tienen que hacer manualmente porque los datos están distribuidos en los distintos servidores en cada país.
El responsable de atención al cliente indica que quiere centralizar el servicio en una única ubicación en un tercer
país donde la empresa no está presente ya que los costes del servicio son mucho más baratos. Para él el idioma
de la aplicación debe ser el mismo para todos los usuarios, aunque les debe aparecer en pantalla el
idioma de interlocución con el cliente, algo que actualmente se desconoce porque la atención es local y se da por
supuesto que es el idioma de cada país.
Necesitarán orientación en cuanto a la elección de la infraestructura que soportará el sistema como al motor de
base de datos. Aunque haya una partida aprobada dentro del presupuesto del proyecto, no existen especificaciones
técnicas.

1.6 Riesgos iniciales de alto nivel:

Falta de presupuesto por parte del director general en el tiempo de entrega de elementos o productos comprados
en el extranjero. Falta de compromiso de los interesados. Finalmente Daños inesperados.

1.7 Cronograma de hitos principales:

Hito Fecha tope

Investigación Características Aerogeneradores. 10/08/2018
Investigación Aplicaciones en el contexto rural. 30/08/2018
Sistema de medición completo. 01/11/2018
Prototipo producto final. 15/04/2019
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Mediciones en diferentes locaciones 01/07/2019

1.8 Lista de Interesados (stakeholders):

Nombre Cargo Campo de Acción Relación Proyecto

Javier L. Director de proyectos Profecional Dirrecion

Rodríguez
XXXX Director General de la Profecional Dirrecion
empresa ITSS, S.A
Xxxxxx El director comercial Profesional Comercial
Xxxxxx El director de servicios Profesional Servicios
Xxxxxx El director de sistemas Profesional Sistemas
Xxxxxx EL director financiero Profesional Financieros
Xxxxxx EL responsable de atención al Profesional Atencion al cliente
cliente
XXXX Director general Direccion

Pregunta nº4.
Responde a las siguientes preguntas:

a) Suponiendo que el presupuesto inicial era de 2 MM$, y suponiendo que cuando se ha

finalizado la mitad del trabajo a realizar el calendario se mantiene de acuerdo con la
planificación, pero el coste real es un 10% superior al previsto, calcula cuál es el
rendimiento del coste que Javier debe obtener en lo que queda de proyecto para no entrar
en pérdidas.

PV (planned value)= Porcentaje Planteado(%)*Presupuesto del proyecto

PV= 0.5*2000000=1000000
EV (Earned value)= Porcentaje Ejecutado(%)*Presupuesto del proyecto
EV=0.5*2000000=1000000
Ac (Actual Cost)= 1100000

CV(Variación del costo )=EV-AC

CV=1000000-1100000=-100000
%CV(Porcentaje de variación del costo) = CV/EV
%CV=100000/100000=0.1
CPI(Indice de desempeño del costo)=EV-AC
CPI=100000/1100000=0.909

El proyecto esta por encima del presupuesto un 0.90

b) Suponiendo que se mantuviera el mismo ritmo de coste del proyecto, ¿cuál será el coste
del proyecto a la finalización?
EV=20000000
AC=2200000
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CPI=2000000/2200000=0.099
Como el CP1<1 El proyecto estaría por encima del presupuesto

Pregunta nº5.
Indica cómo afectan al cálculo de los indicadores CPI y SPI los siguientes aspectos:
a) Alargamiento de una actividad con un coste fijo.
Los índices nos mostraran que es lo que estamos logrando hacer con nuestro recursos donde los
índices menores a la unidad son desfavorables.
Como el CPI , como es costo fijo esto quiere decir que el CPI =1 que estará en el presupuesto
El SPI, Es diferente ya que el costo se mantiene, pero a aumentado el tiempo el SPI<1 el proyecto
estará retrasado

b) Acortamiento de una actividad con un importante coste variable dependiente del

tiempo.
Como el CPI, Como el costo variable al disminuir el tiempo de una actividad generara menos
gastos CPI >1 que estará por debajo del presupuesto.
El SPI, Disminuyendo el tiempo de una actividad el SPI>1 el proyecto estará adelantado

lll. CONCLUSIÓN

• Para la realización del caso práctico, se aplicaron los principales conceptos expuestos en
el modulo 8 del tema 2 donde se encontró la diferencias entre lo importante de la gestión
de proyectos.

lV. BIBLIOGRAFÍA

* Material proporcionado por eadic