INFORME DE AUDITORIA INTERNA COdigo: F-CI-4

(?) PROSPERIDAD Fecha de Aprobacion: 29/04/2016

SEGUIMIENTO Y EVALUACION AL
SISTEMA DE CONTROL INTERNO VersiOn: 2

ID DE LA AUDITORIA No. AC-SDF PPE-02- 2016 FECHA:

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA:
Evaluar la razonabilidad de los saldos reflejados en la Propiedad, Planta y Equipo del Balance
General a marzo 31 de 2016 del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social

CRITERIO (S) / NORMA (S) : Resolution Interna 01399 de mayo 25 de 2016 "Por el cual se
adopta la actualization del Reglamento Operativo para el Manejo y Control Administrativo de los
Bienes del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social - Prosperidad Social".
Regimen de Contabilidad Publica, Procedimientos Internos de Prosperidad Social, Mapa de
riesgos. Plan de action. Norma NTCGP1000:2009 y documentos incorporados al Sistema de
Gestion de la Calidad. Dernas normatividad legal vigente aplicable
ALCANCE DE LA AUDITORIA:
Aplica desde Enero de 2015 y/o vigencias anteriores a Marzo 31 de 2016, de Prosperidad
Social y Fondo de Inversion para la Paz-FIP

PROCESO /AREA ORGANIZACIONAL /DOCUMENTO A AUDITAR: Subdireccion Financiera,

Subdireccion de Contratacion y Subdireccion de Operaciones.

DURACION PREVISTA EN (HORAS) DE LA GESTION: CALIDAD:

AUDITORIA 328 24
Clara Celina ChimbI Laverde
AUDITOR LIDER:

Wilson Albarracin Gomez

AUDITOR (ES) ACOMPANANTE(S): Nancy Gomez Narvaez
Nhora Ortiz Sanchez
N/A
EXPERTO(S) TECNICO(S)

AUDITOR (ES) EN FORMACION N/A

DESARROLLO DE LA AUDITORIA
FORTALEZA(S):

DESCRIPCION DEL (H; NC; OB) (Nurnerelos por tipo de clasificacion)

CLASIFICACION DEL (H; NC; OB) Seleccione Ia sigla a Ia cual corresponde Ia
description)
V

F-CI-4 Formato Informe de Auditoria Prosperidad Social Oficina de Control Interno

 INFORME DE AUDITORIA INTERNA Cbdigo F-CI-4

R SPE DAD - Fecha de Aprobacion: 29/04/2016

SEGUIMIENTO Y EVALUACION AL
SISTEMA DE CONTROL INTERNO Version: 2

HALLAZGOS (H)

No. 1. Con fecha 14 de julio de 2016 fue nombrada la funcionaria Irma del Pilar Murcia como
nueva almacenista, sin que a esta fecha se le haya hecho entrega de los inventarios por parte del
funcionario German Morales Santos quien recibiO mediante acta del 30 de septiembre de 2014,
incumpliendo lo establecido en la Resolucion 1399 de 2016 Capitulo IV numeral 4.

No.2. Conforme a la Resolucion 1399 de 2016, las bodegas establecidas para el manejo de los
inventarios son: Bodega elementos controlados, Bodega elementos devolutivos, Bodega
Elementos de consumo y Bodega donaciones.
• En el sistema de Almacen PCT se han creado unas bodegas adicionales denominadas "Area
Coman" y "Elementos por Ubicar", en las que se registran bienes que se encuentran en
servicio pero sin asignacion a un funcionario determinado, incumpliendo lo establecido en
la Resolucion 1399 de 2016 Capitulo I y III numeral 3.
• Se encontro la creacion de una bodega denominada "Nuevos No Explotados" en la que se
registran bienes que se compraron en la vigencia 2014 y no se han utilizado, en contravia
de lo establecido en el Articulo 25 numeral 7 de la Ley 80 de 1993 Estatuto General de
Contratacion de la Administracion Publica y el Articulo 20 numeral 1 del Decreto 1510 de
2013 Por el cual se reglamenta el Sistema de Compras y Contratacion Publica.
Incumpliendo lo establecido en la Resolucion 1399 de 2016 Capitulo I.

No. 3. En la revision realizada al 100% de las salidas de Almacen de los meses de Junio a
Diciembre de 2015 y Enero a Marzo de 2016, se pudo establecer que hay salidas que no se
encuentran firmadas por el encargado del Almacen ni por el funcionario que recibe los bienes,
como las siguientes:

No. SALIDA DEPENDENCIA FECHA

239 A 247 DIRECCION REGIONAL CASANARE 17/06/2015
743 A 769 SD. SEGURIDAD ALIMENTARIA Y NUTRICION - RESA 09/12/2015
789 A 790 DIRECCION REGIONAL ARAUCA 09/12/2015
775 A 783 CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO 09/12/2015
Incumpliendo lo establecido en la ResoluciOn 1399 de 2016 Capitulo III numeral 2 (2.8 y 2.9).

No. 4. Se evidencio que hay funcionarios que tienen a su cargo grandes cantidades de bienes,
sin que a la fecha hayan realizado los traslados correspondientes, incumpliendo lo establecido en
el Capitulo II numeral 7 de la Resolucion 1399 de 2016. Se detallan algunos a continuacion:

DEPENDENCIA NOMBRE DEL FUNCIONARIO VALOR INVENTARIO

BOYACA AVILA RODRIGUEZ HECTOR OSBALDO 153.118.837,04
CALDAS GARCIA RESTREPO JORGE ORLANDO 186.191.419,67
CAQUETA TAMAYO LLANOS DIANA CAROLINA 227.953.238,15
CUNDINAMARCA RIVEROS BARBOSA SANDRA MILLADY 160.413.712,12
HUILA ARTUNDUAGA FLOREZ DORA MARIA 123.362.301,58
META SALDANA JHORMAN JULIAN 184.812.127,33
NORTE DE SANTANDER MISSE MILLAN EMPERATRIZ 224.300.312,28
RISARALDA GRISALES FLOREZ PAOLA ANDREA 208.883.824,86
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C.
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03 PROSPERID Fecha de Aprobacion. 29/04/2016

SEGUIMIENTO Y EVALUACION AL
SISTEMA DE CONTROL INTERNO Versien: 2

SANTANDER MUTIS ALMEIDA GERMAN AUGUSTO 215.510.452,89

VALLE MOLANO GONZALEZ RODRIGO 198.354.039,98
OF. TECNOLOGIAS DE GIOVANNY MARTINEZ POVEDA 16.315.255.622,00
LA INFORMACIDN
SUBD. DE
YACKELINE MORENO
OPERACIONES 144.355.936,00
EXFUNCIONARIO JOSE LUIS ACUIS1A 126.368.858,00

No. 5. Se evidencio que desde abril de 2015 y hasta la fecha de la auditoria no se han registrado
en PCT los ingresos y salidas originados por donaciones, afectando la Informacion Contable
PUblica, dado que no refleja la situaciOn y actividad de la entidad de manera ajustada a la realidad,
incumpliendo lo establecido en el Regimen de Contabilidad P6blica Seccion VI y VII y la Resolucion
1399 de 2016 Capitulo II numeral 6 y Capitulo XI numeral 1.

No. 6. Se evidencio que los bienes adquiridos por medio de convenios, no se estan ingresando
en forma oportuna at Almacen, ejemplo de esto es:
• La compra de 1000 tablet's el 29 de Abril de 2015, los documentos y los elementos (ya
usados) fueron entregados para ingreso al Almacen el 8 de Julio de 2016. Estos elementos
corresponden al Convenio 183 del 27 de marzo de 2015.
• La compra de 34 tablet's el 4 de Julio de 2015, se entregan at almacen los documentos y
elementos (usados) el 6 de Abril de 2016. Estos elementos corresponden al convenio 144
del 4 de Mayo de 2015, de Inclusion Productiva.
Incumpliendo lo establecido en la Resolucion 1399 de 2016 Capitulo II numeral 1 "Ingreso de
Bienes" y los principios de Registro y Devengo o Causacion del Regimen de Contabilidad PUblica.

No. 7. Se encontraron 35 placas impresas del No. 31214 al 31248 en el Almacen, generadas
para identificar los aires acondicionados comprados en desarrollo del Contrato de Compra-Venta
No. 451 de 03/11/2015 con Comprobante de Entrada de Devolutivos No. 18 de diciembre 18 de
2015. La salida de estos aires acondicionados fue realizada mediante el Comprobante de Salida
de Devolutivos No. 888 de diciembre 18 de 2015 a nombre de la funcionaria Yackeline Moreno,
Coordinadora de Servicios, de la Subdireccion de Operaciones quien mediante correo electronic°
de diciembre 18 de 2015 autorizo cargarlos en su inventario, sin que a la fecha de la auditoria
haya informado en que regionales fueron entregados para proceder hacer los traslados y
colocar las placas correspondientes, incumpliendo lo establecido en la Resolucion 1399 de 2016
Capitulo III numeral 2 y 3.

No. 8. No se evidenciaron las autorizaciones de la Subdirecci6n de Operaciones para tener en

custodia bienes de otras dependencias, como es el caso de :
• Botiquines pertenecientes a Talento Humano,
• Repuestos para los vehiculos pertenecientes a transportes
Incumpliendo lo establecido en le Resolucion 1399 de 2016 Capitulo II "Est6 prohibido guardar
bienes de propiedad de particulares o elementos o bienes de las dependencias dentro del
Almacen, sin que medie autorizacion expresa, suscrita por el Subdirector de operaciones, previa
solicitud del programa o grupo interesado".

No. 9. Se verifico que en los dos ultimos arios no se ha realizado el envio de inventario a los
funcionarios de as dependencias y Direcciones Regionales, para que cads responsable certifique
la veracidad y conformidad, con la firma de dicho listado, incumpliendo lo establecido en la,.
kesolucion 1399 de 2016 Capitulo IV numeral 2 y Capitulo V numeral 1(1.1, 1.2).
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C)ROPE D Fecha de AprobaciOn: 29/04/2016

SEGUIMIENTO Y EVALUACION AL
SISTEMA DE CONTROL INTERNO Version: 2

No. 10. En el inventario de elementos devolutivos se evidenciaron las siguientes inconsistencias:

• Bienes que se encuentran fisicamente en el Almacen pero que no aparecen en el
aplicativo PCT. Como CPU's y Monitores segan listado adjunto.
• Segun el listado de Elementos Devolutivos por Dependencia-Bodega Inservibles el
Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, posee 3180 elementos
por valor de $3.032.841.111,97, de estos, 3136 elementos se encuentran en
estado "Bueno" por valor de $2.835.704.465,04 y 44 elementos en estado
"Inservible" por valor de $197.136.646,93.
Incumpliendo lo establecido en el Regimen de Contabilidad PUblica Seccion VI y VII y la Resolucion
1399 de 2016.

No. 11. Conforme a los listados del PCT, suministrados, la entidad cuenta con 97 bienes en
"Equipo de transporte, tracci6n y elevacion" por un valor de $2.656.797.493.60, de estos en
transporte terrestre 50 figuran en estado "Inservible" por $973.172.132,00, 33 en estado "Bueno"
por valor de $1.580.029.729,60, Transporte Maritimo y Fluvial en estado "Bueno" 12 por
$84.614.432,00 y 2 en estado "Inservible" por $18.981.199,00, distribuidos unos en la bodega y
otros en el sotano de la entidad.
Incumpliendo lo establecido en el Regimen de Contabilidad Pablica Seccion VI y VII y la Resolucion
1399 de 2016.

NO CONFORMIDADES (N.C)

No. 1. Se evidenciaron los siguientes deficiencias en las instalaciones y en los equipos de

trabajo:
• El montacargas ZDYK de 24 voltios no funciona en aptimas condiciones.
• Los banos se rebosan ocasionando malos olores en las instalaciones.
• Hay goteras en diferentes partes de las bodegas, tuvieron que desinstalar una
lampara porque la gotera caia sobre ella y podia ocasionar un corto.
Incumpliendo lo establecido en la NTCGP1000:2009 Capitulo 6.3 Infraestructura Literales a y b.

No. 2. Se pudo establecer que los bienes de la Entidad se manejan en el aplicativo PCT el cual
fue adquirido "hacia el ano 2004" y mediante Contrato de Prestacion de Servicios No. 1322 de
mayo 19 de 2016, se contrat6 "el servicio de mantenimiento, actualizacion y soporte de los
modulos de software administrativo y financiero PCT ENTERPRISE".
Revisado el PCT, se evidenci6 que:
• Quien figura como administradora del PCT- Modulo Almacen-, no fue capacitada
sobre sus responsabilidades, autorizaciones y limitantes. Actualmente figura como
administradora una funcionaria del Almacen, pero el Coordinador de bienes es
quien autoriza la creacion de las bodegas y la creaci6n de usuarios.
• La anulacion de documentos en el aplicativo PCT, genera duplicidad en los
consecutivos ya que aparecen en los listados como una salida.
Incumpliendo lo establecido en la NTCGP1000:2009 Capitulo 4.2.3.

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PROSP RIDAD Fecha de Aprobacion: 29/04/2016

SEGUIMIENTO Y EVALUACION AL
SISTEMA DE CONTROL INTERNO VersiOn: 2

ANEXOS DE LAS ACTIVIDADES DEL EXPERTO TECNICO

CONCLUSIONES
No. 1. Se concluye que el manejo dado a la administraciOn de los bienes de propiedad de
Prosperidad Social, no se ajusta a la realidad, afectando la razonabilidad de los Estados
Contables.

No. 2. No se ha adelantado la depuracion y determinacion de los saldos, correspondientes a los

Bienes de la Entidad, necesarios para la implementacion del Nuevo Marco Normativo de
Contabilidad que inicia el 1 de enero de 2017.

No. 3. El manejo y control administrativo de los bienes de la entidad requiere de mayor niimero
de personal, que de soporte al PCT y al manejo de las bodegas.

En la actualidad el Almacen cuenta con:

No. NOMBRE AREA DE TRABAJO ACTIVIDADES

1 JAVIER PULIDO AYALA BODEGA - DEVOLUTIVOS Auxiliar (Cargue, descargue, revision de
2 LUIS CARGOS GALLO BODEGA - DEVOLUTIVOS Auxiliar (Cargue, descargue, revision de
3 OMAR GALLO BODEGA - CONSUMO Auxiliar (Cargue, descargue, revision de
4 ALBERTO VERA ARCHIVO Archivo
5 ELIZABETH GUEVARA OFICINAS - Movimientos PCT Profesional (Entradas, salidas, traslados
6 PAOLA TRUJILLO OFICINAS - Movimientos PCT Traslados, inventarios fisicos Nivel Nacic
Activos para la prosperidad, Traslados N
7 CARLOS SANABRIA
OFICINAS - Movimientos PCT Regional

Administration de los bienes de la Entid

8 PILAR MURCIA ALMACENISTA
Organizacion, Conservacion, suministro

FECHA LIMITE DE ENTREGA DEL DOCUMENTO(S)

_
Plan de mejoramiento Tratamiento de las no conformidades y
observaciones

2016- 10- 24 2016 - 10- 24

REGISTRO DE HORAS DE AUDITORIA DE CALIDAD Y DE GESTION

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PROSPERIDAD .,C''' Fecha de Aprobacion: 29/04/2016

SEGUIMIENTO Y EVALUACION AL
SISTEMA DE CONTROL INTERNO Version: 2

Niimero de
Norma
Horas

Gestion 328
Norma Tecnica de Calidad en la Gestion Piiblica NTCGP: 1000 4
Modelo Estandar de Control Interno MECI: 2014 4
NTC ISO 14001 Sistema de Gestion en Ambiental 4
NTC ISO 18001 Sistema de Gestion en Seguridad y Salud Ocupacional
Otras CAles?
NTC ISO 27001 Tecnologia de la informacion. Tecnicas de seguridad. Sistemas
8
de gestion de la seguridad de la informacion (SGSI)

0(F t'nota rfr 4■

Clara Celina-aiiTBTL-aver e
NOMBRE Y F RMA D L AUDITOR LIDER

Ingrid Milay Leon ovar

NOMBRE Y FIRMA JE,E OFI IN CONTROL INTERNO

I ktkiSd-k4 6,ttklYVib-)
Miguel Angel Saavedra Avila
FIRMA DEL RESPONSABLE PUNAS

H: Hallazgo
NC: No conformidad
OB: Observacion

F-CI-4 Formato Informe de Auditoria Prosperidad Social Oficina de Control Interno