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Acta N02 Cataluña

El resumen del acta de la reunión del consejo de administración del conjunto residencial Cataluña es el siguiente: 1) Se analizaron los estados financieros de enero a abril de 2019 y se aprobaron los informes contable, de la revisora fiscal y del administrador. 2) Se establecieron nuevas políticas como no recibir pagos en efectivo en la oficina y facturar a través de un banco. 3) Se propusieron acciones como estudiar un seguro para las zonas comunes y cotizar puertas para las porterías.

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Acta N02 Cataluña

El resumen del acta de la reunión del consejo de administración del conjunto residencial Cataluña es el siguiente: 1) Se analizaron los estados financieros de enero a abril de 2019 y se aprobaron los informes contable, de la revisora fiscal y del administrador. 2) Se establecieron nuevas políticas como no recibir pagos en efectivo en la oficina y facturar a través de un banco. 3) Se propusieron acciones como estudiar un seguro para las zonas comunes y cotizar puertas para las porterías.

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Administración

Acta Consejo Conjunto Residencial


Cataluña

Acta Número 02
Reunión Ordinaria
Fecha de Reunión 29/05/2019
Lugar Oficina de Administración
Hora de inicio 7:00 p.m.

Asistentes
Rubén Polo
Carlos Mesa
Astrid Carvajal
Patricia Cano
Felipe Monsalve
Renzo Cardona
Eduardo Trujillo
Esperanza Duarte

No asistieron a reunión
Asistentes Motivo
John Jairo Mosquera No presento excusa
Jonatán Sepúlveda Presento excusa
Ubaldo Cossio Presento excusa

INVITADOS
Contadora: Isabel Cano, Revisora fiscal Olga Muñoz, y Administrador Aníbal
Muñoz.

Objetivo de la reunión:
Analizar situaciones correspondientes a la administración y estados financieros de
los meses de enero –abril del año 2019.
Orden del día:
1. Verificación de quorum
2. Lectura acta anterior.
3. Informe contable de la contadora de los meses de enero - abril del presente
año.
4. Informe revisora fiscal de los meses de enero - abril del 2019
5. Informe del Señor Administrador del conjunto Residencial Cataluña, de los
meses de enero – abril, del 2019.
6. Observaciones y propuesta.

Desarrollo de la reunión:

1. Hay quorum, para deliberar y decidir.


2. Se lee el acta anterior 01, y es aprobada.
3. Informe de la contadora.
 La contadora explica de manera detallada los resultados de los
movimientos contables de los meses de enero - abril del presente
año, dando respuesta a las inquietudes de algunos de los
representantes del consejo.
 Define hacer carta aclaratoria sobre presupuesto aprobado en la
asamblea de marzo 23 del 2019.
 Por otro lado precisó que el año pasado se implementó la forma de
realizar la contabilidad con base en lo recaudado y no lo facturado.
 El dinero de los imprevistos precisados por la ley, deben ser
colocados en una fiducia de cualquier banco.
 Se le recomendó al señor Administrador no volver a recaudar
dineros en la oficina de la Administración por ningún motivo, ya sea
por cuotas de administración, o por arreglos de fachadas de los
bloques, con el fin de evitar guardar efectivo en la oficina y de tener
enredos con los dineros recaudados; Ya sea consigo mismo o con
los demás propietarios. Esta recomendación también había sido
señalada por el anterior consejo de administración.
 Se realizará una circular donde se le informa a la comunidad de
Cataluña sobre el no recibir dineros para realizar pagos de la cuota
de administración en la oficina.
 El manejo de la factura para pago de la administración se realizará a
partir del mes de junio por la Sucursal Davivienda.
 Las compras deben ser sustentadas por facturas membretadas del
almacén y no por recibos hechos a mano.
 Establecer la política de pago, es decir, no se pagará en efectivo, si
no por el sistema financiero y se establecerá las fechas de pago del
15 al 30 de cada mes.
 Se estableció que el cheque de Gerencia por el valor de $
40.000.000 de pesos, debe ser consignado a la cuenta del banco
donde se tiene la cuenta del conjunto de Cataluña.
 Se tomó a consideración con todos los integrantes del consejo que
el monto de la caja menor es por el valor de $500.000 pesos
mensuales. Y se evaluará su ejecución durante el siguiente mes
(Junio) para mirar si se justifica o no este valor.
 La cartera recuperada a diciembre del 2018 fue por un valor de
$12.000.000 de pesos.
 Se adeuda al señor administrador$ 3.300.000 de pesos, los cuales
se le pagará la deuda divididos en cuatro cuotas por el valor de
825.000 pesos a partir de los meses de junio a septiembre del
presente año.
 Mirar el cambio de las políticas del nit. Ratificando lo dicho en la
asamblea en este aspecto.
 Cotizar evaluador para la longa de la propiedad raíz donde funciona
la oficina de la administración. Aprobada por la asamblea.
 Se solicita al administrador buscar en las actas de asamblea o
consejo donde quedo estipulado, que la facturación debería ser por
terceros. Si no es así, el actual consejo autoriza a la contadora y a la
señora patricia cano actualizar los saldos a la fecha, y aprovechar el
programa contable siigo, que contiene el ítem para facturar
 Todos los consejeros aprobaron el informe financiero de los meses
de enero a abril del 2019 presentado por la señora contadora Isabel
Cristina Cano, y se anexa su respectiva referencia

4. INFORME DE REVISORIA FISCAL


La revisora fiscal expresa que el informe presentado por la contadora
correspondientes a los meses de enero- abril del 2019 se encuentran procesados
de acuerdo a los procedimientos contables y con los ajustes pertinentes de
acuerdo a las observaciones señaladas. Se aprueba y anexa informe presentado
por la señora revisora fiscal.

5. INFORME DEL SEÑOR ADMINISTRADOR:


1. El administrador lee su informe correspondiente a los meses de enero –
abril, los consejeros presentan algunas inquietudes y son explicadas.
2. Se aprueba informe presentado por el señor administrador.
3. Adjunta informe administrativo.

6. OBSERVACION Y PROPUESTA.

a. Realizar reunión del consejo de Cataluña para el día sábado.


b. Estudiar propuesta del seguro de las zonas comunes de la urbanización.
c. Socializar el comunicado de noticataluña informando todo el quehacer de la
administración para así evitar el chisme y el rumor en los pasillos.
d. Se propone buscar cotizaciones de las puertas de las porterías por daños
constantes que se presentan y tiene costo alto para su reparación.
e. Los consejeros Renzo Cardona acepta formar parte del comité financiero y
el señor Eduardo Trujillo formar parte del comité de proyectos.
f. Recoger en portería los correos electrónicos de todos los propietarios de
Cataluña para el manejo de la información virtual. Y las demás personas
que no den su correo electrónico se le hace llegar la información por escrito
a su respectivo apartamento.
g. Realizar mantenimiento a las instalaciones de la oficina de la
administración, como pintar paredes, cambiar puerta de entrada, arreglar
ducha de uno de los baños, cambio de sillas por ergonómica para
secretaria, reparación de silla auxiliar y demás muebles ubicados en sala
de espera.
h. deposito cancelado por deudor moroso por un valor de $ 9.000.000 de
pesos los cuales se destinaran para pago de abogados( seguro) y el
restante de los $ 7.500.000 de pesos se destinaran para el mantenimiento
de oficina y muebles y enseres.
i. averiguar con data crédito. Como se hace para recoger cartera de los
deudores morosos.
j. Las cuotas recaudas por deudores moros priorizar gastos.

NOTA: debido a la ausencia del señor Ubaldo Cossio, la señora


Patricia Cano asume la orientación de esta reunión ordinaria

Siendo las 11: 00 p.m. se da por culminado la reunión del consejo de Cataluña.

_________________
____________________
Patricia cano Esperanza Duarte
Vicepresidente Secretaria.

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