DEFINICIÓN DE LOS ERP

Podemos encontrar múltiples definiciones acerca de un Sistema ERP. Se citan a continuación algunas de ellas.

“Una aplicación de software estándar que incluye soluciones de negocio para los procesos básicos y las
principales funciones administrativas (contabilidad, recursos humanos, etc.) de una empresa” (Rosemann, 1999).

“Un paquete de software integrado que se encarga de la mayoría de los requisitos de la empresa en todas las
áreas funcionales tales como finanzas, recursos humanos, fabricación, ventas y marketing. Tiene la arquitectura de
un software que facilita el flujo de la información entre todas las funciones dentro de una empresa. Está construido
en una base de datos común y con el apoyo de un único entorno de desarrollo” (Watson y Schneider, 1999).

“Un sistema de planificación de los recursos y de gestión de la información que, de una forma estructurada,
satisface la demanda de necesidades de la gestión empresarial. Se trata de un programa de software integrado
que permite a las empresas evaluar, controlar y gestionar más fácilmente su negocio en todos los ámbitos. Los
sistemas ERP se caracterizan por su gran capacidad de adaptación, de modularidad, de integración d la
información de universalidad, de estandarización e interfaces con otro tipo de programas…” (Muñiz y Alemany,
2000).

“Los sistemas ERP son paquetes de sistemas de información configurables que integran información y procesos
basados en información, dentro y entre las áreas funcionales de una organización” (Kumar y Van Hillsgerbeg,
2000).

“Un sistema integrado de software de gestión empresarial, compuesto por un conjunto de módulos funcionales
(logística, finanzas, recursos humanos, etc.) susceptibles de ser adaptados a las necesidades del cliente” (Gomez
y Suarez, 2003). “Es un sistema de información que maneja todos los aspectos de la compañía a través de la
integración de los procesos” (Hsu et al., 2006).

“Un conjunto integrado de programas que ofrece apoyo para los procesos de negocio como la producción, la
logística, finanzas y contabilidad, ventas y marketing, y recursos humanos. Un sistema ERP ayuda a diferentes
partes de una organización a compartir datos e información para reducir los costos y mejorar la gestión de
procesos de negocio” (Aarabi et al., 2012).

Tras analizar diversas definiciones acerca de un Sistema ERP, es un conjunto de sistemas de información que
permite la integración de ciertas operaciones de una empresa. Se compone de un conjunto de módulos que
permite a las empresas automatizar e integrar las diferentes operaciones que se realizan en las diferentes áreas
de la empresa (contabilidad, finanzas, ventas, compras, recursos humanos etc.). Un ERP captura la información de
estas áreas y lo centraliza en una sola base de datos. Esto permite garantizar la integridad y unicidad de los datos
a los que accede cada departamento, evitando que estos tengan que volver a ser introducidos en cada módulo. 4
Por otro lado, al tener una mayor rapidez para consultar la información de forma verídica, precisa y oportuna, se
facilita la toma de decisiones a los mandos competentes, ejecución más rápida y con más probabilidades de éxito.
Todo ello lleva a la reducción de tiempos y de los costes de los procesos implicando un incremento de la
productividad.

CARACTERÍSTICAS DE LOS ERP

Los ERP se consideran software integrado en contraposición con el software a medida diseñado para un cliente en
particular. Esto significa que cuando se adquiere un ERP, se obtiene una versión estándar del producto final, el
cual no está diseñado para la empresa concreta que lo compra. Por tanto, se deben realizar modificaciones y
parametrizaciones para adaptarlo, aunque también debe existir una adaptación de la empresa a ese ERP.

La característica más significativa de los sistemas ERP es la integración de la información que ha de entenderse
como la utilización de definiciones y códigos comunes para toda la organización. Además, la integración de la
información implica, la utilización de una única base de datos común para toda la compañía y mayores
posibilidades de acceso a la información requerida para todos los usuarios.

Entre las características más destacadas de los ERP podemos señalar las siguientes:
1. Tecnología‐Cliente‐Servidor. Existe un ordenador central (servidor) que almacena los datos generados en
las diferentes áreas organizativas y procesa la información para suministrarla a las diferentes terminales
(clientes).

2. Tecnología abierta. Se pueden utilizar diferentes plataformas, sistemas operativos o bases de datos, puesto
que no se requieren de un hardware especifico.

3. Estandarización. Los ERP pueden ser diseñados genéricamente e implantados en diferentes tipos de
organizaciones.

4. Modularidad. Se organizan en módulos que se suelen corresponder con las principales áreas de la empresa
(Financiera, Logística, Recursos Humanos, etc.). Así se pueden contratar los módulos requeridos por la
empresa, sin necesidad de contratar todo el paquete.

5. Capacidad de adaptación. Poseen un grado de abstracción muy elevado que permite su adaptación a las
distintas posibilidades de gestión que pueda desarrollar una sola compañía o todo un grupo empresarial, a
empresas de diferentes sectores e incluso de distintas nacionalidades.

6. Orientación a los procesos de negocio. Los ERP se centran en los procesos de negocio de la empresa.

7. Flexibilidad. La implantación de un ERP puede realizarse modificando los procesos de trabajo ya existentes
en una organización o, según sus necesidades, llevando a cabo una reingeniería que mejore los
mencionados procesos e incluso permita eliminar aquellos que no creen valor. De este modo, deben quedar
reflejadas las funciones desempeñadas dentro de las distintas áreas organizativas, tanto genéricas –
Producción, Ventas, Distribución‐, como específicas de un sector, por ejemplo, la gestión de los pacientes
en los hospitales.

8. Integración. Esta característica es una de las grandes ventajas respecto a sistemas aislados que había
décadas atrás. La información que se genera es recogida en una única base de datos que reduce la
repetición de documentos y los datos transaccionales, así como la obtención de informes en tiempo real y el
empleo de los 6 procesos de trabajo comunes para las distintas organizaciones, siendo esta integración una
de las causas del éxito de este tipo de aplicaciones.
9. Capacidad de personalización (customize). Se trata de la característica diferencial de los ERPs frente a la
mayor parte de las soluciones de gestión orientadas a pequeñas empresas. La personalización de un ERP
permite adaptar el funcionamiento del sistema a las necesidades concretas de cada empresa así como
incorporar nuevas funciones o modos de funcionamiento a medida que la empresa en cuestión lo requiera.

Otras características que deben cumplir los sistemas ERP son las siguientes:

Procesar todas las transacciones que se producen en todos los departamentos de la empresa, que
constituyen las operaciones habituales de la actividad.

Tener un papel clave en la medición de los resultados de la empresa.

Realizar un seguimiento, medir e informar de la evolución de los acontecimientos sucedidos en la

empresa u organización. Dar soporte a las funciones básicas del negocio o actividad.

El sistema debe responder a los cambios significativos en los procesos y en las necesidades de
información de la empresa.

Debe permitir recoger la información de diferentes ubicaciones, procesarla y ofrecerla a los distintos
departamentos y usuarios.

Debe ofrecer una alta adaptabilidad a la situación particular de cada empresa. En algunos casos, incluso
se ofrece al usuario final la utilización del código fuente, pudiendo con ello realizar las modificaciones y
adaptaciones a medida de cada empresa.

Deben tener la capacidad y facilidad para ser utilizados por diferentes usuarios de diferentes áreas
funcionales.

Debe ser el programa que soporte el sistema de información y le de todo el apoyo necesario para que
este funcione y sea eficaz.
 El sistema ERP debe basarse en una única base de datos que permita la integridad, consistencia e
integración de los mismos, permitiendo disponer de los diferentes módulos interconectados y
actualizados.

UTILIDADES DE LOS ERP

¿Para qué sirve un ERP? La principal utilidad de los ERP es dar soporte a los procesos administrativos y
económicos‐financieros de la empresa, es decir, sirven para gestionar procesos de soporte al negocio.

Algunas de las principales utilidades que aportan los ERP a las organizaciones son:

 Facilitan a la empresa un sistema integrado de la información que cubre las siguientes

funcionalidades:

o Contabilidad general y financiera

o Cuentas a pagar/ Cuentas a cobrar

o Nomina ‐ Gestión de activos

o Gestión de materiales

o Planificación de Requerimientos de Capacidad

o Planificación de Requerimientos de Material

o Programación general de la producción

o Control de Costes
 o Control de Planta

o Mantenimiento

o Gestión de recursos humanos

o Logística

o Compras y aprovisionamientos

o Marketing y ventas

o Comercio electrónico

 Dan soporte al desarrollo de las actividades corporativas e incrementan el servicio al cliente.

 Cubren las necesidades de información existentes a lo largo de la organización e interconectan

todos los departamentos mediante un único punto de acceso a la información bajo una misma
gestión.

 Son una solución clave para mejorar la Gestion de Proyectos

 Permiten la introducción automática de tecnologías como:

o Electronic Fund Transfer (EFT)

o Electronic Data Interchange (EDI)

o Internet

o Intranet

o Video conferencia
 o Comercio electrónico

 Solucionan muchos problemas de la operativa del negocio como: Disponibilidad del material,
Servicio al cliente, Problemas de inventario, Entregas a tiempo, etc.

 Proveen la oportunidad de redefinir y mejorar de forma continua los procesos de negocio de la

empresa.

 Proveen herramientas de business intelligence tales como:

o Decision Support Systems (DSS)

o Executive Information System (EIS)

o Reporting

IMPORTANCIA DE LOS ERP

El mercado global y en especial el entorno empresarial está evolucionando de forma muy considerable en los
últimos años y esto obliga a las empresas a ser cada vez más competitivas. Estos cambios suelen relacionarse
con la creciente globalización de la economía, la internacionalización de los mercados y la rapidez del cambio
tecnológico.

Hoy en día los sistemas de información y la tecnología en particular, Sistemas de Planificación de Recursos
Empresariales (ERP), ocupan un papel imprescindible en el éxito global de la competencia para las grandes,
medianas y pequeñas empresas. Por ello, las compañías se han visto obligadas a tener que adaptar sus sistemas
de información para poder sobrevivir en el mercado, mantener su posición en el mercado e incluso para
diferenciarse del resto de empresas. Las empresas han ido incorporando las nuevas tecnologías de la información
y de las telecomunicaciones, las cuales se han convertido en activos muy importantes para las empresas. Toda
empresa que desee competir en el mercado actual debe considerar la “información” una herramienta clave .Por
esta razón es necesario que la empresa tenga los sistemas de información adecuados para suministrar rápida y
eficientemente la información.

Antes de que existieran los sistemas ERP las compañías solían utilizar un software independiente para cada
departamento. Esto suponía un problema para las empresas y sobre todo para las multinacionales ya que tenían
que utilizar los datos procedentes de sistemas de información situados en diferentes países en los que
desarrollaban su actividad. Es por esto que los sistemas de información de cada unidad fueron sustituidos por uno
solo, el sistema ERP que adquiere todos los datos necesarios y que integra todas las funciones empresariales. Así
es como se han venido desarrollando los sistemas ERP.
 Ejemplos Definición Función Ventajas Desventajas Costo

Única nube que Servicio de  Motor de base de  Las licencias son

entrega un suscripción que datos relacional excesivamente
enfoque de permite a las más usado a nivel caras. Puede obtenerse
seguridad por empresas cambiar mundial.  Necesidad de una descarga
capas, los costos de un  Puede ejecutarse ajustes. totalmente
optimizado en gasto de capital a en todas las  Un Oracle mal gratuita, pero con
todos los gasto de plataformas, configurado puede ciertas
niveles de la operación, además desde una PC ser restricciones y un
pila tecnológica. de facilitar la hasta un desesperadamente determinado
proyección y supercomputador. lento. límite de uso. Sin
comprensión de  Permite el uso de embargo su costo
los costos participaciones actual (2017) está
involucrados. para la mejora de por encima de los
Oracle ERP Cloud $300 (esto en
la eficiencia, de
replicación e México).
incluso ciertas
versiones
admiten la
administración de
bases de datos
distribuidas.

Solución Optimiza los  Se analizan  Alto costo de Se puede adquirir

integral y procesos clave de los procesos comprar e una versión
versátil de una empresa, de acuerdo a implementar el gratuita pero no
gestión de desde la la empresa. programa. tiene todas las
negocios contabilidad y el  Diseño de un  Se necesita que funciones que se
equipada con CRM hasta la modelo a la los empleados emplean con
una interfaz gestión de la medida de la tengan frecuencia. El
muy sencilla de cadena de empresa. capacitación precio por usuario
utilizar, y opera suministro y las recurrente debido Starter es de
como la compras.  Reportes en a que el uso de USD $1,140.00 +
aplicación tiempo real. este sistema es 17% de
principal de complejo. mantenimiento
planificación de  El proceso de anual + IVA.
recursos implementación
empresariales completa puede
(ERP) para su tardar varios
empresa. años.

Pequeña start- Ayudar a lograr  Demanda y  El costo es uno de En su caso, se

up para hacer que los procesos cadena de los principales requiere poseer
frente a un gran de negocio de una suministro. factores al momento un usuario y clave
vacío en el empresa funcionen de adquirirlo. para activar los
software a su máxima  Análisis en  Se requiere de un usos de este
empresarial eficiencia y tiempo real. mayor equipamiento sistema. El
completo e perfectamente y personal usuario paga
integrado, alineados con sus  En la fabricación capacitado. entre los $300 y
enfocado objetivos se adapta a la  La exuberante $1000 por
principalmente estratégicos. evolución de la cantidad de usuarios diferentes
para las empresa. y empresas puede periodos. (Esto es
empresas de ocasionar diversas dependiendo de
fabricación. confusiones a la hora las herramientas
de querer que requiera
implementar alguna utilizar y del
de sus herramientas tiempo de uso,
 (complejidad). como puede ser
un mes o
anualmente).

En un principio, la implantación de sistemas ERP se había realizado en su mayoría en grandes empresas con el
objetivo de conseguir la optimización de los procesos empresariales con fácil acceso a la información y la
posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización, pero después se han ido
extendiendo cada vez más a empresas de tamaño mediano y pequeño porque son una poderosa herramienta para
la gestión empresarial.

Limitaciones
Es importante tener en cuenta alguna de las limitaciones que pueden presentar estos sistemas. Muchas de
estas limitaciones son debidas a la mala inversión realizada para la formación del personal relevante y su
educación continua, con los cambios de implementación y prueba, y una falta de políticas corporativas que
afectan a como se obtienen los datos del ERP y como se mantienen actualizados.
Gran parte del éxito depende de las habilidades y experiencia de los usuarios, incluyendo su educación para
hacer que el sistema funcione correctamente. Muchas veces se reducen costes en el entrenamiento del
personal, lo que significa que el manejo del ERP lo está realizando personal que no está suficientemente
capacitado para el manejo del mismo. Además, si se sufre cambio de personal, las compañías pueden utilizar
administradores que no están capacitados para el manejo del ERP de la compañía que los solicitó,
proponiendo cambios en las prácticas de negocio que pueden no estar sincronizados con el sistema
provocando su fallo.
La implementación de un sistema ERP suele ser muy cara, larga y difícil; puede llegar a costar varias veces
más que la licencia. Los vendedores pueden hacer pagar sumas de dinero demasiado elevadas para la
renovación de las licencias anuales, no relacionadas con el tamaño de la empresa o de sus ganancias.
Estos sistemas pueden ser vistos como poco flexibles y con dificultades de adaptarse al flujo de los
trabajadores y del proceso de negocio en algunas compañías, esto suele ser una de las principales causas del
fracaso en su implantación. El sistema también puede sufrir de una cierta dificultad en su uso o que la
ineficiencia de un departamento o trabajador afecte a otros, haciendo que caiga la productividad. A esto se le
puede sumar la resistencia a compartir información interna entre diversos departamentos, reduciendo la
eficiencia del software, o problemas de compatibilidad con los diferentes sistemas utilizados por los socios.