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    Acta de Constitucion

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    Luis Fernando Valverde Castillo
    El documento describe la implementación de un ERP open source (Odoo) para gestionar los procesos de compras y ventas de la empresa Discoteca Doña Juerga S.A.C. Se detallan los objetivos, requisitos, riesgos, cronograma y presupuesto del proyecto. El proyecto busca automatizar dichos procesos mediante la implementación de los módulos de compras y ventas de Odoo en un plazo de 120 días por un costo de 25,000 soles.

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    El documento describe la implementación de un ERP open source (Odoo) para gestionar los procesos de compras y ventas de la empresa Discoteca Doña Juerga S.A.C. Se detallan los objetivos, requisitos, riesgos, cronograma y presupuesto del proyecto. El proyecto busca automatizar dichos procesos mediante la implementación de los módulos de compras y ventas de Odoo en un plazo de 120 días por un costo de 25,000 soles.

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    Acta de constitucion

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    El documento describe la implementación de un ERP open source (Odoo) para gestionar los procesos de compras y ventas de la empresa Discoteca Doña Juerga S.A.C. Se detallan los objetivos, requisitos, riesgos, cronograma y presupuesto del proyecto. El proyecto busca automatizar dichos procesos mediante la implementación de los módulos de compras y ventas de Odoo en un plazo de 120 días por un costo de 25,000 soles.

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    UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS

    FACULTAD DE INGENIERÍA DE SISTEMAS E INFORMÁTICA


    UNIDAD DE POSGRADO

    ACTA DE CONSTITUCIÓN

    IMPLEMENTACIÓN DE UN ERP OPEN SOURCE (ODOO) EN LA


    GESTIÓN DE LOS PROCESOS DE COMPRAS Y VENTAS DE LA
    EMPRESA DISCOTECA DOÑA JUERGA SAC

    AUTOR:
    ICHIBAN IT SOLUTIONS S.A.C.

    Lima – Perú
    2019
    Acta de Constitución
    del Proyecto
    IMPLEMENTACIÓN DE UN ERP OPEN SOURCE (ODOO) EN
    LA GESTIÓN DE LOS PROCESOS DE COMPRAS Y VENTAS
    DE LA EMPRESA DISCOTECA DOÑA JUERGA S.A.C.
    Fecha: 11/10/2019
    Contenido
    Información del Proyecto .............................................................................................................. 4
    Datos ......................................................................................................................................... 4
    Patrocinador / Patrocinadores .................................................................................................. 4
    Propósito y Justificación del Proyecto .......................................................................................... 4
    Descripción del Proyecto y Entregables ........................................................................................ 4
    Requerimientos de alto nivel ........................................................................................................ 4
    Requerimientos del producto ................................................................................................... 5
    Requerimientos del proyecto.................................................................................................... 5
    Objetivos ....................................................................................................................................... 5
    Premisas y Restricciones ............................................................................................................... 6
    Riesgos iniciales de alto nivel ........................................................................................................ 6
    Cronograma de hitos principales .................................................................................................. 6
    Presupuesto estimado .................................................................................................................. 7
    Lista de Interesados (stakeholders) .............................................................................................. 7
    Requisitos de aprobación del proyecto......................................................................................... 7
    Asignación del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad ............................................................ 7
    Gerente de Proyecto ................................................................................................................. 7
    Niveles de autoridad ................................................................................................................. 8
    Personal y recursos preasignados ................................................................................................. 8
    Aprobaciones ................................................................................................................................ 8
    Información del Proyecto
    Datos

    Empresa / Organización DISCOTECA DOÑA JUERGA SAC


    Proyecto IMPLEMENTACIÓN DE UN ERP PARA LA GESTIÓN DE LOS
    PROCESOS DE COMPRAS Y VENTAS DE LA EMPRESA
    DISCOTECA DOÑA JUERGA SAC
    Fecha de preparación 10/10/2019
    Cliente GERENTE GENERAL – FANNY ROMERO R.
    Patrocinador principal GERENTE COMERCIAL – VICTOR JURUPE H.
    Gerente de Proyecto ESPINOZA MODRAGON ERICK

    Patrocinador / Patrocinadores

    Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva


    División (Vicepresidencia)
    VICTOR JURUPE H. GERENTE GERENCIA GERENCIA
    COMERCIAL COMERCIAL
    FANNY ROMERO R. GERENTE GERENCIA GENERAL GERENCIA
    GENERAL

    Propósito y Justificación del Proyecto


    La empresa DISCOTECA DOÑA JUERGA SAC requiere atender sus procesos operativos de
    compras y ventas a través de sistemas permitiendo que el negocio se concentre en otras
    actividades que le agreguen más valor, una alternativa es desplegar una solución ERP para la
    gestión de los procesos de compras y ventas para la organización, conociendo principalmente
    los procesos de la empresa y el ERP a implementar.

    Descripción del Proyecto y Entregables


    Implementación de un ERP para la gestión de los procesos de compras y ventas de la empresa
    DISCOTECA DOÑA JUERGA SAC.
     Análisis de la empresa, funcionamiento y recursos.
     Toma de requerimientos, requisitos generales y específicos.
     Eliminación de tareas al contar con el sistema integrado.
     Describir ventajas y limitaciones del ERP.
     Adaptar las funcionalidades de los módulos de compras y ventas; y adaptarla a las
    necesidades de la empresa.
     Garantizar el crecimiento y flexibilidad del programa a situaciones futuras y cambios
    de estrategias.
     Costos de implementación, mantenimiento y contrato.
     Posibles mejoras.
     Transición lo más fácil y rápida posible, con el usuario cómodo en su nuevo entorno.

    Requerimientos de alto nivel


    Requerimientos del producto

     Cumplir con las políticas establecidas por la empresa contratante.


     Realizar con el cumplimiento de buenas prácticas establecidas para la
    implementación de un ERP.
     Gestionar el cumplimiento de las especificaciones técnicas aprobadas en los
    documentos de requerimientos del proyecto.
     Gestionar el cumplimiento del plazo establecido del proyecto en conjunto con el
    cronograma de planeamiento del proyecto.

    Requerimientos del proyecto

    A lo largo de diferentes reuniones se delimito los requerimientos necesarios para realizar la


    implantación. Se formalizo un contrato, para dar forma a la situación, que dice
    “Implementación de un ERP Open Source (ODOO) para la gestión de los procesos de compras
    y ventas de la empresa DISCOTECA DOÑA JUERGA SAC” lo cual contemplara:
     Implementación del ERP (ODOO) de los módulos de gestión de compras y ventas; y la
    adaptación a los requerimientos de la empresa.
     Mantenimiento del software durante el periodo de garantía.
     Mantenimiento y actualización del software una vez finalizado el periodo de
    garantía.
     Traspasar los datos de compras y ventas al nuevo sistema de gestión.
     La formación de los usuarios.
     La puesta en marcha hasta que todo el sistema funcione correctamente.

    Objetivos
    Objetivo Indicador de éxito
    Alcance
    Automatizar los procesos de compras y ventas de Aprobación de todos los
    la empresa DISCOTECA DOÑA JUERGA SAC entregables por parte del
    mediante la implementación de los módulos de cliente
    compras y ventas del ERP (ODOO)
    Cumplir con el presupuesto estimado del proyecto No exceder el
    25000.00 soles presupuesto del proyecto
    Cumplir con el tiempo asignado al proyecto 120 Concluir el proyecto en
    días hábiles. 120 días hábiles.
    Cronograma (Tiempo)
    120 días hábiles. 02/11/2019 – 19/04/2020
    Implementar el ERP Open Source (ODOO) en los
    procesos de compras y ventas de la empresa
    DISCOTECA DOÑA JUERGA SAC

    Costo
    Objetivo Indicador de éxito
    25000.00 SOLES

    Calidad

    Otros

    Premisas y Restricciones
     Generar mayores ingresos para la empresa.
     Identificar mejoras en los procesos de compras y ventas después de realizar la
    implementación del ERP.
     Desplegar como solución la implementación de un ERP para la gestión de los
    procesos de compras y ventas para la empresa.
     Como restricción solo se implementará los módulos de compras y ventas del ERP
    (ODOO) para la empresa.

    Riesgos iniciales de alto nivel


     Desafortunadamente la implementación de los sistemas ERP puede ser difícil y
    proclive a error.
     Algunas principales desventajas de estos sistemas incluyen el elevado gasto y tiempo
    que se requieren para su implementación.
     Es difícil implantar los múltiples cambios de procesos empresariales que acompañan
    al sistema, y agudizan los problemas de integración con otros sistemas.
     Los riesgos asociados es realizar el compromiso con un solo proveedor y el principal
    fracaso de la implementación.
     Los test de pruebas del producto final no puede son aprobados por la oficina técnica
    retrasando el cierre y el pago final del proyecto.
     Los resultados esperados de la implementación no consigan cumplir los resultados
    esperados por el cliente.
     Los costos del proyecto no deben exceder al presupuesto presentado en la
    propuesta, caso contrario, estos serán asumidos por el proveedor del servicio.

    Cronograma de hitos principales


    Hito Fecha tope
    Fase de preparación inicial: Requerimientos para la implementación 15 DIAS
    (01/11/2019-15/11/2019)
    del ERP
    Mapa de procesos: Recolección de información necesaria de la 15 DIAS
    (16/11/2019-30/11/2019)
    empresa DISCOTECA DOÑA JUERGA SAC.
    Realización: Configuración de los requerimientos en el mapa de 60 DIAS
    (01/12/2019-29/01/2020)
    procesos
    Preparación final: Completar los requerimientos, incluyendo tests, 30 DIAS
    (30/01/2020-29/02/2020)
    preparación del usuario final, sistema para la producción y otras
    actividades.
    Presupuesto estimado

    MONTO
    CONCEPTO (S/.)
    1. PERSONAL Equipo de Proyecto 12,000.00
    2. SOFTWARE Compra del software ERP (ODOO) 8,000.00
    3. OTROS GASTOS Refrigerio, transporte, otros. 2,000.00
    TOTAL LÍNEA BASE 22,000.00
    4. RESERVA DE CONTINGENCIA 1,500.00
    5. RESERVA DE GESTIÓN 1,500.00
    TOTAL PRESUPUESTO 25,000.00

    Lista de Interesados (stakeholders)


    Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva
    División (Vicepresidencia)
    FANNY ROMERO R. GERENTE GENERAL GERENCIA GERENCIA
    GENERAL
    VICTOR JURUPE H. GERENTE GERENCIA GERENCIA
    COMERCIAL COMERCIAL
    ELIZABETH CHIPANA F. JEFE DE VENTAS ÁREA ÁREA COMERCIAL
    COMERCIAL
    ELIZABETH CHIPANA F. JEFE DE PROYECTO ÁREA ÁREA COMERCIAL
    COMERCIAL
    ERICK ESPINOZA GERENTE DE AREA DE ICHIBAN SAC
    MODRAGON PROYECTO PROYECTOS
    LUIS FERNANDO CONSULTOR DEL AREA DE ICHIBAN SAC
    VALVERDE CASTILLO SOFTWARE ERP PROYECTOS
    JUAN CARLOS RIVERA CONSULTOR DEL AREA DE ICHIBAN SAC
    RADO SOFTWARE ERP PROYECTOS

    Requisitos de aprobación del proyecto


     Completar los requerimientos del proyecto
     Preparación del usuario final
     Aprobación de los tests pruebas finales

    Asignación del Gerente de Proyecto y nivel de


    autoridad
    Gerente de Proyecto

    Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva


    División (Vicepresidencia)
    Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva
    División (Vicepresidencia)
    ERICK ESPINOZA GERENTE DE AREA DE PROYECTOS ICHIBAN SAC
    MODRAGON PROYECTO

    Niveles de autoridad

    Área de autoridad Descripción del nivel de autoridad


    Decisiones de personal (Staffing) ERICK ESPINOZA MODRAGON
    Gestión de presupuesto y de sus variaciones FERNANDO TICONA PACHECO
    Decisiones técnicas EQUIPO DE TRABAJO
    Resolución de conflictos VICTOR JURUPE H.
    Ruta de escalamiento y limitaciones de VICTOR JURUPE H.
    autoridad

    Personal y recursos preasignados


    Recurso Departamento / Rama ejecutiva
    División (Vicepresidencia)
    ELIZABETH CHIPANA F. JEFE DE VENTAS ÁREA COMERCIAL
    ERICK ESPINOZA MODRAGON GERENTE DE PROYECTO ICHIBAN SAC
    FERNANDO TICONA PACHECO JEFE DE PROYECTOS ICHIBAN SAC
    LUIS FERNANDO VALVERDE CASTILLO CONSULTOR DEL ICHIBAN SAC
    SOFTWARE ERP
    JUAN CARLOS RIVERA RADO CONSULTOR DEL ICHIBAN SAC
    SOFTWARE ERP

    Aprobaciones
    Patrocinador Fecha Firma
    VICTOR JURUPE H. 11/10/2019
    ELIZABETH CHIPANA F. 11/10/2019
    ERICK ESPINOZA MODRAGON 11/10/2019

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