Versión: 001

PROGRAMA DE INDUCCIÓN Y Código: PRG-

REINDUCCIÓN SST-002
Fecha: 24 de julio
de 2018

1. OBJETO

Este programa tiene por objeto establecer las directrices para realizar las
actividades de inducción a todo el personal que ingresa a la empresa
IMPORTACIONES J.E.M S.A.S y a reorientar la integración del personal antiguo a
la cultura organizacional en virtud de los cambios producidos en los procesos.

2. ALCANCE

Este programa aplica todas las actividades de inducción y reinducción en la

empresa IMPORTACIONES J.E.M S.A.S.

3. DEFINICIONES

3.1. Inducción: Método que se utiliza para dar a conocer a los nuevos
trabajadores la información básica de la organización y del cargo a desempeñar.

3.2. Reinducción: Método que se utiliza para reforzar y dar a conocer a los
antiguos trabajadores, los cambios en la información básica de la organización y
del cargo desempeñado.

3.3. Programa De Inducción: Es un proceso dirigido a iniciar al empleado en su

integración a la cultura organizacional durante los cuatro meses siguientes a su
vinculación. El aprovechamiento del programa por el empleado vinculado en
período de prueba deberá ser tenido en cuenta en la evaluación de dicho período.

3.4. Programa De Reinducción: Está dirigido a reorientar la integración del

empleado a la cultura organizacional en virtud de los cambios producidos en
cualquiera de los asuntos de la organización. Los programas de reinducción se
impartirán a todos los empleados por lo menos cada dos años.

4. RESPONSABLES

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4.1. Responsable Por El Mantenimiento Y Control De Este Procedimiento:

Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

4.2. Responsable Por La Ejecución De Este Procedimiento:

Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

5. DOCUMENTOS RELACIONADOS

5.1. Legislación vigente.

5.2. Norma Técnica Colombiana NTC-OHSAS 18001
5.3. Manual del SG-SST

6. DESCRIPCIÓN

6.1. Detección De Necesidades.

6.1.1. Inducción y re inducción.

El programa de inducción y re inducción de personal se realiza de la siguiente

manera:

Se tiene establecido un formato, en el cual se identifican las áreas o procesos que

van a brindarle la inducción al nuevo trabajador; este formato varía de acuerdo a las
necesidades de inducción de cada cargo; luego de realizar todo el proceso de
inducción al trabajador debe diligenciar el formato “Evaluación del proceso de
inducción”.

6.1.2. Inducción y re-inducción en SST

El programa de inducción o re-inducción SST se presenta con una presentación de

PowerPoint y se identifican las siguientes necesidades: generalidades de la
empresa, aspectos generales y legales SST, COPASST, comité de convivencia,

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reglamento de higiene y seguridad industrial, plan de emergencias, factores de

riesgo del puesto de trabajo, aspectos e impactos ambientales, derechos y deberes
dentro del sistema general de riesgos profesionales, procedimientos de seguridad,
etc; dejando constancia en los formatos de “programa de inducción y Evaluación
proceso de inducción”.

6.1.3. Formación, capacitación y entrenamiento.

El Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo llevará

a cabo anualmente la detección de necesidades de entrenamiento y capacitación,
para esto se debe tener en cuenta los siguientes aspectos. Perfil del cargo, matriz
de peligros, matriz de aspectos, reporte de actos y condiciones inseguras, reuniones
del COPASST, evaluaciones del periodo de prueba, auditorias anteriores, teniendo
identificada ya las necesidades se registra la información en el formato “Matriz de
necesidades de formación, capacitación y entrenamiento” contemplando los
siguientes mecanismos para la obtención de la información.

6.1.4. Observación

El Gerente y jefes de área identificaran en los equipos de trabajo que lideran,

necesidades de capacitación formación y entrenamiento inherente a la labor allí
desarrollada.

6.1.5. Solicitud directa

El trabajador solicitará a su jefe inmediato incluir su requerimiento de capacitación,

siempre y cuando esté relacionado con el cumplimiento de los objetivos del cargo y
tenga incidencia directa con la calidad de su trabajo.

6.1.6. Modificación del trabajo

El Gerente y jefes de área evaluaran las necesidades de modificaciones totales o

parciales en las rutinas de trabajo, métodos, procesos o procedimientos, que
afecten o tengan incidencia directa en la calidad. En esta categoría aplicaran las
actualizaciones a que haya lugar de acuerdo a las actividades desarrolladas en cada
área.

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6.1.7. Evaluación de desempeño

El Gerente y jefes de área evaluaran y determinaran la necesidad de capacitación

y entrenamiento, producto de los resultados grupales o individuales de la evaluación
de desempeño.

6.1.8. Evaluación SST

La Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo,

revisara la matriz de riesgos, reunión del COPASST, normatividad vigente en SST
y ambiente y programara la capacitación para informar y actualizar a los
trabajadores en estos temas.

Al recolectar la información del perfil del cargo, matriz de peligros, matriz de

aspectos, reporte de actos y condiciones de seguridad, reuniones del COPASST,
evaluación del periodo de prueba y desempeño, la Jefe de talento humano o quien
haga sus veces y el responsable de SST, priorizaran los resultados obtenidos y
elaboraran el cronograma.

 Nivel básico deberá ejecutarse durante los seis meses siguientes al ingreso
de la empresa.

 Nivel complementario: Son aquellas capacitaciones que se programan para

mejorar las competencias de los trabajadores y se derivan de los programas
de gestión PVE, matriz de peligros y demás actividades del SG-SST

6.2. Establecimiento plan de capacitación.

El Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo recibirá

las necesidades de capacitación y las presentaran a la Alta Dirección.

6.3. Planeación de la capacitación.

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De acuerdo al PLAN DE CAPACITACIÓN aprobado por la alta dirección a cada uno

de las áreas de la empresa IMPORTACIONES J.E.M S.A.S, el Responsable del
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, establecerá los contactos
y la logística para su coordinación y ejecución.

Es responsabilidad del Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud

en el Trabajo, buscar la reducción de costos dando prioridad a la utilización de
medios y recursos internos y realizando alianzas con las entidades de seguridad
social, cajas de compensación y demás entidades con las que se tenga contacto.
El Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo difundirá
anualmente el plan de capacitación a través de los medios establecidos por la
empresa comunicando a cada trabajador sobre su designación a los eventos de
capacitación cuando aplique.

6.4. Organización y ejecución de la capacitación

Es responsabilidad del Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud

en el Trabajo la administración integral del Plan de capacitación de cada una de las
áreas de la empresa IMPORTACIONES J.E.M S.A.S teniendo en cuenta el tipo de
capacitación (interna o externa) se siguen unos lineamientos de la siguiente manera.

6.4.1. Capacitación interna.

Cada jefe de área o la gerencia asignará cuando se requiere a los trabajadores

responsables de impartir capacitación al interior de la empresa IMPORTACIONES
J.E.M S.A.S

El trabajador responsable de impartir la capacitación, solicitara como mínimo con

cinco días de anticipación al Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo, la gestión de recursos físicos y técnicos necesarios para su
ejecución, quienes serán responsables de gestionarlos y suministrarlos
oportunamente.

Es responsabilidad de todos los trabajadores de la empresa IMPORTACIONES

J.E.M S.A.S cumplir con los horarios determinados, para las capacitaciones,

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previendo con anticipación aspectos laborales o personales que interfieran,

interrumpan o suspendan su participación.

El trabajador responsable de impartir la capacitación, remite al Responsable del

Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, los registros de asistencia
y evaluación de la capacitación, así como las memorias físicas y en medio
magnético si existiese, haciendo entrega a su vez de los elementos y material
utilizado para el desarrollo de la misma.

6.5.3. Capacitación externa.

Es responsabilidad del Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud

en el Trabajo recibir y evaluar las diferentes ofertas o cotizaciones de cotización de
capacitación, orientadas al cumplimiento del Plan de capacitación.

Cada jefe de área es responsable de solicitar ante recursos humanos o a quien haga
sus veces la asistencia y/o cubrimiento de costos de capacitación no contemplados
inicialmente dentro del plan de capacitación y gestionando con la alta dirección su
debida aprobación.

La alta dirección determinara de acuerdo a las políticas de la empresa

IMPORTACIONES J.E.M S.A.S si aplica o no la elaboración de un documento,
clausula u otrosí que garanticen la permanencia o tiempo de vinculación del
empleado a capacitar.

El área de recursos humanos o quien haga sus veces elaborará y tramitará los
documentos adicionales, clausulas u otrosí a los trabajadores que reciban
capacitación externa, así como comunicación formal de su designación, asistencia
y objetivos a cumplir en esta; documentos que serán remitidos debidamente
diligenciados a la asistente de personal para incorporarlos a la carpeta hoja de vida
del trabajador, así mismo es responsable de tramitar la(s) inscripción(es) y demás
elementos a tener en cuenta para la asistencia de los trabajadores de la empresa a
capacitaciones externas.

Cada trabajador al recibir capacitación externa se compromete.

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 Ser divulgador de ser necesario de los conocimientos e información

aprendida.

 Aplicar dentro del ejercicio de sus funciones los conocimientos y/o

información adquirida.

6.6. Registro de capacitaciones.

El Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo es el

encargado de la recepción, archivo, actualización y manejo de los registros de
capacitación de toda la empresa y es quien debe entregar material necesario para
el control de asistencia, con el fin de dejar el registro de personal que toma la
formación, capacitación y/o entrenamiento, igualmente se deja copia del contenido
de los cursos, certificaciones o diplomas remitiendo al área de personal a quien
corresponda para ser adjuntadas a las hojas de vida.

El Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo es el

encargado de mantener actualizadas las estadísticas de capacitación por
trabajador, áreas, temas e instituciones, preparando y presentando a la alta
dirección los resultados.

Nota. Los formatos a utilizar son los avalados por la empresa IMPORTACIONES
J.E.M S.A.S si el proveedor del servicio lo requiere, se utilizarán los formatos que
pertenecen a su empresa y para efectos de validez se dejara una copia y anexara
al plan de capacitación.

6.7. Evaluación de la capacitación.

Sera responsabilidad de cada director, jefe o coordinador de acuerdo al área

capacitada, realizar la evaluación de validación del conocimiento aprendido de la
información impartida en la capacitación interna, a cada una de los trabajadores
para garantizar la asimilación del conocimiento adquirido.

Se considera adecuado los resultados cuya calificación promedio este por encima
del 70% de ser así se considera optimo el proceso de calificación dada al trabajador
y se procederá con los registros generales de resultado de las capacitaciones; caso

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contrario se deberán identificar actividades de refuerzo con el o los trabajadores que

aplicase.

Nota. Los resultados de las capacitaciones, entrenamientos o inducción e re

inducción serán medidos por sus indicadores correspondientes.

6.8. Programación y ejecución de actividades de refuerzo a la capacitación.

Cuando el resultado de la evaluación de la capacitación no supere el 70% promedio

de su calificación, será responsabilidad del jefe o coordinador del área respectiva a
la cual pertenece el trabajador, programar y ejecutar junto a este, actividades de
refuerzo y seguimiento a la información relacionada con la capacitación impartida,
garantizando el cumplimiento de los objetivos propuestos de formación y
entrenamiento.

6.9. Consolidación y presentación de resultados de capacitación.

Es responsabilidad del Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud

en el Trabajo consolidar el resultado de las capacitaciones y entrenamiento
impartido en la empresa IMPORTACIONES J.E.M S.A.S o gestionado con
organismos externos, presentar los informes a que haya lugar por trabajador o área.

Semestralmente se realizará la evaluación del programa teniendo en cuenta los

siguientes criterios:

 Cumplimiento del programa frente a trabajadores beneficiados, cubrimiento,

intensidad y asistencia de trabajadores.

 Aplicación de conocimientos en el puesto de trabajo o al interior de las

actividades de la empresa IMPORTACIONES J.E.M S.A.S

7. REGISTROS

FT-SST-013 Formato de Registro y Control de Asistencia.

FT-SST-022 Formato Cronograma de Capacitación y Entrenamiento

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FT-SST-024 Formato de Inducción y Reinducción en SST

FT-SST-025 Formato Evaluación Inducción y Reinducción en SST
FT-SST-026 Presentación de power point Proceso de inducción
FT-SST-027 Formato Acta de reunión

8. TABLA DE CONTROL DE MODIFICACIONES

Cuando un documento cambie de versión debe ser identificado con un sello de

documento obsoleto.

REV. Apartado Modificado Descripción Fecha

001 Todas las páginas Creación del Documento 21/07/2018

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