Cartagena 26 de Diciembre de 2016

Señor: Juan David Chica

ASUNTO: FUNCIONES A CUMPLIR COMO JEFE DE PLANTA DE PLANTA

Deberá encargarse diariamente de los siguientes procesos

PLANTE DE PRODUCCION> BACK OFFICE

1. Mano de obra
 Jefe de produccion> que espera la empresa… capacidad de liderazgo,
confiable, tecnica, metodo, experiencia en procesos y logistica.
 Logistica
 Inventarios
 Operarios

2. Metodo
1. Eslabones de procesos
2. Indicadores de produccion
3. Cronogramas diarios
4. Logistica
5. Cumplimiento de estandares
6. Comunicación
7. Team work

3. Maquinaria

 Eficiente
 Buen estado
 100 en operación
 mantenimiento preventivo
 limpiezas diarias
  stock en almacen, repuestos.

4. Materia Prima

 Biodegradables
 Calidad
 Costo
 Garantia
 Servicio pos venta
 Capacitazciones
 Marca reconocida *iso

5. Medio ambente /seguridad orden limpieza

 Buenos procesos
 Orden
 Limpieza
 Todo e buen estado
 Presentacion impecable
 Seguridad industrial
 Empleados feclices

6. Medicion
 Controles
 Indicadores
 B.S.C
 Seguimiento con hechos reales datos
 Sin medicion no hay gestion

RESULTADOS ESPERADOS

OBETIVOS PRINCIPALES>

1. 5 % DEVOLUCION
2. EFICIENCIA
3. MAQUINARIA OPTIMA
 4. EMPLEADOS FELICES
5. LIMPIEZA

Debe diariamente hacer que los procesos establecidos se cumplan, con un metodo
desarrolado por la empresa, su prinipal objetivo es SEGUIMIENTO.

PROCESO “ CONJUNTO INTEGRADO DE PASOS QUE VAN A UN OBJETIVO.”

1. Logística
2. Distribución entre planta y cliente
3. inventarios
4. Recibo de mercancia en planta
5. Conteos y clasificacion del material
6. Inicio del proceso
7. Despachos*calidad*presentacion
8. Remisiones
9. Servicio al cliente
10. Coaching para los empleados y ayudarles a trabajar desde el plan de la
empresa (valores, misión, visión, políticas corporativas.)
11. Revisar diariamente las planillas de todos los clientes en los conteos de
entrada, con orden de fecha, orden consecutivo, relación de kilos y
prendas diariamente, para entregar a tiempo para la facturación, esto lo
hace una persona encargada de invenarios pero tu responsabilidad es
velar para que lo realicen y verificar lo realizado y hacerle seguimiento
diario a los inventarios. En cada corte de facturacion se hacen dos
inventarios, uno real de lo que hay en planta del cliente y se comprara con
el inventario del sistema esto se envia a gerencia.
12. Verificación de cantidades despachadas y entregadas a la lavandería y
verificar que el inventario se haga diariamente y que los pendientes no
duren más de 24 horas en la planta. Cada remision debera ser revisada al
momento de ingresar a la planta y antes del lavado, esta debera ser
verificada y contada antes de empezar el proceso, y cuando la ropa se
vaya a montar al camion tambien debera revisar que estan montando al
camion, esta debera ir con una exelente calidad, en el empaque, calidad
de la prenda y debe ir con el conteo perfecto.
13. Velar porque los procesos en la planta se cumplan se cumplan con los
procesos y la calidad acordada, verificar procesos internos y que estos se
cumplan diariamente.

 Recogida el cliente en el horario establecido

 Llegada a la planta a la hora acordada
 Verificacion del material y debe ser descargado en el inventario y
en el formato de conteos
 Clasificar el material y hacerle el procesos de lavado en el
programa acodado por el provedor.
 Lavar cada hotel por lotes en el cronograma hecho por gerencia
 Secar en los tiempos acordados
 Planchar con la calidad acordada
 En cada area del procesos llenar la planilla acordad y arcgivarlas
para su trazablidad
 Revisar la calidad y el empaque
 Entrega al cliente a la hora acordada

14. Revisar reportes diarios hechos por el área de operación para enviar
diariamente correos a gerencia.
15. Realizar mensualmente junto con el contador proyecciones y estimados
de producción y costos; desperdicio de insumos, devoluciones,
Disponibilidad de servicios publicos, Aumento no disminucion de la
facturacion.
16. Entrevistar al personal.
17. Buscar los empleados que sean necesarios con el perfil adecuado.
18. Entregar la nomina al departamento de recursos humanos revisado para
que esta sea pagada a tiempo, no hay horas extras autorizadas, el
personal es establecido por gerencia y nadie puede ingresar sin
autorizacion, el horario debe ser reaizado en el huellero de entrada.
19. Realizar descargos y suspensiones a los empleados en compañía de la
persona de recursos humanos.
20. Solucionar cualquier problema con el cliente, y enviar encuentas de
satisfaccion cada mes.
21. Revisar inventarios de insumos cuando haya la necesidad de pedir más,
los reportes los entregara el área de operación, cada insumo debe ser
controlado y costeado y debe durar el tiempo que el proveedor de
 insumos indique, este se debe utilizar adecuadamente y hay un
presupuesto mensual para esto que se debe cumplir.
22. Hacer briefings diarios sobre el manejo de la produccion diaria, ya que se
debe cumplir al cliente en los horarios acordados.
23. Recopilar y almacenar todas las remisiones después de ser digitadas.
24. Enviar diariamente reportes y novedades de producción a gerencia.

25. cumlir con el cronograma de producción de manera que llegue a

tiempo y la totalidad el envió con el menor de pendientes posible.

26.Recopilar las remisiones diarias y las que fueron entregadas en el turno anterior e
inmediatamente descargar el Kardex en el computador, y verificar el saldo diariamente
en lo real de la lavandería. Realizar inventarios semanales con lo que esta en el
sistema y con lo que hay en la panta y una vez al mes revisar con cada clente que el
dato ese correcto en ambas partes.

COMO FUNCIONA EL PROCESO

1. Cada hotel tiene su hora de recogida, por lo general son 2 veces al día y
estas deberán llevar siempre la remisión completa.
2. Existen dos rutas, las cuales pueden ser modificadas para un mejor
rendimiento.
3. Cada conductor deberá ir a recoger al hotel con tulas suficientes y
deberán traer la ropa clasificada, y contada por ambas partes.
4. El conductor al llegar la ropa a la lavandería deberá inmediatamente bajar
la ropa y pesarla, luego acomodarla en orden en el lugar indicado.
5. Debera anotar el peso en la minuta de peso, todo se debe pesar por
aparte, huésped, lencería y mantelería.
6. La remisión es entregada al jefe de operación este la guarda para cuando
sea la hora de la salida de la remsion esta sea llenada. ( la sube al area
admisitrativa para quela cantidad de ropa enviada sea digitada y pueda
ser facturada, si hay una anomalia el jefe de operación deberá verificar
con el cliente para luego informar a el area admisitrativa y que esta no
tenga errores, ya que en el inventario si arrojan saldos negativos o saldos
positivos que no están en la planta serán descontados de nomina de la
persona responsable.)
7. El lavador procede a realizar el conteo de el lote que entra para ser
archivado en los formatos y que este sea corregido antes de iniciar el
proceso, luego debe clasificar la ropa, y llenar las planillas de lavado(
 cantidad de kilo, numero de prendas, producto utilizado, numero de
máquina, hora inicial y hora final que tipo de proceso esta utilizando, ya
que el reproceso es medido diariamente.
8. El jefe operativo deberá estar pendiente de este proceso ya que es ahí
cuando se da cuenta si hubo un mal conteo del hotel, en la rectificación
de este. El error se debe corregir inmediatamente, ya que después el
cliente no aceptara, esto es para el blue y la bodega. ( kilos/prendas)
9. Deberá estar pendiente de los tiempos de secado, que saquen las
prendas con la humedad necesaria para agilizar la producción.
10. Deberá vigilar que la persona que esté en el área del secador que la ropa
y se las extienda por ítem a los planchadores de rodillo para que todo el
proceso se agilice.
11. En el rodillo se deberán crear una planillas de cuantas prendas se sacan
por hora, el rodillo tiene un rendimiento de 120 kilos/ hora.
12. A la hora de empacar la ropa el jefe deberá revisar la remisión que se va
despachar y verificar que esta se entregue completa, verificar que lo que
se está empacando sea del cliente, que vaya con la mejor calidad
posible.no se permiten manchas, y todo debe estar clasificado por tipo de
prendas y tamanos y adicional la presentacion debe ser impecable.
13. A la hora de empacar debe respetar el doblado de cada hotel, todo se
empaca por tamaños, las bolsas son marcadas con las cantidades.( debe
estar pendiente para que las bolsas se devuelvan y también los ganchos.)
14. Si al finalizar el turno hay reproceso este no se debe acumular se debe
sacar en el programa de desmanche o puntual diariamente.y adicional
toda la devolicion geerada debe estar en orden, inventariada en los
formatos de reproceso diario y debe estar organizada.
15. Cuando la remisión esta completa esta se monta en el camión, antes de
ser despachada se debe descargar en el inventario y al revisar el saldo y
que coincida con lo enviado y lo pendiente, firmara la remision y la envía.
16. Se sube la remisión a contabilidad, y se sube con la certeza de los datos
descritos allí.
17. Para las bolsas también se manejan unas planillas, están deberán
verificarse diariamente.( blue y bodega)
18. Manejara planilla de inventario de productos y reportes gastados por kilos
procesados.

Diariamente realizara reportes de producción y costos de la producción

(Bodega Y blue)
 o Kilos procesados al día
o Kilos que entraron por remisión al día en general y por cliente
o Kilos de salida por dia
o Kilos de reproceso por cliente diario
o Numero de prendas
o Cuadro de consumo de bolsas y insumos ´por día y acumulativo por
cliente y general
o Consumo de servicios públicos al día
o Balance Score Card

El jefe operativo es quien está encargado del proceso desde que el producto entra
hasta que sale, será quien maneja directamente al personal le hara seguimiento para
que los manuales se cumplan.

Resolverá con el apoyo administrativo todas las novedades y estas serán escritas en
minutas.

Se manejaran minutas para todo, ya que todo debe quedar por escrito para luego ser
digitado a gerencia.

Son funciones obligatorias para este cargo y Se deben cumplir al 100%

1. Diariamente organizar la producción; y ser un líder para el equipo de trabajo, no

solo tener un carácter mas fuerte sino también dirigirlos y supervisar que los
procesos se cumplan, los procesos están en las políticas y pegados en cada
área.

2. Cada 15 días crear los cronogramas de los horarios, distribuir bien los turnos
verificar que en cada turno esta la gente distribuida para todas las áreas,
adicional existe un cronograma de produccion por turno crear los turnos para
que este se cumpla.

3. Diariamente y sin falta, ya que se volvió una exigencia del cliente deberá enviar
reportes diarios, analizar y tomar correctivos si es del caso y además enviar
diariamente los kardex en la tarde al coreo de gerencia y de ahí se envía a los
clientes. Como la información se va a compartir con los hoteles no solo deberá
digitar sino también realizar inventarios sen los cortes de facturacion, de los
conteos reales y esto debe coincidir con la información digita, en un archivo
aparte se llevara el control semanal de inventario en la planta.
4. Deberá revisar el trabajo de los supervisores, no dejar que gerencia revise,
deberá diariamente revisar si ellos conciliaron los datos de entrada con ropa
enviada, y todas las remisiones deberán llevar la firma del jefe operativo para
futuras auditorias y que haya una constancia de que estaba revisando los
procesos.

5. Deberá hacer una planilla donde gerencia pueda verificar que esta revisando
todas las áreas.

6. La lavandería nació con una misión y en base a ella fue que enamoro y cultivo a
los clientes, no esta trabajando en base a ella y la empresa debe trabajar en
base a ella, ya que el propósito es la razón de ser.

7. Deberá aprenderse la misión, visión y valores de la empresa para poderlos

implementar y poder mejorar al 100 por ciento todas las falencias que se están
presentando.

8. Las personas a cargo deben ser dirigidas y guiadas a lo que la empresa promete
y a su objetivo principal para esto deberá hacer semanalmente reuniones donde
quede todo por escrito, esto deberá archivarse.

9. En cuanto a las políticas de la empresa si todos los procesos anteriores se

cumplen no hay razón de perder su esencia.

10. Deberá estar pendiente del mantenimiento de las maquinas y tenerlas en buen
estado, deberá supervisar que se le haga el mantenimiento que ellas requieren,
ya que es un activo muy alto.
11. Deberá llevar los controles de inventario, además de eso cuidar los activos de la
empresa y realizar inventarios de los materiales de trabajo constantemente y
también dejar evidencia por escrito.

12. Deber estar pendiente de los clientes y revisar si están satisfechos, ya que si la
empresa pierde un cliente es producto de que las anteriores no se realizaron.

13. Debe reclutar personal con experiencia y no debe durar tanto tiempo con
faltantes en puestos.
Como políticas la empresa se compromete a entregarle al cliente un estandar de
calidad alto para esto deberá verificar que el proceso se realice asi:

 La ropa antes de lavar se debe clasificar y contar ingresarla de inmediato en los

inventarios y corrgir si es necesario . En base a la suciedad se debe meter en el
programas mas adecuado con los insumos necesarios y en los programas
realizados por el provedor. Al provedor le deben exigir ya que el reproceso no
debe aumentar del 5 porciento.

 Deberá revisar que los operarios lleven correctamente las planillas asignadas
por gerencia, ya que estan deben ser archivadas por dia y turno para la
trazabilidad de ellas. Las planillas son RUTAS, CONTEO DE INVENTARIO,
LAVADO, RODILLOS, EMPAQUE ENVIO DE PRODUCTO, ENTRADA Y
SALIDA DE PRODUCCION*KILOS”, REPROCESOS Y DESMANCHES.
INVENTARIO DE INSUMOS DETERGENTES Y BOLSAS.

 Deberá revisar que las prendas les den al tratamiento correcto, que realicen
desmanchen puntuales, baños, y toda la experiencia la debe aplicar para que el
resultado se vea, es por esto la importancia de la clasificacion de las prendas es
ahí donde esta el éxito del proceso ue estan se laven en el prpgrama indicado o
se les realice lso procesos puntuales antes del lavado.

 Deberá estar pendiente de que los secadores le den la temperatura ideal, y

deberá organizar la producción mejorando el flujo de manera que nunca se
atranque ningún proceso, distribuir las cargas y el tipo de prenda en el secado.

 Debe estar pendiente del rodillo que es el acabado final, debe ir sin arrugas, con
una textura agradable y un color blanco.

 En el despacho de la ropa deberá verificar que esta tenga el control de calidad,

nada se va manchado, todas la prendas se empacan en orden de tamaños, todo
perfectamente doblado, y evitar y revisar que ninguna se troque

 Debe respetar los horarios asignados por el hotel para esto debe cumplir con las
rutas y la producción realizada por gerencia.
CADA HOTEL TIENE UN PROCESO DIFERENTE, ESTE DEBERA CUMPLIRSE, YA
QUE LA PLANTA TIENE QUE LLEGAR AL 100%DE LA PRODUCCION ESTIMADA.

Lo mas importante para que su proceso sea exitoso es utilizar todas as heramientas de
gestion en los procesos, diariamente organizar la produccion ya que esta en una
empresa que requiere el 100 porciento del segumiento por ser una empresa de
servicios que tiende a los mejores hoteles de la ciudad.

Natalia Villegas

Gerente