Evaluacion Transferencias 1.

Sistema Integrado de Mejora Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA Versión: 01
Continua Institucional
Regional Arauca Código: F08-6060-004
INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN
CONOCIMIENTO Página 1 de __
EVIDECENCIA DE CONOCIMIENTO
TRANSFERENCIAS DOCUMENTAL 1-
INFORMACIÓN GENERAL
CODIGO PARA IDENTIFICACIÓN DEL INSTRUMENTO:
FECHA DE APLICACIÓN: Arauca, 13 de noviembre de 2019
PROGRAMA DE FORMACIÓN:
Tecnólogo en Gestión Documental
ID: Ficha
1752267
CENTRO: Centro de gestión y desarrollo Agroindustrial de Arauca
COMPETENCIA:
ORGANIZAR ARCHIVO CENTRAL DE ACUERDO CON NORMATIVIDAD VIGENTE Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES
RESULTADOS DE APRENDIZAJE:
Programar las transferencias documentales de la organización, aplicando la tecnología disponible, la

normatividad vigente, las técnicas de comunicación y el trabajo en equipo.
CRITERIOS DE EVALUACIÓN:
Realiza el alistamiento físico de los documentos que se van a transferir, teniendo en cuenta las Tablas de
Retención y de Valoración Documental.
EVIDENCIA: Desempeño Producto Conocimiento X xX

NOMBRE DEL APRENDIZ: X
NOMBRE DEL INSTRUCTOR- TUTOR: Blanca Hilda Torres
Apreciado aprendiz: Esta evidencia de conocimiento permite identificar su nivel de comprensión de los contenidos
de conocimiento de la competencia Organizar Archivo Central De Acuerdo Con Normatividad Vigente Y
Políticas Institucionales.
.
Se considera que supera la prueba si su puntaje es igual o superior al 80%.
A continuación encontrarás un estudio de caso, para que lo analice y de respuesta a cinco ´preguntas:
Estudio de Caso 1
La entidad Cultura para Todos, en cumplimiento de la Ley 594 de 2000, decide elaborar en el año
2014 las Tablas de Retención Documental - TRD, las cuales fueron convalidadas por el Archivo
General de la Nación y adoptadas por la entidad el mismo año. Las tablas de retención
documental, pertenecen a las siguientes dependencias: Secretaría General, Oficina Jurídica,
Contabilidad y Tesorería y Oficina de Planeación y Proyectos.
En la actualidad, las oficinas tienen un gran cúmulo de expedientes, que han finalizado su trámite,
así como han cumplido el tiempo de retención establecido en la TRD. Es así como se está
planeando realizar una transferencia de los archivos de gestión al archivo central teniendo
presente que deben cumplir las siguientes condiciones establecidas en el procedimiento: los
expedientes deberán estar ordenados cronológicamente cumpliendo el principio de orden original,
los expedientes deberán estar previamente depurados, foliados y rotulados. Para realizar la
transferencia en el día definido por cronograma, se exige la entrega de un inventario documental
diligenciado.
Pregunta 1
1. El objeto de inventario documental utilizado para realizar la entrega de las unidades
documentales de cada dependencia al archivo central es
Seleccione una:
a. Inventario individual por vinculación, traslado, desvinculación.

Sistema Integrado de Mejora
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INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN Código: F08-6060-004
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL 1-
b. Inventario para transferencia primaria

c. Inventario para valoración de fondos acumulados.
d. Inventario para eliminación de documentos
2. Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la

Tabla de Retención Documental. Para ello se elaborará:
Seleccione una:
a. Plan institucional de archivos

b. Formato Único de Inventario Documental
c. Acta de transferencia primaria
d. Oficio remisorio
3. Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así:

Seleccione una:
a. Código de la dependencia
b. Fondo, sección
c. Unidades documentales identificadas y número consecutivo de caja y fechas extremas
de los mismos
d. . Código de la dependencia, fondo, sección, unidades documentales identificadas y
número consecutivo de caja y fechas extremas de los mismos.
e. Código de barras
4. Para la elaboración del inventario documental por transferencia primaria se deberán

diligenciar los siguientes campos:
Seleccione una:
a. Entidad productora, Sección, Subsección, Objeto, Registro de entrada, Número de

orden, Código, Nombre de las series, subseries o asuntos, fecha inicial, fecha final, Unidad
de conservación, número de folios, soporte, frecuencia de consulta, notas, elaborado por y
entregado por.
b. Oficina productora, Objeto, Registro de entrada, Unidad de conservación, número de

folios, soporte.
c. Número de orden y Código, Nombre de las series, subseries o asuntos.
d. Entidad productora, Unidad administrativa, Oficina productora, Objeto, Registro de

entrada, Número de orden, Código, Nombre de las series, subseries o asuntos, Fechas
extremas. Unidad de conservación, número de folios, soporte, frecuencia de
consulta, notas, elaborado por, entregado por y recibido por.
e. Entidad remitente, Unidad administrativa, Oficina productora, finalidad, Registro de

entrada, Número de orden, Código, Nombre de las series, subseries o asuntos, Fechas
extremas, Unidad de conservación, número de folios, soporte, frecuencia de consulta,
notas, elaborado por, y recibido por
5- Para realizar esta transferencia se debe tener en cuenta lo siguiente

Seleccione una:
a. Plan y cronograma de transferencias

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INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN Código: F08-6060-004
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL 1-
b. Tiempos de retención de las series y subseries a transferir establecidos en las

TRD.
c. Preparar físicamente la documentación.
d. Realizar el realmacenamiento de las unidades documentales a transferir en
cajas y carpetas calidad archivo
____________________________ __________________________
Firma del Instructor – Tutor Firma del Aprendiz

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FECHA DE APLICACIÓN: Arauca, 13 de noviembre de 2019

ORGANIZAR ARCHIVO CENTRAL DE ACUERDO CON NORMATIVIDAD VIGENTE Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES

Programar las transferencias documentales de la organización, aplicando la tecnología disponible, la

EVIDENCIA: Desempeño Producto Conocimiento X xX

a. Inventario individual por vinculación, traslado, desvinculación.

b. Inventario para transferencia primaria

2. Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la

a. Plan institucional de archivos

3. Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así:

4. Para la elaboración del inventario documental por transferencia primaria se deberán

a. Entidad productora, Sección, Subsección, Objeto, Registro de entrada, Número de

b. Oficina productora, Objeto, Registro de entrada, Unidad de conservación, número de

c. Número de orden y Código, Nombre de las series, subseries o asuntos.

d. Entidad productora, Unidad administrativa, Oficina productora, Objeto, Registro de

e. Entidad remitente, Unidad administrativa, Oficina productora, finalidad, Registro de

5- Para realizar esta transferencia se debe tener en cuenta lo siguiente

a. Plan y cronograma de transferencias

b. Tiempos de retención de las series y subseries a transferir establecidos en las

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