Procedimiento de Control de Documentos

CORPORACIÓN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE
VICEPRESIDENCIA DE PROYECTOS
PROYECTO MINA CHUQUICAMATA SUBTERRÁNEA
SERVICIO DE OPERACIÓN Y MANTENCION LINEAS

ELECTRICAS OBRAS TEMPRANAS
CONTRATO N° 4501392548
PROCEDIMIENTO DE GESTION
“CONTROL DE DOCUMENTOS”
N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROAC05-0000-001
0 07/04/2014 EMITIDO PARA CONSTRUCCION CAG POZA CVE

B 19/03/2014 REVISION CODELCO CAG POZA CVE
A 14/03/2014 REVISION INTERNA CAG POZA CVE
REV FECHA EMITIDO PARA POR REV. APR. REV
CHESTA INGENIERIA
N° DE PROYECTO EMPRESA DE INGENIERÍA Pag. 1 de 32

CC-398-IT-PGC-01.01
N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROAC05-0000-001 REV
0
CÓDIGO: N11DM43-I1-CHESTA01-
SERVICIO DE OPERACIÓN Y MANTENCION LINAES 00000-PROAC05-0000-001
ELECTRICAS OBRAS TEMPRANAS REV. 0
PROYECTO MINA CHUQUICAMATA SUBTERRÁNEA Vigencia: Febrero 2014
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PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN “CONTROL DE
DOCUMENTOS”
SERVICIO DE OPERACIÓN Y MANTENCION LINEAS ELECTRICAS OBRAS TEMPRANAS

PROYECTO
PROYECTO MINA CHUQUICAMATA SUBTERRÁNEA
TÍTULO PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN “CONTROL DE DOCUMENTOS”
1. OBJETIVO 3
2. ALCANCE 3
3. DOCUMENTO DE REFERENCIA 3
4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 3
5. RESPONSABILIDADES 9
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 10
7. CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS 17
8. REPORTES CONTROL DOCUMENTAL 17
9. VIGENCIA DE LA DOCUMENTACIÓN 17
10. REVISIONES PERIODICAS 18
11. CONTROL EDICIONES VIGENTES 18
12. HISTORIAL DE REVISIONES 18
13. ORGANIZACIÓN DE CONTROL DE DOCUMENTOS 19
14. EQUIPOS Y MATERIALES 19
15. ANEXOS 19
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DOCUMENTOS”
1. OBJETIVO
Definir y establecer el método para asegurar el control documental de CHESTA INGENIERÍA
para llevar la trazabilidad del producto final, definir el estándar de trabajo para el control,
distribución y archivo de los documentos técnicos, de construcción y de gestión, para verificar
que se utilice la última revisión de estos documentos en la fabricación, construcción,
instalación, montaje, pruebas e inspecciones realizadas en terreno.
2. ALCANCE
Proyectos de construcción y mantención cuyo mandante es la Vicepresidencia de Proyectos,
específicamente el proyecto “Servicio de Operación y Mantención Línea Eléctrica” (Contrato
N° 4501392548), el que origina, recibe, distribuye, controla y/o archiva documentos propios y
externos.
3. DOCUMENTO DE REFERENCIA
 VP-GC-SGC-PR-00002 “Conservación de Registros de Construcción”.
 SGP-GFCPM-SGC-PRO-001 “Procedimiento Control de Documentos en Terreno
 PRO-01 Gestión de la Documentación y Registros Rev.6 CHESTA INGENIERIA.
4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
4.1CODELCO VP, ; Vicepresidencia de Proyectos de CODELCO.
4.2Documento: Información y su medio de soporte:
Se define documento a cualquiera de ellos que se utilice para ejecutar el proyecto y
que deben ser retenidos como registro permanente. Los documentos oficiales son en
copia dura con timbres.
4.3Documento Controlado:
Son los documentos vigentes, previendo el uso no intencionado de documentos
obsoletos, para la realización de las actividades, según reflejo de la matriz de
distribución y responsabilidades.
4.4Listado de Documentos Controlados (log):

Es el nombre del registro que contiene todos los nombres de los documentos
controlados e indica la última revisión que está vigente.
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DOCUMENTOS”
4.5Procedimiento:
Manera especificada de desempeñar un proceso. Su objetivo es especificar los pasos
que el personal responsable deberá seguir para asegurarse de que se logren las
políticas y prácticas de calidad.
4.6Instructivo de Trabajo:
Manera específica de desarrollar una actividad. Su objetivo es complementar un
procedimiento, detallando más claramente los pasos a seguir para que el proceso
cumpla con la calidad esperada.
4.7Registro:
Documento que proporciona prueba objetiva de actividades realizadas o de
resultados.
4.8SGC:
Sistema de Gestión de Calidad de CHESTA INGENIERÍA S.A.
4.9SGDOC:
Sistema de Gestión de Documentos de CODELCO VP
4.10 Proveedor (Vendors):

Es el proveedor de un Equipo o material, o su representante, cuyos servicios se
contratan para asesorar en las etapas del Proyecto en montaje y pruebas.
4.11 Copia Controlada

Una Copia Controlada, se define como una copia fiel del documento original y vigente
4.12 Copia No Controlada:

Una Copia No Controlada, es una copia de un documento específicamente solicitado u
obtenido de forma electrónica o impreso desde una copia digital por algún usuario o
fotocopiado.
4.13 Copia Sólo Para Información:

Una Copia Sólo de Información, se define como una copia de algún documento
solicitado a control de documentos específicamente por algún usuario sólo para fines
de planificación y revisión. Estos documentos no deben ser utilizados para
construcción en terreno. Estos documentos son considerados documentos no-
controlados, y se estamparán con las palabras “SOLO PARA INFORMACIÓN” en rojo,
para identificarlos de forma clara de los documentos controlados.
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DOCUMENTOS”
Los documentos serán entregados en copia física, los planos serán entregados en
formato A3 y las copias en digital serán entregadas en editor de texto pdf, con la
lectura “SOLO PARA INFORMACIÓN” en rojo en cada página.
4.14 Documento Nulo:

Corresponde a un documento de diseño que ha sido eliminado por el dueño del
diseño, por cambios solicitados. El documento nulo que no ha sido firmado por la VP
en cualquier revisión es eliminado. El documento nulo que si ha sido firmado por la VP
quedará en custodia de Control Documento de CHESTA.
4.15 Documento Obsoleto:

Corresponde a un documento de diseño que ha sido superado por un documento
emitido en nueva revisión. El obsoleto que no ha sido firmado por la VP en cualquier
revisión es eliminado. El Documento obsoleto que ha sido firmado por la VP quedará
en custodia de Control Documento de CHESTA.
4.16 Documentación Técnica:

Todos aquellos documentos de Ingeniería de Detalles e Ingeniería de Terreno que
aportan e instruyen para la correcta construcción de las obras permanentes entre
ellos:
• Planos.
• Especificaciones técnicas.
• Criterios de diseño.
• Memorias de cálculo.
• NCD.
• Estudios/cubicaciones.
• Manuales.
• Listados e informes técnicos.
• Hojas de datos.
• Informes del Proveedor.
• Ingeniería del Proveedor.
Ingeniería de Terreno:
• SDI.
• SCT
• NCT.
• Sketch de terreno.
• Planos Red-Line.
• Planos As-Built.
• Planes contratistas.
• Procedimientos e instructivos contratistas.
• Bases técnicas terreno.
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DOCUMENTOS”
• Informes VP.
• Informes contratistas.
4.17 Transmittal:
Corresponde a la nota de envío que acompaña a todos los documentos recepcionados
y/o distribuidos por Control de Documentos y que debe ser devuelta firmada al
originador. Debe existir un correlativo único que no se repite para cada transferencia
de documentación desde o hacia VP con CHESTA INGENIERIA.
- Transmittal de CHESTA a VP: ENVIADO
- Transmittal de VP a CHESTA: RECIBIDO.
4.18 Certificado:
Documento que muestra resultados oficiales de ensayos extendidos por entidades
externas y autorizadas para ello y que cuentan con toda la información de ubicación
exacta, calibración, patrones y parámetros de la medición de muestras o ensayos. Al
igual que los registros cumplen con el requerimiento de la demostración de trabajos
realizados dentro de los parámetros de diseño.
4.19 Registro de Control de Documentos (LOG):

El Registro de Control de documentos es una base de datos resumida de los
documentos de terreno de los proyectos. Este registro muestra la información clave
de cada documento e incluirá como mínimo, número de archivo del documento,
número de documento, título del documento, fecha de emisión o revisión, número de
revisión, status de aprobación. Indica el N° de Transmittal enviado con fecha de
entrega y el N° de Transmittal recibido con fecha de recepción (Anexo 1).
4.20 Documento de Cambio por Terreno:

Para los fines de este procedimiento, un documento de cambio interno por terreno se
define como aquel documento que registre o autorice un cambio a algún documento
existente de diseño. Los documentos de cambio interno serán incorporados por el
ingeniero dueño del diseño en el documento de diseño. Cuando esto ocurra, el
ingeniero de diseño hará referencia en el bloque de la revisión del documento de
diseño a los documentos de cambio. Los documentos de cambio por terreno se
registran en documentos internos SCT y NCT.
4.21 Solicitud de Cambio de Terreno (SCT):

Una SCT es un documento utilizado para solicitar un cambio desde terreno a
Ingeniería de Proyecto que pueda afectar la intención del diseño original (que haya
que hacer cálculo estructural o requiere definición por interferencia interdisciplinaria)
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DOCUMENTOS”
por lo tanto necesita de la aprobación de Ingeniería de Diseño antes de su

implementación. A criterio del Gerente de Proyecto o en quien delegue la
responsabilidad de Ingeniería de Terreno, se puede entregar cualquier cambio en una
SCT. Este documento requiere de aprobación de los organismos autorizados del dueño
del diseño para proceder. En ningún caso se utilizará un SCT para documentar
violaciones a las especificaciones del proyecto, regulaciones, normas o requisitos
legales.
Nota: Todos los documentos de cambio y consulta, deberán estar inscritos y referidos
en los planos o documentos afectados, mientras no llegue la nueva revisión del
documento con su inclusión.
4.22 Solicitud de Información (SDI):

Es un documento utilizado para solicitar alguna aclaración de diseño, instrucciones
suplementarias de ingeniería, de construcción; o documentos técnico-contractuales
(Bases Técnicas). Otros motivos para generar una SDI pueden ser que la parte afectada
descubra o perciba un conflicto, ambigüedad, error u omisión en los documentos
técnicos o que esta parte posea un método alternativo o sustituto para proponer que
no afecte de forma adversa la seguridad, calidad, costo o programa.
La SDI no debe utilizarse como documento de cambio para documentos emitidos de
diseño. Cuando la respuesta de alguna SDI implica algún cambio en el diseño, se
emitirá un documento de cambio de diseño (NCD) y se hará referencia a este cambio
dentro de la SDI. Este documento no puede ser utilizado como respaldo de mayor
obra o trabajos adicionales.
Nota: Todos los documentos de cambio y consulta, deberán estar inscritos y referidos
en los planos o documentos afectados, mientras no llegue la nueva revisión del
documento con su inclusión.
4.23 Plano Marcado en Rojo (Red Line):

A partir de un plano en revisión 0 o superior, se describe, en dibujo o como texto, una
variación a un plano de diseño, el cual es generado por el constructor y es validado
por la Ingeniería de Terreno. Los documentos Red Line no deben ser utilizados para
documentar elementos instalados fuera de los requerimientos de los planos de
ingeniería, especificaciones o requisitos contractuales, ej. Donde deberían generarse
solicitudes de Cambio de Terreno (SCT) o Notificaciones de Cambio de Diseño (NCD).
En cada Red Line debe hacer referencia al documento de cambio que lo afecta.
Los cambios identificados en los Red Line deben ser incorporados en los As-Built
generados por terreno.
Los Red Line una vez validados mediante la firma de Ingeniería de Terreno, deben ser
incorporados en los paquetes de construcción.
En su última revisión debe estar firmado ´por el Jefe de Terreno CHESTA,
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DOCUMENTOS”
Administrador de Contrato CHESTA y el Supervisor de Terreno VP.
4.24 As-Built:
(Documentación Técnica de trabajos en última revisión tal cual como fueron
construidos): Un documento As-Built es un documento que describe, en dibujo o
como texto, una variación a un plano de diseño o documento técnico del proyecto. Al
momento de la entrega, el documento As-Built muestra la
Configuración y ubicación actual en terreno de la condición “como se instaló”. Los
planos As-built son usados comúnmente para aquellos elementos, tales como
instalaciones subterráneas, y muestran la ubicación exacta de una instalación
diseñada o hecha en terreno o indica los elementos que no se muestran en detalle en
los planos cuando Ingeniería de Diseño requiere de Ubicación As-Built de las
instalaciones ruteadas en terreno.
• Selección de terreno de las alternativas permitidas por los documentos de diseño.

• Instalación de instalaciones temporales de construcción, infraestructura y servicios
requeridos para la construcción del proyecto.
4.25 Planos As-Built y PLanos Red Line de Cambios Dirigidos por Ingeniería:
1. Los planos que NO sufran modificaciones y no se genere Red Line se debe
mantener la revisión y colocar solo timbre As-Built, debe ser firmado por
Administrador de Contrato CHESTA.
2. Los planos que SI sufran modificaciones (preparados a través de la dirección de
un documento formal de cambio de diseño, así como una SCT, NCT, SDI, Informe
de Deficiencia o Informe de No-conformidad) y se generen Planos Red Line se
debe emitir en Z con un timbre As-Built y debe ser firmado por Administrador de
Contrato CHESTA.
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DOCUMENTOS”
5. RESPONSABILIDADES
De acuerdo con la Tabla siguiente, Las responsabilidades relacionadas con la elaboración,
revisión y aprobación de los documentos, según se detalla en el cuadro siguiente:
ASEGURAMIENTO DE INSTRUCCIONES DE
PROCEDIMIENTOS
LA CALIDAD TRABAJO
ACTIVIDADES
AMBITO APLICACIÓN CONTRATO CONTRATO
ESPECIFICAS
ELABORACIÓN Control Documentos Jefe de Unidad (Terreno, Jefe De Terreno
Sustentabilidad,
Calidad, etc)
REVISIÓN Jefe Calidad Jefe de Sustentabilidad Jefe de Sustentabilidad
APROBACIÓN Administrador De Administrador De Administrador De
Contrato Contrato Contrato
CONTROL EDICIÓN, Control Documentos Control Documentos Control Documentos
DISTRIBUCIÓN,
ARCHIVO
Encargado de Control Documentos: Carlos Aguilera G., de acuerdo a lo informado por carta
contractual N°
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DOCUMENTOS”
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
Según Diagrama de flujo se establece la metodología basada en actividades previas,

codificación y como darle forma a un documento
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DOCUMENTOS”
6.1 Edición para Construcción:

- Para Construir es válida la Revisión Numérica, (Rev.0, Rev.1 etc) con estatus 1 (sin
Observaciones),
- Eventualmente y por pocos días (5 días hábiles), se permite trabajar con Revisión
Numérica y Estatus 2 (Con observaciones menores, el trabajo puede proceder sujeto a la
incorporación de las observaciones
6.2 Edición de Ingeniería:
- Para Construir es válida la Revisión Numérica, (Rev.0, Rev.1 etc) con estatus 1 (sin
Observaciones),
- No está autorizado el trabajo en terreno para la documentación con Revisión
Alfanumérica.
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DOCUMENTOS”
6.3 Actividades Previas:
Al comienzo Jefe de Calidad del Contrato debe implementar los siguientes requisitos mínimos:
 Establecer la infraestructura y organización de Control de Documentos.
 Establecer los requisitos de distribución de documentos para el proyecto; tipos de
documentos, organización interna y externa, n° correlativo de copias controladas,
medios de distribución y almacenamiento, identificación de responsables en terreno,
entre otros.
Se utiliza el formato denominado “Log de Control de Documentos” (Anexo 1). El Listado de

Entregables o Listado de Documentos del Contrato corresponderá a una planilla consignada
como el primer documento codificado en el Log de Control de Documento (Anexo 1) y
contendrá tres columnas que identifican a los responsables de las actividades de elaboración,
revisión y aprobación interna de cada documento (ver Anexo 2). Una vez elaborada la Matriz
de distribución de Documentos (Anexo 3). También se generará un “Registro de Firmas”, que
debe ser incorporar tanto la firma larga como la abreviada (“mosca”) de los diferentes
responsables del contrato (Anexo 4).
Se establece que los documentos físicos obsoletos y nulos que no han sido firmados por VP
serán eliminados. Se llevará un registro digital de documentos eliminados.
Los documentos físicos firmados tienen carácter de documentos oficiales del proyecto, por lo
que no se destruyen los documentos firmados. Y los documentos firmados nulos y obsoletos
quedan en custodia de Control Documento.
El Anexo N° 5 muestra el “Registro de Copias Controladas” que se debe llevar

permanentemente actualizado por el responsable de Control Documentos CHESTA,
incorporando la información de trazabilidad correspondiente a cada entrega por distribución
de copias controladas.
De acuerdo a puntos 4.12. y 4.13, los Documentos (planos) Nulos, son los que han sido por el
dueño del diseño. Los Documentos (planos) Obsoletos, son aquellos que han sido superados
por una revisión más reciente. Las copias físicas de Planos nulos y obsoletos serán eliminadas
y se mantendrá una copia digital del documento, que no ha sido firmado por VP.
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DOCUMENTOS”
6.3.1 Recepción y verificación de documentos recibidos por el Jefe de Calidad
Jefe de calidad recepciona un documento de la Supervisión, Jefatura, Oficina Técnica o

Administración (ente generador u originador). La documentación que ingresa en Revisión
Literal (A, B, C) se entrega en digital, versión nativa y pdf.
La documentación que se emite para ingreso en el sistema de la VP en Revisión Numeral (0, 1,
2), se entregará en digital, formato nativa y pdf, además se entrega como documento físico, en
papel firmado por los participantes de la edición; la copia física de los procedimientos y
documentos de ingeniería, debe ser entregada en papel tamaño carta. Por su parte los planos
impresos serán entregados en formato A1.
Para el caso de Procedimientos e Instructivos que son generados por vez primera, éstos deben
ser emitidos en Rev B y entregados al Control Documentos CHESTA para su emisión.
Control Documentos CHESTA verifica y codifica según Capítulo 7 de este procedimiento.
Control Documentos CHESTA lo incorpora en Transmittal para su entrega a la VP.
Una vez recepcionado la respuesta de la VP, según status, la distribución es la siguiente:
Si es status 1, entonces el Control Documento guarda el documento original y prepara
documento para ser presentado en Revisión 0, este documento solo es para revisión de
Codelco VP y no autoriza para construir
Si es status 2, entonces jefe de calidad, entrega en digital la copia en Word y pdf que contiene
las observaciones de VP al originador, para que las levante. El originador debe entregar el
documento al Control Documentos CHESTA, quien verifica que las observaciones fueron
levantadas e ingresa el documento en Rev 0, via Transmittal, para que el documento quede en
status 1 o 2 luego de la revisión de VP. Debe ser debidamente ingresado al Log de Control de
Documentos.
Si es estatus 3, entonces jefe de calidad, entrega en digital, formato Word y pdf, que contiene
las observaciones al originador para que las levante. El originador debe entregar el
documento al jefe de calidad verifica que las observaciones fueron levantas e ingresa el
documento en Rev C via Transmittal para que el documento quede en status 1 o 2.
En los frentes de trabajo, sólo se pueden ejecutar tareas o actividades con procedimientos en
Rev 0 (o superior) y status 1 o 2.
De mismo modo, sólo se puede construir con planos en Rev 0.
SI el documento presentado en Revisión numeral (0, 1, 2 o superior) es devuelto por CODELCO

VP en estatus 1, el Control Documento guarda el original y distribuye tantas copias
controladas en físico como corresponda según lo indicado en la matriz de distribución, con su
respectivo timbre (Anexo 7) y se ingresa Registro de Copias Controladas (Anexo 5).
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DOCUMENTOS”
6.3.2 Verificación de documentos de cambio:

Jefe de Calidad, debe verificar que los documentos de cambios asociados a los documentos
recibidos, hayan sido incorporados en la nueva revisión antes de su distribución. Siempre
debe mantenerse actualizada la Matriz de Distribución, modificándose constantemente,
según la dinámica de la documentación así lo requiera.
Los documentos de cambio son los siguientes:
- NCT: Nota de Cambio en Terreno
- SCT: Solicitud de Cambio en Terreno
- SDI: Solicitud de Información
- NCD: Nota de Cambio de Diseño
Debido a la importancia de estos documentos que pueden modificar en cantidades y/o plazos
algunas partidas del contrato, se debe ingresar cada Documento de Cambio a Gestión de
Documento de VP (SGDOC). Se llevará un LOG de control, similar al indicado en Anexo 1 para
control de documentos, para llevar una trazabilidad de las modificaciones durante el contrato.
6.3.3 Verificación de la existencia de documentos obsoletos o nulos:

Una vez realizada la verificación de documentos de cambio, Control Documentos CHESTA,
debe verificar la existencia de documentos obsoletos o nulos, según la última recepción de
documentos. Los documentos nulos u obsoletos son guardados digitalmente en Carpeta
Identificado como Documento Nulos u obsoletos. Los documentos nulos u obsoletos en físico
y que no estén firmados por VP, son destruidos.
El Control Documentos, debe chequear cuantas copias tiene en el respectivo listado y a quien
se le entregó. Debe retirarlas personalmente, eliminarlas y entregar la última versión.
6.4 Distribución de documentos en Terreno
La distribución de documentos considera las siguientes especificaciones:
6.4.1 Distribución de documentos revisados por ingeniería VP

Los documentos deben ser distribuidos de acuerdo a la Matriz de Distribución (ANEXO 3).
- Documento original se identifica como aquel documento que tiene las firmas originales.
- Si documento se distribuye como copia controlada, se debe registrar en “Planilla de
Control de Copias Controladas” (ANEXO 4), el documento debe llevar estampado el timbre
de “Copia Controlada”.
- La distribución se hará en formato físico papel.
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DOCUMENTOS”
6.4.2 Requisitos de distribución de planos y documentos de ingeniería en formato físico

(papel):
Control Documentos CHESTA distribuirá copias de planos de ingeniería en formato físico
(papel) en formato A1 en su última revisión, con el timbre “Copia Controlada “ , puesto que
todos los planos y documentos que sean para construcción, deben llevar el timbre autorizado
para construir (Anexo 7); o en formato A3 “Copia solo información ( Anexo 3C)” .
Internamente no se utilizan timbre Nulos y Obsoletos ya que estos documentos físicamente
son eliminados. Las copias que generen a partir de estos formatos físicos, se considerarán
como COPIA NO CONTROLADA y pueden estar obsoletas.
6.4.3 Requisitos de distribución de planos y documentos de ingeniería en formato digital

(pdf):
Con el fín de evitar un descontrol de la información y para cubrir las necesidades inherentes a
la gestión documental, Control Documentos genera la Matriz de Distribución de CHESTA a
objeto de distribuir las copias digitales de documentos de Ingeniería, en su última revisión, a
los usuarios que aplican. Las copias que se impriman a partir de estos archivos, se
considerarán como COPIA NO CONTROLADA y puede estar obsoleta. Cada documento llevará
un timbre con la leyenda “COPIA NO CONTROLADA” en cada página.
6.4.4 Ruteo de documentos que requieren revisión o respuesta

Control Documentos CHESTA debe identificar los documentos que requieren ser distribuidos
para revisión y/o respuesta:
• Para el caso de los documentos que requieren revisión como: Red Line(*), Planos de
Ingeniería, Especificaciones Técnicas, Memorias de Cálculo, Fichas Técnicas, Manuales,
Planos As-Built dirigidos por terreno, Planes de Calidad, Procedimientos o instructivos de
Calidad o Seguridad, etc. Control de Documentos CHESTA, en Terreno, debe estampar cada
documento con el timbre de revisión que corresponda (Anexo 7).
(*) RED LINE, es un documento que es visado por el ITO VP al momento de una ejecución o
cambio de construcción.
6.5 Documentos de Cambio
Los documentos de cambio son los siguientes:

- SDI: Solicitud de Información
- NCT: Nota de Cambio de Terreno
- SCT: Solicitud de Cambio en Terreno
- NCD: Notificación de Cambio de Diseño.
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DOCUMENTOS”
El control de SDI se llevará en LOG de Control SDI, donde se indican las SDI enviadas a VP, a
través de un transmittal con correlativo único, contra las SDI respondida por VP, mediante
transmittal, indicando fecha de respuesta.
Es importante considerar el porcentaje de SDI enviadas/SDI Recibidas.

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DOCUMENTOS”
7. CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos llevarán dos codificaciones
Codificación VP:
Todos los documentos y registros, generados por las distintas áreas/disciplinas del proyecto,
sean éstas internas o externas (Contratistas y Proveedores) a la organización VP, deben ser
codificados según el Procedimiento DCVP-0000-VPGI-00000-PROGC02-0000-001 “Codificación
de Documentos para proyectos”.
Es responsabilidad de Jefe de Calidad dar cumplimiento a esta Codificación
Se hará mención del estado de revisión en cada “Documento”, para ello se colocará una
letra de un dígito, comenzando por letra A para la emisión “Original” cambiándola por
letras consecutivas en distintas revisiones mientras no salga en vigencia.
Una vez que sea Revisado el “Documento” y entre en vigencia tendrá Revisión 0 la cual irá
cambiando con números correlativos, 1, 2, 3, en caso de existir modificaciones una vez
operando. En el caso de las revisiones superiores a 0, se utilizará un triángulo que señala
las modificaciones.
En caso de ser “Documentos gráficos” (Pdf, Planos, etc.) las revisiones será la siguiente:
Se inicia con Revisión B
Una vez Revisado para construcción se inicia la revisión 0.
Cualquier modificación posterior debe ser indicada en el mismo plano con lápiz rojo
colocando la firma en el mismo que autoriza las modificaciones (red line).
Una vez finalizado las modificaciones se realiza el levantamiento red line dando origen al
plano as built.
Cuando un plano es anulado la copia física se destruye y se registra en Log de documentos
anulados, para mantener la trazabilidad, teniendo en cuenta que los documentos firmados
por VP no se eliminan, si, si se trata de las copias controladas.
8. REPORTES CONTROL DOCUMENTAL

Control Documentos CHESTA debe emitir al menos semanalmente, el status de la
documentación técnica recibida y revisada por el proyecto. Se indican en Anexo 5, con
carácter de Copia Solo Información, timbre digital.
9. VIGENCIA DE LA DOCUMENTACIÓN
Se declara que la documentación contenida en los archivos del Control Documentos CHESTA,
se mantiene vigente de acuerdo a lo indicado, cuando corresponda, en cada uno de los
documentos (encabezado de páginas) y en la totalidad de las entradas del Log de Control de
Documentos. Cabe hacer presente, que las copias firmadas, sean éstas obsoletas o nulas serán
segregadas según proceso, en la Oficina Técnica.
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DOCUMENTOS”
10. REVISIONES PERIODICAS

Una vez que un Procedimiento o Instrucción de trabajo está elaborado se revisa
periódicamente para ver el estado. Si el documento en físico está en mal estado se elimina y
se entrega una nueva copia. No es necesario guardar registro de esta actividad.
El resguardo de la documentación original , durante toda la vigencia del proyecto, serán
mantenidas bajo llave, bajo estricto control del Control Documento, en sus dependencias, los
cuales, bajo ninguna circunstancia están disponibles para su uso.
11. CONTROL EDICIONES VIGENTES

Los documentos aplicables en proyecto, interior mina y la edición vigente de los mismos se
identifican en planilla Log de control de documentos, si se identifica que una versión ha sido
superada, el primero queda obsoleto y debe ser entregado al Control Documentos CHESTA o
su representante en terreno, para la eliminación de documento obsoleto y registro en planilla
de control de copias contraladas.
El tratamiento de toda la documentación referida tanto a la Oficina Técnica, como a los puntos
de trabajo, se especifica en la matriz de distribución.
Se deja constancia que el representante en terreno del Control de Documentos CHESTA, en

caso en que éste último no pueda ejercer directamente alguna de las labores propias de su
responsabilidad, será el Jefe de Terreno en Turno.
12. HISTORIAL DE REVISIONES

Los documentos del tipo que describen metodologías o lineamientos deben tener una página
de inicio, en la cual se describe el título, un cuadro con el historial de revisiones y emisiones.
Tal como se muestra a continuación.
“TITULO”
REV FECHA EMITIDO PARA POR REV. APR. REV
En los casilleros de emisiones se debe identificar las iniciales de los nombres de quienes
participan en la elaboración, revisión y aprobación del documento (ver Anexo N° 2), según se
definen el listado de documentos en Log de Control de Documentos (Anexo N° 1).
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DOCUMENTOS”
13. ORGANIZACIÓN DE CONTROL DE DOCUMENTOS

La organización para Control de Documentos está compuesta por:
- Encargado de Control de Documentos (Control Documentos CHESTA), responsable del
control de documentos y del ingreso de documentos a la VP
- Jefe de Terreno, responsable de la custodia de documentos en terreno
14. EQUIPOS Y MATERIALES

En instalación de faenas:
- Computador personal, papel, impresora
- Planera formato A1
- Estante con candado para almacén de originales
En Terreno
- Planera formato A1
- Cajón con candado para almacén de Copias Controladas
15. EDICIONES VÁLIDAS PARA CONSTRUIR

Se distinguen 2 tipos de ediciones:
- Revisión Literales, para Revisión CODELCO VP, esta edición no se debe imprimir y no debe
estar en terreno por ningún motivo
- Revisiones Numéricas: La cual es indicativa del “estado del registro”, es decir señala que
la fase en la cual se encuentra el proyecto es la de construcción.
16. ANEXOS
Anexo 1: Listado de Documentos
Anexo 1: LOG de Control de Documentos

Anexo 2: Identificación de responsables proceso emisión
Anexo 3: Matriz de Distribución
Anexo 4: Registro de Firma Autorizada
Anexo 5: Registro de Distribución de Documentos
Anexo 6: Registro de Copias Controladas
Anexo 7: Timbres
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DOCUMENTOS”
Anexo 8: Transmital 00 - 4501393107 Obras Eléctricas Adicionales Interior Mina

Anexo 9: SDI-CHESTA
OBRAS ELECTRICAS ADICIONALES INTERIOR MINA 00000-PROAC05-0000-001
PROYECTO MINA CHUQUICAMATA SUBTERRÁNEA REV. B
Vigencia: Diciembre 2013
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN “Control de Página: 18
Documentos”
ANEXO 1: LOG DE CONTROL DE DOCUMENTOS
Se indica el ítem, tipo de documento (Pla: Plano/Doc: Documento); el código y nombre del documento,
Se indica la última revisión ingresada a VP (A, B, C-0, 1, 2) y el estatus de acuerdo a la revisión de VP (Estatus 1/2/3)
En cada revisión se indica la fecha y el transmittal de ingreso (TT-0XX) de CHESTA a VP
En cada revisión se indica la fecha y el transmittal de respuesta (ENV-0XX) de VP a CHESTA.
Y se indica el estatus de la Revisión de VP.
Para documento en revisión alfanumérica (A, B)

- En caso que el estatus es 3 de la revisión B, se debe ingresar en Revisión C, se deben levantar las observaciones mayores
- En caso que el estatus es 2 de la revisión B, se debe ingresar en Revisión 0, se deben levantar las observaciones menores
- En caso que el estatus es 1 de la revisión B, se debe ingresar en Revisión 0
Para documento en revisión numeral (0, 1,…..)

- Para documento de ingeniería, y procedimiento operativo, se puede construir en Estatus 1.
- En Estatus 3 un documento de Ingeniería no está apto para Construir.
- En Estatus 2 un documento operativo se puede operar, pero se deben levantar las observaciones a la brevedad.
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DOCUMENTOS”
Anexo 2: Listado de Documentos y firma de responsables
CORPORACION NACIONAL DEL COBRE DE

CHILE
PROYECTO MINA CHUQUICAMATA
SUBTERRÁNEA
Servicio de Operacion y Mantención
Sistema Electrico Obras Tempranas
CONTRATO N° 4501392548
ITEM Código Documento Nombre Documento

1 N11DM43-I1-CHESTA01-00000 LSTMD05-0000-001 LISTADO DE PLANES Y PROCEDIMIENTOS
2 N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PLNSE06-0000-001 PLAN DE PROTECCION AL MEDIO AMBIENTE
3 N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROSE06-0000-006 PROCEDIMIENTO MANEJO DE RESIDUOS PELIGROSOS Y NO PELIGROSOS
4 N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROGM05-0000-001 PROCEDIMIENTO TRABAJO SEGURO TOPOGRAFIA
5 N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROSE06-0000-001 PROCEDIMIENTO CARGA Y DESCARGA DE POSTES
6 N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PLNMA06-0000-003 PLAN DE EMERGENCIA
7 N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PLNMA06-0000-002 PLAN DE PREVENCIÓN DE RIESGOS Y SALUD OCUPACIONAL
8 N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROSE06-0000-004 PROCEDIMIENTO GESTION DEL CAMBIO
9 N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROSE06-0000-005 PROCEDIMIENTO IZAJE DE CARGA Y DESCARGA DE EQUIPOS
10 N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROSE06-0000-007 PROCEDIMIENTO AISLACIÓN Y BLOQUEO
11 N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROMA06-0000-001 PROCEDIMIENTO SUSTANCIAS PELIGROSAS
12 N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROSE06-0000-009 PROCEDIMIENTO TRABAJO EN ALTURA
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DOCUMENTOS”
13 N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROSE06-0000-002 PROCEDIMIENTO TRABAJOS EN CALIENTE

14 N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROSE06-0000-012 PROCEDIMIENTO TRABAJO EN ESPACIO CONFINADO
15 N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROSE06-0000-013 PROCEDIMIENTO ESCALERAS ANDAMIOS Y PLATAFORMAS ELEVADAS
16 N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROSE06-0000-014 PROCEDIMIENTO HERRAMIENTAS DE MANOS
17 N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROSE06-0000-015 PROCEDIMIENTO EQUIPOS Y ELEMENTOS DE LEVANTE
18 N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PLNEL05-0000-001 PLAN MATRIZ MANTENIMIENTO LINEAS ELÉCTRICAS 13,8 KV
19 N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PRGEL05-0000-002 PROGRAMA DE MANTENIMIENTO LINEAS ELÉCTRICAS 13,8 KV
20 N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROCI05-0000-001 PROCEDIMIENTO MONTAJE Y CAMBIO POSTES DE HORMIGÓN ARMADO
21 N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROCI05-0000-002 PROCEDIMIENTO EXCAVACIONES DE FUNDACIONES Y POSTES
22 N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROCT05-0000-001 PROCEDIMIENTO HABILITACIÓN Y MANTENIMIENTO DE INSTALACIÓN DE FAENA
23 N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROEL05-0000-001 PROCEDIMIENTO MANTENCIÓN Y OPERACIÓN LD 13.8 KV
24 N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROEL05-0000-002 PROCEDIMIENTO MANTENCIÓN DE LUMINARIA DE POSTES DE RED BT
25 N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROEL05-0000-003 PROCEDIMIENTO MANTENCIÓN PUENTES DE DERIVACIÓN Y EMPALMES DE LD 13.8 KV
26 N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROEL05-0000-004 PROCEDIMIENTO MEDICIÓN DE PARÁMETROS ELÉCTRICOS EN BAJA TENSIÓN
PROCEDIMIENTO INSTALACIÓN AISLADOR TIPO RIÑONERA EN ESTRUCTURA DE MEDIA
27 N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROEL05-0000-005
TENSIÓN 13.8 KV
28 N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROEL05-0000-006 PROCEDIMIENTO CAMBIO DE FASE EN CABLES DE PODER
29 N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROEL05-0000-007 PROCEDIMIENTO TENDIDO Y FUSIÓN DE FIBRA ÓPTICA
30 N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROEL05-0000-008 PROCEDIMIENTO TENDIDO MECÁNICO CABLE MINERO
31 N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROEL05-0000-009 PROCEDIMIENTO PRUEBAS DE RESISTENCIA AISLACIÓN Y CONTINUIDAD
32 N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROEL05-0000-010 PROCEDIMIENTO TERMINACIONES PARA CABLES (MUFAS)
33 N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROEL05-0000-011 PROCEDIMIENTO PRUEBAS DE RESISTENCIA HI-POT Y RESISTENCIA DE LÍNEA
34 N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PROEL05-0000-012 VACANTE
Página: 21 de 32
DOCUMENTOS”
48 N11DM43-I1-CHESTA01-00000-PLNAC05-0000-001 PLAN DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
Página: 22 de 32
DOCUMENTOS”
Anexo 3: Matriz de Distribución

Documentos”
Anexo 4: Registro de Firma Autorizada

Documentos”
Anexo 5: Registro de Copias Controladas
Nota: En esta planilla queda registrado el documento firmado por VP, que es oficial del
contrato, obsoleto que queda superado por una nueva versión y el nulo, estos documentos
una vez retirados son resguardos por Control Documentos de CHESTA.
Página: 29 de 32
DOCUMENTOS”
Anexo 6: Registro de Distribución de Documentos – Copias COntroladas

Página: 30 de 32
DOCUMENTOS”
Anexo 7: Timbres
RED-LINE
Firma: _____________________
Fecha: _____________________
OBSOLETO
Firma: _____________________
Fecha: _____________________
Página: 31 de 32
DOCUMENTOS”
AS BUILT
Firma: _____________________
Fecha: _____________________
CHESTA INGENIERÍA S.A

COPIA N° ______________________
REGISTRO: ______________________
FECHA ______________________
Firma: ______________________
COPIA CONTROLADA
CHESTA INGENIERÍA S.A

NOTA DE CAMBIO
_________________________
JEFE DE TERRENO ___________________
ADM. CONTRATO ____________________
CONTROL DOCUMENTOS _______________
SUPERVISOR VP _____________________
Página: 32 de 32
DOCUMENTOS”
Anexo 8: Transmital 00 - 4501393107 Obras Electricas Adicionales Interior Mina

Página: 33 de 32
DOCUMENTOS”
Anexo 9: SDI-CHESTA

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CORPORACIÓN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE

PROYECTO MINA CHUQUICAMATA SUBTERRÁNEA

SERVICIO DE OPERACIÓN Y MANTENCION LINEAS

0 07/04/2014 EMITIDO PARA CONSTRUCCION CAG POZA CVE

N° DE PROYECTO EMPRESA DE INGENIERÍA Pag. 1 de 32

SERVICIO DE OPERACIÓN Y MANTENCION LINEAS ELECTRICAS OBRAS TEMPRANAS

TÍTULO PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN “CONTROL DE DOCUMENTOS”

4.4Listado de Documentos Controlados (log):

4.10 Proveedor (Vendors):

4.11 Copia Controlada

4.12 Copia No Controlada:

4.13 Copia Sólo Para Información:

4.14 Documento Nulo:

4.15 Documento Obsoleto:

4.16 Documentación Técnica:

4.19 Registro de Control de Documentos (LOG):

4.20 Documento de Cambio por Terreno:

4.21 Solicitud de Cambio de Terreno (SCT):

por lo tanto necesita de la aprobación de Ingeniería de Diseño antes de su

4.22 Solicitud de Información (SDI):

4.23 Plano Marcado en Rojo (Red Line):

Administrador de Contrato CHESTA y el Supervisor de Terreno VP.

• Selección de terreno de las alternativas permitidas por los documentos de diseño.

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

Según Diagrama de flujo se establece la metodología basada en actividades previas,

6.1 Edición para Construcción:

6.2 Edición de Ingeniería:

6.3 Actividades Previas:

Se utiliza el formato denominado “Log de Control de Documentos” (Anexo 1). El Listado de

El Anexo N° 5 muestra el “Registro de Copias Controladas” que se debe llevar

6.3.1 Recepción y verificación de documentos recibidos por el Jefe de Calidad

Jefe de calidad recepciona un documento de la Supervisión, Jefatura, Oficina Técnica o

De mismo modo, sólo se puede construir con planos en Rev 0.

SI el documento presentado en Revisión numeral (0, 1, 2 o superior) es devuelto por CODELCO

6.3.2 Verificación de documentos de cambio:

6.3.3 Verificación de la existencia de documentos obsoletos o nulos:

6.4 Distribución de documentos en Terreno

La distribución de documentos considera las siguientes especificaciones:

6.4.1 Distribución de documentos revisados por ingeniería VP

6.4.2 Requisitos de distribución de planos y documentos de ingeniería en formato físico

6.4.3 Requisitos de distribución de planos y documentos de ingeniería en formato digital

6.4.4 Ruteo de documentos que requieren revisión o respuesta

6.5 Documentos de Cambio

Los documentos de cambio son los siguientes:

Es importante considerar el porcentaje de SDI enviadas/SDI Recibidas.

7. CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

8. REPORTES CONTROL DOCUMENTAL

10. REVISIONES PERIODICAS

11. CONTROL EDICIONES VIGENTES

Se deja constancia que el representante en terreno del Control de Documentos CHESTA, en

12. HISTORIAL DE REVISIONES

REV FECHA EMITIDO PARA POR REV. APR. REV

13. ORGANIZACIÓN DE CONTROL DE DOCUMENTOS

14. EQUIPOS Y MATERIALES

15. EDICIONES VÁLIDAS PARA CONSTRUIR

Anexo 1: Listado de Documentos

Anexo 1: LOG de Control de Documentos

Anexo 8: Transmital 00 - 4501393107 Obras Eléctricas Adicionales Interior Mina