Encabezado: IMPLEMENTACIÓN DE LA MATRIZ DOFA.

Mejoramiento de procesos a través la implementación de la matriz DOFA dentro de la

organización “empresa CYP LTDA”

Ángela Lisseth Mendoza Ballesteros

Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

Profesional en seguridad y salud en el trabajo

Diciembre 2019

Notas del autor

Ángela Lisseth Mendoza Ballesteros, Sociedad cultura y Creatividad, Institución

Universitaria Politécnico Grancolombiano.

Contenido

1. Resumen ..................................................................................................................... 4

2. Introducción ............................................................................................................... 4

3. Problema de investigación ......................................................................................... 5

4. Justificación ................................................................................................................ 5

5. Objetivos .................................................................................................................... 6

5.1. Objetivo General..................................................................................................... 6

5.2. Objetivos Específicos ............................................................................................. 6

6. Plan de Trabajo........................................................................................................... 6

7. Marco Teórico ............................................................................................................ 7

8. Marco Contextual ....................................................................................................... 8

8.1. Generalidades: ........................................................................................................ 8

8.2. Contexto.................................................................................................................. 9

8.3. Misión ..................................................................................................................... 9

8.4. Visión.................................................................................................................... 10

8.5. Valores Corporativos ............................................................................................ 10

9. Diseño Metodológico ............................................................................................... 11

10. Recomendaciones ..................................................................................................... 13

11. Conclusiones ............................................................................................................ 13

12. Referencias Bibliográficas ....................................................................................... 13

13. Anexos ...................................................................................................................... 14

Tabla de ilustraciones.

Tabla 1Plan de trabajo. ......................................................................................................... 6

Tabla 2 Encuesta ................................................................................................................ 12

1. Resumen

La implementación DOFA es una herramienta que dentro de las organizaciones ayuda a

evidenciar falencias y oportunidades internas y externas identificando de manera anticipada los

riesgos a los que se puede ver expuesta la organización, y permite dar un manejo adecuado a las

situaciones que se llegue a presentar, con el fin de que la empresa pueda mitigar e incluso

prevenir las consecuencias de cualquier cambio en el entorno.

Palabras Clave: Estrategias gerenciales, herramienta DOFA y mejora continúa.

2. Introducción

Vivimos en un mundo en constante cambio tanto en costumbres , tecnología y nuevas

tendencias empresariales, para las organizaciones debe de ser una prioridad, verificar que

condiciones le rodean, conocer internamente sus debilidades y fortalezas, así como aquellos

factores externos que puedan llegar a causar daño a la misma, la identificación de estrategias

ayudan a fortalecer las organizaciones ya que las vuelve autocriticas, sin embargo para que esto

ocurra se debe desarrollar un proceso de formación que haga que el personal de la misma

interiorice y ejecute lo planeado evitando o mitigando la resistencia al cambio.

Las organizaciones deben tener en cuenta que la calidad inicia desde el interior de la

empresa y no solo en el producto final que se le entrega a un cliente, por eso es necesario elevar

la siguiente pregunta ¿Cómo estoy controlando mis riesgos? ¿los conozco?

Con la transición en el marco normativo ISO 9001:2015, se obligó a las empresas a

evaluarse y establecer planes de acción reales que lleven a la mejora de los procesos y si bien

desde la gerencia se direcciona este procedimiento, las personas que estén a cargo de diversos

procesos deben comenzar a interactuar e identificar los riesgos que cada uno está generando
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internamente y los que externamente puede llegar a afrontar, al realizar el análisis lo que se

quiere es que no se materialicen los riesgos identificados sino que sean controlados al momento

de hallarlos como posibles factores de ocurrencia.

3. Problema de investigación

¿Cómo influye la implementación de la matriz DOFA en la mejora continua dentro de la

organización?

4. Justificación

Dentro de las organizaciones es de gran importancia verificar y validar la forma como se

comportan los procesos entre sí, debido a ello las empresas deben establecer estrategias que

permitan evidenciar la mejora continua dentro de cada uno los mismos, para lograr identificar el

estado organizacional se debe realizar un análisis profundo en donde se detecten factores internos

que den beneficio a la empresa, así como factores externos que muestren las amenazas a las que

pueda estar expuesta.

La metodología DOFA permite a la organización realizar análisis conciso de las

condiciones en las que se encuentra la empresa y establecer controles de intervención según la

gravedad del hallazgo evidenciado, motivando así la toma de decisiones por parte de la gerencia.

El tener un sistema de gestión integral (ISO 901:2015, ISO 14001:2015, OHSAS

18001:2007) es de gran importancia para cualquier organización y exige compromiso de parte de

la gerencia como de los trabajadores para que este se mantenga a lo largo de los años, al

desarrollar estrategias se busca perfeccionar la cultura de la mejora continua, para así llevar a las

partes interesadas un mejor servicio o producto.

5. Objetivos

5.1.Objetivo General

Implementar matriz DOFA con el fin de generar estrategias que permitan la mejora

continua al interior de la organización instrumento de identificación.

5.2.Objetivos Específicos

Capacitar al personal de la organización acerca de la metodología DOFA.

Realizar diagnostico por procesos de Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas.

Generar estrategias y documentar planes de acción de acuerdo a los análisis desarrollados.

6. Plan de Trabajo.

Tabla 1Plan de trabajo.

Actividad Septiembre Octubre Noviembre

Diseño del proyecto 03/09/2019-

30/09/2019

Diseño e 03/09/2019-

implementación de 30/09/2019

metodología.

Trabajo de Campo 01/10/2019-

20/11/2019

Análisis de los 20/11/2019-

resultados 30/11/2019
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Realización de informe 02/12/2019

y divulgación de 16/12/2019

resultados.

7. Marco Teórico

Dada la alta competitividad existente en el mercado y sobre todo en las empresas del

sector construcción, es necesario la adopción de estrategias o sistemas que permitan realizar un

análisis oportuno y continuo de las condiciones en las que se encuentra la organización en su

estructura interna como externa, con el fin de fortalecer la calidad en la prestación en los

servicios y mitigar eventos que puedan causar afectación a los recursos de la empresa.

La herramienta DOFA, permite establecer un análisis interno basado la identificación de

(Fortalezas y debilidades) y Externo (oportunidades y amenazas), con la intensión de evaluar

factores fuertes y débiles que en conjunto diagnostican la situación interna y externa de la

empresa.

Para el análisis DOFA /FODA según (Thompson 1998), una estrategia debe ser ajustable

a la capacidad interna y externa de la empresa.

La fortaleza en una empresa es una función que se realiza de forma adecuada, por

ejemplo, competencias y habilidades del personal, ventajas en organización de la empresa,

habilidades para la innovación, mejor posición comercial frente a otras empresas, experiencia en

el sector en donde desarrolla sus actividades, infraestructura adecuada.

Las debilidades se consideran como un factor que hace vulnerable a la empresa como

actividades que se realicen de forma no adecuada.

Oportunidades son de carácter externo y se describe como lo que ofrece el entorno y que

puede ser un factor importante para la empresa ya que permite moldear sus estrategias

organizacionales.

Amenazas representan la suma de fuerzas ambientales no controlables por la organización

que pueden ocasionar perdidas económicas a la misma (precio del dólar, cambio constante en la

legislación, efectos de la naturaleza etc.).

Para la empresa el tener un SGI (sistema de gestión integral) implementado es una gran

ventaja ya que brinda parámetros claros para una mejor organización dentro de la misma, sin

embargo, fortalecer la mejora continua es esencial para evitar impactos negativos bien sea a los

recursos físicos, ambientales y humanos.

8. Marco Contextual

8.1.Generalidades:

“De forma genérica el contexto se define como el entorno físico o de situación ya sea

político, histórico cultural o de cualquier otra índole el cual se considera un hecho” (RAE 2003).

Existen diferentes autores (Hernández, Fernández & Baptista 2003; Rojas 1995, Eco

1997) que sin dar una definición especifica de los que es el marco contextual advierten que el

problema de investigación no debe considerarse de forma aislada sino como parte de una relación

o concatenación de elementos que convergen en una determinada situación, lo cual señala que es

de gran importancia ubicar el objeto de estudio en un determinado contexto es decir explicar las

características del medio en donde se realizara el estudio.

8.2.Contexto

El proyecto se llevó a cabo en la empresa C&P Construcciones y Proyectos Ltda.

ubicada en el barrio Av. Romero Hernández, dirección Kr 11ª No 5-29 en el Municipio de

Miraflores Boyacá, la empresa lleva 17 años de constituida dedicada a actividades de

metalmecánica, obras civiles, mantenimiento de zonas verdes y locativos, pintura industrial y

disposición de residuos ordinarios (Reciclables), enfocada principalmente su operación como

prestadora de servicios a empresas de hidrocarburos como OCENSA,ECOPETROL,CENIT,

TGI.

La organización actualmente cuenta con un promedio de 5 trabajadores de planta y 7

operativos temporales, la empresa se encuentra certificada en ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 y

OHSAS 18001:2007, y en alistamiento para comenzar la transición normativa a la ISO

45001:2018.

A continuación, relacionaremos parte de sus políticas estratégicas.

8.3.Misión

C&P CONSTRUCCIONES Y PROYECTOS LTDA, es una empresa con más de 15 años

de experiencia en diseño y mantenimiento de instalaciones industriales, construcción de

estructuras metálicas, montaje electromecánico y de facilidades, adecuación de superficies y

aplicación de recubrimientos industriales; adecuaciones, mantenimiento y construcción civil en

locaciones y vías, zonas verdes, manejo de residuos y soluciones integrales. Sus procesos son

realizados por personal idóneo y profesional en las diferentes disciplinas.

En nuestros procesos destacamos el acompañamiento permanente hacia nuestras partes

interesadas, de una manera socialmente responsable y con un servicio de alta calidad humana,
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soportados por nuestra política integral bajo los parámetros de calidad, seguridad, salud en el

trabajo y medio ambiente.

8.4.Visión

Para el año 2025, C&P CONSTRUCCIONES Y PROYECTOS LTDA, se visualiza

como la empresa líder en las actividades que realizamos para los sectores de hidrocarburos, gas y

de la construcción en nuestro municipio y área de influencia, manejando los más altos estándares

de calidad, seguridad, minimizando al máximo los impactos ambientales negativos e

implementando nuevas tecnologías, maquinarias y equipos que se ajusten a las necesidades de

nuestros clientes y demás partes interesadas, siempre con el apoyo de un personal idóneo, técnico

y profesional, respetando sobre todo nuestro compromiso con la vida, el medio ambiente y los

derechos humanos.

8.5.Valores Corporativos

 Compromiso

 Cumplimiento

 Respeto

 Responsabilidad

 Integridad

La empresa se encuentra distribuida en 7 procesos dentro de los cuales encontramos:

 Gestión gerencial

 Gestión HSEQ

 Gestión de proyectos

 Gestión administrativa y financiera

 Gestión de compras

 Gestión del talento humano

 Gestión almacén y mantenimiento

El desarrollo de este proyecto se centró específicamente en el proceso de GESTIÓN

GERENCIAL con el fin de fortalecer el uso de matrices estratégicas (DOFA), conforme lo

establece la ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015.

9. Diseño Metodológico

Se lleva a cabo investigación de tipo descriptivo analítica ya que nos permite a través de

la medición validar el estado real de las variables identificadas respecto al manejo de la

herramienta DOFA.

Población de estudio: Trabajadores de la empresa CYP LTDA correspondiente a 12

personas.

Muestra: Este estudio se aplicará los dueños de proceso correspondientes a 4 personas

Técnicas e instrumentos de recolección: Para este trabajo de investigación se aplica

encuesta que contiene 8 preguntas cerradas correspondientes al uso e implementación de matriz

DOFA.

Adicional a la encuesta se realiza entrevista al gerente de la empresa como filtro

estratégico en la identificación de falencias que se vienen generando a nivel organizacional

debido a la falta comprensión de la dinámica a seguir en el seguimiento de la matriz de contexto

de la organización (DOFA). Ver anexo de encuesta.

Procedimiento de recolección de datos

Desde el área HSE de la empresa se aplicó la encuesta a los siguientes dueños de

procesos.

Gestión de almacén y Mantenimiento

Gestión gerencial

Gestión de proyectos

Gestión administrativa y financiera.

Resultados

Se realiza encuesta a los líderes de proceso de la empresa en donde se evidencio que no se

estaba aplicando de manera adecuada la matriz de contexto de la organización, y que algunos de

ellos no tenían clara la funcionalidad de dicho documento lo que generaba poco interés en su

diligenciamiento.

Tabla 2 Encuesta

Encuesta

Recibe suficiente capacitacion respeto al tema 3 1

Su grupo de trabajo esta comprometido con los objetivos… 4 0

Siente que cuenta con una orientacion adecuada en la… 3 1

Se siente comprometido con la mejora continua de su… 4 0

Documenta las DOFA y genera planes de accion 2 2

Identifica las debilidades, oportunidades, amenazas,… 4 0

Le ha sido divulgado el procedimiento estrategico 4 0

Conoce la metodologia de analisis DOFA 3 1

SI NO
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10. Recomendaciones

Según los resultados obtenidos se recomienda realizar actividades de capacitación

respecto al uso y manejo adecuado de la herramienta DOFA, de manera que se garantice el

entendimiento de la misma en todos los procesos al interior de la empresa.

Realizar ejercicio de divulgación de matriz DOFA y retroalimentación del tema para

verificar el entendimiento del mismo.

Realizar seguimiento bimestral a matriz, documentando nuevos hallazgos “debilidades,

oportunidades, fortalezas y amenazas”, que en su análisis ayuden a la mejora continua de los

procesos.

La información de la investigación se recopilo a través de una encuesta la cual permite

explicar de forma clara la labor realizada (el formato se adjuntará al final del documento).

11. Conclusiones

Después de analizar los resultados obtenidos en el desarrollo de las encuestas dentro de la

organización, podemos concluir que la falla en la implementación de la herramienta DOFA se da

por la falta de comprensión de la metodología, esta condición ocasiona que no se pueda

desarrollar de forma adecuada un análisis consciente de la condición real en la que se encuentra

la organización.

12. Referencias Bibliográficas

Claves para implementar el análisis DOFA en una empresa/2015/sistemas de gestión

normalizados/ https://www.isotools.org/2015/09/25/claves-para-implementar-el-analisis-dafo-en-

una-empresa/.

Que es el análisis DOFA y como ayuda a tu empresa/

https://destinonegocio.com/co/emprendimiento-co/que-es-el-analisis-dofa-y-como-va-a-

ayudar-a-tu-empresa/.

El análisis FODA como herramienta estratégica para analizar la pertinencia de programas

educativo/ María de Lourdes Helena García Vargas/2015/.

Las matrices de análisis estratégico http://admindeempresas.blogspot.com/2011/04/las-

matrices-de-analisis-estrategico.html

SHAPIRO, J. (2004); Herramientas de Planificación Estratégica. Disponible en

www.civicus.org/new/media/Planificacion%20strategica.pdf, visitada en julio de 2012.

Xiomara Ruiz Ballén/ Guía análisis DOFA/ Universidad nacional/2012.

Virtual pro/ Herramientas de planeación estratégica/setiembre2019/

https://www.virtualpro.co/revista/herramientas-de-planeacion-estrategica/6

13. Anexos