Procedimiento Solicitud Historia Clinica

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PROCEDIMIENTO PARA
REQUISITOS PARA SOLICITAR Versión: 01
LA HISTORIA CLINICA Código:
Fecha: 01/2020
1. OBJETIVO
Establecer los requisitos que se deben cumplir para solicitar o reclamar copia de la
historia clínica de la atención domiciliaria por parte del paciente, cuidador o un
tercero, dando cumplimiento a la Resolución 1995 de 1999, en la IPS UNIDAD
GINECOOBSTETRICA DEL PACIFICO S.A.S
2. ALCANCE
El presente procedimiento aplica para todo el personal asistencial, administrativo y

usuarios de la IPS UNIDAD GINECOOBSTETRICA DEL PACIFICO S.A.S
3. NORMATIVIDAD
 Resolución 1995 de 1999: Normatividad general del manejo de Historias

clínicas en Colombia.
 Resolución 2003 de 2014: Sistema Único de Habilitación
4. GENERALIDADES
4.1. DEFINICIÓN: La historia clínica es un documento donde se registran los
datos clínicos del paciente adquiridos durante la atención médica, los
procedimientos realizados, el diagnóstico, tratamiento y el concepto del
médico. La legislación colombiana, en la Resolución 1995 de 1999, señala
que la historia clínica es un documento privado, sometido a reserva, la cual
solo puede ser entregada al paciente o previa autorización del paciente a
terceros o en los casos previstos por la Ley.
4.2. REQUISITOS PARA LA SOLICITUD O RECLAMO DE COPIA DE LA

HISTORIA CLINICA.: Teniendo en cuenta lo expresado en el punto anterior,
todo usuario de la IPS UNIDAD GINECOOBSTETRICA DEL PACIFICO
S.A.S, deberá cumplir con los requisitos que se mencionan a continuación:
PROCEDIMIENTO PARA
Fecha: 01/2020
 La solicitud de copia de historia clínica puede ser de carácter presencial,

diligenciando la solicitud para tal fin, según el tipo de solicitante, y adjuntando
la fotocopia de su documento de identidad que lo acredite como persona
autorizada para reclamarla. También realizar la solicitud vía telefónica
cumpliendo con los requisitos. Si lo desea, la historia clínica podrá ser
solicitada y enviada vía email previa inscripción de un correo electrónico al
momento de la solicitud.
NOTA: El uso dado a la información entregada será responsabilidad del

usuario.
4.2.1. SOLICITUD PRESENCIAL

A) Si el solicitante es el paciente debe presentar:
 Documento de identificación original
 Contraseña
Diligenciar el formato de solicitud de copia de la historia clínica. ANEXO xxx
B) Si el solicitante es un familiar o tercero autorizado por el paciente

mayor de edad, debe presentar:
 Documento de identificación original del solicitante.

 Copia del documento de identificación del paciente.
 Poder autenticado.
 Diligenciar el formato de solicitud de copia de la historia clínica. ANEXO xxx
C) Si el solicitante es el padre /madre o representante legal de un

paciente menor de edad, debe presentar:

 Copia del documento de identidad del paciente.
PROCEDIMIENTO PARA
Fecha: 01/2020
 Copia de la documentación que lo acredite como representante legal y/o

parentesco (registro civil de nacimiento o poder legal con fecha de
expedición no mayor a 3 meses).
 Diligenciar el formato de solicitud de copia de la historia clínica. ANEXO
D) Si el solicitante es un familiar de un paciente fallecido, debe presentar:

 Copia del registro civil de (nacimiento, matrimonio o declaración extra juicio
según el caso con fecha de expedición no mayor a 3 meses) con el fin de
acreditar la relación de parentesco con el titular de la historia clínica.
 Copia del registro civil de defunción o certificado de defunción, para
demostrar que el paciente falleció.
 Diligenciar el formato de Solicitud de copia de la historia clínica paciente
fallecido. ANEXO
 Motivo detallado de la solicitud de la historia clínica.
E) Si el solicitante es un familiar o representante legal de un paciente en

estado de incapacidad y mayor de edad (inconsciente, con
incapacidad mental o física) debe presentar:

 Copia del registro civil de nacimiento, matrimonio o declaración de unión
marital de hecho (según el caso) con fecha de expedición no mayor a 3
meses, con el fin de acreditar la relación de parentesco con el titular de
la historia clínica.
 Copia del certificado médico que evidencie el estado de discapacidad
física o mental del paciente o sentencia del juez que falla la interdicción
y el poder amplio y suficiente para realizar trámites en su nombre.
 Diligenciar el formato de solicitud de copia de la historia clínica.
 Motivo detallado de la solicitud de la historia clínica
Horario de atención para solicitud de historia clínica: lunes a viernes no

festivos de 08:00 am a 01:00pm y de 02:00 a 05:00 pm.
PROCEDIMIENTO PARA
Fecha: 01/2020
4.2.2. SOLICITUD TELEFÓNICA Y/O CORREO ELECTRONICO:
Si el usuario tiene e-mail registrado en su historia clínica se podrá enviar copia de

esta sin adjuntar ningún documento o formulario, siempre y cuando el correo de
destino coincida con el registrado y solo sea solicitado por el mismo paciente.
4.3. ACLARACIONES:
La solicitud se debe enviar al correo electrónico:
ginecobstetriciapacifico@gmail.com
Sentencia T-837/08: Según la doctrina constitucional citada, puede afirmarse que

en la actualidad la Corte entiende que existen casos en los que la historia clínica
debe ser entregada a los familiares, sin previa autorización, para lo cual se requiere
que se satisfagan los requisitos definidos por la Corte en la sentencia T-158 A de
2008 y reiterados por las sentencias T-303 de 2008 y T- 343 de 2008.
PROCEDIMIENTO PARA
Fecha: 01/2020
ANEXO
PROCEDIMIENTO PARA
Fecha: 01/2020
Fecha: Enero
UNIDAD GINECOOBSTETRICA DEL PACIFICO S.A.S 2019
NIT: 901342268-2 Código:
Versión:01
Página 6 de 7 SOLICITUD COPIA HISTORIA CLINICA
CIUDAD: _________________ FECHA SOLICITUD: _________________
1. DATOS DEL PACIENTE:
Nombres y apellidos: __________________________________________

Tipo de identificación: CC___ TI___ CE ___ PASAPORTE ___ CE___
No. identificación_________________ Teléfono de contacto: ___________
2. DATOS DEL SOLICITANTE:
Paciente___ Tercero ___ Si es un tercero por favor diligenciar los

siguientes datos:
Nombres y apellidos: __________________________________________
Tipo de identificación: CC__ TI___ RC ___ NUIP___ PASAPORTE ___ CE___
No. identificación _________________ Teléfono de contacto: ____________
Parentesco (si es un familiar o tercero): ________________________
3. HISTORIAS CLINICAS SOLICITADAS (Favor marque con una “X”):
⃝ Atenciones últimos 12 meses ⃝ Última atención ⃝ Últimas 5 atenciones

⃝ Historial (desde la afiliación) ⃝ Fecha específica: ____________________
PROCEDIMIENTO PARA
Fecha: 01/2020
Motivo detallado de la solicitud (para fallecimientos y pacientes en estado de

incapacidad y mayor de edad):
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
______________________________
4. FORMA DE ENTREGA:
Físico (papel): ____ correo electrónico: ____
Solicito y autorizo que la historia clínica, sea enviada a través de la siguiente

dirección de correo electrónico:
*Por favor Diligenciar de manera legible y completa la dirección de correo
electrónico. Correo electrónico:
____________________________________________________
Certifico que corresponde a mi cuenta de correo electrónico y me responsabilizo

de la custodia de la historia clínica a través de dicho canal electrónico.
Firma del solicitante: _______________________________
“Usted recibirá fiel copia de la Historia Clínica solicitada. Su uso se ajustará específicamente para
satisfacer las razones que motivan su solicitud. NO PODRÁ SER PÚBLICA Sentencia T-338 2009”.“La
Historia Clínica es un documento legal por lo tanto solo puede ser entregado al titular de la misma o
con autorización firmada a un tercero. En caso de tratarse de un menor de edad o persona incapaz se
entregará al responsable legal del paciente, autoridades judiciales previstas en la Ley. (Resolución
1995 de 1999)”.En caso que el paciente haya fallecido, la Historia Clínica solo se entregara quien tenga
primer grado de consanguinidad (hijos si es casado, hermanos si es soltero) o civil (esposo(a) o
compañero(a) permanente).

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El presente procedimiento aplica para todo el personal asistencial, administrativo y

 Resolución 1995 de 1999: Normatividad general del manejo de Historias

4.2. REQUISITOS PARA LA SOLICITUD O RECLAMO DE COPIA DE LA

 La solicitud de copia de historia clínica puede ser de carácter presencial,

NOTA: El uso dado a la información entregada será responsabilidad del

4.2.1. SOLICITUD PRESENCIAL

B) Si el solicitante es un familiar o tercero autorizado por el paciente

 Documento de identificación original del solicitante.

C) Si el solicitante es el padre /madre o representante legal de un

 Documento de identificación original del solicitante.

 Copia de la documentación que lo acredite como representante legal y/o

D) Si el solicitante es un familiar de un paciente fallecido, debe presentar:

E) Si el solicitante es un familiar o representante legal de un paciente en

 Documento de identificación original del solicitante.

Horario de atención para solicitud de historia clínica: lunes a viernes no

4.2.2. SOLICITUD TELEFÓNICA Y/O CORREO ELECTRONICO:

Si el usuario tiene e-mail registrado en su historia clínica se podrá enviar copia de

Sentencia T-837/08: Según la doctrina constitucional citada, puede afirmarse que

CIUDAD: _________________ FECHA SOLICITUD: _________________

1. DATOS DEL PACIENTE:

Nombres y apellidos: __________________________________________

2. DATOS DEL SOLICITANTE:

Paciente___ Tercero ___ Si es un tercero por favor diligenciar los

3. HISTORIAS CLINICAS SOLICITADAS (Favor marque con una “X”):

⃝ Atenciones últimos 12 meses ⃝ Última atención ⃝ Últimas 5 atenciones

Motivo detallado de la solicitud (para fallecimientos y pacientes en estado de

Solicito y autorizo que la historia clínica, sea enviada a través de la siguiente

Certifico que corresponde a mi cuenta de correo electrónico y me responsabilizo

Firma del solicitante: _______________________________

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Paciente_ Tercero _ Si es un tercero por favor diligenciar los