Política Editorial y de Actualización.

Responsables

Canales Políticas Responsables

El Grupo de Divulgación y Medios tendrá un perfil de
Portal Web Administrador-Editor del Portal del AGN, que le permitirá Funcionario
actualizar contenidos, crear, borrar y apagar categorías y asignado del
subcategorías, colgar imágenes y editar textos. GDM

Con base en la Política Editorial de Gobierno en Línea, los

contenidos que cuelgue el GDM en el portal deben ser:

1. Entendibles, agradables y de uso fácil

- Los contenidos deben ser claros, precisos y de lenguaje
sencillo. No debe dejar dudas sobre el mensaje que se
desea transmitir. Se debe tener en cuenta que serán
utilizados por personas de diferentes niveles de educación y
de diferentes regiones del país.
-No se deben usar abreviaturas. Si se requiere el uso de
abreviaturas, éstas deben ir referenciadas una vez sean
utilizadas por primera vez, entre paréntesis, inmediatamente
después del texto al que hacen referencia.
-No se deben usar tecnicismos. Si es estrictamente
necesario utilizarlos, se debe explicar su significado
inmediatamente después de que es utilizado por primera vez,
incluyendo la explicación dentro de paréntesis.
-No se deben utilizar términos en idiomas extranjeros.
Cuando se hace necesario su uso, éstos deben presentarse
de forma que se diferencien del resto (escribiendo el término
en caracteres itálicos), y deben ser explicados
inmediatamente después de la primera vez que son
utilizados.
-En las fechas, no se deben utilizar abreviaturas para el
nombre del mes.
-Se deben seguir las reglas sintácticas, gramáticas y
ortográficas del idioma español, de acuerdo con la
Real Academia Española.

2. Vigentes, relevantes, verificables y completos

-Los contenidos que el Estado ofrezca por medios
electrónicos deben ser vigentes, relevantes, verificables,
completos, que genere algún beneficio para los clientes y
que no dé lugar a interpretaciones erradas. De igual forma,
se debe evitar cualquier tipo de distorsión o interpretación
tendenciosa de la información que va a ser publicada en
medios electrónicos.
-Las entidades deben ofrecer sólo aquellos contenidos que
sean de su competencia y sobre los cuales se tenga
completa seguridad en términos de veracidad de los mismos.
En caso de ofrecer contenidos tomados de un tercero ajeno
a la entidad, se debe incluir la fuente de donde fueron
tomados.
-Cuando se publique información en forma de artículos, ésta
debe provenir de fuentes totalmente confiables. Si la fuente
no es totalmente confiable o si no se tiene certeza de la
fuente de donde proviene, la información debe ser
corroborada al menos con tres (3) fuentes adicionales,
identificándolas al final del artículo.
-Cuando se publique información en archivos para
descargar, se debe indicar la fecha de publicación o de su
última actualización.
Elaborado por: Dania Paola Asprilla Yurgaqui
 MANUAL DE COMUNICACIONES
ARCHIVO GENERAL DE
LA NACIÓN

-Las imágenes, dibujos, fotos y cualquier otro material gráfico

que se utilice, deben estar acordes con los textos. Cuando
este tipo de material sufre algún tipo de tratamiento técnico
(por ejemplo: montajes, composición, transparencias, etc.),
se debe indicar claramente en el pie del material que éste ha
sido tratado y ha sufrido modificaciones de su versión
original.
-Antes de ofrecer contenidos, se debe validar la vigencia y
calidad de los mismos.

3. No deben ser ofensivos ni discriminatorios

-Los contenidos provistos por medios electrónicos por el
Estado Colombiano de ninguna forma pueden ser
considerados como ofensivos, sexistas, racistas,
discriminatorios, obscenos, en la medida que contenidos
ofensivos atentan contra derechos fundamentales de los
particulares. En todo momento se debe tener presente que
se trata de la imagen del Estado.
-Se debe evitar todo tipo de estereotipos por raza, género,
religión, origen étnico, localización geográfica, orientación
sexual, discapacidad, apariencia física o estrato social.
-Los contenidos que se provean no deben reflejar los
intereses, deseos, gustos ni ningún otro tipo de tendencia de
sectores en particular. Igualmente, no deben reflejar
posiciones políticas, religiosas, económicas ni de ninguna
otra índole, que puedan indicar preferencias con grupos
específicos.
-No se deben utilizar regionalismos o frases coloquiales que
son de uso común en algún lugar del país pero que en otras
regiones pueden ser consideradas ofensivas.

4. Mantener la privacidad
-No se debe ofrecer contenidos que revelen aspectos
confidenciales de las personas o entidades, que afecten el
buen nombre o que puedan generar efectos legales adversos
a las entidades que publiquen la información. Es importante
en este punto tener claros conceptos jurídicos tales como
indagatorias, llamado a juicio o demás, que de una u otra
forma están afectando la condición jurídica de las personas o
las instituciones.
-No se deben ofrecer contenidos de procesos sancionatorios
en trámite, en la medida en que los mismos pueden estar
reservados conforme a la ley. En el caso de antecedentes
penales o disciplinarios, sólo se ofrecerán contenidos cuando
se trate de antecedentes definitivos, en los casos en que
aplique, se deberán mantener actualizados y se excluirán
nombres de las personas cuando los antecedentes dejen de
tener vigencia.
-En los casos en que se solicite información de los
particulares, se aclarará que la misma sólo será utilizada
para los fines para los cuales se solicita la información y que
no será divulgada a terceros sin consentimiento de quien
suministra la información, salvo en los casos previstos por la
ley colombiana.

Proceso: Tecnologías de Información y Comunicaciones Fecha: 30-03-10 Versión: 1 Código: TI-304-MA-004 Página 2 de 3
 MANUAL DE COMUNICACIONES
ARCHIVO GENERAL DE
LA NACIÓN

5. Los contenidos deben observar el derecho de autor y

de propiedad intelectual.
-Las obras protegidas por el derecho de autor que se
encuentren dentro de los sitios Web hacen parte del
patrimonio de la entidad pública y por lo tanto son
considerados bienes fiscales, razón por la cual su utilización
debe estar expresamente autorizada y así mismo se debe
informar claramente al ciudadano qué puede hacer y qué no,
con el material alojado.
-Si una entidad pública desea hacer uso (reproducción,
transformación, o puesta a disposición) de materiales y obras
protegidas por el derecho de autor, debe cerciorarse de
contar con la debida autorización del titular de los derechos
sobre dicho material.
-La protección del derecho de autor se aplica sobre los
textos, imágenes, dibujos, fotos y cualquier otro material
gráfico, sonoro o visual y los programas informáticos y bases
de datos. Cualquier material de este tipo que sea tomado de
alguna fuente externa a la entidad debe ser considerado
como una cita textual, por lo cual debe ir entre comillas
dobles (“ ”) y se debe incluir la referencia del lugar donde fue
tomada la cita, con al menos, los siguientes datos: autor(es),
libro u otra fuente del cual fue tomada, fecha de publicación.
- La protección de los derechos de propiedad intelectual y
propiedad industrial se observarán en lo relativo a marcas,
nombres comerciales, logos, enseñas, lemas, nombres de
dominio, secretos empresariales, saber-hacer, diseños
industriales, patentes, modelos de utilidad y derecho de
autor.
-En caso que se detecten errores, omisiones, malas
interpretaciones o cualquier situación en la que el contenido
quede en duda, se debe corregir esta información de la
manera más diligente.
-El desconocimiento de las normas vigentes en materia de
derechos de autor, derechos de propiedad intelectual y de
propiedad industrial puede generar acciones civiles o
penales.
Los administradores Auditores son el Grupo de Sistemas del
AGN.

Los Grupos o Dependencias del AGN que deseen publicar

información en el portal web, deben entregarla al GDM. Esta
información será revisada y editada sin alterar su contenido y
deberá tener el respaldo del funcionario Coordinador o Jefe
del Grupo o División respectivamente y su publicación
deberá ser aprobada por el Director del AGN.
La información será colgada en el Home posterior
autorización y será ubicada en las categorías o
subcategorías asignadas para las Divisiones o Grupos.

Toda la información (textos) que se cuelgue en el Portal debe

estar en formato PDF, Flash, JPG o similares.

El Grupo de Sistemas hará soporte técnico del portal cuando

se requiera.

Proceso: Tecnologías de Información y Comunicaciones Fecha: 30-03-10 Versión: 1 Código: TI-304-MA-004 Página 3 de 3