NIT:12345678900

TALLER DE CONCEPTUALIZACIÓN DE INFORME

1. ¿Cuándo se elabora un informe?

2. ¿Qué es un informe y cuál es su objetivo?
3. Cuáles son las 3 clases de informe y explique cada uno
4. Cuáles son las partes del informe y explique cada una
5. Transcriba en un documento de Word, aplicando las partes del informe el
ejemplo que se encuentra en la norma ICONTEC GTC-185 en las paginas
52, 53 y 54
6. Elabore un mapa esquema donde pueda observar las partes del informe
corto y extenso (página 59 de la norma)

TALLER PRÁCTICO DEL INFORME

1. Organice el siguiente informe con los datos que se le suministran, recuerde

aplicar la norma Icontec:

Departamento de Archivo y Correspondencia 0120-0028

REVISIÓN DEL PROCESO DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS Y
RADICACIÓN DE CORRESPONDENCIA

RESUMEN

2.1. PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS

En repetidas ocasiones se escucha el descontento de algunos empleados por la

demora que siempre se presenta para el préstamo de documentos, a cargo del señor
Miguel Antonio Peña, quien a pesar de que trata de ser una persona muy eficiente,
muchas veces olvida el proceso correcto.
Los inconvenientes se presentan porque no maneja correctamente los recursos
necesarios para el proceso de préstamo de documentos como es la Tarjeta fuera, en
el momento de retirar un documento se debe colocar esta tarjeta en su reemplazo y al
señor Peña se le olvida este paso y por tanto se presenta desorden y demora para
ubicar nuevamente el documento en su puesto. Esta tarea se aplaza indefinidamente,
pues para él es muy demorado empezar a buscar el sitio de cada documento.
Cuando un empleado llega al Departamento de Archivo a solicitar un documento, no
se sabe con seguridad si el documento está en su lugar correcto o está fuera de allí
porque fue prestado con anterioridad y no se ha regresado a su lugar. Esto ocasiona
mucha demora en su búsqueda y disgusto para los empleados que necesitan el
documento.

FECHA: Bogotá D.C., 29 de junio de 2010

ELABORADO POR: Jairo Alberto Sierra Perea

Carrera 5 con Av. La Toma – Teléfono 3210987654 – senacomercioisena.edu.co

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2.2. RADICACIÓN Y REGISTRO DE CORRESPONDENCIA

En este mismo departamento encontramos problemas en cuanto a la radicación y

registro de la correspondencia recibida, pues desde hace más de un mes, se llenó el
libro de registro de correspondencia, ya se ha hecho solicitud al Jefe Administrativo,
para comprar un nuevo libro, pero esto no se ha realizado.
Al no haber libro de registro, la correspondencia que llega, solamente se radica, pero
no se lleva el registro de los documentos.

OBJETIVOS
1. . Determinar las causas de los inconvenientes presentados en el préstamo de
documentos.
. 2. Revisar el proceso de radicación y registro de la correspondencia recibida.

RECOMENDACIONES

Hacer un llamado de atención al señor Peña, para que responda por la pérdida de
documentos si esto llega a ocurrir y para que ponga al día el archivo de la empresa.

Pensar en comenzar un proceso de sistematización del registro de la

correspondencia, para estar mejor organizados y no tener problemas de libros
manuales.

JAIRO ALBERTO SIERRA PEREA

Asistente Administrativo
Copia: Manuel Alfonso Sánchez, Jefe de Recursos Humanos

Redactor: Gonzalo Jiménez

Transcriptor: Claudia Porras

. CONCLUSIONES

Es urgente organizar los documentos que están sin archivar, pues se pueden
ocasionar pérdidas.

También es urgente adquirir un nuevo libro de registro de correspondencia.

A las personas a cargo de estas funciones, les falta más compromiso con la empresa
y con su trabajo

Firma de quien elabora el informe

2. Redacte un informe de las medidas preventivas que ha tenido que

desarrollar por las actividades por el coronavirus.

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SOLUCIÓN

TALLER DE CONCEPTUALIZACIÓN DE INFORME

1. ¿Cuándo se elabora un informe?

Se elabora principalmente para presentar resultados obtenidos, o análisis relevantes,
verificados por el realizador de dicho informe. Además, en ocasiones, puede
contener soluciones propuestas a los problemas, los métodos, etapas y procesos
mediante los cuales hemos obtenido los datos para encontrar esa solución o
recomendaciones para lograrlo.

2. ¿Qué es un informe y cuál es su objetivo?

Es un texto que se puede escribir con fines científicos, técnicos o comerciales, con
el objetivo de comunicar informaciones relevantes para el cuerpo o personas
encargadas de dirigir o tomar decisiones.

3. ¿Cuáles son las 3 clases de informe? Y explique cada uno.

Los informes pueden ser:
A. Resumen ejecutivo, que tiene de una a tres páginas: Este tipo de informe
breve se usa para:
- Informar sobre el desarrollo de un evento organizacional
- Dejar constancia del procedimiento realizado durante la verificación de
asuntos administrativos
- Reportar eventos extraordinarios ocurridos durante una reunión
Puede tener o no portada. En caso de no tenerla se reemplaza por un
encabezamiento.

Se recomienda que el resumen incluya:

 Encabezamiento, conformado por razón social, dependencia, numero de

código, titulo, lugar de origen y fecha de elaboración
 Autoría del resumen ejecutivo
 Objetivos
 Numerales o temas
 Conclusiones y recomendaciones
 Firma

B. Informe corto: Se recomienda que este informe no tenga portada, sino

encabezamiento (aunque el autor pueda utilizar cualquier elemento del

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informe extenso que estime conveniente). Se recomienda que el resumen

incluya elementos como:
 Encabezamiento: razón social, dependencia, código, titulo, ciudad o
municipio de origen y fecha de elaboración
 Autoría del informe corto
 Objetivos
 Capitulo o capítulos
 Conclusiones y recomendaciones (opcional)
 Firma

C. Informe extenso: Es un escrito destinado a dar criterios para acciones de

carácter operativo en las organizaciones, compras, contrataciones, pagos,
cambios de procedimientos, etc.
Tiene como objetivo presentar, caracterizar y dar una idea global del
informe. El informe extenso costa más de 11 hojas y contiene los siguientes
aspectos:
 Cubierta que es la información básica del documento
 Portada
 Tabla de contenido
 Glosario
 Introducción
 Núcleo del informe que es el contenido del documento, temas
desarrollados, gráficos, etc.
 Conclusiones
 Firma
 Transcriptor
 Anexo
 Bibliografía
 Índice

Existen también formes periódicos y esporádicos, de acuerdo n los requerimientos de la

entidad. Entre ellos tenemos: comerciales, técnicos, de actividades, de gestión, de
proyectos, de investigación o financieros.

4. ¿Cuáles son las partes del informe? Y explique cada una

 Portada del informe: Deberá incluir los datos del autor del informe, así
como el título del informe y el lugar y la fecha de elaboración.
 Título: Debe dar una idea clara y relacionada con el tema del
documento.
 Índice: En esta parte deberemos señalar todos los apartados del informe
y el total de páginas que contiene.

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 Desarrollo o cuerpo: Es la información principal y completa del tema

del informe. Se completará con gráficas, diagramas, notas al pie de la
página, extractos, etc.
 Conclusiones de un informe: En esta parte se presentan los resultados
del informe más importantes y que, en definitiva, permiten responder los
interrogantes planteados en la introducción.
 Bibliografía: Aquí detallaremos por orden alfabético y por fecha de
consulta todos los documentos consultados (libros, enciclopedias,
artículos de prensa, medios audiovisuales, etc.) para responder todas las
preguntas del informe y concretar las ideas del trabajo.

5. Transcriba en un documento de Word, aplicando las partes del informe el

ejemplo que se encuentra en la norma ICONTEC GTC-185 en las paginas 52,
53 y 54

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TGA – 001

CAPACITACIÓN CON BASE EN NORMAL DE COMPETENCIA

LABORAL

Fecha: Neiva, 26 marzo de 2020

Elaborado por: John Alberto Correa Zapata

Juan Gonzalo Donado Perea

1.OBJETIVOS:
1.1 Cumplir con requisitos exigido para la terminación del contrato como facilitador
de acompañamiento.
1.2 Elaborar resumen sobre el proceso, desde su inicio hasta el final.
1.3 Presentar conclusiones
1.4 Hacer las recomendaciones del caso.

2.RESUMEN

Después de firmar el contrato por prestación de servicios como facilitadores y

siguiendo instrucciones del Director Ejecutivo de CENDAP, se desarrollaron las
siguientes actividades.

Julio 18 de 2020: Inicio del contrato, se concertó reunión para l 22 de enero y

confirmar las fechas de las capacitaciones en cada ciudad.

Julio 22 de 2020: Reunión de Gestión Humana con el Psicólogo Juan Pérez Ruiz
para enviar convocatorias el 25 de enero reconfirmando fechas y horarios.

Las capacitaciones se llevarían a cabo entre el 1 de julio y el 15 de agosto de

2020.

Cada entidad facilitaría las aulas requeridas, confirmando antes del primero de
julio.

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Resumen ejecutivo TGA – 001 2

2.1SENSIBILIZACIÓN E INICIO DEL PROCESO

Para esta actividad se dedico el día 29 de junio, desde las 08:00 horas hasta las
18:00 horas y enviar las sensibilizaciones a Trávez de internet. Se hizo el registro
correspondiente de las personas inscritas, se atendieron las inquietudes de los
responsables en cada ciudad para advertir que se trataba de capacitación y
evaluaciones con el debido acompañamiento de los facilitadores.

Durante el inicio y al final de la sensibilización con la participación de todos los

responsables en cada ciudad, de varios inscritos a las capacitaciones y de otras
personas interesadas. Cada grupo quedó conformado entre 20 y 25 participantes,
todos ellos debidamente registrados y quienes se encuentran laborando en las
empresas y entidades afiliadas a CENDAP, con el cumplimiento de todos los
requisitos. Se presentaron algunas deserciones por calamidad doméstica. Se dejó
constancia en las actas respectivas

Véase anexo detallado de las ciudades en las cuales se dictó la capacitación:

Antioquia: Medellín, Itagüí, Sabaneta, Envigado

Caldas: Manizales, Chinchiná
Risaralda: Pereira Santa Rosa de Cabal
Quindío: Armenia

2.2DESARROLLO DEL PROCESO

En la sensibilización se explicó el diligenciamiento de los registros y las diferentes

evidencias que debían tener para la primera visita en cada puesto de trabajo. El
orden del proceso fue el siguiente: registro de inscripción y reportes a CENDAP,
luego se hicieron las llamadas telefónicas para concertar, en cada ciudad, la fecha
y hora de las capacitaciones sobre producción documental (carta, circular y otros
documentos organizacionales), además de las técnicas archivistas para la
organización de documentos según normas de competencia laboral. Se procedió a
la evaluación escrita. Se hicieron las acciones correctivas en cada caso y se
concertó, con cada grupo, el plan de evaluación definitivo. Se aplicó el mismo
procedimiento en el área de archivística para finalizar con la evaluación sobre
conocimientos.

Todo se realizo entre el 29 de junio y 28 de julio de 2019. El 21 de julio de 2019 se

solicitó la auditoría, la cual se programo para el 12 de agosto de 2019, a las 15:00
horas, en el aula máxima de CENDAP en esta ciudad.

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Resumen ejecutivo TGA – 001 3

3.CONCLUSIONES

El proceso se inició según fechas asignadas.

Faltó comunicación entre los facilitadores y el coordinador para evitar los

inconvenientes que se presentaron.

Hubo problemas con las ayudas audiovisuales, pero se corrigieron.

La mayoría de candidatos no toman el proceso enserio.

Falta más sensibilización para que tomen conciencia de que son normas para
comprobar la competencia labor de cada uno.

4.RECOMENDACIONES

Aclarar cualquier duda antes de iniciar cada proceso y reafirmar procedimientos

Hacer reunión de retroalimentación con el coordinador y demás facilitadores para

intercambiar experiencias

Para economizar tiempo y dinero se requiere que los facilitadores tengan espacio
y equipos adecuados; que todos le den más importancia al proceso de
capacitación.

JOHN ALBERTO CORREA ZAPATA JUAN DONADO PEREA

Facilitador de Acompañamiento Facilitador de Acompañamiento

Copia: María Paula Yaguara

Anexos: cuatro (ocho folios)

Transcriptor: Sergio Alejandro Losada Chavarro

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6. Elabore un mapa esquema donde pueda observar las partes del informe corto
y extenso (página 59 de la norma)

6.1 Esquema informe administrativo corto

Razón social
Dependencia
Encabezamiento Código
Titulo
Ciudad y fecha
Autor del informe
Informe
corto
Objetivo
Capitulo o capítulos
Conclusiones y recomendaciones
Firma

6.2 Esquema informe administrativo extenso

Código
Razón social
Cubierta Título del informe
Subtitulo (si hay)

Nombre de dependencia, área, grupo,

comité sucursal...
Nombre de la o las personas que
Portada elaboraron el informe
Ciudad
Informe Material Fecha
Extenso Preliminar

Glosario
Introducción
Título de primer y segundo nivel
Contenido Conclusiones
(1 de 2) Recomendaciones
Bibliografía

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Índice
Contenido Lista de tablas*
(2 de 2) Lista de figuras*
Material Lista de anexos*
Preliminar

Términos y definiciones
Glosario

Informe
Introducción
Extenso
Núcleo del informe
Cuerpo del Conclusiones
informe Recomendaciones
Firma

Anexo
Material Bibliografía
complementario Índice

Opcional*

TALLER PRÁCTICO DEL INFORME

1. Organice el siguiente informe con los datos que se le suministran, recuerde aplicar
la norma Icontec:

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NIT:12345678900

Departamento de Archivo y Correspondencia 0120-0028

REVISIÓN DEL PROCESO DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS Y

RADICACIÓN DE CORRESPONDENCIA

FECHA: Bogotá D.C., 29 de junio de 2010

ELABORADO POR: Jairo Alberto Sierra Perea

1.OBJETIVOS
1. . Determinar las causas de los inconvenientes presentados en el préstamo de
documentos.
2. Revisar el proceso de radicación y registro de la correspondencia recibida.

2.RESUMEN

2.1. PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS

En repetidas ocasiones se escucha el descontento de algunos empleados por la demora que

siempre se presenta para el préstamo de documentos, a cargo del señor Miguel Antonio
Peña, quien a pesar de que trata de ser una persona muy eficiente, muchas veces olvida el
proceso correcto.
Los inconvenientes se presentan porque no maneja correctamente los recursos necesarios
para el proceso de préstamo de documentos como es la Tarjeta fuera, en el momento de
retirar un documento se debe colocar esta tarjeta en su reemplazo y al señor Peña se le
olvida este paso y por tanto se presenta desorden y demora para ubicar nuevamente el
documento en su puesto. Esta tarea se aplaza indefinidamente, pues para él es muy
demorado empezar a buscar el sitio de cada documento.
Cuando un empleado llega al Departamento de Archivo a solicitar un documento, no se
sabe con seguridad si el documento está en su lugar correcto o está fuera de allí porque fue
prestado con anterioridad y no se ha regresado a su lugar. Esto ocasiona mucha demora en
su búsqueda y disgusto para los empleados que necesitan el documento.

2.2. RADICACIÓN Y REGISTRO DE CORRESPONDENCIA

En este mismo departamento encontramos problemas en cuanto a la radicación y registro de

la correspondencia recibida, pues desde hace más de un mes, se llenó el libro de registro de
correspondencia, ya se ha hecho solicitud al Jefe Administrativo, para comprar un nuevo
libro, pero esto no se ha realizado.
Al no haber libro de registro, la correspondencia que llega, solamente se radica, pero no se
lleva el registro de los documentos.

Carrera 5 con Av. La Toma – Teléfono 3210987654 – senacomercioisena.edu.co

NIT:12345678900

Departamento de Archivo y Correspondencia 0120-0028 2

3.CONCLUSIONES

Es urgente organizar los documentos que están sin archivar, pues se pueden ocasionar
pérdidas.

También es urgente adquirir un nuevo libro de registro de correspondencia.

A las personas a cargo de estas funciones, les falta más compromiso con la empresa y con
su trabajo

4.RECOMENDACIONES

Hacer un llamado de atención al señor Peña, para que responda por la pérdida de
documentos si esto llega a ocurrir y para que ponga al día el archivo de la empresa.

Pensar en comenzar un proceso de sistematización del registro de la correspondencia, para

estar mejor organizados y no tener problemas de libros manuales.

JAIRO ALBERTO SIERRA PEREA

Asistente Administrativo

Copia: Manuel Alfonso Sánchez, Jefe de Recursos Humanos

Redactor: Gonzalo Jiménez

Transcriptor: Claudia Porras

1. Redacte un informe de las medidas preventivas que ha tenido que desarrollar

por las actividades por el coronavirus.

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TGA-001

CAPACITACION SOBRE PREVENCION DEL COVID-19

Fecha: Neiva, 26 de marzo de 2020

ELABORADO POR: Sergio Alejandro Losada Chavarro

1. OBJETIVOS

1.1 Elaborar un plan de prevención contra el COVID-19.

1.2 Informar a todos los habitantes de la ciudad sobre este plan.

2. RESUMEN
2.1 INICIO
El día 20 de marzo se reunió todo el comité académico del Sena encabezado por
el líder de los aprendices, para realizar un plan de contingencia, en el cual los
aprendices pudieran participar activamente desde sus hogares. De igual forma
participar activamente con sus familias para evitar que este virus se siga
propagando por la ciudad y cuidar a toda la ciudadanía.

2.2 MEDIDAS TOMADAS

El Sena decidió suspender las clases a nivel nacional para de esta forma cuidar a
sus aprendices y que desde sus hogares estuvieran a salvo con sus familiares. Sin
que antes firmaran el compromiso del autocuidado brindado el día de la
capacitación sobre la prevención, que se llevará a cabo el día 30 de marzo,
enviado a través del correo de los aprendices para que lo puedan firmar
digitalmente y así evitar que se expongan al virus.

3. CONCLUSIONES

El proceso se inició según las fechas asignadas.

Los instructores deberán dejar trabajos, pero sin saturar a los aprendices.

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TGA-001
2

Se realizará un plan de contingencia para la protección del personal del Sena.

4. RECOMENDACIONES

Tratar de no exponerse y llevar a cabo lo asignado en la guía de prevención.

Lavarse las manos frecuentemente.

SERGIO ALEJANDRO LOSADA

Aprendiz Sena

Copia: Fermín Beltrán, Director Regional

Redactor: Nataly Rodríguez

Transcriptor: María Paula Yaguara

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