Funciones Comunes Del Software de Aplicación

6/4/2020 1.
FUNCIONES COMUNES DEL SOFTWARE DE APLICACIÓN
1. FUNCIONES COMUNES DEL SOFTWARE DE APLICACIÓN

Sitio: 4 Train You

Curso: Aplicaciones Clave GS5 (Actualizado)
Libro: 1. FUNCIONES COMUNES DEL SOFTWARE DE APLICACIÓN
Impreso por: Lima Edutec3899
Fecha: Monday, 6 de April de 2020, 05:22
https://www.4trainyou.com/mod/book/tool/print/index.php?id=777 1/48
6/4/2020 1. FUNCIONES COMUNES DEL SOFTWARE DE APLICACIÓN
Tabla de Contenidos
1.1 SOFTWARE DE PRODUCTIVIDAD O APLICACIÓN
1.2 ABRIR Y CERRAR UNA APLICACIÓN
1.3 INTERFAZ DE USUARIO
1.4 CREACIÓN, ALMACENAMIENTO, ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS
1.5 PROPIEDADES DE LOS DOCUMENTOS
1.6 MODIFICAR LAS OPCIONES DE CONFIGURACIÓN DE UNA APLICACIÓN
LO QUE APRENDERÁ
Definir el concepto de Software de aplicación o productividad, usos y aplicaciones en los diferentes campos profesionales.
También aprenderá a iniciar y salir de una aplicación, identificar y modificar elementos de la interfaz de usuario y practicar las tareas más comunes y
básicas que comparten la mayoría de aplicaciones.
TÉRMINOS CLAVE
Aplicación, Software de productividad, Suite de aplicaciones, Aplicaciones de escritorio, La nube, Aplicaciones web, Procesador de texto, Cuadros de
diálogo, Hoja de cálculo, Fórmulas matemáticas, Filas, Columnas, Gestor de base de datos, Tablas, Registros, Campos, Diagrama entidad relación, Lanzador
de cuadro de diálogo, Punto de inserción, Cinta de opciones, Barra de estado, Plantilla, Zoom.
1.1 SOFTWARE DE PRODUCTIVIDAD O APLICACIÓN

Se define como el que auxilia al usuario en el desarrollo y culminación de tareas especializadas como: edición de imágenes y videos, edición y reproducción
de música, levantado de textos y documentos, administrar bases de datos, gestión de correos electrónicos, administrar agendas personales, elaboración de
sitios web, realizar cálculos financieros y contables, etc. El objetivo de este software es incrementar la productividad del usuario en los diferentes entornos.
Suite de aplicaciones
La suite de aplicaciones es una solución que ofrece a los usuarios aplicaciones agrupadas en "paquetes” que pueden instalarse como un solo producto y que
permite mejorar el desempeño y rendimiento de los usuarios en el trabajo, en la escuela y el hogar. Por ejemplo, Microsoft Office cuenta con programas para
el trabajo como: Procesador de textos, Hojas de cálculo, presentaciones multimedia, manejo de bases de datos, gestión y administración de agendas y
actividades diarias, etc., todos con el fin de optimizar la productividad de los usuarios en el desarrollo de sus tareas.
Los usuarios utilizan estas aplicaciones para desarrollar tareas como escribir informes, realizar cálculos y proyecciones financieras, hacer presentaciones con
distintas audiencias, manejar correspondencia electrónica, publicar libros, desarrollo de sitios web con bases de datos, edición de imágenes, entre otras tareas.
La mayoría de estas aplicaciones son denominadas como Aplicaciones Nativas o de Escritorio, las cuales requieren de un proceso de instalación y registro en
el sistema operativo local.
Muchas de estas suites permiten la instalación completa de sus aplicaciones o solamente algunas de ellas según sea necesario, permitiéndole al usuario
optimizar el espacio de almacenamiento en su equipo. Actualmente algunas suites también ofrecen "Aplicaciones Web”, las cuales mediante un explorador de
Internet ponen a disposición del usuario toda la interfaz gráfica y sus diversas herramientas, lo cual obliga al usuario a interactuar con la aplicación por medio
de una conexión a Internet permanente sin instalar ningún tipo de software en su equipo local, esto es una ventaja ya que puede hacer uso de las aplicaciones
web sin importar el sistema operativo que esté instalado de la computadora.
Aplicaciones de productividad más utilizadas
Más conocimiento
Suites de Ofimática
En el mercado existen varias suites de ofimática, tales como: Google Docs, Apache, Open Office, LibreOffice, Microsfot Office entre otros
Procesador de Texto
Software utilizado para producir documentos escritos como informes, cartas, memorandos, posters publicitarios, hojas de vida, etc., también conocido como
Procesador de palabras, sus herramientas están diseñadas para ayudar a mejorar el texto plano que se ha escrito en un documento y permite tareas como la
revisión ortográfica, corrección gramatical, formatear texto, reorganización de texto, insertar imágenes o gráficos, todo con el objetivo de producir
documentos finales con aspecto estructurado y un acabado profesional.
Entre las aplicaciones que entran en esta clasificación se encuentran Apple Pages, Google Documents, Open Office Writer y Corel WordPerfect. La aplicación
de Procesador de texto más utilizada en el mundo es Microsoft Word a la vez es la herramienta más avanzada en esta clasificación.
Microsoft Word cuenta con un área de trabajo donde el usuario edita los textos y documentos utilizando controles, botones, paneles, barras y cuadros de
diálogo; para dar formato y gestionar el documento.
Hojas de Cálculo
Una hoja de cálculo es una matriz de casillas que permite almacenar información alfanumérica
en cada una de ellas, su estructura se basa en Columnas y Filas que al hacer una intersección
entre si, conforman esas casillas que también son conocidas como Celdas. Esta aplicación es
utilizada para organizar información numérica que es destinada para cálculos, análisis e
interpretación de datos.
Este tipo de software es útil para crear presupuestos, informes de ventas, libros de balances,
control de pagos, inventarios y control de planillas de empleados, entre otros. Entre las
aplicaciones de hojas de cálculo encontramos Google Hojas de cálculo, Calc de LibreOffice,
Numbers de Apple, actualmente Microsoft Excel es la aplicación más popular de las
aplicaciones de control de hojas de cálculo.
Las hojas de cálculo, como Excel, permiten el uso de fórmulas matemáticas que calculan y manipulan la información numérica para transformarla en
información ya procesada. También cuenta con la funcionalidad de crear gráficos de forma asistida usando los datos numéricos que contiene, estos gráficos
pueden ser exportados con fines de crear informes o presentaciones de resultados de la información procesada.
Bases de datos
Las aplicaciones de gestión de base de datos tienen como finalidad auxiliar al usuario en el almacenamiento, organización, actualización, recuperación y
análisis de información en un archivo digital de forma comprimida. El método de organización para la información es por medio de Tablas, que a su vez se
subdividen en Registros y Campos, muy similar a una hoja de cálculo.
Una base de datos puede incluir varias tablas que se relacionan entre sí mediante un esquema denominado Entidad Relación, el cual define la seguridad
integral de los datos organizados en ella, por ello el nombre de Bases de datos relacionales. Entre los aplicaciones más populares y utilizadas encontramos:
MySQL, PostgreSQL, SQL Microsoft SQL Server, Oracle, etc., pero muchos usuarios eligen entre todas las opciones a Microsoft Access por su fácil
implementación.
Los Gestores de bases de datos como Access, permiten a los usuarios organizar sus datos para convertirlos en información procesada, los usos pueden ser
diversos, pero se pueden citar algunos ejemplos: El control de usuarios que tiene acceso a la información de una empresa en una aplicación web, el registro y
actualización de un inventario de productos, el archivo que almacena y organiza las cuentas de un administrador de correos electrónicos, el registro y control
de planilla de sueldos.
Software de Presentaciones
El software de Presentaciones permite al usuario crear exposiciones visuales con diapositivas, apoyándose de textos, gráficos y elementos multimedia como
fotografías, audios y videos. Existen situaciones donde el usuario necesita dar una conferencia ante una audiencia específica y es necesario auxiliarse de una
presentación que ilustre las ideas que desea transmitir; para lograr esto es importante que la presentación sea simple, clara y significativa para que la atención
hacia el tema no se pierda.
Las aplicaciones de presentación contienen plantillas prediseñadas para agregar material y contenido. Microsoft PowerPoint es una de las herramientas más
utilizadas en esta clasificación de software, pero también existen Apple Keynote, OpenOffice Impress, Prezi entre los más conocidos.
PowerPoint ofrece el uso de Temas que incluyen de forma predefinida: fuentes, fondos, colores y efectos, que pueden ser aplicados por el usuario en sus
presentaciones, también puede aplicar transiciones entre dispositivas y efectos. Es posible animar textos, formas e imágenes.
Edición y tratamiento de Imágenes Rasterizadas o Fotografías
Los mapas de bits o imágenes rasterizadas son aquellas que están compuestas de un entramado de puntos de colores, donde cada punto es un Pixel, las
imágenes de mapas de bits tienen un tamaño que es conocido como Resolución, esta se mide contando la cantidad de pixeles de forma horizontal y vertical,
tal y como se mide la resolución de una pantalla o monitor. Para crear imágenes rasterizadas puede utilizar la aplicación Paint.
La Profundidad de Color en una imagen rasterizada es la cantidad de bits requerida para describir los colores de cada pixel, 24 bits es lo más común para
una imagen, compuesta por 8 bits para el color rojo, 8 para el azul y 8 para el color verde. Debido a que las imágenes rasterizadas suelen ser muy grandes para
el almacenamiento, algunos formatos de archivo para estas imágenes utilizan la Compresión, éste es un proceso que reduce el tamaño de los datos de archivo
codificando la información utilizando menos bits que el archivo original. El principal problema con a las imágenes de mapas de bits o rasterizadas, es que al
cambiar el tamaño tiende a perder la calidad, específicamente al hacer más grande que su tamaño original, esto sucede porque los pixeles no cambian su
tamaño, los usuarios llaman a este problema una imagen pixeleada.
Edición de imágenes vectoriales
Una imagen o ilustración basada en vectores, comúnmente denominada Vector, es aquella que forma sus líneas y trazos utilizando fórmulas matemáticas,
todos los tipos de trazo se forman por medio de estas fórmulas que trazan cada elemento en un plano de dos o tres dimensiones.
Aplicaciones como Microsoft PowerPoint y Microsoft Word, utilizan herramientas básicas para dibujar imágenes vectorizadas. Para trabajar con imágenes de
calidad profesional puede emplear Adobe Illustrator, que crea y manipula imágenes sofisticadas por lo general para usos comerciales o industriales.
Las imágenes vectorizadas no consumen mucho espacio de almacenamiento, debido a que la información requerida para mostrarse es muy simple y
compacta, el usuario puede modificar sus dimensiones sin perder calidad, debido a que las fórmulas responsables de sus trazos, recalculan las nuevas
dimensiones y redibujan la imagen y colores.
Diseño asistido por computadora
El software para diseñar ilustraciones asistido por computadora o también programas conocidos como software CAD, se utiliza para crear diseños con formas
físicas, este proceso utiliza software de computadora para crear dibujos técnicos que incluyen diseños con precisión de escala, en tres dimensiones y con
simulación de texturas y materiales. La técnica empleada es muy similar a la del Software de trabajo con imágenes vectoriales, pero la diferencia radica en
que los diseños son modelados partiendo de tener altura, ancho y profundidad.
El Modelado 3D, como es conocido, se diseña sobre un wireframe o base alambrada, que básicamente es un esqueleto sobre el que el software formará toda
la imagen. Cuando un diseño ha sido finalizado y todos los atributos han sido adheridos a la base, el diseño es Renderizado, lo que le dará la apariencia de
forma sólida aplicando superficie con textura y color; este proceso consume y requiere gran cantidad de recursos de la computadora que esté utilizando, por lo
general el proceso llevará algunas horas para finalizar. Una de las compañías más reconocidas en el mundo, que tiene un portafolio de software de diseño 2D
y 3D es Autodesk.
Audio y Video
Reproducción de Audio
Software que permite la reproducción de audio y video que el usuario haya descargado o tenga almacenado en cualquier dispositivo, Software como Windows
Media Player, VLC Player o iTunes, que pueden obtenerse gratuitamente desde Internet. Este tipo de software reproduce música, videos, podcast, audiolibros,
películas entre otros.
Edición de Audio
Existen aplicaciones utilizadas para la edición de audio, por ejemplo, Adobe Audition, este permite importar archivos de audio y editarlos simultáneamente
para realizar recortes y mezclarlos para crear un nuevo audio.
Más conocimiento
Derechos de autor
Recuerde que debe respetar los derechos de autor para modificar cualquier elemento.
Software de Educativo
Existen programas que permiten al usuario desarrollar habilidades, como herramientas pedagógicas que ayudan a incrementar los conocimientos. Se considera
una ventaja de la tecnología ya que es posible tener acceso por muchos usuarios en cualquier zona geográfica.
Algunas instituciones como universidades, cuentan sitios web que ofrecen carreras profesionales, cursos y capacitaciones para estudiantes.
Otras aplicaciones
Software de administración personal
El software de administración personal (PIM) auxilia al usuario para organizar distintas actividades y tareas a realizar basado en un itinerario. Este tipo de
software contiene calendario, agenda de direcciones, lista de tareas a realizar, etc. Algunas de estas aplicaciones incluyen también un administrador de correos
electrónicos, que permite enviar, recibir, organizar y almacenar mensajes de correo electrónico. Un ejemplo es Microsoft Outlook, Google Calendar y Gmail.
Utilitarios
Son programas que suman funcionalidades a los sistemas operativos de cualquier dispositivo, permiten mejorar el desempeño del computador, ofrecen
seguridad, permiten hacer mantenimiento a los dispositivos y el propio sistema operativo nativo. Entre estas aplicaciones se encuentran protectores de
pantalla, gestores de fuentes, administradores de discos duros, antivirus, programas para la protección de datos, etc.
Videoconferencias
Este tipo de software pone a disposición del usuario un medio para comunicarse con otros, mediante reuniones, aunque estén en ubicaciones diferentes.
Incluyen herramientas para manejo de audio y video, chat y administración de contactos. Skype, es un ejemplo entre varias herramientas existentes, ésta
contiene herramientas para compartir aplicaciones específicas o el escritorio de un computador en tiempo real. Estas aplicaciones son útiles para realizar
conferencias o capacitaciones a distancia.
Más conocimiento
Otras herramientas de VideoConferencias

Webex
Hangouts
MeetingBurner
Join-me
Navegador
Cada sistema operativo incorpora, como parte de sus herramientas, aplicaciones denominadas Navegador web o Explorador web. Existen diferentes
opciones que están disponibles para descarga gratuita, por ejemplo: Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera, Internet Explorer, Safari entre otros.
Desarrollo de aplicaciones
Este tipo de aplicaciones ofrecen al usuario un entorno gráfico que permite crear aplicaciones personalizadas. Un ejemplo es Visual Studio, que permite
arrastrar y colocar objetos dentro de un área de trabajo para crear un código fuente y diseñar interfaces visuales. Otra aplicación utilizada es Netbeans de Java.
Firewall
Este tipo de software trabaja como una barrera entre un sistema o red y las conexiones externas. Es un software que administra las comunicaciones entrantes y
salientes de un sistema operativo o sistema gestor de redes como un servidor.
Un ejemplo es el Firewall que incluye el Sistema Operativo Windows, que cuenta con configuraciones predefinidas y también puede ser personalizado por el
usuario.
1.2 ABRIR Y CERRAR UNA APLICACIÓN

Iniciar o abrir aplicaciones de Microsoft Office
Abrir, iniciar o lanzar aplicaciones es prácticamente el mismo procedimiento, para iniciar una aplicación de Microsoft Office en Windows, la forma más
práctica es utilizando los accesos directos a las aplicaciones. Es posible abrir las aplicaciones usando cualquiera de estos procedimientos:
Desde la Pantalla de Inicio
Al activar la pantalla de Inicio, puede abrir un programa, seleccionando el mosaico de la aplicación.
Vamos a practicar...
Abrir desde la pantalla de Inicio
1. Hacer clic en el botón Inicio en la Barra de Tareas.
2. Desplazarse a través de los mosaicos disponibles y seleccionar Microsoft Excel, para mostrar la lista completa de todas las aplicaciones en el
dispositivo, hacer clic en la flecha en la esquina inferior izquierda de la Pantalla de Inicio.
3. Inmediatamente abrirá la aplicación.
Más conocimiento
Crear un acceso directo
1. Encontrar el elemento al que se creará el Acceso Directo y hacer clic sobre él con el botón secundario del mouse.
2. En el menú emergente, hacer clic en la opción de Enviar a y en el submenú seleccionar la opción Escritorio (crear acceso directo)
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Desde el Escritorio
Abrir desde el Escritorio
1. Ir al Escritorio y posicionar el puntero sobre el ícono y hacer doble clic.
2. Windows abrirá la aplicación.
Más conocimiento
Anclar una aplicación
Hacer clic derecho sobre el mosaico de la aplicación desde la pantalla inicio, luego hacer clic en "Anclar al Inicio” o Anclar a la barra de tareas”.
0:00 / 0:06
Desde la barra de tareas
Abrir desde la barra de tareas
1. Buscar entre los íconos que se visualizan en la barra de tareas (previamente anclados).
2. Hacer clic en la aplicación Microsoft PowerPoint.
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Cerrar aplicaciones de Microsoft Office
Para cerrar o salir de una aplicación de Microsoft Office, existen varios procedimientos, por ejemplo: haciendo clic en el botón Cerrar en la ventana de la
aplicación en la parte superior derecha; hacer clic en el comando Cerrar en la vista del Backstage o Escenario: y cerrar una aplicación al hacer clic en la parte
superior izquierda de la ventana de la aplicación y seleccionar la opción Cerrar. Tomar en cuenta que al cerrar una aplicación en la cual hay datos que el
usuario aún no ha guardado, la aplicación mostrará un mensaje notificando al usuario si desea guardar la información.
Desde el botón Cerrar de la ventana.
Cerrar desde el botón Cerrar de la ventana
1. Abrir la aplicación WordPad.

2. Ubicar el botón Cerrar en la esquina superior derecha de la ventana de la aplicación, la aplicación se cerrará.
0:00 / 0:13
Cerrar desde la aplicación haciendo uso del teclado.
Cerrar desde la aplicación haciendo uso del teclado
1. Abrir la aplicación Microsoft PowerPoint.

2. Haciendo uso del teclado, presionar la combinación de teclas CTRL + F4, esto permitirá cerrar la aplicación.
3. +
0:00 / 0:09
Desde la barra de tareas de Windows.
Cerrar desde la barra de tareas de Windows
1. Abrir la aplicación Calculadora.

2. Sobre la barra de tareas, buscar el botón de la Calculadora, hacer clic secundario sobre éste y seleccionar la opción Cerrar ventana.
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1.3 INTERFAZ DE USUARIO

Al abrir una aplicación de Microsoft Office, todos sus elementos se despliegan dentro de una "Ventana”. Ésta incluye una sección denominada Barra de título,
donde observará el nombre del archivo abierto y un grupo de botones para modificar el tamaño de la ventana, como Minimizar, Maximizar o Restaurar y el
botón Cerrar.
Más conocimiento
Interfaz
Se conoce como interfaz al área de trabajo visualizada en cada una de las aplicaciones de Microsoft Office.
La cinta de opciones
Una de las principales características de cualquier aplicación de Microsoft Office es la Cinta de Opciones, es una franja que se ubica en la parte superior y se
extiende a lo largo de la ventana, justo debajo de la Barra del título, ésta clasifica todos los comandos en Fichas de opciones, todo con orientación a cada
tarea específica según la aplicación. Cada ficha de opciones organiza los comandos en Grupos de comandos, que permiten ubicar los comandos y cuadros de
diálogo.
Barra de herramientas de acceso rápido
Concentra los comandos más comunes y utilizados por el usuario para facilitar el acceso, ésta se puede personalizar y contiene comandos independientes de la
ficha en la cinta de opciones. Esta barra puede moverse hacia dos ubicaciones posibles, arriba o abajo de la Cinta de Opciones y puede agregar botones de
comandos que el usuario desee
Personalizar la barra de Herramientas de acceso rápido
Es posible personalizar la barra de herramientas de acceso rápido agregando o eliminando comandos. Para personalizar los botones que incluye esta barra,
debe hacer clic en el botón en la parte derecha de la barra, cuyo ícono es una flecha apuntando hacia abajo, éste botón se denomina "Personalizar la barra de
herramientas de acceso rápido”, al activar este botón se visualiza el siguiente menú:
El Escenario (Ba ckstage)
Al hacer clic en la ficha Archivo, podrá ver la Vista de Escenario o Backstage de Microsoft Office, es el lugar donde se administran los archivos y sus datos,
creando, guardando, inspeccionando metadatos o información personal ocultos y configurando opciones.
La barra de estado
Concentra información sobre el documento que visualiza en pantalla, como la página o diapositiva actual con respecto al número total de páginas o
diapositivas, la cantidad de palabras en el documento o el número total de palabras en una sección seleccionada.
Barra de título
Visualiza los programas o archivos que están abiertos. Por ejemplo: "Documento1 -Word”; "Lista de invitados a la boda -Word” o "Libro1 -Excel”, también
puede observar el botón del nombre del usuario que está conectado al servicio de Microsoft en línea, este botón permite acceder a datos del perfil de usuario
en el sitio de Microsoft, así como cambiar de usuario.
Botones de vista y control deslizante de Zoom
Se utilizan para cambiar rápidamente entre diferentes vistas del documento en pantalla, tales como la vista Diseño de impresión, Lectura de pantalla completa
o Diseño Web. Al hacer clic en cualquiera de los botones del Control deslizante del zoom podrá Alejar (-) o Acercar (+) el Nivel de zoom (porcentaje) del
documento mostrado en pantalla. También puede arrastrar el botón deslizante para aumentar o disminuir el Nivel de zoom. El programa visualiza el Nivel de
zoom a la izquierda del Control del zoom, al hacer clic en este botón es posible configurar un nivel de zoom específico.
Acciones comunes en las aplicaciones de Microsoft Office usando combinación de teclas
Combinación de teclas Comando
Deshacer
Rehacer
Seleccionar todo
Abrir
Copiar
Pegar
Navegación
Imprimir
Buscar y reemplazar
Cerrar y Salir
Gestión de ventanas
Minimizar Al presionar el botón Minimizar la ventana se oculta, sin embargo, la aplicación no se ha cerrado, simplemente no se encuentra visible.
Maximizar Este botón ajusta el tamaño de la ventana hasta llenar la pantalla, permite visualizar todo el entorno de trabajo y el interfaz de la aplicación.
Cierra el documento o archivo abierto, informando que el documento se cerrará en el caso de no estar guardado, posteriormente cierra la
Cerrar
aplicación.
Elementos comunes en pa ntalla de las aplicaciones
Al abrir una aplicación de Microsoft Office, por lo general encontrará la pantalla de inicio con apariencia similar entre una y otra aplicación en sus elementos
en la interfaz gráfica, así como paneles y botones de ventana. Las siguientes ilustraciones muestran los componentes más importantes y comunes:
1.4 CREACIÓN, ALMACENAMIENTO, ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Y

DOCUMENTOS
Crear documentos o archivos
Desde la aplicación, comando Nuevo
Crear documentos desde la aplicación con el comando Nuevo
1. En la cinta de opciones hacer clic en la ficha Archivo, seleccionar la opción Nuevo.

2. Se visualiza el panel del Plantillas en el centro de la pantalla, seleccionar la miniatura de Documento en blanco, se creará el documento nuevo y
observará la interfaz de usuario de la aplicación. Si ha seleccionado una de las miniaturas de la galería de plantillas de Microsoft, visualizará una
pequeña ventana con una pequeña descripción acerca de las características de la plantilla seleccionada, al hacer clic en el botón Crear se iniciará el
proceso de descarga y apertura de la plantilla.
Más conocimiento
Plantillas
Las Plantilla son asistentes para la creación de documentos y archivos con formato especial prediseñado para tareas específicas que se están realizando, son
útiles para crear: Agendas, portadas, folletos, facturas, panfletos, cartas, presupuestos y otros, el usuario solo debe agregar el contenido.
Más conocimiento
Plantillas y temas de Office Online
Las aplicaciones de Microsoft Office cuentan con una colección de plantillas gratuitas en línea, que pueden ser descargadas por el usuario y están
organizadas por categorías en función del área de interés.
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Crear documentos desde el Escritorio o Explorador de Archivos
1. Desde el Escritorio o el Explorador de Windows, hacer clic secundario en cualquier área vacía
2. Seleccionar la opción Nuevo.
3. Seleccionar la opción de la aplicación en la cual creará un nuevo documento.

4. Escribir el nombre que le asignará al nuevo documento o archivo.
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Guardar documentos o archivos
Un archivo puede almacenarse en cualquier ubicación local, dentro de una carpeta, el Escritorio o cualquier dispositivo de almacenamiento conectado al
equipo: CD/DVD, dispositivos portátiles USB, discos externos o en la Nube. Cada aplicación utiliza sus propios tipos de archivos, esto depende del formato
que elija para guardar. Todas las aplicaciones permiten cambiar el tipo de archivo.
Guardar localmente
Guardar documentos localmente
1. Hacer clic en la ficha Archivo y seleccionar la categoría Guardar como.
2. Visualizará la categoría Guardar como, seleccionar la ubicación en la cual guardará la información.
3. Seleccionar la carpeta donde guardará el archivo.

4. Hacer clic en la casilla Tipo para seleccionar el formato más adecuado para guardar los datos.
5. Escribir el nombre del archivo en la casilla Nombre de Archivo.
6. Hacer clic en el botón Guardar.
Más conocimiento
Tipo de archivo por defecto de acuerdo a la aplicación
Si el usuario no especifica el tipo de archivo que utilizará para almacenar la información la aplicación usará el tipo de archivo por defecto. El tipo de archivo
se identificará por las letras seguidas después del punto en el nombre del archivo, a esto se le conoce como extensión.
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Guardar documentos en la nube
Guardar documentos en la nube
1. Hacer clic en la ficha Archivo y seleccionar la categoría Guardar como.

2. Visualizará la categoría Guardar como, seleccionar la ubicación OneDrive Personal o Empresarial.
3. Luego seleccionar la carpeta en la cual guardará la información.

4. Escribir el nombre del archivo en la casilla Nombre de Archivo y seleccione Tipo de formato.
5. Hacer clic en la casilla Tipo para seleccionar el formato más adecuado para guardar los datos.
6. Hacer clic en el botón Guardar.
Más conocimiento
¿Qué es la Nube?
Es un sistema de almacenamiento de información en servidores en línea que requiere conexión a Internet.
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Crear PDF o guardar en otros formatos de archivos
Las aplicaciones de Microsoft Office permiten exportar los documentos y archivos a un formato PDF o XPS, el proceso a seguir es:
Crear PDF o guardar en otros formatos
1. Hacer clic en la ficha Archivo y seleccionar la categoría Exportar.

2. Visualizará la categoría Exportar y hacer clic en la categoría Crear documento PDF/XPS.
3. Hacer clic en el botón Crear documento PDF/XPS.
4. Visualiza el cuadro de diálogo Publicar como PDF o XPS, deberá seleccionar la ubicación donde creará el nuevo documento.
5. Escribir el nombre que tendrá el archivo.
6. Hacer clic el botón Publicar.
Más conocimiento
Formato de archivo PDF y XPS
PDF (Portable Document Format) Es útil para documentos que se van a reproducir mediante métodos de impresión comerciales. XPS (XML Papel
Specification) Formato de archivo que conserva el formato del documento y permite compartir archivos.
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Abrir documentos o archivos
Existen diferentes métodos para abrir un archivo, entre ellos se encuentran:
Abrir documentos o archivos desde un acceso directo
1. En el Escritorio ubicar el ícono de acceso directo del archivo.

2. Hacer doble clic en éste ícono para abrirlo.
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Abrir documentos o archivos desde el Explorador de Archivos
1. Desde el Explorador de Archivos, usar el panel de navegación para ubicar la carpeta o sitio en donde está almacenado el documento.
2. Hacer doble clic sobre el archivo para abrirlo.
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Abrir documentos o archivos desde el cuadro de diálogo Abrir
1. Hacer clic en la ficha Archivo y seleccionar la categoría Abrir.

2. Visualizará la categoría Abrir y hacer clic en la ubicación donde se encuentra el documento o archivo.
3. Explorar las diferentes carpetas desde el Panel de navegación.

4. Hacer clic en el nombre del archivo desde la lista de elementos.
5. Hacer clic en el botón Abrir.
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Organizar ventanas (cascada, paral elo, apiladas)
Para organizar las ventanas puede utilizar varios métodos: en cascada, ventanas apiladas y ventanas en paralelo.
Organizar ventanas en Cascada
1. Hacer clic secundario sobre la barra de tareas.

2. En el menú emergente, seleccionar la opción Ventanas en Cascada.
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Organizar ventanas Apiladas

2. En el menú emergente, seleccionar la opción Mostrar ventanas apiladas.
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Va mos a practicar...
Organizar ventanas en Paralelo

2. En el menú emergente, seleccionar la opción Mostrar ventanas en paralelo.
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Configurar varios monitores
Cuando el usuario cuenta con varios monitores conectados a su equipo, puede proyectar en ellos diferentes aspectos de la pantalla principal, esta función es
util al realizar presentaciones.
Configurar varios monitores en Windows (barra de Charms)
1. Activar la barra de Charms de Windows en el lado derecho del Escritorio.

2. Seleccionar la opción Dispositivos.
3. Hacer clic en la opción Proyectar.
4. Seleccionar Segunda pantalla.
5. Elegir entre las cuatro opciones siguientes: Sólo pantalla de equipo, Duplicar, Extender y Solo segunda pantalla, seleccionar la opción requerida
según el caso.
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Estas opciones permiten configurar las pantallas como se indica a continuación:
Sólo pantalla de equipo: la segunda pantalla se ignora y sólo la pantalla principal es utilizada.
Duplicar: la segunda pantalla duplica o refleja la pantalla principal.
Extender: la pantalla principal se extiende a las dos pantallas y permite tener un escritorio que abarca dos pantallas o usar la interfaz de usuario de
Windows en una pantalla y el escritorio en la otra.
Solo segunda pantalla: la pantalla principal se desactiva y solo se usa la pantalla secundaria.
Existe otra forma para acceder a esta configuración:
1. En el Panel de control buscar la opción Pantalla.
2. Seleccionar Cambiar configuración de pantalla en el panel izquierdo de la ventana.
3. En la ventana Cambiar apariencia de pantalla, hacer clic en los monitores virtuales numerados para imitar la configuración física.
4. Hacer clic en Aceptar para finalizar.
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Navegar a través de un archivo o documento
Para explorar el contenido de documentos, presentaciones, hojas de cálculo o Bases de datos; la forma más común es utilizar los diferentes métodos de
movilización a través de ellos, por ejemplo:
Utilizar las barras de desplazamiento.

Utilizar los métodos abreviados del teclado, entre otros.
Usando barras de desplazamiento
Es posible movilizar las Barras de Desplazamiento utilizando el puntero del ratón. En todas las aplicaciones de Microsoft Office se encuentran estas barras, la
barra horizontal siempre está disponible, cuando el contenido del archivo es extenso, se activará la barra vertical. El tamaño de la caja de desplazamiento
indica cuanto contenido el usuario no puede visualizar.
Existe algo denominado el Punto de inserción, es el lugar dentro del documento donde se está editando el contenido. El tamaño de la caja de desplazamiento
indica cuanto contenido el usuario no puede visualizar.
Usando el teclado
Cada aplicación define sus propios métodos de desplazamiento y exploración de diferentes áreas de trabajo. En la siguiente tabla puede observar los
principales métodos para moverse a través de un archivo.
Tecla de dirección, permiten el movimiento carácter por carácter y renglón por renglón
Ir al inicio de un bloque o sección
Ir al final de un bloque o sección
Avanzar o retroceder una página
Alternar entre ventanas
Cuando el usuario tiene varias aplicaciones abiertas de forma simultánea, es posible alternar el trabajo entre éstas sin cerrarlas, se pueden organizar las
ventanas de varias formas, esta característica permite al usuario interactuar entre varias tareas y aumentar la productividad del trabajo.
Para alternar entre varias aplicaciones abiertas en el Escritorio de Windows, presionar la combinación de teclas Alt+Tab, Cada vez que lo haga saltará a una
ventana diferente.
Control de vistas
Las aplicaciones de Microsoft Office proporcionan la visualización de los archivos en diferentes "Vistas” permiten al usuario adecuar el área de trabajo,
información que está manipulando, así como la disposición de las herramientas según la tarea específica que esté llevando a cabo. Estas vistas pueden
alternarse, y cada vista ajusta sus fichas y grupos de comandos según la configuración.
Para alternar entre vistas, debe activar la Ficha Vistas y luego seleccionar la vista deseada:
0:00 / 2:13
Control de zoom
Al trabajar con cualquier archivo de Microsoft office, es posible ajustar el nivel de ampliación del área de trabajo para los casos que desee ver con más detalle
la información, esta tarea puede realizarse en cualquiera de las aplicaciones por medio de la ficha Vista. En cualquiera de los casos debe utilizar la
herramienta Zoom de la siguiente forma:
Ajustar el control de zoom
1. Hacer clic en la ficha Vista.

2. En el grupo de comandos Zoom, seleccionar el comando Zoom.
3. Seleccionar el nivel de acercamiento, cantidad de páginas o el porcentaje de zoom que sea necesario.
4. Hacer clic en Aceptar.
0:00 / 0:08
Búsqueda de archivos y documentos
Windows dispone de herramientas que permiten auxiliar al usuario en la búsqueda de archivos, veamos las siguientes alternativas:
Usando el Explorador de Archivos
El explorador de archivos es la herramienta que permite al usuario la administración, gestión y exploración de contenidos en las diferentes unidades de
almacenamiento, cuenta con algunas herramientas para realizar búsquedas, ahora conoceremos la más importante de éstas:
Buscar documentos o archivos usando el Explorar de Archivos
1. Abrir el Explorador de archivos.

2. En el panel de navegación que se encuentra en la parte izquierda del explorador, ubicar y abrir haciendo doble clic en la unidad o dispositivo de
almacenamiento donde se encuentre el archivo a buscar.
3. En la parte inferior derecha de la cinta de opciones, ubicar el cuadro de texto buscar y hacer clic para editar.
4. Escribir el texto del nombre que identifique el archivo a buscar y presionar la tecla Enter.
5. Ubique el archivo en la lista y hacer clic en el archivo para abrirlo.
0:00 / 0:28
Usando la Pantalla Inicio
Ésta opción permite buscar archivos por medio de la Pantalla Inicio, realiza búsquedas con resultados desplegados sobre la misma pantalla Inicio.
Buscar archivos usando la Pantalla Inicio
1. Hacer clic en el botón Inicio que se encuentra en la esquina inferior izquierda del Escritorio.
2. Al mostrar la pantalla Inicio, hacer clic en el botón Buscar con un ícono de la Lupa.
3. Escribir el nombre que identifique el archivo a buscar.
4. Ubique el archivo d y hacer clic para abrirlo.
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1.5 PROPIEDADES DE LOS DOCUMENTOS

Propiedades de archivos y documentos
Metadatos
Los metadatos proveen información acerca de algunos elementos de un archivo, ejemplo: en el caso de un archivo de imagen, que contiene metadatos que
describen el tamaño de la imagen, la profundidad de color, la resolución de la imagen, cuando fue creada y otros datos.
También puede encontrar información, como el autor, fecha de creación del archivo y un resumen de los datos. Las páginas web incluyen metadatos en el
formulario de meta-etiquetas. Las Descripciones y palabras clave en las meta-etiquetas son comúnmente utilizados para describir el contenido de la página, la
mayoría de buscadores utilizan estos datos cuando las agregan a sus índices de búsquedas.
Consultar las propiedades de un archivo
Para consultar las propiedades de un archivo debe realizar este proceso:
Consultar las propiedades de un archivo
1. Utilizando el Explorador de Archivos, localizar el archivo para revisar las propiedades.

2. Hacer clic secundario sobre el ícono del archivo.
3. Seleccionar la opción Propiedades al final de la lista.
4. Hacer clic en la ficha Detalles y localizar la propiedad que desee verificar
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1.6 MODIFICAR LAS OPCIONES DE CONFIGURACIÓN DE UNA APLICACIÓN

Cada aplicación de Microsoft Office cuenta con un cuadro de diálogo de Opciones, algunas opciones son únicas y específicas para cada aplicación, otras son
comunes en todas las aplicaciones; esto permite realizar ajustes como: la combinación de colores del entorno, incrustación de fuentes, ajustar el tiempo de
Guardar para auto recuperación, etc. Para ingresar a los paneles de ajuste de Opciones de la aplicación, hacer el siguiente proceso:
Modificar las opciones de configuración de una aplicación
1. Hacer clic en la ficha Archivo y seleccionar la categoría Opciones.

2. Visualizará el cuadro de diálogo Opciones de la aplicación que esté utilizando.
3. Elegir la categoría sobre la cual requiera hacer ajustes en la configuración,
4. Cambiar las propiedades necesarias y hacer clic en Aceptar.
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6/4/2020 1.

FUNCIONES COMUNES DEL SOFTWARE DE APLICACIÓN

1. FUNCIONES COMUNES DEL SOFTWARE DE APLICACIÓN

Sitio: 4 Train You

FUNCIONES COMUNES DEL SOFTWARE DE APLICACIÓN

1.1 SOFTWARE DE PRODUCTIVIDAD O APLICACIÓN

Aplicaciones de productividad más utilizadas

Edición y tratamiento de Imágenes Rasterizadas o Fotografías

Edición de imágenes vectoriales

Diseño asistido por computadora

Software de administración personal

Otras herramientas de VideoConferencias

1.2 ABRIR Y CERRAR UNA APLICACIÓN

Desde la Pantalla de Inicio

Al activar la pantalla de Inicio, puede abrir un programa, seleccionando el mosaico de la aplicación.

Abrir desde la pantalla de Inicio

1. Hacer clic en el botón Inicio en la Barra de Tareas.

Crear un acceso directo

Abrir desde el Escritorio

1. Ir al Escritorio y posicionar el puntero sobre el ícono y hacer doble clic.

Anclar una aplicación

Desde la barra de tareas

Abrir desde la barra de tareas

Cerrar aplicaciones de Microsoft Office

Desde el botón Cerrar de la ventana.

Cerrar desde el botón Cerrar de la ventana

1. Abrir la aplicación WordPad.

Cerrar desde la aplicación haciendo uso del teclado.

Cerrar desde la aplicación haciendo uso del teclado

1. Abrir la aplicación Microsoft PowerPoint.

Desde la barra de tareas de Windows.

Cerrar desde la barra de tareas de Windows

1. Abrir la aplicación Calculadora.

1.3 INTERFAZ DE USUARIO

Barra de herramientas de acceso rápido

Personalizar la barra de Herramientas de acceso rápido

El Escenario (Ba ckstage)

Acciones comunes en las aplicaciones de Microsoft Office usando combinación de teclas

Combinación de teclas Comando

Elementos comunes en pa ntalla de las aplicaciones

1.4 CREACIÓN, ALMACENAMIENTO, ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Y

Desde la aplicación, comando Nuevo

Crear documentos desde la aplicación con el comando Nuevo

1. En la cinta de opciones hacer clic en la ficha Archivo, seleccionar la opción Nuevo.

Plantillas y temas de Office Online

Crear documentos desde el Escritorio o Explorador de Archivos

2. Seleccionar la opción Nuevo.

3. Seleccionar la opción de la aplicación en la cual creará un nuevo documento.

Guardar documentos o archivos

Guardar documentos localmente

3. Seleccionar la carpeta donde guardará el archivo.

Tipo de archivo por defecto de acuerdo a la aplicación

Guardar documentos en la nube

Guardar documentos en la nube

1. Hacer clic en la ficha Archivo y seleccionar la categoría Guardar como.

3. Luego seleccionar la carpeta en la cual guardará la información.

Es un sistema de almacenamiento de información en servidores en línea que requiere conexión a Internet.

Crear PDF o guardar en otros formatos de archivos