FUNDAMENTOS

UNIVERSIDAD DE COSTOS
DE CARTAGENA
GESTION DEL INVENTARIO

GERENCIA DE INVENTARIOS. GESTIÓN DE INVENTARIOS Y ALMACENES

Inventario, una palabra que no nos es desconocida del todo, aunque solo
sea referencialmente, pero que no la conocemos tan a fondo, como para
temerle o desafiarle, sin embargo sabemos que en estos tiempos
modernos, la palabra inventario ha alcanzado una notoriedad muy alta,
hemos escuchado que debemos mantener niveles óptimos de
inventarios, pero ¿Qué es eso?; ¿Cuánto inventario se deber mantener?
Si se mantienen inventarios demasiado altos, el costo podría llevar a una
empresa a tener problemas de liquidez financiera, esto ocurre porque un
inventario "parado" inmoviliza recursos que podrían ser mejor utilizados
en funciones mas productivas de la organización.

Además, el inventario "parado" tiende a tornarse obsoleto, a quedar

fuera de uso y corre el riesgo de dañarse. Por otro lado, si se mantiene
un nivel insuficiente de inventario, podría no atenderse a los clientes de
forma satisfactoria, lo cual genera reducción de ganancias y pérdida de
mercado, al no afirmar la confiabilidad de los clientes en la capacidad de
reacción de la empresa, ante las fluctuaciones del mercado. El manejo
de inventarios ha llegado a la cumbre de los problemas de la
administración de empresas debido a que es un componente
fundamental de la productividad.

La empresa de hoy tiene que ser productiva para sobrevivir y prosperar.

En mercados altamente competitivos, las empresas trabajan con
inventarios cada vez más bajos y con niveles de servicios cada vez más
altos. Un ejemplo es el desarrollo del sistema JUST IN TIME en la
industria automovilística La necesidad de mejorar la productividad viene
del mundo de la competencia entre las empresas. Cuando un mercado
permanece estable, las empresas pueden sobrevivir sin manejar sus
activos con eficiencia, es decir se pueden "dar el lujo" de malgastar
recursos o subutilizarlos, ya que hay pocos competidores que ofrezcan
mejores productos a precios más accesibles a los clientes. Pero la
creciente inestabilidad nacional e internacional de los mercados,
además del creciente número de empresas multinacionales que se están
abriendo paso en los mercados internos y externos, de la cual Colombia
no es una excepción y que constituye buenas noticias para el
consumidor Colombiano, también constituye oportunidades y amenazas
para las empresas nacionales, que tienen que ser obligatoriamente más
 FUNDAMENTOS
UNIVERSIDAD DE COSTOS
DE CARTAGENA
GESTION DEL INVENTARIO

productivas para mantenerse competitivas .A través de este curso lo que

se pretende, es convertirnos en herramientas eficaces para el
mejoramiento de la productividad, con una visión más técnica y
científica del asunto, aprovechar nuestra experiencia, muy Colombiana,
para evolucionar hacia el cambio de mentalidad corporativa que
requieren estos tiempos modernos.

GESTION DE INVENTARIOS

Se entiende por Gestión de Inventarios, todo lo relativo al control y

manejo de las existencias de determinados bienes, en la cual se aplican
métodos y estrategias que pueden hacer rentable y productivo la
tenencia de estos bienes y a la vez sirve para evaluar los procedimientos
de entradas y salidas de dichos productos.

En la Gestión de Inventarios están involucradas tres (3) actividades

básicas a Saber:

1. Determinación de las existencias: La cual se refiere a todos los

procesos necesarios para consolidar la información referente a las
existencias físicas de los productos a controlar y podemos detallar
estos procesos como:
 Toma física de inventarios
 Auditoria de Existencias
 Evaluación a los procedimientos de recepción y ventas
(entradas y salidas)
 Conteos cíclicos.

2. Análisis de inventarios: La cual está referida a todos los análisis

estadísticos que se realicen para establecer si las existencias que
fueron previamente determinadas son las que deberíamos tener en
nuestra planta, es decir aplicar aquello de que "nada sobra y nada
falta", pensando siempre en la rentabilidad que pueden producir
estas existencias. Algunas metodologías aplicables para lograr
este fin son: Formula de Wilson (máximos y mínimos) Just in Time
(justo a tiempo).
 FUNDAMENTOS
UNIVERSIDAD DE COSTOS
DE CARTAGENA
GESTION DEL INVENTARIO

3. Control de producción: La cual se refiere a la evaluación de todos

los procesos de manufactura realizados en el departamento a
controlar, es decir donde hay transformación de materia prima en
productos terminados para su comercialización, los métodos más
utilizados para lograr este fin son: MRP (planeación de recursos de
manufactura) MPS (plan maestro de producción).

CONCEPTO INVENTARIOS

Inventarios o Stocks son la cantidad de bienes o activos fijos que una

empresa mantiene en existencia en un momento determinado, el cual
pertenece al patrimonio productivo de la empresa.

TIPOS DE INVENTARIOS

Los inventarios de acuerdo a las características físicas de los objetos a

contar, pueden ser de los siguientes tipos:

1. Inventarios de materia prima o insumos: Son aquellos en los

cuales se contabilizan todos aquellos materiales que no han sido
modificados por el proceso productivo de las empresas.

2. Inventarios de materia semielaborada o productos en proceso:

Como su propio nombre lo indica, son aquellos materiales que han
sido modificados por el proceso productivo de la empresa, pero
que todavía no son aptos para la venta.

3. Inventarios de productos terminados: Son aquellos donde se

contabilizan todos los productos que van a ser ofrecidos a los
clientes, es decir que se encuentran aptos para la venta.

4. Inventarios de materiales para soporte de las operaciones, o

piezas y repuestos: son aquellos donde se contabilizan los
productos que aunque no forman parte directa del proceso
productivo de la empresa, es decir no serán colocados a la venta,
hacen posible las operaciones productivas de la misma, estos
productos pueden ser maquinarias, repuestos, artículos de
oficinas, etc.
 FUNDAMENTOS
UNIVERSIDAD DE COSTOS
DE CARTAGENA
GESTION DEL INVENTARIO

De acuerdo a la naturaleza de la empresa, se hará más énfasis en

algunos de estos inventarios. Una empresa distribuidora, por ejemplo,
solo tendrá inventarios de productos terminados y de piezas y repuestos;
mientras que una empresa manufacturera que posea unos veinte
artículos de materia prima, pudiera tener más de diez mil tipos
diferentes de piezas y repuestos así como de productos terminados y
productos en proceso.

Existe otra clasificación de inventarios que se refiere a la concepción

logística del mismo, los cuales son los siguientes:

1. Inventarios cíclicos o de lote: Se generan al producir en lotes no

de manera continua. Por ejemplo cuando un tornero acumula
piezas hasta completar un lote que será enviado al fresado o al
siguiente proceso. Estos inventarios facilitan las operaciones en
sistemas clásicos de producción, porque permiten que el sistema
productivo no se detenga.

2. Inventarios estacionales (por estación): Son aquellos donde se

contabilizan aquellos productos que poseen demandas que
depende de alguna estación o periodo de tiempo específico. Un
ejemplo de estos pueden ser: los paraguas, los juguetes y los
artículos de moda.

3. Inventarios de seguridad: Se generan para amortiguar variaciones

en la demanda o para cubrir errores en la estimación de la misma.
Estos inventarios derivan del hecho de que la demanda de un bien
o servicio proviene usualmente de estudios de mercado que
difícilmente ofrecen una precisión total.

4. Inventarios especulativos: Estos se derivan cuando se espera un

aumento de precios superior a los costos de acumulación de
inventarios, por ejemplo, si las tasas de interés son negativas o
inferiores a la inflación.

SIGNIFICADO ECONOMICO DE LOS INVENTARIOS

Costos asociados a los Inventarios

 FUNDAMENTOS
UNIVERSIDAD DE COSTOS
DE CARTAGENA
GESTION DEL INVENTARIO

Los costos asociados al mantenimiento de la inversión en inventarios se

clasifican en tres grandes grupos:

1) Costo de adquisición o compra.

2) Costo de renovación o de pedido.

3) Costo de posesión del inventario.

 Costo de Adquisición o Compra.

Este costo está dado por el resultado obtenido de multiplicar la cantidad

de unidades compradas por su precio unitario. Cuando un artículo es
fabricado total o parcialmente por la propia empresa, la determinación
de su costo ya no resulta tan simple, es preciso entonces hacer uso de
métodos o criterios contables para la determinación del costo.

Costo de Renovación o de Pedido.

Cada lote o pedido que se ordena a un determinado proveedor origina

gastos, ya sean de tramitación, preparación de la orden de compra,
transporte, recepción descarga, etc. Buena parte de estos costos son
fijos, por lo cual al aumentar el volumen del pedido se reduce el costo
unitario por este concepto.

 Costo de Posesión del Inventario.

La posesión del inventario origina una serie de gastos, algunos de ellos

aparentemente poco significativos, quizá debido a ello, el costo de
posesión del inventario haya sido siempre no muy conocido y a veces
hasta olvidado por los analistas. Entre los conceptos de costo que son
motivados por la posesión del inventario se citan los siguientes:

 Alquiler de las bodegas: Todo inventario necesita un lugar a-

decuado para protegerlo y guardarlo. Si la bodega es alquilada, el
costo por este concepto debe aplicársele al inventario
correspondiente.
 Costo de Almacenamiento: Cuando se reciben los artículos en las
bodegas deben ordenarse y almacenarse adecuadamente. Algunas
veces hasta se hace necesario utilizar equipo especial como
montacargas o grúas para movilizarlos y colocarlos en un lugar
apropiado.
 FUNDAMENTOS
UNIVERSIDAD DE COSTOS
DE CARTAGENA
GESTION DEL INVENTARIO

 Costo de Conservación del Inventario: Existen productos que

necesitan cuidados especiales para que no se deterioren mientras
se encuentren en las bodegas, como por ejemplo: refrigeración,
calor, engrasado, lubricación, etc.
 Control de Bodegas: Debido al movimiento de entradas y salidas
constantes se hace necesario disponer da un buen sistema de
control contable con el propósito de mantener los registres
actualizados.

 Obsolescencia: Este costo es difícil de estimar con precisión,

reviste gran importancia cuando se trata de artículos que pasan de
moda con mucha facilidad. La competencia y el desarrollo
tecnológico hacen que frecuentemente aparezcan en el mercado
productos nuevos con ventajas adicionales en relación a los
existentes en el mercado. Esto origina una devaluación por
obsolescencia en cierto tipo de inventario.
 Seguros: Es necesario proteger los inventarios por daños que
puedan sufrir a consecuencia de incendios, robos o cualquier otro
accidente, debido a lo cual, hay que pagar primas de seguros de
acuerdo al valor asegurado de las existencias.
 Inmovilización financiera: Los fondos que se usan para financiar la
inversión en inventarios tienen un costo para la empresa. Incluso,
si se trata de fondos propios a la inmovilización financiera por este
concepto hay que asignarle un costo - costo de oportunidad - ya
que esos re cursos se podrían haber desplazado en otras
inversiones que produzcan cierta rentabilidad con un menor riesgo,
tales como - bonos, acciones u otros valores.

En todo caso:

COSTOS DE POSECION COSTOS PEDIDO COSTOS FALTANTES

 FUNDAMENTOS
UNIVERSIDAD DE COSTOS
DE CARTAGENA
GESTION DEL INVENTARIO

Supongamos que una empresa vende 100,000 unidades al año, y coloca

ordenes de igual tamaño, 5 al año, entonces se compraran 20,000
unidades por orden. Si el inventario se consume uniformemente a lo
largo del año, y si no se tienen ningún abasto de seguridad, entonces el
inventario promedio será igual a 10,000 unidades.

Ahora suponga que la empresa compra cada unidad del inventario a

$10.00, el valor promedio del inventario sería:

(10,000) (10.00) = 100,000.00

Si la empresa tuviera un costo de capital del 10%, entonces incurriría en

$10,000.00 de cargos por financiamiento para mantener el inventario
durante un año, además cada año se pagan $10,000.00 de costos de
almacenamiento (espacio, servicios públicos, seguridad, impuestos,
etc.), también se paga prima anual de seguros por los inventarios por la
cantidad de $5,000.00. Por lo tanto, el costo total de mantenimiento de
inventario sería de:
 FUNDAMENTOS
UNIVERSIDAD DE COSTOS
DE CARTAGENA
GESTION DEL INVENTARIO

En términos de porcentaje sería: (costo / inversión promedio)*(100)

(25,000.00 / 100,000.00)*(100)
25.0%

EJERCICIO:
1. La empresa Administración Financiera, S.A., tiene una tasa de
costo de mantenimiento del 25.0%, es decir, por cada $1.00
invertido en inventarios, tiene un costo de mantenimiento de
$0.25; el costo unitario del inventario es de $500.00 y el promedio
del inventario en unidades, se proyecta sea de 5,186 unidades; si
el consumo anual es de 360,000 unidades y el Volumen de Compra
es de 5,373 unidades. ¿Cuál será el importe del Costo de
Mantenimiento?

Ejemplo costo de pedido:

La empresa Administración Financiera, S.A., tiene un costo del pedido

por lote de $5,000.00; se proyecta vender 360,000 unidades en el
ejercicio siguiente y un Volumen de Compra por pedido de 5,373
unidades.
¿Cuál será el costo de los pedidos en el siguiente año?
DATOS:
CPL = $5,000.00 (Costo del Pedido por Lote)
VAU = 360,000 (Venta Anual en Unidades)
VC = 5,373 (Volumen de Compra)
CPE = X (Costo del Pedido)

CPE = CPL [VAU / VCE]

CPE = $ 5,000.00 [360,000 / 5,373]
CPE = $ 5,000.00 (67 PEDIDOS) en donde, CPE = $ 335,00.00

Costos de Almacenamiento.

Todo material almacenado genera determinados costos, a los cuales se

denomina costos de existencias; los costos de existencias dependen de
dos variables; la cantidad en existencias y tiempo de permanencia en
existencias. Cuanto mayor es la cantidad y el tiempo de permanencia,
tantos mayores serán los costos de existencias.  
 FUNDAMENTOS
UNIVERSIDAD DE COSTOS
DE CARTAGENA
GESTION DEL INVENTARIO

El costo de existencias (CE) es la suma de los costos: el costo de

almacenamiento (CA) y el costo de período (CP). 

a. Costo de Almacenamiento:

El costo de almacenamiento (CA) se calcula mediante la siguiente

ecuación:

CA = Q/2x Tx Px I

Donde:

Q = cantidad de material en existencia en el período considerado.

T = Tiempo de almacenamiento.

P = Precio Unitario de material y,

I = Tasa de almacenamiento expresada en porcentaje del precio unitario.

CONSUMO

Es la cantidad de unidades de un artículo que son retiradas del almacén

en un periodo de tiempo determinado. Por ejemplo, si el inventario de
determinado articulo al comienzo del mes era de 20 unidades y al
finalizar el mes es de 15, el consumo es de 5 unidades por mes.

DEMANDA

Se refiere a la cantidad de unidades solicitadas a la empresa. Si existe

suficiente inventario, el consumo será igual a la demanda, ya que cada
unidad solicitada fue despachada. Si se presenta una ruptura de
inventario y durante ese periodo se requieren materiales, la demanda
será superior al consumo. En este caso puede ocurrir que el cliente
decida retirar la demanda (caso más común en el comercio) o que el
cliente solicite que la demanda no satisfecha, le sea atendida al ocurrir
la próxima recepción.

TIEMPO DE REPOSICION
 FUNDAMENTOS
UNIVERSIDAD DE COSTOS
DE CARTAGENA
GESTION DEL INVENTARIO

El tiempo de reposición es el tiempo comprendido entre la detección de

la necesidad de adquirir una cierta cantidad de un material y el momento
en que este llega físicamente a nuestro almacén.

Como hemos podido ver, administrar inventarios es encontrar un

equilibrio razonable entre mantener mucho o poco inventario y los
costos que ambos extremos suponen. La calidad de la gestión de
inventarios puede ser medida con una figura llamada factor de servicio o
índice de atención, que es la relación que existe entre la cantidad de
renglones debidamente atendidos y la cantidad de los mismos que
fueron requeridos.

MODELO DE INVENTARIO PARA DEMANDA INDEPENDIENTE

El modelo de demanda independiente, se refiere al caso en que la

demanda de productos no este sincronizada con los planes de
producción, este modelo de gestión de inventario usualmente se
combina con el modelo de cantidad óptima de compra, también conocido
como modelo de cantidad de pedido fijo o formula de Wilson. El cual
consiste en establecer un punto de pedido y cada vez que las
existencias llegan a este punto colocar pedido por una cantidad que se
estima como optima, de acuerdo a un estudio de demanda
preestablecido.

Antes de demostrar matemáticamente como funciona este modelo,

vamos a ilustrar un ejemplo práctico, para hacer más fácil su
comprensión: Supongamos a un ama de casa que vive en un lugar lejano
donde la única manera de conseguir harina es encargarla por correo. La
Sra. observa que consume en promedio una bolsa de harina por semana,
y que el pedido tarda cuatro semanas en llegar, entonces ella calcula
que si coloca el pedido cuando el inventario se encuentra en cuatro
bolsas de harina, estas serán suficientes mientras llega el pedido, es
decir serán repuestas justamente cuando el inventario se encuentre en
cero.

PUNTO DE PEDIDO

Teóricamente, el punto de pedido será igual a la esperanza matemática

de demanda en el tiempo de reposición.

MAXIMOS Y MINIMOS
 FUNDAMENTOS
UNIVERSIDAD DE COSTOS
DE CARTAGENA
GESTION DEL INVENTARIO

Consiste en establecer niveles máximos y mínimos de inventario y un

periodo fijo de revisión de sus niveles. El inventario se revisa solo en
estas ocasiones y se ordena o se pide la diferencia entre el máximo y la
existencia total (cantidad existente más cantidad en tránsito).

Solo en casos especiales se colocaran pedido fuera de las fechas de

revisión cuando por una demanda anormalmente alta la existencia llegue
al punto mínimo antes de la revisión.

En sistemas automatizados estas fechas no se preestablecen, sino que

se calculan los puntos de revisión y el sistema avisa cual es el mejor
momento de efectuar la compra y la cantidad a solicitar.

El ejemplo que dimos anteriormente, es el más básico en el modelo de

demanda independiente, pero para su más eficaz aplicación debe
tenerse en cuenta una variable conocida como existencia de seguridad o
"colchón", la cual será igual al punto mínimo de inventario.

FORMULAS MATEMÁTICAS.

Pp = Punto de pedido
Tr = Tiempo de reposición de inventario (en días)
Cp = Consumo promedio (diario)
CM = Consumo máximo (diario)
Cm = Consumo mínimo (diario)
EM = Existencia máxima
Em = Existencia mínima (o de seguridad)
CP = Cantidad de pedido
E = Existencia actual
Pp = Cp x Tr + Em; EM = CM x Tr + Em; Em = Cm x Tr
CP = EM – E

Ejemplo práctico:

Digamos que queremos calcular los niveles óptimos de inventario del

refresco Poca- CoSa, entonces tenemos que el tiempo de reposición (Tr),
es decir las veces que viene el camión a nuestra planta es de cada 5
días, y que de acuerdo a nuestra estadística de venta anual, el día de
mayor consumo fue de 100 cajas; el de menor consumo fue de 45 cajas y
que en promedio la venta diaria fue de 70 cajas, además en el momento
de hacer estas consideraciones la existencia en nuestro deposito era de
350 cajas, entonces calculamos:
 FUNDAMENTOS
UNIVERSIDAD DE COSTOS
DE CARTAGENA
GESTION DEL INVENTARIO

Em = 45 x 5 => Em = 225 cajas

EM = 100 x 5 + 225 => EM = 725 cajas
Pp = 70 x 5 +225 => Pp = 575 cajas
CP = 725 – 350 => CP = 375 cajas
CANTIDAD OPTIMA DE PEDIDO = 375 CAJAS.

MODELO DE DEMANDA DEPENDIENTE PARA PRODUCCIÓN.

En la última década, han cobrado un gran auge dos políticas de

aplicación particularmente importante en procesos de manufactura, que
representan maneras diferentes de entender la gestión de inventarios y
de producción. Se trata del JIT, Just In Time o Justo a Tiempo, y del
MRP, Materials requirement Planning o Planificación de los
Requerimientos de Materiales El MRP representa una filosofía diferente a
los sistemas de demanda independiente tradicionales. Bajo este
sistema, se integran la programación de la producción y el control de los
inventarios de materiales.

Requiere para su aplicación conocer los programas de producción y una

relación arborizada de los componentes que se necesitan para
ensamblar los productos, conocida como BOM
(Bill of Materials o Lista de materiales, Recetas). El MRP integra esta
información y presenta los requerimientos de materiales necesarios para
cubrir un cierto programa de producción.

Modelo de cantidad fija del pedido

El modelo es:
 FUNDAMENTOS
UNIVERSIDAD DE COSTOS
DE CARTAGENA
GESTION DEL INVENTARIO

Costo total anual = Costo anual + Costo anual + Costo anual por
De compra del pedido mantener el inventario

TC = DC + (D/Q)*S + (Q/2)*H

TC = Costo total anual

D = Demanda anual
C = Costo unitario
Q = Cantidad del pedido
EOQ = Cantidad económica del pedido
S = Costo de preparación en producción o costo del pedido
R = Punto de Reorden
L = Tiempo de entrega
H = Costo de mantener una unidad de inventario promedio (IC, con I en porcentaje)
d́ = Demanda promedio por periodo (unidades por día, semana, mes)

2 DS
Qopt=
√ IC

El punto de Reorden es: R=d́ L

 FUNDAMENTOS
UNIVERSIDAD DE COSTOS
DE CARTAGENA
GESTION DEL INVENTARIO

Encontrar la cantidad económica del pedido y el punto de reorden para:

D = 1000 unidades
d = 1000 / 365 unidades por día
S = $5 por pedido
H = I*C= $1.25 por unidad por año
L = 5 días de tiempo de espera
C = $12.50 por unidad

2∗1000∗5
Qopt=
√ 1.25
=89.4 unidades

R = (1000/365)*5 = 13.7 unidades o aproximadamente 14

Como política de inventarios se realizan pedidos de 89 unidades siempre que las

existencias lleguen a 14 unidades.

El costo total TC = 1000(12.5) + (1000*5)/89 + (89*1.125)/2 = $12,611.81

Ejercicio:
1. Los artículos comprados a un proveedor cuestan $20 cada uno y el pronóstico de la
demanda para el año siguiente es de 1000 unidades. Si cada vez que se coloca un
pedido cuesta $5 y el costo de almacenaje es de $4 por unidad al año:

a) ¿Qué cantidades se deberían comprar por cada pedido?

b) ¿Cuál es el costo total de los pedidos para un año?
c) ¿Cuál es el costo total de almacenaje para un año?

2. La empresa Información Financiera, S.A. de C.V., proyecta consumir 360,000

unidades en el siguiente año; el costo del pedido será de $5,000.00; el costo
unitario de cada material del inventario será de $500.00 y la tasa del costo de
mantenimiento del inventario será del 25.0%. ¿Cuál será el Volumen de Compra
más Económico?
 FUNDAMENTOS
UNIVERSIDAD DE COSTOS
DE CARTAGENA
GESTION DEL INVENTARIO

En donde:
 FUNDAMENTOS
UNIVERSIDAD DE COSTOS
DE CARTAGENA
GESTION DEL INVENTARIO

VCE = Volumen de Compra más Económico

VAU = Venta Anual en Unidades
NOP = Número Óptimo de Pedidos

También puede ponerse el número óptimo de pedidos en el ejercicio, como sigue:

NOP = VAU / VCE

NOP = 360,000 / 5,373
NOP = 67 Pedidos