Control Administrativo
Control Administrativo
Control Administrativo
ADMINISTRATIVO
3
CONTROL ADMINISTRATIVO
I. Concepto:
El control consiste en el proceso sistemático de regular o medir las
actividades que desarrolla la organización para que estas coincidan con
los objetivos expectativa establecidas en sus planes. La planeación,
organización, dirección, y control están estrechamente relacionados. Sin
planes, sin organización y sin dirección el control es imposible, debido a
que se realiza sobre lo planeado y sobre criterios pre establecidos.
La evaluación o el control al igual que todas y cada una de las funciones
del proceso administrativo es función de todas y cada de una de las
personas en la organización, eso sí, cada una según el cargo y las
responsabilidades que ahí tenga.
En los últimos años el sistema de control administrativo se considera
cada vez más como un sistema de retroalimentación, cuyo propósito
central es identificar oportunidades de mejoramiento que le permitan a
las organizaciones una mejora continua y la optimización de susrecursos
y el logro de sus resultados en función de una mejor competición,
mediante un mejor desempeño.
4
contar con información oportuna y confiable sobre el entorno
especifico y general que permita prever cambios antes de que
ocurran los hechos.
Control durante o concurrente
Es el control que se realiza durante el tiempo que se está
ejecutando una determinada actividad. La forma más usual de
realizar control concurrente es la supervisión directa durante el
tiempo de la actividad de trabajo. Es la supervisión que se
realiza durante y en el sitio de trabajo.
Control posterior o de retroalimentación
El control de retroalimentación se lleva a cabo sobre
actividades o procesos ya efectuados, informa sobre la
eficacia de los resultados obtenidos respecto de lo previsto y
es fundamental para retroalimentar sobre resultados.
En las organizaciones, es fundamental que se realicen los tres
tipos de control, con el propósito de evitar y ajustar problemas
de tal forma que se minimicen las consecuencias negativas
para la empresa y, por el contrario, se optimicen los resultados
en función de una mejor competitividad empresarial.
Como la retroalimentación es un aparte inherente a los tres
tipos de control, es importante saber cómo se realiza este
proceso para aprovecharla mejor.
RETROALIMENTACION
CONCUR
PREVENTIVO RENTE POSTERIOR
DURANTE
5
III. ELEMENTOS BASICOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
De acuerdo con Hitt, Black y Porter, (2005), todo proceso de control en
las organizaciones se debe caracterizar por los elementos básicos que
se desarrollan a continuación.
CLARIDAD SOBRE LOS OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS
ORGANIZACIONALES.
Debido a que los controles en las organizaciones se
establecen, fundamentalmente, para evaluar y retroalimentar
el grado de cumplimiento de los objetivos durante el desarrollo
de las diferentes actividades organizacionales, es primordial
que en un proceso de control administrativo se comience por
tener claros los objetivos y estrategias organizacionales, de
forma que el respectivo control se realice cobre su
cumplimiento.
ESTABLECIMINETO DE ESTANDARES
El establecimiento de estándares en un proceso administrativo
consiste en determinar parámetros o estándares (referentes)
específicos para los factores críticos de éxito, es decir, de
aquellos aspectos o actividades considerados clave o que son
determinantes para el logro de los objetivos, y por lo tanto
sobre las cuales necesario realizar control. Es importante
señalar que, aunque existen estándares generales para las
organizaciones, cada organización, dada su particularidad
establece sus propios estándares en funcia de sus objetivos.
MEDICION DE RESULTADOS
Un tercer aspecto en el proceso básico de control
administrativo es la medicina de resultados; para ello es
necesario establecer indicadores que permitan medir las
actividades y en particular los resultados de las acciones
realizadas considerando aspectos como: que es exactamente
lo que se quiere medir y como se medirá, cada cuanto se mide
y cuál es la fuente que proveerá la información por medir.
6
COMPARACION DE RESULTADOS CON LOS
ESTANDARES
Este aspecto de proceso de control administrativo consiste en
comparar los resultados dela medición con los estándares o
parámetros establecidos al momento de fijar los objetivos
corporativos y las estrategias para lograrlos. Cuando los
resultados son diferentes de los estándares, especialmente
cuando se identifican que s e obtienen resultados en
cantidades no previstas, se requieren ajustes a las acciones
que condicen a los resultados para generar mejorías.
EVALUACION DE RESULTADOSY TOMA DE ACCIONES
Un aspecto importante en el proceso de control es evaluar los
resultados de la actividad en las organizaciones y compara los
resultados en función de los estándares definidos para el logro
de los objetivos; según la correspondencia o coherencia entre
los resultados obtenidos y los previstos, se toman decisiones
para que lasa accione siguientes se ajusten a dicho logro.
7
Ilustración
1
8
compartidos, las normas de grupo, las tradiciones, las creencias y
otros aspectos de la cultura organizacional.
9
evaluar la correcta asignación y distribución de recursos
sectoriales. Puede recaer sobre decisiones programadas, para las
cuales se ajusta a determinados estándares preestablecidos o
decisiones no programadas.
Inferior: es el encargado de supervisar el cumplimiento de los
planes de este nivel, comprobando su puesta en marcha y
funcionamiento a partir del seguimiento de las acciones
desarrolladas. Normalmente se trata de un control sobre las
operaciones rutinarias que surgen a partir de decisiones
programadas, con pautas de control prefijadas.
10
subordinado4puede vigilar simultáneamente las acciones del empleado
y corregir los problemas a medida que estos surjan.
Concurrentes para informar a los trabajadores si su producción y sus
niveles de rendimiento son de calidad suficiente para garantizar el
cumplimiento de los estándares de calidad.
Correctivo: Este tipo de control se basa en la retroalimentación.
Dicho control se realiza después de que la actividad ha llegado a su
término. La principal desventaja de este tipo de control es que
cuando se recibe la información, el daño ya está hecho. Los informes
financieros son un claro ejemplo de este tipo de control. Tal es el
caso de los informes sobre ventas, los cuales muestran que los
ingresos por ventas han disminuido o aumentado, esto es que el
hecho del aumento o la disminución ya se ha dado..
A modo de síntesis:
Ilustración 2 SINTESIS
V. PRINCIPIOS DE CONTROL
La aplicación racional del control debe fundamentarse en los siguientes
EQUILIBRIO: A cada grupo de delegación conferido debe
proporcionarse el grado de control correspondiente.
DE LOS OBJETIVOS: el control existe en función de los objetivos, es
decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos
establecidos.
11
DE LA OPORTUNIDAD: debe aplicarse antes de que se efectúe el
error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con
anticipación.
DE LAS DESVIACIONES: todas las desviaciones o variaciones que se
presenten en relación con los planes deben ser analizados
detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que
la originaron.
DE EXCEPCIÓN: debe de aplicarse preferente a las actividades
excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo,
delimitando adecuadamente cuales funciones estratégicas requieren de
control.
DE LA FUNCIÓN CONTROLADA: la función controladora por ningún
motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde
efectividad el control.
12
sector. El análisis financiero también se concentra en el uso de las
razones ( liquides, rentabilidad, endeudamiento,etc)
Valor Económico Agregado (EVA) Es la herramienta financiera para
medir el rendimiento cooperativo a partir de la que la empresa realiza
sus activos. S e calcula el restando la utilidad operativa después de
impuestos el costo de capital total.
VII. ETAPAS
13
Establecimientos
de estándares Y
criterios
Comparacion del
desempeño real
con el esperado
14
preocupó por desarrollar técnicas que proporcionen buenos estándares,
como el tiempo estándar en el estudio de tiempos y movimientos.
Entre los ejemplos de estándares o criterios podemos mencionar el
costo estándar, los estándares de calidad y los estándares de volumen
de producción.
El proceso de control se lleva a cabo para ajustar operaciones a
determinados estándares de antemano; funciona de acuerdo con la
información que recibe. Esta información permite entender acciones
correctivas oportunas, que son la base del control. En consecuencia, el
control debe definirse de acuerdo con los resultados que se pretenden
obtener con base en los objetivos, planes, políticas, organigramas,
procedimientos, etc.
El control implica una comparación con estándares establecidos
previamente para poner en marcha la acción correctiva cuando se
presenta un desvío inaceptable.
Esta acción puede incluir el ejercicio de la autoridad y de la dirección,
aunque no necesariamente en todos los casos. También pueden
revisarse y modificarse los estándares fijados (si no fueron establecidos
de manera apropiada), para adaptarlos a la realidad de los hechos o a
las posibilidades de la empresa.
2. OBSERVACION DEL DESEMPEÑO
15
3. COMPARACION DEL DESEMPEÑO REAL CON EL ESPERADO
4. ACCION CORRECTIVA
Las medidas y los informes de control indican cuando las actividades
que se realizan no logran los resultados esperados, y permiten
establecer condiciones para poner en marcha la acción correctiva.
16
El objetivo del control es indicar cuando, cuanta, como y donde debe
ejecutarse la corrección; la acción necesaria se emprende con base en
los datos cuantitativos obtenidos en las tres fases anteriores del proceso
de control. Las decisiones respecto a las correcciones que deben
hacerse representan la culminación del proceso de control. La acción
correctiva que ajusta las operaciones a los estándares preestablecidos
es la esencia del control, y su base es la información que reciben los
gerentes. Control es la función administrativa que consiste en medir y
corregir el desempeño de los subordinados para garantizar que se
ejecuten los planes dispuestos para alcanzar los objetivos. Es la función
según la cual l administrador, desde el presidente hasta el capataz,
certifica que todo lo que se hace concuerda con lo planeado.
Ya Fayol afirmaba que “en una empresa el control consiste en
comprobar si todo se ejecuta conforme al plan adoptado, las
instrucciones dadas y los principio establecidos”. Tiene por objeto indicar
las fallas y errores para rectificarlos y no reincidir en ellos. Se aplica a
todo: cosas, personas y acciones. La planeación requiere programas
coherentes, integrados y articulados, en tanto que el control exige la
concordancia de planes y acciones.
VIII. TECNICAS DE ADMINISTRACION
La teoría administrativa ofrece actualmente una serie de herramientas
relacionadas con el control de calidad que les permiten a los directivos
garantizar resultados con calidad. Entre las técnicas de administración
de calidad disponibles, se mencionan las siguientes:
Círculos de calidad: Equipos de personas en la empresa que se
reúnen periódicamente para analizar y resolver problemas que
afectan la calidad en el trabajo.
Benchmarking: Proceso continuo de evaluar los productos,
servicios y prácticas comparándolos con los principales
competidores líderes de la industria.
Six sigma: Método de control de calidad basado en la búsqueda
continúa de mejor calidad y de costos más bajos, Eckes (2004).
17
Normas internacionales de calidad ISO: Conjunto de normas
internacionales de la calidad que dan directrices uniformas para
los procesos, con el fin de garantizar que los productos cumplan
con especificaciones para el cliente.
Cadena de servicio o beneficio: Herramienta para controlar la
secuencia de calidad del servicio, desde los empleados hasta los
clientes, para la obtención de beneficios por parte de la empresa.
Gobierno corporativo: Herramienta de reciente utilización en las
compañías que consiste en un sistema de gobierno que busca
garantizar la protección de los intereses de los propietarios
corporativos.
Marcador equilibrado: Sistema global de control que integra los
indicadores financieros tradicionales con los de servicio al cliente,
los procesos internos y la capacidad de la organización para
aprender a crecer y ser competitiva.
IX. ESTRATEGIAS
CONTROL REALIMENTADO
Es el principio de todo sistema de control automático. Es la
aplicación del concepto de realimentación o feedback (medición
tomada desde el proceso que entrega información del estado
actual de la variable que se desea controlar) cuya característica
especial es la de mantener al controlador central informado del
estado de las variables para generar acciones correctivas cuando
así sea necesario.
Los sistemas de control realimentados se denominan también
sistemas de control de lazo cerrado. En la práctica, los términos
control realimentado y control en lazo cerrado se usan
indistintamente.
18
ENTRAD UNIDAD ACTUAD SALIDA
A DE OR
RETROALIMENTACIO
N
X. ESTANDARES
19
El Proceso Del Control
Principio de los estándares. El control eficaz requiere de
estándares objetivos, exactos y apropiados.
Principio del control en el punto crítico. El control eficaz
requiere de una atención especial a los factores críticos
para evaluar el desempeño con los planes. Normalmente
seria antieconómico e innecesario seguir cada detalle de la
ejecución del plan.
Principio de excepción. Cuanto más concentren los
administradores sus esfuerzos de control en las
excepciones importantes, más eficientes serán los
resultados de su control.
Este principio sostiene que los administradores deben
preocuparse por las desviaciones importantes: las
situaciones especialmente buenas o especialmente malas.
Principio de la flexibilidad de los controles. Para que los
controles sean eficaces a pesar de los fracasos o cambios
imprevistos de los planes, se requiere flexibilidad en su
diseño.
De acuerdo con este principio los planes no deben de estar
tan inexorablemente vinculados con un plan como para que
resulten inútiles si dicho plan fracasa o es imprevistamente
modificado.
Principio de la acción. El control solo se justifica si las
desviaciones señaladas o experimentadas en los planes se
corrigen mediante la planeación, organización, integración
de personal y dirección apropiados.
Principio del diseño del control. Enfatiza la naturaleza y
diseño del sistema de control y establece lo siguiente:
Los sistemas de control efectivos son diseñados para ser
económicos en su administración, y para reflejar la
estructura organizativa. Tales sistemas deben proveer a la
gerencia de información que sea oportuna y a tiempo, de
20
valor estratégico y descriptivo de las tendencias operativas,
así como del estado actual.
El principio de la excepción. Enfatiza la esencia del
proceso de control – la toma de acción correctiva: El uso
más eficiente del tiempo y la energía gerenciales es posible
cuando la información de control enfatiza la excepción, y
enfoca la atención sobre aquellas funciones que necesitan
acción correctiva o remedial.
TIPOS DE ESTÁNDAR O CLASIFICACIÓN DE ESTÁNDAR
La definición de los estándares incluye dos conceptos.
Primero, un estándar es una regla (unidad o patrón) para medir.
Se intenta que sirva como modelo o criterio.
Segundo, un estándar es una norma establecida por la autoridad.
Así, un estándar puede ser definido como una unidad de medida
establecida para servir como un modelo o criterio.
Estándares estadísticos. Estos llamados a veces
estándares históricos, están basados en el análisis de
experiencias pasadas. Los datos utilizados pueden ser
extraídos de los propios archivos y registros de la empresa,
o pueden ser un reflejo de la experiencia de varias
compañías.
Estándares fijados por apreciación. Los estándares no
tienen que ser necesariamente expresados en unidades de
medida ajustadamente exactas. Algunas áreas de
ejecución empresaria son, en último análisis,
apreciaciones, primordialmente de experiencias pasadas y
del juicio de un gerente. Los estándares fijados por
apreciación son esencialmente juicios de valor y pueden
ser tan realistas y factibles como los estándares
determinados o técnicamente elaborados. En ausencia de
estándares determinados por estudios y análisis formales,
se espera de todo gerente valorice la producción de sus
subordinados en términos de lo que él, como gerente, cree
21
que es una jornada satisfactoria de trabajo. Al hacerlo así,
los estándares son fijados por apreciación.
Estándares técnicamente elaborados. Llamados así por
estar basados en un análisis objetivo y cuantitativo de una
situación de trabajo específica, pueden ser desarrollados
para la medición de la producción de la maquinaria y
equipo y de los trabajadores individuales. Los estándares
de producción de la maquinaria y equipo expresan las
capacidades de producción de una pieza dada del equipo y
están determinados por factores de diseño mecánico.
22
23