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    Foro Temático Tipos de Documentos

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    AdrianaBriggitte UrreaRamirez
    Este documento define y proporciona ejemplos de tres tipos de documentos comúnmente utilizados en las organizaciones: memorandos, certificados y cartas. Explica que los memorandos son comunicaciones escritas internas que tratan asuntos internos brevemente, los certificados son documentos que aseguran la veracidad de un hecho, y las cartas son comunicaciones escritas entre organizaciones y personas para tratar un solo tema. Además, proporciona ejemplos detallados de cada tipo de documento.

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    Este documento define y proporciona ejemplos de tres tipos de documentos comúnmente utilizados en las organizaciones: memorandos, certificados y cartas. Explica que los memorandos son comunicaciones escritas internas que tratan asuntos internos brevemente, los certificados son documentos que aseguran la veracidad de un hecho, y las cartas son comunicaciones escritas entre organizaciones y personas para tratar un solo tema. Además, proporciona ejemplos detallados de cada tipo de documento.

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    Foro temático Tipos de Documentos

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    Este documento define y proporciona ejemplos de tres tipos de documentos comúnmente utilizados en las organizaciones: memorandos, certificados y cartas. Explica que los memorandos son comunicaciones escritas internas que tratan asuntos internos brevemente, los certificados son documentos que aseguran la veracidad de un hecho, y las cartas son comunicaciones escritas entre organizaciones y personas para tratar un solo tema. Además, proporciona ejemplos detallados de cada tipo de documento.

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    Este documento define y proporciona ejemplos de tres tipos de documentos comúnmente utilizados en las organizaciones: memorandos, certificados y cartas. Explica que los memorandos son comunicaciones escritas internas que tratan asuntos internos brevemente, los certificados son documentos que aseguran la veracidad de un hecho, y las cartas son comunicaciones escritas entre organizaciones y personas para tratar un solo tema. Además, proporciona ejemplos detallados de cada tipo de documento.

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    Foro temático: “Tipos de Documentos”

    Respecto a la Norma GTC 185 las definiciones de algunos tipos de documentos son:

    1. MEMORANDO: Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar


    asuntos internos.

    Características:
    - Utilizar formatos normalizados en los manuales de cada organización
    - Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla y cortes
    - Distribuir el texto de acuerdo con su extensión
    - Tratar un solo tema por memorando  

    Algunas ocasiones en que se debe utilizar un memorando son:


    - Informar sobre hecho breve
    - Expresar necesidades
    - Hacer requerimientos
    - Aclarar una situación
    - Corregir o impugnar una situación
    - Llamados de atención entre otras.

    EJEMPLO DE UN MEMORANDO

    MEMORANDO

    BAC – 001 – 2017
    Bogotá D.C., 03 de mayo de 2017

    PARA: Sr. Edwin Alexander Soto, Técnico Sistemas


    DE: Bibiana Castañeda, Departamento Administrativo  
    ASUNTO: Revisión equipo de cómputo
    Reciba un cordial saludo.

    Por medio del presente memorando me permito informarle que el equipo de cómputo del área de
    trabajo de su dependencia necesita ser adecuado según las necesidades de la empresa.

    Por lo anterior y de acuerdo a lo conversado les solicito proceder a efectuar dicha adecuación
    siguiendo los parámetros internos de nuestra organización.

    Atentamente,

    Firma

    2. CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la


    veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.

    Se puede emitir un certificado de:


    - Certificaciones obtenidas dentro de un periodo académico
    - Registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o defunción
    - Becas, donaciones, créditos paz y salvos, resultados médicos, documentos de identidad,
    entre otros

    CARACTERISTICAS:
    - Redactar en forma clara, precisa y concreta
    - Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo
    - Utilizar el formato establecido en cada organización
    - Distribuir el texto de acurdo a su extensión
    - Expedir siempre en original

    EJEMPLO DE UN CERTIFICADO:
    Bogotá, 03 de mayo de 2017

    LA GERENCIA ADMINISTRATIVA

    CERTIFICA:

    Que el Ingeniero EDUARD LOPEZ DUEÑAS, identificado con Cedula de Ciudadanía No.
    80.172.546 de Bogotá, trabaja en nuestra Empresa desde el 01 de Junio de 2014 y desempeña
    el cargo de Coordinador de Proyectos Regional.

    Esta certificación se emite a solicitud del banco Davivienda.

    FIRMA

    3. CARTAS: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y


    personas naturales, igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus
    empleados. En algunas entidades se denomina oficio.

    CARACTERISTICAS:
    - Tratar solo tema por comunicación
    - Redacción clara, concreta y concisa
    - Redactar en persona plural y usar tratamiento de usted en singular o plural
    - Utilizar formato de cada organización
    -
    EJEMPLO DE CARTA:
    BAC – 2 – 2017

    Bogotá, 03 de mayo de 2017

    Señor:
    MAURICIO MOYA
    Jefe de Proyectos
    Unitty S.A.S.
    Cra 7 No. 180 – 30
    Bogotá D.C.

    Asunto: Desarrollo Software Departamento comercial

    Reciba un cordial saludo,

    De acuerdo al asunto en referencia les solicitamos proceder al desarrollo del Software para
    nuestro departamento comercial de acuerdo a todos los requerimientos establecidos en la
    reunión del día 25 de abril del año en curso.

    Como es de su conocimiento es muy importante que este software este a disposición de


    nuestro departamento comercial para el mes de Junio de 2018; por lo cual está a su
    disposición toda la información requerida.

    Quedamos atentos de sus comentarios,

    Atentamente,

    Gerente Administrativo

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