SGC PG GP 07 Registro y Control de Documentos Rev 0

PROCEDIMIENTO DE GESTION SGC-PG-GP.
07
GESTION DE PROYECTOS Revisión: 0
Fecha: 21/08/04
REGISTRO Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS
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1. OBJETIVO
Registrar y controlar los documentos del proyecto, de manera que se permita la

disponibilidad de la información en forma completa y oportuna, para todas las
personas encargadas del proyecto.
2. ALCANCE
Aplicable a toda la documentación técnica y administrativa del proyecto, tanto de

la Ingeniería, de la Procura, de la Construcción y de la Gestión del Proyecto.
Queda incluida toda la información que es parte del activo del proyecto y que será
entregada al cliente, así como la información interna de GyM sobre el proyecto, la
cual tiene carácter “confidencial” para la Supervisión y el Cliente, pero que
quedara en el archivo propio de GyM.
La siguiente información no será incluida en el sistema de registro y control del
proyecto
• La correspondencia del proyecto.
• Los documentos que sean emitidos por la alta gerencia de GyM y que, por su
naturaleza, no sean parte de la gestión del proyecto.
• Los documentos que constituyen normas y procedimientos internos de GyM.
• Los documentos de carácter legal o contencioso del proyecto, los cuales
serán administrados por el área legal de la empresa.
• Los documentos de la contabilidad de GyM.
• Los documentos técnicos o administrativos que no hayan sido aprobados, y
por tanto, no requieren de un registro formal.
3. DEFINICIONES
• No aplica
4. RESPONSABILIDADES
• Gerente de Proyecto
Hacer que se instruya a todo el personal del Proyecto en la aplicación y
utilización de un sistema de Registro y Control de los Documentos del
Proyecto, de acuerdo a los lineamientos establecidos en el Análisis de
REVISION DESCRIPCION FECHA
Elaborado por: TF – Gestión de

Revisado por: Gerente Técnico Aprobado por: Gerente General
Proyectos
Firma: Firma: Firma:
Nombre: Luis Valdivia C. Nombre: Luis Vinatea V. Nombre: Juan Manuel Lambarri
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Fecha: 21/08/04
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Proceso AP- y en sus procedimientos asociados.

Emitir periódicamente la Lista de los Documentos del Proyecto.
• Gerente de Proyecto y los Responsables de Area

Responsables de que todo documento relativo a su área de
responsabilidad sea debidamente registrado y distribuido a todas las
personas que lo requieran para la ejecución de su trabajo.
Codificar los documentos relativos a su competencia.
Hacer llegar al personal del proyecto, en forma oportuna, las ultimas
versiones de los documentos para su utilización.
• Todo el personal del proyecto

Consultar y utilizar sólo las últimas versiones de los documentos en la
ejecución de su trabajo.
Solicitar la codificación de los documentos que tenga que emitir como
parte de la ejecución de su trabajo.
5. DESARROLLO
5.1 Recomendaciones Generales
Para una buena práctica en el Registro y Control de los documentos se requiere lo

siguiente:
• Elaborar una Lista de los Documentos del Proyecto, la cual debe ser
periódicamente actualizada y puesta en conocimiento de los usuarios.
• Mantener un archivo de los documentos originales firmados con una copia de
respaldo en forma electrónica.
• Codificar todos los documentos del proyecto de manera uniforme, aun cuando
no hayan sido emitidos por GyM. En este ultimo caso, se les debe asignar un
código de proyecto, independiente del código del emisor.
• Distribuir copias a todas las personas que sea necesario y notificar de los
cambios o revisiones para evitar el uso de copias obsoletas o no actualizadas.
5.2 Preparación y Emisión
Antes de la emisión de un documento se debe llevar a cabo una adecuada

revisión del mismo por parte de una persona autorizada, de manera de reducir los
cambios y revisiones.
Todos los documentos deben ser aprobados, hayan o no hayan sido preparados
por el equipo de proyecto de GyM. La aprobación será efectuada por el Gerente
de Area respectivo. Los documentos relativos a la gestión del proyecto solo serán
aprobados por el Gerente del Proyecto.
5.3 Codificación y Registro
Todos los documentos serán codificados de una manera uniforme, para lo cual se
debe considerar los siguientes atributos:
• Area de responsabilidad. Corresponde al área de aprobación del documento:

Ingeniería, Procura, Construcción o Gestión.
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• Tema o especialidad del documento. Será establecido como una subdivisión

del área de responsabilidad.
• Identificador o parte del proyecto. Es la sección del proyecto donde será
aplicado o utilizado.
• Número de orden o secuencial. Es el número de orden del documento.
• Revisión. Es el indicador histórico de la situación del documento. Se inicia con
letras ej. “A”, “B”, etc., hasta que es aprobado. Las revisiones aprobadas van
señaladas con números. La primera revisión aprobada va con “0”. Luego, en
las nuevas revisiones se emplea “1”, “2”, etc.
5.4 Revisiones
Cuando un documento sea inadecuado al uso que se ha previsto, se debe

efectuar la actualización del mismo, la cual debe ser efectuada por personal
autorizado para tal fin.
5.5 Archivo
El archivo de los documentos será centralizado para el manejo de los documentos

originales, pero cada área de responsabilidad tendrá que llevar un archivo
completo de su competencia.
En el caso de la administración de planos, los cuales son susceptibles de ser
comentados, se debe llevar un archivo de las copias marcadas por el Cliente y/o
la Supervisión y/o GyM.
El cumplimiento de los puntos antes mencionados, se hará teniendo como base lo
establecido en los procedimientos: Control de los Documentos SGC-PG-GE.01,
Control de los Registros SGC-PG-GE.02, Sistema de Codificación Universal SGC-
IN-GE.01
6. DOCUMENTACION APLICABLE
• Proceso Planeamiento del Sistema de Información SGC-E-AP-G.13

• Control de los Documentos SGC-PG-GE.01
• Control de los Registros SGC-PG-GE.02
• Sistema de Codificación Universal SGC-IN-GE.01
7. ANEXOS
• No aplica

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Aplicable a toda la documentación técnica y administrativa del proyecto, tanto de

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Elaborado por: TF – Gestión de

Proceso AP- y en sus procedimientos asociados.

• Gerente de Proyecto y los Responsables de Area

• Todo el personal del proyecto

5.1 Recomendaciones Generales

Para una buena práctica en el Registro y Control de los documentos se requiere lo

5.2 Preparación y Emisión

Antes de la emisión de un documento se debe llevar a cabo una adecuada

5.3 Codificación y Registro

• Area de responsabilidad. Corresponde al área de aprobación del documento:

• Tema o especialidad del documento. Será establecido como una subdivisión

Cuando un documento sea inadecuado al uso que se ha previsto, se debe

El archivo de los documentos será centralizado para el manejo de los documentos

• Proceso Planeamiento del Sistema de Información SGC-E-AP-G.13

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