Planificando Tiempos y

Alcance con MSP

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1 © Ast urias Corporación Universitaria

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Índice

1 Introducción ............................................................................................................................................................ 3
2 Paso 1: Reusar un Calendario Laboral ..................................................................................................... 4
3 Paso 2: Fijar el Inicio y la Escala de Tiempos ...................................................................................... 5
4 Paso 3: Definir las Actividades .................................................................................................................... 6
5 Paso 4: Secuenciar las Actividades ........................................................................................................ 10
6 Paso 5: Estimar la Duración de las Actividades ............................................................................... 12
7 Paso 6: Representar el Cronograma ...................................................................................................... 12
8 Resumen ................................................................................................................................................................. 14
9 Referencias Bibliográficas ............................................................................................................................ 15

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Objetivos
 Usar Project para planificar el alcance.

 Partiendo de la definición de las actividades, llegar a tener una primera vista del
cronograma del proyecto, a falta de asignar recursos, que se explicará en clases
posteriores.

1 Introducción
En la práctica, para proyectos complejos, se recomienda descomponer el alcance antes
que definir las actividades del cronograma. El equipo de gestión del proyecto invierte
mucho esfuerzo en escribir los requisitos, determinar el esfuerzo, descomponerlo,
representarlo gráficamente y describirlo.

La forma más común de representar gráficamente el alcance es a través de una la

Estructura de Desglose del Trabajo, o WBS (Work Breakdown Structure).

En una WBS se descompone el esfuerzo planificado del proyecto y se marcan las

Una WBS le permite expresar el alcance cuentas de control, es decir, los puntos en los que se irá midiendo el presupuesto, los
del proyecto: qué hay que hacer y qué no plazos y el grado de avance.

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Una vez está claro que hacer y qué no, es decir, se ha planificado el alcance, entonces
se comienza a pensar en actividades, dependencias, duraciones y fechas, momento en
que suele aparecer una herramienta de planificación como es Microsoft Project.

Cuando el proyecto no es muy complejo, muchos directores de proyectos comienzan

Project le permite representar la WBS usando Project para también para descomponer el esfuerzo. Es decir, parece que
de forma consistente con el cronograma
planifican a la vez los tiempos y el alcance. Cuando necesitan generar la WBS,
aprovechan algunas herramientas que la representan gráficamente de forma
automática, simplemente importando el fichero de Project.

En el mercado hay herramientas específicas para representar WBS y otras para

representar cronogramas. Los fabricantes proponen distintas herramientas como si se
tratara de mundos separados. El inconveniente posterior será la pérdida de
productividad del equipo de gestión, que debe mantener la trazabilidad entre el alcance
y el cronograma.

Nuestra recomendación en este curso es que utilicen la herramienta Project desde el

principio, sea el proyecto grande o pequeño, para organizar los esfuerzos en distintos
niveles (alcance) y derivar consecuentemente la información temporal (cronograma).

En este módulo veremos cómo hacerlo, paso a paso.

2 Paso 1: Reusar un Calendario Laboral

Cuando comuniquemos el cronograma, querremos decir, por ejemplo: “Suponiendo que
Comenzar la planificación reusando un el proyecto arranca el día 25 de julio, la fecha más probable de finalización sería el 20
fichero pre-configurado con los días de septiembre, teniendo en cuenta los días festivos”.
festivos
Siempre sabremos en qué ciudad van a desarrollarse la mayor parte de las actividades.
Dado que Project no permite una gestión ágil de calendarios, es muy recomendable
invertir tiempo para pre-configurar un fichero mpp con los días festivos precargados.

Este esfuerzo se hace una vez al año, cuando se conoce el calendario laboral del año
siguiente para esa ciudad. Se obtiene mucha productividad si comenzamos nuestra
planificación en Project reusando un fichero pre-configurado con los días festivos.

Para configurar un calendario, entrar en la cinta de opciones, panel Project, botón

“Change Working Time”. Allí hay que configurar los días no laborales como excepciones.

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Para reutilizar calendarios desde otro fichero, Project elementos permite reutilizar
calendarios a través de la herramienta “Organizer”:

3 Paso 2: Fijar el Inicio y la Escala de Tiempos

En la opción de menú Project > Information, o bien en la opción Move Project se puede
establecer la fecha de comienzo del proyecto.

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Haciendo doble click en barra superior de la vista Gantt Chart > Timescale, se puede
configurar la forma de visualizar los tiempos: en uno o varios niveles para mostrar años,
semestres, trimestres, meses, semanas, días, etc. En la siguiente imagen puede verse
cómo configurar para visualizar dos niveles: meses y semanas.

4 Paso 3: Definir las Actividades

Las actividades pueden escribirse en la columna Name.

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En la información de la tarea puede completarse la descripción, sobre todo usando el

campo Notes. También se puede ir indicando el identificador para el nodo WBS.

En este momento es muy normal que exista mucha indeterminación sobre fechas y
duraciones. Project permite expresar esa incertidumbre con interrogaciones.

Por ejemplo: Si marcamos el checkbox Estimated entonces la duración de 5 días se

mostrará con interrogación.

Por otra parte, Project permite decir si una determinada tarea usa el motor de
Las tareas manuales se usan al principio, planificación o no. En el primer cao decimos que la tarea está programada
cuando no queremos que Project use el automáticamente y en el segundo decimos que está programada manualmente. Es muy
planificador
frecuente que, al principio del proyecto se usen tareas manuales para expresar
incertidumbre sobre duraciones, fechas de comienzo y fin:

Mientras se crea la lista de actividades, ya se le puede ir dando estructura para

Pasos para crear la WBS: 1) Indentar organizar el esfuerzo (lo que luego podrá representarse como una WBS).
tareas; 2) Codificar WBS; 3) Poner CC
en Timeline Para ello podemos usar los botones para indentar las tareas hacia la derecha o la
izquierda, y también podemos insertar tareas resumen.

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Utilizando el campo WBS, podemos codificar con identificadores numéricos cada uno
de los nodos de la WBS:

Dentro de la WBS, ciertos nodos se identifican como cuentas de control. Según A Guide
Agregar las cuentas de control al Timeline le to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK ® Guide) - Fifth Edition, Project
permitirá comunicar un resumen ejecutivo Management Institute, Inc., 20131 una cuenta de control es un punto de control
de su proyecto
administrativo donde se integran el alcance, el presupuesto, el coste real y el
cronograma, y se utilizan en la Gestión del Valor Ganado para la medición del
desempeño.

Cada cuenta de control puede incluir uno o más paquetes de trabajo, pero cada
paquete de trabajo debería estar asociado a una única cuenta de control.

Nuestra recomendación es que representen las cuentas de control en la vista Timeline.

Estructurar los esfuerzos en Project e Project permite comunicar de forma ejecutiva los grandes bloques de su proyecto a
importar el fichero MPP desde Visio
través de esta representación del resumen del cronograma. En este momento
simplemente agregamos las cuentas de control al Timeline.

1 PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

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En el ejemplo de la traducción del libro, la WBS en Project podría quedar más o menos
así:

A la derecha se presenta otra imagen tras la importación a una herramienta de

diagramación tipo Microsoft Visio, MindManager, etc.

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5 Paso 4: Secuenciar las Actividades

® 2
De acuerdo con PMBOK Guide son posibles cuatro tipos de dependencias o relaciones
Si la tarea depende final a inicio de lógicas:
la tarea 33, ponemos 33FS en
Predecessors  Finish-to-Start –FS- (Final a Inicio): El inicio de la actividad sucesora depende de
la finalización de la actividad predecesora. Es la relación que se utiliza m ás a
menudo.
Si depende final a final, ponemos
33FF
 Finish-to-Finish –FF- (Final a Final): La finalización de la actividad sucesora
depende de la finalización de la actividad predecesora.

 Start-to-Start –SS- (Inicio a Inicio): El inicio de la actividad sucesora depende del

Si depende inicio a final, ponemos
inicio de la actividad predecesora.
33SF

 Start-to-Finish –SF- (Inicio a Final): La finalización de la actividad sucesora

depende del inicio de la actividad predecesora.

En Project, el tipo de dependencia se indica con estas siglas. Por ejemplo, para indicar
Si depende inicio a inicio, ponemos que una actividad depende de la actividad 33 final a final, se indica 33FF en el campo
33SS Predecessors (si no se indica nada, Project entiende la relación por defecto final a inicio).
En español, inicio es C en lugar de S (FC, FF, CC, CF).

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PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

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Por otra parte, el equipo de dirección de proyecto determina las dependencias que
La cadena de dependencias, junto con pueden necesitar un adelanto o un retraso para definir con exactitud la relación lógica.
las duraciones, permite que Project
calcule la fecha de fin, dada una fecha  Un adelanto permite una aceleración de la actividad sucesora. Por ejemplo, si la
de inicio instalación eléctrica debe comenzar 2 horas antes que la fontanería, se indicaría
con una relación final-a-inicio con un adelanto de 2 horas.

 Un retraso ocasiona una demora en la actividad sucesora. Por ejemplo, si en una

obra civil, el vertido del hormigón debe finalizar, y luego esperar 4 días hasta que
se seque, antes de levantar los muros, lo indicaríamos con una relación final -a-
inicio con un retraso de 4 días.

En Project, el tipo de dependencia lógica se indica detrás de la relación lógica. Por

ejemplo, para indicar que una actividad depende de la actividad 33 final a final, con un
retraso de 2 días, se indica 33FF+2d en el campo Predecessors.

Otro ejemplo: si depende de la actividad 33 final a final, con un adelanto de 2 días, se

indica 33FF-2d en el campo Predecessors. En español, inicio es C en lugar de S (FC+2,
FF+2, CC+2, CF+2, FC-2, FF-2, CC-2, CF-2).

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6 Paso 5: Estimar la Duración de las Actividades

En las estimaciones de las duraciones de las actividades deben colaborar los
especialistas, o las personas más familiarizadas con la naturaleza del trabajo.

Conviene distinguir los términos esfuerzo ( effort), duración ( duration) y plazo ( elapsed
time). Como se puede apreciar en la figura, una actividad puede requerir:
 Un esfuerzo de 25 días-persona, ó 200 horas-persona (de 1 analista al 50% y 2
Duraciones y dependencias permiten programadores al 100%). En Project este dato se presenta en el campo Work.
que Project calcule la fecha de fin,
dada una fecha de inicio
 Una duración de 10 días. En Project, la duración más probable se entra en el
campo Duration.

 Un plazo de finalización de 15 días, incluyendo vacaciones y festivos. En Project

este dato es la diferencia entre los valores de los campos Finish y Start.

En Project, los hitos se representan como tareas especiales de duración cero.

7 Paso 6: Representar el Cronograma

Una vez se ha completado toda la información anterior, es momento de representarla
en un cronograma del proyecto (project schedule), que contiene las fechas planificadas
para realizar las actividades y para cumplir los hitos. Suele representarse de forma
gráfica, con diagramas de varios tipos:

 Diagramas de Hitos: Representan solamente los hitos del proyecto. Normalmente

se utiliza este diagrama para mostrar la información relevante a Dirección.

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 Diagramas de Gantt: Es la forma más completa de representar el cronograma. Las

actividades se representan en forma de barras, y las flechas indican las
dependencias.

En Project hay dos vistas para visualizar el cronograma: Gantt Chart y Tracking Gantt. La
diferencia es que el segundo muestra la línea base y las tareas críticas. A continuación
se muestra una imagen con un ejemplo de diagrama Gantt:

La representación correspondiente del diagrama Gantt de Seguimiento (en la clase 6 se

explicará cómo calcula Project las tareas críticas y los caminos críticos):

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Si se quiere obtener el diagrama de hitos, simplemente hay que filtrar por Milestones
en el panel View

La utilidad de filtro también permite filtrar por otros criterios muy útiles: tareas críticas,
tareas retrasadas, tareas incompletas, etc.

8 Resumen
 Project es una herramienta muy productiva, no solo para representar
cronogramas y dar seguimiento a los tiempos, también lo es para planificar el
alcance.

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 Project es una herramienta muy completa para contener gran parte de la

información de detalle de un proyecto: Los atributos de las actividades permiten
explicar el detalle de las tareas (Notes), darles un identificador dentro del alcance
(nodo WBS), secuenciarlas (Predecessors, Lags), etc.

 Project es una herramienta muy eficaz para presentar cronogramas: La utilidad

copy picture permite generar una imagen de alta calidad para imprimir solo lo
necesario, la vista de Gantt de Seguimiento permite visualizar desviaciones y
caminos críticos, el filtro de hitos permite visualizar un Gantt de hitos.

9 Referencias Bibliográficas
 CHATFIELD, Carl, Johnson, TIMOTHY. Microsoft Project 2013 Step by Step. Ed.
Microsoft Press, 2013.

 Microsoft Project 2013 - That's new in the Project Client:

http://www.youtube.com/watch?v=nP87sxRg2o4

 A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) - Fifth

Edition, Project Management Institute, Inc., 2013.

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