Unidad 1. GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DE SUMINISTROS.

Amigo (a) estudiante, es importante para la comprensión de esta unidad, que

tenga claridad sobre algunos conceptos que ESTE PROPÓSITO LO CUMPLE SI REVISA
además de facilitarle el proceso de aprendizaje PERMANENTEMENTE EL GLOSARIO E
y fortalecerle la sistematización de esos
INVESTIGA Y ANOTA EN SU LIBRETA
conceptos, lo enmarque en el contexto y rol a
AQUELLOS TÉRMINOS DESCONOCIDOS,
asumir en su esfera laboral.
PARA BUSCARLOS EN EL GLOSARIO DE
TÉRMINOS Y /O COMENTARLOS CON SU
Sin duda una herramienta para la
TUTOR Y COMPAÑEROS.
sistematización es conciliar el deber ser con el
quehacer, por lo tanto es
conveniente considerar el concepto DE ADMINISTRACIÓN DE SUMINISTROS,
bajo la perspectiva de función y estructura; igualmente la definición de suministros
en el sector salud; de ahí que aparezca como introito de la unidad, mas no en el
glosario. Posterior a la lectura establezca las diferencias y aclare situaciones
equívocas en la sistematización del módulo.

1.1.CONCEPTOS

Administración de Suministro. Son un conjunto de procesos y procedimientos que permiten a un

organismo cumplir con sus metas, mediante la entrega oportuna en cantidad y calidad de los
recursos tecnológicos y materiales e insumos a satisfacción de las necesidades, siguiendo las
acciones previstas en ellos a un costo razonable.

Área o unidad estratégica de Administración de Suministros. .Es un área de la

administración, donde se busca la forma de optimizar los recursos materiales,
insumos y equipos que se requieren para producir una actividad o un servicio en
términos de oportunidad, suficiencia y calidad; su direccionalidad principal es
vigilar que se de un adecuado uso a los materiales disponibles y mantener un
control regular y permanente de entradas y salidas (flujo) de todos los recursos
materiales indispensables para la actividad empresarial. Por lo tanto, los
suministros son básicos para la operatividad de un servicio e inclusive hay
funestas consecuencias al presentarse agotamiento de los mismos, tales como:
mala atención y calidad, alto costo y disminución de operación o de servicios,
entre otras.

Suministros en salud. Son todos aquellos medios materiales que se requieren

para desarrollar una labor (servicio de salud). Para el sistema de salud, son los
bienes y muebles como productos farmacéuticos, de asistencia médica,
odontología y de otros profesionales de asistencia en los niveles de promoción y
prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación; instrumentales y equipos;
alimentos y demás elementos indispensables para el funcionamiento y
mantenimiento de los materiales y equipos. Igualmente los necesarios para el
desarrollo y cumplimiento de objetivos de los proyectos y programas de inversión
de una organización.
 Es importante que usted siempre tenga presente que los suministros no son únicamente objeto de
uso, sino de desarrollo integral, porque permiten multiplicar la capacidad empresarial; más en el
sector Salud, porque su misión es:

Mejoramiento de la infraestructura.
Dotación de los equipos de reposición, no rehabilitados, obsoletos o faltantes.
Mejoramiento de sistemas o redes que garanticen el funcionamiento de la planta física.
Dotación de las áreas de atención al ambiente y al personal para su funcionamiento o desempeño
laboral.
Mantenimiento.
Prestación de servicios y responsabilidades.

La administración de suministros es una actividad especializada, de análisis, con implicaciones

jurídicas y de responsabilidad social, que dentro del sistema de salud constituye un instrumento
técnico – operativo con que se satisfacen las necesidades de prestación de servicios de salud.
Actividad importante y no debe olvidad estos3 criterios

Organización: Hay que considerar el significado de los suministros para la empresa y sus clientes,
para así comprender lo importancia en el manejo de los mismos, EL ORGANIZAR emperezando
con el establecimiento de políticas, normas y estándares relacionados con el desarrollo óptimo y
racional de los procedimientos de programación, adquisición, almacenamiento, distribución y
control de elementos. El responsable debe ser competentes y calificados.

Financiero- económico: Los elementos que conforman los suministros constituyen un inventario
del capital y modifican el patrimonio de la institución. Se debe permanentemente custodiar,
asegurar y controlar para asegurar la calidad y suficiencia en los materiales, insumos y equipos.
Considerar siempre el impacto social y económico de los inventarios y no olvidar que son bienes
cuyo valor afecta directamente los costos totales del portafolio de servicios y las actividades de la
institución.

Clasificación de equipos y materiales. Para que no se afecte la prestación de servicios por

carencia o no adquisición a tiempo, el administrador debe conocer la siguiente clasificación:
Críticos. Cuya operación afecte la vida.
Básicos. Cuya operación afecte o trastorne: Sistema hidráulico eléctrico, calderas etc.
Complementarios. Son aquellos que pueden estar o no en el momento en que se requieran.

1.2.ADMINISTRACIÓN DE SUMINISTROS COMO SISTEMA.

La administración de suministros como sistema comprende los procesos de: programación,

adquisición, recepción, conservación, distribución, utilización y control de los materiales e
insumos. El plan de acción resultante de las dos primeras etapas del proceso debe ceñirse
prioritariamente a la adquisición de suministros y de equipos de importancia crítica y básica para el
funcionamiento de las unidades operativas. Estudie la gráfica siguiente:

PROGRAMACIÓN
DISTRIBUCIÓN Y UTILIZACIÓN.
ADQUISICIÓN
CONOCER Y
RECEPCIÓN CONSTATAR HACERSE ACORDE A LAS
COMPRAR AL MEJOR PLANEAR LAS
CANTIDAD Y MARCA NECESIDADES PREVISTAS Y
PROVEEDOR EN CUANTO A NECESIDADES
COMERCIAL- SERVICIOS A PRESTAR.
CALIDAD, COSTOS Y FORMAS ANTES DEREVISAR
CONSIDERAR LOS ASPECTOS DE
ESTADO, ABRIR KARDEX Y
COMPRAR.
DE PAGO CONSERVACIÓN EN EL
ANOTAR EN EL
TRANSPOTE Y USO.
INVENTARIO FECHA DE
INGRESO, TIEMPO DE
GARATIA Y DIRECCIÓN DE
CONSECUCIÓN DE
REPUESTOS Y EXPERTO EN
EL MANEJO.
 CONSERVACIÓN
CONTROL
DAR ADECUADA CONSERVACIÓN
REVISAR Y CONTROLAR
ATENDIENDO LAS INSTRUCCIONES DE
FRECUENTEMENTE:
LOS RECURSOS ADQUIRIDOS PARA
EVITAR EL RIESGO DETERIORO O -CONSEVACIÓN Y
PERDIDAS. EXISTENCIA Y COMPARAR
CON LOS GASTOS POR
SERVICIOS - HACER
MANTENIMIENTO.

1.3. ORGANIZACIÓN DE LA UNIDAD FUNCIONAL DE SUMINISTROS.

Departamento de Suministro. Es una estructura que sistematiza y adapta las políticas y normas
generales en particulares y específicas, en este caso las de gestión de los suministros que se
requieren en la cadena de servicios para cumplir con la misión y visión de una organización de
salud.

Objetivo. Homogenizar los procedimientos relacionados con la administración de suministros

dentro de una institución prestadora de servicios para garantizar la uniformidad, un adecuado
apoyo en la disponibilidad de los insumos y materiales necesarios, para la prestación de un mejor
servicio de salud, con criterio de suficiencia, oportunidad, calidad y economía.

Funciones.

Diseñar e implementar protocolos y procesos de dirección del departamento en lo referente a la

auditoría técnica y administrativa en todo el proceso de los sistemas de la administración de
suministros y de la información.

Ejecutar el plan de compras de acuerdo al presupuesto, las normas institucionales y el marco

legal, que garantice una adecuada disponibilidad, en cantidad, y calidad de los insumos, equipos y
materiales necesarios para el cumplimiento del portafolio de servicios.

Gestionar ante la Subdirección Administrativa de la Unidad las solicitudes sobre las necesidades
de bienes, servicios, mantenimiento e inversiones.

Controlar las tendencias y promedio de consumo por servicios y centros de costos; inventarios,
plan de mantenimiento preventivo y de reposición de equipos que aseguren el buen funcionamiento
de los centros productivos.

Relaciones de Coordinación del Departamento.

Intrainstitucional. Sus relaciones directas son con: Jefatura de la dirección administrativa.

 Jefatura de cada centro de costos, facturación y productivos (administrativos y
asistenciales)
 Jefatura de contabilidad, presupuesto y de información.
 Área de mantenimiento y de servicios generales.

Extra institucional. Sus relaciones directas son:

 Proveedores.
 Técnicos o expertos en reparación de equipos.
  Cliente externo (Estudios de satisfacción- buzón de recomendaciones).
 Con instituciones formadoras de recurso humano.

Estructura.

Es importante resaltar que la unidad funcional de suministros será compleja estructural y

organizacionalmente, dependiendo del desarrollo de la institución. Muchas veces esta unidad no es
un departamento, sino que la responsabilidad del manejo y funcionamiento es de una o más
personas, de acuerdo a la complejidad y organización empresarial. La estructura recomendada es
la de línea y staff, debido a la complejidad de sus responsabilidades ante las diferentes instancias y
de la institución, por el tipo de clientes y el impacto positivo o nocivo en su salud; por la magnitud
de las compras y la variedad de artículos, equipos y tecnologías a adquirir para cumplir con las
necesidades de toda una organización. ¡Hay que evitar las equivocaciones¡ Son fatales. A
continuación usted encontrará una muestra de la estructura del departamento de suministro en una
organización de alta complejidad

RECUERDE: Las funciones de

Línea: tienen responsabilidades directas en la consecución de los objetivos. Las de
Staff brindan asesoría al personal de línea.

FUNCIONES DE LA UNIDAD DE SUMINISTRO

GERENCIA

Director
Administrativo

Jefe de Departamento
de Suministro

Comité de Evaluación Mini Junta

de Proveedores de compras
Almacenista
Secretaria
Veamos a continuación las funciones y características de alguno funcionarios:
Líder del Área de Suministro.
Debe ser un profesional graduado en Administración en salud, economía o ingeniería industrial.
Experiencia: 12 – 18 meses.

Funciones:
- Dirige y controla el funcionamiento de la Unidad.
- Desarrolla y responde por la elaboración de los planes y programas de suministros de
acuerdo a las necesidades de las diferentes dependencias de la Unidad Hospitalaria en
concordancia con las políticas y proyectos de la organización.
- Establecimientos y evaluar en coordinación con presupuesto, facturación y contabilidad los
planes y matrices administrativas por servicios y unidades administrativas en concordancia
con las políticas y proyectos de la organización; apuntando al evitar los riesgos financieros.
- Responde por una permanente asesoría al nivel central, como a las diferentes unidades y
centros de costos de la institución.
- Cumple y hace cumplir las normas, políticas y procedimientos relacionados con la
adquisición de bienes y servicios, el manejo de las inversiones físicas y administración del
mantenimiento de muebles e inmuebles de la Unidad Hospitalaria.
- Establece indicadores de gestión y formas de control y evaluación.
- Participa en la toma de decisiones de la adjudicación de compras.
- Evalúa, controla y hace seguimiento a los pedidos.
- Las demás de conformidad con la naturaleza de la dependencia.
- Las demás correspondientes a las de liderazgo de funcionamiento de la unidad.

Otras complementarias.
- Manejo y selección de los proveedores con la asesoría del jefe de suministro.
- Cuantifica y valora las cotizaciones.
- Actualiza y controla a la variación de precios.
- Controla la elaboración de las órdenes de compra.
- Hace seguimiento a los pedidos hasta el ingreso al almacén.
- Informe mensual sobre novedades al jefe superior.

Almacenista:
Debe ser un profesional o tecnólogo en Administración de Servicios de Salud, con experiencia de
un año en cargos afines

Funciones:
- Recepciona y clasifica los pedidos.
- Registrar y controla y verifica la entrada de la mercancía al almacén con la orden de compra.
- Controlar que los bienes y servicios entregados a la Unidad operativas, cumplan con las
especificaciones técnicas y de seguridad requeridas
- Controlar que los inventarios a cargo en las diferentes dependencias de la empresa.
- Realizar los pedidos de insumos y medicamentos intrahospitalarios requeridos para el
funcionamiento de la Unidad Hospitalaria.
- Supervisar el asiento contable de las tarjetas de kárdex y revisión periódica de inventario.
- Establecer estrategias para la vigilancia, seguimiento y control que asegure la conservación,
mantenimiento y transporte de los insumos y materiales
- Asesorar la forma de almacenamiento y conservación.
- Vigilar la distribución de mercancías al sitio de destino.
- Velar por la seguridad del almacén. Y calidad de los productos.
Mini Junta o comité de Compras.
Es aquella que tiene como función dar asesoría al jefe del departamento de suministro para ciertas
compras que por sus características implican el manejo de criterios técnicos específicos,
independientes de su costo.

Está conformada por:

El director administrativo.
Representante del área que hizo el pedido.
El jefe ( o líder) de suministros.
Se pueden invitar un asesor jurídico, el revisor fiscal. y o de control interno

Funciones:

Estudiar la solicitud del pedido a discutir en la reunión.

Revisar la disponibilidad presupuestal.
Presentar estudios o referencias del gasto del producto en el área.
Analizar las diferentes ofertas.
Emitir un concepto técnico y de costo.
Toma la decisión.
Levantar actas, firmada por todos sus integrantes y anexa a la orden de compra.

En conclusión las responsabilidades macro en una unidad de gestión de los suministros, así:

De programación y de control y evaluación – Lider del departamento.

De adquisiciones. Almacenamiento y custodia – Almacenista.

Haga un razonamiento de lo leído hasta aquí y responda. A usted lo responsabilizan de

seleccionar un profesional que asumirá el cargo de jefe de departamento de suministros.

Además de las características descritas anteriormente, cuáles otras según su criterio debe tener el
aspirante:

 En lo profesional. _____________________________________________
______________________________________________
 En lo ético ______________________________________________
______________________________________________
 En lo ocupacional. ______________________________________________
______________________________________________
1.4. PROCEDIMIENTOS Y ACTIVIDADES BÁSICAS.

A continuación se relacionan los procedimientos rutinarios de un departamento de suministros:

- Manejo de Proveedores.
- Planeación de necesidades.
- Obtención de bienes y recursos.
- Verificación y distribución de las adquisiciones.
- Seguimiento al manejo y ejecución de recursos.
- Evaluación y control de la calidad y el uso de los recursos.
- Análisis de gastos por servicios, en coordinación con facturación.
- Manejo de contratos, Planeación de la contratación.
- Vigilancia y control del cumplimiento de contratos.
- Liquidación, modificación o renovación de contratos.

Señor estudiante, ubíquese en todo el

sistema de Suministros, reflexione sobre
cuáles otros procedimientos se dan en Ejemplo: Manejo de las compras.
esta unidad funcional Determine cuáles serían los procedimientos
de esta área estableciendo un listado a partir de las actividades del departamento de suministros
que a continuación se enuncian:

_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

Actividades Generales del Departamento de Suministro

- Recibir los requerimientos, cotizar y analizar

- Elaborar la orden de compra y solicitar disponibilidad presupuestal.
- Legalizar la orden de compra (firma del gerente, administrador y jefe de suministro).
- Emitir orden de compra en original.
- Hacer requerimientos de necesidades.
- Recibir las órdenes de compra legalizadas en su totalidad.
- Constatar las remisiones con la orden de compra, verificando cantidad y calidad
especificadas en los documentos pertinentes.
- Elaborar los ingresos.
- Definir y garantizar la entrega de la dotación de personal, acorde a las normas vigentes.
- Recibir pedidos internos legalizados o autorizados por el administrador y/o gerente.
- Elaborar los comprobantes de egresos.
- Almacenar, custodiar y distribuir los suministros.
- Mantener actualizado y evaluar las relaciones de ingresos y egresos y el catálogo de
inventario.
- Elaborar asientos contables y balance general.
- Establecer los costos.
- Presentar informes periódicos de adquisición y estandarización de materiales al jefe
inmediato.
- Rendir a las instancias competentes los informes y cuentas establecidos por las normas
administrativas y fiscales vigentes.
- Entregar a los funcionarios el inventario de los elementos a su cargo y velar por su
adecuada conservación.
 - Establecer y aplicar método y procedimientos que permitan mejorar la utilización de los
inventarios.

Unidad I EJERCICIO DE RECAPITULACION.

Amigo Estudiante, con el propósito de hacer un repaso y autoevaluación, le invitamos ahora a responder
el siguiente cuestionario. Si no recuerda de memoria, puede apoyarse en la revisión del texto, pues el
ejercicio le ayudará también a interiorizar los conceptos previamente estudiados. Si siente que no está
preparado para continuar, repase la unidad nuevamente.

1. Entrega oportuna, cantidad satisfactoria y costo razonable permite cumplir la meta de la

_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________

2. Enumere al menos cinco tipos de suministros en salud.

________________________________
________________________________
________________________________
_________________________________
_________________________________

3. Cuál es la diferencia entre suministros básicos, críticos y complementarios?, mencione varios

ejemplos de cada uno de ellos.

5. Porque cree usted que suministros es un sistema?

6. ¡A quien responde el analista de compras?

____________________________________________________________

7. Reflexione y analice cómo deben coordinar el comité de evaluación de proveedores y la junta de

compras. ¿Podría presentarse un problema de confusión de competencias u otro tipo de
conflictos entre ellas? ¿Cuál es la autoridad de estas instancias sobre el analista de compras?
 8. Si usted tuviera la responsabilidad de conformar el comité de Evaluación de Proveedores y la
junta de compras, ¿cómo lo haría? ¿A quienes invitaría? ¿Cuántos miembros tendría cada unos?
¿Podrían estar los mismo miembros en ambas? Escriba un informe al respecto, dirigido al
Director Administrativo.

9. Suponga que usted es el jefe de suministros y recibe una oferta para favorecer una empresa
industrial o comercial de bienes, la cual tiene productos de alta calidad. Suponiendo que usted es
un profesional con alto sentido crítico, ¿Cómo manejaría esta situación?

10. Diseñe una estructura organizacional de una unidad de suministros a la que solo puede emplear
o vincular tres personas, identifique claramente las funciones de cada una.

FELICIDADES. HEMOS ALCANZADO UN PRIMER OBJETIVO DE LA ASIGNATURA.

BIBLIOGRAFÍA.

ALVAREZ LASTRA Gonzalo. Programa en gestión de logística “Escuela de organización

Industrial, en Madrid - España

BARQUÍN, C.M. Dirección de Hospitales. Interamericana. Mc Graw Hill 2002, séptima edición.

BURNS, TOM Y STARLKER, GM. Administración de suministros .tavistoc publicaciones 1996.

Ley 80 de 1993. República de Colombia.

MODELO PARA UN SISTEMA DE SUMIMISTRO. Sistema Municipal de Salud.

NUÑES, Carmen E. Eficiencia y Calidad en el manejo de suministros.. Fundación Cirina, Colombia

2003

RUBY HERRERA HERRERA. Módulo de Suministros

Autora:
RUBY HERRERA HERRERA
Docente