Matriz de Segregación de Funciones para Cuentas Por Cobrar

Introducción: La segregación de funciones se orienta a separar las principales actividades de autorización, custodia, registr
realizar más de dos funciones que representen el riesgo de fraude o error, pues las mismas se consideran incompatibles, s
tamaño de su organización o la ausencia de personal, se deberán establecer controles compensatorios por un nivel superio
El principio básico al momento de definir este esquema es que las actividades relacionadas con un ciclo en partic
forma que ninguna pudiera ejecutar el ciclo completo ni la mayoría de las actividades asociadas a ese proceso.( ¿
Fernando Klus – Publicado en www.auditool.org)
El siguiente modelo de matriz esta orientado a ser una guía en la separación de funciones generales de cada uno de los car
tareas, sobre las cuales la organización debe considerar si son incompatibles para proceder a segregarlas o si establece con
La matriz no pretende abarcar todas las actividades, razón por la cual debe ser elaborada con el análisis de la organización
Para diligenciar la matriz, deberá seleccionar que cargo la desarrolla e incluir la letra que hace referencia al tipo de función
A= Autorizar
R= Registrar
CA= Custodia de Activos
C= Conciliar
Al final evaluar si las funciones asignadas están correctamente segregadas.
Matriz de Segregación de Funciones en
Cargo Cargo
Actividades
___________ _________
Aprobar los accesos para la creació n, retiro o modificació n de las

condiciones de vinculació n de los clientes.
Aprobar el cupo de crédito otorgado y de las condiciones de pago

asignadas para los clientes.
Parametrizar las condiciones de crédito otorgadas a cada cliente.

Custodiar los pagaré en blanco y/o garantías suscritos por los clientes
como respaldo de la deuda.
Verificar perió dicamente manual o automá ticamente los clientes frente

a las listas restrictivas
Registrar en el sistema los pedidos de los clientes.
Aprobar el alistamiento de pedidos
Administrar y custodiar los inventarios
Aprobar la lista de precios y referencias.
Registrar en el sistema la lista de precios y de las referencias aprobadas.
Parametrizar los nú meros consecutivos de facturas y notas crédito en

el sistema
Facturar los productos solicitados segú n los pedidos registrados
Aprobar el despacho de los productos de acuerdo al pedido y al registro

en la factura
Aprobar las cuentas por cobrar
Conciliar el modulo contable vs. las cuentas por cobrar
Generar los reportes de cuentas por cobrar perió dicamente
Realizar la gestió n de cobro de las cuentas por cobrar
Registrar el pago de las cuentas por cobrar
Aprobar las notas crédito
Revisar y evaluar la razonabilidad de las notas crédito realizadas por el

cliente
Aprobar acuerdos de pago con los clientes
Realizar los depó sitos de efectivo y cheques entregados por los clientes
en el Banco
Realizar la Conciliació n bancaria de las cuentas asignadas para el

recaudo
Aprobar el pago de comisiones por el recaudo de cartera.
Verificar el cumplimiento de los acuerdos de pago con los clientes.
Aprobar el cobro de la cartera por una compañ ía especializada en

cobranza.
Limitar las ventas a clientes con mora superior a __ días.
Reportar los clientes con mora mayor a _____ días
Preparar la provisió n de cartera
Revisar y avalar los conceptos jurídicos de la cartera a provisionar
Aprobar la provisió n de cartera y el correspondiente castigo

ización, custodia, registro de transacciones y verificación de las transacciones, por lo cual ningún colaborador podría
sideran incompatibles, sin embargo, para las organizaciones que deben aceptar la concentración de funciones dado el
orios por un nivel superior.
s con un ciclo en particular deberían encontrarse asignadas a la mayor cantidad de personas posibles, de tal
iadas a ese proceso.( ¿Cómo mejorar el control interno por medio de la Segregación de Funciones? - Javier
es de cada uno de los cargos que intervienen en el proceso, y lo cual permitirá identificar colaboradores con dos o más
egarlas o si establece controles compensatorios.
nálisis de la organización, incluyendo tanto los controles manuales como automáticos de su proceso.
rencia al tipo de función así:
n de Funciones en Cuentas por Cobrar
Cargo Cargo
Cargo ___________ Controles Compensatorios
_________ _________

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Introducción: La segregación de funciones se orienta a separar las principales actividades de autorización, custodia, registr

Matriz de Segregación de Funciones en

Aprobar los accesos para la creació n, retiro o modificació n de las

Aprobar el cupo de crédito otorgado y de las condiciones de pago

Parametrizar las condiciones de crédito otorgadas a cada cliente.

Verificar perió dicamente manual o automá ticamente los clientes frente

Registrar en el sistema los pedidos de los clientes.

Aprobar el alistamiento de pedidos

Administrar y custodiar los inventarios

Aprobar la lista de precios y referencias.

Registrar en el sistema la lista de precios y de las referencias aprobadas.

Parametrizar los nú meros consecutivos de facturas y notas crédito en

Facturar los productos solicitados segú n los pedidos registrados

Aprobar el despacho de los productos de acuerdo al pedido y al registro

Aprobar las cuentas por cobrar

Conciliar el modulo contable vs. las cuentas por cobrar

Generar los reportes de cuentas por cobrar perió dicamente

Realizar la gestió n de cobro de las cuentas por cobrar

Registrar el pago de las cuentas por cobrar

Aprobar las notas crédito

Revisar y evaluar la razonabilidad de las notas crédito realizadas por el

Aprobar acuerdos de pago con los clientes

Realizar la Conciliació n bancaria de las cuentas asignadas para el

Verificar el cumplimiento de los acuerdos de pago con los clientes.

Aprobar el cobro de la cartera por una compañ ía especializada en

Limitar las ventas a clientes con mora superior a __ días.

Reportar los clientes con mora mayor a _____ días

Preparar la provisió n de cartera

Revisar y avalar los conceptos jurídicos de la cartera a provisionar

Aprobar la provisió n de cartera y el correspondiente castigo

rencia al tipo de función así:

n de Funciones en Cuentas por Cobrar

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