Paso 2-Protocolo de comunicaciones y plan motivacional.

Presentado A:

KATHERINE ISABEL SOTO

Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD

Escuela De Ciencias Sociales Artes Y Humanidades

Programa De Psicología

Protocolo

Marzo 2020
 Introducción

Los procesos comunicativos en los ambientes de trabajo psicológico son muy importantes

para poder llevar a cabo una comunicación apropiada, agradable y asertiva con el paciente, pero

a su vez poder generar ambientes apropiados de socialización.

El presente trabajo evidencia el estudio de un caso, para el cual se realiza la identificación de

una empresa, se define el tipo de comunicación, se establece un protocolo para las

comunicaciones internas y externas y finalmente se presenta un plan motivacional con el

objetivo de dinamizar las relaciones laborales y de trabajo en equipo en la empresa.

 Objetivos

 Objetivo General

Comprender la importancia de las competencias comunicativas mediante la utilización del

protocolo de comunicaciones dentro de una empresa.

 Objetivos Específicos

 Conocer la importancia de estructurar de forma adecuada una empresa, empezando por

aspectos como visión y misión.

 Entender la importancia de las características que poseen las técnicas de relaciones

interpersonales y relaciones laborales dentro de los empleadores.

  IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA LOS HÉROES

Ciudad Sede Principal: Pasto Ns7ariño

Fecha de Creación: 2 de marzo de 2010

Número de empleados: Operarios: 50 Administrativos: 15

Misión

Se dedica a la producción y comercialización de ropa deportiva para damas, caballeros y

niños con alto estándar de calidad, modelos exclusivos, diseños llamativos, también contando

con materia prima de excelente textura, garantizando una compra exitosa y con buenas garantías

para nuestros clientes.

Visión

La empresa de ropa deportiva LOS HÉROES busca ser la mejor empresa de fabricación y

comercialización de ropa deportiva en el 2020 a nivel nacional e internacional, mediante el

aumento de productividad y calidad, con el fin de expandir el número de sucursales a 5 y con una

de ellas, abrir mercado en países extranjeros.

 Descripción:

La empresa de ropa deportiva Los Héroes actualmente es una de las mejores tiendas de ropa

deportiva, cuenta con un excelente personal capacitado, que le brinda la mejor asesoría para

adquirir el producto, cuenta con tres puntos de venta en diferentes ciudades, Pasto, Popayán y

Cali. Su sede principal está ubicada en la Ciudad de Pasto frente al parque Nariño, cuentan con

una planta física de 3000 metros cuadrados, las áreas están divididas de la siguiente manera:

1er piso: se encuentra un local comercial destinado para las ventas y mostradores de los

productos.

2do piso: Se ubica el área de producción, donde laboran 30 operarios,

3er piso: Se encuentran el área administrativa donde labora: Gerente, secretaria, contador y

jefes de dependencia.
  TIPO DE COMUNICACIÓN DE LA EMPRESA ROPA LOS HÉROES.

Para la empresa “Los Héroes” es muy importante mantener una comunicación fluida en todos

sus niveles; por tanto, se ha establecido un sistema de comunicación formal que incluya a los

usuarios internos (empleados, proveedores) y los clientes. Este tipo de comunicación debe fluir

en todas las direcciones (descendente, ascendente, horizontal y diagonal) de tal manera que sea

posible establecer un contacto directo entre los distintos niveles de la organización; el cual

cumpla con el siguiente diagrama organizacional.

 PROTOCOLO DE COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS PARA EL

CASO DE LA EMPRESA LOS HÉROES.

Todos los empleados de la empresa los Héroes deben tener una cuenta de correo institucional,

en donde se enviarán todo tipo de comunicaciones. La oficina de personal y comunicaciones

serán los encargados de crear las cuentas y generar las respectivas contraseñas de acceso a cada

empleado.

El correo institucional será usado únicamente para enviar y recibir información relativa a las

actividades de la empresa, no está permitido compartir cadenas, información o mensajes que no

están relacionados con las actividades misionales de los Héroes.

El correo institucional no podrá ser usado para denigrar o deteriorar la imagen de los

empleados, este tipo de conductas será causal del inicio de un proceso disciplinario.
 Siempre que se envíen comunicados mediante las cuentas de correo se deben respetar las

normas gramaticales del lenguaje español y la escritura de los mismos se debe hacer en términos

cordiales y respetuosos.

Cada vez que se adelante una reunión en cualquiera de las dependencias, se debe levantar un

acta de la misma, ésta debe ser digitalizada, archivada y compartida vía correo electrónico a los

asistentes.

Para evitar la total dependencia del internet y previendo que éste llegase a fallar, se utilizara

de forma paralela la comunicación visual mediante carteleras o pantallas informativas, en cada

una de las dependencias.

Para la comunicación entre almacenes y manejo de inventarios, la empresa cuenta con un plan

corporativo de telefonía celular, el cual tendrá un teléfono en cada almacén y dependencia. Este

plan de datos es exclusivo para las comunicaciones de la institución, por tanto, los empleados no

están autorizados para usarlos como vía de comunicación personal.

Comunicaciones externas.

Para la comunicación con los clientes se debe instalar un buzón de sugerencias en cada punto

de ventas, allí los clientes podrán manifestar sus inquietudes, reclamos y aspectos por mejorar.

La página web de la empresa siempre deber estar actualizada, con los últimos diseños,

promociones y el portafolio de servicios al día, esto con el objetivo de que los clientes desde el

lugar donde se encuentren puedan ver nuestros productos y recibir la información que requieran.

La página web debe contar con un chat para que los clientes que requieran información en

línea la puedan obtener.

Con los proveedores se manejará la comunicación por el correo institucional y se contará con

una sesión especial para ellos en la página web.

  PLAN DE MOTIVACIÓN QUE DINAMICEN LAS RELACIONES

LABORALES Y EL TRABAJO EN EQUIPO PARA LA EMPRESA LOS

HEORES.

Para elaborar un plan de motivación en primer lugar hay que definir las estrategias en función

de las secciones: Clima laboral, Calidad de trabajo, Trabajo en equipo, Comunicación y la

Recompensas para alcanzar los objetivos planteados. Además, el plan integrado por los objetivos

debe ser coherente con las políticas de la empresa. La segunda parte del plan de motivación se

trata del seguimiento, es decir con esta etapa se permite llevar el control y la evolución de la

aplicación de las estrategias en la empresa. También se permite el conocimiento de la manera en

que se viene aplicar y desarrollar dichas estrategias. Y por último es la evaluación, se miden los

resultados y como se están cumpliendo los objetivos que fueron fijados, al final se compra el

objetivo planteado con la realidad haciendo esto mediante diferentes herramientas.

Campaña para dar a conocer los valores corporativos y sentido de pertenencia de a la

empresa de confección de Ropa deportiva Los Héroes.

En la empresa Los Héroes se realizarán reuniones mensuales con el objetivo de escuchar a

todos los empleados y conocer de primera fuente las dificultades, inconvenientes o aquellas

situaciones que generan anomalías en el normal funcionamiento de la misma.

Al final de cada año al punto de ventas con el mayor rendimiento económico se le dará una

bonificación correspondiente a medio salario mínimo, el cual será recibido por cada empleado

adscrito a esa sucursal.

 El primero de mayo para conmemorar el día internacional del trabajo, los empleados

participaran de actividades recreativas y culturales; éstas serán organizadas de tal forma que no

afecten la operación de la empresa.

Durante cada semestre la oficina de personal, programará una actividad deportiva que les

permita a los empleados desarrollar una cultura física que contribuya al bienestar y a la salud.

Los empleados que quieran comprar productos de la empresa, tendrán en descuento del 5%,

los cuales se harán efectivos en caja y serán autorizados por cada jefe del punto de ventas. Este

beneficio solo puede ser utilizado por los empleados no por sus familiares.
 Campaña de integración del personal:

Cada dos meses la oficina de talento humano lleva a cabo actividades de integración para

todos los empleados de las tiendas de ropa Los Héroes la cual tiene como objetivo afianzar los

lazos de compañerismo dentro de la empresa al igual fomentar las relaciones que contribuyan a

desempeñar un buen trabajo en equipo el cual se vea reflejado en los balances que se presentan

periódicamente contribuyendo al crecimiento de la empresa, y al crecimiento personal de cada

uno de sus empleados, este tipo de actividades se llevara a cabo en las afueras de la ciudad en

donde cada uno de los empleados puede llevar a su familia para poder realizar dinámicas, charlas

motivacionales y un almuerzo donde todos los empleados a igual que sus familias van a disfrutar

de estos espacios los cuales contribuyen a mejorar las relaciones de comunicación y

compañerismo dentro y fuera de la empresa.

Campaña para promover la actividad física y el deporte dentro la empresa:

La oficina de talento humano de la empresa Los Héroes implementa una estrategia con el

objetivo de cuidar y mejorar el estado mental y físico de todos los empleados se programarán

jornadas o campañas de salud, en asesoría con las ARL y las entidades prestadoras de salud a las

cuales se realicen los respectivos aportes obligatorios. Se realizarán campeonatos de Futbol,

microfutbol y básquet Ball mixtos, organizados por las diferentes dependencias las cuales

contribuyan a estilos de vida saludables para los empleados, en donde es necesario contar con la

participación de todo el personal de la empresa.

Además, se realizará la respectiva premiación a todos los quipos por su participación de

estas actividades las cuales ayudan a fomentar una mejor organización y trabajo en equipo dentro

de la empresa al igual mejorar la comunicación dentro de sus diferentes cargos.

 Campaña para incentivar ascensos dentro de la empresa. Para nuestra organización el recurso

humano es lo más importante, creemos en el talento de nuestra gente, por lo tanto, se abrirán

inscripciones para que el personal de confección opte por postularse para el cargo de auxiliar de

diseño, quienes con su amplia experiencia podrán demostrar sus capacidades en el diseño de

nuevas prendas para la empresa, sabiendo que esto le generara mayores ingresos. Esta

convocatoria la organizara Recursos humanos y será publicada en cartelera para quienes quieran

postularse.

- Incentivo y reconocimientos a los empleados más destacados

Conseguir empleados motivados se ha convertido en uno de los grandes retos para las

empresas. Está demostrado que aquellos trabajadores motivados son mucho más productivos,

hasta 4 veces más. Pero de qué manera se consigue motivar y estimular a los empleados hay

que comenzar preguntando y escuchando, de nada sirve lanzar iniciativas si no se ajustan a lo

que necesita la plantilla. Tras escuchar hay que evaluar las propuestas de los empleados y, cómo

no, pasar a la acción.

Muchas veces los empleados no se sienten motivados por que su trabajo y esfuerzos no son

reconocidos, definimos incentivos laborales como “Incentivo es aquello que mueve a desear o

hacer algo. Puede tratarse de algo real (como dinero) o simbólico (la intención de dar u obtener

una satisfacción)” para esta propuesta se trabajara con un incentivo moral acompañado de

reconcomiendo dentro de la empresa, este incentivo es aquel beneficio que recibe un empleado

en forma no monetaria como puede ser horarios flexibles, más vacaciones o reconocimientos.

Que permitirá como ventajas, al implementar estas estrategias el resultado que genera una

motivación extra en los empleados lo que permite cumplir determinadas metas y retos les

permitirá entrar en una gamificación con premio que mejorará su motivación y productividad.

Por otra parte la evaluación del desempeño ya que un programa de incentivos permitirá conocer
el rendimiento de los empleados y el cumplimiento de los objetivos. Se lograra ver a los

empleados más motivados y eficientes, así como la curva de desempeño.

El proceso para determinar a este empleado destacado se llevara mediante votación secreta

entre los operarios para lo cual esta votación llevara unos ítems con los que el o los opcionados

deberán cumplir para ser elegidos como lo es, puntualidad, compañerismo, productividad actitud

entre otros, este incentivo puede variar y hacerse individual o con rotación colectivo es decir

por áreas, grupos para mayor dinamismo el premio es una placa de reconocimiento por la labor

exaltando el compromiso de la persona y su importancia dentro de la empresa.

 CONCLUSIONES

Se determina que la comunicación organizacional en las diferentes áreas si influye

considerablemente sobre el proceso del trabajo en equipo, lo que fomenta un ambiente laboral de

confianza, armonía y respeto a través de una comunicación óptima. A nivel empresarial u

organizacional la comunicación oral y escrita juega un papel de gran importancia, la relación de

cada uno de sus miembros está supeditada al tipo o calidad de comunicación que se dé por las

diferentes dinámicas que se generan al interior de las organizaciones. Además, esta intervine en

los procesos internos y la productividad. Por lo anterior es de gran importancia formular

estrategias que permitan desarrollar procesos de comunicación asertiva y permitente para generar

un buen clima laboral.

Actualmente son pocas las empresas que aplican la motivación para el bienestar y satisfacción

laboral de sus trabajadores y el incremento de su productividad, ya que muchas de ellas ven esto

como un gasto y no como una inversión para el crecimiento de la misma, es por ellos que

muchas empresas conservan a su personal por tiempos muy cortos de allí radica la necesidad de

reflexionar que la empresa es un ente que por sí solo nunca puede alcanzar sus objetivos ya que

siempre necesita personas que la ayuden a lograr sus metas. Por ende necesita personas para que

funcione de forma normal, pero si lo que desea es que funcione de forma excelente esas personas

necesitan estar motivadas. Por ello, es en la motivación del empleado donde la empresa obtiene

la clave del éxito y los máximos beneficios económicos.

 BIBLIOGRAFÍA

Castro, A. de. (2014). Comunicación organizacional : técnicas y estrategias. Barranquilla

[Colombia]: Universidad del Norte. Recuperado de http://bibliotecavirtual.unad.edu.co/login?

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Gómez, A. (2010). Manual programación neurolingüística aplicada a la empresa. Madrid, ES:

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http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2077/lib/unadsp/detail.action?

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Torres, S. (26,11,2018). Comunicación y las Relaciones Laborales. [Archivo de video].

Recuperado de http://hdl.handle.net/10596/22281