MACROPROCESO GESTIÓN DE CODIGO: IF-P21-PR02

INFRAESTRUCTURA
VERSIÓN: 1
PROCESO EJECUCIÓN DEL
MANTENIMIENTO FECHA: Diciembre de 2008

PROCEDIMIENTO

MANEJO DE EQUIPOS

REVISADO POR APROBADO POR

Director Instituto de Errores Innatos del

Asistente de Investigación
Metabolismo
 CODIGO: IF-P21-PR02
PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 1
MANEJO DE EQUIPOS
FECHA: Diciembre de 2008

1. OBJETIVO

Establecer las directrices para el uso adecuado de los equipos en el Instituto de

Errores Innatos del Metabolismo, asegurando la calidad y confiabilidad en los
resultados de los ensayos.

2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a todos los equipos de laboratorio que influyen

directa o indirectamente en la calidad de los ensayos.

3. DEFINICIONES

• Calibración: conjunto de operaciones que permiten establecer, en condiciones

específicas, la relación existente entre los valores indicados por un instrumento
de medida o un sistema de medida, o los valores representados por una medida
material o un material de referencia y los valores correspondientes a una
magnitud obtenidos mediante un patrón de referencia.

• Verificación: confirmación, por examen y evidencia, que los requerimientos

especificados han sido satisfechos.

• Validación: aprobar mediante verificación.

• Mantenimiento: labores de revisión, limpieza, reparación y cambio de piezas de

los equipos.

• Monitoreo: medición permanente de variables en los equipos.

• Proveedor: se entiende por proveedor para el Instituto de Errores Innatos del

Metabolismo, toda persona natural o jurídica, que distribuya u ofrezca bienes o
servicios, destinados a la satisfacción de una o más necesidades.

• Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia

de actividades desempeñadas.

eLABORA
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 2 de 2
 CODIGO: IF-P21-PR02
PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 1
MANEJO DE EQUIPOS
FECHA: Diciembre de 2008

4. CONDICIONES GENERALES

Operación y manejo de equipos:

• Cada equipo tiene un instructivo de uso, el cual debe ser consultado antes de ser
operado y cada vez que sea necesario por todo el personal del instituto
incluyendo a los nuevos y en capacitación.
• Todos los equipos cuentan con su formato de uso, el cual debe ser diligenciado
cada vez que se utilice en cualquier actividad.
• Cada equipo cuenta con una carpeta donde se archivan los instructivos, formatos,
manuales de uso, así como los certificados de calibración, las actividades de
mantenimiento y la hoja de vida. Esta se marca con el código de inventario y el
nombre del equipo.
• Como mecanismo de protección para los equipos, la Pontificia Universidad
Javeriana cuenta con una planta eléctrica en caso de un corte de luz. El sistema
eléctrico cuenta con su propio polo a tierra para proteger los equipos en caso de
descargas eléctricas.
• Los equipos se protegen evitando el uso de sustancias corrosivas o de líquidos
que puedan derramarse sobre estos. Los equipos se protegen con un forro
cuando están fuera de uso o durante actividades especiales de limpieza o
mantenimiento de las instalaciones evitando que se llenen de polvo.

Mantenimiento preventivo de los equipos:

• El plan de mantenimiento preventivo de los equipos se establece con base en las
necesidades específicas de cada equipo, teniendo en cuenta su frecuencia de uso
y las recomendaciones del fabricante descritas en el manual del usuario. Las
actividades y cronogramas de mantenimiento se registran en el Programa Anual
de Calibración y Mantenimiento de Equipos (IF-P21-F21)
• El mantenimiento preventivo no incluye reparaciones del equipo o instrumentos,
sino las actividades necesarias para mantener el equipo continuamente en buen
funcionamiento.
• Algunas actividades del programa de mantenimiento preventivo son:
o Limpieza regular del equipo e instrumento, incluye superficies internas
y externas.
o Lubricación de todas las partes móviles que lo requieran.
o El chequeo de funcionamiento de todas las partes móviles.
o Verificación de alarmas o sistemas de alertas.
o Carga, reemplazo de baterías, partes diseñadas para mantener en
operación o para proteger el equipo en caso de fallas eléctricas.

eLABORA
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 3 de 3
 CODIGO: IF-P21-PR02
PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 1
MANEJO DE EQUIPOS
FECHA: Diciembre de 2008

o Control de escapes.
Calibración de los equipos:
• El programa se establece con base en las necesidades específicas de cada
instrumento teniendo en cuenta su frecuencia de uso y las recomendaciones del
fabricante descritas en el manual del usuario. Las actividades y cronogramas de
calibración se registran en el Programa Anual de Calibración y Mantenimiento De
Equipos (IF-P21-F21)
• El certificado de calibración de los equipos es un documento obligatorio para
evidenciar la conformidad de la actividad de calibración realizada. Este se anexa
en la carpeta correspondiente.

Acciones correctivas:
• Cuando se verifican las características operacionales o se hace mantenimiento
preventivo, es posible que se necesiten ajustes mayores para que el equipo
vuelva a las tolerancias de funcionamiento aceptables. Estas actividades se
registran en el formato Acciones correctivas y preventivas (AC-P14-F05), en el
que deben quedar descritos los ajustes, la fecha y la persona responsable por
realizar en mantenimiento correctivo al equipo.

Ingreso de equipos nuevos:

• El Director del área de servicios supervisa la instalación de equipos nuevos de
acuerdo con las especificaciones recomendadas por el fabricante o su
representante, o las citadas en los manuales operativos.
• El Asistente de Investigación (o quién se encuentre a cargo del Sistema de
Gestión de Calidad), lo incorpora al inventario, abre la carpeta y elabora el
formato Hoja de Vida de Equipos (IF-P21-F20), registrando la siguiente
información:
o Nombre del equipo.
o Fabricante, número del modelo, número de serie, fecha de compra,
dirección y número telefónico del fabricante.
o Número de inventario del laboratorio, fecha de compra y precio.
o Nombre, dirección y número telefónico del vendedor.
o Nombre, dirección y número telefónico de la compañía o técnico que
suministra los servicios de mantenimiento y reparación, las fechas que
cubren las garantías y los contratos de servicio del mantenimiento.
• Como documentos anexos a la hoja de vida se encuentran:
o Instructivos de manejo, mantenimiento, calibración y reparación.
o Registros de uso, mantenimiento, calibración y reparación.

eLABORA
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 4 de 4
 CODIGO: IF-P21-PR02
PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 1
MANEJO DE EQUIPOS
FECHA: Diciembre de 2008

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

5.1 INGRESO Y MANEJO DEL EQUIPO

RESPONSABLES
No. DESCRIPCIÓN
UNIDAD CARGO

1 Secretaria
Ingresa el equipo al inventario del IEIM.
Director
Asigna el sitio de ubicación del equipo y Instituto
2 verifica que se cumplan las especificaciones Errores Innatos
necesarias para la instalación. del
Metabolismo

Diligencia el formato Hoja de Vida de Equipos

3
(IF-P21-F20) y le asigna una carpeta.
Asistente de
Investigación
Anexa el manual del usuario y la
4
documentación correspondiente al equipo. Instituto de
Errores Innatos
del Metabolismo
Director
Revisa las condiciones de operación dadas
Instituto de
por el fabricante y establece las
5 Errores Innatos
especificaciones con las cuales se puede
del
operar el equipo.
Metabolismo

Asigna el formato de uso respectivo para el Asistente de

6
equipo como registro de seguimiento. Investigación

Utiliza el equipo siguiendo el instructivo de

uso respectivo y registra las condiciones
7 Bacteriólogo
iniciales en el formato de uso del equipo a
utilizar.

eLABORA
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 5 de 5
 CODIGO: IF-P21-PR02
PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 1
MANEJO DE EQUIPOS
FECHA: Diciembre de 2008

5.2 MANTENIMIENTO Y CALIBRACIÓN

RESPONSABLES
No. DESCRIPCIÓN
UNIDAD CARGO
Establece el plan anual de mantenimiento
1
preventivo y calibración de los equipos.

Registra el plan en el Programa Anual De

2 Mantenimiento y Calibración de Equipos (IF-
P21-F21)

Revisa el plan para verificar las fechas y los

Director
equipos que deben ser sometidos a
Instituto de
calibración o mantenimiento.
Instituto de Errores Innatos
Errores Innatos del
• Si es mantenimiento preventivo:
del Metabolismo Metabolismo
3
/Asistente de
Remítase a la actividad 4.
Investigación
• Si es calibración:

Remítase a la actividad 7.

Revisa el plan, la primera semana de cada

4 mes, de esta manera verifica los equipos
programados para mantenimiento.

Realiza el mantenimiento preventivo de los

5 Proveedor
equipos

Registra en el formato Hoja de Vida de

6 Equipos (IF-P21-F20) las actividades llevadas Instituto de
a cabo en el mantenimiento de los equipos. Errores Innatos Asistente de
del Metabolismo Investigación
Verifica las fechas de calibración de los
7 equipos.

Calibra los equipos.

8 Proveedor

eLABORA
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 6 de 6
 CODIGO: IF-P21-PR02
PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 1
MANEJO DE EQUIPOS
FECHA: Diciembre de 2008

RESPONSABLES
No. DESCRIPCIÓN
UNIDAD CARGO

Comunica a los clientes si las actividades de

calibración de los equipos pueden llegar a
9 retrasar la prestación de los servicios, Secretaria
enviando una carta con la descripción de la Instituto de
actividad a realizar. Errores Innatos
del Metabolismo

Registra las actividades de calibración en el

Asistente de
10 formato Hoja de Vida de Equipos (IF-P21-
Investigación
F20) y anexa el certificado de calibración.

5.3 MANTENIMIENTO CORRECTIVO

RESPONSABLES
No. DESCRIPCIÓN
UNIDAD CARGO
Comunica al Director del área de servicios el
mal funcionamiento o fallas del equipo.
Personal
Registra el evento en el formato Acciones
Instituto de
Correctivas y Preventivas (AC-P14-F05 ) y
1 Errores Innatos
sigue las indicaciones descritas en el
del
procedimiento Acciones Correctivas y
Metabolismo
Preventivas (AC-P14-PR02).

Contacta al técnico o persona asignada para

2 Director
realizar el mantenimiento de los equipos.
Instituto de
Errores Innatos
Realiza el mantenimiento correctivo del del Metabolismo
3
equipo en mal funcionamiento.
Proveedor
Supervisa que el mantenimiento se realice
4 bajo las condiciones de operación del equipo

Comunica a los clientes si las actividades de

mantenimiento correctivo peden llegar a
afectar la correcta prestación de los
5 Director
servicios, enviando una carta con la
explicación del evento.

eLABORA
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 7 de 7
 CODIGO: IF-P21-PR02
PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 1
MANEJO DE EQUIPOS
FECHA: Diciembre de 2008

RESPONSABLES
No. DESCRIPCIÓN
UNIDAD CARGO

Instituto de
Registra las actividades ejecutadas en el
Errores Innatos Asistente de
6 formato Hoja de Vida de Equipos (IF-P21-
del Metabolismo Investigación
F20).

eLABORA
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 8 de 8
 CODIGO: IF-P21-PR02
PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 1
MANEJO DE EQUIPOS
FECHA: Diciembre de 2008

6. DIAGRAMA DE FLUJO

A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el

procedimiento “MANEJO DE EQUIPOS” Las convenciones utilizadas en este
diagrama son las siguientes:

SÍMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN

Terminal Indica el inicio y fin del procedimiento.

Permite dar continuidad a las actividades, evitando la intersección de líneas.

Conector de
Representa una conexión entre actividades del procedimiento de la misma página
rutina
o entre páginas.

Conector de Representa el enlace entre la última actividad de una página y la primera de la

página siguiente.

Describe en forma general cada una de las actividades que se desarrollan dentro
Operación
del procedimiento.

Decisión o Indica un punto dentro del procedimiento en dónde surgen posibles caminos
alternativa alternativos.

Documento Representa cualquier tipo de documento asociado al procedimiento.

Procedimiento Referencia un procedimiento establecido a nivel institucional o al interior de la

predefinido Facultad/Dependencia.

Archivo Representa el archivo de documentos asociados al procedimiento.

Rutina de
Representa actividades ejecutadas a través de los diferentes Sistemas de
Sistemas de
Información.
Información

eLABORA
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 9 de 9
 CODIGO: IF-P21-PR02
PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 1
MANEJO DE EQUIPOS
FECHA: Diciembre de 2008

6.1 INGRESO Y MANEJO DEL EQUIPO

eLABORA
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 10 de 10
 CODIGO: IF-P21-PR02
PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 1
MANEJO DE EQUIPOS
FECHA: Diciembre de 2008

eLABORA
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 11 de 11
 CODIGO: IF-P21-PR02
PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 1
MANEJO DE EQUIPOS
FECHA: Diciembre de 2008

eLABORA
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 12 de 12
 CODIGO: IF-P21-PR02
PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 1
MANEJO DE EQUIPOS
FECHA: Diciembre de 2008

6.2 MANTENIMIENTO CORRECTIVO

eLABORA
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 13 de 13
 CODIGO: IF-P21-PR02
PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 1
MANEJO DE EQUIPOS
FECHA: Diciembre de 2008

7. RELACIÓN DE REGISTROS

NOMBRE CÓDIGO

Hoja de Vida de Equipos IF-P21-F20

Acciones Correctivas y Preventivas AC-P14-F05

Programa anual de mantenimiento y IF-P21-F21

calibración de equipos

eLABORA
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 14 de 14