Tema:

Presentación

Presentado por:

José Gabriel Espinosa Zayas

Matricula:

16-9023

Carrera:

Lenguas modernas M. Turismo

Facilitador:

Yaquelyn Reyes

Materia:

Organización de Grupos y Eventos

Fecha de entrega:

11-12-2019

Santo Domingo, R, D.
Investiga en un hotel o en una compañía que se encargue de
organizar eventos como realizar las siguientes actividades,
debes colocar fotos que evidencie el trabajo realizado

Planificación del evento

Organización de eventos es una carrera muy nueva y requiere

una formación y experiencia. Un planificador de eventos que ser
capaz de lidiar con la presión y el trabajo de manera eficiente.
Poder comunicarse con muchas personas al mismo tiempo es
crucial para un planificador de eventos y así tener éxito. A los
organizadores de eventos también se les conoce como los
planificadores de convenciones.

Organización de eventos es el arte de la planificación de un

convenio, parte de una exposición, una ceremonia o por ejemplo
una competición deportiva.

Un planificador de evento tiene que trabajar sobre el presupuesto,

establecer las fechas del evento, seleccionar y reservar un lugar
adecuado, la adquisición de todos los permisos necesarios de las
autoridades y la coordinación de todos los involucrados de
logística de evento. En el proceso creativo de la planificación de
un evento, el planificador de eventos tiene que desarrollar un
tema, organizar artistas y oradores, coordinar todos los servicios
públicos necesarios, seleccionar y organizar la decoración,
mesas, sillas, carpas y todo los demás requisitos, tales como
catering, seguridad, aseos, planes de emergencia y así
sucesivamente.

En primer lugar planificar un evento tiene se tiene que establecer

un propósito de la necesidad de su cliente: podría ser un
lanzamiento de producto, una empresa de celebración, un evento
deportivo o un festival de música.
 A continuación, el planificador de eventos, tiene que trabajar
sobre la ubicación, lista de invitados y el contenido, como
bailarines, música u otras formas de entretenimiento. Las
posibilidades son infinitas para las ubicaciones y, normalmente,
coinciden con el concepto de eventos en general.

Lugares comunes para los eventos son centros de convenciones,

museos, vestíbulos de hoteles, centros comerciales o cualquier
otro tipo de lugares de interés como al aire libre son, playas,
parques, lugares públicos, o cualquier otro tipo de escenario. Una
vez que el lugar del evento ha sido seleccionado por el
planificador de eventos, tiene que mirar la preparación de este
evento con el personal, elegir el entretenimiento y la actualidad
del concepto del nuevo cliente.

El tiene que buscar en todos los detalles para que el evento sea
un éxito: alimentos, bebidas, decoración, entretenimiento, música,
así como elaboración de presupuestos, marketing, publicidad y
otros aspectos logísticos. Importante para un planificador de
eventos es la capacidad de trabajar dentro de los plazos y
términos para poder coordinar todas las partes sin problemas
para funcionar perfectamente en el día del evento.

Solo una perfecta gestión y organización del evento conseguirá

que sea un éxito y así satisfacer a un cliente en su totalidad. Los
organizadores de eventos tienen por lo tanto sobre todo,
flexibilidad y rapidez mental, que puede evitar interrupciones
fácilmente y tienen una mente de soluciones prácticas.
 Organización de Salones y montajes de mesas

Al preparar una celebración en un salón de actos o restaurante,

hay muchas posibilidades de montaje. Todo depende del
protocolo y la formalidad del propio evento. No es igual una boda
que una reunión profesional o una cena de gala. Existen
diferentes tipos de montajes según las necesidades. La selección
de un montaje u otro dependerá del análisis de factores claves
como las dimensiones del aspecto, el número de invitados, la
esencia del evento.

► Se comienza montando el esqueleto. Se dispondrá de un

plano en el que figurara la estructura del montaje y que servirá de
guía para situar las mesas.

Normas que debemos tener pendientes

° Entre mesa y mesa debe quedar un pasillo para que el personal

trabaje con comodidad.

° Se debe montar para un 10-15% más de las plazas reservadas,

ya que a veces se presentan más invitados.

° Las mesas quedarían alineadas guardando la estética del salón.

° No situar ninguna mesa cerca del paso de los mozos al office o

a la cocina.
° Aquellos montajes donde se utilicen varias mesas (T.E.I. etc.)
se comprobara que todas las mesas queden al mismo nivel.

° Colocar la presidencia frente a la puerta de entrada.

° Procurar que exista el menor número de comensales dando la

espalda a la presidencia.

° Colocar puntos de apoyo o aparadores para que los mozos

puedan auxiliarse durante el servicio.

Una vez montado el esqueleto pasamos a montar las mesas:

para esto debemos tener toda la vajilla, cristalería, cubertería,
mantelería fajinada:
1. Vestir la mesa

► El primero que se colocara es el muletón, el mismo deberá

estar bien sujetado por debajo de la mesa mediante su borde
elastizado. Funciones del muletón:

° Resaltar el color y los bordados del mantel que ira sobre el

° Amortiguar los sonidos que podrían producir los elementos del

servicio.

° Servir de base para repasar el mantel con la plancha para que

no haya arrugas ni pliegues.

° En caso que se utilicen individuales se colocaran trozos de

molleton debajo de cada individual.

Luego coloco el mantel, el mismo deberá cubrir las patas de las

mesas, si se necesitaran varios manteles para cubrir las mesas
los mismos deberán quedar con la misma caída.

Mantel: indispensable para comida formales, el color ideal es

blanco, marfil o te con leche muy claro. Deberá ser del alto de la
mesa, es decir 75 cm, en caso de almuerzos se pueden utilizar
un mantel corto de 35 a 40 cm de caída.

Las servilletas no deberán estar excesivamente almidonadas y

deberán ser de alguna tela que no pierda fibra.

Individuales: Podrían utilizarse cuando el tablero de la mesa es

muy bonito, para que resalte y en una comida poco formal.

2. Colocación del plato base

Antes de colocar el plato base debemos situar las sillas,

marcando así donde se dispondrá dicho plato, quedara enfrente
de la silla coincidiendo con el borde de la mesa a unos 2cm del
mismo.

Tener en cuenta que entre comensales deberá haber una

separación de 60cm
3. Situación de la cubertería

Esta dependerá de los platos que compongan el menú, los

cubiertos se dispondrán siguiendo el orden lógico de utilización,
de modo que quedaran hacia el interior los cubiertos a utilizar con
el último plato y al exterior aquel que se emplearan en primer
lugar. Los cubiertos para el postre se situaran en la parte superior
del plato con el mango orientado hacia su lugar de utilización.

En el caso de un menú muy extenso podemos dejar algún plato

sin marcar para evitar el exceso de cubertería. En este caso se
deberá contar con muletillas en las estaciones de mozos.

4. Ubicación del plato de pan

Se coloca después de la cubertería al lado del tenedor de entrada

y en forma alineada.

5. Situación de la cristalería

Se montara toda la cristalería necesaria para todo el servicio de

vinos que se ofrezcan, además del agua. Copa de licor puede
montarse o colocarse en el momento que se va a servir. La copa
de agua se colocara en la parte superior y centrada con el plato
base. Existen varias formas de colocar la cristalería:

Copa de vino blanco se sitúa en la parte superior del cuchillo de

entrada, luego se coloca la de tinto, la de agua, la de champagne
y por último la de licor, toda la cristalería debe estar alineada.

Otra opción sería igual a la mencionada, pero colocando la copa

de licor detrás, formando un triangulo entre la de champagne y la
de vino tinto.

Una última opción sería colocar la copa de champagne detrás de

triangulo con la de agua y la de vino tinto y la de licor a la derecha
de la champagne.
6. Colocación de la servilleta

Se sitúa generalmente encima del plato base, con un doble

sencillo para evitar manipularla y guardar la higiene. Las
servilletas deben ser de un tamaño de 50cm X 50cm.

7. Disposición de los complementos

Se colocara un cenicero, un salero y un pimentero por cada 4

comensales. También se colocara algún centro de mesa o arreglo
floral. Se deberá evitar que los mismos.

8. Colocación del menú

Se deberá contar con un menú impreso para cada comensal. El

mismo se puede colocar encima del plato de pan o dentro de la
servilleta.
► Montaje del office

° Si es coctel se dejaran montadas las bandeja con la cristalería

necesaria y la bebida que se va a servir.

° Se dejaran bandejas preparadas para el servicio de café y los

termos.

° Bandejas con el servicio de licor. Las botellas deberán estar

frías.

° Tener parte de las botellas de vino a servicio abiertas, esta

operación se realiza unos minutos antes.

° Habilitar una zona donde se depositen las botellas vacías.

° Pan y cestas para reponer en las mesas.

° Tachos con hielo

° Mesa para el desvarase

 Maestría de ceremonias

Hablar en público no es siempre un acto protagónico. Hay

ocasiones en las que, como las que, como los mayordomos, el
orador entra y sale sin llamar demasiado la atención, haciendo
como si nunca hubiera existido. Esto es así concretamente en las
maestrías de ceremonia, donde hay que decir lo justo de manera
profesional y luego desaparecer como Harry Houdini.

Un maestro de ceremonias es el anfitrión oficial de un evento,

actuación o fiesta organizada. Por lo general, un maestro de
ceremonias presenta a los oradores, hace anuncios y capta la
atención de la audiencia para hacer que la agenda de la
ceremonia fluya de la mejor manera posible.

Para poder hablar de ellos con propiedad. Investigar también cual

será el orden de aparición y el tiempo asignado a cada uno para
poder maniobrar correctamente entre estos y controlar el tiempo.
Conviene intentar enterarse de sobre que van hablar
específicamente para evitar comentar sobre lo mismo.

No viene mal recurrir a otros medios, como internet, para indagar

mas sobre estas personas, así enriqueceremos el guion y
tendremos material para usar en caso de que debamos
improvisar. Puede haber sorpresas.
Para los que no tienen bastante experiencia es mejor comenzar
ensayas unos días antes. Si se tiene rodaje, puede hacerse el
mismo día. Lo importante es practicarlo varias veces para
interiorizarlo y encontrar el flujo mas armonioso de las palabras y
el ritmo más adecuado.

Esto ayudara a no tener que leer todo el material durante el

evento sino, más bien, a decirlo con naturalidad y poder
improvisar sobre la estructura y las ideas originales cuando haga
falta.
 Ferias y exposiciones

Las ferias y exposiciones son eventos de gran magnitud y amplio

alcance que, si bien no es su principal meta, potencian el turismo
en el lugar donde se realizan. Tanto las ferias como las
exposiciones, son la vidriera de una temática especial de
diferentes empresas que, durante una cantidad limitada de
tiempo, en un espacio determinado organizado para tal fin, los
visitantes recorrerán y conocerán sus productos o servicios.

Las empresas patrocinadas que participan con un stand, lo hacen

utilizando el evento como una herramienta de marketing, para
potenciar sus negocios. Esto les permite conocer a sus
consumidores, promocionarse y conseguir ventas. Las
exposiciones incluyen intercambio de información y generación
de negocios, generalmente se realizan en actividades
económicas y sectores industriales, como por ejemplo expo
eventos, la feria internacional de Turismo (FIT).

En cambio, a las ferias se le suma intercambio comercial y

generalmente se encuentran ene l ámbito de las actividades
culturales, de entretenimiento, como por ejemplo la feria
internacional del libro de Buenos Aires o a la feria de las
colectividades.

Esta es la gran diferencia: en las ferias, los stands además de

mostrar sus productos, los comercializan en ese momento con el
consumidor, en cambio, en las exposiciones generalmente
cuentan con un público más especializado y el objetivo es
generar posibilidades de negocios.

Aunque en muchos rubros, una misma exposiciones establece

algunos días para el público en general (generalmente sábados y
domingos, y otros días para el público especializado en la
temática.
 Como planificar un evento

Planificar el evento a servir para organizar mejor las tareas de

quien lo organiza y las de quienes van a ayudar o asistir, de ese
modo, al tener todos los flancos cubiertos es mucho menos
probable que algo puede salir mal o fuera de lo planeado y, de
este modo se va a poder evitar inconveniente y por supuesto,
estar más tranquilo.

Ya sea que se trate de un evento pequeño o de uno

multimillonario, la planificación debe estar presente para que todo
salga bien.

Cuando se comienza a planear un evento primero hay que

especificar de que tipo de evento se trata. No es lo mismo un
casamiento, que la presentación de un nuevo producto, o el
lanzamiento de un libro. Por lo tanto lo primero que hay que hacer
es detallar cual o cuáles son los objetivos del evento.

Por ejemplo: si se quiere promocionar un producto nuevo que va

a salir al mercado, se va a intentar convocar a los medios para
que la información y, de hecho el producto a lanzar al mercado,
se difunda y mucha gente lo conozca.
En primer lugar, un planificador de evento tiene que establecer un
propósito de la necesidad de un cliente: podría ser un
lanzamiento de producto, una empresa de celebración, un evento
deportivo o un festival de música. A continuación, el planificación
de evento tiene que trabajar sobre la ubicación, lista de invitados
y el contenido, como bailarines, música u otras formas de
entrenamientos.

Las posibilidades son infinitas para las ubicaciones y,

normalmente, coinciden con el concepto de eventos en general.
Los comunes para los eventos son centros de convenciones,
museos, vestíbulos de hoteles, centros comerciales o cualquiera
otro tipo de lugar de interés como al aire libre son, playas,
parques, lugares públicos, o cualquier tipo de escenarios.

Una vez que el lugar del evento ha sido seleccionado por el

planificador de eventos, organizador del evento, tienen que mirar
la preparación de este evento con el personal, elegir el
entrenamiento y actualidad del concepto del nuevo cliente. El
tiene que buscar en todos los detalles para que el evento sea un
éxito: alimentos, bebidas, decoración, entretenimiento, música,
asi como la elaboración de presupuestos, marketing, publicidad y
otros aspectos logísticos.
 Como organizar una exposición, montaje de auditorios,
salones y mesas

Al preparar una celebración en un salón de actos o restaurante,

hay muchas posibilidades de montaje. Todo depende del
protocolo y la formalidad del propio evento. No es igual una boda
que una reunión profesional o una cena de gana existen
diferentes tipos de montajes según las necesidades. La elección
de un montaje u otro dependerá del análisis de factores claves
como la dimensiones del espacio, el número de invitados, la
esencia del evento.

Otro tipo de montaje para eventos grandes es el de coctel.

Aunque muchas veces emplea porque no se tienen un espacio
para acoger mesas, es bastante práctica la lista de invitados es
amplia. Los camareros distribuyen tapas o vacados gourmet entre
los asistentes y también hay mesas bufet. Aunque sea un
montaje de pie, se recomienda contar con sillas para al menos la
mitad de los invitados.

El montaje de coctel se suele celebrar en el interior de

restaurante, hoteles, Pero si hace buen tiempo se puede
aprovechar y organizar un evento. Al aire libre.
 Como evaluar un evento

El primer gran paso es descubrir si logramos lo que se propuso

en los objetivos generales y especifico de nuestro evento:
motivar, vender, informar, lanzar, consignar, formar, unir,
impresionar, agasajar, diferenciarnos, divertir, ser noticia, etc.
revisión de objetivo.

Al final un evento el organizador o los organizadores deben

verificar algunos puntos clave:

° Puntualidad al inicio

° Material de apoyo

° Ambientación de salón

° Selección de las comidas

° Cumplimiento del programa propuesto en el material

promocional del evento.

° Presencia del personal de soporte de la empresa y nivel de

atenciones por parte de este.

° Presencia de medios de comunicación, etc. Importancia del

post-Evento.
►Es importante realiza reuniones post-evento luego de realizado
el evento, para medir indicadores de resultado:

° Costos presupuestados vs. Costos reales.

° Invitados esperados vs. Asistencia real.

° Cronograma planificado vs. Retrasos. Evaluar a los

Si incorporamos instrumentos y herramientas de medición de

resultado, a cada evento corporativo y social, de su impacto
positivo y negativo, a corto, mediano y largo plazo y lo
entregamos en una especie de informe a todo ejecutivo que lleve
adelante un evento, le estaremos mostrando que lo que hizo fue
una inversión y no un gasto. Importancia de la realización de
informes.
 Estaremos presentando las evidencias del trabajo realizado

The modern:

Es uno de los restaurantes más prestigioso de la ciudad de NYC

el mismo se encuentra en Manhattan, El cual se centra en brindar
un servicio de primera al comensal y de igual forma realiza
eventos El cual le llamamos BUY OUT que centra la forma de
hacer un evento para algunas marcas de renombre utilizando
nuestros salones.

Preparando las mesas para el servicio

El menú en mano para el comienzo del servicio
Nuestro Bar
Espacio completo del Bar Room
Espacio completo del Dinner Room
Estación de Cocina para el Bar Room
Estación de cocina central para los postres
Estación principal Dinner Room