Archivista

ESCUELA NACIONAL DE INNOVACIÓN Y DESARROLLO EN LIDERAZGO
ENID
PRESENTA:
JENNY CAROLINA MUÑOZ MALLAMA.
C.C. 1.072.671.901
E-MAIL: u5500421@unimilitar.edu.co
PRESENTADO A:
DOC. JANETH RAMÍREZ
PROGRAMA; AUXILIAR CONTABLE Y FINANCIERO

SÁBADOS TARDE
CHÍA, CUNDINAMARCA
28/AGOSTO/20202
ARCHIVISTA
En primer lugar, se definirá lo que el archivista o archivero, siendo esta una persona
suya profesión, tiene como principio la organización y mantenimiento de toda clase
archivos según el lugar donde se desempeñe. Esta profesión no suele ser muy común
ero si con una demanda alta. Hoy en día es muy fácil clasificar u organizar de forma
digital, per o también es di vital importancia contener en su mayor orden posible los
archivos de forma tangible.
La función de un archivista es clave dentro de una empresa ya que este promueve la
conservación de los documentos para que sean fácilmente estudiados y analizados.
Para las empresas es muy importante conservar la información bien organizada y
clasificada. El archivista en vista a su delicado trabajo debe mantener estos archivos
que están bajo su custodia en excelente estado, por lo mismo debe aplicar la gestión de
riesgos, donde se evaluará y propondrá medidas destinadas a mitigar aquellos riesgos
que pueden afectar los documentos que se manejan.
A continuación, se encontrará una breve descripción de las labores del archivista donde
se nombran con mucha importancia los protocolos de bioseguridad, estos deben ser
aplicados para evitar complicaciones o algún tipo de lesión en el futuro. Por ende, el uso
de los guantes que protejan la integridad de la mano a la hora de realizar su clasificación
u organización es de mucha importancia. También se hace sumamente necesario uso
de gafas de seguridad, ya que los documentos pueden verse expuestos a polímeros o
algún tipo de sustancias perjudiciales para la salud.
A lo largo del documento se evaluará todo el procedimiento de organización de archivos
que se divide en tres partes como lo son la clasificación, ordenación y descripción
documenta, donde una vez se encuentren esos tres archivos se puede decir que un
archivo está totalmente organizado. Se harán ejemplos hipotéticos, ya que para este
documento no se puede tomar información real, teniendo en cuenta que la gestión
documental es la misma y solo se aplican los conceptos uniformemente, cada
particularidad del archivo cambiase. Por la anterior razón no se dan ejemplos
específicos.
Se empezara con la clasificación, en primer lugar se usan los elementos de bioseguridad
para evitar el contacto directo con los documentos ya que estos pueden tener suciedad
y demás, como ejemplo se usaran unos documentos totalmente desorganizados, donde
ellos no cuenten con unidades de almacenamiento como lo son carpetas o cajas, a partir
de lo anterior se aplica la clasificación a un grupo de documentos que son duplicidades
o documentos que no deben ser reposados en expedientes que ya fueron evaluados
anteriormente. Pero se usarán como un grupo de documentos que no tiene
organización, entonces, el archivista tendrá el grupo de documentos donde se aplicará
los dos principios archivísticos. Para iniciar con la clasificación, se tendrá el primer
nivel, que se denomina fondo es decir la cantidad de documentos que produce una
entidad para el ejemplo se usaron los documentos del fondo de la dirección
administrativa y financiera de la policía nacional es decir es el todo, como sub niveles
del fondo se habla del su fondo, las series y subseries, el su fondo sería el grupo que
mediante la estructura orgánica de la dirección.
Como resumen de la clasificación se tiene que el archivista debe tener en cuenta el
grupo de documentos, donde aplicara los principios archivistas, según corresponda el
grupo de archivos tratantes, los cuales pueden provenir de distintas entidades.
La segunda parte de la que se encarga e archivista es el ordenamiento documental. Es
la operación archivista realizada dentro del proceso de organización que consiste en
establecer secuencias naturales cronológicas y alfabéticas, dentro de la categoría o
grupos definidos anteriormente en la clasificación de archivos. Donde se cumplirá el
segundo principio de orden original, no se pude desorganizar el archivo existente.
Existe un grupo de documentos, tipo de documentos, es simple cuando no tiene anexos,
que no se puede desintegrar, mirando las características del mismo, como un ejemplo
se dan los contratos, donde pueden existir varias series, ordenes de contratos, series de
actas, informes y subseries.
Depende del archivo, según el sistema que este ordenando, siguiendo con el ejemplo de
los contratos, este se pude ordenar de forma cronológica, numérica y alfabética, cada
entidad ordena el archivo según las necesidades que se presenten. Estos tipos de
archivos también pueden ordenar en de forma tal que el archivo antiguo quede en la
parte de atrás y el reciente encabezando la carpeta, de esta forma se agilizará su
búsqueda también se tendrá presente el orden del archivo.
La tercera parte es la descripción documental, la cual es una actividad que debe ser
realizada de manera conjunta a la ordenación con el fin de ayudar en la consulta tanto
a usuarios externos como a la administración productora y para facilitar el archivista el
control y administración de la documentación.
Se contextualiza también la descripción donde busca trasmitir la información y los
rasgos mas sobresalientes presentes en un documento a través de una idea general,
producto de análisis y síntesis que permita ver sus partes y propiedades por medio de
palabras y términos normalizados. Los términos descriptivos deben ser publicados y
sujetos a un programa de alta difusión. Es por lo anterior que es importante que todos
los archivos cuenten con un programa descriptivo o la institución cuente con normas
que plantee un procedimiento homogéneo, de manera que sea más fácil para el usuario
el acceso a documentación.
El cuarto aspecto es denominado como la organización del archivo contable, donde se
elabora un archivo, se organiza y archiva la información de una empresa, pero también
se debe tener clara la contabilidad de la empresa hasta la fecha en que se necesite o así
lo requiera la ley. Esta parte se presenta de forma lógica y cada empresa debe tener un
anual según se deba presentar la organización, su área a organizar, se pude usar un
archivero, como también un folio de forma organizada. Los archivos al igual que todo
debe estar en excelentes condiciones de cuidado como lo son buena ventilación y
condiciones óptimas para almacenarlos.
En conclusión, el archivista debe ser una persona sumamente ordenada y cuidadosa.
Debe tener muy claro el orden que se maneja dentro de la empresa, como también los
tipos de archivos que se está ordenando o clasificando. En mi opinión el archivista lleva
a sus espaldas una gran responsabilidad y de su buen desempeño depende el orden del
y desempeño de trabajo de otros.
REFERENCIAS
• https://www.youtube.com/watch?v=mQyVeuwvRjw&feature=youtu.be – clasificación
documental
• https://www.youtube.com/watch?v=LO5GLNGPcp0&feature=youtu.be – ordenación
documental
• https://www.youtube.com/watch?v=k79yJxeIMBs&feature=youtu.be – descripción
documental
• https://www.youtube.com/watch?v=pkVx9_7YHU8&feature=youtu.be – organización del

archivo contable

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