Guia 22 Condiciones Locales Del Archivo Mauricio

GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE
1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE
Denominación del Programa de Formación: TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

 Código del Programa de Formación: 122121
 Nombre del Proyecto: ELABORACION DE UN INSTRUCTIVO PARA EL MEJORAMIENTO Y/O ACTUALIZACION
DE PROCESOS DE ASISTENCIA ADMINISTRATIVA EN UNA ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL
 Fase del Proyecto: PLANEAR LOS PROCESOS DE SERVICIO AL CLIENTE Y RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS PARA
LA ORGANIZACIÓN INTERVENIDA POR EL EQUIPO DE TRABAJO
 Actividad de Proyecto: Aplicación de los procesos y procedimientos de recepción y organización de
documentos de acuerdo a normas técnicas y políticas organizacionales
 Competencia: Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la organización.
 Resultados de Aprendizaje: PRESERVAR LOS DOCUMENTOS (SOPORTE FÍSICO O DIGITAL) PARA EL
SUMINISTRO DE INFORMACIÓN DE ACUERDO CON LAS NORMAS, LAS TÉCNICAS, LA
TECNOLOGÍA DISPONIBLE Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.
Duración de la Guía: 20 HORAS
2. PRESENTACION
Otro de los elementos importantes para la conservación de la información, es el lugar o local que se asigne como el
depósito de los documentos, cuando son trasladados de los archivos intermedios y de gestión. De esta manera se
puede garantizar su integridad física, si se tiene en cuenta que algunos documentos permanecerán en la empresa
mientras esta funcione, y que dependiendo de la actividad y su contenido, podrán pasar a formar parte de los
archivos históricos.
Existe un conjunto de factores que constantemente ponen en riesgo la integridad física de nuestros documentos.
Estos son: el factor Climatológico, Contaminación ambiental, Contaminación Biológica, Siniestros, Almacenamiento y
Manejo inadecuado de nuestros documentos, etc. Por ello se sugiere observar las siguientes recomendaciones
respecto a:
a. El Local de los Archivos

b. El Control de los Factores Externos
c. El manejo de los Documentos
d. Las Medidas de Seguridad
e. Los Medios Tecnológicos con los que se puede operar en cuanto al recibo y despacho de los documentos.
Esta semana los temas que se verán en esta Guía de Aprendizaje, nos permiten involucrarnos y ubicarnos en el
proceso organizativo y de conservación de los archivos que son “memoria – patrimonio” de las organizaciones y de
la cual obviamente, son participes los Asistentes Administrativos dentro de sus actividades cotidianas en la empresa
u organización.
3. Estructura Didáctica de las Actividades de Aprendizaje.
GFPI-F-019 V3
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Procedimiento de Desarrollo Curricular
3.1 Actividades de Reflexión Inicial
Argumente de manera individual sobre los siguientes problemas a resolver:
 La Compañía Correa y asociados tiene una trayectoria en el mercado de 25 años, a la fecha no aplica ningún
método de gestión documental por lo cual tiene una cantidad de documentos que han sido generados a lo
largo del tiempo y no sabe qué hacer con ellos. Usted como estudiante de asistencia administrativa que le
puede recomendar para que organice y archive sus documentos de una manera eficiente, garantizando la
conservación y fácil consulta de los mismos. Conteste las siguientes preguntas:
a. ¿Qué haría con los documentos pequeños?
Lo que yo haría con los documentos primero:

- Llevar una secuencia o un Numero Consecutivo que me ayude a saber la fecha exacta de la
entrada del documento.
- Utilizar ficheros de diferentes colores, lo cual me ayudaría a diferenciar cada proyecto,
ubicando de esta manera el más reciente y que me facilite su acceso.
-Utilizaría folder de diferentes colores, esto me ayudaría a identificar los documentos de
manera rápida.
-Realizaría un etiquetado a las carpetas para que se vea mucho más ordenado.
-Verifico cada semana el sistema para asegurarme que todo esté en orden y que el
documento más pequeño no haga falta.
b. ¿Cómo organizaría la información en las carpetas?

Las carpetas son una base fundamental para la organización del archivo de esta manera, nos
agiliza nuestro trabajo.
 Organizaría primero por orden alfabético, de esta manera la información de las

carpetas estaría mejor organizada.
 Si es un archivo donde organizo con nombres cortos y breves, es más sencillo.
 Agruparía por Nombre de los proyectos o directamente por los nombres de los
clientes.
 Alterno mayúsculas con minúsculas para resaltar algunas partes del nombre.
 Utilizo puntos y comas o símbolos numéricos para resaltar o remarcar.
c. ¿Qué mobiliario utilizaría para organizar el archivo?
Para la organización de los archivos existen muchos mobiliarios que nos ayudan para
beneficiar nuestro trabajo en la parte de archivo.
El mobiliario que yo utilizaría seria el Archivador de Carpetas, este es un mobiliario
que nos ayuda a que nuestro trabajo en la parte de archivo sea más sencillo, que nos
ayuda a clasificar gran cantidad de la documentación de una forma más práctica, lo
cual también nos evita que la documentación este expuesta a riesgos como lo son:
Químicos, Físicos, Biológicos y Ergonómicos.
d. ¿Qué sistema de ordenación utilizaría para los diferentes documentos?
El Sistema de Ordenación que yo utilizaría, sería el de Ordinal Cronológico, puesto que este
sistema se basa en la combinación de dos sistemas numéricos: el cuál es el ordinal y el
cronológico, puede aplicarse a series cuyas unidades documentales son numéricas simples y a
la vez cronológicas, lo que nos ayudaría a que nuestro trabajo sea más sencillo, y gracias a
esto se utiliza también en los documentos como los ( Decretos, Acuerdos, Resoluciones),los
cuales se ordenan en primer lugar por el número de la unidad documental y luego por la fecha
de expedición.
e. ¿Si necesita eliminar documentos como lo haría?
Primero lo que haría sería seleccionar los documentos que en este caso se van a eliminar,
siguiendo unos parámetros de evaluación, que nos ayuda a continuar con el proceso de
supresión, se verifica si son documentos de valor primario como valor secundario.
Se realiza una acta de eliminación que muchas entidades lo utilizan con estos formatos se
realizar la eliminación, no es requisito pero muchas empresas lo manejan.
El método más recomendado es el de picado puesto que quemar los documentos conlleva
implicaciones medioambientales y esta prohibido.
f. Como son tantos documentos ¿usted presentaría una propuesta para destinar un lugar para el
depósito de los mismos? Si/no ¿Por qué?
SI, yo presentaría una propuesta a la persona encargada, la cual nos ayudaría a beneficiar
nuestro trabajo en conjunto, la propuesta seria una que llevara todas las normas propuestas
para un buen manejo de archivo, teniendo en cuenta los protocolos necesarios para poder
llevarla a cabo.
g. Que características debe tener este lugar destinado para la conservación y consulta
Las características necesarias para el lugar destinado a la conservación de los documentos,

sería la disposición de un espacio adecuado para poder albergar la documentación
correspondiente e incremento de acuerdos a los parámetros.
Que el espacio donde se encuentra el archivo cuente con las condiciones ambientales
generales solicitadas.
La iluminación del espacio sea la adecuada.
(Tiempo Presencial: 1 hora).

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).
3.3.1 En su carpeta de evidencias organice un archivo que contenga el desarrollo de las siguientes
actividades:
3.3.2 Realice lectura autorregulada del Acuerdo 049 del 2000, por la cual se desarrolla el artículo del capítulo 7
“Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales
destinados a archivos”
 Elabore un flujograma de los procesos que se deben seguir para el diseño y puesta en marcha de la
implementación de un espacio para el correcto almacenamiento y consulta de los documentos.
(Tiempo Presencial 3 horas) (Tiempo Autónomo: 2 horas) (Tiempo Virtual: 1hora)
3.3.3. Realice lectura autorregulada del Acuerdo 07 del 29 de junio del Reglamento General de Archivos.
De acuerdo a la lectura y teniendo en cuenta todo lo visto en las 3 guías anteriores sobre Gestión Documental en
GAES debe diseñar 10 preguntas para el juego “QUIEN QUIERE PRACTICAR UNA BUENA GESTION DOCUMENTAL” el
cual es muy similar al juego “QUIEN QUIERE SER MILLONARIO”, tenga en cuenta las indicaciones de su instructor para
la creación de las mismas ya que se deben integrar con las de sus compañeros.
(Tiempo Presencial: 3 horas) (Tiempo Autónomo: 2 horas) (Tiempo Virtual: 1 hora)
3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.
Con los conocimientos ya adquiridos sobre normalización de procedimientos de archivo y manejo de

documentos por parte de su GAES así como la asesoría de su tutor realice:
3.4.1 En GAES elabore una lista de chequeo para analizar las condiciones locativas y normas de
seguridad de la empresa objeto de estudio.
(Tiempo Presencial: 2 horas) (Tiempo Autónomo: 1Horas) (Tiempo Virtual: 1 Hora)
3.4.2 Elabore una actividad lúdica en Gaes sobre los temas vistos y presente su propuesta sobre las
condiciones y normas de seguridad aplicables para la empresa objeto de estudio.
(Tiempo Presencial: 2 horas) (Tiempo Autónomo: 2 Horas) (Tiempo Virtual: 1 Hora)

7. CONTROL DEL DOCUMENTO
Nombre Cargo Dependencia Fecha
Autor (es) OSCAR MAURICIO BEDOYA INSTRUCTOR C.D.A. Julio de 2017

A. ADMINISTRATIVA
8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)
Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio
Autor (es)

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1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

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Duración de la Guía: 20 HORAS

a. El Local de los Archivos

3. Estructura Didáctica de las Actividades de Aprendizaje.

3.1 Actividades de Reflexión Inicial

Argumente de manera individual sobre los siguientes problemas a resolver:

a. ¿Qué haría con los documentos pequeños?

Lo que yo haría con los documentos primero:

b. ¿Cómo organizaría la información en las carpetas?

 Organizaría primero por orden alfabético, de esta manera la información de las

c. ¿Qué mobiliario utilizaría para organizar el archivo?

d. ¿Qué sistema de ordenación utilizaría para los diferentes documentos?

e. ¿Si necesita eliminar documentos como lo haría?

Las características necesarias para el lugar destinado a la conservación de los documentos,

(Tiempo Presencial: 1 hora).

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

(Tiempo Presencial 3 horas) (Tiempo Autónomo: 2 horas) (Tiempo Virtual: 1hora)

(Tiempo Presencial: 3 horas) (Tiempo Autónomo: 2 horas) (Tiempo Virtual: 1 hora)

3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

Con los conocimientos ya adquiridos sobre normalización de procedimientos de archivo y manejo de

(Tiempo Presencial: 2 horas) (Tiempo Autónomo: 1Horas) (Tiempo Virtual: 1 Hora)

(Tiempo Presencial: 2 horas) (Tiempo Autónomo: 2 Horas) (Tiempo Virtual: 1 Hora)

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) OSCAR MAURICIO BEDOYA INSTRUCTOR C.D.A. Julio de 2017

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

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