Administracion Documental

DESARROLLO DE ACTIVIDAD DE LA GUIA 1.
ACTIVIDIDADES DE REFLEXION INICIAL.
 ¿QUE ES ADMINISTRACION?
es un proceso en donde se planea, se organiza, en dirección hacia el control de los
recursos para lograr un objetivo eficiente de las diferentes funciones de una
empresa.
 ¿CONSIDERA QUE LOS DOCUMENTOS TAMBIEN SE PUEDEN

ADMINISTRAR, POR QUÉ?
Si, la administración de los documentos facilita el proceso de flujo de información dentro
de una empresa, mejora el manejo y acceso a la información que garantiza el
funcionamiento interno de una empresa.
 ¿SABIA USTED QUE LOS ARCHIVOS SON OBJETO DE CLASIFICACION Y

CATEGORIZACION?
Si, por medio de la categorización y clasificación se garantiza la organización de la
información dentro de una empresa, estos pueden ir clasificados por orden
alfabético o numéricos, también se pueden categorizar dependiendo de su
importancia.
 ¿PORQUE CONSIDERA QUE LA PERSONA ENCARGADA DEL ARCHIVO

DEBA TENER UN PERFIL ESPECIFICO Y CUMPLIR CON UNOS REQUISITOS
PARA DESEMPEÑARSE EN EL CARGO DE ARCHIVISTA?
Es importante que se cuente con un perfil especifico para el manejo de archivos ya que de
estos depende en gran parte el funcionamiento de la empresa, el archivista básicamente se
encarga de todo lo concerniente a información de vital importancia para la empresa, por eso
es importante que quienes desarrollan esa labor se encuentren en capacidades propias como
la organización y el control de la información.
ACTIVIDADES DE APROPIACION DEL CONOCIMIENTO (Conceptualización y
teorización), se les da respuesta a los siguientes enunciados
HISTORIA Y EVOLUCION DE LOS ARCHIVOS
los templos y los palacios de las antiguas civilizaciones se utilizaban para depositar los
archivos. En la antigua ciudad de Elba, en Mesopotamia, es donde se tiene constancia de la
existencia de los primeros archivos, allá por el 4000 a. C. Allí se han encontrado grandes
volúmenes de documentos, órdenes de gobierno, sentencias judiciales, cuentas, actos
privados.
Mundo Greco-romano: la Antigua Grecia y el pueblo romano son clave en la historia de
la evolución de la archivística. En Grecia, los depósitos de Gea y Palas Atenas han
archivado importantes documentos como leyes, decretos o actas judiciales. En Roma, era
costumbre conservar los documentos en el Templo de Saturno.
Edad Media: la caída del Imperio Romano supuso la desaparición de la administración que
se había desarrollado durante los siglos pasados, con lo cual, durante este periodo la
concepción del archivo público se perdió. El derecho para crear archivos durante la Edad
Media estaba reservado a los que tenían la autoridad para legislar: emperadores, soberanos
y pontífices. La Edad Media, sin duda, supuso un brutal retroceso en la evolución de la
archivística a nivel administrativo.
Edad Moderna: En la Edad Moderna se da de nuevo un salto en la evolución de la
archivística. A mediados del siglo XVI se establece un nuevo sistema administrativo,
el Estado Moderno. Se reunieron en los Archivos del Estado toda la documentación
generada por la Corona: los documentos que concernían al gobierno y que se habían
mantenido dispersos hasta entonces. Durante esta época, el archivo se convirtió en un
elemento fundamental de la administración y adquirió una función jurídico-política.
Edad contemporánea: La Revolución Francesa repercutió decisivamente sobre la
consideración del archivo. El concepto de Soberanía Nacional con lleva los principios de
responsabilidad, garantía de eficacia y justicia de la actuación de la Administración. Esto
quiere decir que el archivo pasa a ser considerado garantía de los derechos de los
ciudadanos. Además, el fuerte sentimiento de nacionalismo llevó a buscar en su pasado la
identidad nacional y, por ello, se desarrolló la historiografía científica. Como consecuencia,
se concentraron todos los archivos del Antiguo Régimen, tanto privados como públicos, en
un único archivo, el Archivo Nacional.
CONCEPTO DE ACHIVO: Un archivo es un lugar destinado al almacenamiento de
documentos. Es un término general que engloba muchas posibilidades y matices distintos.
El concepto de archivo está directamente relacionado con la historia. De hecho, la
archivística es una disciplina auxiliar de la historia, en cuanto que proporciona modelos y
sistemas de clasificación de datos y documentos destinados a la investigación histórica. Las
bibliotecas son los centros en los que tradicionalmente se han incorporado los archivos, los
cuales pueden tener formatos distintos dependiendo del tipo de documento (archivo
impreso, sonoro, de mapas, etc).
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS:
La importancia de los archivos radica y se centra principalmente en que estos son la

memoria colectiva de una empresa y por tanto es pilar fundamental para su supervivencia y
su buen funcionamiento.
Los archivos son vitales y más que necesarios para las personas, las organizaciones y la
sociedad en general porque sin ellos no tendrían ni pasado ni futuro. Vivirían al día sin
tener conocimiento alguno sobre sus actuaciones o la de los demás. Todo el mundo quiere
conocer su historia y reclama estar informado y documentado, pero no todo el mundo
presta el interés que se merecen los archivos para
CLASES DE ARCHIVO
SEGÚN SU ORGANIZACIÓN SE CLASIFICAN EN:
ARCHIVO CENTRALIZADO: Un archivo es centralizado cuando toda la información de la

empresa se haya reunido en una sola oficina. Esta organización necesaria supone una
centralización del recibo y despacho de la correspondencia.
El archivo central será entonces la dependencia encargada de encausar la tramitación de los
documentos, debe velar por su conservación y de ofrecer un buen servicio de consulta.
ARCHIVO DEZCENTRALIZADO: Se dice que un archivo es descentralizado cuando cada
una de las dependencias es responsable de recibir, despachar, archivar, y conservar la
documentación que a ella le compare, si bien sea producida o recibida.
Para un adecuado funcionamiento de este tipo de organización se requiere una definición
precisa del flujo de la información y, lo que es mas importante, de una perfecta y
permanente común.
SEGÚN SU USO SE CLASIFICAN EN:

1. Archivo permanente. Contiene la información vital y va conformando su historia, se
denomina archivo inactivo, porque su consulta es baja. Además, contiene información que
puede ser útil para la ciencia, la historia o la cultura de un país.
Pueden ser en tres clases:
Archivos constantes: su información permanece prácticamente inamovible utilizándose
principalmente como archivos de consulta.
Archivos de situación o maestros: son colecciones de registros que se refieren a eventos que
afectan a una organización. Los datos pueden constituir una revisión histórica de eventos.
Archivos históricos: se obtienen de los anteriores cuando se dejan fuera de su uso para futuros
estudios estadísticos o consulta.
2. Archivos de movimiento o transacciones: estos son relativamente temporales, ya que
contienen datos sobre las transacciones de las actividades de la empresa.
SEGÚN SU NATURALEZA:
 ARCHIVO PÚBLICO: es todo documento que pertenece a las entidades públicas.

 ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PUBLICO: son aquellos documentos que, por su
valor histórico, investigativo, certificado o cultura son de interés público.
 ARCHIVO PRIVADO: son los documentos que pertenecen a personas naturales o
jurídicas.
SEGÚN SU CICLO VITAL
 Archivo histórico: Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo

central al archivo de conservación permanente.
 Archivo de gestión: Es toda la documentación que se encuentra depositada y está
sujeta a consulta administrativa por toda la organización.
 Archivo central: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por
diferentes archivos de gestión de cada dependencia respectiva; su consulta no es tan
frecuente, pero siguen en la vigencia.
CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS
PRONTITUD: cuando se soliciten los archivos se deben encontrar inmediatamente.
CORDIALIDAD: el funcionario responsable del archivo debe generar buena disposición en el
momento de dar información en la búsqueda y suministro de los documentos.
CUALIDADES DEL ARCHIVISTA:
ORDEN: Hay que disponer metódicamente los elementos y documentos con que se trabaja,
para ejercer sobre ellos un control que permita saber, en cualquier momento, en qué parte
se hallan.
RESPONSABILIDAD: El archivo debe mantenerse al día. Por consiguiente, a esta tarea

se le debe dedicar diariamente el tiempo que sea necesario.
PRONTITUD: Los papeles que se solicitan al archivo deben encontrarse en forma

inmediata.
CORDIALIDAD: El manejo del archivo impone relaciones con otras personas de la

empresa. La persona encargada del archivo debe estar siempre dispuesta al dar
amablemente las informaciones que le soliciten y suministrar los documentos que le pidan.
SIGILO PROFESIONAL: Tanto el archivista como la secretaria u oficinista en general,

deben ser personas altamente reservadas. Pero esta cualidad adquiere especial importancia
para la persona que archiva, pues debe guardar los secretos de la empresa y no divulgar
nunca lo que conoce por medio de los archivos.
CONCENTRACIÓN: Debe ejecutar con toda atención las labores del archivo, para evitar
errores que dificultarían su manejo.
ACHIVISTA COMO PROFESIONAL: es una persona profesionalmente ocupada en la

administración d archivos y/o en el manejo de archivos.
PERFIL OCUPACIONAL: profesional de la información debe planificar, diseñar y

administrar sistemas de información.
PERFIL PROFESIONAL: el archivista debe tener los conocimientos, habilidades

destrezas y valores para planear, analizar, diseñar, evaluar y poner en producción servicios
y sistemas de información.
CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS: el proceso de categorización de los

archivos permite clasificar los archivos resultado de una búsqueda.
Las categorías en FileCAT se definen mediante dos características: nombre y ruta de

destino. El nombre puede ser cualquier cadena de caracteres validos que definan la
categoría con algún significado para el usuario.
ELEMENTOS DE ARCHIVOS
 Muebles y equipos para archivo (archivadores, gabinetes o estanterías)
 Archivo
 Estanterías
 Clasificadores
 Archivador vertical
 Archivador mecánico
 carpetas

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 ¿CONSIDERA QUE LOS DOCUMENTOS TAMBIEN SE PUEDEN

 ¿SABIA USTED QUE LOS ARCHIVOS SON OBJETO DE CLASIFICACION Y

 ¿PORQUE CONSIDERA QUE LA PERSONA ENCARGADA DEL ARCHIVO

La importancia de los archivos radica y se centra principalmente en que estos son la

ARCHIVO CENTRALIZADO: Un archivo es centralizado cuando toda la información de la

SEGÚN SU USO SE CLASIFICAN EN:

 ARCHIVO PÚBLICO: es todo documento que pertenece a las entidades públicas.

 Archivo histórico: Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo

CUALIDADES DEL ARCHIVISTA:

RESPONSABILIDAD: El archivo debe mantenerse al día. Por consiguiente, a esta tarea

PRONTITUD: Los papeles que se solicitan al archivo deben encontrarse en forma

CORDIALIDAD: El manejo del archivo impone relaciones con otras personas de la

SIGILO PROFESIONAL: Tanto el archivista como la secretaria u oficinista en general,

ACHIVISTA COMO PROFESIONAL: es una persona profesionalmente ocupada en la

PERFIL OCUPACIONAL: profesional de la información debe planificar, diseñar y

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