Ensayo El Archivo

EL ARCHIVO
Es muy probable que la historia de los archivos se remonte al origen de la

escritura, suceso que liga al hombre con la comunicación y el surgimiento de
instituciones. El manejo de la información, entonces, tiene su punto de partida
desde el comienzo de la historia de la humanidad. Desde tiempos muy remotos
fue tanta la información que se logró reunir, que es posible que haya dado origen a
la primera agrupación de escritos bien organizados, los que se convirtieron en
instrumento de control de las riquezas y poder, en las civilizaciones posteriores.
Entre las culturas que más aportaron a este surgimiento documental, se

encuentran:
• Los egipcios, ya que estos reflejaban en los templos del clérigo inscripciones
dirigidas a la doctrina. Esto también ocurría en China e India.
• Las civilizaciones de Roma y Grecia dejaban por escrito testamentos y otros
documentos, en vestigios en madera y mármol.
• Los arcadios, sumerios y babilonios tallaban sus escritos en pieles, en madera y
mármol con implementos metálicos, y en tablillas de arcilla blanda para dejar
escrituras con instrumentos en forma de cuña.
A partir de dichas culturas se da inicio a la evolución del archivo. Se tiene registro

en los siglos XII y XIII de los primeros indicios de documentación con carácter
financiero. Hacia el siglo XIV se encuentran archivos bien estructurados y
cumpliendo con algunos de los requerimientos que rigen en la actualidad, como
por ejemplo su seguridad. Como muestra de ello, se puede referenciar al archivo
de la corona Real, el cual acude a otra clase de soportes documentales como
planos, mapas y otros hallazgos importantes cronológicamente hablando.
Hacia el siglo XV y XVI se identifica a España, en cabeza de Carlos I, como centro

pionero de los archivos. Hacia los siglos XVII y XVIII se inicia una investigación
más detallada acerca de los archivos, en cuanto a su importancia y a la
diferenciación de su carácter general y administrativo. Pero es realmente en el
siglo XIX, al inicio de la revolución francesa, cuando se toma conciencia de la
funcionalidad de los archivos y la importancia de concentrar documentos en
archivos nacionales, así como, la necesidad de estudiar como archivista. Este
reconocimiento es otorgado por Napoleón, quien pretendió unificar los archivos de
los países europeos en París.
Actualmente, en los países más desarrollados el interés por la investigación se

apoya en los archivos existentes y de acuerdo con el área objeto de estudio, dado
que, ya no se poseen sólo documentos textuales, sino, otra clase de soportes
documentales. Es así como se incorpora tecnología que regula, a nivel general, el
manejo archivístico.
El archivo es un conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona natural o entidad
pública o privada, en el transcurso de su gestión.
Son importantes para las entidades, porque los documentos que los conforman
son imprescindibles para la toma de decisiones, debido a que la información
contenida sirve de testimonio para los trámites que pueda requerir la empresa.
Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las

etapas es decir, archivo de gestión, central o histórico.
Según la Organización
• Archivo centralizado: cuando una sola dependencia controla toda la
documentación de la organización.
• Archivo descentralizado: aquel que lleva cada una de las dependencias de la
organización. Es decir, es independiente de todo proceso archivístico.
• Archivo descentralizado con control descentralizado: este depósito de
información lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada
oficina.
• Archivo descentralizado con control centralizado: este depósito de archivo se
maneja de acuerdo con las necesidades de cada dependencia con archivo
descentralizado, pero que a su vez se controla desde el archivo central.
Según su Uso
• Archivo activo: compuesto por documentos del año actual o años anteriores, que
se encuentren en proceso de tramitación, como: historias laborales, resoluciones,
contratos y demás documentos que se encuentren en el proceso de consulta. Por
tanto, es el que satisface las necesidades de conservación y consulta permanente.
• Archivo semiactivo: son los documentos que varían en su periodo de
conservación y su consulta es menor.
• Archivo inactivo: son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo
de conservación, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales
o históricas.
Según su Naturaleza:
• Archivo público: es todo documento que pertenece a las entidades del Estado.
• Archivo privado de interés público: son aquellos documentos que por su valor
histórico, investigativo, científico o cultural son de interés público.
• Archivo privado: son los documentos que pertenecen a personas naturales o
jurídicas
Según su Ciclo Vital

• Archivo de gestión: corresponde a la documentación que se encuentra
depositada y está sujeta a consulta administrativa por toda la organización.
• Archivo central: es la agrupación de documentos que han sido transferidos por
diferentes archivos de gestión de cada dependencia; su consulta no es tan
frecuente, pero siguen en vigencia.
• Archivo histórico: aquellos documentos que se transfieren desde el archivo
central al archivo de conservación permanente.
Las cualidades de los archivos tienen que ver propiamente con las ventajas que
este sistema presta a la organización, de manera que su correcta implementación
adiciona elementos de competitividad al contar con herramientas sustentables de
la información generada, patrimonio invaluable de conocimiento institucional.
Económicos Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las

búsquedas de documentación.
Simples Identifica el contenido de la información de manera sencilla.
Funcionales Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de
manera eficiente.
Exactos La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar
equivocaciones.
Técnicos Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para
no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.
Bibliografía
ARCHIVO GENEREAL DE LA NACIÓN - COLOMBIA. (30 de Octubre de 2001).

ACUERDO 060 - PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS
COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y LAS
PRIVADS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS. Recuperado el 28 de
Septiembre de 2016.
DocSlide. (s.f.). La Administración: El Origen de la Administración. Las

Organizaciones. Recuperado el 28 de Septiembre de 2016.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. (2016). Banco Terminológico. Recuperado

el 12 de Octubre de 2016.
Jefferson Alexander León Perdomo

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