MEMORÁNDUN DE PLANIFICACIÓN

REFINERÍA LA PAMPILLA S.A.A.

AUDITORIA DE ESTADOS FINANCIEROS
Periodo del 01 de enero al 31 de diciembre del 2019

Perú, Julio de 2019

 MEMORÁNDUN DE PLANTEAMIENTO
AUDITORIA FINANCIERA A LA ENTIDAD REFINERÍA LA PAMPILLA S.A.A.
AÑO TERMINADO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2019
1. ANTECEDENTES

Las operaciones financieras de la entidad Refinería La Pampilla en el período a auditar, han

sido examinadas por la Unidad de Auditoria Externa.

2. OBJETIVO DE LA AUDITORIA

Emitir un dictamen de auditoria sobre los Estados Financieros e Información

Complementaria relativos a la entidad Refinería La Pampilla por el año 2019, de acuerdo a
las Normas Internacionales de Auditoria-Nías.

3. ALCANCE

Se evaluará el periodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2019.

4. CONOCIMIENTO DEL NEGOCIO

a. Factores económicos generales

Se discutió con Gerencia de la Entidad, respecto a la actividad económica confirmando

que, derivado de las políticas de Gobierno, están experimentando un crecimiento que
estaba dentro de los planes y metas fijadas que se encuentran establecidos.
La entidad cuenta con credibilidad dentro del sistema financiero para obtener
financiamiento y tasas de interés preferenciales. En el año 2019 no ha existido inflación y
reevaluación de la moneda que hubiere provocado problemas financieros.
En cuanto a las políticas gubernamentales en materia monetaria, fiscal, restricciones de
comercio, se han establecido reglas claras que han de invertir con seguridad y confianza.

b. Condiciones potenciales que afectan al negocio de la entidad.

 El mercado y la competencia
 Actividad cíclica o por temporada.
 Cambios en la tecnología del producto.
 Riesgo del Negocio (por ejemplo, alta tecnología, facilidad de entrada por la
competencia).
 Operaciones en reducción o en expansión.
 Condiciones adversas (por ejemplo, demanda de la baja, capacidad en exceso,
seria competencia de precios).
 Índices clave y estadísticas de operación.
  Prácticas y problemas de contabilidad específicos.
 Marco de referencia regulador.
 Suministro y costo de energía.
 Prácticas especificas o únicas (por ejemplo, relativas a contratos de trabajo,
métodos financieros, métodos de contabilidad).
 Cambios constantes de precios en los combustibles.

c. La entidad
1. Administración y propiedad – características importantes.

Estructura corporativa – privada.

- Dueños beneficiarios

Refinería La Pampilla, fue creada como sociedad anónima abierta en el año 1994 por 4
empresarios peruanos, siendo sus socios y beneficiarios directos en la distribución de
utilidades y activos propiedad de la entidad.
Tiene autonomía económica, financiera y administrativa y se rige por el Código de
Comercio, su estatuto social y las normas legales de carácter específico que establece el
Gobierno de Perú, para la actividad empresarial.

- Estructura del capital

El aporte de las 4 personas se dio inicialmente por un monto igual de USD $5,500,000.00
que aporto cada socio y que están respaldados en acciones.

- Estructura Organizacional

La entidad cuenta con la siguiente estructura orgánica:

-Directorio
-Gerente Refino
-Gerente de Abastecimiento y Distribución
-Gerente General RECOSAC
-Finanzas
-SMA
-Comunicación y Relaciones
-Servicios Jurídicos
-Seguridad Corporativa
-Planificación, Control y Medios
-Personas y Organización
-Sistemas de Información
 DIRECTORIO

Jaime Fernández-Cuesta
Director Ejecutivo

Luis Vásquez Orlando Carbo

Luis Felipe Llamas
Gerente de Abastecimiento y Gerente General -
Gerente Refino
Distribución RECOSAC

Dante Blotte
Finanzas

Luis De la Torre
SMA

José Luis Ibarra

Comunicación y Relaciones
Externas
Gianna Macchiavello
Servicios Jurídicos

Juan Antonio Martín

Seguridad Corporativa

Lorenzo Palazzetti
Planificación, Control y
Medios

Ricardo Peña
Personas y Organización

Maritza Zavala
Sistemas de Información
- Objetivo y políticas de la administración

Garantizar la identificación con las metas, planes, programas específicos implantados, el

crecimiento y continuidad, manteniendo a su vez altos estándares en seguridad, salud y
protección del medioambiente para lograr una alta eficiencia operativa, mejorar la calidad
de los productos y servicios y satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes.
Siendo estos del conocimiento de todos los niveles estructurales de la entidad.
Como principales políticas establecidas para alcanzar sus objetivos, se han determinado
las siguientes:
a. Brindar calidad de los productos que se venden a los clientes, asegurándose que
cumplan con estándares de calidad.
b. Mejorar la atención a los clientes y presentación de los bienes.
c. Eficientar los procesos de controles internos implementados en la entidad, teniendo
en cuenta que debe contarse con las herramientas tecnológicas modernas y
adecuadas.

- Fuentes de Financiamiento
Con Banco Central del Perú se obtuvo el préstamo No.163-598 por un monto de USD
5,500,000.00 con vencimiento 31 de diciembre del año 2019 con un interés anual del 15%
anual y forma de pago mensual.

- Consejo de Directores

Jaime Férnandez-Cuesta Luca de Presidente

Tena Vice – Presidente
Luis Felipe Llamas Gómez Director
José Luis Iturriaga Gamonet Director
José Luis Ibarra Bellido Director
Susana Meseguer Calas Director
José Antonio Andrade Cereghino Director
Gianna Macchiavelo Casabonne Director
Elmer Cuba Bustinza Director
Elena Conterno Martinelli Director
Sergio Gomez Redondo

Los empresarios propietarios de la entidad tienen reputación y experiencia en el negocio

de refinación, almacenamiento, comercialización, transporte y distribución de todo tipo de
hidrocarburos, tales como el petróleo y sus derivados por más de 6 años. La
independencia y control sobre la administración de operaciones se delegó en la Gerencia
General, teniendo la junta de accionistas un conocimiento profundo de la entidad. La junta
realiza reuniones con una frecuencia semanal. Tienen asesor externo por medio de bufete
de abogados.

- Administración de operaciones
 La Gerencia General tiene conocimiento profundo de la actividad del negocio, por
experiencia en otras entidades de reconocido prestigio por más de 10 años de estar
ocupando dicha posición. Ha existido rotación de empleados en puestos menores. La
Gerencia General es un puesto clave, sin embargo, se estableció que no tiene código de
ética. El personal del departamento de contabilidad depende directamente de la Gerencia,
elaborando y remitiendo informes mensuales sobre los registros contables a Gerencia y
con copia a la Junta de Accionistas. La Gerencia elabora presupuestos de ingresos y gastos,
que son aprobados por la Junta de Accionistas previo análisis y discusión. Los sistemas de
información de la administración están establecidos en un manual de funciones donde se
definen las responsabilidades de la Gerencia General y unidades operativas como
Contabilidad, Presupuesto y Tesorería, etc., estableciéndose que cuentan con personal
suficiente y la distribución de funciones es adecuada. La entidad genera un promedio
mensual de más de 100 operaciones financieras, cuya documentación se encuentra en el
archivo de contabilidad. El sistema de información provee datos en informes que elabora
la gerencia como lo son ventas, compras, análisis de inventarios, cuentas por cobrar,
impuestos, presupuestos ejecutados. La entidad cuenta con un sistema de cómputo
denominado STA, Sistema Tecnológico Avanzado, que se encuentra interfasado en todas
las unidades y puntos de venta con módulos específicos, y que generan la información que
se procesa. Se tiene como control hacer back – up de manera diaria.

- Función de auditoria interna

Actualmente la entidad tiene un Departamento de Auditoria Interna con dependencia

directa de la Junta de Accionistas. El departamento cuenta con 3 directores internos y un
jefe de Auditoria Interna. Emite informe mensual de auditoria conforme su plan de
auditoría. Da seguimiento a recomendaciones de informes de auditoría anteriores,
dejando plazos establecidos para su cumplimiento.

- El negocio de la entidad

Productos, mercados, proveedores, gastos, operaciones

La naturaleza del negocio se basa en la refinación, almacenamiento, comercialización,

transporte y distribución de todo tipo de hidrocarburos, tales como el petróleo en el
mercado nacional e internacional. Sus principales productos para la venta son:
-Diese/Kerosenes
-Gasolina
-GLP
-Residuales
-Gasóleo de vacíos

Locación de instalaciones de oficinas y bodegas:

 a. Oficina Central: desarrolla labores administrativas y financieras, comercialización y
alta dirección.

- Empleados
Actualmente la entidad cuenta con 686 empleados que se encuentran dispersos en todas
las unidades de la entidad. El nivel salarial es competente con el mercado nacional, con el
objetivo de contar con empleados de experiencia en cada función.
- Clientes, productos o servicios y mercados
Principales Clientes:
Sus productos son vendidos a nivel nacional e internacional, siendo sus clientes
principales:
Clientes
- Puma Energy Perú S.A.C
-Non Oil
En el mercado nacional existen 9 competidores que tienen productos y servicios de calidad
con los que vende la entidad, sin embargo, tiene una política de precios más competitiva
que las otras entidades. Su nivel de reputación de productos, garantía, precio y entrega
inmediata, contribuyen a mantener un nivel de calidad para el cliente.
- Proveedores importantes de bienes y servicios.
Los proveedores principales que apoyan el proceso del negocio de la entidad son:
- GRAÑA Y MONTERO PETROLERA S.A
- REPSOL TRADING PERU S.A.C.
- FRONTERA ENERGY DEL PERÚ S.A.
- Información Financiera
La Gerencia General emite mensualmente un informe financiero y otro de operaciones
para ser discutidos con la junta de accionistas. Dichos informes son detallados en análisis
donde se consignan montos, justificaciones de compras, tendencias de ventas, niveles de
inventarios y satisfacción de clientes. Para cumplir con sus actividades administrativas-
financieras, la entidad Refinería La Pampilla, contó con los siguientes recursos financieros
en el periodo de análisis:

AÑO EN MILES DE DÓLARES INGRESOS

2019 4,000,000.00

- Influencias externas que afectan a la administración

Influyen externamente en la entidad, cambios en leyes específicas como el Código
Tributario, competencia de entidades del exterior y paros laborales en el país.
- Comprensión de los sistemas de contabilidad y de control interno
Las políticas contables adoptadas por la entidad y los cambios en esas políticas están
basadas en las Normas Internacionales de Contabilidad, que están en el Manual de
Contabilidad aprobado por la Junta de Accionistas. El departamento de Contabilidad
cuenta con 5 personas, entre ellos una contadora general, tres auxiliares y una secretaria.
El sistema de contabilidad es computarizado, llevándose los siguientes libros: mayor
 general, diario general, inventarios, balances, caja y bancos, registro de compras, ventas y
registros auxiliares.
Emite los estados financieros siguientes:
-Balance General
-Estado de Resultados
-Estado de Flujo de Efectivo
-Notas a los Estados Financieros
- Legislación
Las normas legales aplicables a la entidad Refinería La Pampilla, son las siguientes:
-Código de comercio
-Ley del Impuesto a la Renta
-Ley General a las Ventas
-Otras leyes Aplicables

5. FUNCIONES PRINCIPALES

Nombres y Apellidos Cargos

Jaime Fernández-Cuesta Luca de Presidente de Directorio
Tena Gerente General
Orlando Carbo Gerente de Comercialización
Joaquín Miranda Vera Gerente de Sistemas
Violeta Sánchez Valencia Contador General
Jean Pierre Rodríguez Jiménez Jefe de Auditoria Interna
Pablo Mendoza Álvarez

6. PUNTOS DE INTERÉS PARA LA AUDITORÍA

En el relevantamiento preliminar efectuado, se ha observado los siguientes aspectos que

deben considerarse al enfocar nuestras pruebas de auditoría:
a. Saldos de cuentas por cobrar comerciales que datan de hace varios años.
b. Saldos de cuentas por pagar desde el año 2019.

7. ESTADO ACTUAL DE INFORMES DE AUDITORIA INTERNA

a. En el informe de Auditoría Interna No. 344-569 en la cuenta de caja y bancos, se
determinó un faltante de caja por valor USD 8,500.00 al 13 de julio de 2019 que a la
fecha actual 14 de enero de 2020 no ha sido recuperado.
b. Del seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones emitidas en los informes de
auditoría interna se determinó que no se cumplieron los siguientes:
Diferencias entre registros contables y auxiliares aun no desvanecidas y documentadas
por valor de USD 10,000.00.
-Diferencias resultantes entre saldos auxiliares y existencias físicas aún no investigadas en
inventarios.
 -Saldos de años anteriores no recuperados en caja y bancos y cuentas por cobrar.

8. IDENTIFICACION DE LAS AREAS IMPORTANTES A SER EXAMINADAS

Caja y Bancos
-Ingresos: La entidad recibe ingresos por concepto de refinación de hidrocarburos y
comercialización de combustibles y derivados a través de terminales y estaciones de
servicio.
-Egresos: La entidad emite aproximadamente 500 cheques para diferentes gastos y
adquisiciones de activos.
-Conciliación Bancaria: El departamento de contabilidad elabora conciliaciones de los
bancos que se tienen registrados en los libros contables autorizados.
-Arqueo de Caja: El departamento de Auditoria Interna en sus intervenciones práctica
arqueos sorpresivos a los responsables de recibir efectivo y cheques por las ventas
realizadas.
-Cuentas por Cobrar: Existen saldos antiguos que se arrastran en los registros contables y
que corresponden a empleados, funcionarios y clientes.

Inventarios
-Inventarios Físicos: Los encargos de almacenes y auditoría externa establecen mediante
sus procedimientos, realizar inventarios físicos al finalizar el periodo.
-Precios: La refinación de hidrocarburos y comercialización de combustibles y derivados se
realizan con diferentes proveedores, mediante las cotizaciones correspondientes para
establecer calidad, cantidad, precio.

Propiedad, Planta y Equipo

-Alzas: Se adquieren activos fijos con autorización de la junta de accionistas.
-Bajas: Las bajas se dan con autorización de la Gerencia, previa revisión de contabilidad y
auditoría interna, informando a la Junta de Accionistas.
-Cuentas por Pagar: Los saldos se arrastran de años anteriores en ciertos proveedores.

9. MATRIZ DE EVALUACIÓN DE RIESGOS DE AUDITORÍA

En el anexo No. 3 se identifican las áreas críticas y significativas resultantes de la

evaluación de riesgo de la auditoría y procedimientos básicos que serán aplicados.

10. IDENTIFICACIÓN DE ÁREAS CRÍTICAS Y SIGNIFICATIVAS

Las áreas críticas y significativas se determinan de acuerdo a la evaluación efectuada la
revisión analítica, materialidad a los estados financieros o áreas de mayor riesgo y el
criterio profesional del auditor. En anexos Nos. 1 y 2 se presenta materialidad de las
cuentas registradas en los estados financieros, estableciéndose las más significativas,
tomando en
cuenta la evaluación preliminar y los informes de auditoría externa.
 Áreas Críticas Riesgo
Caja y Bancos Moderado
Cuentas por cobrar Alto
Inventarios Moderado
Propiedad, Planta Y Equipo Moderado
Cuentas por Pagar Alto

11. DETERMINACIÓN DE LA MUESTRA

Basado en las cuentas significativas se tomarán muestras para las pruebas de

cumplimiento y sustantivas.

12. RECURSOS HUMANOS Y DISTRIBUCIÓN DEL TIEMPO

Para la realización del examen se requiere de 45 días hábiles laborables y contar con la
participación de un coordinador, un supervisor y dos auditores de acuerdo a la siguiente
distribución:

Presupuesto de Tiempo

El presupuesto de tiempo, distribución de actividades y responsables establecidos para el

desarrollo de los trabajos es el siguiente:

RESPONSABLE ACTIVIDADES TIEMPO

HORAS
Supervisor Planificación y programación 15
Supervisión y revisión de PT 9
Informe 5
Memorándum de Antecedentes 1
30
Coordinador Planificación y Programación 15
Análisis Estados Financieros 8
Comentarios, conclusiones y recomendaciones 17
Comunicación parcial de Resultados 6
Elaboración informe final 5
Elaboración memorando de planificación 2
53
Auditor Planificación, programación y pruebas de análisis: 5
- Caja y Bancos 24
- Cuentas por cobrar 24
- Inversiones 8
- Inventario 20
- Activos fijos 12
- Gastos pagados por Anticipo 8
- Cuentas por Pagar 8
 - Préstamos 8
- Patrimonio 8
- Nóminas 8
- Pruebas Globales 8
- Borrador de Hallazgos y Recomendaciones 8
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13. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

El resultado final de la auditoria corresponde al 01 de enero al 31 de diciembre de 2019 y

se remitirán los informes siguientes:
Informe de auditoría sobre los estados financieros
- Dictamen de auditoría
- Balance General
- Estado de Resultados
- Estado de Flujo de Efectivo
- Notas a los Estados Financieros
- Hallazgos y Recomendaciones de auditoría
- Nombres y puestos de funcionarios responsables

Melany Rosario Velásquez Condori

Elaborado por: -------------------------------------------------------------
Auditor

Eulogio Roberto Chambi Medina

Revisado por: --------------------------------------------------------------
Supervisor de Auditoria

Eulogio Roberto Chambi Medina

Aprobó: --------------------------------------------------------------
Coordinador