CORRESPONDENCIA Word 2010

CORRESPONDENCIA
En este artículo vamos a tratar la función "Combinar correspondencia" del

menú HERRAMIENTAS, opción (combinar) CORRESPONDENCIA.
Uno de los sistemas de marketing directo más eficiente rápido y barato es el
llamado "mailing", que consiste en enviar información publicitaria por correo a
potenciales clientes o consumidores cuyos datos se han obtenido de alguna base
de datos de clientes. Combinar correspondencia no tiene que ser necesariamente
una variedad de marketing directo, pero igual que el "mailing" utiliza una base de
datos (origen de datos) para generar de manera eficiente, rápida y barata
numerosas cartas. La generación automática de cartas puede realizarse con
distintas aplicaciones como procesadores de texto, bases de datos, hojas de
cálculo o aplicaciones diseñadas específicamente para este fin. Términos como
"cartas personalizadas", "mailmerge", "fusión de documentos", "mailing"
"combinación de cartas", etc., son utilizados para referirse a este proceso...
¿En qué consiste COMBINAR CORRESPONDENCIA?
Un documento normal de Word (una carta) se convierte en una especie de
plantilla o modelo que se enlaza internamente con un origen de datos de donde se
obtienen los datos que se van a incorporar a la carta. El resultado es otro
documento que contiene los datos del origen de datos diseñados según las
definiciones de la plantilla. Así que, en el proceso observamos tres elementos: 1.
El documento de Word que actúa como plantilla. Se le llama documento PRINCIPAL.
2. Los datos que se van a utilizar en la plantilla. Se le llama ORIGEN DE DATOS. 3. El
nuevo documento que se obtiene cuando se realiza la combinación. Se llama
resultado o COMBINACION. La imagen siguiente representa un esquema del
proceso...
EL DOCUMENTO PRINCIPAL
El documento Principal define la apariencia que tendrá el documento
combinado. Tenemos elementos fijos, que aparecen literalmente en todas las
cartas, como por ejemplo "En breve le enviaremos a" (ver la imagen siguiente).
Estos elementos se insertan normalmente como en cualquier documento de Word.
Pueden ser texto, tablas, gráficos, etc. Los elementos variables («NOMBRE»...)
son los datos que cambian en cada carta del documento combinado (ven rojo...)
1
No se pueden escribir literalmente. Hay que insertarlos desde
una lista de campos de combinación (imagen siguiente). Esta lista
no será accesible hasta que Word haya enlazado correctamente el
documento principal con un origen de datos válido.
PRIMERO: para que un documento normal se convierta en principal es enlazarlo a

un origen de datos. Para eso utilizamos Barra herramientas > Correspondencia.
Antes de enlazar, la barra "Correspondencia" presenta todos sus botones

desactivados (ver imagen superior) menos los primeros. El primero permite definir
varios tipos de documento principal (cartas, sobres, etiquetas...) que no van a ser
tratados en este artículo. El siguiente: Iniciar combinación de correspondencia
define directamente el tipo de documento principal cartas / Mensajes de correo
elect. / Sobres / … y crea un enlace a un origen de datos válido (ver imagen sgte).
EL ORIGEN DE DATOS
SEGUNDO: Hacer enlace al origen de datos, opción Seleccionar destinatarios,
desplegándose una ventana con tres opciones como se muestra a continuación:
Si hay una lista de datos de origen (por ej. un archivo en Word o Excel en
forma de tabla, sin título solo encabezado), debe seleccionarse la opción Usar
lista existente…, que despliega la ventana Seleccionar archivos de origen de
datos. Que permite seleccionar el archivo ORIGEN_DATOS_WORD, al pulsar
Abrir y no ocurre ningún mensaje de error, significa que se ha operado el enlace.
2
Podemos elegir diversos orígenes de datos: Puede ser otro documento de
Word con datos estructurados, por ejemplo una tabla. Una hoja de Excel de un
libro .xls; en este caso la hoja debe tener una lista en columnas (ver imagen
siguiente) sin celdas sueltas ocupadas fuera de la lista, puesto que Word
combinará con esas filas y producirá datos erróneos. Una tabla de Access, un
archivo estructurado de texto, una lista de direcciones de Office, orígenes OBDC,
páginas web, libreta de direcciones de correo de Outlook, una consulta,
aplicaiones como Work, Paradox, Lotus, DBase...
En cualquier caso el origen de datos debe ser conocido y coherente con el

documento principal...
TERCERO: Digitado el documento principal e identificado los elementos variables
como campos de combinación se procede a insertarlos, para ello seleccionamos
Insertar campo combinado, .que permite desplegar una ventana con la lista de
campos de la lista o datos origen y de la cual podemos seleccionar el campo que
queremos insertar en el documento principal, como indica la imagen siguiente...
EL DOCUMENTO COMBINADO
CUARTO: Concluida la inserción de todos los campos en el documento principal
viene la combinación de la correspondencia. La combinación es sumamente
sencilla. Simplemente pulsamos el botón Vista previa de resultados que
reemplaza los campos de combinación del documento principal con datos reales
de la lista de destinatarios seleccionada (ver imagen inferior).
3
Finalmente, la opción Finalizar y combinar (ver imagen sgte.), permite
culminar la combinación de correspondencia. Pudiendo crear documentos
separados para cada copia y enviarlos directamente a la impresora o por correo
electrónico. Es decir, podemos combinar en un documento nuevo o directamente
al imprimir. Si combinamos en un documento nuevo, este sólo sirve para ser
impreso, puesto que cualquier edición supone cambiar todas las cartas
generadas.
La combinación será un documento en el que existen tantas páginas como

registros o filas tiene el origen de datos...
RESUMEN PASO A PASO: 1. ENTRAR EN WORD: del modo habitual.

2. opción CORRESPONDENCIA: Ver > Barras d herramientas > Correspondencia.
3. INICIAR COMBINACIÓN: pulsar botón: Iniciar combinación de correspondencia.
4. ABRIR ORIGEN DE DATOS: pulsar botón Seleccionar destinatarios, y luego una
opción de las 3 y elegimos el origen, Word, Excel... Si se va a Usar lista existente,
se selecciona el archivo origen de datos correspondiente.
5. ELEMENTOS FIJOS: escribimos la carta de la forma habitual con tipos de letra,
párrafos...
6. ELEMENTOS VARIABLES: cuando queramos insertar un campo pulsamos el
botón Insertar campo combinado.
7. COMPLETAR LA CARTA: repetimos los pasos 5 y 6 hasta completar la carta...
8. GUARDAR: guardar el principal para uso posterior...
9. COMBINAR: Se usa botón Vista previa de resultados para combinar… o
Finalizar y combinar, para luego guardar y/o imprimir.
10. RECTIFICAR: si el resultado no es el correcto descartamos el combinado y
rectificamos el principal...
Ojo: el documento principal y el origen de datos usados en el ejemplo debe guardarse
en la misma carpeta.
Info obtenida de: http://www.aulapc.es/ofimatica_word_correspondencia.html

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PRIMERO: para que un documento normal se convierta en principal es enlazarlo a

Antes de enlazar, la barra "Correspondencia" presenta todos sus botones

En cualquier caso el origen de datos debe ser conocido y coherente con el

La combinación será un documento en el que existen tantas páginas como

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