El secretario de hoy en una escuela bien pensada

Gil/ Tringaniello

Introducción

La figura del secretario adquiere relevante dimensión en la relación establecida entre

su hacer y la acción pedagógica institucional, como valioso aporte en la empresa de
recuperación de la función social de la escuela.

El repensar la escuela nos lleva a proponer un secretario que redefina su rol y descubra
su potencial como factor contribuyente al hacer pedagógico institucional. Pensamos en él
como productor en su relación con la información y la comunicación; operativo en el hacer;
con poder de decisión desde la concepción de participación real; convencido de su función de
servicio, apropiado de aquellos saberes, habilidades y aptitudes que acrediten su competencia
para el ejercicio de su función.

En el libro hay reflexiones teóricas que enmarcan su práctica y reveen algunas

cuestiones que en el ejercicio se desdibujaron.

Capítulo 1:

La escuela como organización bien pensada: un desafío de hoy

Una escuela bien pensada es aquella que diseña su futuro con la visión de una
transformación profunda. Una escuela que buscan alternativas que posibiliten al sujeto ser
capaz de optimizar el desarrollo de sus capacidades que le permitan el dominio de
competencias básicas para su inserción sociocultural.

Los actores de la institución en una escuela bien pensada deben compartir el PENSAR,
EL SENTIR Y EL HACER de cada uno hasta configurar un PENSAR, UN SENTIR Y UN HACER
compartido por toda la institución/organización. Esto dará coherencia a las practicas que allí se
realicen,

La escuela opera dentro de un orden institucional y con un conjunto de normas

establecidas que formalizan su funcionamiento. Al mismo tiempo debe resolver situaciones no
contempladas por las reglas establecidas.

El desafío hoy es la eliminación entre la brecha originadas entre los avances

permanentes de la sociedad y el modelo estático de la escuela. Brecha que se fue acentuando
ante la diversidad y complejidad de las demandas que la escuela no pudo resolver desde sus
formas organizativas.

En una organización bien pensada importa el norte orientador y el trayecto hacia él.
Implica establecer acuerdos básicos consensuados donde cobra significación la participación
desde los distintos actores desde su rol asignados desarrollando actitudes responsables,
comprometidas, autónomas y profesionales.
Capítulo 2:

La administración y la organización administrativa, aspectos fundamentales para la

organización escolar.

En la escuela bien pensada está la mirada puesta en tres cuestiones:

 El establecimiento de metas y objetivos consensuados

 El trabajo cooperativo de sus integrantes
 La optimización en el aprovechamiento de recursos.

La organización administrativa sería el conjunto de normas que regulan las atribuciones,

la composición y el funcionamiento de un aparato administrativo.

Sus principios fundamentales son:

Coordinación: ordena la disposición de esfuerzos de los integrantes para el logro de objetivos

Gradación o jerarquía: ordenamiento de los grados jerárquicos

Funcionalismo: diferenciación de las tareas como consecuencia del ejercicio de las diversas
funciones.

Una buena organización contribuye a lograr los objetivos, maximizando el rendimiento de

los recursos, economizando tiempos y con un personal informado y reconfortado ante el
reconocimiento del producto individual y grupal.

El director y el secretario son los hacedores de la organización y de la actividad

administrativa. El secretario juega un papel relevante por su posición en la estructura de la
unidad educativa y las atribuciones conferidas desde las normativas legales. El secretario es
hacedor de la actividad administrativa y se pretende revalorizarlo marcando la amplitud de su
campo de acción, exaltando, promoviendo y jerarquizando la función que le compete.

Pensamos un secretario que:

 Participe en la organización institucional

 Coordine el trabajo con otros
 Participe en la elaboración y control de proyecto educativo institucional
 Participe y promueva programas que contribuyan a la ejecución del PEI
 Dé cuenta de los recursos existentes: humanos, materiales, financieros y gestione la
provisión de aquellos que puedan ser necesarios.
 Mejore el uso de recursos y procedimientos administrativos
 Orientar mecanismos para mejorar la coordinación
 Analice interprete y difunda la información a suministrar
 Asegurar los canales de información entre todos los sectores y actores
 Instrumente alternativas administrativas superadoras
 Tome decisiones en el marco de su competencia y en el ejercicio legítimo de la
autoridad delegada.
 Luego de realizar un diagnóstico se deberá elaborar alternativas de superación de aspectos
mejorables que el secretario convertirá en aporte para la elaboración del proyecto educativo
institucional como promotor de la transformación.

Capítulo 3:

Actos y procedimientos administrativos como garantía de legitimidad

El secretario como funcionario público tiene un deber de lealtad hacia la ley. Para ello
debe contar con el sustento científico y técnico suficiente que lo fortalezca, que le permita
examinar con independencia y responsabilidad su propio hacer cotidiano.

Los hechos son sucesos que ocurren en un tiempo y espacio y que al producirse provocan
un cambio en lo existente. Aquellos hechos producidos por el hombre y que emanan de un
órgano administrativo son considerados hechos administrativos. Ej: inscripción de un alumno,
la demolición de un aula por peligro de derrumbe, la toma de posesión del cargo de un
docente, la apertura de un comedor escolar.

La validez del acto administrativo estará dada por la LEGITIMIDAD y MÉRITO de sus
elementos. Será legítimo si está encuadrado en la normativa legal y será meritorio si es
oportuno y conveniente.

Si tenemos en cuenta que las actuaciones administrativas tienen que ver en muchos casos
con los derechos y garantías del personal (y de los estudiantes y sus familias) el conocimiento
de las normas colocara al secretario en un lugar de privilegio como referente institucional y
fuente de saber en el área administrativa.

Capítulo 4:

Normas jurídicas como garantía de derecho

La norma jurídica es un acto de voluntad, que expresa un deber ser, que infiere
OBLIGACIONES y otorga DERECHOS. La norma jurídica es válida si fue creada según reglas
prefijadas y con un procedimiento determinado.

La Legislación Escolar es el conjunto de normas jurídicas que regulan la enseñanza de un

Estado. Se basa en tres fuentes fundamentales:

La constitución Nacional y la Constitución provincial: establecen el derecho de enseñar y de

aprender para todos los habitantes

Las leyes Nacionales y Provinciales de Educación: establecen los principios, objetivos de la

educación, normas referentes a la organización y unidad del Sistema de Educación.

Ley 10.579 Estatuto del Docente de la provincia de BsAs: deberes y derechos del personal
docente entre otras normativas.

Los Reglamentos: Reglamento General para las Escuelas Públicas de la Provincia de Bs As

establece los fines, contenidos y principios de la educación, la clasificación de las escuelas, la
organización escolar, calificaciones y promociones, acreditaciones, boletines, entre otros.
 En una escuela bien pensada los principios de legalidad deben acompañar a todos los actos.
El secretario deberá estar seguro en el manejo de la normativa legal, su influencia expandirá
certeza, disminuirá dudas, disipa la desconfianza.

Capítulo 5:

Comunicación e información. Una alianza vital en la organización

Una comunicación con canales concurridos de información contribuirá a la comprensión

de la realidad, a la cohesión del cuerpo docente, al esclarecimiento del conflicto, al ajuste
paulatino del proyecto individual con el proyecto institucional.

El secretario por la naturaleza de su función, por las características de su tarea, por sus
posibilidades de interacción con los diversos integrantes de la institución y los distintos
sectores de trabajo con la comunidad educativa, está llamado a crear redes de comunicación a
abrir canales tales que promuevan el fluir de ideas para cristalizarlas en innovaciones
necesarias para responder a viejos problemas con nuevas soluciones.

La evaluación compartida del funcionamiento del funcionamiento de la comunicación en

la institución producirá los replanteos que convengan para consolidar una comunicación que
se constituya en un facilitador real del trabajo institucional.

La institución educativa es fuente y productora permanente de información. La toma de

decisiones es una elaboración que se da a la información.

Cuando un dato es útil para alguna función, podríamos decir que de por si constituye
una información.

Ejemplos de datos en la institución educativa:

 Alumnos inscriptos
 Nacionalidad de alumnos y padres
 Domicilios
 Inasistencias de alumnos y docentes
 Cantidad y títulos de libros existentes
 Tipo de mobiliario y cantidad de cada aula

Una información es útil cuando:

 Ayuda a quien la recibe en lo que está haciendo

 Está actualizada
 Está disponible en el lugar adecuado
 Conserva su verdadera esencia y significado
 Esta expresada en forma clara y sencilla

Para suministrar información necesaria, deben efectuarse cuatro acciones

fundamentales:

1. Recolección de datos: es cuando se acopian datos para un fin determinado

 2. Procesamiento de datos: es cuando los datos son identificados, leídos,
clasificados, comparados, resumidos, analizados.
3. Retención de datos: es cuando conservamos los datos en forma adecuada para
poder localizarlos cuando sean requeridos.
4. Distribución de datos: es cuando entregamos los datos para su uso.

La información el elemento de hace posible que decidir tenga bases razonables. Será
tarea del secretario profundizar el estudio de las diferentes variables para enriquecer las
posibilidades de abordaje de las problemáticas detectadas al momento de recolectar y
procesar los datos que constituyen la información. El secretario pondrá en juego su creatividad
para garantizar la comunicación acertada, oportuna, clara, capaz de motorizar la acción.

Capítulo 6:

Formas y formalidades de la comunicación escrita

El secretario tiene a su cargo, la mayor parte de las veces, la producción de diferentes

textos. A través de ellos concreta diversidad de trámites y gestiones con las distintas instancias
o sus representantes del sistema educativo y la comunidad.

Formas de comunicación escrita en la escuela: notas, formularios, expedientes, memorándum,

informes, partes.

Redacción:

 Propósito definido
 Exacto e imparcial
 Los hechos relatados tal como son
 Utilizar palabras sencillas y de uso común
 Debe ser concluyente
 Encabezamiento con lugar, fecha, destinatario y motivo u objeto.

En la provincia de Bs As el decreto 619/90 dice expresamente que “Todas las planillas

de carácter administrativo, realizadas por el secretario, llevarán su firma”. La firma va a
acompañada de sello aclaratorio.

El secretario que escribe tiende puentes de unión con los otros. Su propósito
fundamental será informar, pero también escribirá para interrogar, para ayudar a ver, para
descubrir lo implícito. Su escritura acortará las distancias surgidas de la dinámica
institucional, atravesada por variables como el tiempo y el espacio.

El secretario en su rol de comunicador, a través de la escritura recurrirá a su creatividad

en busca de un lector que se sienta atraído y aproveche el contenido de los textos que
elabora, potenciándose así la producción y circulación de la información.

Capítulo 7:

La organización de un Banco de datos e Informaciones. Una propuesta operativa.

 La toma de decisiones es el fruto de un trabajo de procesamiento de datos y de
producción de información, la que al agregar nueva información se va enriqueciendo y
creciendo en valor.

El secretario en una escuela bien pensada a través de du tarea como responsable de la

información, acercará la brecha existente entre el momento de incertidumbre y el de la
certeza.

En una escuela la creación de un Banco de Datos e Informaciones será un espacio al que

se pueda recurrir para recuperar los datos e informaciones que muestren a la institución en su
totalidad y que sirva de basamento en el accionar cotidiano, para la toma de decisiones, para
la consolidación de operaciones. Un Banco de Datos que tenga como lema el DERECHO A LA
INFORMACION.

Capítulo 8:

El archivo como práctica administrativa esencial

Los datos e información producidos deben estar disponibles para que vayan a la persona
indicada, en el momento oportuno y la forma adecuada.

El archivo está integrado a las prácticas cotidianas del secretario. Es un elemento vital por
su relación con la información. La acción de archivar tiene que ver más con la acción de
encontrar.

Propósitos del archivo:

 Crear un centro de información

 Brindar el mejor servicio posible en el menos espacio y tiempo posibles
 Promover la actividad mediante la búsqueda de datos e informaciones
 Preservar la documentación

El archivo constituye a la funcionalidad de la información, es de información porque pone

al alcance de todos los sectores o agentes aquel material que le permita un desempeño
eficiente.

Un secretario competente utilizara sistema de clasificación adecuados, lo hará funcionar

conforme a normas precisas, recuperara lo que convenga y eliminara lo que no es necesario
conservar, también es capaz de requerir la cooperación de otros sectores para que se obtenga
una buena e integrada gestión de servicio.

Tipos de clasificaciones:

 Alfabéticas
 Numéricas
 Por temas
 Cronológicas

En el Reglamento General de Escuelas Públicas se establece en el articulado los plazos de

los diferentes archivos. Toda documentación se mantendrá mientras seas útil para la
institución.
 El secretario es uno de los responsables de la conservación de la documentación, la
práctica del control y seguimiento hasta su recuperación.

Capítulo 9:

Los bienes de la escuela: patrimonio del Estado. Un compromiso de todos

Las unidades educativas han de organizar sus registros patrimoniales y cumplir con las
exigencias establecidas para el resguardo y conservación del patrimonio del Estado. Todos los
registros patrimoniales han de registrar en forma detallada, analítica y actualizada la totalidad
de bienes afectados al uso de la escuela.

Existen momentos del año establecidos por cada régimen patrimonial para analizar esos
registros mediante planillas de altas y bajas correspondientes. El director es el máximo
responsable de los bienes patrimoniales, el secretario, ha de ser el máximo colaborador en la
tarea administrativa que ello demande, es el ejecutor de la tarea administrativa. Cada bien
mueble debe llevar marcado su número de identificación y pueden ser dados de baja en caso
de rotura o desgaste.
Capítulo 10:

El secretario como un animador más de la gestión pedagógica