5 Gestión Documental Electrónica

Gestión Documental
Electrónica
Víctor Manuel Montagut Ortega

vmontagut@javeriana edu co
vmontagut@javeriana.edu.co
Bibliotecólogo
Pontificia Universidad Javeriana CHARL
Bogotá, Colombia A No 5
Agenda
• Interrogante
• Introducción
• Definiciones
• Que permite el SGDE
• Elementos de un SGDE
• Conclusiones
Interrogantes
• El crecimiento exponencial del volumen de

documentos producidos y recibidos en las
organizaciones los costos altos asociados a su
organizaciones,
almacenamiento, al tiempo de búsqueda de
información, copias y duplicación de
documentos.
• El problema de seguridad y control de los
mismos ha llevado a las empresas ha optar por
la digitalización y automatización de sus
p
procesos.
Interrogantes
• La Gestión Documental electrónica, ha ganando

espacios teniendo en cuenta los múltiples
beneficios tales como:
– Bajos costos de almacenamiento,
– Facilidad para recuperar información,
– Posibilidad de consulta simultánea de un mismo
documento,
– Protección de documentos yy,
– Optimización del flujo de información entre las
diferentes personas.
Introducción
• El termino Gestión documental electrónica

suele utilizarse para hacer referencia al
control automatizado de documentos
electrónicos en las organizaciones a
través de su ciclo vital, es decir desde su
producción o recepción hasta su
disposición final.
Introducción
Definiciones
• Un Sistema de Gestión de Documentos electrónicos

es un sistema computarizado, un conjunto de
programas utilizados para rastrear y almacenar
programas,
documentos electrónicos y/o imágenes digitales de
documentos originalmente soportados en papel.
• “proceso documental integral, el cual controla la
producción, circulación, almacenamiento y recuperación
q
de cualquier tipo
p de información,, todo tipo p de datos,,
documentos, conocimiento y habilidades existentes en la
organización” García Caballero, Ricardo; Martín Galán, Bonifacio.
Definiciones
Un DOCUMENTO ELECTRONICO es cualquier
información gestionada desde su origen a través
de sistemas electrónicos,, emanada de un
órgano administrativo o un funcionario de una
entidad desde el momento en que éste es
proyectado (iniciado) hasta cuando cumple con
todos los requisitos técnicos, jurídicos y
administrativos de la entidad, que le otorgan
validez frente a la administración y frente a
terceros, y que se tramita, distribuye, publica,
conserva y archiva electrónicamente durante
todo su ciclo de vida
vida. “Carlos
Carlos Alberto Zapata”
Zapata
Definiciones
Un REGISTRO ELECTRONICO se podría
definir como cualquier información electrónica
((documento)) emanada de un órganog
administrativo o un funcionario de una entidad
desde el momento en que es proyectada
(iniciada) hasta su perfeccionamiento,
gestionada durante todo su ciclo de vida de
manera electrónica y que se conserva como un
todo junto con los demás datos e información
todo,
con los cuales esta vinculado, a través de meta
datos adecuadamente estructurados y
preservados “Carlos
preservados. Carlos Alberto Zapata”
Zapata
Definiciones
• Ciclo de Vital del documento electrónico

El SGDE debe permitir
• Almacenar cada tipo de documentación en soportes
óptimos.
• Reducir los tiempos de búsqueda.
• Permitir búsquedas agiles, simples y efectivas.
• Garantizar la seguridad, rapidez de acceso y de
actualización
t li ió dde lla d
documentación.
t ió
• Posibilitar un mayor aprovechamiento de la información
existente.
• Disponibilidad y seguridad de documentos vitales
(críticos)
• Integración con la ofimática y herramienta de correo
correo.
Elementos de un sistema de SGDE
• Un SGD es sistema informático que, por

tanto, está compuesto de unos elementos
físicos (el hardware y redes) que
constituyen la infraestructura del sistema y
otros lógicos (el software) que proveen los
servicios necesarios para gestionar un
documento en la organización.
Componentes de la SGDE
• Digitalización:
CAPTURA – Procesamiento de información
por medio
di d
de lla captura
t d
de
imágenes a partir de
documentos físicos o
electrónicos o imagines
digitales.
g
• Fax:
CAPTURA
– Integración
g directa con el
servidor de Fax para el
recepción y distribución de los
faxes a través del SGD.
• Correo electrónico:
CAPTURA
– Integración
g directa con el
servidor de correo electrónico
para el recepción y distribución
de los mail a través del SGD.
• Atributos de datos estructurados

INDEXACION para definir criterios de
l
localización
li ió dde ddocumentos
t y
contenidos
Búsqueda Almacenamiento
ace a e to
• Workflow
“la sistematización de un proceso del negocio
DISTRIBUCION que describe y automatiza las transacciones del
negocio o secuencias de actividades
actividades, donde los
documentos, la información y las tareas son
pasadas de un participante a otro de acuerdo a
un conjunto de reglas procedimentales”
Flujos: conjunto de elementos del proceso que
queremos modelar; conjunto de fases y tareas
que componen una actividad.
• El trabajo colaborativo se define como
GROUPWARE procesos intencionales de un grupo para
alcanzar objetivos
j específicos,
p más
herramientas diseñadas para dar
soporte y facilitar el trabajo.
• Almacenamiento
GESTION DE Garantizar a largo plazo la información,
ARCHIVOS acceso rápido y selectivo al contenido
del archivo, alto grado de seguridad y
protección, empleo de estándares
industriales y normas internacionales.
• Recuperación de archivos
CONSULTAS Consultas avanzadas por
atributos estructurados, full text y
contenidos
Componentes de Hardware
Las Redes
Conclusión
Profesor
tengo
una ?

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• El crecimiento exponencial del volumen de

• La Gestión Documental electrónica, ha ganando

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• Un Sistema de Gestión de Documentos electrónicos

• Ciclo de Vital del documento electrónico

• Un SGD es sistema informático que, por

• Atributos de datos estructurados

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