Celia apuntó:

"Hay muchos papeles sin importancia hoy pero que para un futuro y para la
historia serán de gran valor. Mi interés en esto ha sido que cuando se escriba esta
historia sea lo que realmente es y no dejen estos papeles escribir historietas, nada
prueba más que los documentos, por lo que todo importa después"

Gestión Documental e Internet. Los conceptos de Gestión Documental están

intrínsecamente relacionados con las tecnologías informáticas y de comunicaciones
empleadas para la gestión de la información, así como con los modelos organizativos
existentes en la empresa. Los cambios en cualquiera de estos dos aspectos afectan de
manera directa a la gestión de los documentos. Un buen sistema de gestión documental
debe estar diseñado de forma flexible con el fin de poderse adaptar a la evolución del
entorno en el terreno organizativo y tecnológico. Asimismo debe ser unos de los pilares
en los que se fundamenta el sistema de información de la empresa y por tanto una parte
importante del conocimiento de la organización.

Trabajo Documental
La metodología del trabajo documental, se deberá establecer a tres niveles:

Diseño: El diseño del sistema se basa en la determinación de los tipos documentales de

la empresa, y deberá proporcionar los elementos conceptuales y estructurales para la
adecuada planificación y administración de los documentos.

Para ello se partirá de una fase analítica cuyo objetivo es identificar y categorizar la
producción documental de la organización. Las tecnologías Intranet aportan una serie de
ventajas para el diseño de un sistema de gestión documental en soporte electrónico
derivadas de los usos del HTML/ SGML/XML en la producción de documentos:

 Su independencia de las cautividades de los productos comerciales. Al ser un

estándar ISO universalmente aceptado, es mucho más fácil garantizar la
perdurabilidad los documentos generados en estos lenguajes y su archivado a
largo plazo.
 La unicidad de formato simplifica en gran medida muchos de los problemas de
gestión de la documentación relativos a la tipología del documento electrónico.
 Los documentos HTML/SGML/XML contienen intrínsecamente toda su
información contextual y estructural por lo que es más fácil el mantenimiento y
la sistematización de los mismos. Los nuevos estándares XML además permiten
superar las limitaciones del HTML en cuanto a la mezcla de información de
formato información contextual, y a la ampliación el número de tags de
identificación.
 La utilización de los estándares Web permite la gestión y recuperación de los
documentos de composición múltiple, la creación de cadenas que permitan
seguir la secuencialidad de los documentos, y la adscripción de un mismo
documento o sus componentes a múltiples usos/contextos.

Administración del SGD: consistirá en el desempeño de una serie de funciones con

respecto a los documentos en sus diferentes etapas de vigencia por parte de los distintos
elementos y personas de la organización relacionadas con la producción, uso,
almacenamiento y eliminación de los documentos.

El componente funcional de la administración del sistema debe ser coherente con la

estructura organizativa de la empresa. En entornos que tienden a descentralizarse, el
papel del administrador se orientará fundamentalmente hacia la coordinación y
supervisión las actividades relacionadas con la documentación en tres niveles:

 La producción de los documentos: se deberán sentar unas bases para la

estandarización de la producción, y de la descripción tanto estructural como
contextual y de contenido de los documentos. Asimismo en esta etapa deberán
estar claramente identificados el sistema de control de versiones, de replicación
y edición de copias. Las responsabilidades en esta materia recaerán
fundamentalmente en los productores y se articularán a través de los
procedimientos de trabajo pertinentes. El administrador del SGD será el
encargado de la adaptación e incorporación de los nuevos elementos en el
sistema y de la supervisión e identificación de las disconformidades con el
mismo. Hay que tener en cuenta, sin embargo, que hay pocas organizaciones en
las que la producción documental se origine exclusivamente en soporte
electrónico o en entornos Web. Por ello el diseño del sistema documental tiene
que consideran todos los elementos que afectan a la coexistencia de tipos
documentales que se producen y almacenan en diferentes soportes.

 La conservación y eliminación de los documentos: una de las funciones más

importantes del administrador es establecer y mantener una política clara de
conservación y eliminación de los documentos. En estos tiempos de
"superproducción" documental es casi tan importante saber eliminar como
preservar. Pero este proceso es imposible llevarlo a cabo seleccionando objeto
por objeto. Ambas operaciones hay que realizarlas sobre la base de una
valoración previa de las "series de documentos" que se realiza en la fase de
diseño del sistema documental. Ello permite tomar decisiones globales de
pervivencia sobre bloques homogéneos de la producción documental y
establecer una política racional y coherente de conservación.

La ventaja que aporta la Intranet a esta función se centra especialmente en la facilidad

del repositorio universal. Esto permite que, a pesar de que los servidores estén
físicamente descentralizados, sea fácilmente aplicable una regulación sobre
preservación a medio plazo, o eliminación documental sin necesidad de centralizar el
conjunto de la información También en este terreno será difícil que se encuentren
empresas que utilicen para la gestión y almacenamiento de documentos exclusivamente
servidores Web por lo que el SGD deberá contemplarla coexistencia entre las distintas
aplicaciones, soportes y repositorios de información.

 La preservación de la integridad de los documentos de valor de la empresa: uno

de los valores fundamentales de los documentos empresariales, es su carácter de
ser soporte de evidencia. El valor probatorio ha sido siempre uno de los factores
determinantes para la conservación de los archivos en papel. Pero así como el
papel constituía un soporte estable y difícil de alterar o manipular, con el
documento en soporte electrónico ocurre todo lo contrario. El problema del valor
 jurídico de estos documentos sigue sin resolver y condiciona en muchas
empresas las características del sistema documental.

El administrador de documentos debe unir la política de conservación documental con

el establecimiento de medidas adecuadas para preservar la integridad de los documentos
de valor de la empresa y garantizar su fiabilidad. Ello significa conservar la estructura,
el contenido y el contexto en el que se generaron a través de sucesivos procesos de
migración de equipos, soportes o aplicaciones informáticas. Para la preservación de
documentos a largo plazo se podrá establecer un procedimiento de descarga de datos a
un servidor que haga las veces de archivo centralizado, en el que se garantice la custodia
permanente de la documentación y los datos de interés vital para la organización. Sin
embargo para llegar a este punto, es condición imprescindible que exista una adecuada
identificación y estandarización de los documentos previa. Las etiquetas identificadoras
y los metadatos orientados a mantener el historial de migraciones de los documentos
permitirán establecer un sistema que de fe de la integridad de los mismos a lo largo de
su ciclo de vida. Este proceso también se facilita gracias a los estándares Internet. Pero
al mismo tiempo en la medida en que la Intranet facilita la reutilización y reelaboración
de los documentos es mucho más complejo delimitar el concepto de "original" a
preservar.

Difusión y acceso a los documentos

EL SGD intervendrá creando las segmentaciones necesarias en función de las
necesidades de los clientes internos y externos de la empresa y de las características de
la información (legal, científica, operativa, general, organizativa, técnica etc.) Los
avances más significativos que se producen con la introducción de una Intranet radican
en la recuperación y transmisión de los documentos. Estos afectan a varios aspectos:

 La integración del acceso a la información y documentación: la utilización de un

cliente universal y de unas herramientas estándar para el acceso a los
documentos permite una integración conceptual de cara al usuario, que
soluciona los problemas de la búsqueda de documentos generados o soportados
por distintas aplicaciones. Otra cuestión será integrar los distintos componentes
del sistema de gestión documental (herramientas ofimáticas, bases de datos
relacionales, bases de datos documentales, puestos de captura de documentos,
bases de datos de imágenes, etc.). En organizaciones que superan una masa
crítica de documentos, la gestión de los mismos deberá realizarse utilizando
tecnologías específicas GED de tipo cliente/servidor, combinadas con
tecnologías Internet y sobre puestos clientes que utilizan navegadores estándar.
Es en esta línea en la que evolucionan muchas de las aplicaciones de gestión
documental y workflow aparecidos en los últimos años.

 La creación de instrumentos de acceso a la información: el desarrollo de

potentes herramientas de búsqueda con tecnología Inter/Intranet permite y
facilita el acceso a las grandes masas de producción documental tanto
estructurada como desestructurada. Pero al mismo tiempo cuando el volumen de
documentos crece, la recuperación de los mismos mediante índices generados
full-tex, búsquedas con incorporación de elementos de relevancia, semejanzas
fonéticas etc. , se producen unas respuestas muy "ruidosas" que producen el
negativo efecto de crear una carga de sobre información al usuario final. Por otro
 lado las herramientas de búsqueda están muy orientadas al documento como
objeto/dato individual con contenido explícito, siendo muy difícil trabajar con
aquellos documentos compuestos que implican la secuencialidad que permite
revisar el estado de un tema o un asunto aunque éste esté compuesto de distintas
unidades (documentos) cuyo contenido no figura explícitamente en el mismo.
(Como ejemplo se puede tener un expediente sobre un convenio de colaboración
firmado entre las empresas y una institución en el que puede haber cartas con
terceras partes, ofertas, currículo de participantes, que en ningún caso hagan
referencia explícita al término de búsqueda principal que es el convenio o a otros
documentos colaterales).

Para lograr que la recuperación sea pertinente y efectiva para la organización, será
necesario determinar lógicamente los elementos de acceso en función de las necesidades
de búsqueda y utilización de los documentos por parte de los usuarios teniendo en
cuenta sus contextos de creación y su composición a efectos de tipología documental.
Esto significará crear unas categorizaciones de la documentación sobre la base de la
procedencia funcional, la relación con los procesos de trabajo, y la actividad que
reflejan. Estas categorías deberán formar parte del "etiquetado electrónico" de los
documentos.

La combinación de los motores de recuperación de contenidos, con las herramientas

para la creación de mapas conceptuales y el uso de la red de relaciones hipertextuales
permite la multiplicación de las posibilidades de acceso y la localización pertinente de
los documentos con el objeto de atender a múltiples necesidades: contextual,
conceptual, estructural y tipológica.

 La difusión de la información: Una Intranet permite unas posibilidades infinitas

de comunicación y diseminación de la información. La circulación y difusión de
documentos así como las posibilidades de reutilización de los mismos se
multiplican exponencialmente. Hasta el momento se ha visto como la estructura
del sistema de gestión documental planteada estaba basada en una filosofía
PULL (el usuario cuenta con unas herramientas y unos mapas que le permiten ir
a buscar los documentos que necesita a través de la red). Sin embargo el SGD
también debe colaborar en la aplicación de filosofías PULL orientadas a difundir
selectivamente la información en función de los distintos segmentos de usuarios.
Esto es relativamente fácil de planificar y automatizar con documentos con un
grado alto de estructuración y homogeneidad de contenido.

La realidad documental es compleja

La realidad documental es compleja, y la situación de las empresas frente a ella puede
ser muy diversa. Como se puede observar, al caos producido por la coexistencia de
documentos en papel y documentos electrónicos, ficheros ofimáticos, bases de datos se
han ido añadiendo aun si cabe más complicaciones con los entornos compartidos, de
trabajo en grupo, la mensajería electrónica, etc.

Abordar la gestión documental en un entorno de trabajo Intranet puede ser muy

diferente en función del tamaño de la empresa, el volumen de producción de
documentos y la situación organizativa y tecnológica en la que se encuentra. En este
contexto general se puede encontrar con situaciones de partida que requerirán abordar
los proyectos de diferente manera pero siempre de forma pensada y planificada.

La Intranet
La introducción de la Intranet en la empresa puede actuar como motor de un gran
cambio organizativo, ya que las herramientas permiten la creación de verdaderas redes
de trabajo e información compartida, en entornos altamente descentralizados. Sin
embargo, para que estas redes sean realmente eficaces se hace imprescindible una
gestión de los documentos eficaz. La planificación, diseño y estructuración del SGD de
acuerdo con los objetivos y necesidades de la empresa se convierte en un factor crítico
del éxito en la recuperación de los documentos

El desarrollo de un modelo conceptual de Sistema de Gestión Documental será la base

para la planificación de las acciones a llevar a cabo, la implementación de las
herramientas necesarias y la aplicación de políticas a corto, medio y largo plazo. El
Sistema Documental quedará plasmado por escrito en forma de procedimientos o
instrucciones técnicas de trabajo, que asimismo deberán contener los indicadores
necesarios para medir la eficiencia y calidad del sistema En la fase de implantación, las
acciones de formación y motivación de los usuarios en nuevo concepto de gestión de
documentos deberán completarse con una adecuada comunicación de los beneficios a
obtener por el sistema. El proceso requiere una estrecha colaboración entre los
responsables organizativos de la empresa, los técnicos informáticos y los expertos en
documentación.

La Intranet no planificada

Ya existen empresas que comienzan a experimentar que el desarrollo de Intranet puede

conllevar unos costes escondidos. En un reciente artículo se citaban por parte de una
experta consultora internacional los siguientes peligros de las redes Intranet:

 El aumento exponencial de páginas o Web-sites con los correspondientes

problemas de actualización.
 La carga de trabajo, que recae muchas veces directamente en los centros
informáticos.
 Los problemas "políticos" de estilo o desarrollo de contenidos en la Intranet que
suponen en muchas empresas grandes pérdidas de tiempo sólo en reuniones.

Las pérdidas de tiempo de las personas que buscan algo en la Intranet y no son capaces
de encontrarlo porque los enlaces son obsoletos o porque simplemente no está, etc. En
resumen, la Intranet es un instrumento potentísimo pero, como dice Alfons Cornella, es
necesario contar con una cultura de la información dentro de la empresa, para no correr
el peligro de llegar a lo que ya se empieza a denominar una "Emptynet"

Estudios que realiza la Archivología

 Teoría e investigación
 Teoría archivológica
 Historia archivística
  Investigación archivística y archivológica
 Formación de fondos
 Selección y depuración
 Descripción
 Análisis
 Técnicas auxiliares
 Conservación
 Servicios de archivo
 Circulación
 Referencia
 Certificación
 Pedagogía archivológica
 Educación de usuarios
 Formación de archivistas
 Sociopsicología archivística
 Uso de los archivos
 Tipología de los usuarios
 Tipología de los archivistas
 Gerencia y tecnología
 Administración archivística
 Planeamiento archivístico
 Archivometría
 Tecnología archivística
 Sistemas archivísticos integrales automatizados

Cuadro de Clasificación, o Esquema de Clasificación en correspondencia con la

traducción al español del término en inglés “classification scheme”, constituye el
elemento clave de cualquier Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de
Archivo (SGDEA). Es la agregación estructurada de expedientes, de acuerdo con
buenas prácticas, que reflejan las funciones de la actividad en cuestión de una entidad u
organización. Define el modo en que los documentos electrónicos de archivo se
organizarán en expedientes, así como las relaciones entre dichos expedientes.

Definición
Michael Roberge define el cuadro de clasificación como una estructura jerárquica y
lógica que refleja las funciones y las actividades de una organización, funciones que
generan la creación o la recepción de documentos. Se trata en suma de un sistema
que organiza intelectualmente la información y que permite situar los documentos en
sus relaciones los unos con los otros para constituir eso que se llama generalmente
expedientes. El sistema de clasificación es un modelador de información,
irreemplazable por un índice, por más sofisticado que sea. Elaborado a partir de las
funciones de la organización, el sistema de clasificación tiene igualmente como
ventaja el normalizar la denominación de los expedientes. El requisito previo
indispensable para la elaboración de un sistema de clasificación es, pues, un perfecto
conocimiento de las funciones del organismo que genera los documentos.
Principios
La elaboración del cuadro de clasificación se basa en cuatro principios básicos:

 Delimitación: El objeto del cuadro es el fondo, esto es, los documentos de

cualquier tipo y época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus
funciones por una entidad, sea una persona física o jurídica. Delimitado así el
fondo, queda fuera cualquier otro de procedencia ajena.
 Unicidad: los límites temporales y la edad de los documentos no son
características definitorias de la estructura del archivo, ni rompen la unidad del
fondo. El cuadro se concibe para clasificar todos los documentos de archivo con
independencia de su cronología, desde la más antigua hasta la más reciente.
 Estabilidad: el cuadro debe basarse en las funciones de la entidad, cuya
permanencia garantice una clasificación segura y estable; asimismo, debe
permitir el crecimiento de sus secciones y series sin romper su estructura.
 Simplificación: la simplicidad del cuadro es un imperativo de su universalidad y
de su flexibilidad. Para adoptarlo en todos los supuestos posibles se
desarrollarán las divisiones justas y precisas, aquellas cuya presencia sea
fundamental e ineludible para clasificar el fondo, sin descender a subdivisiones
excesivas.

Modelos
En correspondencia ciertos Sistemas de Clasificación bien definidos, para la
elaboración de un cuadro de clasificación se pueden establecer cuatro diversos modelos,
dependiendo de la necesidad preexistente en cada institución y/o archivo a tratar:

 Cuadro de clasificación orgánico: tiene como base la estructura orgánica y el

orden jerárquico preestablecido para cada organización (organigramas) en el
cual se parte de la idea que cada unidad administrativa define las unidades
mayores (secciones y subsecciones), y su aplicabilidad en la mayoría de los
casos es para fondos cerrados y/o organizaciones que no varíen mucho en el
tiempo. El inconveniente de este tipo de cuadro es que las organizaciones no son
estáticas en el tiempo, cambiantes estructuralmente de acuerdo con sus propias
necesidades, de esta forma permite la modificación y/o actualización constante
del cuadro de clasificación.
 Cuadro de clasificación funcional: este modelo se encuentra ligado con las
funciones de la entidad y de las unidades mayores (secciones y subsecciones),
siguiendo el criterio de lo general a lo específico partiendo de lo misional,
pasando por lo dispositivo o reglamentario y terminando en las actividades
propias encomendadas a cada unidad administrativa. Se considera uno de los
modelos más estables en el tiempo, ya que los cuadros funcionales no varían tan
rápidamente como los orgánicos. En cuanto a su elaboración este modelo tiene
una debilidad bastante clara, parte de las funciones actuales o para cada
momento del desarrollo institucional de la organización, estableciendo
cronologías e impidiendo la relación de la documentación activa, semi-activa e
histórica y restringiendo el diseño de un modelo común o tratamiento estándar
para todas las fases de archivo, dando lugar a que su aplicabilidad por lo regular
 sea para fondos acumulados sin querer decir que este modelo no funcione en
otro tipo de fondo.
 Cuadro de clasificación orgánico-funcional: este modelo ha sido trabajado por
diversos archivistas en el ámbito mundial, como la opción más válida al
interactuar conjuntamente con los dos modelos anteriores y caracterizarse por
ser las unidades mayores (secciones y subsecciones) definidas por la estructura
orgánica y las unidades intermedias (series y sub-series) por las funciones
encomendadas por norma o reglamento a cada unidad administrativa. Su
aplicación en la actualidad es para fondos abiertos y su debilidad radica en dos
puntos fundamentales: el primero, es que sólo registra las series que le
corresponden a cada oficina de acuerdo a unas funciones, no siendo muy flexible
a la utilización de series que no se encuentren registradas en el propio cuadro y
segundo, su actualización y/o modificación es más o menos constante, en la
medida en que cierra o crea nuevamente una serie ya existente en unidades
administrativas diferentes, lo cual se agrava teniendo en cuenta que hoy día se
trasladan con gran facilidad funciones de una oficina a otra.
 Cuadro de clasificación uniforme-integral de documentos: este último
modelo se caracteriza por ser una variación del cuadro funcional, cuya
flexibilidad permite la interacción de todas las unidades administrativas al ser un
único cuadro, presenta el consolidado de series (generales y específicas). Posee
una visión global (secciones y subsecciones), permite compartir información
(procedimiento y trámites comunes), hablar el mismo idioma (conocimiento del
sistema) y facilitar el acceso y consulta de series por varias unidades
administrativas a la vez, sin la necesidad de realizar modificaciones ante la
eventualidad de cambios organizacionales, garantizando estabilidad en el
tiempo. Su aplicabilidad puede ser para fondos abiertos, cerrados o acumulados
al integrar la totalidad de la documentación, sea esta administrativa o histórica e
independiente de su fecha de producción y cronología. En cuanto a la debilidad
del modelo se encuentra en su implantación la cual es un poco lenta, al requerir
verificación constante y formación permanente en su aplicación para todo el
personal directivo, asesor, profesional, técnico y auxiliar.

Estructura
El cuadro de clasificación, según MoReq se compone de tres elementos o clases y las
unidades documentales en la clases más baja en la jerarquía del cuadro.

 Fondo: es el conjunto documental procedente de una institución o persona,

conservado en el archivo de dicha institución o de una institución de archivo, es
el resultado natural de la actividad que la institución realiza. Conjunto de series
generadas por cada uno de los sujetos productores que conforman la estructura
de un organismo en el ejercicio de sus competencias.
 Sección: es la primera división en que se ordena un fondo documental, las
cuales conforme al principio de procedencia y orden original se organizan de
acuerdo a la estructura orgánica o por la función de la institución u organismo.
 Serie: es la división de una sección, que corresponde al conjunto de documentos
producidos en el desarrollo de una misma función o actividad administrativa
regulados por la misma norma de procedimiento. Se refieren a un tema
específico.
  Unidad Documental: elemento indivisible de una serie documental que puede
estar constituido por un solo documento (simple) o por varios que formen un
expediente (compuesta).

• Unidad Documental Compuesta (Expediente): unidad organizada de

documentos reunidos por el productor para su uso corriente, o durante el proceso
de organización archivística, porque se refieren al mismo tema, actividad o
asunto. El expediente es generalmente la unidad básica de la serie.
• Unidad Documental Simple (Documento): es la unidad archivística más
pequeña intelectualmente indivisible, por ejemplo una carta, una memoria, un
informe, una fotografía, una grabación sonora.

Elaboración
El cuadro de clasificación debe realizarse para cada fondo que contenga el archivo
individualmente y no debe elaborarse sin conocer a profundidad las características
orgánico-funcionales de los sujetos productores.

Para la elaboración de un cuadro de clasificación además de contar con un amplio

conocimiento de las atribuciones y funciones del organismo que genera los documentos
de archivo, se deben tomar en consideración:

 Los instrumentos jurídicos, de organización y normatividad de dependencia o

entidad.
 Los esquemas de clasificación existentes.
 Los recursos con se cuenta para ello.

Para la correcta formulación de un cuadro de clasificación, como actividad clave dentro

la gestión de documentos, se divide el proceso en dos etapas:

 Primera etapa: se establece un modelo de tratamiento de los documentos de

archivo para obtener, mediante los procesos de identificación, jerarquización y
codificación, categorías de agrupamiento estables, únicas, delimitadas,
universales y flexibles.

• Identificación: consiste en identificar los elementos que apoyen la

formulación de categorías de agrupamiento. De acuerdo con un sistema
funcional de clasificación, en el establecimiento de las categorías de
agrupamiento debe contemplarse:
• Las atribuciones y funciones comunes al conjunto de instituciones que integran
la organización en cuestión.
• Las atribuciones y funciones específicas de cada dependencia o entidad que
corresponden a las atribuciones sustantivas que marcan la diferencia de una
dependencia o entidad con otra.
En ambos casos se debe tomar en cuenta la existencia de una estrecha relación
entre lo que es objeto de una acción institucional o social, y los documentos de
archivo que sustentan y dan validez al trabajo institucional.
• Jerarquización: consiste en el establecimiento de los niveles de relación o
coordinación, así como de semejanza y diferencia entre las categorías de
agrupamiento identificadas. A diferencia de lo que ocurre en la fase de
 identificación en donde las categorías de agrupamiento son objeto de un proceso
de descripción y registro unificado, la jerarquización de dichas categorías debe
ser objeto de un proceso de comparación que permita ubicarlas en un contexto
general de ordenación o “relación”, el cual ha de distinguir elementos de
gradación (o categorización) diferentes, para ubicar la categoría de agrupamiento
en el lugar correspondiente.
• Codificación: la utilidad del código ha de verse como condición necesaria para
el funcionamiento del Cuadro general de clasificación archivística, al
relacionarse éste con el orden y distribución de las categorías de agrupamiento
dentro del propio Cuadro. Lo anterior da lugar a la sistematización y ubicación
adecuada que hace más claras las relaciones documentales e interconexiones
características de los documentos de archivo.

 Segunda etapa: consiste en los procesos que se llevan a cabo para la

instrumentación del Cuadro General de Clasificación Archivística:

Validación: se refiere a las acciones de reconocimiento y aprobación de las

autoridades correspondientes para el cuadro general de clasificación archivística,
con el objeto de que pueda ser difundido y aplicado.
• Formalización: atiende a los mecanismos de implantación y su respectiva
formalización, difusión en el ámbito de todos los archivos de la dependencia o
entidad.
• Supervisión y asesoría: es el seguimiento de las acciones tendientes a
garantizar el adecuado funcionamiento del cuadro general de clasificación
archivística y corregir las posibles desviaciones y aclarar las dudas que se
presenten.
• Capacitación: se refiere a las necesidades de especialización en la
capacitación, aplicación de operaciones y procedimientos del cuadro general de
clasificación archivística.

Aplicación del Cuadro de Clasificación

Contando con un cuadro de clasificación bien estructurado de acuerdo a las
correspondientes normas descriptivas y de procedimientos, la institución tiene a su
merced una poderosa herramienta que le posibilita organizar los documentos de archivo
que gestiona dentro del espacio físico de conservación, temporal o definitiva, le
permitirá agrupar los elementos que representan su contenido para relacionarlo de
manera lógica con otros documentos de archivo mediante el lenguaje clasificatorio.
Facilita la localización conceptual de la documentación, o lo que es lo mismo el acceso
a la información contenida en el acervo documental a la vez que también facilita la
localización física de cada documento o expediente para su eficaz control y manejo.

En los Sistemas de Gestión Documental existe cierta flexibilidad respecto a la

utilización o no de un cuadro de clasificación. Tal es así que quienes desarrollan estos
sistemas dejan el tema a consideración de la institución que decida utilizar sus servicios,
o sea, esta posibilidad se deja “abierta” al criterio de la organización en cuestión. Es
válido destacar que la mayoría de los sistemas de gestión de documentos, si no son de
gestión de documentos de archivo, casi nunca legan a utilizar un cuadro de
clasificación.
El correcto funcionamiento de una entidad u organización determinada en gran medida
depende de una adecuada gestión de la documentación, mientras que esta última debe
seguir ciertos requisitos dentro de los cuales se destaca el requisito de "acceso y
disponibilidad de los documentos, el cual obliga al sistema a que los documentos que
gestiona puedan ser recuperados, presentados e interpretados cuando se requiera.
Para dar cumplimiento a esto se precisa de una eficiente descripción (Norma ISAD(G))
y clasificación (Cuadro de clasificación) de dichos documentos", teniendo entonces al
Cuadro de clasificación como instrumento clave dentro del proceso de gestión de
documentos.

Transferencia Documental. Es el procedimiento mediante el cual los documentos

pasan de un archivo a otro del Sistema a medida que va disminuyendo la frecuencia de
su consulta por parte de las oficinas productoras, como consecuencia de la pérdida
paulatina de sus valores administrativos.

Definición
Es el procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo, mediante el traslado
de fracciones cronológicas de series documentales, una vez que éstas han cumplido el
plazo de permanencia fijado por las normas de valoración para cada una de las etapas
del ciclo de vida de los documentos. Los plazos de transferencia de los documentos a
los archivos centrales se establecen tomando en cuenta la vigencia administrativa y
utilización de la documentación y se realizan: - De los Archivos de Gestión a los
Archivos Centrales - De los Archivos Centrales a los Archivos Históricos

Las transferencias permiten

 Descongestionar los archivos de documentos.
 Dar tratamiento y servicio adecuado al documento en cada fase de Archivo.
 Agilizar el servicio de consulta o préstamo en las unidades productoras.
 Garantizar y facilitar las consultas de documentos a los ciudadanos.
 Garantizar la conservación de los documentos al situarlos en lugares adecuados
y estar controlados y tratados convenientemente por los especialistas

El objeto final de la transferencia

Es evitar la aglomeración de documentos en las oficinas, descargándolas de aquellos
que no son de uso frecuente, y lograr que todos reciban el tratamiento adecuado en el
archivo correspondiente. En consecuencia, en ningún caso podrá considerarse como
transferencia el traslado físico, de un archivo a otro, de documentos sin identificar ni
valorar.

Elementos a tener en cuenta para la transferencia

 Tabla de retención o permanencia
 Programa anual de transferencia
 Preparación de los documentos que se van a transferir
Programa Anual de Transferencia
Es el Programa de transferencia que confecciona y emite el Archivo Central cada año,
donde dispone en qué fecha le corresponde a cada archivo de gestión o periférico
transferir los documentos.

Procedimientos para las transferencias

 Comprobar que los documentos estén ordenados y los expedientes completos.
 Comprobar que el file tenga todos los datos completos.
 Destruir la documentación de apoyo mezclada con los documentos de archivo.
 Eliminar elementos metálicos o de goma.
 Colocar los documentos en cajas o legajos en que estará señalado el órgano y
unidad productora, el tipo documental, las fechas extremas de la documentación,
y el número de orden de la caja que debe coincidir con el número
correspondiente en el inventario.

Clasificación documental, parte de principios y conceptos bien delimitados, facilitando

la disponibilidad, accesibilidad y organización estructural de los documentos asociados
al accionar de una entidad u organización dada.

Contenido
Conceptualización
Ordenación y clasificación

En la bibliografía referente a la archivística se usa y en ocasiones se abusa de los

conceptos de ordenación y clasificación indistintamente, sobre todo en el marco
profesional. Tal ambigüedad de conceptos o confusión resulta extraña puesto que en
cualquier ámbito, clasificación y ordenación no admiten igualdad de significados. Sin
embargo hay razones que explican tal confusión mas no la justifican. Una razón bien
puede deberse al hecho constatado de la simultaneidad de ambas operaciones en la
producción documental de archivos administrativos, o quizás también al empeño de los
archiveros de huir de la similitud con la terminología bibliotecaria: eluden la palabra
clasificación sustituyéndola por la palabra ordenación. Pero ha habido un sector de la
profesión que, distinguiendo claramente una y otra ha hecho la sustitución de
clasificación por organización para contraponerla a ordenación. Otra razón está dada por
el uso de la frase “orden natural” de los documentos que luego se trata de concretar sólo
a esa operación física, más mecánica que lógica como lo es la ordenación, a diferencia
de la clasificación que es una actividad profunda e intelectual.

En interés de la entidad se necesita conservar la información de tal modo que sea fácil
localizar determinado documento o expediente, para lo cual la información debe estar
debidamente clasificada y dentro de su clase convenientemente ordenada. Entiéndase
que clasificar es separar o dividir un conjunto de elementos estableciendo clases o
grupos, mientras que ordenar es unir todos los elementos de cada grupo siguiendo una
unidad-orden, que puede ser la fecha, el alfabeto, el tamaño o el número. Igualmente se
puede afirmar que la clasificación es aplicable a la totalidad de un fondo o a las
“secciones de fondo”, pero la ordenación ha de realizarse sobre los documentos de cada
serie. Además la clasificación se hace siempre de la misma forma, sólo resultará
diferente en razón de los objetos o sujetos que se clasifican. La ordenación también
responde siempre al mismo planteamiento y su diversidad dependerá de la “unidad de
orden” elegida que determinará los distintos tipos de ordenación. Quedando entonces
por sentado que ambas actividades específicas y distintas son complementarias y
consecutivas, donde la suma de ambas constituye lo se conoce como organización
documental.

Por cuanto quedan conformadas las siguientes concepciones:

 Ordenación: dícese de la operación archivística realizada dentro del proceso de

organización, que consiste en establecer, secuencias naturales cronológicas y/o
alfabéticas, dentro de las categorías y grupos definidos en la clasificación. Se
encuentra, por lo tanto, dentro de la fase del tratamiento archivístico denominada
identificación.
 Clasificación: operación archivística que consiste en el establecimiento de las
categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Es el primer
paso del proceso de organización, dentro de la fase del tratamiento archivístico
denominada identificación.
 Organización: proceso que mediante las etapas de clasificación y ordenación,
aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de
un fondo.

Clasificación

Etimológicamente clasificar procede del latín “classis facere”, hacer clases

(Diccionario de la Real Academia Española - DRAE), pero desde el punto de vista de la
archivística se entiende como “agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo
mediante agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos, de acuerdo
con los principios de procedencia y orden natural”.

De lo anterior se desprende que los agregados documentales o clases vienen dadas por
aquella entidad o persona que crea o genera los documentos, como producto de su
accionar o desempeño y en tal sentido la clasificación está implícita en el origen de
estos. Sin embargo esto no es del todo suficiente, puesto que los entes no son estáticos
en el tiempo y evolucionan su estructura así como sus funciones, niveles de
competencia y procedimientos, aflorando la necesidad del establecimiento de un sistema
de clasificación válido para todos los documentos de un fondo, sean cuales sean las
estructuras, funciones y procedimientos de quien los crea.

Por cuanto la clasificación documental no es más que la labor intelectual de identificar y

estructurar de manera lógica, en consecuencia con normas y estándares, la información
referente a las instituciones, a través de un sistema de clasificación. Lo cual facilita la
disponibilidad, accesibilidad y organización estructural de los documentos asociados al
accionar de la entidad en cuestión.
Principios de clasificación
Siguiendo de cerca el análisis de Schellenberg (Theodore Roosevelt Schellenberg
(1903-1970) “Modern archives; principles and techniques”) se tienen los siguientes
principios de notable consideración a la hora realizar una correcta clasificación
documental:

 La clasificación es anterior a la ordenación.

 Una clasificación debe ser consistente: es muy importante que los niveles
sucesivos sean consistentes, es decir, que en un mismo nivel se han de incluir
sólo funciones o actividades o materias. Así si en un nivel se recogen series
documentales, no se pueden mezclar con funciones o actividades o con Órganos
que corresponderían a las secciones y subsecciones.
 En un cuadro de clasificación debe huirse de encabezados como: misceláneo o
varios.
 Los cuadros que reflejen una clasificación no deben ser excesivamente
desarrollados con innecesarias subdivisiones.
 Los documentos se pueden clasificar por funciones:

 a) En los archivos administrativos tal clasificación será establecida a

posteriori y no a priori, es decir, la función determinará la clase y no a la
inversa. Las clases se crearán según la experiencia pruebe su necesidad,
o sea, a medida que se produzcan los documentos en el desarrollo de las
funciones. A medida que la función se despliegue en actividades, la
clasificación se dividirá en igual número de subclases (secciones y
subsecciones funcionales).
 b) En los archivos históricos la clasificación suele venirnos dada, pero
puede rehacerse si existen defectos, después de un estudio concienzudo
de las funciones de la entidad. Pero la reclasificación se adoptará en un
cuadro aparte, sin alterar la ordenación numérica que de antiguo tengan
las unidades de instalación.

 Los documentos también pueden clasificarse con relación a los Órganos de una
entidad (organigrama), (secciones y subsecciones orgánicas).
 Los documentos deben clasificarse sólo en casos excepcionales por materias o
asuntos.

Sistemas de clasificación
A la hora de clasificar un fondo documental o fondo de archivo se deben tomar en
consideración tres aspectos o elementos importantes a decir Theodore Roosevelt
Schellenberg:

 Las acciones a las que se refieren los documentos en su contenido, en

correspondencia con las atribuciones de la organización. Tales acciones pueden
manifestarse de tres formas: las funciones que son las atribuciones
encomendadas o señaladas a la institución para que realice y cumpla los fines
para los que fue creada, el conjunto de actividades que se originan a partir de
dichas funciones y cuya puesta en marcha dan paso a la realización de unos
 servicios en aras de cumplimentar la finalidad de las primeras y por último el
conjunto de trámites o negociaciones relativas a poner en marcha la actividad
correspondiente y que constituyen lo que se conoce como series documentales.

 La estructura orgánica de la institución. Los documentos se producen y

generalmente se agrupan de tal manera que reflejan el entramado de la
organización. La entidad normalmente se subdivide en dependencias (secciones
administrativas, negociados, oficinas) a cada una de las cuales les corresponde
una actividad para el cumplimiento de la función.

 Los asuntos concretos o materias que testimonian los documentos. Este

elemento no se deriva directamente de la institución, sino de la percepción que
se tenga de la misma.

A partir de las aspectos previos se determinan, en correspondencia con cada uno de

ellos, los siguientes sistemas de clasificación:

 Clasificación Funcional: se agrupan los documentos de acuerdo con las

actividades de las que son resultado. Se analizan las actividades o funciones que
realiza la institución.
 Clasificación Orgánica: las series se agrupan correspondientemente con las
diferentes divisiones administrativas o estructura orgánica de la entidad,
reproduciendo sus servicios, secciones, unidades u otros. Se alude a las series,
porque en este caso también los expedientes se agrupan según la actividad de la
que son resultado. Sólo a partir de este nivel es posible establecer una
clasificación orgánica, la cual se realizará jerárquicamente desde las unidades
administrativas básicas hasta las divisiones más amplias. Los documentos no
surgen en cualquier lugar de la institución sino dentro de cada una de las
estructuras organizativas en las que se distribuyen las funciones y actividades.
 Clasificación por materias: resultado del análisis del contenido o temática de
los documentos.

Según la Norma ISO 15489-1 los sistemas de clasificación son “aquellos sistemas que
se encargan o posibilitan la identificación sistemática y organización de las actividades
de una organización y/o de los documentos en categorías, que se representan en un
sistema de clasificación de acuerdo con convenciones lógicamente estructuradas,
métodos y reglas”. Consecuentemente son sistemas que dividen un dominio de la
realidad en una serie ordenada de clases y subclases, partiendo de la general a lo
particular, facilitando la recuperación de información.

Para una adecuada Clasificación documental se debe seleccionar el sistema de

clasificación que más se ajuste a las necesidades e intereses de la entidad u organización
correspondiente. Tal selección está condicionada por la necesidad imperativa en cada
institución en particular, así como también por el análisis que se realice a la
documentación que se gestiona en la misma. No obstante para un correcto proceso de
clasificación en la entidad antes de aplicar uno u otro sistema se deben tomar en
consideración ciertos criterios que propone Theodore Roosevelt Schellenberg:

 Debe ser un sistema lo más estable posible de modo que la clasificación dada al
fondo perdure en el tiempo.
  Debe ser objetivo, o sea, que la clasificación no dependa tanto de la percepción
que el archivero pueda tener cuanto de aspectos inequívocos.
 Debe sustentarse en un criterio que emane de la propia naturaleza de los
documentos, del proceso administrativo del cual son resultado.

Conservación de documentos. Comprende las estrategias y técnicas específicas,

relativas a la protección de los materiales tanto impresos como digitales, custodiados en
archivos, bibliotecas, mediatecas, frente al deterioro, los daños y el abandono de los
documentos.

Contenido
 1 Definición
 2 Conservación: Ambigüedades terminológicas
 3 Evolución histórica
 4 Términos y definiciones
 5 Planificación y establecimiento de prioridades
 6 Política de colecciones y preservación
 7 Historia del papel como soporte de información
o 7.1 Soportes utilizados por el hombre
o 7.2 Nuevos soportes
 8 Factores que inciden en la conservación de documentos
o 8.1 Medio ambiente y almacenamiento
o 8.2 Factores externos
 9 Seguridad de las colecciones
 10 Conservación de los documentos en Cuba
 11 Bibliografía
 12 Fuentes

Definición
Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad
física y funcional de los documentos.

Conservación: Ambigüedades terminológicas

El término conservación, en el ámbito de los archivos y bibliotecas, hace referencia a
todas aquellas medidas destinadas a proteger adecuadamente los documentos, con el fin
de prolongar su utilización en condiciones óptimas durante el mayor tiempo posible.
Existen dos corrientes diferentes sobre la disciplina de la Conservación. La anglosajona,
que a su vez se divide en otras dos disciplinas, la denominada Preservación, que
determina las medidas preventivas de permanencia y durabilidad de los documentos, y
la Conservación, que determina las medidas a tomar para la restauración de los
documentos deteriorados. Y la latina, en la que se contempla una única disciplina
llamada Conservación, de la que forman parte la Preservación y la Restauración. La
primera, también denominada Conservación Preventiva, se ocupa de la prevención del
deterioro de los documentos y la segunda de la reparación y recuperación funcional de
los documentos deteriorados.

El papel de la Conservación como disciplina que agrupa, desde el punto de vista de la

corriente latina, a la Preservación y a la Restauración, ha ido aumentando debido a la
conciencia social y académica de la importancia de dotar a las nuevas generaciones de
conocimientos teóricos y prácticos sobre la conservación de los documentos.

Evolución histórica
La historia del libro casi coincide y tiene como punto de partida el inicio de la escritura
humana, hecho que marcó para el hombre, según lo expresado por Engels, el paso de la
barbarie a la civilización. Desde la antigüedad es conocida la voluntad del hombre de
reunir objetos valiosos. Esta agrupación de objetos, al convertirse en colecciones
requirió de grandes y apropiados espacios para su conservación y agrupación, y de la
existencia de personas que preparaban, trataban, conservaban y administraban la
documentación en las instituciones.

Se ha leído que en Grecia se conservaban los documentos en el Archeiun, en Roma en

el Tabularium (registro o archivo), donde los responsables de las diferentes
administraciones depositaban allí sus documentos. En la Edad Media tras la caída de
Roma, los archivos se caracterizaban por la itinerancia. Los gobernadores trasladan
consigo sus documentos, sólo en ocasiones excepcionales la documentación se
depositaba en monasterios o iglesias debido a que se temía por su conservación. Este
tipo de práctica provocó la desaparición de un gran número de documentos, los antiguos
papiros se colocaban en casilleros, los manuscritos de la Edad Media en cofres, más
tarde se dispusieron los volúmenes grandes in folio en pupitres y allí se unían con
cadenas. Luego los libros, devueltos a su libertad se colocaron en armarios a lo largo de
las paredes, después se formaron recámaras y plantas enteras.

Los almacenes se separaron de la sala de lectura cuyas proporciones cada vez son
mayores. Más recientemente, se han multiplicado las salas de lectura que se especializan
y se coloca cerca de los almacenes especiales. A partir de la Revolución Francesa se
elige un archivero nacional, que ha llegado hasta la actualidad como responsable de la
política archivística. Sin embargo, es a los pueblos grecolatinos a quienes debemos el
interés y la conciencia acerca de la importancia que tiene conservar la documentación
para su manejo en el estudio sobre la humanidad.

Hasta ese momento la conservación era vista como una práctica. No es hasta finales del
siglo XIX, principios del XX que se asume como disciplina científica.

Términos y definiciones
Acervo: Es una colección o conjunto de colecciones de un individuo o institución, o un
fondo o un grupo de registros o un conjunto de ellos que forman un archivo. Las
instituciones con acervos son las bibliotecas, archivos, instituciones educativas,
históricas, religiosas, museos, órganos de gobierno y centros culturales. Colección: Es
un conjunto de documentos seleccionados individualmente. Conservación curativa:
Puede definirse como una acción sobre los efectos de la degradación. La intervención es
directa y obligatoria sobre una colección o el objeto de la colección cuya integridad está
amenazada.

Documento: Se utiliza genéricamente para designar todas las formas de libros,

manuscritos, registros y otras clases de materiales que contienen información, u otro
material con contenido intelectual, sin importar el medio o formato empleado. Fondo:
Es un cuerpo de registros generados orgánica y naturalmente por medio de las acciones
y transacciones de su creador, es decir, que tienen un origen y procedencia histórica
común.

Preservación: Comprende todas las actividades económicas y administrativas que

incluyen el depósito y la instalación de los materiales, la formación del personal, los
planes de acción, los métodos y técnicas referentes a la preservación de los materiales
de archivos y bibliotecas y a la información contenida en ellos. En otras palabras,
organización y programación de todos los aspectos y actividades relacionadas con la
conservación de las colecciones en el sentido más amplio.

Restauración: Comprende las técnicas y conocimientos utilizados por el personal

especializado, responsable de reparar los daños causados por el uso, el tiempo y otros
factores en los materiales de archivos y bibliotecas.

Planificación y establecimiento de prioridades

Es el proceso mediante el que se determinan las prioridades para el cuidado de las
colecciones. Para esto, se establece un programa de preservación, que asegure la
supervivencia de los fondos de las bibliotecas para el futuro. Las metas y las prioridades
de un programa de preservación deben estar en concordancia con la misión de la
institución. Un plan de preservación de largo alcance contiene las necesidades de
preservación de la institución y una línea de conducta para resolverlas. Es una
herramienta de trabajo. Contiene una evaluación de las necesidades, que identifica
peligros del edificio, del almacenamiento, así como las condiciones de seguridad y
acceso a las colecciones, entre otros aspectos, redactada con un lenguaje claro y
sencillo.

Política de colecciones y preservación

La política de desarrollo de colecciones organiza y dirige los procesos de adquisición de
materiales, administra su crecimiento y mantenimiento, señala la conveniencia del
descarte; se basa en la misión institucional, define el alcance de las colecciones actuales
e indica las colecciones a desarrollar. La primera decisión se toma en la selección, al
decidir si agregar o no un título a la colección, la decisión dependerá de cada biblioteca
y de sus objetivos. En la segunda, se decide cuánto tiempo conservar los documentos y
ella debe tomarse con conciencia y responsabilidad sobre sus consecuencias.
Historia del papel como soporte de información
Su invención se le atribuye a los chinos en el año 105 d. n. e.; A diferencia de los
portadores que le antecedieron, el papel es el resultado de un auténtico proceso de
fabricación. En sus inicios se fabricaba de forma completamente manual y se utilizaba
como materia prima cortezas, redes de pescar, cáñamo y trapos. También es conocido
que los mayas y los aztecas fabricaron de forma independiente su propio papel con
corteza de higo y otros árboles.

La materia prima fundamental para la fabricación del papel son las fibras celulósicas
vegetales, la celulosa es el componente principal de las paredes de las células de las
plantas mayores y comprende una tercera parte de la materia vegetal. Las telas de lino y
algodón, rasgadas y maceradas, fueron las principales materias primas para la
manufactura del papel por más de seis siglos. Estas fibras son consideradas nobles, pues
constituyen celulosa casi pura y su densidad garantiza la resistencia del papel por la
formación y el entrelazamiento de numerosas cadenas de hidrógeno.

Con el crecimiento de la demanda del papel, las materias primas llegaron a escasear, de
manera que ya en el siglo XVIII se comenzaron a investigar otras fibras vegetales. No
obstante, el lino y el algodón fueron las materias primas predilectas hasta mediados del
siglo XIX, cuando se desarrolló la técnica para la obtención de celulosa, partiendo de
fibras de madera. La fabricación de grandes cantidades de papel, utilizando la madera
como materia prima fundamental, ha incidido en el detrimento de su calidad como
portador de información. Los documentos de siglos pasados han durado hasta nuestros
días por la calidad de la materia prima utilizada y un proceso de fabricación poco
agresivo.

Los primeros intentos para obtener papeles estables, datan de fechas muy cercanas a la
invención del papel. Los papeles comúnmente conocidos como papeles de calidad de
archivo o estables tienen propiedades de alta permanencia y durabilidad. La
permanencia es la propiedad de ser resistentes a la acción de agentes químicos de
deterioro por las impurezas residuales del proceso de fabricación o agentes externos, y
la durabilidad es la resistencia a la manipulación incorrecta.

Soportes utilizados por el hombre

El hombre en sus inicios confió su pensamiento a la memoria, más tarde, aprendió a

recordar sus hechos e ideas, plasmándolas en arena, tierra y troncos de árboles, como
paso inicial para grabarlos después en materiales más permanentes y hacerlos más
duraderos, entonces comenzó a grabar sus ideas en diferentes soportes, utilizando para
ellos diversos materiales, de origen mineral, animal, vegetal y diferentes técnicas, en
correspondencia con el nivel de desarrollo alcanzado, entre dichos soportes utilizó:

 Piedra: Fue utilizada para hacer las primeras representaciones gráficas.

 Arcilla o barro: Fue utilizada en Mesopotamia a partir del año 2500 a.n.e. con el
barro de arcilla húmeda se moldeaban tabletas rectangulares de tamaño que
variaban de 2,5 hasta 40 cm., aunque la mayoría median solo la mitad en lo que
se grababan los caracteres con ayuda de un punzón. Este tipo de documentos se
conservaban envolviendo el contrato o carta con una delgadísima hoja de arcilla,
 se guardaban en cajas con una etiqueta señalando el contenido, tipo y cantidad
de documentos.
 Madera: Fue usada de la misma forma que las tabletas de barro, pero con la
novedad de recubrirlas con una capa de cera, lo que permitía grabar los
caracteres con un estilte y borrar después lo escrito.
 Tabletas enceradas: Constituyó uno de los materiales empleados en la
antigüedad por griegos y romanos. Se confeccionaban utilizando un rectángulo
de madera con un marco, alrededor del mismo, sobre este se escribía con un
estilo afilado. Para proteger una información de mucha importancia en lugar de
cera, se solía echar yeso, ya que la información que le resultaba inservible las
quemaban.
 Metales: Algunos metales como oro, plata, hierro, bronce, plomo y cobre, fueron
muy utilizados para grabar en ellos textos litúrgicos y jurídicos, a los que se
quería dar una larga vida, debido a su resistencia.
 Papiro: De origen egipcio. Se producía a partir del junco que crece
abundantemente en los márgenes del Río Nilo. El junco se cortaba en finas
láminas llamadas Kollema, que una vez secas y alisadas se unían entre sí,
formando el soporte para la Escritura Kollemata. Por sus excelentes cualidades
como Materia escriptórica, constituyó un importante vehículo para la difusión
del pensamiento. Su celebridad fue debido al éxito con que sirvió para elaborar
el primer material parecido al papel. Para conservarse se guardaban en estuches
de madera o cuero, vasijas, etc.
 Pergamino: Su uso está documentado en Egipto. Se obtiene a partir de las pieles
de los animales, se sometían a diferentes tratamientos antes de considerarlos
aptos para recibir la escritura. Por sus excelentes cualidades como materia prima
escriptórica desplazo al papiro. Este nuevo soporte constituyó un importante
vehículo para la difusión del pensamiento. Dotó de una mejor conservación al
Libro manuscrito por ser muy resistente.
 Papel: Es el soporte de la mayor parte del material cultural de la humanidad, ya
que resultaba de más fácil obtención, se obtenía de una Materia prima de
desecho. Se calcula que el 94% de la Información almacenada por el hombre,
está escrita sobre el papel, en sus inicios en forma de manuscrito, luego, los
Libros xilográficos y finalmente los impresos. Su calidad contribuye
significativamente a la perdurabilidad del mismo. Su utilización como soporte
gráfico tuvo su origen en China, a principios de nuestra era, y fue introducido en
Europa por los árabes. En el siglo XI es el Soporte escriturano más utilizado,
aunque el pergamino siguió siendo el material preferido cuando se trataba de
documentos de mayor solemnidad.

Nuevos soportes

Con la invención de la imprenta aumentó considerablemente la producción de libros, lo

que trajo la aparición de un nuevo soporte de información, el cual ofrece la posibilidad
de almacenamiento de mayor cantidad de información en un menor espacio, así se habla
de las Microfichas, Microfilm y Microformas.

 Microforma: Es básicamente una técnica fotográfica aplicada a la Reducción de

los documentos. Ventajas de este soporte: Ahorro de espacio. Ahorro de
elementos de archivo: armarios, estanterías, carpetas. Establece mecanismos de
seguridad contra la pérdida de la información. Facilita la duplicación y permite
 una distribución homogénea. Almacena información a gran velocidad. Es
material resistente al paso del tiempo (100 años o más) en condiciones de
almacenamientos ideales. Acceso rápido y consulta ágil. Facilidad de
distribución.
 Microfilm: Es una lámina de emulsión gelatinosa sobre un soporte transparente
y flexible que sustenta micronométricas partículas de Nitrato de plata, protegida
por una fina lámina permeable de material transparente. Se presenta en forma de
película. Este formato se utiliza para conservar originales difíciles o de gran
tamaño, como periódicos, manuscritos antiguos, planos. Es el formato más usual
en archivos y hemerotecas.
 Microficha: Es una lámina de película de dimensiones normalizadas, en donde
se imprimen, por medio de una cámara microfilmadora adecuada, las imágenes
de los documentos. Entre sus ventajas está: reducción del espacio, servicio
rápido para el usuario, posibilidad de crear copias, permite la reproducción
rápida en papel, entre otras.
 Cintas de Video: El videotape es un medio todo electrónico, a diferencia de la
película, que está formada por una serie de fotografías fijas que son evidentes a
la visión, el videotape no revela nada al ojo humano. El mismo hay que
rastrearlo electrónicamente y traducir su señal en sombras de luz y oscuridad en
una pantalla de televisión.
 Disco Óptico: Se trata de un medio eficiente para almacenar información de tipo
digital, que consiste en un disco metálico sobre cuya superficie se puede grabar
y leer puntos, utilizando para ello un Rayo láser. Con el objeto de proteger esta
superficie se utiliza una capa plástica transparente y en algunos casos, una
cubierta tipo cartucho. Existen varias variantes como:
 Discos Compactos: Conocido también por CD- ROM, permiten presentar en un
único soporte, información textual y no textual (imagen) y (sonido) gracias a la
técnica de la digitalización. Está especialmente indicado para publicaciones bien
estructuradas, como son las Bases de datos, Bibliografías y Obras de consulta y
referencia. Actualmente es un soporte muy utilizado por las grandes bibliotecas
para almacenar su información en las que se registran sus propias bases de datos.
 Word Write Once Read Many: son discos vírgenes sobre los cuales es posible
grabar información una sola vez, pero pueden ser leídos muchas veces. Se
encuentra en tamaños de 3,5", 51/4" y 11", con capacidad de almacenamiento
entre 125 MB y 4,7 GB según su diseño y si utiliza o no las dos caras del disco.
 Regrabables: Son discos cuya operación es similar a los Diskettes magnéticos,
es decir que el usuario puede grabarlos, leerlos y borrarlos cuantas veces desee.
 Digital Virtual Disc DVD: Esta tecnología aspira a ocupar el puesto de las
anteriores e inclusive incursiona en otros campos como el almacenamiento de
video y de sonido, su ventaja frente a los anteriores formatos de disco óptico
radica en que funciona con un rayo láser de alta frecuencia, con una mayor
cantidad de surcos por disco lo que aumenta en unas cinco veces la capacidad de
los CD-ROM.
 Discos duros externos: Un disco duro portátil (o disco duro externo) es un disco
duro que es fácilmente transportable de un lado a otro sin necesidad de consumir
energía eléctrica o batería, en donde se almacena, grandes volúmenes de
información y se conectan a través de puertos USB.

Factores que inciden en la conservación de documentos

Medio ambiente y almacenamiento

El Medio ambiente y los métodos de almacenamiento ejercen una gran influencia en la

preservación de documentos. Las condiciones de descuido, desorganización y
amontonamiento, producen daños a las colecciones, por lo que el control ambiental y las
buenas condiciones de almacenamiento constituyen la primera de todas las medidas
preventivas.

La primera medida, cuando los documentos se reciben en el área de admisión y registro,

es revisarlos, para comprobar su estado físico -buen estado o en estado de
contaminación y deterioro.

En caso que los documentos se encuentren en buen estado, se procede al procesamiento

analítico sintético de la información (PAS), por el personal del área de procesamiento.
Si los documentos están en mal estado, se debe analizar el tipo de daño que muestran.
Los daños pueden producirse por la acción de:

 Humedad
 Insectos
 Hongos
 Roedores
 Microorganismos
 Bacterias
 La incorrecta manipulación

Las condiciones de temperatura y humedad relativas a los depósitos, a largo plazo,

ejercen un impacto significativo y perdurable en los materiales bibliográficos. Por lo
tanto, es preciso que estas dos variables, que son interdependientes, alcancen niveles
satisfactorios, tanto en los depósitos como en las zonas de lectura. El depósito al que se
traslada los documentos una vez procesados.

Factores externos

Entre los factores externos que afectan frecuentemente a los documentos se encuentran:

Temperatura: La temperatura es la medida de una propiedad física que, en sí misma,

no puede causar daños directos a los materiales. El daño a los objetos se produce por la
exposición a temperaturas incorrectas, que pueden clasificarse en tres categorías
diferentes:

 Temperatura demasiado alta: produce tasas aceleradas de deterioro en

compuestos químicamente inestables.
 Temperatura baja: puede hacer que ciertos materiales se tornen quebradizos.
 Temperatura que fluctúa: puede hacer que ciertos materiales se fracturen o se
deslaminen.

La temperatura puede ser un factor determinante en la extensión de la vida útil de los

objetos inestables como películas fotográficas o papeles ácidos. Mientras más alta es la
temperatura, más rápido es el deterioro de las colecciones, "cuanto más baja la
temperatura, más larga es la vida". Cada paso que se dé para mejorar el ambiente
beneficiará, a la colección.

Humedad. La humedad se clasifica en absoluta y relativa:

 Humedad absoluta: es la cantidad de agua sostenida como vapor en el aire. Se

expresa como el peso de agua en un volumen determinado de aire.
 Humedad relativa (HR): se define como la cantidad de humedad que el aire
sostiene a una temperatura determinada, en comparación con la que podría
sostener.

Termo-Higrógrafo: instrumento para medir la temperatura y humedad relativa de las

instituciones depositarias de documentos.

Manipulación: Las condiciones de descuido, desorganización y amontonamiento

producen rápidamente daños evitables a las colecciones. La manipulación normal de
algún modo causa siempre daños inevitables, pero una manipulación incorrecta conduce
pronto a daños serios e irreparables. Los libros se deben tratar con delicadeza. Es
inevitable cierto deterioro en los libros por el uso: las tensiones que se producen con
cada abrir y cerrar aflojan las costuras y los adhesivos, además de causar abrasión en los
hilos, papeles y cueros que constituyen su cuerpo y sus tapas. Pero el usuario es el
responsable de que este proceso sea más o menos acelerado. El lector puede provocar
daños o evitarlos, en dependencia del cuidado con que manipule el libro durante su
lectura.

Las bibliotecas crecen y muchas veces falta el espacio para los nuevos libros. Si éstos
son forzados a entrar en las estanterías, se les comprime. Cada vez que se saque alguno
del estante, varios sufrirán algún tipo de deterioro. Los documentos no deben retirarse
del estante por el lomo, porque ello provoca que la encuadernación se desprenda. Los
documentos que se encuentran a ambos lados del volumen deseado se deben empujar
para retirar suavemente este último, tomándolo por ambos lados con el pulgar y los
demás dedos. Al sacar el documento objeto de interés, se deben reajustar los restantes y
colocar soporte en caso necesario. Al situarlo de nuevo, se procederá a aflojar el soporte
y reinsertarlo con cuidado. Una vez concluida esta acción, se reajustarán los soportes.
Al extraer del estante un documento de gran formato, almacenado horizontalmente, los
volúmenes de encima se deben transferir a un tramo vacío o a un carrito para libros. Los
documentos no se deben trasladar o cargar en pilas demasiado altas, para reducir al
mínimo las posibilidades de que se caigan.

En caso de utilizar carritos para libros, estos deben ser fáciles de maniobrar, los libros
pequeños estructuralmente fuertes deben colocarse en posición vertical.

Agentes biológicos: Los agentes biológicos (hongos, insectos, roedores, etc.) pueden
causar serios y, a veces, irreparables daños a los materiales bibliográficos (y a las
instalaciones de las bibliotecas)

Es importante aprender a identificar las causas biológicas que originan la infestación,

así como tomar medidas para prevenir y controlar los problemas antes de que lleguen a
ser extensos.
Desastres naturales: Los desastres naturales como el fuego, los fenómenos
atmosféricos (ciclones o huracanes, tornados, terremotos, maremotos, volcanes) son
mecanismos que atacan directamente a las colecciones, y pueden causar el deterioro o la
pérdida completa de los documentos, por lo que se recomienda en caso de catástrofe,
adoptar las medidas preventivas que ayuden a causar daños menores.

El hombre: Constituye el hombre el principal factor de deterioro de cualquier formato

en que se presentan los documentos y se considera el causante de daños irreversibles a
los mismos, además de ser el único capaz de poder darle solución a estos.

Seguridad de las colecciones

No sólo el robo y el vandalismo afectan las bibliotecas, la seguridad interna del edificio
es importante, tanto durante como después de las horas de trabajo, por lo que se debe
mantener un control estricto de las personas responsables, de las llaves del edificio y las
llaves de entrada a las áreas donde se guarden materiales especialmente valiosos. Es
necesario tener una lista de los que poseen llaves de estos espacios.

El acceso al depósito es limitado. Si algún personal de la biblioteca, necesita trabajar

con las colecciones, se deberá anotar, en el libro de registro del personal que no está
autorizado a permanecer en el depósito. Los datos más relevantes que debe recoger el
libro son: nombre de la persona, día, hora de entrada y de salida.

En las bibliotecas, se recomienda instalar sistemas de detección y alarmas contra

intrusos. Los miembros del personal de la biblioteca deberán ir identificados, llevarán
pases de seguridad en todo momento (solapines); además, es necesario llevar un registro
control de la asistencia de usuarios, que se debe mantener al día. Los materiales
bibliográficos deberán marcarse de forma que indiquen que son propiedad de la
biblioteca. Para mayor seguridad, los usuarios dejarán sus carteras, carpetas, en la
recepción. La sala de lectura requiere de un personal supervisor, que se encargue de
controlar cuidadosamente la consulta de los materiales, para evitar que los mutilen,
roben, marquen, etcétera.

Para consultar los materiales, las solicitudes se realizarán por escrito, mediante el
llenado de los datos de la boleta; se recomienda retener una identificación del usuario
hasta que termine de consultar los documentos. Es preciso que el personal técnico
cuente los documentos y los revise con cuidado, antes y después del préstamo, para
detectar evidencias de hurto, vandalismo o mutilación. Es necesario que exista un
control de personas, tanto para los trabajadores como para los usuarios que asisten a la
biblioteca a la salida de ella, donde se encuentra el custodio de la institución. Por
ultimo, se realizarán recuentos anuales para detectar aparentes pérdidas, así como para
comprobar que los documentos fueron correctamente colocados.

La seguridad de las colecciones, incluye medidas para combatir los daños por fuego,
agua, guerras, fenómenos naturales y robos.

Durante mucho tiempo y en muchos casos, los Programas de conservación estuvieron

enfocados hacia el estudio de las obras de arte exclusivas, así como a la arqueología y
los monumentos. Inicialmente no se prestó la atención necesaria a los archivos
impresos, libros, fotografías y películas, por lo que esas colecciones quedaron relegadas
en importancia, lo que acarreó el deterioro y hasta pérdida de muchas de ellas. Las
nuevas tecnologías y el desarrollo podrían finalmente preservar la inmensa cantidad de
materiales, objetos y colecciones. Por otra parte, cada tipo de procedimiento acarrea sus
propias particularidades, aumentando la responsabilidad de salvaguardar el Patrimonio
cultural de la humanidad. Numerosas son las definiciones dadas respecto a: la
conservación, preservación, restauración, conservación preventiva, y curativa, a las
cuales se hace necesario recurrir:

 Conservación: Comprende los planes y prácticas especificas, relativos a la

protección de los materiales de archivos y bibliotecas frente al deterioro, los
daños y el abandono, incluyendo los métodos y técnicas desarrollados por el
personal técnico.

 Reparación: Comprende la ejecución de medidas sencillas de primeros auxilios.

Las actividades a realizar son: limpieza, reencuadernación, restitución de pastas,
restitución de hojas.

 Preservación: Comprende toda la organización y programación de las

actividades económicas y administrativas que incluyen el depósito y la
instalación de los materiales, la formación del personal, los planes de acción, los
métodos y técnicas referentes a la preservación de los materiales de archivos y
bibliotecas y a la información contenida en los mismos. El objetivo de esta
actividad es prevenir el deterioro del documento. Las actividades a realizar son
controlar todos los posibles factores de deterioro que puedan afectar a los
documentos. La ALA, citada por Ogden, (1998), se refiere a las actividades
asociadas con el mantenimiento de materiales de bibliotecas, archivos o museos
para su uso, en la forma física original o algún otro formato.

Conservación de los documentos en Cuba

En Cuba se han desarrollado actividades específicas encaminadas a tratar la
conservación, una de ellas fue el Taller de Reparación de Libros desarrollado en el 2001
en el Instituto de Información Científica y Tecnológica IDICT, del Ministerio de
Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente , y por restauradores norteamericanos con la
dirección de Jeanne Drewes, directora asistente para Acceso y Preservación de la
Biblioteca de la Universidad del estado de Michigan, Estados Unidos.

Actualmente la Biblioteca Nacional de Cuba José Martí, la Fototeca Nacional de Cuba,

la Fototeca Histórica de la Oficina del Historiador de la Ciudad de La Habana, entre
otros, desarrolla una política de digitalización de las colecciones, a través del
fotografiado y escaneo de diversos documentos atesorados por la institución, rescatando
y organizando de esta forma estos materiales.