4.

CONTROL DE INVENTARIOS

Cuando se requiere definir o ejercer un control, en primer lugar se debe

definir, al menos lo siguiente:

 Qué es lo que se desea controlar, lo cual puede ser: inventario de

mercaderías, activo fijo, ingresos, asistencia del personal, etc.

 Cuál va a ser el control o método que se va a aplicar, dependiendo del bien

a controlar será el método de control a aplicar, por ejemplo, si se quiere
controlar el inventario de mercaderías, un procedimiento a aplicar serán
entre otros inventario periódicos.

 Los recursos que se verán involucrados en dicho control (costo), en este

punto se debe evaluar cuál será el personal idóneo para ejercer el control,
cuál será el costo financiero en que se incurrirá, etc.

 Beneficio que se obtendrá por dicho control. Cuando se quiera aplicar un

control, es necesario visualizar cual será el beneficio de su aplicación, por
ejemplo, un control de inventario nos permitirá saber: la cantidad real de
existencias, su estado de conservación, detectar necesidades de realizar
nuevas compras, detectar excesos de mercaderías, etc.

En el presente punto, se hará alusión específicamente al control de

inventario, por lo tanto, es necesario tener claridad en cuanto a qué son los
inventarios.

Los inventarios se pueden definir como aquellos recursos útiles que se

encuentran ociosos en algún momento determinado en la empresa, éstos pueden
ser recursos transables, como lo es el caso de las mercaderías o productos
terminados, insumos tales como las materias primas, productos en proceso,
materiales destinados al proceso productivo, etc. También podría tratarse de
recursos humanos o espacios físicos no utilizados en la empresa, etc.

El principal problema que se presenta con los inventarios es determinar el

punto óptimo, el cual es determinado con la finalidad de maximizar los recursos de
la empresa. Es preciso recordar que los inventarios son recursos ociosos, pero
que son necesarios para cumplir satisfactoriamente ante la demanda de éstos.

Hay que tener presente que la inexistencia de materias primas dentro del
proceso productivo, paraliza al departamento de producción haciéndolo incurrir en
elevados costos por capacidad ociosa, por otro lado, el costo de mantener
inventarios en exceso, puede ser muy perjudicial para la empresa.

Para el caso de las empresas distribuidoras, la falta de mercaderías,

producen un desabastecimiento del mercado y como consecuencia de ello,
entrarán nuevos competidores para satisfacer la demanda por dichos productos.
En el caso del comercio detallista, la falta de los productos, hace que los clientes
satisfagan sus necesidades comprando en las tiendas de la competencia,
provocando incluso la pérdida del cliente, debido a que éstos harán todos los
esfuerzos necesarios para encantar al cliente.

Las principales razones para mantener inventarios, son entre otras las que
se enumeran a continuación:

a) Proporcionar servicio a clientes con demandas variables, las cuales pueden

ser inmediatas o estacionales (en determinadas épocas del año). La
demanda de los clientes no es 100% predecible por lo que se requiere de
inventario para cubrir las variaciones de los pedidos.

b) Aprovechar economías de escala, generalmente la producción y transporte

de artículos en altos volúmenes, es menos costosa, así como la adquisición
de productos en gran cantidad, hace influir en el precio.

c) Protegerse contra los errores de los proveedores, la escasez de productos

o evitar faltantes.

d) Mejorar el nivel de las actividades de producción, estabilizando el empleo y

mejorando las relaciones de trabajo. Cuando existen demandas
estacionales, los inventarios ayudan a suavizar los procesos productivos.

e) Desfasar las etapas sucesivas en operaciones para que las fallas no

detengan el sistema.

f) Facilitar la producción de diferentes productos en las mismas instalaciones.

g) Proporcionar un medio de obtener y manejar materiales en lotes de tamaño

económico y obteniendo descuentos por cantidad.

h) Proporcionar un medio para eliminar los riesgos de incertidumbre sobre los

precios futuros y las entregas, tales como huelgas, incrementos de precio e
inflación.

Los controles empleados para prevenir el fraude en los inventarios de la

empresa se basan en una distribución adecuada de las funciones de compra,
recepción, almacenamiento, tesorería y contabilidad. Consiste en ejercer medidas
de protección física y mantener una contabilización eficaz. Puede que estos
controles no sirvan para impedir todos los fraudes posibles pero, por lo general,
deberían detectarlos antes de que se ocasionen pérdidas demasiado grandes.

Los procedimientos referentes a los inventarios y suministros deben ofrecer

seguridades razonables a la empresa contra pérdidas por desperdicios, robos,
descuido en las compras, etc., y deben también producir información segura sobre
el movimiento y composición de las mercancías. Los métodos por los cuales se
pueden obtener estos resultados, varían desde luego, con el tamaño y clase de
negocio. Estos factores también determinan, en gran parte, hasta qué grado la
existencia de mercancías puede estar sujeta a control efectivo.

El control es fundamental en cualquier organización, puesto que los

inventarios comprenden generalmente la cuenta del activo circulante que
compromete más inversión, por lo tanto, se hace indispensable la aplicación de
estrictas medidas de control interno para garantizar un correcto funcionamiento
acorde con las políticas y planes de la administración del negocio. Una manera de
mantener un control adecuado de los inventarios es a través de un sistema de
código de barras, el cual permite clasificar los distintos productos minimizando los
errores que se pudieren cometer con un control manual.

4.1. Clasificación de los Inventarios

Dependiendo del tipo de empresa de que se trate, dependerá el tipo de

inventarios que serán almacenados, por ejemplo, una fábrica almacenará materias
primas, productos en proceso y productos terminados, una empresa distribuidora
almacenará mercaderías y para el caso de una empresa de servicios, sus
inventarios estarán conformados por insumos.

Además de definir los inventarios por el tipo de producto de que se trate, es

necesario conocer la finalidad o destino de cada tipo de inventario que pueda
existir en una empresa. A continuación, se definirán los tipos de inventarios más
utilizados:

a) Inventario final: este inventario se realiza al término del ejercicio económico,

generalmente, al finalizar el periodo y puede ser utilizado para determinar un
nueva situación patrimonial en ese sentido, después de efectuadas las
operaciones mercantiles de dichos períodos.

b) Inventario inicial: es el que se realiza al dar comienzo las operaciones. Éste

debe ser igual al saldo del inventario final inmediatamente anterior.

c) Inventario físico: es el inventario real. Es contar, pesar, o medir y anotar todas

y cada una de las diferentes clases de bienes que se hallen en existencia en la
fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas.

d) Inventario de productos terminados: este tipo de inventario es para todas las

mercancías que un fabricante ha terminado de producir y están listas para
vender a su cliente.

e) Inventario de materias primas: en él se representan existencias de los insumos

básicos que se utilizarán en el proceso de fabricación de una compañía.
f) Inventario de productos en proceso: son existencias que se tienen a medida
que se añade mano de obra, otros materiales y demás costos indirectos a la
materia prima bruta, la que se llegará a conformar, ya sea un sub-ensamble o
componente de un producto terminado; mientras no concluya su proceso de
fabricación, ha de ser inventarios en procesos.

g) Inventario máximo: debido al enfoque de control, existe el riesgo que el control

de inventario pueda llegar demasiado alto y costoso para algunos artículos.
Motivo de lo anterior, se establece un inventario máximo a soportar.

h) Inventario mínimo: es la cantidad mínima del inventario que se podrá mantener

con la finalidad de no afectar el normal proceso de la empresa.

i) Inventario disponible: es aquel que se encuentra disponible para la producción

o venta.
j) Inventario de seguridad: son aquellos que existen en un lugar dado de la
empresa como resultado de incertidumbre en la demanda u oferta de unidades
en dicho lugar. Los inventarios de seguridad concernientes a materias primas,
protegen contra la incertidumbre de la actuación de proveedores debido a
factores con el tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades que al ser
de la mala calidad no podrán ser aceptadas. Se utilizan para prevenir faltantes
debido a fluctuaciones inciertas de la demanda.

k) Inventarios estacionales: los inventarios utilizados con este fin se diseñan para
cumplir más económicamente la demanda estacional variando los niveles de
producción para satisfacer fluctuaciones en la demanda. También estos
inventarios son utilizados para suavizar el nivel de producción de las
operaciones, para que los trabajadores no tengan que contratarse o despedirse
frecuentemente.

Desde el punto de vista del control de inventario, hay que hacer, al menos
dos distinciones:

– La primera se refiere al control o registros contables, el cual determina las

cantidades físicas teóricas y su valuación económica, esto es, saber cuántas
unidades de cada producto existe y cuál es su valor de costo o monto de la
inversión.

– La segunda, se refiere a la existencia física, lo cual determina la real situación

de cada producto inventariado, dicho de otra manera, corresponde verificar la
cantidad y calidad de los productos. En adelante se tratará este tema en mayor
profundidad.
 4.2 Control Contable

El objetivo del inventario que registra la contabilidad, es saber cuánta es la

inversión que posee la empresa para satisfacer sus necesidades. El registro
contable permite determinar entre otros:

1. El monto invertido, esto es determinar cuál es el valor económico de los

productos almacenados, así como también la cantidad de éstos.

2. Permite determinar el costo de los artículos producidos o vendidos, para de

esta forma determinar el valor de comercialización.

3. Permite determinar el nivel de rotación de los artículos y poder analizar si el

nivel de inventario satisface los requerimientos en cantidad, calidad y
oportunidad.

4. Al registrar las devoluciones de compra y devoluciones de utilización o venta

de los productos, permite evaluar la eficiencia en el proceso de compras y el
nivel de satisfacción de parte del consumidor de los productos.

4.3 Métodos de Valorización de Existencias

Debido a que las existencias comúnmente se adquieren a precios distintos,

cuando éstas disminuyen, ya sea por las ventas, por los castigos, por los daños u
obsolescencia de las mismas, surge la necesidad de establecer algún método
para valorizar dicha disminución.

Aunque los métodos que se describirán a continuación se aplican para

valorizar las salidas de mercaderías en una empresa comercial, no significa que
su aplicación se limite sólo a este tipo de empresas. En las fábricas, por ejemplo;
se utilizan para valorizar las salidas de materias primas desde la bodega al
proceso productivo, para valorizar las transferencias de productos dentro del
proceso o desde la fábrica a la bodega de productos terminados, y para valorizar
las salidas de estos productos cuando se venden.

El valor de los productos disponibles en inventario, están representadas por

el valor del costo de la existencia inicial, más el valor de costo de las compras
realizadas y las devoluciones durante el período. Por lo tanto, producto de la
variación del precio de compra, el valor de costo de la existencia final, estará
determinado por el método que se emplee para valorizar las salidas de las
mercaderías que se vendan o castiguen.

(+) Valor del Inventario Inicial

(+) Compras del Período
(+) Devoluciones a Bodega
(-) Salidas de Bodega
(-) Devoluciones de Compras
(=) Valor del Inventario Final

Hay que tener presente que para los efectos de movimientos físicos de los
productos, no influye el costo de éstos, ya que la salida probablemente se
realizará de acuerdo a lo perecible o estado de los productos, sin embargo, desde
el punto de vista contable, es fundamental saber el valor de los artículos que
salen, ya sea, para determinar el costo de venta, cuando se trate de productos
terminados o para saber cuál es el costo en que se incrementará el producto en su
fabricación.

Un factor fundamental para determinar el costo o valor de los inventarios, lo

da la política de valorización que fije la empresa. Contablemente se habla de tres
métodos de valorización o determinación del costo de los productos:

a) FIFO, primeros en entrar, primeros en salir, esto quiere decir que el costo que
se asigna a los productos que salen, son al costo de las primeras
adquisiciones, de esta forma el inventario queda valorado al costo de las
últimas adquisiciones.

b) LIFO, últimos en entrar, primeros en salir, en este caso, el costo que se les
asignan a los productos que salen, corresponde al de las últimas
adquisiciones, por lo tanto, los inventarios quedan valorizados al precio de las
primeras adquisiciones,

c) PPP, precio promedio ponderado, este es un valor promedio que se calcula en

base al saldo de costo total de adquisición, dividido por el total de unidades
que queden en existencia.

A continuación, se hará un análisis comparativo sobre el registro y cálculo

del valor de los productos en inventario, identificando un proceso para cada
método de determinación del costo.
 El Formato tipo de una Tarjeta de Existencia, independiente del método de
valorización adoptado, se puede representar de la siguiente manera:

Tarjeta de Control de Existencias

Tipo de Producto: __________

Unidades Físicas Costo Determinado

Fecha Descripción Costo Entrada Salida Saldo Entrada Salida Saldo
Unitario

4.3.1 Método: Primeras en Entrar Primeras en Salir (FIFO o PEPS.)

El método de primeras en entrar, primeras en salir, determina como costo

de salida el valor de costo asignado a los productos más antiguos.

Ejemplo

a) Inventario Inicial de Artículo A, por 100 unidades, con un valor de costo de $

500 cada una.
b) Compras de 20 unidades del Artículo A, el día 20 de enero a un valor de $ 550,
cada una.
c) Salida de Bodega a producción de 110 unidades el día 25 de enero.
d) Compra de 80 unidades del Artículo A, el día 30 de enero a un valor de $ 530,
cada una.
e) Salida de Bodega a producción de 60 unidades el día 31 de enero.
Desarrollo:

A continuación, se presenta cómo se completa una tarjeta de existencias

Tarjeta de Control de Existencias

Tipo de Producto: “Artículo A”

Unidades Físicas Costo Determinado
Fecha Descripción Costo Entrada Salida Saldo Entrada Salida Saldo
Unitario
01/01 Inventario 500 100 - 100 50.000 - 50.000
Inicial
20/01 Compras 550 20 - 120 11.000 - 61.000

25/01 Salidas a - 110 10 55.500 5.500

Producción
30/01 Compras 530 80 - 90 42.400 - 47.900

31/01 Salidas a - 60 30 - 32.000 15.900

Producción

4.3.2 Método Últimas en Entrar Primeras en Salir (U.E.P.S.)

Este método indica lo contrario al FIFO, es decir, el costo asignado a la

salida de los Artículos, está determinado por las últimas compras. A continuación,
se analizará el mismo ejemplo anterior para ver la diferencia.

Ejemplo

a) Inventario Inicial de Artículo A, por 100 unidades, con un valor de costo de $

500 cada una.
b) Compras de 20 unidades del Artículo A, el día 20 de enero a un valor de $ 550,
cada una.
c) Salida de Bodega a producción de 110 unidades el día 25 de enero.
d) Compra de 80 unidades del Artículo A, el día 30 de enero a un valor de $ 530,
cada una.
e) Salida de Bodega a producción de 60 unidades el día 31 de enero.
Desarrollo:

Tarjeta de Control de Existencias (20 x 550) + (90 x 500)

Tipo de Producto: “Artículo A”

Unidades Físicas Costo Determinado
Fecha Descripción Costo Entrada Salida Saldo Entrada Salida Saldo
Unitario
01/01 Inventario 500 100 - 100 50.000 - 50.000
Inicial
20/01 Compras 550 20 - 120 11.000 - 61.000

25/01 Salidas a - 110 10 56.000 5.000

Producción
30/01 Compras 530 80 - 90 42.400 - 47.400

31/01 Salidas a - 60 30 - 31.800 15.600

Producción

(10 x 500) + (20 x 530)

4.3.3 Método Precio Promedio Ponderado (PPP)

Este método registra el costo de salida de los Artículos, en base al

promedio del costo acumulado. La forma de cálculo se determina dividiendo el
saldo total en pesos por el saldo en unidades. Tomando en consideración el
mismo ejemplo para verificar las diferencias, se tiene:

Ejemplo

a) Inventario Inicial de Artículo A, por 100 unidades, con un valor de costo de $

500 cada una.
b) Compras de 20 unidades del Artículo A, el día 20 de enero a un valor de $ 550,
cada una.
c) Salida de Bodega a producción de 110 unidades el día 25 de enero.
d) Compra de 80 unidades del Artículo A, el día 30 de enero a un valor de $ 530,
cada una.
e) Salida de Bodega a producción de 60 unidades el día 31 de enero.
 Desarrollo:

Tarjeta de Control de Existencias 61.000

120
Tipo de Producto: “Artículo A”
Unidades Físicas Costo Determinado
Fecha Descripción Costo Entrada Salida Saldo Entrada Salida Saldo PPP
Unitario
01/01 Inventario 500 100 - 100 50.000 - 50.000 500
Inicial
20/01 Compras 550 20 - 120 11.000 - 61.000 508,33

25/01 Salidas a - 110 10 55.916 5.084 508,4

Produc.
30/01 Compras 530 80 - 90 42.400 - 47.484 527,6

31/01 Salidas a - 60 30 - 31.656 15.828 527,6

Produc.

508,33 x 110

Como se puede apreciar, el valor del inventario final y costo unitario de los
Artículos, varía dependiendo del método de valorización adoptado por la empresa,
la diferencia entre ambos, va a depender de las variaciones del precio de compra,
debido a que si el precio de compra es constante en todo el período, el valor del
inventario final, será el mismo para cualquier método.

Por último, es importante destacar que el control contable indica las

cantidades físicas y valores que debieran existir a un momento determinado, sin
embargo, nada asegura que dichas cantidades realmente existan o que su estado
de conservación es el óptimo y que efectivamente dichas unidades son aptas para
los fines que han sido establecidos. Motivo de lo anterior, es necesario que el
inventario teórico sea cotejado periódicamente con el inventario físico ya que de
esta forma se podrá analizar el costo y estado real de los productos.
 Control Físico

Tal como su nombre lo indica, el inventario físico, permite determinar

exactamente las cantidades de productos en stock y el estado en que se
encuentran.

Al parecer se tendería a pensar que el control contable, no es el más

adecuado, en comparación con el control físico, sin embargo, ambos son tan
importantes que no se puede suplir uno en favor del otro, por el contrario, es
necesario que ambos sean analizados por separado para luego ser cotejados y
determinar las diferencias que se pudieren producir.

Las diferencias físicas que se detecten, tanto a favor como en contra,

respecto del inventario teórico (según registros contables), deben ser
cuidadosamente analizadas debido a que esas diferencias por lo pequeñas que
pudieran ser, pueden arrastrar un problema mucho mayor. Por ejemplo, un
inventario físico mayor al registrado contablemente, puede deberse a
circunstancias tales como: no haber registrado oportunamente los artículos al
ingresar a bodega, existir registros de salida o devoluciones de artículos que aún
no han salido de la empresa, existir un mal registro contable de los artículos
situación que puede ocurrir cuando son productos de similares características, etc.

Otro problema que se puede presentar, es que los registros contables,

arrojen saldos mayores a los existentes físicamente, esta situación puede ser
producto de salidas no registradas, mermas por robos, duplicidad en los registros
contables, etc.

Dado lo anterior, y debido a que las diferencias de inventario, se pueden

deber a variadas situaciones, tanto voluntarias como involuntarias, es siempre
recomendable aclarar a entera satisfacción las diferencias detectadas. Esto
ayudará a mejorar los controles y hacer más efectivo y eficiente el control de los
inventarios.

4.4.1 Toma de Inventario Físico

La toma de inventario físico, es uno de los procedimientos que entrega

evidencia sobre la existencia física de los inventarios que posee la empresa. Este
procedimiento consiste en contar la totalidad (en un 100%) de los productos
almacenados, además de verificar su estado de conservación.

Dentro de los tipos de inventario físico o conteo que se realizan en una

empresa, se tiene: inventario de mercaderías, de materias primas, de productos
en proceso, inventario de activos fijos, etc. Independiente del tipo de inventario de
que se trate, es recomendable tener en cuenta ciertas consideraciones, para evitar
error en el conteo y no alterar el proceso normal de la empresa, de entre los
cuales se pueden mencionar:
 a) Seleccionar el personal idóneo y capacitado para realizar el inventario, esto
es necesario cuando el inventario se realiza a artículos de compleja
identificación.

b) Debe existir cierta independencia (segregación de funciones) entre las

personas que realizan el inventario y el responsable de éstos.

c) Establecer controles al ingreso de las bodegas con la finalidad de registrar

cualquier movimiento de productos durante el conteo. Esto es fundamental,
cuando el inventario se realiza con bodegas abiertas (la empresa no
paraliza sus funciones durante el inventario, por lo tanto existen movilidades
de productos).

d) Realizar un corte documentario de la documentación que se utiliza en la

empresa para registrar los movimientos de productos.

e) Los inventarios siempre se deben hacer de barrido, esto es, se deben

contar todos los productos que se encuentren al paso. Previo al conteo se
deben ordenar todos los productos.

f) Se deben utilizar marcas o etiquetas que identifiquen los productos que ya

fueron contados, para evitar duplicidad de conteo.

g) Utilizar planillas con descripción y códigos que eviten confundir el registro

de los productos contados. En el listado que se genere para inventario, no
se deben indicar preimpresas las cantidades que debieran existir.

h) En lo posible, los inventarios se deben tomar con las bodegas cerradas, de

esta forma al no existir movimiento de productos dentro de ella, el conteo es
más seguro.

i) En caso de detectar productos dañados u obsoletos, se deben identificar de

forma inmediata, para hacer las observaciones correspondientes.

A diferencias de los arqueos (recuento de dinero y documentos que

representen valores en caja), los inventarios, no resulta eficiente tomarlos en
forma sorpresiva, debido a que generalmente implican un trabajo previo de
ordenar y planificar los procesos productivos, con la finalidad de no entorpecer el
normal funcionamiento de la empresa. Por ejemplo es común que en las tiendas
comerciales y supermercados, el inventario se realice en la noche o se cierre el
establecimiento al público.
 La siguiente figura, representa una hoja de trabajo para toma de inventario

Figura N° 7: Hoja de Trabajo

Hoja de Trabajo
Inventario Físico
Empresa: ___________________
Ubicación Bodega: ____________
Fecha del Inventario: __________
Encargado de Bodega: _________

Código Descripción Cantidad Observaciones

Producto

Encargado Bodega V°B° Inventario

4.5 Sistema de Control de Inventario ABC

Un eficiente sistema de control de inventario no tratará por igual a todos los

productos en existencia, sino que aplicará métodos de control y análisis de
acuerdo a la importancia relativa de cada producto.

En cada empresa se utilizan diferentes productos, cada uno de ellos tienen

sus propias características, por lo tanto, cada uno de ellos necesita de un manejo
particular dependiendo de su importancia en los procesos de la empresa y de las
posibilidades de adquisición. El pensar que todos los productos se deben controlar
de la misma manera, es una visión limitada de la realidad, lo que implica desgaste
y sobre todo, costos innecesarios.

Un ejemplo que clarifica lo anterior se puede ver en una empresa

constructora, respecto del control del cemento y del ripio, en este caso, el control
del cemento debe ser mucho más riguroso debido a las posibilidades de deterioro
o pérdidas del producto, en cambio los riesgos de pérdidas del ripio, son mínimos.

El planteamiento general del método ABC puede ser enunciado de la

siguiente forma:

“En cualquier inventario, una pequeña fracción determinada en términos de

elementos, representa una fracción mayoritaria en términos de efectos”.

Desde el punto de vista de la efectividad económica, este planteamiento

fundamenta la necesidad de la clasificación del inventario y de su control selectivo.

El Sistema de Control de Inventario ABC, es un método que permite

controlar los inventarios mediante una clasificación de prioridades, la cual se
realiza de acuerdo a la cantidad de producto y el valor unitario que representa
cada uno de ellos.

Las características del sistema de clasificación ABC, se resume en la

siguiente tabla:

Grupos Cantidad Valor Grado de Tipos de Inventario de Procedimiento de

(% de Artículos) (% de $) Control Registros Seguridad Pedidos
A. Completo, Cuidadoso, Seguro,
Artículos 10 - 20% 70 - 80% Intenso Seguro Bajo Revisiones Frecuentes
B. Completo, Pedidos normales,
Artículos 30 - 40% 15 - 20% Normal Seguro Moderado Ordenes periódicas
C. Abastecimiento a
Artículos 40 - 50% 5 - 10% Simple Simplificado Grande mediano y largo plazo

El objetivo de este sistema es hacer que el costo y el manejo del inventario

se minimicen, además que produce una mayor rotación de inventario, haciendo
más eficiente el manejo de recursos de la empresa, tanto financieros por la
inversión en inventario, como de recursos humanos en la administración y control
de éstos. Hay que tener presente que muchas veces cuesta más el control que lo
que vale lo controlado, por esta razón, es necesarios clasificar los inventarios,
según su importancia y consumo.

Analizando la tabla anterior, se tienen clasificados los productos en:

Artículos A, Artículos B y Artículos C. A continuación, se analizarán las principales
características de cada producto:

Artículos A, éstos requieren un mayor grado de control por el elevado costo de

adquisición y costo de mantenerlo en inventario, generalmente a este grupo
pertenecen pocos productos, por lo tanto, las adquisiciones se realizan por
cantidades exactas o en base a solicitudes hechas a pedido.
 Artículos B, éstos no son tan necesarios como los anteriores, debido a que el
costo de adquisición y control sobre ellos, es definido como normal, en este caso
es necesario hacer los pedidos calculando la cantidad óptima (lote económico de
compra).
Artículos C, estos artículos requieren de poca inversión por su bajo costo y poca
importancia en la elaboración del producto final, por lo tanto, requiere una revisión
sencilla sobre las existencias. Puede mantenerse una cantidad considerable en
bodega, procurando no sobrepasar, ni estar por debajo de los que se deben
mantener en existencia.

Para el abastecimiento de los artículos dentro del análisis ABC, se pueden

observar varios aspectos:

– Valor anual en dinero de las transacciones para un artículo.

– Costo unitario de los artículos.
– Escasez del material utilizado para la fabricación de los artículos.
– Disponibilidad de recursos, fuerza de trabajo e instalaciones para producir el
artículo.
– Tiempo necesario de obtención.
– Requerimiento de almacenamiento para un artículo.
– Costo de escasez del artículo.
– Volatilidad del diseño de ingeniería.

Para el análisis ABC, se puede observar uno o múltiples criterios. En la

tabla anterior, se separan en primer lugar los artículos en tres grupos, de acuerdo
a su consumo anual, de donde se tiene que el grupo “A”, representa entre el 10 y
el 20% del total de los artículos, con un valor que representa entre el 70 y 80% del
total. El grupo “B”, representa entre el 30 y el 40% del total de los artículos, con
un valor que representa entre el 15 y 20% del total. Por último, se tiene el grupo
“C”, que representa entre el 40 y el 50% del total de los artículos, con un valor que
representa entre el 5 y 10% del total. Hay que tener presente que estos
porcentajes, no son constantes y dependerá de los productos y empresas de que
se trate.

Con este método pueden identificarse los artículos de mayor impacto en el

costo total de los inventarios. Para observar el costo de inventario es conveniente
hacerlo de acuerdo a los artículos del grupo A, determinando un análisis
cuidadoso de decisiones de cantidades a solicitar, en qué momento pedirlas y
poder así realizar pronósticos. Para la tabla dada, se tiene:

Para el artículo “A”, si bien son poco representativos en términos de

cantidad, sí representa un alto (hasta un 80%) costo del total del inventario, por tal
razón es a este tipo de artículo que se le debe prestar la mayor atención, por lo
consiguiente, el grado de control debe ser alto, manteniendo un bajo inventario de
seguridad.
 Para el caso del artículo “B”, se pueden observar otros puntos a tener en
cuenta, además de los costos, tales como: disponibilidad, obsolescencia, grado de
sustitución y urgencia del artículo, entre otros.

Por último, respecto del artículo “C”, el costo de adquisición de éste, no

influye significativamente en el control, sin embargo, hay otros factores que
pueden influir, como es el caso del costo de almacenamiento (problemas de
espacio en las bodegas, por ejemplo).

Para resumir, la aplicación del método ABC, requiere tomar ciertas

medidas, tales como:

– Aplicar un tipo de control específico a cada grupo de artículos en función de su

valor.

– Concentrar los esfuerzos de control sobre los productos más importantes.

– Gestionar las compras y controlar las entregas de mercaderías en función de la

importancia de las compras en valor y no en cantidad.

Ejemplo

Una Importadora y Distribuidora de Neumáticos, Accesorios y Baterías, posee el

siguiente Stock en Inventario:

Unidades Descripción Precio Total

Unitario
20 Neumático para Tractor 180.000 3.600.000
20 Neumático para Camión 110.000 2.200.000
30 Neumático para Camioneta Aro 55.000 1.650.000
16
50 Neumático para Auto Aro 14 28.000 1.400.000
50 Neumático para Auto Aro 13 23.000 1.150.000
170 Total Inversión en Neumáticos 10.000.000
20 Baterías para Buses o Camiones 80.000 1.600.000
50 Baterías para automóviles 25.000 1.250.000
70 Total Baterías 2.850.000
100 Válvulas para automóviles 100 10.000
100 Terminales de Baterías 250 25.000
200 Total Accesorios 35.000
240 Total Inventario Físico 12.885.000
Procesos para analizar el control del Inventario, según método ABC

Considerando que se trata de productos no perecibles, lo que puede influir

en estos productos sería la garantía por defectos de fabricación, ya que
generalmente los fabricantes ofrecen garantías, en base a la fecha de fabricación,
por lo tanto, la empresa deberá preocuparse de mantener una adecuada rotación
de los productos. Además habría que considerar las posibles pérdidas por robos o
daños que se pudieran causar en el transporte de las baterías o montaje de los
neumáticos.

El método ABC, indica que al realizar los esfuerzos en controlar los

productos en base al valor unitario, controlando los artículos más caros se está
controlando un mayor monto de la inversión, para realizar esto, se debe estratificar
los productos en tramos A,B,C.

Productos Valor Unitario Clasificación

Neumático para Tractor 180.000 A
Neumático para Camión 110.000
Neumático para Camioneta Aro 16 55.000 B
Baterías para Buses o Camiones 80.000
Neumático para Auto Aro 14 28.000
Neumático para Auto Aro 13 23.000
Baterías para automóviles 25.000 C
Válvulas para automóviles 100
Terminales de Baterías 250

Como se puede apreciar, el impacto económico que se produce en la

pérdida de un neumático para tractor, es mucho mayor al de la pérdida de un
neumático para automóvil. Sin embargo, hay que tener cuidado en la definición del
control a implementar, debido a que los riesgos son distintos para cada tipo de
producto, por ejemplo, es mucho más factible que alguien robe un neumático o
batería para automóvil, que un neumático para tractor.

4.6 Codificación de las Existencias

La codificación, tiene relación con la identificación y el registro contable de

los artículos, esto es necesario para mantener un adecuado control de las
existencias. El sistema más efectivo y que minimiza errores, es a través del código
de barras.
 4.6.1 Código de Barras

Sin lugar a dudas usted conoce los códigos de barras, dada la expansión
que se ha dado de este medio de información, el cual a través de la combinación
de un conjunto de dígitos numéricos o alfanuméricos que se simbolizan mediante
una estructura de líneas claras y oscuras posibilitan la lectura de la información
contenida en forma óptica-electrónica.

La utilización de los códigos de barra facilita la captura y generación de

información, puesto que ésta es mas fidedigna y segura, sin olvidar mencionar que
obtener la información a través de este medio es más barato, al evitar múltiples
digitaciones en torno a un evento relacionado a la creación de documentos
distintos.

La lectura de los códigos de barra se realiza a través de un scanner, el cual

lee por medio de un rayo que pasa a través de todas y cada una de las líneas.

A continuación, se presenta un ejemplo de Código de Barra.

Figura N° 7: Código de Barra

En la figura anterior se pueden apreciar las barras oscuras, denominadas

“Barras” y las barras claras, denominadas “Fondo”. Es común creer que el código
de barras está formado solo por las líneas oscuras, lo cual es incorrecto, dado que
la combinación entre las líneas y el fondo, conforman el código.

4.6.2. Tipos de Código de Barra

Del mismo modo que existen muchos idiomas también existen varias
simbologías de códigos de barra.

A continuación, se estudian dos grandes grupos en los cuales se pueden

clasificar los códigos de barra.
 Los lineales: éstos son utilizados en productos y permiten incluir mensajes
cortos.

 Los de dos dimensiones: usados en documentos para controlar su envío o en

seguros médicos y, en general, en documentos que requieren la inserción de
mensajes más grandes (de hasta 2725 dígitos), como puede suceder con un
expediente clínico completo.

4.6.3. Beneficios del Código de Barras

Es común distinguir los códigos de barra en la producción y distribución de

productos de consumo masivo, permitiendo obtener la información en forma
oportuna y veraz justo en el momento y lugar en que se requiera, ya sea en la
tienda como casa matriz o en cualquiera de las sucursales.

Este sistema también es utilizado para controlar productos que se fabrican

y comercializan en forma interna, en cuyo caso no es necesaria la utilización de
una codificación internacional, debido a que estos productos son reconocidos
únicamente por los dispositivos internos de la empresa.

Concluyendo, se puede señalar que entre los beneficios que reportan los
códigos de barra se encuentran:

– Permite la captura automática de la información, sin necesidad de digitar los

códigos que identifican los productos.

– Permite la automatización de varios procesos a lo largo de la Cadena de

Abastecimiento, puesto que con sólo pasar el código por el lector se pueda
capturar toda la información del producto, tales como: descripción, peso, valor
unitario, entre otros.

– Permite obtener información rápida y oportuna sobre productos, servicios o

localizaciones, debido a que el lector permite su identificación inmediata de
acuerdo a la información que contiene dicho código.

– Al optimizar el tiempo, por la rapidez en la obtención de la información, permite

la obtención de un incremento en la productividad y la eficiencia, esto permite
registrar una mayor cantidad de datos en menor tiempo.

– Disminuye las posibilidades de error humano, puesto que la captura es en

forma automática, lo cual disminuye la posibilidad de ingresar datos erróneos.

4.6.4. Lectores Ópticos

Los lectores ópticos o scanner son aquellos que captan la información que
se encuentra almacenada en el código de barras.

Entre sus características se pueden mencionar:

1) Fáciles de instalar y usar.

2) Emiten una luz roja que se refleja en los patrones de luz clara y oscura
contenidos en las barras y los espacios.
3) Contiene un traductor que convierte en una señal eléctrica los reflejos tomados
por el scanner, que a su vez es transformada por el decodificador del scanner
en ceros y unos, o sea, en el dato binario de las computadores.
 En el mercado se pueden encontrar lectores ópticos de diferentes formas y
tamaños, tales como:

a) En forma de pluma o rastrillo: esta forma requiere hacer contacto con el código.
b) Tipo pistola láser: éstos pueden realizar la lectura a distancia.

Es importante señalar que si el código de barras se encuentra dañado o

adulterado, el scanner no leerá la información almacenada, por lo que será
necesario ingresar la información digitando los códigos numéricos que representan
los códigos de barra.

A continuación, se presenta la figura n° 8 con la imagen de un lector de

código de barras.

Figura N° 8: Lector Código de Barra

4.6.5. Asignación del Código de Barra al Producto

La asignación de los códigos a los productos, debe ser única, puesto que
cada vez que cambie el sabor, color, cantidad, peso, tamaño y contenido de un
mismo producto, también deberá cambiar su código. Lo anterior evita que se
generen errores por duplicidad de códigos y que correspondan a productos
diferentes, no se debe olvidar que el código de barras además de permitir
optimizar el ingreso o registro de información, es un elemento de control, por lo
tanto, al existir duplicidad de códigos, el control se distorsiona.

Es importante señalar que los códigos de barras identifican el país de

origen, empresa y producto, por lo tanto, para cada producto que fabrique una
empresa se deberá asignar un código distinto, generalmente los códigos de
productos se agrupan por tipo y la última numeración corresponde a la descripción
específica, esto se puede visualizar al comparar productos que corresponden a
una misma empresa, pero que su empaque es distinto. Por ejemplo: al realizar la
comparación entre la leche que se envasa en bolsa de 500 cc y 1 litro, lo que
cambia en el código de barras son los últimos dígitos.

Ejemplo

Una fábrica de Helados tiene: código 7 80 (numero de país Chile asignado por
EAN – Internacional), 1 2 3 4 (número de clave de empresa), podrá manejar sus
códigos de la siguiente manera:

ARTICULO SABOR TAMAÑO CODIGO

Helado Piña 1 Litro 7 801234 000111
Lúcuma 1 Litro 7 801234 000112
Chirimoya 1 Litro 7 801234 000113
Vainilla 1 Litro 7 801234 000114

Trisabor 1 Litro 7 801234 000115

Nota:

Los códigos utilizados son solamente explicativos, para el ejemplo en cuestión, por
lo tanto, no corresponden a números que se utilicen en la realidad.

 Para el caso de una empresa textil, el código asignado es 7 80 (Chile), cada

vez que cambie la talla o el color en un mismo producto, cambiará su código.
Por ejemplo:

ARTICULO COLOR TALLA CODIGO

Pantalón Azul 44 7 801277 347714
hombre
Modelo X Gris 46 7 801277 347334
Marrón 48 7 801277 342338
Pantalón mujer Blanco 36 7 801277 342399
Modelo Z Verde 38 7 801277 342777
 Azul 40 7 801277 342879
Negro 36 7 801277 342113
Camisa Hombre Blanca 40 7 801277 341111
Modelo Y Blanca 42 7 801277 341115
Celeste 40 7 801277 341116
Celeste 42 7 801277 341112

 Cuando se realice una promoción, deberá codificarse con código de producto

diferente, como si la combinación u oferta del producto, sea un nuevo
producto. Es decir:

– Cuando el producto de la promoción se venda a un precio diferente a la

unidad estándar.
– Cuando el producto de la promoción difiera en volumen o peso de la unidad
estándar.
– Cuando en la promoción aparece un regalo extra.

Por ejemplo:

7 801234 501009 (código del artículo A)

7 801234 502006 (código del artículo B)
7 801234 503003 (promoción, que comprende un producto A, más un producto
B)

Como se puede apreciar, el sistema de código de barras permite ejercer un

control más eficiente de los productos, sin embargo, hay que tener claridad en las
asignaciones de códigos y en la descripción de identificación de los productos, con
la finalidad de evitar confusiones en la captura y lectura de los datos.

4.6.6. Ubicación del Código de Barras en el Empaque

El código de barras debe ser ubicado en el empaque de tal modo que

permita un fácil manejo del producto por parte del operario a la hora de pasar el
código por el scanner.

A continuación, se señalan algunas recomendaciones que deben ser

consideradas.
a) El empaque no debe incluir más que un solo símbolo visible.
b) El símbolo debe estar situado lo más cerca posible de la esquina inferior
izquierda.
c) Siempre que sea posible, el símbolo debe imprimirse sobre la base natural del
empaque.
d) Si la recomendación planteada en la letra c) no se puede aplicar, se debe
reservar la parte posterior del empaque para imprimir el código de barras.
e) En el caso que la recomendación c) y d) no se puedan aplicar, el símbolo se
colocará sobre el costado del empaque.
f) Si la forma del empaque impone una cierta distancia entre el plano de la
superficie de lectura y la caja registradora, esta distancia no podrá exceder de
12 mm.
g) Si el empaque no es rígido, el símbolo se imprime en la zona de menor
deformación y procurando que sea la más plana posible.
h) Si el símbolo está impreso sobre una superficie curva, es preferible orientar las
barras perpendicularmente a la línea generadora de la superficie recipiente.
i) Debe tomarse en cuenta la dirección de impresión, dado que la calidad de
impresión mejora cuando las barras son paralelas a esta dirección.